進程中的行動管理

1、進程中的行動管理今日學(xué)習(xí)目標(biāo)今日學(xué)習(xí)目標(biāo)1.了解進程中行動的影響了解進程中行動的影響2.認識到進程中行動需要并可以進行管理認識到進程中行動需要并可以進行管理3.說明管理進程中行動的流程，并將其轉(zhuǎn)化為成果說明管理進程中行動的流程，并將其轉(zhuǎn)化為成果4.學(xué)習(xí)如何分析現(xiàn)有的進程中行動（基礎(chǔ)狀況）和期望的進程中行動（目標(biāo)狀學(xué)習(xí)如何分析現(xiàn)有的進程中行動（基礎(chǔ)狀況）和期望的進程中行動（目標(biāo)狀況），并制定行動計劃，將進程中行動從基礎(chǔ)狀況發(fā)展到目標(biāo)狀況況），并制定行動計劃，將進程中行動從基礎(chǔ)狀況發(fā)展到目標(biāo)狀況5.進行進行實際操練，說明進程中行動管理的威力實際操練，說明進程中行動管理的威力AIP Manageme

2、nt進程進程中行動管理中行動管理進程中行動天天在做l進程中行動進程中行動是來自于生活中的行為、行動是來自于生活中的行為、行動, ,它存在于人們的生活、工作、學(xué)習(xí)當(dāng)中：它存在于人們的生活、工作、學(xué)習(xí)當(dāng)中： 企業(yè)：生產(chǎn)、研發(fā)、銷售和市場等；企業(yè)：生產(chǎn)、研發(fā)、銷售和市場等； 生活：婚嫁、旅游等；生活：婚嫁、旅游等； 學(xué)習(xí)：上學(xué)、培訓(xùn)等學(xué)習(xí)：上學(xué)、培訓(xùn)等 一定時間段內(nèi)太多進程中行動的后果一定時間段內(nèi)太多進程中行動的后果1 1、 第一次成功率低，經(jīng)常返工。第一次成功率低，經(jīng)常返工。2 2、 解決問題的時間太長解決問題的時間太長3 3、 太多緊急、應(yīng)急的事情需要馬上處理。太多緊急、應(yīng)急的事情需要馬上處理。

3、4 4、 解決問題的能力下降。解決問題的能力下降。5 5、 不能在預(yù)定完成的時間完成。不能在預(yù)定完成的時間完成。6 6、 引起其他相關(guān)的工作或整體計劃完成的引起其他相關(guān)的工作或整體計劃完成的時間拖延。時間拖延。7 7、 引起部門之間、領(lǐng)導(dǎo)與下屬、同事與同引起部門之間、領(lǐng)導(dǎo)與下屬、同事與同事的不信任，相互指責(zé)。事的不信任，相互指責(zé)。8 8、 不得不對替代方法和替代工作采取遷就不得不對替代方法和替代工作采取遷就的態(tài)度。的態(tài)度。9 9、 因擔(dān)心出錯，花過多人力、時間用于準(zhǔn)因擔(dān)心出錯，花過多人力、時間用于準(zhǔn)備和檢查。備和檢查。1010、頻繁改變優(yōu)先排序，員工工作的實際目、頻繁改變優(yōu)先排序，員工工作的實

4、際目標(biāo)和企業(yè)目標(biāo)不一致標(biāo)和企業(yè)目標(biāo)不一致 YESAIPAIP基本概念基本概念 l AIPAIP是進程中行動的英文縮寫。是進程中行動的英文縮寫。lAIPAIP是指人們在生活、工作、學(xué)習(xí)中需要進行的工作。是指人們在生活、工作、學(xué)習(xí)中需要進行的工作。AIPAIP的概念產(chǎn)生于：的概念產(chǎn)生于： 對人們的思維和為達到預(yù)期目標(biāo)（目的）的行為進行抽象對人們的思維和為達到預(yù)期目標(biāo)（目的）的行為進行抽象概括而成。概括而成。 支持支持AIPAIP的公理的公理 l企業(yè)和個人的工作只有通過醞釀、篩選、計劃和排期企業(yè)和個人的工作只有通過醞釀、篩選、計劃和排期，同時在條件（資源保證）成熟的前提下進行實施才，同時在條件（資源

