企管法務部工作職責

1、企管法務部工作職責1、 組織架構模塊2、 公司制度模塊3、 運營管理模塊1、預算管理2、部門運行管理3、客戶管理4、風險管理：業(yè)務風險管理、基建風險管理、采購風險管理、運費回收管理5、數(shù)據(jù)分析管理4、 法務事宜模塊5、 其他工作模塊年初有計劃，年底有總結；經(jīng)費有預算，培訓有考核。組織架構模塊一、公司的組織架構有決策層、職能層、執(zhí)行層。組織架構架構功能設定架構要求決策層戰(zhàn)略目標、戰(zhàn)略規(guī)劃職能層管理層級、管控力度管理層級不易過多、職責明確執(zhí)行層執(zhí)行力度、工作效率提高工作效率二、職責：1、要用發(fā)展變化的態(tài)度看待公司的組織架構，不同階段（起步、發(fā)展、穩(wěn)定、成熟）、不同時期（市場繁榮期、市場穩(wěn)定期、市場

2、衰敗期），公司的組織架構要隨之進行調整，避免因管理層級過多、流程繁雜冗長等原因影響執(zhí)行力，影響公司的整體成長。2、針對公司所處的階段和時期，提出合并、撤銷、增設某個部門。組織架構變化達到要求合并1、 職能部門職責重復，影響執(zhí)行部門的執(zhí)行力。2、業(yè)務部門的效益與成本費用不匹配，經(jīng)過項目可執(zhí)行性報告分析，整合資源能更好的效益增長。撤銷1、 管理層級過多，影響執(zhí)行力。2、 業(yè)務部門效益負增長，經(jīng)過目可執(zhí)行性報告分析，為市場潛力挖掘殆盡。增設1、 管理需求，職能部門職責空缺。2、 經(jīng)過目可執(zhí)行性報告分析，市場潛力巨大。3、合并、增設部門決策一旦成立，企管法務部應于成立后7個工作日內組織部門經(jīng)理進行部門

3、職責、崗位職責修訂。3、 審批流程：企管法務部提出意見組織架構變動項目成立分析報告總經(jīng)理辦公會討論董事長簽批通過集團辦公室下文通知4、 責任部門：決策層、企管法務部、集團辦公室5、 預算體系架構總經(jīng)理辦公會（制定戰(zhàn)略目標）企管企管法務部（組織、協(xié)調、審核、監(jiān)控、平衡預算目標、階段目標、戰(zhàn)略途徑）財務（各項預算指標的匯總）業(yè)務（執(zhí)行預算管理工作，高效配合）公司制度模塊1、 公司制度架構制度分類明細分類編寫部門公司層面通用管理制度行政任命集團辦公室管理制度企管法務部部門層面出具規(guī)章制度部門規(guī)章制度公司各部門部門崗位職責操作規(guī)范細則2、 職責：1、 建立健全公司的各項規(guī)章制度，并根據(jù)實際執(zhí)行情況及時

4、修訂完善，包括：l 組織編寫公司層面管理管理制度，并審核、報批，保證各項制度之間的協(xié)調統(tǒng)一。l 組織各部門自行編制崗位職責、操作規(guī)范細則、部門規(guī)章制度，企管法務部統(tǒng)一審核后，報批。l 制度編寫要求直接、簡單明了、切實有用、可操作性強、苛求細節(jié)，能嚴格落實，能讓員工工作有制度可依。2、 跟蹤監(jiān)督公司制度的執(zhí)行落實情況，提出修改、補充、完善的意見。3、 每兩年對公司層面管理制度、部門規(guī)章制度修訂一次。每三個月對部門的崗位職責、操作規(guī)范細則修訂一次。4、所有的制度及職責細則， 企管法務部存留電子檔案。3、 流程：1、企管法務部編寫公司層面通用管理制度 總經(jīng)理辦公會審批 董事長簽批 集團辦公室下發(fā)2、

5、各部門編寫部門規(guī)章制度 報企管法務部審核 總經(jīng)理辦公會審批 董事長簽批 集團辦公室下發(fā)3、業(yè)務部門編寫崗位職責+操作規(guī)范細則 航運事業(yè)部審核 企管法務部存檔4、后勤部門編寫崗位職責+操作規(guī)范細則 企管法務部存檔3、 責任部門：決策層及全公司各部門4、 與企管法務部工作銜接：1、 企管法務部列表式管理公司所有的管理制度、規(guī)章制度、崗位職責、操作細則。2、 企管法務部有責任提醒和要求各部門進行各項規(guī)章制度制定和修訂，有權對不按以上規(guī)定或程序制定和修訂制度、職責、細則的部門進行處罰。3、 企管法務部根據(jù)公司管理制度及部門規(guī)章制度，部門崗位職責和操作細則監(jiān)督執(zhí)行落實情況，違反以上制度者予以處罰。5、

