電大畢業(yè)論文淺談出納工作與會計內(nèi)部控制

1、中央廣播電視大學(xué)開放教育會計學(xué)專業(yè)(本科畢業(yè)論文淺談出納管理與內(nèi)部財務(wù)控制從非法侵吞、 騙取所在單位 687萬余元公款被判無期徒刑的李建國, 到挪用近億 元資金被判死刑的宋丈艾, 再到貪污挪用兩個多億元的“超級大蛀蟲”卞中, 出納犯 罪的報道頻繁見諸報端。 同時檢察機(jī)關(guān)的調(diào)查也顯示, 近來各單位出納員的犯罪比較 突出, 并且呈上升趨勢。 我們不禁對出納這項工作產(chǎn)生很大的疑問:到底是什么原因 讓出納人員一個個“前腐后繼”?為什么總是國有企業(yè)、 集體企業(yè)或者是事業(yè)單位的 出納出問題?筆者也從事出納工作,工作的單位是臺灣玻璃中國控股公司在大陸設(shè)立的子公 司, 屬于中外合資公司。 當(dāng)年國家引進(jìn)外資的目

2、的就是為了引進(jìn)國外先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù) 及管理經(jīng)驗,臺玻集團(tuán)在帶來先進(jìn)的浮法玻璃生產(chǎn)技術(shù)的同時也帶來了沉淀近 40年 的一整套的會計內(nèi)部控制制度及方法。 筆者試圖結(jié)合自身工作, 通過總結(jié)出納的工作 職責(zé)、 分工以及出納管理在財務(wù)內(nèi)部控制中的方法等, 探索出納犯罪在財務(wù)內(nèi)部控制 方面的根源,以提高企業(yè)防范資金潛在風(fēng)險的能力。一、出納的工作職責(zé)出納工作是會計工作的重要環(huán)節(jié),涉及現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算等活動,直接關(guān)系到 職工個人、單位乃至國家的經(jīng)濟(jì)利益。因此,明確出納工作的職責(zé)和權(quán)限,是做好出 納工作的起碼條件。根據(jù)會計法、 會計基礎(chǔ)工作規(guī)范、 內(nèi)部會計控制規(guī)范 等財會法規(guī),我公司出納具有以下職責(zé):(一 按照

3、國家有關(guān)現(xiàn)金管理和銀行結(jié)算制度的規(guī)定,辦理現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算 業(yè)務(wù)。現(xiàn)金管理要做到日清月結(jié),發(fā)現(xiàn)問題,及時查對;銀行存款帳與銀行對帳單按 月核對,并按月編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”。(二 根據(jù)會計帳務(wù)人員編制的收付款憑證辦理現(xiàn)金、 銀行存款及有價證券的收 付業(yè)務(wù), 按收支順序逐筆登記現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳及備查簿, 作到日清月結(jié)。 (三 按照國家外匯管理和結(jié)購匯制度的規(guī)定, 辦理外匯的收支。 實時掌握匯率 波動情況,規(guī)避匯率風(fēng)險。(四 保管庫存現(xiàn)金和各種有價證券, 保證庫存的安全與完整。 定期進(jìn)行實物盤 點,如發(fā)生短缺,分清責(zé)任,及時報告。(五 保管有關(guān)印章、 空白收據(jù)和空白支票。 財務(wù)專用

4、章及法定代表人印鑒實行 分管,建立完善各種票據(jù)的領(lǐng)用和注銷手續(xù)。(六 對外加強(qiáng)與公司營業(yè)部門、 采購部門等的款項收支核對; 對內(nèi)掌握資金余 額,每日按帳戶別上報資金收支及結(jié)余明細(xì)表。二、出納工作分工原則淺談出納管理與內(nèi)部財務(wù)控制出納工作是一種特殊的會計工作,它既需要管理實物資產(chǎn)-貨幣,又需要登記與 此相關(guān)的帳務(wù), 是一項帳實兼管的工作, 而其他的會計工作更注重于帳務(wù)的核對及銜 接, 基本不涉及對實物資產(chǎn)的直接管理, 因此明確了出納的工作職責(zé), 還必須把握出 納工作的分工原則。 出納工作的分工原則主要指會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部牽制原則或者說錢帳分 管原則。根據(jù)中華人民共和國會計法第二十一條第二、三款規(guī)定:“

