第4章工作分析的基本方法與工具

1、第四章 工作分析的基本方法與工具 一、觀察分析法二、主管人員分析法三、訪談分析法四、問卷調查分析法五、 案例與討論六、本章小結導言：工作分析方法分類 依據(jù)功用劃分，工作分析方法有基本方法和非基本方法；依據(jù)分析內(nèi)容，有結構性分析與非結構性分析方法；依據(jù)對象，有任務分析、人員分析與方法分析；依據(jù)基本方法劃分，有觀察法、寫實法與調查法等。本講主要介紹：觀察分析、主管人員分析、訪談分析和問卷調查分析等基本方法。工作分析方法分類方法11.功能標準：基本方法和非基本方法2.分析內(nèi)容標準：結構分析和非結構分析3.對象標準：任務分析、人員分析和方法分析4.基本方式分析：觀察分析法，問卷調查法，寫實法，主管人員

2、分析法，工作實踐分析法，文獻資料分析法，記實分析法工作分析方法分類方法21.傳統(tǒng)的工作分析觀察分析法，資料分析法，問卷調查法，主管人員分析法，面談（訪談）法，關鍵事件法，工作日志法，能力要求法2.工作導向型分析技術職能工作分析法，任務清單分析系統(tǒng)，管理人員職務描述問卷，海氏計劃，工作信息模型系統(tǒng)，職業(yè)分析清單法3.人員導向型工作分析技術工作要素法，臨界特質分析系統(tǒng)，工作分析問卷，體能分析法，工作要素清單法工作分析方法分類方法3職位問卷分析法工作日志寫實法測時法工作抽樣法面談法關鍵事件分析法工作分析方法分類方法4觀察法面談法寫實法（職務調查表法、工作日志法、核對法）工作實踐法典型事例法學習重點（

3、一）掌握觀察分析法、現(xiàn)場工作日記法或日志法、工作者自我記錄分析法、主管人員分析法、訪談分析法、問卷調查分析法等基本工作分析方法的內(nèi)容、適用范圍及其具體實施；（二）掌握工作分析方法的應用技巧；（三）了解工作分析方法的最新發(fā)展及其內(nèi)容；（四）比較：一、觀察分析法1、概念： 一般是由有經(jīng)驗的人,通過直接觀察的方法,記錄某一時期內(nèi)工作的內(nèi)容、形式和方法，并在此基礎上分析有關的工作因素，達到分析目的的一種活動。2、觀察的形式：公開觀察、隱蔽觀察、他人觀察與自我觀察等。3、要求：所有重要內(nèi)容都要記錄下來，并選擇不同的工作者在不同的時間內(nèi)進行觀察。目的是消除分析者對不同工作者行為方式上的偏見；消除工作情景和

4、時間上的偏差。 4、觀察分析法適用的范圍和方法一般來說，觀察分析法比較適用于短時期的外顯特征的分析，適合于比較簡單、不斷重復、容易觀察的工作分析；而不適合于隱蔽的心理因素的分析，不適合于沒有時間規(guī)律與表現(xiàn)的工作。一般以標準格式記錄觀察到的結果。通過觀察，把有關工作各部分的內(nèi)容、原因、方法、程序、目的等信息記錄下來，把取得的職務信息整理?？梢粤私獾綇V泛的信息，取得的信息比較客觀和正確。局限性：（1）要求觀察者有足夠實際操作經(jīng)驗；（2）不適用于工作循環(huán)周期長的工作；（3）不能得到有關任職者資格要求的信息。觀察記錄表 示例序號工作任務工作操作程序與方法權限結果時間消耗備注1起草公文領會領導意圖 -

5、撰寫 - 修改需審核1份 2小時2開介紹信領導簽字 - 開介紹信 - 登記執(zhí)行1份10分鐘觀察記錄法工作者自我記錄法寫實性工作分析當觀察者與被觀察者合二為一時當觀察的對象和內(nèi)容為某個片斷時（一）工作者自我記錄法當觀察者與被觀察者合二為一時，觀察分析就成了工作者自我記錄法；工作者按照標準格式，例如工作日志形式，及時詳細地記錄自己的工作內(nèi)容和感受，然后在此基礎上綜合分析，實現(xiàn)工作分析的目的。使用范圍：管理或其他隨意性大、內(nèi)容復雜的崗位工作分析。工作日志法要求從事工作的雇員每天記現(xiàn)場工作日記或日志(participant diarylogs)，即讓他們每天記錄下他們在一天中所進行的活動。每個雇員都要

