特殊載體檔案整理課件

1、 2010年80特殊載體檔案的整理特殊載體檔案的整理 第一步第一步 分載體分載體 將特殊載體檔案按不同載體分成：照片（底片）、錄音、將特殊載體檔案按不同載體分成：照片（底片）、錄音、錄像、光盤(pán)、磁盤(pán)（硬盤(pán)）、證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗等類(lèi)。錄像、光盤(pán)、磁盤(pán)（硬盤(pán)）、證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗等類(lèi)。分類(lèi)要根據(jù)各單位實(shí)際情況來(lái)定，并在分類(lèi)方案中標(biāo)明類(lèi)別分類(lèi)要根據(jù)各單位實(shí)際情況來(lái)定，并在分類(lèi)方案中標(biāo)明類(lèi)別代號(hào)，如：照片為代號(hào)，如：照片為“1”，錄音為，錄音為“2” 、錄像為、錄像為“3”，光盤(pán)為，光盤(pán)為“4”， 證書(shū)為證書(shū)為“5”。 照片照片 底片底片 錄音帶錄音帶 錄像帶錄像帶 光盤(pán)光盤(pán) 計(jì)算機(jī)磁帶計(jì)算機(jī)

2、磁帶2010年81 第二步第二步 初步整理初步整理 特殊載體檔案一般在歸檔過(guò)程中容易受污和破損，因此特殊載體檔案一般在歸檔過(guò)程中容易受污和破損，因此要進(jìn)行檢驗(yàn)、清潔、修正。照片印制質(zhì)量要高，底片與照片要進(jìn)行檢驗(yàn)、清潔、修正。照片印制質(zhì)量要高，底片與照片要同時(shí)收集，一個(gè)單位內(nèi)的照片規(guī)格要相對(duì)統(tǒng)一，常用要同時(shí)收集，一個(gè)單位內(nèi)的照片規(guī)格要相對(duì)統(tǒng)一，常用5寸或寸或 7寸。有條件的單位要將歸檔照片進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化保存。寸。有條件的單位要將歸檔照片進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化保存。錄音、錄像帶歸檔時(shí)要轉(zhuǎn)換成常用的格式，并進(jìn)行播放檢測(cè)。錄音、錄像帶歸檔時(shí)要轉(zhuǎn)換成常用的格式，并進(jìn)行播放檢測(cè)。 照片掃描照片掃描 錄

3、像帶整理、檢測(cè)錄像帶整理、檢測(cè) 數(shù)碼照片刻錄光盤(pán)數(shù)碼照片刻錄光盤(pán) 印出代表性照片印出代表性照片 2010年82 獎(jiǎng)狀、證書(shū)破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋光、獎(jiǎng)狀、證書(shū)破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可根據(jù)不同的要求進(jìn)行修復(fù)。保養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可根據(jù)不同的要求進(jìn)行修復(fù)。 2010年83 第三步第三步 分類(lèi)整理分類(lèi)整理 1照片檔案的整理照片檔案的整理 （1）紙質(zhì)照片的整理）紙質(zhì)照片的整理 照片的分類(lèi)：照片的分類(lèi)： 一是按年度一是按年度問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)：?jiǎn)栴}進(jìn)行分類(lèi)：例：例：2005年年 黨群類(lèi)黨群類(lèi) 行政類(lèi)行政類(lèi) 業(yè)務(wù)類(lèi)業(yè)務(wù)類(lèi) 2006年年 黨群類(lèi)黨群類(lèi) 行政類(lèi)

4、行政類(lèi) 業(yè)務(wù)類(lèi)業(yè)務(wù)類(lèi) 二是按問(wèn)題二是按問(wèn)題年度進(jìn)行分類(lèi)：年度進(jìn)行分類(lèi)：例：黨群類(lèi)例：黨群類(lèi) 2005年年 2006年年 行政類(lèi)行政類(lèi) 2005年年 2006年年 業(yè)務(wù)類(lèi)業(yè)務(wù)類(lèi) 2005年、年、2006年年 分類(lèi)方案應(yīng)保持前后一致，選定一種方法后不應(yīng)隨意變分類(lèi)方案應(yīng)保持前后一致，選定一種方法后不應(yīng)隨意變動(dòng)。問(wèn)題的設(shè)置各單位視情而定，建議不要分得過(guò)細(xì)。動(dòng)。問(wèn)題的設(shè)置各單位視情而定，建議不要分得過(guò)細(xì)。 2010年84 照片的組卷：根據(jù)照片不同的分類(lèi)方法而采取不同照片的組卷：根據(jù)照片不同的分類(lèi)方法而采取不同的組卷方法。的組卷方法。 按年度按年度問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)的，則將照片按年度分開(kāi)，一問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)的，則將

