會(huì)議接待流程

1、作者:日期:會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)前準(zhǔn)備工作1、接到會(huì)議通知單后確認(rèn)出席會(huì)議的人數(shù)，會(huì)議類型、名稱，主辦單 位，會(huì)議日程安排，會(huì)議的賓主身份，會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議的特殊要求及 與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣。2、調(diào)配人員、分工負(fù)責(zé)。會(huì)前，會(huì)議主管要向參加會(huì)議服務(wù)的所有人 員介紹會(huì)議基本情況，說明服務(wù)中的要求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。使所有服務(wù)員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工各自進(jìn)行準(zhǔn)備工作。3、確認(rèn)會(huì)議廳內(nèi)各種用具和設(shè)施符合會(huì)議通知單要求 （簽到臺(tái)/椅、 簽到簿/筆、簽到臺(tái)高插花、會(huì)議桌、椅/椅套、臺(tái)布、臺(tái)裙、臺(tái)卡、 水杯/礦水、紙杯墊/杯蓋、蓋杯4、確認(rèn)會(huì)議設(shè)備就位及清潔無污，如：舞臺(tái)、講臺(tái)/

2、講臺(tái)礦水及杯具、 投影屏幕、寫字板。調(diào)試好相關(guān)設(shè)備如：話筒、多媒體投影儀、音響、 空調(diào)（22-24度，可靈活控制）、燈光開啟（可自由調(diào)節(jié)）5、核對(duì)會(huì)議橫幅&J旨示牌內(nèi)容、時(shí)間同會(huì)議通知相符并放置指定位置。6、對(duì)會(huì)場(chǎng)人數(shù)、臺(tái)型及要求進(jìn)行最后確認(rèn)，也可根據(jù)客人要求現(xiàn)場(chǎng) 改動(dòng)?？腿爽F(xiàn)場(chǎng)布置提出合理改動(dòng)要求時(shí)，服務(wù)人員要積極主動(dòng)配合?？腿瞬紙?chǎng)時(shí)提醒客人有損公司設(shè)施的粘貼物一律禁止使用（如：雙面膠、釘子等）7、檢查會(huì)場(chǎng)整體是否符合會(huì)議擺臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)：臺(tái)面要整潔，臺(tái)布、椅套、臺(tái)裙要挺括無皺，各種用具干凈、齊全，擺放符合擺臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)議擺臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)：茶水具a.茶具要求：第一，茶具要注意選擇型號(hào)配套的茶具。第二，茶具不得

3、有破損，必須干凈。第三，茶杯要按會(huì)議人數(shù)配放，每人一套。還要準(zhǔn)備適量備用杯。b自費(fèi)茶葉第一，袋裝茶葉，每個(gè)杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。簽到桌及文具用品a.在大廳門口處或會(huì)議室入口處準(zhǔn)備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會(huì)議要求配備信紙、筆等，要每人一份整齊地?cái)[放在會(huì)議桌上。自費(fèi)水果飲料根據(jù)會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)，有時(shí)還要備有不同的飲料和水果。水果要經(jīng)過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。各項(xiàng)用品均應(yīng)在會(huì)議前3 0分鐘準(zhǔn)備妥當(dāng)。8、V.I.P.會(huì)議要確認(rèn)V.I.P接待廳準(zhǔn)備妥當(dāng)、落實(shí)廳內(nèi)沙發(fā)、茶幾、鮮花及綠色植物擺放。檢查蓋杯（茶葉泡好，杯具不可有缺口，茶葉無

4、雜質(zhì)）、燈光照明、空調(diào)、物品及用具符合標(biāo)準(zhǔn)。9、茶歇區(qū)域放置合理，檢查茶歇擺放標(biāo)準(zhǔn)。10、檢查“會(huì)議進(jìn)行中”提示牌是否吊掛在指定位置11、通知派人清掃公用衛(wèi)生間，并派專人職守。12、會(huì)議開始前三十分鐘需把會(huì)議室擺臺(tái)再次檢查一遍， 包括開空調(diào)， 開燈，檢查話筒，投影等，如有茶歇也須提前與供應(yīng)方核對(duì)。1 3、每個(gè)會(huì)議開始前會(huì)議主管應(yīng)和會(huì)議主持人進(jìn)行一次整個(gè)會(huì)議細(xì)節(jié)的梳理，包括所需設(shè)備核實(shí)及臺(tái)型的再次確認(rèn)。 并檢查會(huì)議指示牌 是否正確擺放，內(nèi)容是否正確。會(huì)議迎候服務(wù)（會(huì)議開始前 30分鐘門口迎候）1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，配合會(huì)務(wù)組人員的工作，請(qǐng)賓客簽到、發(fā)放資料、引領(lǐng)賓客就坐。2、會(huì)議