5、會計機(jī)構(gòu)內(nèi) 部應(yīng)當(dāng)建立稽核制度。出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權(quán)債 務(wù)賬目的登記工作” 。 錢帳分管原則強(qiáng)調(diào)凡是涉及款項和財物收付、 結(jié)算及登記的任 何一項工作, 必須由兩人或兩人以上分工辦理, 以起到相互制約作用。 實行錢帳分管 的目的是為了加強(qiáng)會計人員相互制約、相互監(jiān)督、相互核對,提高會計核算質(zhì)量,防 止工作誤差和營私舞弊等行為。三、出納管理在內(nèi)部財務(wù)控制中的控制方法掌握出納工作的分工原則, 明確出納的工作職責(zé), 是實施出納管理在財務(wù)內(nèi)部控 制的先決條件。 而如何加強(qiáng)出納管理在會計結(jié)算過程中的內(nèi)部控制, 涉及到內(nèi)部控制 的方法問題。 只有內(nèi)部控制方法得當(dāng), 執(zhí)行措施得力

6、, 才能減少或消除貨幣資金管理 中的錯弊行為, 保證資金的安全完整。 但是內(nèi)部控制的方法需要根據(jù)內(nèi)部控制的環(huán)境 來設(shè)定, 內(nèi)部控制環(huán)境主要是指企業(yè)的核心人員以及這些人的個別屬性和所處的工作 環(huán)境, 包括個人的誠信正直、 道德價值觀與所具備的完成組織承諾的能力、 董事會等 管理階層的經(jīng)營理念與營運風(fēng)格、 組織結(jié)構(gòu)、 職責(zé)劃分和人力資源的政策與程序。 像 很多國有企業(yè)“領(lǐng)導(dǎo)吃螞蚱,會計有大腿”,在這樣的內(nèi)部控制環(huán)境下談財務(wù)內(nèi)部控 制就毫無意義。目前, 我公司出納管理在財務(wù)內(nèi)部控制中的控制方法主要有會計分工控制, 崗位 輪換控制、貨幣清查(盤點、對帳控制、庫存限額控制等。(一會計分工控制會計分工控制

7、主要是會計操作流程上的控制或者說是崗位分工的控制, 是對過程 的控制, 在這個過程中糅合著授權(quán)責(zé)任控制。 在財務(wù)內(nèi)部控制中, 確立合理順暢的工 作流程是確保資金安全的重要任務(wù)。 按照工作分工的不同, 暫且把會計分為出納、 帳 務(wù)兩個部門。根據(jù)財政部內(nèi)部會計控制規(guī)范-貨幣資金第二章“崗位分工及授權(quán) 標(biāo)準(zhǔn)” 的相關(guān)規(guī)定, 結(jié)合筆者多年在多家公司的工作經(jīng)驗, 出納工作在財務(wù)內(nèi)控中的 控制模式可以歸納為兩種,一種是串聯(lián)式的分工模式,一種是交互式的分工模式。 1.串聯(lián)式分工模式所謂串聯(lián)式分工模式, 就是所有的收支業(yè)務(wù)自出納始, 到帳務(wù)終, 單據(jù)的傳遞及 帳務(wù)的處理呈直線型。 串聯(lián)式分工模式是國營、 集體