6、將自己所從事的每一項活動撥照時間順序以日志的形式記錄下來。它可以向你提供個非常完整的工作圖景。要求（1）工作者每天按時間順序記錄自己所進行的工作任務、工作程序、工作方法、工作職責、工作權限以及各項工作所花費的時間等。（2）一般要連續(xù)記錄10天以上。（3）由本人記錄最為經(jīng)濟和方便。（4）因為記錄者可能會帶有主觀色彩，因此，要求事后要對記錄分析結果進行必要的檢查矯正，可以由工作者的職介上級來實施。工作日志填寫說明1、請您在每天工作開始前將工作日志放在手邊，按工作活動發(fā)生的順序及時填寫，切勿在一天工作結束后一并填寫。2、要嚴格按照表格要求進行填寫，不要遺漏那些細小的工作活動，以保證信息的完整性。3、

7、請你提供真實的信息，以免損害您的利益。4、請您注意保留，防止遺失。感謝您的真誠合作！工作日志（封面）工作日志（封面）姓名：年齡：崗位名稱：所屬部門：直接上級：從事本業(yè)務工齡：填寫日期：自 月 日 至 月 日工作日志填寫說明（封二）工作日志填寫說明（封二）1、請您在工作開始前將工作日志放在手邊，按工作活動發(fā)生的順序及時填寫，切勿在一天工作結束后一并填寫。2、要嚴格按照表格要求進行填寫，不要遺漏細小的工作活動，以保證信息的完整性。3、請您提供真實的信息，以免損害您的利益。4、請您注意保存，防止遺失。感謝您的真誠合作！工作日志記錄表工作日志記錄表5月29日 工作開始時間8：30 工作結束時間 17：

8、30序序號號工作活動工作活動名稱名稱工作活動工作活動內(nèi)容內(nèi)容工作活動工作活動結果結果所耗時間所耗時間（分鐘）（分鐘）備注備注1復印協(xié)議文件4頁6存檔2起草公文 貿(mào)易代理委托書800字75報上級審批3貿(mào)易洽談 玩具出口1次240承辦4布置工作 對日出口業(yè)務1次20指示5會議討論東歐貿(mào)易1次90參與16請示貸款數(shù)額1次20報批17計算機錄入經(jīng)營數(shù)據(jù)2屏60承辦18接待參觀3人35承辦（二）寫實性工作分析法當觀察的對象與內(nèi)容為某個片斷時，常采用寫實法。這是通過對工作內(nèi)容和過程的如實記錄，達到工作分析目的的一種方法。當大量的事實記錄下來之后，按照它們所描述的內(nèi)容進行歸類，最后就可以清晰地了解實際的工作

9、，有助于對工作及其任職者的全面了解。寫實性工作分析表 示例機構名稱：辦公室 職位：辦公室主任編制：3人，主任1人，打字員1人，辦事員1人花費時間（分）工作活動內(nèi)容任務完成量備注開始延續(xù)8:005打電話到銷售科1次8:052接電話1次8:074幫辦事員登記材料2份8:114幫辦事員校對 5頁8:154準備廣告材料1頁8:191接張廠長電話1次8:201接李廠長電話，要一信件1次8:216和辦事員商量工作1次8:275找李廠長要的信1次8:325安排當天的工作1次舉例：時間荒Perlow, Leslie A., 1999, “The Time Famine: Toward a Sociology

10、of Work Time.” Administrative Science Quarterly 44, pp. 57-81.Leslie A. Perlow, University of Michigan研究問題研究問題：一種感到有許多事情要做，但并沒有足夠的時間可以去做（a feeling of having too much to do and not enough time to do it）研究方法研究發(fā)現(xiàn)第一步，時間壓力和危機心理第一步，時間壓力和危機心理。管理者常常有緊急任務，比如短時間內(nèi)要求產(chǎn)品創(chuàng)新。在這種情況下，所有員工的注意力都集中于管理者所提出的危機事務。當員工忙著處理這些

