3辦公用品及辦公設(shè)備管理規(guī)定

1、淮北文宇置業(yè)責(zé)任有限公司辦公用品及辦公設(shè)備管理規(guī)定1目的為規(guī)范辦公用品及辦公設(shè)備的管理,提高辦公用品及辦公設(shè)備的利用效率，合理控制相關(guān)費(fèi)用，特制定本管理規(guī)定。2適用范圍本規(guī)定適用于淮北文宇置業(yè)有限責(zé)任公司3管理職責(zé)3.1 綜合部（辦公室)3.1.1負(fù)責(zé)辦公用品及辦公設(shè)備管理規(guī)定的起草、修訂、廢止；3.1。2負(fù)責(zé)定期審核各職能部門辦公用品及辦公設(shè)備的管理情況；3.1。3負(fù)責(zé)各職能部門辦公用品和辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)的審核；3.1。4負(fù)責(zé)各職能部門辦公用品及辦公設(shè)備需求計劃的匯總及審核；3.1.5負(fù)責(zé)辦公用品及設(shè)備的采購、保管、發(fā)放與盤點(diǎn)。3.1。6 負(fù)責(zé)辦公場所及有關(guān)房產(chǎn)的租賃及日常管理。3.2 各部

2、門負(fù)責(zé)按照本管理規(guī)定要求如期上報辦公用品及辦公設(shè)備需求計劃，按照計劃領(lǐng)取辦公用品及辦公設(shè)備，并負(fù)責(zé)使用過程中日常管理與盤點(diǎn)工作.4管理內(nèi)容：4.1 相關(guān)定義4。1。1 辦公用品：是指在日常工作中個人/部門共用的辦公性物品，分為易消耗類物品和周轉(zhuǎn)耐用品.1）易消耗類物品:是指一次性或短時間內(nèi)消耗，不能循環(huán)利用的辦公用品。其中包括：紙類（復(fù)印紙、熱敏紙、信紙、白板紙、標(biāo)簽紙、衛(wèi)生用紙、不干膠紙、即時貼、賬本、硬/軟面抄、文頭紙、記錄本、記事本等），文具類(筆、筆芯、墨水、橡皮、膠水/布、修正液、印泥等）及其它類（電池、鳳尾夾、訂書針、圖釘、回型針、大頭針、抽紙、紙杯、墨粉等）；2）周轉(zhuǎn)耐用品：指長

3、期使用，而且可以循環(huán)利用的辦公用品.其中包括：水壺、白板、剪刀、起釘器、打孔機(jī)、訂書機(jī)、直尺、筆筒、檔案盒/袋、插座、簸箕、掃帚、紙簍、計算器、文件夾/欄/架、煙灰缸等。4.1.2 辦公設(shè)備：1）IT類：設(shè)備：是指電腦及相關(guān)外設(shè)，包括:移動硬盤、優(yōu)盤、數(shù)據(jù)線、電腦主機(jī)及配件（顯示器、光驅(qū)、內(nèi)存、硬盤、顯卡、聲卡、網(wǎng)卡）、無線網(wǎng)卡、網(wǎng)絡(luò)工具、UPS、打印機(jī)、投影儀、復(fù)印機(jī)、錄音筆、掃描儀、傳真機(jī)、一體機(jī)、交換機(jī)、集線器等。 耗材：墨盒、粉倉、硒鼓、碳帶、色帶、光盤（包括VCD、DVD)、網(wǎng)線、水晶頭、打印頭及維修用品、各種計算機(jī)類數(shù)據(jù)線等。2)家具電器類：是指辦公桌椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾、飲水機(jī)

4、、空調(diào)、音響、碎紙機(jī)、電話機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)等.4。2 辦公用品及辦公設(shè)備配備標(biāo)準(zhǔn)：（詳見附件1、附件2 )4.3 審批權(quán)限 1）單價在2000元以下且一次性采購在2000元以下的，由綜合部負(fù)責(zé)人依據(jù)辦公用品及辦公設(shè)備配備標(biāo)準(zhǔn)審批。2）單價在2000元以下且一次性采購在2000元（含）以上的,由綜合部負(fù)責(zé)人審核，項目總經(jīng)理審批。3）單價在2000元（含)以上30000元（含)以下的，由綜合部負(fù)責(zé)人審核，項目總經(jīng)理同意,總經(jīng)理審批。單價在30000元以上的，須董事長批準(zhǔn)后方可購買。4。4 審批程序4.4.1辦公用品及辦公設(shè)備需求審批程序:1）各部門于每月月末前，將下月的辦公用品及辦公設(shè)備需求按照