5、照片按年度分開(kāi)，一個(gè)年度中形成的所有照片對(duì)應(yīng)分類(lèi)方案按問(wèn)題分成若干類(lèi)，個(gè)年度中形成的所有照片對(duì)應(yīng)分類(lèi)方案按問(wèn)題分成若干類(lèi)，如上述的黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)，依次放入照相冊(cè)中組成如上述的黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)，依次放入照相冊(cè)中組成一卷（冊(cè)），若照片多的可組成二卷（冊(cè)）、三卷（冊(cè)）。一卷（冊(cè)），若照片多的可組成二卷（冊(cè)）、三卷（冊(cè)）。一個(gè)類(lèi)里的照片一般按時(shí)間先后依次放入。一個(gè)類(lèi)里的照片一般按時(shí)間先后依次放入。 2010年85 按問(wèn)題按問(wèn)題年度進(jìn)行分類(lèi)的，則將照片對(duì)應(yīng)分類(lèi)方案按問(wèn)年度進(jìn)行分類(lèi)的，則將照片對(duì)應(yīng)分類(lèi)方案按問(wèn)題分開(kāi)，如上述的黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)。同一問(wèn)題的照題分開(kāi)，如上述的黨群類(lèi)、行政類(lèi)、

6、業(yè)務(wù)類(lèi)。同一問(wèn)題的照片組成一卷，即黨群類(lèi)的照片按照年度依次放入照相冊(cè)中組片組成一卷，即黨群類(lèi)的照片按照年度依次放入照相冊(cè)中組成一卷（冊(cè)），直至放滿(mǎn)一卷（冊(cè)）為止，一個(gè)年度的照片成一卷（冊(cè)），直至放滿(mǎn)一卷（冊(cè)）為止，一個(gè)年度的照片一般按時(shí)間先后依次放入。依次類(lèi)推，行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)照片一般按時(shí)間先后依次放入。依次類(lèi)推，行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)照片同樣方法另行組卷。同樣方法另行組卷。2010年86 對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入相應(yīng)相冊(cè)對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入相應(yīng)相冊(cè)或檔案袋、檔案盒中，按照片號(hào)順序排列，其說(shuō)明可另外書(shū)或檔案袋、檔案盒中，按照片號(hào)順序排列，其說(shuō)明可另外書(shū)寫(xiě)，與照片一同保

7、存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，寫(xiě)，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫(xiě)單張照片說(shuō)明，并注明應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫(xiě)單張照片說(shuō)明，并注明其存放地址。其存放地址。 2010年87 照片的編號(hào)照片的編號(hào) 照片號(hào)用照片號(hào)用“卷號(hào)卷號(hào)張?zhí)枏執(zhí)枴北硎荆幢硎?，即“照片檔案案卷流照片檔案案卷流水號(hào)水號(hào)卷內(nèi)照片流水號(hào)卷內(nèi)照片流水號(hào)”。每卷內(nèi)的照片均從。每卷內(nèi)的照片均從1開(kāi)始編張開(kāi)始編張?zhí)枺⒃谡掌趁鎸?xiě)上相應(yīng)的照片號(hào)，以便提供利用后歸號(hào)，并在照片背面寫(xiě)上相應(yīng)的照片號(hào)，以便提供利用后歸入原位。入原位。2010年88 照片說(shuō)明的編寫(xiě)照片說(shuō)明的編寫(xiě) 單張照片