11、危機時，原來計劃做的事情被迫拖延，慢慢也演變成新的危機。這一過程導致員工產(chǎn)生危機心理，感覺永遠在處理此起彼伏的危機，其后果是計劃已經(jīng)變得不重要，計劃永遠趕不上變化。第二步，個體英雄主義第二步，個體英雄主義。為了實現(xiàn)組織目標，管理者鼓勵員工采取一切手段盡快完成所分派的任務，甚至不惜打斷他人 計劃。在這種情況下，整個組織的文化和激勵系統(tǒng)都在鼓勵個體英雄主義，將完成自己工作和打斷他人看作是一種理所當然的行為。第三步，持續(xù)打斷和后果第三步，持續(xù)打斷和后果。當互動活動過于頻繁，個體將沒有長時段或者整塊時間投入于研發(fā)。在這種情況下，容易形成工作時間的惡性循環(huán)，對個體和組織都將產(chǎn)生惡性后果和系統(tǒng)效應。比如個

12、體和組織在這一過程慢慢喪失長遠規(guī)劃的能力，不斷追求短期目標，過度關注速度而不是質量，等等。惡性循環(huán)的時間使用二、主管人員分析法概念：由主管人員通過日常的管理權力來記錄與分析所管轄人員的工作任務、責任與要求等因素。理論依據(jù)：主管人員對這些工作有相當深刻的了解。偏差產(chǎn)生：偏見偏差消除：與工作自我記錄法相結合。常用表格：工作調查表、職位工作分析表工作調查分析表示例職位名稱： 職 位 編 號：部 門： 有 效 日 期：工作地點： 職 等：主 管： 工資單編號：職位設置目的：主要職責：所管人數(shù)： 1、直接管理人數(shù)： 2、間接管理人數(shù)：制表： 姓名： 職務： 簽字： 日期：審核： 姓名： 職務： 簽字：

13、日期：工資主管審批： 姓名： 日期：終審： 姓名： 日期：復查： 姓名： 日期：直接主管： 職位名稱： 職等：本 職 位：職位名稱 職等：直屬職位： 職位名稱： 職等： 職位名稱： 職等： 職位名稱： 職等：任職要求：教育文化水平方面：經(jīng)驗方面：職位工作分析表示例 一、職 位 名 稱： 部 門： 工作地點： 任職者姓名： 日 期： 主管人姓名： 簽 字：二、基本職責：三、能夠用于確定本職位工作范圍的各種指示，包括定性的角度和定量的角度：四、填寫下面的圖標，以表明各職位間的工作關系：1234本職位67891011監(jiān)督職位名稱直接主管名稱簡要說明下屬的主要職能：五、列舉主要職責活動與代表性的工作項

14、目：六、如上述欄目無法說明，請在此列舉幾個典型的事例或任職所遇到的工作任務與情況七、說明本職位工作的權限與自主性三、訪談分析法不能夠實際去做觀察、不可能去現(xiàn)場觀察或者難以觀察，則必須訪問工作者。訪談的對象：工作者、主管人員或者工作者的同級與下級。適用范圍：短時間可以把握的生理特征分析，或長時間才能把握的心理特征分析。形式：個別訪談、集體訪談要求：事先準備好問卷或提綱。發(fā)問的要點：工作分析包含的信息-7W1、用誰（Who）2、做什么（What）3、何時（When）4、在哪里（Where）5、如何（How）6、為什么（Why）7、為誰（For whom）訪談法(1) 對每個雇員進行個人訪淡（Ind

15、ividual Interview）：一般訪談、深度訪談(2) 對做同種工作的雇員群體進行的群體訪談（Group Interview）：一般座談、團體焦點訪談（Focus Group Interview）(3) 對完全了解被分析工作的主管人員進行主管人員訪談訪談法的典型提問方式你所做的是一種什么樣的工作？你所在職位的主要職責是什么? 你又是如何做的？你的工作環(huán)境與別人的有什么不同？做這項工作所需具各的教育程度、工作經(jīng)歷、技能是怎樣？它要求你具有什么樣的文憑或工作許可證？你都參與些什么活動？這種工作的職責和任務是什么?你的工作績效的標準有哪些?完成你承擔的工作任務還需要那些條件？某公司 高管訪談

