其中會議議程表的格式

1、其中會議議程表的格式，如表5-4所示。表5-4 協(xié)會專業(yè)技術(shù)研討會會議日程表日 期 時 間 內(nèi) 容 地 點 9月5日 星期四 8:00-8:50 報到并領(lǐng)取會議資料 圓通飯店1層大廳 9:00-11:30 同志報告 圓通飯店5層會議廳 14:00-17:00 同志專業(yè)技術(shù)講座 圓通飯店5層會議廳 日 期時 間內(nèi) 容地 點 9月6日星期五 8:00-11:00 分組討 論 (預(yù)先按單位分組并指定召集人及記錄)第一組 圓通飯店2層小會議廳 第二組 圓通飯店3層小會議廳第三組 圓通飯店4層小會議廳 14:00-17:00 參觀相關(guān)技術(shù)操作 13:40圓通飯店門口發(fā)車到高新技術(shù)開發(fā)區(qū) 續(xù) 表 落實大會

2、發(fā)言人、發(fā)言內(nèi)容及時間，以確定和組織撰寫、修改、審閱大會的典型材料、發(fā)言等，以便具體安排會議日程。 落實文件材料的打印、校對、裝訂工作。 編制“大會手冊”，手冊內(nèi)容主要是會議名稱（會標(biāo)）、會議時間（安排）、文娛活動、作息時間，大會發(fā)言程序、討論時間地點等。 準(zhǔn)備與會人員名單與通訊地址聯(lián)絡(luò)方式的表格，用于編制大會名錄。 行政組在會前的工作 行政組在會前的工作包括以下八部分。 印制會議胸卡或代表證、工作證、服務(wù)證、資料袋、座簽等。 其印制有如下要求（見圖5-13）。圖5-13 印制證件的要求印制證件沒有特殊要求有特殊要求直接與廣告制作公司或門市部聯(lián)系，會有各種不同樣式供選擇，只要比較價格，保證印制

3、質(zhì)量和交貨時間就可以可以與制作商協(xié)商，秘書一定把要求講清楚，把價格談清楚 發(fā)送會議通知。大型會議的會議通知內(nèi)容比較復(fù)雜，除了要通知的時間、會期、地點、內(nèi)容之外，一定要加上回執(zhí)單，回執(zhí)單一般采用表格式，主要填報所有參會人的姓名、性別、職務(wù)職稱、民族、年齡、會后返程交通要求等等，有的學(xué)術(shù)性交流會還要提交論文題目。秘書通過回執(zhí)單的統(tǒng)計，可以掌握與會人數(shù)、早做安排。因此，會議通知要考慮到往返時間，早發(fā)為宜。 準(zhǔn)備必要的請柬和給領(lǐng)導(dǎo)人的會議邀請函，交給會務(wù)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)。 安排會議食宿。食宿安排的總原則是讓與會人員吃好、住好，又不可造成浪費，一般不同的會議會有不同的規(guī)格，要盡可能安排好。住宿的安排一定要將工作

4、做細(xì)，以防不經(jīng)意間出現(xiàn)厚此薄彼的現(xiàn)象，造成矛盾。 安排住宿的要求包括以下幾點（見圖5-14）。 圖5-14 安排住宿的要求 安排住宿的要求與會人員多，需要選擇多處住宿時，就要按檔次、設(shè)施和服務(wù)的不同進(jìn)行安排在優(yōu)先照顧長者、尊者、體弱者和領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，按地區(qū)和小組集中，不同檔次的房間要合理調(diào)配安排時應(yīng)先根據(jù)與會人員名單，列出住宿表，報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后按表住宿做好登記、收費、發(fā)證工作，在房間門上標(biāo)出住宿者的地區(qū)或姓名，便于聯(lián)系 安排就餐的要求包括以下幾點（見圖5-15）。圖5-15 安排就餐的要求安排就餐的要求一般要統(tǒng)一就餐標(biāo)準(zhǔn)，少數(shù)民族和年老多病者可作特殊照顧和安排只要伙食標(biāo)準(zhǔn)定下來，可以采用固

