高效的時間管理概況

1、高效的時間管理高效的時間管理晨光集團(tuán)行政部2016.6.182常見的問題常見的問題n這個來電話，那個來請示、投訴這個來電話，那個來請示、投訴n比誰都忙，到處救火，工作越做越多比誰都忙，到處救火，工作越做越多n計(jì)劃趕不上變化，或計(jì)劃從未兌現(xiàn)過計(jì)劃趕不上變化，或計(jì)劃從未兌現(xiàn)過n對什么都不放心，每天忙于事務(wù)性工作對什么都不放心，每天忙于事務(wù)性工作n工作抓不住重點(diǎn)，也沒空去想何為重點(diǎn)工作抓不住重點(diǎn)，也沒空去想何為重點(diǎn)n總無法說總無法說“不不”，因此總要打亂時間計(jì)，因此總要打亂時間計(jì)劃劃n3您的問題是什么？您的問題是什么？1.2.3.4.5.4您的解決辦法？您的解決辦法？n無能為力；無能為力；n盡量加班

2、；盡量加班；n減少自己的休閑時間；減少自己的休閑時間；n求助于老板；求助于老板；n把一些事情向后推遲；把一些事情向后推遲；n5格言格言n浪費(fèi)他人的時間，浪費(fèi)他人的時間，無異于謀財(cái)害命！無異于謀財(cái)害命！ 魯迅魯迅6學(xué)習(xí)目的學(xué)習(xí)目的n學(xué)會合理應(yīng)用時間學(xué)會合理應(yīng)用時間n掌握時間管理的幾個原則掌握時間管理的幾個原則n提高時間管理的技能，并在最差的方面提高時間管理的技能，并在最差的方面做出改變做出改變7必須建立的觀念必須建立的觀念n失去的時間是永遠(yuǎn)無法追回的失去的時間是永遠(yuǎn)無法追回的n我們都有相同的時間，真正的價值在我們都有相同的時間，真正的價值在于我們利用它做什么事于我們利用它做什么事n損失了時間就等

3、于抵押你的未來損失了時間就等于抵押你的未來n時間是經(jīng)不起浪費(fèi)的時間是經(jīng)不起浪費(fèi)的n時間一流逝，我們就一無所獲時間一流逝，我們就一無所獲8我們?yōu)楹蚊y？我們?yōu)楹蚊y？n電話干擾電話干擾n會議沒有計(jì)劃和控制會議沒有計(jì)劃和控制n上司召見太隨意上司召見太隨意n下屬不斷請示匯報下屬不斷請示匯報n不放心下屬工作，幫不放心下屬工作，幫下屬做事下屬做事n事必親躬事必親躬n工作沒有程序工作沒有程序n做事沒有主次和輕重做事沒有主次和輕重緩急緩急n太關(guān)注細(xì)節(jié)和小事太關(guān)注細(xì)節(jié)和小事n不知道如何說不知道如何說“不不”n對喜歡和熟悉的事盡對喜歡和熟悉的事盡快做完，對棘手的事快做完，對棘手的事一拖再拖一拖再拖n不授權(quán)，下屬

4、閑，自不授權(quán)，下屬閑，自己忙己忙9時間管理的障礙時間管理的障礙n障礙一：我的時間安排得挺好，我是一障礙一：我的時間安排得挺好，我是一個有序的人個有序的人n障礙二：時間管理有什么用，計(jì)劃趕不障礙二：時間管理有什么用，計(jì)劃趕不上變化上變化n障礙三：時間掌握在別人手中障礙三：時間掌握在別人手中n障礙四：時間管理太麻煩障礙四：時間管理太麻煩n障礙五：習(xí)慣不同，我就這樣，不好改障礙五：習(xí)慣不同，我就這樣，不好改10中層經(jīng)理時間管理的特點(diǎn)中層經(jīng)理時間管理的特點(diǎn)n特點(diǎn)一：關(guān)聯(lián)多，經(jīng)常把時間平均分配給上下特點(diǎn)一：關(guān)聯(lián)多，經(jīng)常把時間平均分配給上下左右，沒有主次左右，沒有主次n特點(diǎn)二：難于抓住重點(diǎn)特點(diǎn)二：難于抓住