16、提綱尊敬的公司領導： 我們是*項目組，我們正在進行有關企業(yè)內(nèi)部管理的咨詢項目，為了全面了解企業(yè)現(xiàn)狀，設計有針對性的管理解決方案，特對您進行訪談，您的觀點和所提供的信息對于項目的順利開展至關重要。感謝您接受訪談。附：訪談提綱附：訪談提綱您的業(yè)務分管？請您簡單介紹公司的發(fā)展歷程和當前的經(jīng)營狀況？請您簡單介紹公司的整體戰(zhàn)略目標和業(yè)務組合情況？您認為公司當前的優(yōu)勢是什么？當前存在的問題是什么？如果用幾個詞形容一下公司的文化氛圍，是什么？公司的人員構成情況如何？公司的部門設置和組織結構是如何演變的？公司的業(yè)務流程是否清晰，辦事效率如何？公司的人事任免和競聘程序是否科學和合理？當前的考核體系存在何種問題？

17、薪酬體系存在的問題？員工期望什么樣的激勵方式？ 項目組 2015-1-19工作分析的系統(tǒng)模型搜集影響外 部 專 家員 工監(jiān) 督 者文獻研究問 卷訪 談觀 察工作記錄職位目的任 務職 責業(yè)績標準使用設備工作環(huán)境必要知識所需技術必要經(jīng)驗工作概要職責任務績效要點組織圖表知識技能能力要求工作評價招聘選拔培訓開發(fā)績效考核薪酬管理收集信息的方法參與者職位信息工作描述任職資格人力資源管理職能分析基于戰(zhàn)略與組織的分析在對企業(yè)的戰(zhàn)略進行剖析的基礎上，對組織結構進行調整，對部門職能職責重新進行界定。然后，對新的部門職能職責進行分解，形成對部門內(nèi)各職位功能的新的要求，新的要求與原職責進行對照，將形成該職位基于戰(zhàn)略的

18、新的職責和工作內(nèi)容?；趹?zhàn)略和組織分析的關鍵點在于對該職位上級管理者的深入訪談?；诹鞒痰姆治龌诹鞒痰姆治鲈谄髽I(yè)的流程再造或優(yōu)化的基礎上，對該職位在流程中角色和功能重新進行界定，對該職位在流程中與其他職位之間的交叉、重疊、扯皮、推委之處進行深入剖析，以消除職位邊界的重疊與模糊之處；同時，通過分析流程上下游環(huán)節(jié)的相互期望和要求，從流程中內(nèi)部客戶的角度賦予該職位新的內(nèi)涵和要求。 組織的期望與要求對下級管理責任流程上游環(huán)節(jié)要求流程下游環(huán)節(jié)期望基于戰(zhàn)略與組織的分析基于流程分析側重職責內(nèi)容的合理化側重職位角色的合理化職位現(xiàn)狀四、問卷調查分析法最通用的方法；設計問卷是關鍵；分類：通信問卷、非通信問卷的集

19、體問卷，檢核表問卷、非檢核表問卷，標準化問卷和非標準化問卷，封閉問卷與開放式問卷。格式：參考118-128頁。工作分析的方法問卷法通過結構化的問卷來收集信息，不必親臨現(xiàn)場觀察。廣泛用職務調查表職務調查表由工作執(zhí)行者填寫，包括基本資料、工作時間要求、工作內(nèi)容、工作責任、任職者所需知識技能、工作的勞動強度、工作環(huán)境等內(nèi)容。職位分析問卷法（PAQ）1972年由普渡大學E. J. McCormick提出是一種適用性很強的工作分析方法包括194個項目，其中187個用來分析完成工作過程中員工活動的特征，另外7個涉及薪酬問題6個部分：信息來源；心理過程；識別“產(chǎn)出”；與其他人的關系；自然和社會環(huán)境；其他工作