5、辦公用品規(guī)范名稱明細(xì)表（附件4）填寫月辦公用品及辦公設(shè)備需求計劃表（附件3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后連同電子版一起報至綜合部預(yù)算管理員進(jìn)行匯總，按照審批權(quán)限報批。領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由綜合部負(fù)責(zé)人安排人員按照需求計劃進(jìn)行采購，由綜合部負(fù)責(zé)保管與發(fā)放.2）各部門需購買辦公設(shè)備單價在2000元以上的，填寫資產(chǎn)購置審批表，按照審批權(quán)限審批，審批完畢后將資產(chǎn)購置審批表交至綜合部,由綜合部負(fù)責(zé)人安排人員根據(jù)審批內(nèi)容進(jìn)行采購及發(fā)放。4。4.2辦公用品及辦公設(shè)備領(lǐng)用程序：1)辦公用品/IT類耗材：各部門每月按照需求計劃領(lǐng)用當(dāng)月的辦公用品及耗材，在綜合部(辦公室）辦公用品領(lǐng)用表上簽字確認(rèn)。2）IT類設(shè)備/家具電器類：

6、需求部門對綜合部送達(dá)的辦公設(shè)備進(jìn)行驗收簽字確認(rèn)，并對已驗收的辦公設(shè)備進(jìn)行編號、登記備案管理。3)能夠以舊換新的辦公用品及辦公設(shè)備在領(lǐng)用時，應(yīng)將廢舊不能使用的物品交回綜合部驗收并履行登記備案手續(xù)；以舊換新的物品為(包括但不限于)：水壺、印泥、硒鼓、墨盒、筆筒、訂書機(jī)、剪刀、起釘器、打孔機(jī)、計算器、掃帚、簸箕、煙灰缸、墨水瓶、插座等部分文具用品以及辦公設(shè)備.4。5 辦公用品及辦公設(shè)備使用管理： 4.5.1辦公用品及辦公設(shè)備由綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，并指定專人負(fù)責(zé)。4.5.2辦公用品及設(shè)備應(yīng)合理使用，杜絕浪費(fèi),并由專人建立并負(fù)責(zé)管理臺賬：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品及辦公設(shè)備需求的申報、領(lǐng)用和保管，建立

7、各部門的辦公用品及辦公設(shè)備的領(lǐng)用和庫存臺帳（臺賬格式見附件）。綜合部（辦公室)應(yīng)建立各單位辦公用品及辦公設(shè)備的總臺賬（臺賬格式見附件)，及時更新辦公用品及辦公設(shè)備的使用情況.4.5.3員工離職或員工調(diào)動時必須辦理辦公用品/辦公設(shè)備的交接手續(xù):離職員工或員工調(diào)動時需履行交接手續(xù),按照辦公用品及辦公設(shè)備交接表（附件6）要求進(jìn)行填寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、綜合部（及相應(yīng)管理部門)負(fù)責(zé)人簽字同意方可辦理離職手續(xù); 辦理交接手續(xù)后的辦公用品/辦公設(shè)備如無人使用，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時交回綜合部，由綜合部入庫存放并調(diào)配管理;交接時如發(fā)現(xiàn)辦公用品及辦公設(shè)備出現(xiàn)人為損壞應(yīng)由使用者賠償,否則由部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)損失費(fèi)用。4。

8、5.4 維修與更新：1） 辦公用品及辦公設(shè)備出現(xiàn)損壞時，由使用部門填寫辦公用品/辦公設(shè)備/辦公場所需求/維修審批表(附件5)報至綜合部，綜合部鑒定屬于正常損壞的安排維修并正常報銷維修費(fèi)用，鑒定屬于非正常損壞的維修費(fèi)用由使用人/部門負(fù)責(zé)人承擔(dān). 2)辦公用品及辦公設(shè)備因老化等原因不能滿足工作需求,需要申請報廢或更新的,經(jīng)綜合部鑒定后，按照公司相關(guān)報廢處理程序執(zhí)行，相關(guān)部門做好備案登記工作。4.5.5職能部門每年年底對各部門辦公用品及辦公設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)登記，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有丟失、人為故意損壞現(xiàn)象的，將對使用人/部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行相應(yīng)處理。4。6 辦公用品及辦公設(shè)備使用反饋4.6.1各部門對辦公用品及辦公設(shè)備的