5、重點(diǎn)n特點(diǎn)三：沒有自己可支配的自由時間，完全被特點(diǎn)三：沒有自己可支配的自由時間，完全被動應(yīng)付動應(yīng)付n特點(diǎn)四：專注于小事，忽略對事件的預(yù)測，耽特點(diǎn)四：專注于小事，忽略對事件的預(yù)測，耽誤時機(jī)誤時機(jī)n特點(diǎn)五：不能很好利用零散時間特點(diǎn)五：不能很好利用零散時間n特點(diǎn)六：會議多。沒有會議計(jì)劃特點(diǎn)六：會議多。沒有會議計(jì)劃時間哪里去了？時間哪里去了？對時間的分析對時間的分析12十大無效時間應(yīng)用法：十大無效時間應(yīng)用法：1.老是在做別人喜歡你做的事；老是在做別人喜歡你做的事；2.老是用同樣的方式完成事；老是用同樣的方式完成事；3.做你不擅長的事；做你不擅長的事；4.做無樂趣可言的事；做無樂趣可言的事；5.總是被打

6、斷的事；總是被打斷的事；6.別人也不感興趣的事；別人也不感興趣的事；7.超出預(yù)計(jì)兩倍時間的事；超出預(yù)計(jì)兩倍時間的事；8.合作者不可信賴或沒有品質(zhì)保償障的事；合作者不可信賴或沒有品質(zhì)保償障的事；9.不可預(yù)期進(jìn)行過程的事；不可預(yù)期進(jìn)行過程的事；10.煲電話粥。煲電話粥。13分析一：計(jì)算時間價值分析一：計(jì)算時間價值年薪年薪每天價值每天價值每小時價值每小時價值每分鐘價值每分鐘價值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.56750003

7、09.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作每天工作8 8小時，每年小時，每年242242個工作日個工作日14價值啟示價值啟示n你的每一天、每一小時、每一分鐘都有你的每一天、每一小時、每一分鐘都有很大的價值很大的價值n錢是一分一分掙來的，時間是一分鐘一錢是一分一分掙來的，時間是一分鐘一分鐘擠出來的分鐘擠出來的n浪費(fèi)多少時間，就會浪費(fèi)多少錢浪費(fèi)多少時間，就會浪費(fèi)多少錢n規(guī)劃時間，讓有限的時間產(chǎn)生最大的效規(guī)劃時間，讓有限的時間產(chǎn)生最大的效益和收益益和收益15分析二：你能支配你的時間嗎？分析二：你能支配你的時間嗎？n見附件見附件n測試一：

8、您了解您的節(jié)奏嗎？測試一：您了解您的節(jié)奏嗎？n測試二：您能支配您自己的時間嗎？測試二：您能支配您自己的時間嗎？16分析三：時間清單分析分析三：時間清單分析n目標(biāo)：分析每天（或每周目標(biāo)：分析每天（或每周/ /月）的法定工月）的法定工作時間都是怎樣用掉的作時間都是怎樣用掉的n方法：運(yùn)用時間清單分析表（附件）方法：運(yùn)用時間清單分析表（附件）n內(nèi)容：內(nèi)容：n計(jì)劃性如何計(jì)劃性如何n有多少時段記不起來做什么了有多少時段記不起來做什么了n浪費(fèi)浪費(fèi)/ /超時多少超時多少n17分析四：工作清單分析分析四：工作清單分析n目標(biāo)：分析一個工作日內(nèi)都做了哪些工目標(biāo)：分析一個工作日內(nèi)都做了哪些工作事項(xiàng)，用時如何作事項(xiàng)，用