20、特征。6分制主觀評分工作分析問卷-1姓名： 工作名稱：部門： 編號：上級姓名： 上級職位：1. 任務綜述：請用你自己的語言簡要敘述你的主要工作任務。2. 特定資格要求：請列舉為完成由你的職位所承擔的那些任務，需要具有哪些證書、文憑或許可證。工作分析問卷工作分析問卷工作分析問卷本調查問卷由任職人填寫，填寫后交上級主管簽署意見，并送人事部門審核姓名 性別 年齡 職位名稱 職等職級 部門 學歷 專業(yè)（在校） 直接上級職位 直接下級職位 上級主管意見： 上級主管簽字：人事部門意見 人事人員簽字：工作分析問卷答題須知：*請您按照工作職位的實際要求答題，請不要以任何個人的因素來衡量 *選擇題類，請于選定項

21、字母或前打1、本職位所需教育程度A 初中（含）以下 B 高中職技 C 大專 D 本科 E 研究生以上2、本職位所需外語語種的外語程度要求（ ）A 不須 B 書面通 C 書面及口語略通 D 精通3、本職位所需漢語表達能力A 不限 B 普通話口頭能力強 C 書面及口頭強 D 極強的文字功底4、本職位所需戶籍所在地A 本地戶口 B 不限5、本職位所需其專業(yè)的工作經(jīng)驗A 6個月以下 B 6個月-2年 C 2年-5年 D 5年以上6、本職位應用哪種設備（ ），設備、工具、儀器需要的應用能力。A 搬運 B 操作 C 操作及維修 D 軟硬件設計7、本職位對設備、工具、儀器的責任A 不易損失 B 有時損失需一

22、般防范 C 容易損失需密切防范 D 難免損失需嚴加防范 8、本職位對材料、在制品、成本的責任A 不易損壞 B有時損壞需一般防范 C 容易損壞需密切防范 D 難免損壞需嚴加防范9、本職位直接督導范圍（人數(shù)）A 0 B 1-4 C 5-10 D 11-20 E 21人以上 10、職位間接督導范圍（人數(shù)）A 0 B 1-20 C 20-100 D 101-300 E 301人以上11、本職位管理工作中的責任及能達到的程度（一般員工可不答此題）A 要負責分派工作，按規(guī)定檢查工作成果，達成目標。B 要能很快熟悉新接受的工作，排定計劃。C 要能解決工作中的矛盾，不同部門的活動，達成目標。D 要能有效分配組

23、織資源，做出最佳激勵政策，確保員工與公司的最大利益。12、本工作所需的行政專業(yè)能力A 例行性、重復性工作。B 例行性工作，偶爾需要個案處理。C 需要依經(jīng)驗改進新技巧解決復雜問題。D 需要調查分析研究解決問題。13、本工作的責任A 按上級指示工作，上級對結果負責。B 根據(jù)計劃進度，安排自己工作，根據(jù)內(nèi)部原則工作。C 安排計劃，分析結果決策可能與上級協(xié)商。D 有下屬單位，需要制定公司目標和政策。14、本工作職能對公司的影響范圍A 例行性工作，如果出錯容易發(fā)現(xiàn)，錯誤對公司基本無影響。B 有限范圍內(nèi)協(xié)調工作，錯誤不易發(fā)現(xiàn)，錯誤對公司有些損害。C 職責對公司單位功能及本部門任務完成有一定的影響力。D 負

24、責一個部門以上功能，本部門最高主管不在時，負責本單位。15、本工作所需的人際關系能力A 普通技巧 B 良好技巧 C 高度技巧16、所需體力及感官能力A 不限 B 體力強 C 敏捷而有力 D 身體素質強且五官感知力強 17、所需資料處理能力A 傳遞 B記錄整理及傳遞 C 依據(jù)常規(guī)做相關的技術性改進 D 需調研分析、評估與創(chuàng)新18、所需領導力A 無需 B 一般 C 較強 D 極強19、所需計劃力A 無需 B 一般 C 較強 D 極強20、所需創(chuàng)新力A 無需 B 一般 C 較強 D 極強21、所需掌握事物能力A 不需 B經(jīng)過長時間可掌握 C 很快能掌握 D 一接觸就掌握22、列出您的主要工作責任至少