5、保證）成熟的前提下進行實施才能成功地達到企業(yè)的目的能成功地達到企業(yè)的目的 AIPAIP的來源的來源 l企業(yè)里提出企業(yè)里提出AIPAIP任務(wù)：任務(wù)： 首先是上級首先是上級 項目負責(zé)人項目負責(zé)人 客戶客戶 崗位描述崗位描述 執(zhí)行計劃執(zhí)行計劃l家庭里提出家庭里提出AIPAIP任務(wù)任務(wù) 家長家長 學(xué)校里提出學(xué)校里提出AIPAIP任務(wù)任務(wù) 校長校長完整AIP 的要素構(gòu)成l明確的負責(zé)人；明確的負責(zé)人；l資源條件成熟的保證；資源條件成熟的保證；l明確的完成日期；明確的完成日期；l明確的最終達到目標(biāo)成果；明確的最終達到目標(biāo)成果；l相關(guān)部門和人員的管理與合相關(guān)部門和人員的管理與合作；作； 任何組織和個人都需要任

6、何組織和個人都需要AIPAIP管理管理 l1 1、 任何組織和個人都希望用最任何組織和個人都希望用最短的時間，最低的成本達到最優(yōu)的短的時間，最低的成本達到最優(yōu)的效果；效果；l2 2、 任何組織和個人的時間和經(jīng)任何組織和個人的時間和經(jīng)濟資源都是有限；濟資源都是有限；l3 3、 任何組織和個人的行為結(jié)果任何組織和個人的行為結(jié)果都必須符合環(huán)境的要求：都必須符合環(huán)境的要求： 符合法律的要求符合法律的要求 符合道德的要求符合道德的要求 能在競爭中勝出的要求能在競爭中勝出的要求AIP管理與傳統(tǒng)工作管理的區(qū)別 主要特征主要特征 AIP管理方法管理方法 傳統(tǒng)工作管理方法傳統(tǒng)工作管理方法 做事方法與效果做事方法

7、與效果 做正確的事做正確的事 系統(tǒng)系統(tǒng)/規(guī)則規(guī)則 計劃性強計劃性強/要求高要求高 埋頭做事埋頭做事 簡單簡單/直覺直覺 計劃易變計劃易變/要求低要求低 管理方法與效果管理方法與效果 平臺式的工作環(huán)境平臺式的工作環(huán)境 重流程管理、多分析重流程管理、多分析 重效率與結(jié)果掛鉤重效率與結(jié)果掛鉤 職能式的工作環(huán)境職能式的工作環(huán)境 重指揮、少分析重指揮、少分析 重結(jié)果、輕過程重結(jié)果、輕過程 企業(yè)文化表現(xiàn)企業(yè)文化表現(xiàn) 專注做事、求合作專注做事、求合作 信息、智慧共享信息、智慧共享 求知求學(xué)成自覺行為求知求學(xué)成自覺行為 以身作則自律強以身作則自律強 做事易分心、少合作做事易分心、少合作 信息、智慧利用少信息、

8、智慧利用少 “打工心態(tài)打工心態(tài)”普遍普遍 以身作則自律差以身作則自律差 有效AIP管理的好處 l1 1、把有限的資源集中于實現(xiàn)統(tǒng)一、把有限的資源集中于實現(xiàn)統(tǒng)一的目標(biāo)，使工作結(jié)果更有成效的目標(biāo)，使工作結(jié)果更有成效l2 2、 創(chuàng)造、培育人們的文化素養(yǎng)基創(chuàng)造、培育人們的文化素養(yǎng)基礎(chǔ)礎(chǔ)l3 3、 提高人們對信息、智慧的管理提高人們對信息、智慧的管理水平水平l4 4、節(jié)約成本提高效率和競爭力、節(jié)約成本提高效率和競爭力 0 0101020203030404050506060707080809090第一季度第一季度第三季度第三季度東部東部西部西部北部北部企業(yè)為什么需要企業(yè)為什么需要AIPAIP管理管理 l1

