會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

1、檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)1. 會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)制度11.1. 會(huì)計(jì)檔案歸檔制度11.2. 會(huì)計(jì)檔案保管制度21.3. 會(huì)計(jì)檔案借閱制度21.4. 會(huì)計(jì)檔案保密制度51.5. 會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房管理制度51.6. 會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀制度121.7. 會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)制度121.8. 分子公司兼職檔案人員工作制度121 .會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)制度1.1. 會(huì)計(jì)檔案歸檔制度檔案歸檔制度一、凡是公司經(jīng)營(yíng)、建設(shè)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料都必須按照相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行管理。二、各部門(mén)將文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入各項(xiàng)工作計(jì)劃和管理工作程序中，納入部門(mén)和人員職責(zé)范圍，納入績(jī)效考核。三、各

2、類(lèi)檔案需按照會(huì)計(jì)檔案各類(lèi)型整理規(guī)范及裝訂要求立卷歸檔。四、各部門(mén)工作人員因公外出或離職等原因，如有查閱未歸檔資料和需移交資料，請(qǐng)?jiān)谕獬銮皩⑾嚓P(guān)資料及時(shí)向檔案部門(mén)歸檔。五、歸檔資料應(yīng)內(nèi)容完整，字跡清晰可見(jiàn)，裝訂整齊美觀，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等要求。傳真件需復(fù)印后歸檔。六、對(duì)于光盤(pán)、磁盤(pán)等資料應(yīng)按照特定存放條件去歸檔。七、所有歸檔的文件材料應(yīng)編制移交目錄一式兩份，交接時(shí)雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份備查。八、檔案工作必須按照本公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定及會(huì)計(jì)檔案裝訂要求，將檔案資料認(rèn)真分類(lèi)、整理、歸檔入庫(kù)，無(wú)特殊情況不得延誤檔案的整理和歸檔時(shí)間。九、檔案人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)檔案資料的外借情況，對(duì)超出規(guī)定時(shí)間的未歸

3、還檔案，應(yīng)告知借閱人走續(xù)借流程，如無(wú)續(xù)借應(yīng)及時(shí)將檔案歸檔入庫(kù)。十、檔案整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，檔案人員在檔案整理工作中，必須按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，貫徹落實(shí)企業(yè)檔案管理規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行公司的檔案分類(lèi)細(xì)則、檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)嚴(yán)格要求的進(jìn)行檔案的整理和加工，確保歸檔質(zhì)量。1.2. 會(huì)計(jì)檔案保管制度檔案保管制度一、集團(tuán)總部是保存企業(yè)檔案的中心，在各分公司及財(cái)務(wù)服務(wù)中心保存的檔案在規(guī)定的保管期限到期后，按規(guī)定向集團(tuán)總部移交。任何人不得私自保留企業(yè)檔案。二、保存檔案必須有符合要求的專(zhuān)用庫(kù)房，確保檔案的安全。三、存放檔案必須具備專(zhuān)用柜、架，排列方法科學(xué)有序；各類(lèi)檔案必須按類(lèi)別、按公司排架，

4、柜、架應(yīng)注明標(biāo)識(shí)，方便利用，便于存取。四、檔案人員需熟悉檔案庫(kù)存情況，每年對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行核對(duì)，做到帳物相符。如發(fā)現(xiàn)有誤，應(yīng)立即更正。對(duì)破損和變質(zhì)檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。五、電子檔案、聲像檔案等按照各自的管理辦法執(zhí)行。六、庫(kù)藏檔案遇有移交、銷(xiāo)毀等情況時(shí)需注明原因，并保存依據(jù)。1.3. 會(huì)計(jì)檔案借閱制度檔案借閱、借用暫行規(guī)定根據(jù)集團(tuán)財(cái)務(wù)有關(guān)管理制度、檔案管理的相關(guān)要求，在財(cái)務(wù)共享模式下，對(duì)有關(guān)財(cái)務(wù)檔案資料的借閱、復(fù)印、借用及歸還等方面制定以下操作規(guī)范：一、會(huì)計(jì)檔案的密級(jí)分類(lèi)：1、秘密文檔是指在一定時(shí)期內(nèi)形成的所有財(cái)務(wù)資料。如各類(lèi)會(huì)計(jì)憑證、對(duì)賬資料等。2、機(jī)密指涉及的內(nèi)容在一定時(shí)期內(nèi)不能為眾多人

5、所知，如果泄露將給公司的正常經(jīng)營(yíng)造成一定影響和損失的財(cái)務(wù)資料。如合同、納稅申報(bào)表等。3、絕密指涉及的內(nèi)容在一定的時(shí)期內(nèi)只能為相關(guān)的少數(shù)人所知，如果泄露將給公司造成嚴(yán)重影響和損失的財(cái)務(wù)資料。如公司的對(duì)外投資報(bào)告、未經(jīng)正式披露的合并財(cái)務(wù)報(bào)表等。二、會(huì)計(jì)檔案的查閱范圍：參照檔案分類(lèi)和關(guān)鍵字段信息三、會(huì)計(jì)檔案查閱、借用的基本規(guī)則：1、總部各部門(mén)只能查閱、復(fù)印、借用本部門(mén)歸檔的秘密文檔資料；需要查閱、借用其他中心（公司）資料的，需經(jīng)中心總監(jiān)審批、財(cái)務(wù)總部同意方可。2、分、子公司可以查閱、復(fù)印、借用屬于本單位歸檔的秘密文檔資料。3、任何中心（公司）或部門(mén)查閱、復(fù)印、外借機(jī)密文檔資料的，必需經(jīng)財(cái)務(wù)規(guī)劃中心會(huì)