5、定餐位或憑餐券就餐的辦法，一般是就餐時若干人組成一桌均可 安排會議場所。包括主、分會場、討論場所以及文娛場所。秘書人員一旦確定了會議召開的具體地點，就應(yīng)在會前將會場按會議的要求布置好。要按照會議的要求對會場大小，燈光設(shè)備，通風(fēng)，會議駐地的交通，購物，休閑及其他輔助設(shè)施等情況進(jìn)行檢查落實，并對主會場、分會場以及小組討論場所進(jìn)行合理布置。 安排會議醫(yī)療保障工作。醫(yī)療衛(wèi)生方面的準(zhǔn)備包括伙食、飲水、住宿、會場、周圍環(huán)境和個人衛(wèi)生諸多方面。要安排有經(jīng)驗的應(yīng)急醫(yī)務(wù)人員，準(zhǔn)備必要的急救藥品，對飲食、環(huán)境衛(wèi)生做必要的檢查和處理，清除隱患，保證隨時提供應(yīng)急醫(yī)療服務(wù)。特別要考慮到可能出現(xiàn)的突發(fā)性疾病，應(yīng)給予及時的

6、救護(hù)，也要注意防止流行性疾病的發(fā)生。 安排文娛活動、往返需用車輛、車場、司機(jī)及司機(jī)的活動。如果會期較長，為豐富生活，調(diào)節(jié)高度緊張的工作狀態(tài)，在會隙或晚間，常要安排一些文娛活動。無論是安排的電影、舞會、音樂會、健身活動或觀光等等都應(yīng)在會前落實到位，從時間、內(nèi)容到交通安排等都不容忽視。目前會議用車一般采用租用運營車隊的方式，只要事先商定好具體用車時間，不必考慮停放車場和司機(jī)的安排。 訂購參會人員會后的車船航票?，F(xiàn)在一般都是會務(wù)委托駐會的飯店解決定票問題或直接采用網(wǎng)上預(yù)定方法。 宣傳組的會前工作 宣傳組的會前工作包括以下兩部分（見圖5-16）。圖5-16 宣傳組的會前工作的內(nèi)容宣傳組的會前工作內(nèi)容宣

7、傳會議的意義、目的、任務(wù)和要求，聯(lián)系安排必要的新聞報道采訪，準(zhǔn)備召開記者招待會設(shè)計并定制會標(biāo)、會徽、會議宣傳性標(biāo)語、牌匾、專欄和宣傳展板 保衛(wèi)組的會前工作 主要負(fù)責(zé)會議安全保衛(wèi)工作的檢查和落實。保衛(wèi)組應(yīng)注意必要的值勤、崗哨、門衛(wèi)、消防、安全門、特殊事件處理等安全工作的準(zhǔn)備。有的還要考慮主控室和有關(guān)安全保衛(wèi)設(shè)備的使用工作。目前有的采用臨時與保安公司簽訂協(xié)議的方式，在會議期間雇傭保安人員。 一切“前站”工作在會議召開前就緒，由各組負(fù)責(zé)人落實后，向大會籌備處匯報，保證會議如期召開。（二）會中的各項會務(wù)工作 會中的各項會務(wù)工作中的主要從以下四套班子的工作來討論。 秘書組 秘書組人員在會中一般按工作內(nèi)容

8、分成兩部分（見圖5-17）。 圖5-17 秘書組人員在會中的工作內(nèi)容秘書人員的工作收集和初加工以及信息反饋深加工和信息發(fā)布一部分是進(jìn)會，參加或召集小范圍座談討論會，了解與會人員的會議反映，了解會議情況，保證會議議程、日程的正常進(jìn)行一部分秘書人員要負(fù)責(zé)編發(fā)會議簡報，及時報道會議情況，適時下發(fā)會議材料按既定日程和議程組織會議及會間活動做好大、小會議調(diào)度工作，堅持候會制度 候會制度：候會就是等候參與會議的具體議程。有些會議，議題繁多，必須參加后一議題討論的代表如果與前一議題無關(guān)，秘書人員必須通知有關(guān)人員在指定的時間到指定的地方等候，保證會議前后相接，既可節(jié)省時間、又不至于使會議秩序混亂，保證各議題討