8、企業(yè)及事業(yè)單位采用的主要分工 模式。 從會計制度法規(guī)層面看, 串聯(lián)式分工比較接近 內(nèi)部會計控制規(guī)范-貨幣資金中央廣播電視大學(xué)開放教育會計學(xué)專業(yè)(本科畢業(yè)論文的要求。在該模式下,出納根據(jù)已簽字審核的原始單據(jù)核對金額,辦理收支,填制收 付款記賬憑證, 并根據(jù)收付款憑證登記現(xiàn)金及銀行存款日記帳, 傳遞收付款憑證到帳 務(wù)部門進(jìn)行帳務(wù)處理,然后帳務(wù)部門的現(xiàn)金及銀行存款的總分類帳與出納日記帳核 對, 從而實現(xiàn)錢帳分管, 達(dá)到內(nèi)部互相牽制的目的。 同時與客戶核對往來帳的任務(wù)由 帳務(wù)部門執(zhí)行。該流程如下圖所示: 串聯(lián)式分工模式達(dá)到了內(nèi)控制度規(guī)定的錢帳分管目的。 但對于貨幣資金等極易引 起差錯和不軌行為的項目來

9、說, 迅速進(jìn)行記錄是極重要的問題, 因為資金收支業(yè)務(wù)的 原始記錄 (對于會計來說, 記賬憑證是根據(jù)外部的原始單據(jù)制作的原始紀(jì)錄 一經(jīng)做 成, 盜竊侵吞的風(fēng)險就減少了, 正確迅速的資金收支記錄是保證資金安全的前提。 問 題的關(guān)鍵是原始紀(jì)錄應(yīng)該由誰來登記, 會計法、 內(nèi)部會計控制規(guī)范貨幣資 金等財會法規(guī)并沒有明確,只是籠統(tǒng)的規(guī)定“出納人員不得兼管稽核、會計檔案保 管和收入、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作”,由此推斷:出納人員可以制作資金收 支的原始紀(jì)錄, 即收付款憑證。 串聯(lián)式分工模式也正是遵循了這樣的理念, 資金總分 類帳是根據(jù)出納提供的收支憑證來匯總登記的。 出納一方面是實際資產(chǎn) (資金 的管

10、理者, 另一方面又是資金來源及使用信息的提供方, 帳務(wù)處理方是被動的接受資金收 支信息。這其中有沒有單方面人為信息調(diào)控的可能?來看下面的案例:查某,原中國汽車工業(yè)銷售總公司財務(wù)處出納員,公訴機(jī)關(guān)起訴書指控: 查某 于 1993年 8月至 1995年 1月間, 利用擔(dān)任中國汽車工業(yè)銷售總公司財務(wù)出納員, 負(fù) 責(zé)管理本單位 027001-72銀行存款帳戶,保管本單位現(xiàn)金支票的職務(wù)便利,采取隱 匿原始財務(wù)憑證、支出不記帳等手段,以“退車款”的名義,先后 17次用現(xiàn)金支票 將公款人民幣 510余萬元提出,據(jù)為己有。1993年 11月至 1995年 4月間,查某利 用相同手段,以支付“勞務(wù)費”、“退車款

11、”、“還款”的名義,將公款美元 27萬 余元(折合人民幣 189余萬元匯往其個人開戶的存折內(nèi)并提出,據(jù)為己有。1994年 5月、8月間,查某先后兩次用轉(zhuǎn)帳支票將本單位二個帳戶內(nèi)的公款人民幣 300萬 元轉(zhuǎn)入其在華夏證券有限公司開設(shè)的個人股票帳戶內(nèi),進(jìn)行股票經(jīng)營并陸續(xù)提出現(xiàn) 金,據(jù)為己有。1995年 8月,查某在單位發(fā)現(xiàn)其所管理的外幣帳戶有問題后,將其 持有的所有的股票全部售出,提出現(xiàn)金后攜款潛逃。為什麼查某的犯罪事實在經(jīng)過了近兩年才被發(fā)現(xiàn)?通過以上案例,我們可以發(fā) 現(xiàn), 出納作為實際資金的管理者, 同時又作為資金收支信息的提供者, 存在很大的風(fēng) 險。 這種風(fēng)險不僅存在于出納人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)