8、說(shuō)明：一是符號(hào)說(shuō)明，包括照片號(hào)、參見(jiàn)號(hào)單張照片說(shuō)明：一是符號(hào)說(shuō)明，包括照片號(hào)、參見(jiàn)號(hào)（是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)）二（是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)）二是文字說(shuō)明，包括時(shí)間、事由、地點(diǎn)、人物、背景、攝影是文字說(shuō)明，包括時(shí)間、事由、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。者等六要素。2010年89 組合照片說(shuō)明：一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順組合照片說(shuō)明：一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，應(yīng)擬寫(xiě)組合照片說(shuō)明。序排列后，應(yīng)擬寫(xiě)組合照片說(shuō)明。 一是要概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其一是要概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其 他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。他需要說(shuō)明

9、的事項(xiàng)。 二是要指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。二是要指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。 三是同組中的每張照片均應(yīng)在單張照片說(shuō)明的左上角三是同組中的每張照片均應(yīng)在單張照片說(shuō)明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)?；蛴疑辖菢?biāo)出組聯(lián)符號(hào)。 四是組合照片說(shuō)明可放在本組照片第一張照片的上方。四是組合照片說(shuō)明可放在本組照片第一張照片的上方。2010年90 照片檔案案卷格式：采用統(tǒng)照片檔案案卷格式：采用統(tǒng)一式樣、規(guī)格的照片檔案相冊(cè)，不一式樣、規(guī)格的照片檔案相冊(cè)，不用普通的照相簿。用普通的照相簿。 卷內(nèi)目錄的填寫(xiě)：每卷照片卷內(nèi)目錄的填寫(xiě)：每卷照片檔案都要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，欄目有：檔案都要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，欄目有：照片照片/底片號(hào)

10、、題名、拍攝時(shí)間、備底片號(hào)、題名、拍攝時(shí)間、備注，單張照片逐條填寫(xiě)，一組照片注，單張照片逐條填寫(xiě)，一組照片可概括該組照片基本內(nèi)容填寫(xiě)一條可概括該組照片基本內(nèi)容填寫(xiě)一條內(nèi)目。內(nèi)目。2010年91 備考表的填寫(xiě)：填寫(xiě)立卷人、檢查人姓名、立卷時(shí)間。備考表的填寫(xiě)：填寫(xiě)立卷人、檢查人姓名、立卷時(shí)間。 案卷內(nèi)封面的填寫(xiě)：案卷內(nèi)封面的填寫(xiě)： 第一欄：填寫(xiě)單位全稱(chēng)。第二欄：按問(wèn)題第一欄：填寫(xiě)單位全稱(chēng)。第二欄：按問(wèn)題年度分類(lèi)的，年度分類(lèi)的，應(yīng)填寫(xiě)問(wèn)題名稱(chēng)，按年度應(yīng)填寫(xiě)問(wèn)題名稱(chēng)，按年度問(wèn)題分類(lèi)的，可不填。第三欄（中問(wèn)題分類(lèi)的，可不填。第三欄（中間空白處）：填寫(xiě)案卷標(biāo)題：按問(wèn)題間空白處）：填寫(xiě)案卷標(biāo)題：按問(wèn)題年度分

11、類(lèi)組卷的，題名年度分類(lèi)組卷的，題名為：為：XXX（單位名稱(chēng)）二（單位名稱(chēng)）二X二二X年黨群工作活動(dòng)照年黨群工作活動(dòng)照片；按年度片；按年度問(wèn)題分類(lèi)組卷的，題名為：?jiǎn)栴}分類(lèi)組卷的，題名為：XXX（單位名稱(chēng)）二（單位名稱(chēng)）二X年工作活動(dòng)照片。另案卷號(hào)、保管期限號(hào)、卷內(nèi)照片張年工作活動(dòng)照片。另案卷號(hào)、保管期限號(hào)、卷內(nèi)照片張數(shù)等欄目如實(shí)填寫(xiě)。數(shù)等欄目如實(shí)填寫(xiě)。 XXXX鎮(zhèn)人民政府鎮(zhèn)人民政府本鎮(zhèn)2010年92 脊背的填寫(xiě)：如照片冊(cè)脊背有固定欄目的，可如實(shí)脊背的填寫(xiě)：如照片冊(cè)脊背有固定欄目的，可如實(shí)填寫(xiě)，如沒(méi)有，則可貼四線標(biāo)簽，第一格填全宗號(hào)，第二填寫(xiě)，如沒(méi)有，則可貼四線標(biāo)簽，第一格填全宗號(hào)，第二格填目錄號(hào)

