開放空間技術(shù)指引

1、開放空間技術(shù)指引一、會議介紹：開放空間技術(shù)（Open Space Technology，簡稱OST）是一種富有成效的動態(tài)會議模式，能夠?qū)⒁粋€對于組織/機(jī)構(gòu)很重要的主題僅在很少的規(guī)則輔助下通過一個新的空間和時間格式由參會者討論完畢，“開放空間”提供了一個提倡自我承擔(dān)責(zé)任的場合。在會議期間，每個參與者可以在主題框架下，提出自己關(guān)心的問題或自己想要解決的問題或需求，并在不同參與者之間形成關(guān)注并致力于解決同一個問題或需求的小組，在既定的規(guī)則下開始小組討論工作。應(yīng)用民主參與的方法選出大部分參與者集中關(guān)心的話題組建實(shí)施小組并制定行動計(jì)劃。 二、四大原則：1、出席的人都是最適當(dāng)?shù)?whoever

2、come is the right people)2、不管何時開始都是最適當(dāng)?shù)臅r間(whenever it starts is the right time)3、不管發(fā)生什么，都是當(dāng)時只能發(fā)生的事(Whatever happen is the only thingthat could have)4、結(jié)束的時候就結(jié)束了(When it's over，it's over)三、召集人必需做三件事：1、預(yù)先約定的時間到了，要召集會議。2、盡量讓每一位參與者都有機(jī)會發(fā)言。3、找人做會議記錄。討論原則：每一個議題的討論時間很有彈性，通常在一小時到一個半小時之間，視實(shí)際情況延長或縮短。在討論

3、的過程中，開放空間會議鼓勵參加者運(yùn)用雙腳法則(The Law of two feet)，意思是每一個人都要為自己的學(xué)習(xí)負(fù)責(zé)，你可以在某一個討論時段，參加這一時段中你有興趣參與的議題，在這個議題上，若你覺得沒有學(xué)到東西，或認(rèn)為自己在這項(xiàng)議題上已沒有貢獻(xiàn)，就可以運(yùn)用你的雙腳，很自由的到別組去討論，或暫時休息一下也可以。四、議題的會議記錄：會用大海報(bào)紙張貼在新聞墻上，沒有參加會議的人可以藉此了解其它組的討論情形，進(jìn)而引發(fā)新的議題，在最后做整理時，做了幾件很有意思的事：    1、全體參加者到新聞墻看看今天所有的討論結(jié)果，若有需要可以在各議題的會議記錄上加上自己

4、的意見，或修正自己的看法，以便整理記錄更完整。    2、每個人發(fā)五個紅色小貼紙，貼在你認(rèn)為最重要的會議記錄上，不一定每一個重點(diǎn)貼一張，若覺得這個實(shí)在太重要了，可以把五張貼紙貼在同一個點(diǎn)上。經(jīng)過這個步驟之后，在新聞墻上可以很明顯的看出大家認(rèn)為重要的關(guān)鍵點(diǎn)集中在少數(shù)的幾個地方，這已形成初步的共識。    3、針對有初步共識的重要部分，每一個人想一想把自己在那一方面有興趣、能有所貢獻(xiàn)，可以主動認(rèn)養(yǎng)或另組小組做更深入的討論。    4、若時間允許，可針對幾項(xiàng)焦點(diǎn)問題，展開進(jìn)一步的行

5、動計(jì)劃，把大家的智慧化為行動。五、游走規(guī)則：開放空間會議把尊重人，及相信每個人都能有所貢獻(xiàn)的理念，透過具體的形式(游走規(guī)則)展現(xiàn)出來，進(jìn)而引發(fā)許多頗具建設(shè)性的走向行為。理念形式行為成為一種良性循環(huán)的增強(qiáng)回路，帶動整個會議的氣氛，爆發(fā)出一股驚人的生命力。 六、開放空間的技術(shù)手法軟件準(zhǔn)備：1、對開放空間技術(shù)的執(zhí)行者進(jìn)行培訓(xùn)目的：讓技術(shù)人員懂得如何去實(shí)際操作、運(yùn)用并推廣這門技術(shù)2、對開放空間中需要輔助的人員進(jìn)行培訓(xùn)目的：讓輔助者了解自己在整個過程中的角色及意義硬件準(zhǔn)備：1、置辦開放空間的設(shè)備與工具設(shè)備：能容納若干人的會議場所（固定）、若干桌椅、影音設(shè)備、留言板等。工具：大白紙、彩筆、便簽紙