12、素質(zhì)方面, 更存在于這種直線式淺談出納管理與內(nèi)部財務(wù)控制的分工,一環(huán)錯,環(huán)環(huán)錯,并且短時間內(nèi)很難發(fā)現(xiàn),內(nèi)部控制的效率極其低下,對貨 幣資金流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)缺乏事前、 事中的防范和事后的核對評價。 同時也說明中國汽 車工業(yè)銷售總公司財務(wù)印鑒管理混亂,給犯罪分子提供了作案條件 。2.交互式分工模式內(nèi)部會計控制是一個動態(tài)的發(fā)展過程, 在組織內(nèi)部的會計分工時, 要使每項經(jīng)濟(jì) 業(yè)務(wù)至少保證兩個人以上或兩個部門以上參與, 這樣用一個人 (部門 的工作去證實 另一個人(部門工作的準(zhǔn)確性,只要有關(guān)人員沒有勾結(jié),差錯和不軌行為就很會被 盡快的發(fā)現(xiàn) ,正是基于這樣的分工理念,我公司出納工作的分工模式采用交互式。 在

13、收款方面, 出售商品、 提供勞務(wù)等營業(yè)收入是貨幣資金的主要來源。 為防范銷 售與收款過程中的差錯和舞弊, 出納主要負(fù)責(zé)結(jié)算銷售貨款以及資金日記帳的登載及 有價證券備查簿的登記, 制做原始的收款記錄 (收款憑證 及記載資金總分類帳由帳 務(wù)部門負(fù)責(zé)。 在收到銷售客戶的貨幣資金或銀行的收款單據(jù)時, 首先要把原始的收款 單據(jù)傳遞到帳務(wù)部門制做收款憑證, 出納根據(jù)帳務(wù)部門的收款憑證登記日記帳, 做到 日記帳與貨幣資金庫存及總分類帳的序時核對, 同時出納需要把資金的收入情況按客 戶類別填寫“貨款收支明細(xì)表”,按日報送公司的營業(yè)部門,由營業(yè)部門及時與客戶 溝通核對; 月底會計部門的應(yīng)收賬款帳齡分析由營業(yè)部門

14、根據(jù)與客戶的核對情況簽字 確認(rèn),確保應(yīng)收賬款的準(zhǔn)確無誤,從而保證貨款的安全;在付款方面, 首先由公司采購部門根據(jù)材料的驗收入庫單 (付款聯(lián) 及發(fā)票等填 寫請款單, 經(jīng)負(fù)責(zé)人層簽后轉(zhuǎn)帳務(wù)部門, 帳務(wù)部門核對請款單后制做付款憑證, 層簽 后傳遞至出納部門向供應(yīng)商支付貨款 (支付貨款的印鑒分別掌握在出納員和法定代表 人或其代理人手中 , 公司采購部門負(fù)責(zé)貨款支付的核實, 月底帳務(wù)部門的應(yīng)付賬款 帳齡分析表由公司采購部門簽字核對, 確保資金支付的準(zhǔn)確。 交互式分工模式用圖表 示如下: 交互式分工模式不僅避免了直線式信息傳遞的弊端, 原始的資金紀(jì)錄 (收付款憑 證 由帳務(wù)部門制做, 出納只執(zhí)行資金的收支

15、及登記資金日記帳和有價證券備查簿 (不 是有價證券帳,這樣可以防止出納人員挪用貪污,并用錯誤的會計信息(紀(jì)錄來 隱匿這些活動。 同時, 交互式分工模式做到了各環(huán)節(jié)之間環(huán)環(huán)相扣, 一個部門的工作中央廣播電視大學(xué)開放教育會計學(xué)專業(yè)(本科畢業(yè)論文由幾個部門來核對, 提高了資金收支過程的事前、 事中控制以及事后的核對, 達(dá)到了 保證資金安全完整的會計內(nèi)部控制目的。(二崗位輪換控制崗位輪換法注重的是人的控制。 每個公司應(yīng)切實實行崗位輪換的方法, 加強(qiáng)對職 工的日常培訓(xùn)及職業(yè)道德教育, 保證每個工作崗位至少有兩個或兩個以上的員工可以 勝任, 特別當(dāng)固定職員休假或離職時, 總得有人去接替其具體工作, 這樣的