9、意見和建議，可在辦公用品及辦公設(shè)備需求計劃表中的反饋區(qū)域填寫，隨需求計劃一同報至綜合部，綜合部對各部門的建議及意見進(jìn)行收集匯總。4。6。2綜合部應(yīng)根據(jù)各部門的使用反饋意見、辦公用品及辦公設(shè)備的特性對供貨單位進(jìn)行調(diào)整或督促供貨單位提高質(zhì)量和服務(wù)，確保辦公用品及辦公設(shè)備的質(zhì)量和售后服務(wù)滿足員工需求。4。6.3綜合部每年年底對各部門的意見和建議進(jìn)行匯總并提出整改要求，報送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.7 辦公場所相關(guān)管理規(guī)定：4.7。1各單位各部門應(yīng)自覺愛護(hù)辦公場所，搞好各自辦公場所的清潔工作,確保辦公場所干凈衛(wèi)生;在辦公期間使用水電時，應(yīng)當(dāng)本著節(jié)約的原則合理使用。4。7。2公司或單位因工作需要租賃辦公場所時,

10、應(yīng)按照辦公設(shè)備辦公場所需求/維修審批表要求進(jìn)行填寫及審批，批復(fù)后將審批表交至綜合部，由綜合部負(fù)責(zé)租賃辦公場所。辦公場所應(yīng)以公司名義簽訂租用合同，憑合同到公司報銷租房費(fèi)用(含稅）、采暖費(fèi)、水電費(fèi)及物業(yè)費(fèi),其中取暖費(fèi)按照當(dāng)?shù)嘏瘹鈫蝺r與租房面積計算核報,水電費(fèi)及物業(yè)費(fèi)憑正規(guī)發(fā)票報銷。4.7。3分公司辦公場所按照設(shè)立分公司管理規(guī)定執(zhí)行.4。7.4辦公室鑰匙（磁卡）使用要求：1)各單位所有的鑰匙由綜合部（辦公室）統(tǒng)籌管理、復(fù)制，登記造冊。員工所需鑰匙必須向綜合部(辦公室）領(lǐng)取。未經(jīng)綜合部（辦公室)同意，不得擅自復(fù)制鑰匙.2）員工離職或因工作需要調(diào)離原辦公室的，必須將原領(lǐng)取使用的鑰匙交回公司綜合部（辦公室

11、)方能辦理離職手續(xù).3)鑰匙使用者應(yīng)謹(jǐn)慎保管鑰匙，出現(xiàn)鑰匙遺失時,必須及時報告公司職能部門，在交付成本費(fèi)后換發(fā)相應(yīng)的鑰匙.造成經(jīng)濟(jì)損失的，由遺失者承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；4）不得將本人保管使用的鑰匙借給他人使用.若造成經(jīng)濟(jì)損失的，由借出人與借入人共同承擔(dān)賠償責(zé)任。4。7。5租用的辦公室不得從事與公司工作無關(guān)的事項,否則責(zé)任自負(fù)。4。7.6辦公場所出現(xiàn)損壞時,由使用部門填寫辦公用品辦公設(shè)備辦公場所需求/維修審批表報至綜合部,綜合部鑒定屬于正常損壞的安排維修并正常報銷維修費(fèi)用,鑒定屬于非正常損壞的維修費(fèi)用由使用人/部門負(fù)責(zé)人承擔(dān).4。8 各部門現(xiàn)有的不符合本管理規(guī)定中配制標(biāo)準(zhǔn)的，由各相應(yīng)管理部門負(fù)責(zé)收

12、回，統(tǒng)一入庫存放或調(diào)劑使用.4.9綜合部（辦公室）會同審計部每年度將對照本管理規(guī)定對所屬各單位辦公用品、辦公設(shè)備、辦公場所的實際產(chǎn)生費(fèi)用進(jìn)行審查，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)未按照本管理規(guī)定執(zhí)行且沒有報送審批的情況，將進(jìn)行通報，并對照績效考核進(jìn)行處理。5附則5.1本管理規(guī)定由文宇置業(yè)總經(jīng)辦起草并負(fù)責(zé)解釋修訂.5。2本管理規(guī)定自文件印發(fā)之日起生效。6附件附件1：辦公用品及資產(chǎn)類辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)附件2:IT類辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)附件3：公司*部*年*月辦公用品及辦公設(shè)備需求計劃附件4：辦公用品規(guī)范名稱明細(xì)表附件5:辦公用品/辦公設(shè)備/辦公場所需求/維修審批表附件6：辦公用品/辦公設(shè)備交接表附件7：辦公用品/辦公設(shè)備/辦公

