工廠品質(zhì)控制文件程序

1、工廠品質(zhì)控制文件程序工廠品質(zhì)掌握文件程序1、目的對質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康平安管理體系文件進(jìn)行有效管理和掌握，防止文件和資料的丟失、誤用、損壞及不規(guī)范，確保文件在各相關(guān)場所使用文件的充分性和相宜性。2、范圍適用于與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康平安管理體系相關(guān)文件的掌握管理。3、職責(zé)3.1 品質(zhì)部是該程序的主管部門，負(fù)責(zé)組織管理體系文件的制定、修改、管理并監(jiān)督本程序的實施。3.2各部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)本部門全部與管理體系有關(guān)文件的掌握管理，確保管理體系文件的有效掌握。4、工作程序4.1文件的分類4.1.1 體系文件：管理手冊、程序文件和支持性文件。4.1.2 管理文件：與管理體系有關(guān)的行政管理文件。4.1.3

2、專業(yè)文件：各專業(yè)系統(tǒng)中與管理體系有關(guān)的文件和資料等。4.1.4 內(nèi)部文件：本公司內(nèi)上級下發(fā)和部門間互助協(xié)作的與管理體系有關(guān)的文件等。4.1.5 外來文件：國家和地方頒布的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、圖紙類文件、上級下發(fā)的與管理體系有關(guān)的文件等。4.1.6 對外文件：本公司依據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、圖紙類文件、工作需要、上級要求的與管理體系有關(guān)的協(xié)調(diào)、答復(fù)及申請文件等。4.2 文件的編號及格式4.2 文件編號公司品質(zhì)管理部門對評審合格的各過程的體系文件進(jìn)行編號，編號方法如下：4.2.1程序文件、指導(dǎo)書、表格：XXXXXXX-X序號文件類型代碼項目名稱過程名稱其中：過程名稱及項目名稱

3、用中文表示，若文件為公司通用則取消項目名稱；文件類型代碼：C代表程序文件，Z代表指導(dǎo)書，B代表表格；序號：按01，02挨次依次類推。舉例：體系-C01表示綜合體系管理過程的第一個程序文件；保安-燕清源-Z03表示方安項目保安管理過程的第三個指導(dǎo)書；保潔-B02表示保潔管理過程的其次個表格。4.2.2各過程名稱縮寫行政管理行政；品質(zhì)管理品質(zhì)；人力資源管理人事；財務(wù)管理財務(wù)；客服管理客服；工程管理工程；保潔管理保潔；綠化管理綠化；保安管理保安；消防管理消防；會所服務(wù)會所。如有新增加過程仍舊采納縮寫形式。4.2.3文件修改狀態(tài)標(biāo)識當(dāng)文件需要修改時，版本隨之升級，用1，2，3來表示修訂次數(shù)，修訂次數(shù)與

4、版本全都。4.3 文件的狀態(tài)及標(biāo)識4.3.1文件狀態(tài)分為受控和非受控兩種。a) 受控文件指文件授權(quán)人對文件的形成、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、作廢回收、歸檔等過程按體系管理規(guī)范要求予以掌握。如：管理手冊、程序文件、管理方案、各部門支持性及其他體系運行文件等；b) 非受控文件指非內(nèi)部使用的管理性文件及外來文件，各部門需對外來文件進(jìn)行登記、歸檔。4.3.2文件的標(biāo)識a) 管理手冊、程序文件的受控文件，在受控狀態(tài)欄內(nèi)加蓋受控章并注明分發(fā)號（同一文件版本的發(fā)放挨次號），并留意同一文件版本發(fā)放號不能重號；b) 非受控文件只做發(fā)放登記；c) 法律、法規(guī)、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件，以有效適用文件清單中確認(rèn)的文