16、安排既有 利于工作的交接, 又很容易暴露以往工作中的差錯和舞弊行為, 消除日常工作中有人 蓄意侵占盜用的打算。 工作輪換雖然不能最有效的利用員工的專長, 但是卻為替代人 提供了揭露前任差錯行為以及提出改進(jìn)工作設(shè)想的機(jī)會, 這種內(nèi)部控制的成本是完全 可以接受的。(三貨幣資金清查控制貨幣資產(chǎn)財產(chǎn)清查法是指對現(xiàn)金、 各種有價證券及結(jié)算票據(jù)進(jìn)行實物盤點, 編制 調(diào)節(jié)表,以保證賬記與實存一致性的一種方法。貨幣清查(盤點、對帳法分為定期 自查法和不定期抽查法。 定期自查法是由結(jié)算制度來約束的, 由出納人員主觀能動的 自主盤點核對, 包括現(xiàn)金出納每天的帳實核對及銀行出納的定期與銀行核對。 不定期 抽查是由上

17、層主管安排非出納人員對出納庫存進(jìn)行的偶然性檢查,強(qiáng)調(diào)檢查的突發(fā) 性, 其內(nèi)部控制的效果通常要比定期自查好, 因為不定期抽查會給貨幣資金相關(guān)崗位 產(chǎn)生一種無形的無時無刻、 無不存在的壓力, 從而在心里上壓抑不軌者貪占挪用的私 欲,達(dá)到保證資金安全完整之目的。(四庫存限額控制庫存限額控制法強(qiáng)調(diào)的是對現(xiàn)金的控制,主要是依據(jù)現(xiàn)金管理暫行條例,確 定公司 35天的日常零星開支所需的庫存現(xiàn)金限額,超出核定庫存現(xiàn)金限額部分必 須及時送存銀行,從而降低貨幣資金安全性控制風(fēng)險。四、出納管理在內(nèi)部財務(wù)控制中的控制內(nèi)容在實際出納工作中,應(yīng)加強(qiáng)財務(wù)內(nèi)部控制的內(nèi)容很多,主要有:收據(jù)、發(fā)票、銀 行對帳單、 銀行支票及銀行

18、承兌匯票等有價證券、 支付印鑒、 收付款憑證以及資金效 益等。對收據(jù)、發(fā)票主要控制其編號的連續(xù)性、票面內(nèi)容的一致性以及其領(lǐng)、用、存 的控制,防止票據(jù)的涂改、“頭尾不一”、撕毀盜用,確保收到資金完整入賬;對銀 行對帳單主要控制其完整性、真實性,加強(qiáng)日常的對帳工作,防止公款私存、轉(zhuǎn)賬套 現(xiàn)等現(xiàn)象的發(fā)生; 對銀行支票及有價證券主要控制其完整, 防止擅自提現(xiàn)、 出借賬戶 等;對印鑒的控制,主要根據(jù)“單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理。財務(wù)專用章應(yīng)由 專人保管, 個人名章必須由本人或其授權(quán)人員保管。 嚴(yán)禁一人保管支付款項所需的全 部印章。”之規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),嚴(yán)禁在票據(jù)上簽章;對收付款憑證的控制,主要是控淺談出納管理與內(nèi)部財務(wù)控制 制憑證的制作及傳遞，加強(qiáng)對憑證的預(yù)先編碼，編碼要連續(xù)，并在備查簿中登記，防 止憑證的丟失隱匿，保證業(yè)務(wù)過程的真實、完整及準(zhǔn)確；對資金效益的內(nèi)部控制主要 服從于企業(yè)利潤最大化的管理目標(biāo)，通過運用個中籌資、投資手段，合理高效的配置 貨幣資金，降低貨幣資金存儲量，根據(jù)企業(yè)中長期發(fā)展計劃，規(guī)劃中長期的資金利用 方案，最大限度的發(fā)揮資金的經(jīng)濟(jì)效益。 出納走上犯罪的道路，除了其本身的貪欲之外