9、時如何n方法：見附件工作清單分析表方法：見附件工作清單分析表n內(nèi)容：內(nèi)容：n時間利用率時間利用率n延誤、浪費(fèi)多少時間延誤、浪費(fèi)多少時間n尋找原因與對策尋找原因與對策18分析五：工作（活動）分項(xiàng)分析分析五：工作（活動）分項(xiàng)分析n目標(biāo)：分析一個工作日內(nèi)各項(xiàng)工作分別目標(biāo)：分析一個工作日內(nèi)各項(xiàng)工作分別花費(fèi)了多少時間花費(fèi)了多少時間n方法：運(yùn)用附件工作分項(xiàng)分析表方法：運(yùn)用附件工作分項(xiàng)分析表n內(nèi)容：內(nèi)容：n計(jì)劃用時與實(shí)際用時差異最大的是哪三項(xiàng)計(jì)劃用時與實(shí)際用時差異最大的是哪三項(xiàng)n浪費(fèi)浪費(fèi)/延誤最多的是哪三項(xiàng)延誤最多的是哪三項(xiàng)n無計(jì)劃用時最多的是哪三項(xiàng)無計(jì)劃用時最多的是哪三項(xiàng)19分析六：每周時間分析分析六：每

10、周時間分析n目標(biāo)：分析一周時間使用狀況目標(biāo)：分析一周時間使用狀況n方法：運(yùn)用附件每周時間分析表方法：運(yùn)用附件每周時間分析表n內(nèi)容：內(nèi)容：n各項(xiàng)工作每周總計(jì)用多少時間各項(xiàng)工作每周總計(jì)用多少時間n用時排序，找出前三項(xiàng)用時排序，找出前三項(xiàng)n各項(xiàng)工作實(shí)際用時順序，找出前三項(xiàng)各項(xiàng)工作實(shí)際用時順序，找出前三項(xiàng)n誤差最大的前三項(xiàng)工作？分析原因誤差最大的前三項(xiàng)工作？分析原因n一周里，誤差的總小時數(shù)一周里，誤差的總小時數(shù)20分析七：工作分析分析七：工作分析n目標(biāo)目標(biāo)n分析自身職位在組織中的地位和作用，觀察和分析分析自身職位在組織中的地位和作用，觀察和分析工作內(nèi)容、責(zé)任、特征、必要條件等工作內(nèi)容、責(zé)任、特征、必要

11、條件等n了解自身職位與時間管理的關(guān)系了解自身職位與時間管理的關(guān)系n方法：運(yùn)用附件工作分析表方法：運(yùn)用附件工作分析表n內(nèi)容內(nèi)容n工作的時間、目標(biāo)、概要、內(nèi)容等工作的時間、目標(biāo)、概要、內(nèi)容等n費(fèi)用支出、失誤造成的損失費(fèi)用支出、失誤造成的損失n內(nèi)部接觸、外部接觸內(nèi)部接觸、外部接觸n監(jiān)督、管理、能力要求監(jiān)督、管理、能力要求21其他分析其他分析n工作緊急性分析工作緊急性分析n工作重要性分析工作重要性分析n高效益活動分析高效益活動分析n低效益活動分析低效益活動分析n授權(quán)分析授權(quán)分析n會見分析會見分析n會議分析會議分析n出差分析出差分析n干擾因素分析干擾因素分析時間管理的原則時間管理的原則23原則一：原則一

12、：80/2080/20原則原則n20%20%的工作占整個工作的工作占整個工作80%80%的價值的價值n集中集中80%80%的精力做好的精力做好20%20%的工作的工作n投入投入20%20%的精力做另外的精力做另外80%80%的工作的工作24如何堅(jiān)持這一原則？如何堅(jiān)持這一原則？n列出全部工作項(xiàng)目列出全部工作項(xiàng)目n對工作按價值進(jìn)行分類對工作按價值進(jìn)行分類n分配自己的時間和精力分配自己的時間和精力常見誤區(qū)：常見誤區(qū)：面面俱到面面俱到都想做好都想做好完全主義完全主義都想做完都想做完平均分配時間和精力平均分配時間和精力25原則二：目標(biāo)原則二：目標(biāo)ABCABCnA A：必須做的必須做的nB B：應(yīng)該做的應(yīng)