9、論的緊湊，又避免無謂的“聽會”。如大會安排代表發(fā)言、演講，要提前落實好發(fā)言、演講人，并按時把他們引領(lǐng)到指定地點等候準(zhǔn)時發(fā)言。 秘書組要組織會議決定、決議的修改和定稿。有的決定、決議，是秘書在會前就著手準(zhǔn)備的，有的則要根據(jù)會上議定的內(nèi)容或表決的結(jié)果在會議期間撰寫的。還要抓緊做會議總結(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備會議后期發(fā)言。 行政組 首先，要組織會議簽到工作。簽到是與會人員到會時的一道必要的手續(xù)，也是會場管理的一項重要內(nèi)容。 目前常見的簽到方法有四種（見圖5-18）。圖5-18 簽到方法 常見的簽到方法 秘書代簽法：由秘書人員在到來者的名下畫圈。 證件（卡片）式簽到：與會代表在預(yù)先發(fā)給他們的證件或卡片上簽上自己

10、的姓名，然后上交即可。 簿式簽到：與會代表在入場時到秘書人員事先準(zhǔn)備好的簽到簿上簽署自己的姓名、職務(wù)、所在單位、聯(lián)系電話及安排住宿房號等，以示到會。 電子自動簽到：代表將印有代表固定號碼的卡片送入簽到機(jī)，簽到機(jī)立即將姓名、號碼傳到中心，并把簽到卡退還代表。電子簽到的優(yōu)點在于快捷方便，不會因速度慢而在會場入口處出現(xiàn)混亂擁擠的現(xiàn)象。 簽到完畢，與會人員進(jìn)入會場后，秘書人員要填寫會議出席情況報告表，在主持人宣布會議正式召開前報告主持人。會議出席情況報告表包括會議名稱和屆次、日期、應(yīng)到人數(shù)、缺席人數(shù)，實到人數(shù)等內(nèi)容。 其次，是分發(fā)文件。分發(fā)的文件包括報告、講話稿，演講稿、計劃、方案、決定討論稿、草案、

11、規(guī)定、章程、制度、開幕詞、閉幕詞、議案、提案、討論的問題等。分發(fā)不僅要避免出現(xiàn)差錯，而且常要趕時間，有時一部分分發(fā)下去看完后還要回收，秘書人員一定要親自分發(fā)、回收，還要清點下發(fā)與回收的文件材料份數(shù)。如需回收的文件，分發(fā)前在右上角必須注明回收字樣，以便與會人員妥善保管。 最后，行政組還要征求與會者對食宿的意見，對特殊與會人員加強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)，抓緊會務(wù)費用結(jié)算工作，組織安排好會議期間的文娛活動，搞好返程交通的落實。 宣傳組 結(jié)合會議要求組織各種形式的宣傳工作，聯(lián)系并協(xié)助新聞單位做好報道，保證信息的及時發(fā)布與交流。 保衛(wèi)組 杜絕各種不安全隱患，必要時與有關(guān)交通管理和治安管理部門協(xié)調(diào)，保證會議順利進(jìn)行。（

12、三）會后的落實工作 會后的落實工作從以下四套班子的工作來討論。 秘書組 完成會議紀(jì)要等等會議材料，做好下發(fā)工作。有關(guān)的報告、決定、決議修改后，要經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審閱簽發(fā)，然后印發(fā)。 需回收的文書，大會結(jié)束后及時收回；遺失的經(jīng)查清，報領(lǐng)導(dǎo)處理需公開發(fā)表重要文件，報領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后及時交新聞單位發(fā)表正式印發(fā)的文件及時印發(fā)會議記錄、發(fā)言稿、原始材料等均應(yīng)立卷、歸檔 秘書人員應(yīng)根據(jù)文書的性質(zhì)與重要程度分情況妥善處理（見圖5-19）。圖5-19 秘書人員對各種文書的處理文書需要承辦、轉(zhuǎn)辦以及要形成其他材料的文件，要及時交付有關(guān)人員，歸口處理 行政組 作好與會人員的財務(wù)結(jié)算，賬目票據(jù)要結(jié)清；做好離會時的協(xié)助退房

13、、返回送站工作；做好駐地、會場的善后工作。要保證與會者及時離會，必要的，要協(xié)助寄發(fā)會議材料。 宣傳組 與新聞單位共同協(xié)作，做好新聞發(fā)布會、新聞播發(fā)和會議宣傳工作。向駐會場所表示謝意，必要時要發(fā)感謝信。 保衛(wèi)組 做好會后的一切物資清點清查工作，協(xié)助做好會議材料的妥善處理工作。 以上，是大型會議的會務(wù)工作，以典型的代表會會務(wù)為例。大型會議還應(yīng)當(dāng)包括展示會、展銷會、博覽會、交流會等等，這種會務(wù)，比起我們所介紹的內(nèi)容和形式都更豐富，也更復(fù)雜。展 銷 會四、會議改革的探討 會議是必要的，它是發(fā)揚民主，集思廣益，溝通信息，推動工作，解決問題的一種十分重要的方法。但目前，我們國家從上至下不同程度地存在著會風(fēng)