5、件號進(jìn)行掌握； d) 其它受控文件以分發(fā)號進(jìn)行掌握；e) 全部作廢文件須準(zhǔn)時從工作場所撤出、銷毀，由品質(zhì)部按原件背面簽收份數(shù)逐一收回，并指派專人進(jìn)行文件銷毀工作，且須留有銷毀記錄;f) 因某種緣由需保留的作廢文件，應(yīng)經(jīng)管理者代表審批后保留，保留的作廢文件應(yīng)做相關(guān)登記蓋章“作廢保留”，并需責(zé)任人簽字。4.4 文件的批準(zhǔn)和印發(fā)公司品質(zhì)部將評審合格的文件送交公司總經(jīng)理進(jìn)行審批，并在體系文件評審表中簽署看法。詳細(xì)編制/修改、評審、批準(zhǔn)權(quán)限詳見下表：文件類別編制 審核 批準(zhǔn) 方針、目標(biāo)總經(jīng)理 管理手冊品質(zhì)管理部門 總經(jīng)理程序文件/ 指導(dǎo)書/表格各過程負(fù)責(zé)人 品質(zhì)管理部門 管理者代表4.4.1 公司文件（

6、包括管理體系文件）由品質(zhì)部按公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的發(fā)放范圍發(fā)放，并辦理文件的發(fā)放、登記手續(xù)。4.4.2 公司各部門均應(yīng)設(shè)專人（兼職）負(fù)責(zé)各類文件的簽收、登記、標(biāo)識、傳遞、存放，并負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)文件的收發(fā)，使文件始終保持受控狀態(tài)。4.4.3 體系文件印制數(shù)量，發(fā)放范圍由總經(jīng)理審批。4.5 文件管理4.5.1 品質(zhì)部負(fù)責(zé)建立公司管理體系總適用文件清單。4.5.2公司各部門負(fù)責(zé)建立本部門的適用文件清單，設(shè)專人收集、整理、保管并做好相應(yīng)記錄。4.5.3 體系文件借閱需由借閱部門在公司品質(zhì)部登記借閱，并填寫借閱記錄表。4.5.4 文件的拷貝須進(jìn)行編號、登記并予以掌握。4.5.5 全部聲光軟件（軟盤、軟件、錄相

7、帶、圖片）等與書面文件一樣，嚴(yán)格掌握其發(fā)放、復(fù)印、修改等。4.5.6外來文件掌握a) 外來指導(dǎo)性、政策性、法規(guī)性及其它公司文件，應(yīng)準(zhǔn)時轉(zhuǎn)交品質(zhì)部，由總經(jīng)理批準(zhǔn)抄送的部門，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)落實；b) 品質(zhì)部負(fù)責(zé)識別、收集、法律、法規(guī)、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，確定其適應(yīng)性及有效性，并按掌握要求發(fā)放相關(guān)部門；c) 為防止使用已失效的外來文件，品質(zhì)部協(xié)同相關(guān)部門每年負(fù)責(zé)檢查一次公司使用的外來文件的有效性，準(zhǔn)時更換失效和作廢的文件版本。4.6文件的評審與更改4.6.1 對管理體系文件可通過每年管理評審進(jìn)行相宜性評審，若需修改應(yīng)由提出部門申請，填寫文件更改通知單由品質(zhì)部匯總，經(jīng)原審批人審批后修改。4.

8、6.2 其他文件的評審由文件編制部門依據(jù)需要支配實施。4.6.3 手冊和程序文件.更改有局部修改、換頁或更改版次等方式，選擇哪種方式視詳細(xì)狀況而定。4.6.4 各部門接到文件更改通知單后實施更改，并將其記錄在文件文件修改掌握頁。4.7文件資料的歸檔4.7.1 與管理體系相關(guān)的文件和資料由品質(zhì)部負(fù)責(zé)存檔。4.7.2 工程管理文件、保修、修理合同以及竣工資料的歸檔，由管理處工程組負(fù)責(zé)接收并移交管理處行政組保存。4.7.3 與經(jīng)營管理有關(guān)的文件、招投標(biāo)文件、行政管理文件、外來文件及各部門呈報或需各部門協(xié)調(diào)處理的文件，需由相關(guān)部門根據(jù)總經(jīng)理指示抄報部門跟進(jìn)，各部門需做好文件登記及副本歸檔，原件交由品質(zhì)部保存。4.8 對非紙張承載媒體的文件掌握，也應(yīng)根據(jù)以上規(guī)定