6、預算管理執(zhí)行的基礎：公司的管理制度及規(guī)章制度、崗位職責、操作細則運營管理模塊1、 預算管理：1、 目的：預算管理就是事前的管控計劃，事中的管控基礎，事后的考核依據(jù)。分為預算編制、預算控制、預算執(zhí)行、績效管理四步，涉及企業(yè)的戰(zhàn)略、績效、計劃、管理、財務、監(jiān)控等方方面面，實現(xiàn)資本使用率提高，管理風險可控，資源配置合理，績效考核激勵，目標成本管理等管理目標。2、 流程：形成自上而下，自下而上的閉環(huán)。制定戰(zhàn)略計劃和戰(zhàn)略目標總經(jīng)理辦公會根據(jù)年度經(jīng)營目標，組織自上而下滾動修訂預算目標，自下而上審核行動計劃和方案，平衡、協(xié)調、質詢、匯總預算。根據(jù)部門的預算節(jié)點，編制部門預算，制定行動計劃和方案，執(zhí)行落實預算

7、目標。 財務部 業(yè)務部門 企管法務部病 管理確定財務預算目標，編制財務預算方案。匯總各部門預算指標，完成現(xiàn)金預算和利潤預算，進行績效管理。注：根據(jù)預算指標列計劃，排預算節(jié)點，對預算節(jié)點進行決策層、監(jiān)督層、執(zhí)行層的管理和監(jiān)控。預算指標：業(yè)務預算銷售預算、人工預算、成本預算、銷售及管理費用預算專項預算項目可執(zhí)行性報告財務預算資金預算、利潤預算預算節(jié)點：銷售預算部門銷售收入預算人工預算部門用工工資費用預算成本預算部門與銷售收入配比的成本付出預算（含資金占用成本）銷售及管理費用預算部門銷售費用、各項管理費用（固定費用和變動費用）預算資金預算財務關于現(xiàn)金收支、短缺與融通的現(xiàn)金流預算專項預算投資項目的時間

8、、規(guī)模、市場調研、成本效益分析、資金籌措方式等可執(zhí)行分析報告。3、職責：1）根據(jù)年度戰(zhàn)略目標進行預算編制，并將預算指標轉化成預算節(jié)點，自上而下下達，要求各部門層層分解。2）審核、協(xié)調、平衡、修訂自下而上的部門預算節(jié)點及行動計劃和方案，層層確認，完成最終的預算編制。3）進行預算執(zhí)行監(jiān)督，預算調整監(jiān)督，預算反饋監(jiān)督，滾動式修訂預算計劃。4）自公司制定出戰(zhàn)略目標開始起2個月內，結束當年度預算編制工作。5）參與每季度的預算績效考核。4、與企管法務部的工作銜接：預算管理工作中，企管法務部起到承上啟下，協(xié)調統(tǒng)一、組織監(jiān)督的主要作用。企管法務部安排專人負責編制、統(tǒng)計、匯總、監(jiān)督。2、 部門運行管理部門職責：

9、 1、企管法務部和航運事業(yè)部、網(wǎng)點管理部一起對各個業(yè)務部門進行全方位的、深入的監(jiān)督檢查，企管法務部主要從財務角度和法律角度挖掘、分析和控制部門管理的風險點、嚴肅講解公司對職務侵占等違法行為的態(tài)度和決心、相關法律意識的普及、企業(yè)文化的宣傳等方面開展工作，始終站在公司的立場和角度，看待所有發(fā)現(xiàn)的問題，小問題當場指出、指正，提出整改要求、整改期限，并后續(xù)跟蹤整改情況，大問題立即上報公司領導。2、企管法務部要有效監(jiān)督防控各種部門內耗行為，及時發(fā)現(xiàn)這種內耗點。如部門經(jīng)理管理松散、存在人浮于事、客戶群體不健康、運費回收不重視、業(yè)務流程風險點不防控、法律意識和成本效益意識薄弱、客戶風險評估不到位、部門之間溝

10、通不暢等情況。做好風險控制、防范、跟蹤監(jiān)督，及時上報公司領導，為領導的戰(zhàn)略控制和決策做好參謀。3、 客戶管理部門職責： 1、客戶管理流程控制：簽合同 建檔案 后期跟進進行客戶維護 貨量波動分析 運費回收風險2、與運費回收主要相關：監(jiān)督要求業(yè)務部門了解客戶申請付費的時間點和習慣，對接我公司業(yè)務員對賬和開發(fā)票的時間。監(jiān)督要求業(yè)務部門從開始與客戶合作，就談好收費期限，培養(yǎng)客戶良好的付費習慣。3、與客戶效益主要相關：監(jiān)督要求業(yè)務部門了解客戶的真實情況，做到對客戶的發(fā)展實況持續(xù)的跟進，根據(jù)每個客戶的特征指導操作員積極主動的對客戶的貨量變化及合作情況進行梳理和分析。要求平臺部門每月將增減幅度很大的客戶進行

