基于工作流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)研究

1、學(xué)術(shù)論壇科技資訊基于工作流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)研究周子昱（沈陽(yáng)師范大學(xué)軟件學(xué)院遼寧沈陽(yáng)）摘要：本文首先對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的定義、內(nèi)涵、功能和開(kāi)發(fā)平臺(tái)進(jìn)行了概述；然后介紹了工作流技術(shù)的相關(guān)概念和術(shù)語(yǔ)；最后分析了基于工作流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，即工作流管理系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程，并對(duì)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的發(fā)展前景進(jìn)行了展望。關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化工作流工作流管理系統(tǒng)中圖分類(lèi)號(hào)：文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：文章編號(hào)：（）（）隨著技術(shù)進(jìn)步的加快，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)和普及，全球化信息社會(huì)正逐步形成，推進(jìn)辦公過(guò)程的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化，己是大勢(shì)所趨。工作流技術(shù)工作流是針對(duì)工作中具有固定程序的常規(guī)活動(dòng)而提出的一個(gè)概念。通過(guò)將工作活動(dòng)分解成定義良好的

2、任務(wù)、角色、規(guī)則和過(guò)程來(lái)完成執(zhí)行和監(jiān)控，達(dá)到提高生產(chǎn)組織水平和工作效率的目的。工作流管理系統(tǒng)是一個(gè)軟件系統(tǒng)，它完成工作流的定義和管理，并按照在計(jì)算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行，工作流管理系統(tǒng)將現(xiàn)實(shí)世界中的業(yè)務(wù)過(guò)程轉(zhuǎn)化成某種計(jì)算機(jī)化的形式表示，并在此形式表示的驅(qū)動(dòng)下完成工作流的執(zhí)行和管理。它能提供以下個(gè)方面的功能支持。（）建造功能，對(duì)工作流過(guò)程及其組成活動(dòng)定義和建模，完成實(shí)際的經(jīng)營(yíng)過(guò)程到計(jì)算機(jī)可處理的形式化定義的轉(zhuǎn)化，所得到的定義稱(chēng)為過(guò)程模型、過(guò)程模板、過(guò)程元數(shù)據(jù)或過(guò)程定義。（）運(yùn)行控制功能，由工作流執(zhí)行服務(wù)軟件進(jìn)行實(shí)例創(chuàng)建并控制其執(zhí)行過(guò)程。工作流執(zhí)行服務(wù)對(duì)使用工作流模型描述的

3、過(guò)程進(jìn)行初始化、調(diào)度和監(jiān)控過(guò)程中每個(gè)活動(dòng)的執(zhí)行，在需要人工介入的場(chǎng)合完成與計(jì)算機(jī)軟件及操作人員的交互。（）運(yùn)行交互功能，指在工作流運(yùn)行中，與用戶(hù)及外部應(yīng)用程序工具交互的功能。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)稱(chēng)（），是辦公與管理自動(dòng)化的簡(jiǎn)稱(chēng)，辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理的、量非常大而結(jié)不明確的業(yè)務(wù)上的一項(xiàng)綜合技術(shù)（美國(guó)麻省理工學(xué)院季斯曼教授）辦公自動(dòng)化發(fā)展的三個(gè)階段。第一階段（年代末期），單項(xiàng)辦公事務(wù)處理階段，第二階段（年代），綜合信息處理階段。第三階段（年代以后），辦公服務(wù)階段可以把辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)化成是的組合，這就是溝通（）、協(xié)作（）、控

4、制（）、創(chuàng)造（）和方便（）。由于各個(gè)企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)和職能各不相同，因此對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求也存在差異。但是一般而言，各單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)均以公文處理和日常事務(wù)管理為核心，同時(shí)提供信息通訊與服務(wù)等多重功能。因此，辦公自動(dòng)化應(yīng)包括以下幾大功能。（）具有跨平臺(tái)的能力。（）以電子郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)。（）處理大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息。（）包含大量的工作流應(yīng)用。（）支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公。（）完整的安全性功能?；诠ぷ髁鞯霓k公自動(dòng)化系統(tǒng)研究工作流管理系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程在實(shí)際應(yīng)用中，工作流管理系統(tǒng)的實(shí)施非一次成型，要經(jīng)過(guò)多次反復(fù)與循環(huán)，工作流模型需要不斷進(jìn)行改進(jìn)。具體如圖所示。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程、

5、業(yè)務(wù)規(guī)則、管理規(guī)章等進(jìn)行分析，總結(jié)得到現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程模型。采用（企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組）工具對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程模型進(jìn)行分析，得到現(xiàn)有系統(tǒng)的工作流模型。對(duì)該工作流模型進(jìn)行仿真，找到存在的問(wèn)題，并結(jié)合具體需求，對(duì)模型進(jìn)行改進(jìn)，得到優(yōu)化的業(yè)務(wù)過(guò)程的工作流模型。將模型投入實(shí)際運(yùn)行，得到運(yùn)行結(jié)果。對(duì)運(yùn)行結(jié)果進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，進(jìn)一步改進(jìn)工作流模型。工作流的原則按工作流管理的概念分析，工作流遵循原則，即：路由（）、規(guī)則（）、任務(wù)（）。路由：定義對(duì)象及其傳送所通過(guò)的路徑。規(guī)則：定義信息的路由及路由隸屬。包括流向控制、條件與異常情況處理。任務(wù)：定義工作流在面向某種狀態(tài)、某種事物或某一工作組的具體操作。在系統(tǒng)中，需