25、8-10條（請按照主次順序說明，用詞要精確、不要摸棱兩可，不要官話套話），及每項責任的重要程度（%）和所用時間（%）23、例說明您的工作中常發(fā)生的關鍵事件，發(fā)生頻率，及每次的持續(xù)時間。關鍵事件 發(fā)生頻率 持續(xù)時間/次24、明您的服務對象或客戶是誰？工作中需要和哪些部門、哪些人合作？頻率怎樣？服務對象/客戶 需合作部門/人 頻率25、您的工作還需要哪些特長？需要什么證照？26、請描述您的工作地點及工作環(huán)境。工作地點： 辦公室 80%室內(nèi) 60%室外 60%出差 常年出差工作環(huán)境：溫度：40度以上 30-40度 20-30度 10-20度 10度以下光線：明亮一般較暗漆黑衛(wèi)生：清潔基本清潔一般較臟

26、很臟危險：無基本無危險比較危險非常危險空氣：清新普通較差極差其他：27、您的工作有哪些決策責任（說明您要做哪些決定，及決定會產(chǎn)生哪些影響）？決策責任：決策影響：28、您還有其他需要表達的嗎？ 感謝您認真閱讀本問卷！祝您工作順利！如何填寫工作分析問卷*本工作問卷共28題，其中選擇題22題，問答題6題。請按照工作職位的實際要求答題，勿以個人特點衡量。*答題方法：選擇題類，請于您認為最合適的選項前畫 “”。問答題類，請于指定位置寫出您的答案。*答題人員：本次工作分析對象中所列人員。工作分析項目小組選定的其他人員。民 警 任 務 調 查問卷 表逐步核對，在符合本職任務的項目上劃“”，并說明它對工作的重

27、要性代號 N 1 2 3 4 5重要性 無關 很低 低 一般 高 很高1.保護交通事故現(xiàn)場證據(jù)_2.在經(jīng)常發(fā)生事故的地段注意防止新事故_3.使用閃光信號燈指揮交通_4.使用交通燈指揮交通_5.捕捉違章駕駛員并填寫情況表_6.估計駕駛員的駕駛能力_7.對違反交通規(guī)則的人解釋交通規(guī)則和法律知識_8.跟蹤可疑車輛，觀察違章情況_9.簽發(fā)交通傳票_10.對違反交通規(guī)則的人發(fā)出警告_11.監(jiān)視交通情況，搜尋違章車輛和人員_12.檢查駕駛執(zhí)照或通行證_13.護送老人、兒童、殘疾人過馬路_14.參加在職培訓_15.參加射擊訓練_16.操作電話交換機_17.擦洗和檢查裝備_18.維修本部門的交通工具_其他工作

28、分析的方法典型事例對實際工作中具有代表性的工作者的工作行為進行描述。比如把文秘人員的打字、收發(fā)文件等一系列行為收集起來進行歸納分類，得到有關工作內(nèi)容職責等方面的信息。局限性：需耗費大量時間，對于一些不具顯著特征的工作行為可能造成遺漏，對整個工作實踐缺乏完整的了解。小 結：不同工作性質特點和分析方法管理類人員知識型人員市場銷售類人員操作類型人員結果導向結果能力導向結果行為導向行為標準導向訪談法，專項設計的問卷調查法專家訪談，團隊座談法問卷調查法，訪談法觀察法，集體座談法各種工作分析方法的優(yōu)缺點觀察法能較多、較深刻地了解工作要求不適用于高層領導、研究工作、耗時長或技術復雜的工作、不確定性工作面談法效率較高面談對象可能持懷疑、保留態(tài)度；對提問要求高；易失真問卷調查法費用低；速度快，調查面廣；可在業(yè)余進行；易于量化；可對調查結果進行多方式、多用途的分析對問卷設計要求高；可能產(chǎn)生理解上的不一致實踐法短期內(nèi)可掌握的工作不適用于需進行大量訓練或危險