6、等 七、實(shí)施步驟：1、確定會議主題。2、通知利益相關(guān)方會議的時間、地點(diǎn)。3、確定會議場地以及布置，會議布置最好采用圍圈而坐。4、帶領(lǐng)人組織成員相互認(rèn)識并破冰暖身。5、將會議規(guī)則公布于與會人員，讓與會人員了解會議規(guī)則。6、陳述討論主題的由來。7、根據(jù)主題內(nèi)容，與會的每一位人員針對主題進(jìn)行發(fā)言，表達(dá)自己對主題的認(rèn)識。8、分組討論主題內(nèi)容產(chǎn)生的原因，在規(guī)定的時間內(nèi)用大白紙進(jìn)行歸納總結(jié)，然后每組派一個代表向所有與會人員講解展示小組的討論成果。9、針對每小組的討論結(jié)果，帶領(lǐng)人再歸納總結(jié)出所有原因，達(dá)到大多數(shù)人都贊成討論結(jié)果。10、根據(jù)討論出的原因，分組討論相應(yīng)的應(yīng)對方案，在規(guī)定的時間內(nèi)用大白紙

7、進(jìn)行歸納總結(jié)，然后每組派一個代表向所有與會人員講解展示小組的討論成果。11、針對每小組的討論結(jié)果，帶領(lǐng)人再歸納總結(jié)出所有方案，達(dá)到大多數(shù)人都贊成討論結(jié)果。12、制定實(shí)施的時間，并進(jìn)行分工，執(zhí)行方案。13、評估方案執(zhí)行的情況。 八、開放空間的模式與運(yùn)用開放空間的模式：1、第一種模式：15人以內(nèi)簡要：可以采用不分組的方式，最常見的形式是以便簽紙搜集每人建議，然后對每人的發(fā)言進(jìn)行分類歸納2、第二種模式：1550人簡要：需要分組，一般小組以815人較適宜，每組男女、老少、職業(yè)等比例盡量均衡3、第三種模式：50人以上簡要：需要分組，一般小組以815人較適宜，每組男女、老少、職業(yè)等比例盡量均衡，

8、若在百人以上，分成的小組數(shù)較多，最好的方式是將討論議題列幾個大的方向，根據(jù)列出的方向，再將小組均衡地劃分在每個方向下再進(jìn)行討論，這樣帶領(lǐng)人在有效的時間內(nèi)能更好地控制討論進(jìn)程。 九、開放空間的運(yùn)用：（一）帶領(lǐng)人1、需要在每個小組里設(shè)置一個催化員，這個催化員在小組討論里需要具備親和力、帶領(lǐng)能力、觀察力、表達(dá)能力等技巧。2、需要把控整個會議的節(jié)奏，盡量將每一個環(huán)節(jié)控制在計(jì)劃的時間內(nèi)。3、帶領(lǐng)人需要注意講話的技巧，用最簡單明了、最樸實(shí)的話語將會議主題內(nèi)容闡述清楚，務(wù)必讓每一個與會人員都明白。4、保持中立的立場，不對任何人、任何觀點(diǎn)帶有主觀意識，務(wù)必做到公平、公正以及尊重的原則。（二）催化員1

9、、緊緊圍繞主題目標(biāo)：開放空間技術(shù)只是實(shí)現(xiàn)主題目標(biāo)的一種工具，在小組內(nèi)討論各個主題時，催化員需要引領(lǐng)組員盡量圍繞主題開展討論，不能偏離主題太遠(yuǎn)，但是催化員不能提出實(shí)質(zhì)性的建議。2、注意控制小組討論的節(jié)奏，把握時間限制，盡量按照計(jì)劃的時間范圍完成討論。3、促進(jìn)組員之間的溝通交流。如果小組討論內(nèi)呈現(xiàn)出冷場或無人發(fā)表建議的情況，催化員需要把握現(xiàn)場氣氛，同時保證每一個組員都有發(fā)言的機(jī)會。4、在討論中，適時地鼓勵和限制組員。對于某些偏內(nèi)向或者容易害羞的組員需給予鼓勵支持，不需要逼迫其必須發(fā)言，但可以多關(guān)注對方，讓其無壓力地表達(dá)意見；當(dāng)某些組員壟斷討論時，因適時提醒對方將發(fā)言的機(jī)會讓予他人。（三）觀察員1、