6、要根據(jù)不同的事務(wù)，如查詢(xún)、編輯、不同工作組間協(xié)同等產(chǎn)生與之相對(duì)的響應(yīng)，包括操作、視圖和對(duì)象的隱現(xiàn)、變化、創(chuàng)建或消失等。這些變化均可以以原則為依據(jù)來(lái)約束，從而建立以事務(wù)處理為目的的工作流，對(duì)動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行組 織管理。運(yùn)用工作流的優(yōu)點(diǎn)（下轉(zhuǎn)頁(yè)）圖工作流管理系統(tǒng)實(shí)施的循環(huán)過(guò)程圖科技資訊學(xué)術(shù)論壇領(lǐng)域與空間上呈現(xiàn)出巨大的包容性，不僅關(guān)注到經(jīng)濟(jì)與文化的互動(dòng)性與互補(bǔ)性，還拓展了“以知識(shí)和信息、為資本”的生產(chǎn)空間；不僅包容了“以物質(zhì)資本、經(jīng)濟(jì)資本為運(yùn)轉(zhuǎn)方式”的傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，還拓展了“以智力資本、文化資本、數(shù)字資本為運(yùn)營(yíng)方式”的新的信息文化產(chǎn)業(yè)。這種既整合和增值了產(chǎn)業(yè)價(jià)值鏈，又整合和增值了區(qū)域（空間）價(jià)值鏈的創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)

7、區(qū)被學(xué)者戲稱(chēng)為“產(chǎn)業(yè)巨無(wú)霸”。區(qū)域產(chǎn)業(yè)間高度關(guān)聯(lián)創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)整合和增值了區(qū)域（空間）價(jià)值鏈，由此產(chǎn)生了區(qū)域產(chǎn)業(yè)間高度關(guān)聯(lián)，表現(xiàn)為城市經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)優(yōu)化和產(chǎn)業(yè)升級(jí)。創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)以產(chǎn)業(yè)群落形式，以專(zhuān)業(yè)化分工為基礎(chǔ)，形成地區(qū)產(chǎn)業(yè)高度集中的資源配置格局和生產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)全球價(jià)值鏈網(wǎng)絡(luò)和社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的動(dòng)力作用，帶動(dòng)創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)區(qū)內(nèi)創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)和創(chuàng)意人才與區(qū)外相關(guān)產(chǎn)業(yè)鏈動(dòng)發(fā)展，形成區(qū)域產(chǎn)業(yè)價(jià)值鏈。也即，“分工協(xié)作”為導(dǎo)向，要求每一家參與協(xié)作的企業(yè)，具有更高的專(zhuān)用性，更突出核心專(zhuān)長(zhǎng)和核心技能，形成產(chǎn)業(yè)區(qū)內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)和合作鏈動(dòng)發(fā)展。創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)用創(chuàng)意資本投入把所有產(chǎn)業(yè)聯(lián)系在一起，在經(jīng)濟(jì)中心城市經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整中重組、優(yōu)化和提升傳統(tǒng)

8、產(chǎn)業(yè)，尤其是第三產(chǎn)業(yè)。與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的關(guān)聯(lián)發(fā)展創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和升級(jí)來(lái)實(shí)現(xiàn)與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的關(guān)聯(lián)發(fā)展。產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化，是把不符合比例關(guān)系的各產(chǎn)業(yè)和各行業(yè)及各企業(yè)調(diào)整為符合各種比例；產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)升級(jí)，是在各產(chǎn)業(yè)和各行業(yè)及各種企業(yè)不斷淘汰舊技術(shù)、采用新技術(shù)，使產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步向高一階段轉(zhuǎn)化，即實(shí)現(xiàn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化方向發(fā)展。創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的出現(xiàn)促使新三大產(chǎn)業(yè)的劃分：傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)（傳統(tǒng)業(yè)態(tài)的第一、二、三產(chǎn)業(yè)部分）、信息產(chǎn)業(yè)和創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)。新三大產(chǎn)業(yè)之間的邏輯關(guān)系是：創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)決定信息產(chǎn)業(yè)的內(nèi)容空間，而信息產(chǎn)業(yè)一方面以傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)為基礎(chǔ)，同時(shí)又帶動(dòng)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的升級(jí)，且創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)往往以信息產(chǎn)業(yè)的面貌出現(xiàn)，并常常借助傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的形式。由此