9、、 企業(yè)有許多企業(yè)有許多AIP。 企業(yè)有許多企業(yè)有許多AIPAIP項目，沒有項目，沒有AIP的的管理就會什么事都做，結(jié)果什么都做管理就會什么事都做，結(jié)果什么都做不好，最后都做不成。不好，最后都做不成。 無無AIPAIP管理產(chǎn)生重疊的工作或工管理產(chǎn)生重疊的工作或工作的斷層將造成經(jīng)濟資源。作的斷層將造成經(jīng)濟資源。l2、 AIP管理需要溝通。管理需要溝通。 接受者只有知道上級的意圖接受者只有知道上級的意圖/目標(biāo)目標(biāo)/目的及自己所擁有的資源是否能承擔(dān)目的及自己所擁有的資源是否能承擔(dān)和按時完成，才能做好和按時完成，才能做好AIPAIP管理管理 3 3、不增加資源的情況，提高：、不增加資源的情況，提高：

10、企業(yè)效率（節(jié)約時間）企業(yè)效率（節(jié)約時間） 企業(yè)效益（簡化流程）企業(yè)效益（簡化流程） 如何有效地進行如何有效地進行AIPAIP管理管理如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理 回顧回顧AIPAIP的產(chǎn)生和基本概念的產(chǎn)生和基本概念 l明確的負責(zé)人；明確的負責(zé)人；l資源條件成熟的保證；資源條件成熟的保證；l明確的完成日期；明確的完成日期；l明確的最終達到目標(biāo)成果；明確的最終達到目標(biāo)成果；l相關(guān)部門和人員的管理與合相關(guān)部門和人員的管理與合作；作； 如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理AIPAIP管理工具管理工具號碼號碼No.本人現(xiàn)行事務(wù)本人現(xiàn)行事務(wù)ACTIVE AIPs 來源來源S

11、ource開始時間開始時間STATARTTIME完成時間完成時間COMPLETETIME1234現(xiàn)行現(xiàn)行AIP管理表管理表如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理AIPAIP管理工具管理工具待辦的待辦的AIP管理表管理表號碼號碼No.待辦事務(wù)待辦事務(wù)BACKLOG AIPs狀況狀況Status1234部門部門: _培訓(xùn)與教育分部培訓(xùn)與教育分部_ 中高層個人每周中高層個人每周AIP管理表格管理表格 （電子版）（電子版） 姓名：姓名：_蔡一雷蔡一雷_ 200 02年 年 第 第 36周 周 9月 月 2日日 9月 月 7日 日 填表時間填表時間 _號碼號碼.待辦事務(wù)待辦事務(wù)狀況狀況號碼號碼

12、本人現(xiàn)行事務(wù)本人現(xiàn)行事務(wù) 來源來源開始時間開始時間完成時間完成時間1學(xué)習(xí)PMS資料并領(lǐng)會其核心內(nèi)涵1對部分未能完成員工手冊進行跟進、輔員工手冊任務(wù)9月4上午9月4日上午2落實財務(wù)培訓(xùn)課程的教材2制定關(guān)于推薦公司后備人才的文件起草短期計劃9月5日2002-9-73落實銷售預(yù)測培訓(xùn)課程的教材3落實總經(jīng)理崗位培訓(xùn)的具體時間和發(fā)文短期計劃9月5日號碼號碼 每周重復(fù)性的每周重復(fù)性的AIP時間時間1參加BRT會議星期2下午2號碼號碼 交辦他人的交辦他人的AIP時間時間號碼號碼最近完成的最近完成的AIP何時何時1吳：負責(zé)實施AIP培訓(xùn)時的錄像9月5日1完成員工手冊個人能完成的部分，且歷8月31日2吳：負責(zé)實

13、施培訓(xùn)需求調(diào)查表9月4日2完成向CEO匯報部門短期工作計劃和重點8月30日3完成培訓(xùn)需求調(diào)查前的技能菜單8月29日如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理 AIPAIP層次分布圖層次分布圖 AIP R/G分部分部GMAIP R/G分部分部GMAIP R/G分部分部GMR/GR/GR/GR/GR/GRRRRRRCompletion完成完成AIP GCOO或或總監(jiān)總監(jiān)CEOAIP GR = Receiver 接收者接收者G = Generator 產(chǎn)生者產(chǎn)生者大大AIP包（大齒輪）分解（盡力帶動）簡單包（大齒輪）分解（盡力帶動）簡單的的AIP（小齒輪）小齒輪） 范例范例 CEO 大項目大項

