文件管理控制程序32901

1、XXXXXXXX文件編號XX-02-HR-002版 本A0文件名稱文件管理控制程序頁碼/頁次第6頁 共6頁生效日期2018年4月17 日1 目的 為了規(guī)范品質(zhì)體系文件，使供方及客戶之資料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作廢的各類文件，以保證在需要的場合能及時獲得最新最正確的文件。2 適用范圍2.1 質(zhì)量體系文件的編制、管制方法。2.2 供方及客戶文件（如技術(shù)圖紙、測試報告、使用說明書等）的控制方法。2.3 其它外來文件（如適用的法律、法規(guī)、行業(yè)標準等）。2.4 確保對質(zhì)量體系策劃和運行所必要的外來文件得到識別，并控制其分發(fā)。3 定義注釋3.

2、1 受控文件：凡是直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件、資料、程序文件。3.2 非受控文件：不直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件或資料，如各類參考資料。3.3 體系文件：3.3.1質(zhì)量方針：由組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向3.3.2質(zhì)量目標：在質(zhì)量方面所追求的目的。3.3.3質(zhì)量手冊：質(zhì)量管理體系的綱領性文件，它概括了本工廠質(zhì)量管理體系的構(gòu)成及要素（過程）。3.3.4程序文件：直接支撐質(zhì)量手冊的主要體系文件，是對各部門運作過程及質(zhì)量體系要求的具體說明。3.3.5作業(yè)指導書：它從程序文件中引申出來，詳細敘述各部門運作過程及操作規(guī)程，它是程序文件的支持性內(nèi)容。4 職責4.1 

3、;總經(jīng)理或董事長：批準工廠的質(zhì)量方針/目標、質(zhì)量手冊、程序文件。4.2 管理者代表：負責制定質(zhì)量手冊及相關程序文件。4.3 各職能部門：負責編寫相應的程序文件及作業(yè)指導書，及時簽收和保存受控文件，并將已失效的受控文件退回綜合辦。4.4 綜合辦：負責本工廠受控文件的整體控制，即受控文件的打印、分發(fā)、原版文件的保存等。4.5 文件控制職責表文件級層文件類別編寫審核批準保存一質(zhì)量手冊授權(quán)人員管理者代表總經(jīng)理綜合辦二程序文件各部門主管管理者代表三技術(shù)文件相關部門部門主管、總經(jīng)理、管理者代表四記錄表單隨相關二、三級文件一同審批五外來文件相關部門收集5文件格式及文字要求5.1

4、公司所有體系文件必需加頁眉，格式如下。四級表單可不加頁眉但必須加公司臺頭。寶雞志普有色金屬加工有限公司文件編號JH-XX-XX-XXX版 本XX文件名稱XXXXXXX頁碼/頁次第X頁 共X頁生效日期XXXXXX5.2文件字體：公司所有文件一律為宋體黑色字，文件名稱為二號字，正文內(nèi)容序號題目為粗體四號字，正文內(nèi)容為四號字，表單內(nèi)容可根據(jù)需要采用四號或五號字。5.3文件文件簽批格式，在文件末頁按以下方式編制： 審核： 批準： 日期： 日期： 日期： 6 作業(yè)程序6.1 編碼原則： 公司名稱 文件級別部門類別流水號XXXXXXXXXX 注釋：公司名稱：JH 部門類別：總經(jīng)理管理者代表GM；行政人事部

5、：HR；財務部FD；生產(chǎn)部PM；銷售部SD；品質(zhì)部QC；技術(shù)部TD；采購部PD；倉庫STD。 文件級別：一級文件01；二級文件02；三級文件03；四級文件04；五級05流水號：字母+001999，各部門應對本部門的文件進行分類識別，對記錄表單的流水碼進行識別、匯總,匯編成記錄清單 各部門文件編號應按以上要求執(zhí)行，不得有重復或誤用的情形。6.2 外來文件的編碼以外單位編碼為準。6.2.1各標題內(nèi)小標題順序如下格式：5   5.4    5.4.1    5.4.1 5.4.1.1 (a)以此類推6.3 受控

