物業(yè)管理公司文件控制工作程序(13)

1、物業(yè)管理公司文件控制工作程序(13)物業(yè)管理公司文件掌握程序（13）1.0目的：規(guī)范管理體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改、處置等過程，確保文件的有效版本和得到有效掌握。2.0適用范圍：適用于本公司管理體系文件的掌握。3.0職責(zé)3.1綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)公司管理體系文件的掌握。3.2各部門負(fù)責(zé)本部門管理體系文件的掌握。3.3工程技術(shù)部負(fù)責(zé)小區(qū)圖紙、技術(shù)圖樣的管理與掌握。3.4綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)管理體系文件原件、質(zhì)量記錄表格原件的保存。4.0程序4.1本公司文件分為以下四個層次：第一層次質(zhì)量手冊其次層次程序文件第三層次作業(yè)指導(dǎo)書第四層次質(zhì)量記錄表格、資料（包括圖紙、技術(shù)圖樣等）。4.2文件的編制、審核

2、與批準(zhǔn)4.2.1與管理體系有關(guān)的全部文件需按規(guī)定程序進(jìn)行審批才能生效執(zhí)行。4.3受控文件的發(fā)布4.3.1各部門認(rèn)為受控文件不合理或因條件發(fā)生變化，使原文件不適用而需要更改時，申請部門填寫文件更改通知單提交綜合事務(wù)部，綜合事務(wù)部把該文件提交原審核部門重新審核，并得到批準(zhǔn)。4.3.2綜合事務(wù)部對文件進(jìn)行統(tǒng)一編號，詳細(xì)方法見文件編號規(guī)章。4.3.3綜合事務(wù)部將文件發(fā)送至審核部門審核以及批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。在審核及批準(zhǔn)過程中若未通過，文件自動返回編制部門連續(xù)修改。4.3.4文件分"受控文件"和"非受控文件"兩類。受控文件需加蓋藍(lán)色"受控文件"章，非

3、受控文件加蓋紅色"非受控文件"章，作廢文件加蓋紅色"作廢"章。沒有管理者代表批準(zhǔn)，公司員工不得任意復(fù)制和外傳。4.3.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)放文件，并收回作廢文件，接收文件人在文件發(fā)放回收記錄簽收。4.3.6綜合事務(wù)部在相關(guān)文件上做好修改記錄。每修改一次，改次狀態(tài)號遞增次。若質(zhì)量管理體系文件有三分之一的修改時，版本號從A、B、C遞增。4.4受控文件的回收及處理4.4.1綜合事務(wù)部在發(fā)放新文件的同時，應(yīng)回收相應(yīng)作廢文件。如文件持有部門不能提交舊版本文件時，應(yīng)提交書面緣由方可發(fā)放新版。4.4.2綜合事務(wù)部對收回的作廢文件予以統(tǒng)一處理。4.5文件原件的管理4.5.

4、1新制文件發(fā)放完成后，綜合事務(wù)部將相應(yīng)文件更改通知單、文件發(fā)放回收記錄及文件原件配對后保存。4.5.2新制文件發(fā)放完成后，綜合事務(wù)部將相應(yīng)記錄與舊版文件原件配對保存，作廢文件原件蓋"作廢"章后，做相應(yīng)處理。4.5.3公司文件和資料原件及作廢版本原件一般不予借閱，若需借閱，應(yīng)經(jīng)管理者代表書面同意，且借閱時間以一周為限。借閱文件部門應(yīng)正確使用、妥當(dāng)保管，防止被誤用或丟失、污損。4.6受控文件在以下狀況可以非受控方式發(fā)布，綜合事務(wù)部不負(fù)責(zé)對其進(jìn)行更新：4.6.1因宣揚(yáng)等緣由，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，受控文件可以非受控方式對外發(fā)布。4.6.2因培訓(xùn)等緣由，經(jīng)綜合事務(wù)部批準(zhǔn)，受控文件可以非

5、受控方式在公司內(nèi)部發(fā)布。4.7文件的評審4.7.1文件體系的評審內(nèi)容，包括文件體系的相宜性、充分性、有效性。4.7.2對文件體系提出增加、更改、刪除要求的，由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)按本程序?qū)嵤?.8外來文件的掌握4.8.1外來文件是指非本公司發(fā)放的文件和資料，包括國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)條例、技術(shù)文件等。4.8.2相關(guān)部門收到外來文件后，如該文件內(nèi)容涉及到物業(yè)服務(wù)及質(zhì)量管理體系且公司預(yù)備采納時，接收部門將此文件送到綜合事務(wù)部備案，由管理者代表批準(zhǔn)，列入外來文件名目。4.8.3外來文件原件由綜合事務(wù)部保存。作廢外來文件原件由綜合事務(wù)部加蓋"作廢"章后另行處理。4.8.4各部門需要外來文件，可到綜合事務(wù)部查詢、借閱或復(fù)制，復(fù)制的外來文件登記并加蓋"受控文件"章。4.8.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)其版本更新，每三個月對外來文件進(jìn)行更新一次，可通過各種途徑了解外來文件的版本狀況，并準(zhǔn)時獵取外來文件的最新版本。4.9資料的掌握4.9.1圖紙、技術(shù)圖樣由管理處負(fù)責(zé)建檔、編號，并準(zhǔn)時到綜合事務(wù)部蓋"受控"章。4.9.3資料發(fā)生更改時應(yīng)加蓋修改章，當(dāng)圖紙修改超過使用規(guī)定時加蓋"作廢"章并收回存檔。4.10質(zhì)量記錄表格的掌握4.10.1各部門組織設(shè)計制定或更改本部門的記錄表格。4.10.