14、目 大客戶大客戶 上級上級如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理AIP的啟動的啟動如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理做做AIPAIP前的篩選原則前的篩選原則用篩選原則優(yōu)化管理用篩選原則優(yōu)化管理AIPAIP：是否符合戰(zhàn)略目標(biāo)是否符合戰(zhàn)略目標(biāo)能否讓客戶和消費者更滿意能否讓客戶和消費者更滿意能否增加銷售或利潤值能否增加銷售或利潤值部門或個人有能力做嗎部門或個人有能力做嗎如果不做如果不做 后果如何后果如何能否集中精力能否集中精力如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理待待辦的辦的AIPAIP排序標(biāo)準(zhǔn)排序標(biāo)準(zhǔn)待辦的待辦的AIP優(yōu)先排優(yōu)先排必須按照某種標(biāo)準(zhǔn)進行選擇：必須按照

15、某種標(biāo)準(zhǔn)進行選擇： 確保重要事項；確保重要事項； 財務(wù)影響最大的事項財務(wù)影響最大的事項能得到最先解決。能得到最先解決。產(chǎn)生標(biāo)準(zhǔn)的重要公式：產(chǎn)生標(biāo)準(zhǔn)的重要公式： 周期內(nèi)的利益周期內(nèi)的利益公式的要素公式的要素 = 完成的成本完成的成本 完成的時間完成的時間公式要素應(yīng)考慮的特征公式要素應(yīng)考慮的特征： 放置的時間放置的時間長度長度法律和法規(guī)的法律和法規(guī)的規(guī)定規(guī)定產(chǎn)生的經(jīng)濟產(chǎn)生的經(jīng)濟收益收益?zhèn)€人情感的偏好個人情感的偏好能夠能夠解決現(xiàn)有的故障或問題解決現(xiàn)有的故障或問題對生存比較重要對生存比較重要競爭的需要競爭的需要如果如果不做會有風(fēng)險不做會有風(fēng)險1.根據(jù)以下特性從最高價值的項目開始，進行根據(jù)以下特性從最高

16、價值的項目開始，進行“啟動控制啟動控制”影響影響 高經(jīng)濟回報高經(jīng)濟回報要求日期要求日期 最近的日期優(yōu)先最近的日期優(yōu)先風(fēng)險風(fēng)險 低風(fēng)險優(yōu)先低風(fēng)險優(yōu)先2.將大的將大的AIP分成小的可衡量的分成小的可衡量的AIP3.明確明確最終結(jié)果最終結(jié)果4.在在規(guī)定時間內(nèi)，只有當(dāng)資源充足時才開始實施規(guī)定時間內(nèi)，只有當(dāng)資源充足時才開始實施AIP5.在在規(guī)定時間內(nèi)越晚開始越好規(guī)定時間內(nèi)越晚開始越好如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理接受者接受者AIPAIP管理啟動控制原則管理啟動控制原則1.記錄記錄AIP，按篩選原則優(yōu)先排序按篩選原則優(yōu)先排序2.了解了解3. 完成完成AIP所需時間所需時間 每周重復(fù)性的每

17、周重復(fù)性的AIP（如會議）如會議） 哪些哪些AIP必須現(xiàn)在處理（處理）必須現(xiàn)在處理（處理） 哪些必須等待（儲存）哪些必須等待（儲存） 哪些哪些AIP可以分派給他人可以分派給他人3. 分析現(xiàn)在的分析現(xiàn)在的AIP工作量（基礎(chǔ)狀況）工作量（基礎(chǔ)狀況） 確定理想的確定理想的AIP工作量（目標(biāo)狀況）工作量（目標(biāo)狀況）4. 實施行動計劃達到明確的最終結(jié)果實施行動計劃達到明確的最終結(jié)果如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理AIP分析和管理流程分析和管理流程AIPAIP接受者的三個反應(yīng)：接受者的三個反應(yīng)：，因為該因為該AIPAIP屬屬: :最終結(jié)果不明確最終結(jié)果不明確與戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)不符與戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)不符可替