12、，第三格填案卷流水號(hào)，第四格填卷內(nèi)照片起格填目錄號(hào)，第三格填案卷流水號(hào)，第四格填卷內(nèi)照片起止號(hào)。止號(hào)。 案卷目錄的編制：欄目有檔號(hào)、題名、日期、張數(shù)、案卷目錄的編制：欄目有檔號(hào)、題名、日期、張數(shù)、保管期限、備注。保管期限、備注。2010年93 2錄音帶、錄像帶的整理錄音帶、錄像帶的整理 錄音帶一般單位形成不是很多，可以不再具體分類(lèi)。錄音帶一般單位形成不是很多，可以不再具體分類(lèi)。 一個(gè)錄音帶就是一個(gè)保管單位，即一盒，按照時(shí)間順序一個(gè)錄音帶就是一個(gè)保管單位，即一盒，按照時(shí)間順序編一個(gè)大流水號(hào)即可。編一個(gè)大流水號(hào)即可。 錄音帶盒子脊背上貼上四線標(biāo)簽：第一格填全宗號(hào)，第錄音帶盒子脊背上貼上四線標(biāo)簽：第

13、一格填全宗號(hào)，第二格填目錄號(hào)，第三格填分類(lèi)號(hào)，第四格填流水號(hào)。二格填目錄號(hào)，第三格填分類(lèi)號(hào)，第四格填流水號(hào)。 編制錄音帶案卷目錄。其中題名擬寫(xiě)可參照照片說(shuō)明的編制錄音帶案卷目錄。其中題名擬寫(xiě)可參照照片說(shuō)明的寫(xiě)法，另備注中還要注明播放設(shè)備的規(guī)格要求。寫(xiě)法，另備注中還要注明播放設(shè)備的規(guī)格要求。 錄像帶的整理同上。錄像帶的整理同上。 2010年94 3光盤(pán)檔案的整理：光盤(pán)檔案的整理： 一般要求按年度，或按專(zhuān)題，或按數(shù)據(jù)形成一張或多張一般要求按年度，或按專(zhuān)題，或按數(shù)據(jù)形成一張或多張光盤(pán)，同時(shí)應(yīng)在相應(yīng)的載體中制作出對(duì)應(yīng)的機(jī)讀目錄或存儲(chǔ)光盤(pán)，同時(shí)應(yīng)在相應(yīng)的載體中制作出對(duì)應(yīng)的機(jī)讀目錄或存儲(chǔ)內(nèi)容說(shuō)明。內(nèi)容說(shuō)明

14、。 一張光盤(pán)即自然形成一個(gè)保管單位，每張光盤(pán)按要求寫(xiě)一張光盤(pán)即自然形成一個(gè)保管單位，每張光盤(pán)按要求寫(xiě)好文字說(shuō)明及播放設(shè)備的規(guī)格要求。每張光盤(pán)盒子背脊貼四好文字說(shuō)明及播放設(shè)備的規(guī)格要求。每張光盤(pán)盒子背脊貼四線標(biāo)簽：第一格填全宗號(hào)，第二格填目錄號(hào)，第三格填分類(lèi)線標(biāo)簽：第一格填全宗號(hào)，第二格填目錄號(hào)，第三格填分類(lèi)號(hào)，第四格填光盤(pán)流水號(hào)。號(hào)，第四格填光盤(pán)流水號(hào)。 光盤(pán)也可以放入光盤(pán)檔案冊(cè)中，每張光盤(pán)按要求寫(xiě)好文光盤(pán)也可以放入光盤(pán)檔案冊(cè)中，每張光盤(pán)按要求寫(xiě)好文字說(shuō)明。字說(shuō)明。2010年95 光盤(pán)檔案冊(cè)脊背填寫(xiě)，可直接按上面的欄目填寫(xiě)，也光盤(pán)檔案冊(cè)脊背填寫(xiě)，可直接按上面的欄目填寫(xiě)，也可貼與單張光盤(pán)脊背相同