6、文件控制的一般要求6.3.1文件和相關表單的版本號用一位大寫字母表示，文件首版為A/0版，當修訂時，版本升為A/1A/9、B/0B/9、C/1C/9、版，以此類推.6.3.2同一類受控文件要求采用標準格式，以便于制定、保存。6.3.3受控文件必須有編制人、審核人、批準人簽名后方可發(fā)出，且編制、審核 與批準不可為同一人。6.3.4受控文件如有生效日期以生效日期為準，否則，以最后審批日期為生效日期。6.3.5質(zhì)量手冊及程序文件均由相關部門負責人會審。6.4 文件制定/修改/廢止作業(yè)6.4.1制定：需制定文件的部門依據(jù)文件編寫要求來制定文件，并經(jīng)相關負責人員批準后執(zhí)行。6.4.2修改/廢止：文件需修

7、改或廢止時，由提出人員填寫文件制訂/修訂/廢止申請單，經(jīng)原制訂部門主管審查及相應的負責人員批準后交綜合辦執(zhí)行，對影響技術(shù)狀態(tài)的文件修改按產(chǎn)品圖樣技術(shù)文件更改導則執(zhí)行。6.4.3質(zhì)量手冊和程序文件修改后，須將修改的內(nèi)容和相關資料記錄在文件修訂記錄表中。6.5 文件分發(fā)與回收6.5.1 文件制定/修改后，綜合辦依文件編寫原則對文件進行編號和制定版本號，并在文件總覽表、表單總覽表中登錄或修改，以控制文件的最新狀態(tài)6.5.2   受控文件分發(fā)要求：(a) 質(zhì)量手冊的發(fā)放以質(zhì)量手冊控制為準；(b)程序文件發(fā)放至工廠各職能部門；(c) 各部門所制定的三級文件，發(fā)至本部門，其它

8、部門若需要再申請。6.5.3   外來文件由與之關聯(lián)的部門人員審查后，交綜合辦登錄于外來文件一覽表中予以控制。6.5.4  綜合辦按受控文件分發(fā)要求，復印所需份數(shù)加蓋“受控文件”章后分發(fā)給相關部門。6.5.5  在文件分發(fā)過程中，綜合辦還須收回原有的舊版文件，并應在文件分發(fā)/回收記錄表中簽收。6.5.6  對收回的舊版文件或作廢文件，須予以銷毀或蓋上“作廢章”，對于作廢文件正本，保留時應蓋上“作廢章”。6.5.7  綜合辦應每季度視需要重新發(fā)出文件總覽表，以供各使用部門核對最新版本。6

9、.6 文件的保存5.6.1  受控文件由相關部門負責保存，不得在文件上劃線加注記號或涂改其內(nèi)容。6.6.2  體系文件以書面的形式出現(xiàn)，儲存于電腦中的文件不予以執(zhí)行，僅作備份。6.7 文件的增補任何人不得私自復印受控文件，如需更多的副本，應填寫文件/圖紙/技術(shù)資料申請單，交部門主管/管理者代表批準后，由綜合辦予以補發(fā)，補發(fā)控制按正式發(fā)行執(zhí)行。6.8 文件的借閱控制6.8.1文件借閱人對所借文件負有妥善保管的責任，不得拆卷、涂改或損壞，并做到及時歸還。6.8.2非工作需要借閱質(zhì)量體系文件與外來文件，保存部門有權(quán)拒絕.6.8.3當工廠外界人士需調(diào)閱本廠文件與

10、外來文件時應呈管理代表批準同意方可.6.9 外來文件的管制6.9.1各部門需要通過相關的渠道收集與本產(chǎn)品或業(yè)務相關的外來文件，并對這些外來文件進行明確的標識和理解。如：(a) 銷售部獲取供方與客戶方面的文件，包括供貨合同、產(chǎn)品說明書、報價表、檢驗報告單及客戶訂單，技術(shù)圖紙等.(b) 品管部應獲取與產(chǎn)品品質(zhì)相關的法律、法規(guī)、行業(yè)標準等。(c) 其它相關的部門應收集與本部門業(yè)務相關的各項外來文件。6.9.2 外來文件的標識與管理(a) 為方便使用與取閱應將外來文件進行明確的標識，分類擺放。(b) 所有的外來文件必須填寫于“外來文件一覽表”中，以便查閱。(c) 從外部獲取的外來文件，應根據(jù)其性質(zhì)和變更的特點，由管理代表督導進行定期(半年或一年/一次)向外來文件的所屬單位追詢其版本狀況，以便能及時更新或作廢。6.10 質(zhì)量記錄的控制