13、場所臺賬附件1： 辦公用品及資產(chǎn)類辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)類別辦公設(shè)備辦公用品名稱配備數(shù)量名稱配備數(shù)量名稱配備數(shù)量高層老板桌椅1套計算器1個橡皮1塊/2個月文件柜2組訂書機(jī)1個膠水（或固體膠）1個/2個月沙發(fā)、茶幾1套剪刀1把回形針1盒/2個月電腦1臺U盤、硬盤1個空調(diào)1臺直尺1把大頭針1盒/2個月飲水機(jī)1臺文件架1個筆記本2本/月掛衣架1個期刊盒1個筆筒1個保險柜1個鉛筆1支/月紙抽1包/月電話機(jī)1部簽字筆1支/月紙簍1個中層普通辦公桌椅 1套計算器1個鉛筆1支/月文件柜1組訂書機(jī)1個橡皮1塊/2個月電腦1臺直尺1把膠水（或固體膠）1個/2個月文件架1個筆記本1本/月-期刊盒1個簽字筆1支/月基層普

14、通辦公桌椅 1套中性筆 1支/月鉛筆1支/3月電腦1臺（視崗位需要）常規(guī)中性筆芯1支/月橡皮1塊/6個月期刊盒1個膠水（或固體膠）1支/2個月軟面抄1本/2月計算器1個/人（僅限財務(wù)部申領(lǐng))部室空調(diào)1臺1臺（視情況）計算器1個檔案袋5個/月飲水機(jī)1臺回形針1盒剪刀1把文件柜1個/人大頭針1盒紙簍1個保險柜1個（僅限財務(wù)部申領(lǐng)）訂書機(jī)1個寬膠帶1卷/月(僅限綜合部申領(lǐng)）熱水壺1個訂書針1盒/每季度-電話機(jī)1部起訂器1個-注:上述辦公用品及辦公設(shè)備配備數(shù)量欄內(nèi)未注明申領(lǐng)期限的再次上報時需以舊換新。附件2： IT類辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)類別名稱配備數(shù)量/可配備崗位、部門IT類打印、復(fù)印、掃描一體機(jī)1臺/部

15、門（僅限綜合部配備）掃描儀1臺/部門(僅限綜合部配備）移動硬盤1個/人、部門(僅限公司高管、綜合部配備)電腦依申請審批配備打印機(jī)1臺/部門（僅限綜合部/辦公室配備）復(fù)印機(jī)1臺/部門(僅限綜合部/辦公室配備）針式打印機(jī)1臺/部門(僅限財務(wù)部和涉稅部門配備）U盤1個/人、部門（依部門配備）交換機(jī)、集線器統(tǒng)一配置附件3： 辦公用品規(guī)范名稱明細(xì)表序號名稱規(guī)格單位1文件夾雙夾/單夾/透明拉桿文件夾50頁/打孔文件夾（5cm厚）個2文件袋紙質(zhì)帶扣個3宣傳袋紙質(zhì)/塑料個4檔案盒牛皮紙/塑料個5檔案袋牛皮紙檔案袋/透明帶扣檔案袋個6文件架三層塑料/二層塑料個7期刊欄四欄/三欄個8長尾夾15mm、19mm、25

16、mm、32mm、41mm、51mm、個9加厚訂書針23/23（240頁)盒10加厚訂書機(jī)23/23(240頁)個11固體膠普通大瓶12中性筆黑色、紅色、藍(lán)色、綠色支13中性筆芯黑色、紅色、藍(lán)色、綠色支14辦公膠帶卷15白板筆黑色/藍(lán)色/紅色支16 記號筆黑色/藍(lán)色/紅色支17硬/軟面抄本18橡皮塊19鉛筆HB/2B支20計算器大/小個21復(fù)印紙A4/A3包22回形針盒 第 10 頁 共 10 頁23印油原子紅色/光敏紅色/原子藍(lán)色/快干印油紅色/快干印油藍(lán)色瓶24印臺圓形大/圓形小、方形大個25紙杯50個/包包26面巾紙塑料軟包裝紙抽包27筆記本統(tǒng)一印制個28便箋 統(tǒng)一印制本29大頭針盒30白板擦個31報銷憑證本32出差旅費(fèi)報銷單本33借匯款憑證本34電池（南孚）5/7節(jié)35筆筒多功能塑料/木制個36壓桿打印紙4層3814盒37啟釘器個38現(xiàn)金日記帳25K普通本39銀行日記帳25K普通本40直