15、的四線標(biāo)簽：第一格填全宗號(hào)，可貼與單張光盤(pán)脊背相同的四線標(biāo)簽：第一格填全宗號(hào)，第二格填目錄號(hào)，第三格填分類(lèi)號(hào)，第四格填冊(cè)內(nèi)光盤(pán)起第二格填目錄號(hào)，第三格填分類(lèi)號(hào)，第四格填冊(cè)內(nèi)光盤(pán)起止號(hào)。一個(gè)單位內(nèi)要統(tǒng)一選用填寫(xiě)脊背或貼標(biāo)簽兩種方法止號(hào)。一個(gè)單位內(nèi)要統(tǒng)一選用填寫(xiě)脊背或貼標(biāo)簽兩種方法中的一種，不能兩種方法混用。中的一種，不能兩種方法混用。 光盤(pán)檔案目錄按設(shè)置的內(nèi)容和格式填寫(xiě)，要按光盤(pán)檔案目錄按設(shè)置的內(nèi)容和格式填寫(xiě)，要按“張張”為單位進(jìn)行登錄。備考表填寫(xiě)參考照片檔案填寫(xiě)要求。為單位進(jìn)行登錄。備考表填寫(xiě)參考照片檔案填寫(xiě)要求。2010年96 4實(shí)物檔案的整理實(shí)物檔案的整理 （1）分類(lèi)排序）分類(lèi)排序 實(shí)物檔

16、案按證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、實(shí)物檔案按證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗錦旗分類(lèi)，同一類(lèi)的實(shí)物檔案分類(lèi)，同一類(lèi)的實(shí)物檔案按時(shí)間順序排列，時(shí)間相同的可根按時(shí)間順序排列，時(shí)間相同的可根據(jù)其內(nèi)容按重要程度排序。據(jù)其內(nèi)容按重要程度排序。 （2）貼標(biāo)簽）貼標(biāo)簽 采用四線標(biāo)簽：第一格填全宗采用四線標(biāo)簽：第一格填全宗號(hào)，第二格填目錄號(hào)，第三格填分號(hào)，第二格填目錄號(hào)，第三格填分類(lèi)號(hào)，第四格填類(lèi)內(nèi)實(shí)物流水號(hào)。類(lèi)號(hào)，第四格填類(lèi)內(nèi)實(shí)物流水號(hào)。標(biāo)簽位置一般貼在實(shí)物背面右上方，標(biāo)簽位置一般貼在實(shí)物背面右上方，較大的禮品檔案標(biāo)簽可貼在底座上。較大的禮品檔案標(biāo)簽可貼在底座上。2010年97 （3）編制目錄）編制目錄 實(shí)物檔案目錄內(nèi)容有：檔號(hào)

17、、責(zé)任者、題名、時(shí)間、實(shí)物檔案目錄內(nèi)容有：檔號(hào)、責(zé)任者、題名、時(shí)間、載體、互見(jiàn)號(hào)、備注。大部分欄目填寫(xiě)與文書(shū)檔案、科技載體、互見(jiàn)號(hào)、備注。大部分欄目填寫(xiě)與文書(shū)檔案、科技檔案的要求相同，互見(jiàn)號(hào)填寫(xiě)該實(shí)物承載內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的文檔案的要求相同，互見(jiàn)號(hào)填寫(xiě)該實(shí)物承載內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的文書(shū)檔案的檔號(hào)。書(shū)檔案的檔號(hào)。2010年98 第四步第四步 上架入柜上架入柜 照片檔案上架要豎放，不應(yīng)相疊平放；錄音照片檔案上架要豎放，不應(yīng)相疊平放；錄音(像像)帶、磁帶帶、磁帶分別單個(gè)放入塑料盒或?qū)Ｓ觅A存柜（防磁柜）平放，沒(méi)有防磁分別單個(gè)放入塑料盒或?qū)Ｓ觅A存柜（防磁柜）平放，沒(méi)有防磁柜的單位可放入鐵制檔案箱或密集架上，不能放置樟腦丸等揮柜的單位可放入鐵制檔案箱或密集架上，不能