10、現(xiàn)場拍照或用其他的影像等技術(shù)記錄下會議的整個過程。2、細(xì)心觀察和感覺與會人員（包括帶領(lǐng)人和催化員等）的語言、認(rèn)知、情緒、行為等，并且在會后總結(jié)時，提出自己觀察和感覺到的一切事物。3、若討論現(xiàn)場有突發(fā)情況，而帶領(lǐng)人沒有發(fā)現(xiàn)問題的情況下，可以適時提醒帶領(lǐng)人注意協(xié)調(diào)。（四）記錄員1、詳細(xì)記錄整個討論過程，包括每一位與會人員的語言、表情、行為等。2、在整個會議結(jié)束以后，形成書面報(bào)告。 十、開放空間技術(shù)的建議1、對帶領(lǐng)人的建議：在會前需要對催化員進(jìn)行培訓(xùn)，需要在會議前讓催化員了解主題以及帶領(lǐng)人想讓催化員在催化小組活動時要達(dá)到的效果。2、對利益相關(guān)方的建議：在選擇利益相關(guān)方時，需要選擇與主題相符

11、合的利益相關(guān)方。如：討論的主題是關(guān)于醫(yī)療方面的，那么就不需要學(xué)校等類型的利益相關(guān)方參與。3、對催化員的建議：催化員最好是了解社工技巧的人員來做，同時催化員還需要具備帶領(lǐng)小組工作的能力。4、對參與人群界定的建議：一般開放空間分為兩類，一類是固定人群，一類是非固定人群。對于固定人群來講，我們在做開放空間技術(shù)是一個循序漸進(jìn)的過程，不但要讓他們參與到開放空間中，也要逐漸會運(yùn)用開放空間的技術(shù)；對于非固定人群來講，一次開放空間技術(shù)討論會需要給組員帶來一定的成長。5、對開放空間技術(shù)的建議：讓每一個參與到開放空間的人都有發(fā)表建議的機(jī)會，都能感受到被尊重，會議討論出的結(jié)果都能切實(shí)地執(zhí)行。 十一、開放空

12、間技術(shù)后期跟進(jìn)事項(xiàng)在開放空間技術(shù)后期，應(yīng)該成立三個小組去完成會議討論結(jié)果，這三個小組分別為：1、執(zhí)行小組：根據(jù)會議現(xiàn)有的情況，此小組人員可以是會議室內(nèi)的議事團(tuán)體，或者是員工代表，如：在水井坊會議可以由自治小組成員來擔(dān)當(dāng)。他們除了參與到開放空間會議里面議事，也要在得出議事結(jié)果后去執(zhí)行具體的策略方案。2、協(xié)作小組：可以引入既有的社會組織或者是企業(yè)等團(tuán)體，如：在水井坊會議協(xié)作的團(tuán)體就是愛有戲會議文化發(fā)展中心，主要負(fù)責(zé)開放空間技術(shù)的引進(jìn)和培訓(xùn)，并對會議室自治小組進(jìn)行培育，最終達(dá)到城市會議治理工作有效進(jìn)行。3、評估小組：由第三方的利益相關(guān)方來擔(dān)任，如：在水井坊會議評估方就是街道辦事處或會議，主要是評估開放空間技術(shù)的會議成果執(zhí)行進(jìn)程，并對協(xié)助小組指導(dǎo)與監(jiān)督。 十二、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估1、可能出現(xiàn)與會人員代表的是同一性質(zhì)的團(tuán)體利益，所以與會人員必須要有代表性與全面性。2、可能出現(xiàn)在會議時比較強(qiáng)勢的人占有話語權(quán)，所以催化員需要時時提醒與注意。3、可能在會議中提出問題的人因?yàn)槲幢徊杉{建議而在具體執(zhí)行時缺乏積極性，所以在會前將詳細(xì)說明