18、代流程可替代流程不增值不增值簡化復(fù)雜的簡化復(fù)雜的AIPAIP商定完成日期商定完成日期重新確定最終成果，以減少非增值行動或可替代流程重新確定最終成果，以減少非增值行動或可替代流程重新確定內(nèi)容以符合企業(yè)戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)需要重新確定內(nèi)容以符合企業(yè)戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)需要放在儲存列表中放在儲存列表中合理化排序合理化排序現(xiàn)有現(xiàn)有AIPAIP完結(jié)后，篩選儲存的完結(jié)后，篩選儲存的AIPAIP提取最優(yōu)先提取最優(yōu)先AIPAIP 如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理 AIPAIP管理中可采取的行動管理中可采取的行動TASKREJECT姓名：張勞作姓名：張勞作周末周末: 星期六星期六Document Your AIPs記錄

19、你的進程中行動記錄你的進程中行動如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理個人個人A AIPIP管理的實用工具管理的實用工具這一簡單這一簡單的程序就能行之有效！的程序就能行之有效！ 儲存儲存AIP列表列表1.2.3.4.5.OTHERAIP篩選原則篩選原則的運用的運用新的新的AIP來源來源現(xiàn)行現(xiàn)行AIP列表列表1.2.3.4.完成的完成的AIP列表列表 XXXXXAIP啟動啟動原則原則運用運用 先做先做必須必須做的做的 FOM = 生命生命周期內(nèi)的受益周期內(nèi)的受益 完完成的成本成的成本 完成完成的時間的時間 如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理AIPAIP的產(chǎn)生流程的產(chǎn)生流程

20、NoYes 是是Yes有有Yes是是No無無 開始控制開始控制形成形成/ /識別新的識別新的AIP:AIP: 明確預(yù)期成果明確預(yù)期成果完成的衡量指標(biāo)完成的衡量指標(biāo); ;完成的時間期限完成的時間期限接受人接受人AIP管理流程管理流程AIP有無實質(zhì)性目標(biāo)有無實質(zhì)性目標(biāo)清除清除KillAIP是否是否符合戰(zhàn)略和符合戰(zhàn)略和附加價值的附加價值的要求？要求？給接受給接受人的說明人的說明儲存管理儲存管理按照附加價值按照附加價值 排序排序:高高 中中 低低其它其它是否分派是否分派合適、合適、精干的精干的接受人接受人No 否否SCOPE范圍范圍Cycles of Learning學(xué)習(xí)周期學(xué)習(xí)周期No否否啟動啟動控

21、制控制Starts Control現(xiàn)在現(xiàn)在處理的處理的AIP清單清單AIP儲存儲存清清單排序單排序/ /僅僅留三項留三項完成完成的的AIP清單清單1.2.3.4.5.實施實施規(guī)則規(guī)則 可能可能予以清除予以清除新新的的AIP/最終成果最終成果按照戰(zhàn)略和附加按照戰(zhàn)略和附加價值標(biāo)準(zhǔn)的過濾價值標(biāo)準(zhǔn)的過濾可能可能予以清除予以清除AIP有無有無實質(zhì)成果實質(zhì)成果回回到產(chǎn)生者到產(chǎn)生者如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理接受接受者持續(xù)者持續(xù)AIPAIP管理管理啟動規(guī)則：啟動規(guī)則：將大的進程中行動細化為小的可衡量的單位將大的進程中行動細化為小的可衡量的單位確認最終結(jié)果確認最終結(jié)果只在有充足資源按期完成

22、的情況下才予以實施只在有充足資源按期完成的情況下才予以實施如何進行有效的如何進行有效的AIPAIP管理管理新新的的AIPAIP的過濾的過濾Strategic Fit?Does the Deliverable support a strategy or tactic necessary to take advantage of the opportunities identified by the basic missionDoes the Deliverable support the organizations defined strategyAND Value-AddedDoes the

23、Deliverable increase the results of the organization?Does the Deliverable add process improvement by:Improving the responsiveness to internal or external customers while employing minimum resources?Accelerating results while employing minimum resources? 是否是否符合戰(zhàn)略要求符合戰(zhàn)略要求最終最終結(jié)果是否支持或充分發(fā)掘使命性機遇所需結(jié)果是否支持或充分發(fā)掘使命性機遇所需的戰(zhàn)略或戰(zhàn)術(shù)？的戰(zhàn)略或戰(zhàn)術(shù)？最終結(jié)最終結(jié)果是否支持組織既定戰(zhàn)略果是否支持組織既定戰(zhàn)略是否是否符合附加價值的需求符合