11、梳理和分析，反饋至相關業(yè)務部門。4、 與風險主要相關的方面：合作全程業(yè)務的客戶，監(jiān)督要求業(yè)務部門在開展業(yè)務之前簽署貨運代理協(xié)議；合作非全程業(yè)務的客戶，監(jiān)督要求業(yè)務部門在開展業(yè)務之前簽署業(yè)務代理協(xié)議。5、 客戶的維護和管理，要有系統(tǒng)的跟蹤落實，優(yōu)質的服務，持續(xù)的跟進，有計劃地維護，才能將因客戶管理不到位帶來的業(yè)務風險降到最低。4、 風險管理1、風險識別渠道：業(yè)務類，基建類，采購類業(yè)務類：與航運事業(yè)部一起挖掘業(yè)務流程，業(yè)務部門管理鏈條上的風險節(jié)點，包括業(yè)務操作風險節(jié)點，運費回收風險點，部門經(jīng)理自身管理節(jié)點，部門管理節(jié)點，業(yè)務人才培養(yǎng)節(jié)點，協(xié)作式職務侵占節(jié)點，運費回收流程節(jié)點?；悾簠⑴c基建項目的

12、各個決策點，確定施工方的招投標，確定材料的采購考察，確定合作的合同簽訂，確定工程量的計量工作，確定工程金額的審計工作，確定工程付款的監(jiān)督工作。采購類：辦公用品及電子產品，車輛用品的日常采購，控制供應商及采購價格，采購數(shù)量等管理風險，優(yōu)舶直營中心的采購控制合同類風險。2、風險預判：業(yè)務類，基建類，采購類業(yè)務類：運費回收類糾紛，職務侵占糾紛，客戶管理風險。基建類：工程合同糾紛，工程質量糾紛。采購類：購銷合同糾紛，產品質量糾紛。3、風險控制：業(yè)務類，基建類，采購類業(yè)務類：用制度，流程，管理，意識做規(guī)范管理管控，用法律條文做法律管控，用強制性的獎勵處罰制度做原則管控?；悾汉贤炇鹨?guī)范，質量出現(xiàn)問題

13、，及時與施工方溝通，簽署集團公司出具的罰款通知單。采購類：嚴格把關合同的簽署，原則堅守。4、風險發(fā)生后的處理渠道 與企管法務部的工作銜接：各個部門及時、敏銳的發(fā)現(xiàn)風險轉化成糾紛，一定要關注時效性的要求。設立專門的糾紛處理渠道：一旦風險轉化糾紛，發(fā)生糾紛的部門要及時將實際情況和相關資料上報公司領導和企管法務部，由企管法務部處理后續(xù)法律訴求和事務處理，相關部門積極配合。5、 運費回收催收工作1）、企管法務部每天進行各部門運費回收率的核算，發(fā)送各業(yè)務部門抄送各事業(yè)部負責人進行催費提醒。2）、企管法務部每周進行大額及超期的運費匯總，發(fā)送各部門進行催收，且要求各部門落實并回復，整理后發(fā)送各事業(yè)部負責人及

14、分管副總，加大運費回收的催費力度。3）、負責核算未收回款項的利息和每月的新客戶獎勵。4）、運費催收是企管法務部常態(tài)化的工作，每天每周嚴格執(zhí)行，對不合理的欠費不但有郵件提醒，還有對部門經(jīng)理及事業(yè)部負責人的電話詢問和催收，并及時將實際情況上報分管副總，要求加大催費力度或進行相關催費措施。發(fā)現(xiàn)有異常欠費的客戶，及時進行重點考察，專題研究，匯總上報分管副總和公司總經(jīng)理。五、數(shù)據(jù)分析管理項目公式備注毛利率（收入-成本）/收入縱向、橫向比較其變動情況，比較分析收入與成本的配比新客戶收入占比新客戶收入/總收入分析每月新客戶的拓展情況，為部門銷售管理提供數(shù)據(jù)支持。招待費招待費額分析招待費的發(fā)生與客戶維護、收入