14、不正問題。規(guī)模越來越大、級別越來越高、陪會嚴(yán)重會議討論問題東拉西扯，議而不決決而不行會風(fēng)不正的問題（見圖5-20）。圖5-20 會議存在的問題存在的問題會議鋪張浪費、講究吃會、游會、玩會、撈會時間過長 形成“馬拉 松”會會議過多，形成“會海” 隨著我國經(jīng)濟(jì)體制與政治體制改革的不斷深入和發(fā)展，會風(fēng)不正問題越來越成為管理工作中嚴(yán)重的腐敗現(xiàn)象，會風(fēng)問題已經(jīng)到了非改不行的時候了。研究會議改革，主要應(yīng)當(dāng)從兩個方面入手。一個是會議該不該開；一個是該開的會議怎么開。解決好這兩個問題，會風(fēng)才能端正，辦事效率自然提高。 （一）健全會議制度，嚴(yán)格會議紀(jì)律 要徹底根除工作中存在的弊端，都必須從制度與紀(jì)律入手才能解決

15、。會議改革，首先應(yīng)當(dāng)把好會議審批關(guān)（見圖5-21）。圖5-21 會議的審批會議審批關(guān)人把關(guān)制度把關(guān)會議方案報批制度 會議方案報批制度：要建立一套會議方案報批制度，明確什么規(guī)模、什么級別、會議支出在什么范圍內(nèi)的會議，應(yīng)當(dāng)事先報送哪一級審批。秘書工作中強(qiáng)調(diào)會議方案的設(shè)計，會議方案報批制度中應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定，申請開會，要有詳盡的會議方案，會議方案中要明確會議目的，明確會議要取得的成果。（二）壓縮會議支出，計算會議成本，公開會議支出 針對壓縮會議費用問題，有人提出了對會議費用的各種標(biāo)準(zhǔn)化計算。如果每位與會者心中都有一本會議支出的經(jīng)濟(jì)賬，精打細(xì)算，科學(xué)安排會議的投入與產(chǎn)出，會風(fēng)必定大為好轉(zhuǎn)。 會議成本：計算

16、會議成本，就是按照與會人員的工作職稱、工作水平、工作量來計算會議期間所有人力、物力、財力的開支，計算出會議成本，以明確會議的代價，提醒有關(guān)人員，減少沒有必要的會議。人們曾經(jīng)借鑒過日本太陽公司計算會議成本的方法，即會議成本 = 2ABT（A：每小時職工平均工資的3倍；B：參加會議的人數(shù)；T：是以小時計算的開會時間；2A即包含了停工的損失）。這種計算方法是否科學(xué)值得研究，但講究效率、講究成本的精神，值得學(xué)習(xí)。 （三）統(tǒng)一辦會 奢侈會風(fēng)造成的不僅是資金浪費問題，“會?！敝羞€會使人力物力無限消耗。針對這種情況，現(xiàn)在有不少“會議公司”，專門承接各類會議事務(wù)，而且完全是經(jīng)營性的。 會議公司：會議的主辦單位

17、只要付錢、講清會議目的，會議公司便以完善的會務(wù)工作向主辦單位提供服務(wù)。目前，北京有幾家會議公司，各大飯店的公關(guān)部門和其他部門，也承接類似的事務(wù)。像“展覽公司”，在辦各類展覽會，展銷會、游園會、“廟會”的意義上，也是一個會務(wù)性公司業(yè)務(wù)。廟 會 目前看來，會議公司能夠生存和發(fā)展，說明人們對統(tǒng)一辦會的需要。但會議公司也有其自身的優(yōu)點和缺點，如表5-5所示。 表5-5 會議公司的優(yōu)缺點 會議公司的優(yōu)點 會議公司的缺點 經(jīng)常辦會，可以在辦會的經(jīng)驗上不斷總結(jié)，會議就辦得好 多是不同單位參加的大會，會議開支都是公款，所以沒人做一個精確的計算 會議公司在物質(zhì)上也有相應(yīng)的基礎(chǔ)，有比較完善的現(xiàn)代會議設(shè)備設(shè)施 節(jié)省