13、該做的nC C：暫時可以不做的暫時可以不做的26原則三：排列優(yōu)先次序原則三：排列優(yōu)先次序緊急緊急不緊急不緊急重要重要不重要不重要A A：緊急緊急 重要重要B B：不緊急不緊急 重要重要C C：緊急緊急 不重要不重要D D：不緊急不緊急 不重要不重要27四象限原理解析四象限原理解析A A：緊急狀況緊急狀況 迫切問題迫切問題 限期完成限期完成 突發(fā)事件突發(fā)事件B B：準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施預(yù)防措施 計(jì)劃計(jì)劃 人際關(guān)系的建立人際關(guān)系的建立 真正的再創(chuàng)造能力真正的再創(chuàng)造能力 自身能力的提升自身能力的提升C C：造成干擾的訪問、電話、造成干擾的訪問、電話、信件、報告信件、報告 某些會議某些會議 迫在

14、眉睫的急事迫在眉睫的急事 符合別人期望的急事符合別人期望的急事D D：忙碌瑣碎的事忙碌瑣碎的事 處理文件等函件處理文件等函件 電話電話 浪費(fèi)性時間浪費(fèi)性時間 逃避性活動逃避性活動28時間管理矩陣使用技巧：時間管理矩陣使用技巧：n不要總是做滅火員，尤其是滅自己的火；不要總是做滅火員，尤其是滅自己的火；nB B做得多了，做得多了，A A就自然做得少了；就自然做得少了；n尋求調(diào)整自己情緒的有效辦法，提高工作尋求調(diào)整自己情緒的有效辦法，提高工作效率；效率；n比做比做“緊急且重要的事情緊急且重要的事情”更重要的是把更重要的是把重要的事變成緊急的事去做；重要的事變成緊急的事去做；n勤于計(jì)劃。好記性不如爛筆

15、頭，并學(xué)會分勤于計(jì)劃。好記性不如爛筆頭，并學(xué)會分解大的計(jì)劃；解大的計(jì)劃；n盡量將每件事情一次性做對。盡量將每件事情一次性做對。29原則四：制訂計(jì)劃原則四：制訂計(jì)劃n對工作做出計(jì)劃，并按計(jì)劃去執(zhí)行對工作做出計(jì)劃，并按計(jì)劃去執(zhí)行n必須留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時間必須留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時間n列出日、周、月的工作清單列出日、周、月的工作清單30原則五：養(yǎng)成習(xí)慣原則五：養(yǎng)成習(xí)慣Watch your thoughts 注意你的思想注意你的思想Watch your words 注意你的話注意你的話they become words 它會成為你的話它會成為你的話they become actions 它會成

16、為行動它會成為行動Watch your actions 注意你的行動注意你的行動they become habits 它會成為習(xí)慣它會成為習(xí)慣Watch your habits 注意你的習(xí)慣注意你的習(xí)慣they become character 它會成為你的個性它會成為你的個性Watch your Character 注意你的個性注意你的個性it become your destiny 它決定你的命運(yùn)它決定你的命運(yùn)高效時間管理的方法高效時間管理的方法32有效管理時間四大法則：有效管理時間四大法則：法則一：明確目標(biāo)法則一：明確目標(biāo)n樹立時間觀念樹立時間觀念n設(shè)計(jì)職業(yè)生涯設(shè)計(jì)職業(yè)生涯n切實(shí)的短期目

17、標(biāo)切實(shí)的短期目標(biāo)n合理進(jìn)行目標(biāo)管理合理進(jìn)行目標(biāo)管理法則二：分清輕重緩急法則二：分清輕重緩急n運(yùn)籌時間，充分應(yīng)用運(yùn)籌時間，充分應(yīng)用n只做最重要的事情只做最重要的事情n時間管理矩陣時間管理矩陣n20/8020/80原理的運(yùn)用原理的運(yùn)用法則三：制訂計(jì)劃表法則三：制訂計(jì)劃表n六項(xiàng)工作法六項(xiàng)工作法n制訂有效計(jì)劃制訂有效計(jì)劃n逐步實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)期目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)期目標(biāo)n自我激勵自我激勵法則四：立即行動法則四：立即行動n克服拖延克服拖延n有頭有尾有頭有尾n重視今日重視今日33方法之一：方法之一：n只做重要的事情只做重要的事情六項(xiàng)工作法：六項(xiàng)工作法：請您按順序列出每天工作上的六件重要的事情：請您按順序列出每天工作上的六