15、、新客戶拓展的投入產出比，為部門客戶管理提供數(shù)據(jù)支持。平臺服務費對比我司與其他報關行的費用，找出差距和原因。應收賬款的機會成本應收賬款的周轉率和變動成本率分析每個部門占用公司資金的成本，為部門效益分析提供數(shù)據(jù)支持。部門變動費用比如電話費、車輛維修費、辦公費等環(huán)比分析部門的變動費用的增減，分析管理中存在的問題。平臺及后勤部門費用匯總平臺及后勤部門的管理費用匯總分析全公司的業(yè)務收入1元，需要付出多少輔助業(yè)務部門收入的管理費用，為部門效益分析提供數(shù)據(jù)支持。盈虧臨界點利潤為零時的部門收入； 利潤為零時的部門成本分析部門的保本點收入和保本點成本，為部門效益分析提供數(shù)據(jù)支持。法務事宜模塊（一）合同的審核和

16、管理：1、企管法務部要嚴格按照合同法的規(guī)定，規(guī)范公司需求的各類合同范本，審查合同內容及合同簽章的合法性，規(guī)范合同管理。2、 對遞交企管法務部的合同進行初審，對合同中不利于我公司的事項重點標注，要求簽署合同的部門與對方協(xié)調，以我方合同定稿為要求。業(yè)務類合同要求區(qū)域經(jīng)理、分管副總簽字認可方可蓋章。3、 對一些重要合同或合同中的一些疑點，及時聯(lián)系律師顧問，或進行詢問，或要求其進行審核。4、 合同的審核必須做到萬無一失，不放過任何一個疑點和漏洞，這是合同審核工作的原則。與公司的簽約律師溝通，要注意分寸，謹言慎行，嚴守公司機密。（二）其它法務事宜：1、員工法律意識的培訓：組織法律知識的培訓，結合公司的實

17、際業(yè)務及實際案例，進行重點分析和工作思路的研討，讓員工能從與切身相關的法律風險案例中真正領悟到法律意識的重要性；對新頒布的與公司實際業(yè)務相關的法律法規(guī)，及時組織學習和研討，防范可能發(fā)生的風險。2、公司決策行為的合法性分析、協(xié)助部門解答法律咨詢：企管法務部不參與任何部門的具體工作，但對公司決策行為、部門各類工作行為提供及時、詳盡的法律意見和建議，控制各類可能發(fā)生的法律風險。3、各種法律案例的整合：自企管法務部成立之日起，對每一次法律風險的咨詢、法律事件的處理、法律案例的分析進行整理和存檔，形成法律風險控制的數(shù)據(jù)化管理體系。4、制定風險分析戰(zhàn)略和風險管理戰(zhàn)略：對公司可能發(fā)生的各類法律風險進行提前預

18、判和分析，比如業(yè)務合同或業(yè)務行為法律風險、人事勞動法律風險、企業(yè)管理法律風險、采購合同及借款合同法律風險等，經(jīng)過專業(yè)律師的審核和修正，部署風險管理戰(zhàn)略，能第一時間對各類法律風險進行及時、準確地規(guī)避、轉移、控制。其他工作模塊一、重要證件的保管 1、重要證件的借出，需要遞交申請，部門經(jīng)理簽字，分管領導同意。正常業(yè)務如財務辦理銀行業(yè)務、辦理公司養(yǎng)老保險業(yè)務等，部門經(jīng)理簽字即可；除此之外，證件外借，均上報分管領導同意之后，方可借出。2、 公司的重要證件保管，要確保證件的安全和完整，外借時必須說明原因和遞交申請，并要求及時歸還。二、采購監(jiān)督：1、要求采購員首先對大批量采購的供應商進行資質備案，監(jiān)督采購員

19、是否按公司的采購管理流程進行采購，采購物品是否必須采購，是否貨比三家，是否價格最優(yōu)，是否滿足采購需求等。2、對一些大件采購，做到事前實地考察，對采購商的規(guī)模和資質進行摸底查驗，并如實上報公司領導。3、與采購員考察定點供應商，用采購量最大限度地去爭取最低的采購成本。4、監(jiān)督采購員嚴格遵守集團公司的采購管理規(guī)定，認真執(zhí)行和落實，尤其要自律。5、制定健全嚴明的采購制度，配套有采購監(jiān)督事前控制、事中監(jiān)督的監(jiān)督體制，企管法務部人員應堅持原則，廉潔自律，維護公司利益，發(fā)現(xiàn)采購人員有職務侵占地行為，要及時制止，及時上報，絕不姑息。三、基建工程的全程監(jiān)督：1、企管法務部參與集團公司所有基建工程項目的招投標工作和實地測量、合同簽訂、價格審查、工程進度、質量驗收、工程審計、完工結算和決算。2、嚴格審核撥款計劃，深入查看工作進度和工程質量，達不到公司要求，不予撥款。3、做好基建工程的全程監(jiān)督，要及時詢問，多方求證。實