18、了部分人力 會議公司沒有一個收費標(biāo)準(zhǔn) 也節(jié)省財力 （四）限制會議的時間、地點 目前，一些“會?！爆F(xiàn)象形成的原因，是無人“督會”。一些領(lǐng)導(dǎo)人物，都是被當(dāng)成特邀的來賓請來講話、聽會的，囿于各方面原因，會已開了，也不便指責(zé)。目前有的地方已經(jīng)開始建立會議的監(jiān)督機(jī)制，比如明確規(guī)定不準(zhǔn)在旅游旺季到旅游勝地組織會議。對于限制會議的時間，也是很有必要的。（五）利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備使會議現(xiàn)代化 利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，可以克服會議的時間緊、場所限制、人員集中、資料準(zhǔn)備工作緊張、交通不便等等困難，大大減少財政開支，提高效率。 電子計算機(jī)的廣泛使用，可使會議計算機(jī)化。計算機(jī)在會議中的應(yīng)用有以下方面（見圖5-22）。 圖5

19、-22 計算機(jī)在會議中的主要應(yīng)用計算機(jī)在會議中的應(yīng)用用電子日程表安排會議，并及時發(fā)出信號，提醒準(zhǔn)時開會與會者進(jìn)行信息傳遞、文件的起草討論、以及各種會議材料統(tǒng)計進(jìn)行會議記錄，編制會議簡報，自動檢索會議內(nèi)容 除此之外，還有一些具體的會議改革方法（見圖5-23）。圖5-23 會議改革的方法會議改革方法1.會議議題要單一2.會前做好充分的準(zhǔn)備3.小型會議不安排開幕式和閉幕式4.事先把報告、講話稿印發(fā)給與會者 限定發(fā)言人數(shù)和發(fā)言時間5.砍掉沒必要的觀光旅游6.紀(jì)念品要體現(xiàn)會議的品位 會議改革是老話題，又總有新內(nèi)容，說明會議改革任務(wù)的艱巨。會議的質(zhì)量水平，有時的確不完全取決于秘書，但是畢竟具體的會議事務(wù)都

20、是由秘書承辦的，所以會議改革中秘書的責(zé)任是重大的。第二節(jié) 會見會談中的事務(wù)工作本節(jié)要點一、安排會見工作二、安排會談工作 當(dāng)今世界，信息與科學(xué)技術(shù)已經(jīng)大大縮短了人與人、地區(qū)與地區(qū)、國家與國家之間的距離，“地球村”開始成為現(xiàn)實。無論是政府組織、企業(yè)公司，還是社會團(tuán)體，為交往與合作而舉行的會見和會談就越來越多，它已成為領(lǐng)導(dǎo)工作的一個非常重要的組成部分。一、安排會見工作 會見，即與別人會面、相見，多指外交場合，也稱會晤。其具體概念如下（見圖5-24） 。 圖5-24 會見的具體概念尊者、長者和身份、級別、地位高者會見卑者、小者和身份、級別、地位低者卑者、小者和身份、級別、地位低者會見尊者、長者和身份、

21、級別、地位高者在君主制國家在外交上 會見就其內(nèi)容和性質(zhì)來說，有禮節(jié)性的，也有實質(zhì)性的，與會談相比，禮儀性更強(qiáng)些（見圖5-25）。圖5-25 會見的種類會見的種類禮節(jié)性的會見實質(zhì)性的會見時間較短，話題較寬泛，氣氛也較輕松活潑涉及雙邊的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化以及其他內(nèi)容中的一方面或多方面交換意見，因而時間較長，話題較集中，氣氛緊張 在為領(lǐng)導(dǎo)安排會見時，秘書人員必須做的具體工作有以下幾方面： （一）客人提出會見要求 會見如果是由客人提出，秘書人員應(yīng)將對方要求會見的目的、人數(shù)、人員姓名、職務(wù)以及會見內(nèi)容及時報告給領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一籌劃與安排下盡早給對方回復(fù)，以便約定會見時間。如因故不能會見，應(yīng)向?qū)Ψ酵裱越忉?。（二）主人（我方）提出會見要?如果我方作為主人主動提出會見要求，即會見邀請，秘