運(yùn)營公司文件發(fā)放規(guī)定

1、文件發(fā)放規(guī)定批準(zhǔn)：審核：編制：XX一、范圍本規(guī)則規(guī)定了公司文件發(fā)放的規(guī)則。本規(guī)則適用于公司文件發(fā)放過程。二、職責(zé)行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)一制定公司的文件發(fā)放規(guī)則。三、文件的編寫、審核、批發(fā)、發(fā)放文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，確保文件是適宜的：a）質(zhì)量手冊由質(zhì)量部負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布；程序文件由責(zé)任部門負(fù)責(zé)人組織編寫，由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。質(zhì)量手冊和程序文件由行政人事部登記、發(fā)放；b）各部門工作手冊由各部門負(fù)責(zé)人組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，行政人事部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；c）應(yīng)確保文件使用的各場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的使用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫文件發(fā)放、回收

2、記錄。四、文件的受控狀況文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質(zhì)量管理體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行，所有受控文件必須在該文件封面的適應(yīng)位置加蓋表明其受控狀態(tài)的印章。5、 文件的更改a）質(zhì)量手冊由管理者代表組織更改，填寫文件更改申請，經(jīng)管理 者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由行政人事部發(fā)放。行政人事部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄；b）其他文件的更改由各相應(yīng)部門填寫文件更改申請單，經(jīng)管理者代表審核，再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。所有被更改的原文件必須由相應(yīng)部門收回，以確保有效文件的唯一性。6、 文件的領(lǐng)用a）文件使用者應(yīng)填寫文件發(fā)放/回收記錄，經(jīng)相應(yīng)的部門主

3、管審 批方可領(lǐng)用。b） 因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)的舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。七、文件的保存、作廢與銷毀1、 、文件的保存a）與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方；b）各部門文件由本部門負(fù)責(zé)人保管。c）任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。2、 文件的作廢與銷毀a）所有失效或作廢文件應(yīng)由相關(guān)部門資料員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”印章或作廢標(biāo)識，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用；b）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，

4、都應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)識；c）對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫文件銷毀申請，經(jīng)管理 者代表批準(zhǔn)后，由質(zhì)量部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。3、 文件的借閱、復(fù)制借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫文件借閱/ 復(fù)制記錄 ，由相關(guān)部門主管按規(guī)定權(quán)限審批后向行政人事部借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由行政人事部登記編號。八、 外來文件的控制1、受到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有 效。2、質(zhì)量部負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，統(tǒng)一編 號、加蓋受控印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。3、各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入“部門受控文件清單”，并報(bào)行政人事部備案。4、每年一次由質(zhì)量部組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評審， 各部門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評審，必要是予以修改，執(zhí)行 4.5 條款規(guī)定。5、對承載每本不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。九、發(fā)放規(guī)則表1編號明細(xì)表代碼部門1總經(jīng)理2技術(shù)總監(jiān)（管代）3研發(fā)部4制造部5質(zhì)量部6行政人事部