18、件重要的事情：1.1. 2.2. 3.3. 4.4. 5.5. 6.6. 34如何選擇？如何選擇？對于所有要做和想做的事情，都要有對于所有要做和想做的事情，都要有如下判斷：如下判斷：n我內(nèi)心深處的潛意識是什么？我內(nèi)心深處的潛意識是什么？n我真的必須做這些事嗎？我真的必須做這些事嗎？n假如我不做，會發(fā)生什么事情？假如我不做，會發(fā)生什么事情？n如果我拖延，會對我的生存環(huán)境有什如果我拖延，會對我的生存環(huán)境有什么影響？么影響？35方法二：日計(jì)劃方法二：日計(jì)劃ABAB表表A A表表n六項(xiàng)工作六項(xiàng)工作n每項(xiàng)工作開始每項(xiàng)工作開始及結(jié)束時間及結(jié)束時間n每項(xiàng)工作完成每項(xiàng)工作完成情況情況B B表表n未完成事項(xiàng)未完

19、成事項(xiàng)n未完成原因未完成原因n是否需要移到是否需要移到明天繼續(xù)做？明天繼續(xù)做？n明天能否完成？明天能否完成？36方法之三：方法之三：n標(biāo)準(zhǔn)化操作標(biāo)準(zhǔn)化操作電梯測試：電梯測試：由于客戶的決策人答應(yīng)參加你的方案討論會，由于客戶的決策人答應(yīng)參加你的方案討論會，為此你精心準(zhǔn)備了約為此你精心準(zhǔn)備了約4040分鐘的方案介紹演講。分鐘的方案介紹演講。會議開始前，客戶決策人對你說：會議開始前，客戶決策人對你說：“實(shí)在對實(shí)在對不起，我必須馬上去參加一個重要會議，無不起，我必須馬上去參加一個重要會議，無法聽你的介紹了。你看能否這樣，利用乘電法聽你的介紹了。你看能否這樣，利用乘電梯的時間，你把要點(diǎn)大概和我說一下，如

20、梯的時間，你把要點(diǎn)大概和我說一下，如何？何？”37用標(biāo)準(zhǔn)化來提高效率用標(biāo)準(zhǔn)化來提高效率n環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)化：保證辦公環(huán)境的整潔有序環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)化：保證辦公環(huán)境的整潔有序n時間標(biāo)準(zhǔn)化：計(jì)算時間，保證守時時間標(biāo)準(zhǔn)化：計(jì)算時間，保證守時n講解標(biāo)準(zhǔn)化：對于新客戶，擬定一套標(biāo)準(zhǔn)的講解資講解標(biāo)準(zhǔn)化：對于新客戶，擬定一套標(biāo)準(zhǔn)的講解資料和若干種標(biāo)準(zhǔn)講解方式料和若干種標(biāo)準(zhǔn)講解方式n流程標(biāo)準(zhǔn)化：建立標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)作流程，以此促進(jìn)溝通流程標(biāo)準(zhǔn)化：建立標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)作流程，以此促進(jìn)溝通和高速解決問題和高速解決問題n操作標(biāo)準(zhǔn)化：針對各項(xiàng)工作的具體操作，建立操作操作標(biāo)準(zhǔn)化：針對各項(xiàng)工作的具體操作，建立操作標(biāo)準(zhǔn)，并以此來培訓(xùn)員工標(biāo)準(zhǔn)，并以此來培訓(xùn)員工n38方法四：利用零星時間方法四：利用零星時間n最好的時間管理方法是：39討論：討論：n在各自的部門中，在自