9、可見(jiàn)，創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)出現(xiàn)的本身就是產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化和升級(jí)的表現(xiàn)，是社會(huì)分工和技術(shù)發(fā)展到了一個(gè)很高階段的產(chǎn)物。在此，創(chuàng)造力形成一個(gè)單獨(dú)行業(yè)，并對(duì)第一產(chǎn)業(yè)到第三產(chǎn)業(yè)的所有產(chǎn)業(yè)環(huán)節(jié)進(jìn)行滲透和升級(jí)，而一舉成為以創(chuàng)新應(yīng)用為產(chǎn)業(yè)核心基礎(chǔ)的最高級(jí)產(chǎn)業(yè)形態(tài)?？萍假Y訊投融資服務(wù)體系建設(shè)，為創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供有力金融支持。參考文獻(xiàn)：（）：，：，：，：，何增強(qiáng)，花建創(chuàng)意都市上海：百家出版社，厲無(wú)畏創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)導(dǎo)論上海：學(xué)林出版社，：年北京價(jià)值工程與價(jià)值管理國(guó)際會(huì)議論文集北京：電子工業(yè)出版社，：李?lèi)偖a(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，魯育宗上海創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)發(fā)展報(bào)告上海經(jīng)濟(jì)，（）：結(jié)語(yǔ)綜上分析，創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的特殊關(guān)聯(lián)方式廣泛存在于該產(chǎn)業(yè)內(nèi)部、

10、該產(chǎn)業(yè)其他產(chǎn)業(yè)之間、不同區(qū)域的產(chǎn)業(yè)間，以及該產(chǎn)業(yè)與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)之間。為通過(guò)創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)關(guān)聯(lián)性充分發(fā)揮其在經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式轉(zhuǎn)變和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)升級(jí)等方面的拉動(dòng)作用，在我國(guó)目前的創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)發(fā)展重點(diǎn)上有如下建議：一是應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)集聚區(qū)建設(shè)，強(qiáng)化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)在產(chǎn)業(yè)內(nèi)部的關(guān)聯(lián)作用，發(fā)揮其帶動(dòng)、示范、集聚和推動(dòng)作用，以產(chǎn)業(yè)鏈動(dòng)方式增強(qiáng)集聚效應(yīng)；二是應(yīng)進(jìn)一步促進(jìn)和完善市場(chǎng)體系，強(qiáng)化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)與其他產(chǎn)業(yè)之間的關(guān)聯(lián)作用，促進(jìn)生產(chǎn)與設(shè)計(jì)的聯(lián)動(dòng)，搭建設(shè)計(jì)企業(yè)與制造企業(yè)間交流合作平臺(tái)，以增強(qiáng)產(chǎn)業(yè)輻射、波及效應(yīng)；三是在營(yíng)造產(chǎn)業(yè)發(fā)展環(huán)境方面，繼續(xù)完善公共技術(shù)服務(wù)平臺(tái)、公共服務(wù)平臺(tái)、中介服務(wù)體系和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等軟硬環(huán)境，尤其是應(yīng)積極加強(qiáng)文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)

11、（上接頁(yè)）工作流是一種優(yōu)化方法，是一種對(duì)工作進(jìn)行優(yōu)化的思想和技術(shù)，其主要的優(yōu)越性表現(xiàn)在。（）可以大大縮短主要業(yè)務(wù)過(guò)程的處理時(shí)間。（）降低管理成本，如避免不必要的和重復(fù)工作，提高工作人員的工作效率。（）改善工作質(zhì)量。在客戶(hù)服務(wù)中能夠快速方便地訪(fǎng)問(wèn)所有相關(guān)數(shù)據(jù)和工作流程，從而大大提高客戶(hù)服務(wù)質(zhì)量。（）工作人員之間更好地均衡負(fù)荷。（）通過(guò)在工作流模型中加入可預(yù)計(jì)故障的處理策略來(lái)提高系統(tǒng)的柔性。（）在工作流的基礎(chǔ)上改進(jìn)控制策略，降低響應(yīng)的控制成本。（）通過(guò)對(duì)已經(jīng)完成工作流實(shí)例的分析，找出存在的不足，進(jìn)而不斷改進(jìn)工作流程。（）使工作內(nèi)容更加豐富，并且提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，減少工作人員進(jìn)行單調(diào)乏味并且十分耗時(shí)的文檔查找工作。（）有利于提高軟件的重用率、靈活性和適應(yīng)能力。（）工作流系統(tǒng)還可以提供系統(tǒng)日志功能。（）協(xié)同工作的需要。（）適應(yīng)業(yè)務(wù)流程變化的需要。論知識(shí)的指導(dǎo)下，將新的、先進(jìn)的技術(shù)引入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，在信息系統(tǒng)領(lǐng)域不斷學(xué)習(xí)研究。參考文獻(xiàn)段玉平信息與辦公自動(dòng)化科學(xué)文獻(xiàn)出版社，吳建國(guó)，程學(xué)豫，劉建平辦公自動(dòng)化的發(fā)展思路及建設(shè)原則云南公安高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào)，（）姚卿達(dá)辦公自動(dòng)化的發(fā)展與實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)，（）曙光信息產(chǎn)業(yè)有限公司使用與開(kāi)發(fā)指南電子工業(yè)出版社，李東中工作流系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)交通與計(jì)算機(jī)，（）孫淑楊辦公自動(dòng)化