5、廳入口大門開啟，客人集中進(jìn)入時(shí)注意分流指引客人進(jìn)入會(huì) 場(chǎng)。3、V. I . P.會(huì)議在專梯出口處、休息室門口各安排兩名迎賓員，由會(huì)議主管分別迎候。會(huì)議服務(wù)程序1、服務(wù)人員主動(dòng)詢問主辦方或負(fù)責(zé)人會(huì)議廳內(nèi)燈光需求、背景音樂要求、確認(rèn)會(huì)議人數(shù)、確認(rèn)茶歇時(shí)間，做到心中有數(shù)。2、當(dāng)客人來到會(huì)議廳時(shí)，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。3、詢問客人是否需要衣帽服務(wù)，提供寄存服務(wù)時(shí)提示客人手機(jī)、 錢包 等貴重物品不要放在衣服內(nèi)，箱、包類物品到指定寄存處存放。4、服務(wù)人員再次確認(rèn)話筒是否開啟狀態(tài)（以防其他原因關(guān)閉），尤其 主席臺(tái)需特別關(guān)注。5、V.I . P.會(huì)議客人，迎賓員熱情引入V. I.P接待廳（如認(rèn)識(shí)可稱

6、 呼領(lǐng)導(dǎo)姓名）6、先到達(dá)的客人入座后，提供茶水服務(wù)。主席臺(tái)客人入座，要提供拉 椅服務(wù)，緊接著斟倒茶水。7、V.I. P.客人出V. I .P廳步入會(huì)場(chǎng)時(shí)，迎賓員指引帶入會(huì)場(chǎng)（行 進(jìn)時(shí)保持2米左右間距）。8、服務(wù)人員根據(jù)會(huì)議進(jìn)程，進(jìn)行燈光調(diào)節(jié)，確保燈光達(dá)到會(huì)議要求。9、客人入座后開始沖泡茶水，會(huì)議開始后十分鐘進(jìn)行第二次茶水的 補(bǔ)充，以后每間隔20-30分鐘左右為客人斟添茶水、更換煙缸，服務(wù)動(dòng) 作要輕、穩(wěn)，按上茶服務(wù)規(guī)范進(jìn)行，特殊情況按客人要求服務(wù)。（如： 培訓(xùn)會(huì)議茶歇時(shí)進(jìn)場(chǎng)斟添茶水）10、服務(wù)人員根據(jù)客人指定茶歇時(shí)間提前擺放點(diǎn)心、水果等食品。11、根據(jù)會(huì)議進(jìn)程主動(dòng)提供話筒傳遞服務(wù)。12、服務(wù)人員

7、時(shí)刻關(guān)注會(huì)議客人動(dòng)態(tài)及需求，分辨會(huì)議客人，防止其 它不相關(guān)人員對(duì)會(huì)議客人的干擾，尤其對(duì)于在走廊吸煙及大聲喧嘩的 客人要?jiǎng)褡?、引?dǎo)，尤其是會(huì)議主管要加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理。1 3、會(huì)議期間服務(wù)人員站于會(huì)議廳門口主動(dòng)為進(jìn)出門客人拉/關(guān)大門。1 4、服務(wù)人員要保持主動(dòng)服務(wù)，加強(qiáng)同客人間溝通和交流，滿足客人 需求。15、會(huì)議中間休息，要盡快整理會(huì)場(chǎng)（如：臺(tái)椅等），添補(bǔ)和更換各種 用品（如：蓋杯/茶葉、水杯/礦水、紙、糖等）。16、茶歇服務(wù)要注意及時(shí)添加飲品、食品，客人用完后立即收拾，恢復(fù)整潔。會(huì)議結(jié)束服務(wù)1、打開會(huì)議廳大門，引領(lǐng)主席臺(tái)客人到梯口。2、主動(dòng)詢問主辦方有否需要幫助，聯(lián)系服務(wù)中心替客人將物品清場(chǎng)。3、服務(wù)人員應(yīng)站立門口，微笑向客人道別。 V.I.P .客人需事先安排專梯等候（3 0分鐘前通知待命），會(huì)議主管送達(dá)梯口道別。4、會(huì)議主管和服務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)檢查一遍會(huì)場(chǎng)，看是否有遺留物品等， 設(shè)施設(shè)備有否損壞，如有問題及時(shí)與會(huì)務(wù)組聯(lián)系并做好記錄。5、找合適機(jī)會(huì)