6、計(jì)管理部審批。4、任何中心（公司）或部門(mén)查閱、復(fù)印、外借絕密文檔資料的，必需經(jīng)財(cái)務(wù)總部負(fù)責(zé)人審批。5、外單位查閱、復(fù)印歸檔資料，除按上述要求辦理手續(xù)外，需要出具相關(guān)證明（身份證、委托證明、介紹信等）、同時(shí)還必須有我司陪同人員。檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)四、會(huì)計(jì)檔案的查閱、利用：1、借閱申請(qǐng)(1)本公司人員需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，需在SOA內(nèi)填寫(xiě)“檔案借閱申請(qǐng)”，并由查閱方提出查閱申請(qǐng)，寫(xiě)清查閱內(nèi)容的用途、檔案的種類(lèi)、所屬公司和檔案的年度、查閱的時(shí)間(日期)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司第一負(fù)責(zé)人或中心第一負(fù)責(zé)人，檔案管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，憑本人工作證在檔案管理部檔案閱覽室查閱。(2)外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)

7、檔案，由對(duì)口接待部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)起SOA申請(qǐng)，經(jīng)審批后,由我司對(duì)口接待部門(mén)人員陪同，方能由檔案管理人員接待查閱。原則上，查閱申請(qǐng)應(yīng)提前一天予以申請(qǐng)，以便工作安排。檔案管理部管理人員需核對(duì)身份證明。2、借閱服務(wù)：(1)檔案管理人員根據(jù)借閱人提供的有效借閱申請(qǐng)表提供借閱服務(wù)，查閱人在檔案管理部檔案閱覽室進(jìn)行檔案查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。(2)查閱檔案資料需要復(fù)印的，一般由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印、移交復(fù)印件并登記。(3)檔案管理部人員應(yīng)根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)印申請(qǐng)單”，定期(一月一次)建立會(huì)計(jì)檔案查閱臺(tái)帳，填寫(xiě)檔案查閱情況及利用效果。(4)閱覽室內(nèi)必須保持安靜，不得大聲喧嘩、抽煙。(5)檔案管理人員必

8、須有專(zhuān)人全程陪同在檔案閱覽室。(6)正常情況下，檔案借閱時(shí)間規(guī)定如下：星期一至星期五，上午9:3011:40,下午：1:40-6:00星期六、星期天，上午10:0011:30,下午：2:00-5:003、檔案利用(1)一般檔案的利用需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，利用與本部門(mén)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的檔案需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人共同審批。(2)密級(jí)檔案利用需經(jīng)總裁辦簽字審批。(3)會(huì)計(jì)檔案的利用按照以下程序進(jìn)行辦理：(一)公司內(nèi)部財(cái)務(wù)人員、結(jié)算人員只能利用與本工作職責(zé)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。(二)公司內(nèi)部其他部門(mén)人員利用會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在SO驚統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)“檔案借閱申請(qǐng)單”并經(jīng)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人共同審批后辦理借閱

9、手續(xù)。(具體見(jiàn)檔案借閱審批流程。)如外單位人員(例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)、審計(jì)人員、法律部門(mén)、第三方顧問(wèn))因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案，由對(duì)口接待部門(mén)發(fā)起申請(qǐng)。在系統(tǒng)調(diào)閱申請(qǐng)中應(yīng)選擇調(diào)閱方式：在線(xiàn)查閱、現(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)印/掃描查閱以及原件外借查閱。原則上電子檔案(公文、影印資料)應(yīng)選用在線(xiàn)查閱方式，實(shí)物檔案可選擇現(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)印/掃描查閱。除非特殊情況(例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求查看檔案原件)，一般不原件外借查awmnw加j七百檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)閱。如為原件外借查詢(xún)，檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置借閱聲明，內(nèi)容包括借閱人為借出的檔案原件的直接責(zé)任人，有義務(wù)對(duì)檔案原件進(jìn)行妥善保管，對(duì)其完整負(fù)責(zé)等。此聲明要求借閱人員在系統(tǒng)中簽認(rèn)。系統(tǒng)

10、中應(yīng)選擇為內(nèi)部借閱或外部借閱。(4)實(shí)物檔案只提供電子檔案利用，一般不提供原件使用，如特殊需要，需經(jīng)總裁辦審批后辦理利用手續(xù)。(5)利用檔案一般只限在閱覽室查閱，因特殊情況確需外借者，應(yīng)妥善保管，用畢后立即歸還。各中心各部門(mén)借閱檔案期限一般為一周，最長(zhǎng)不得超過(guò)兩周。各分子公司需要利用檔案期限一般為一個(gè)月，最長(zhǎng)不得超過(guò)兩個(gè)月。如在兩個(gè)月內(nèi)不能歸還，需在SOA內(nèi)從新提交檔案借閱申請(qǐng)并注明特殊原因，為保證檔案完整性，利用人只可續(xù)約一次。(6)檔案利用者對(duì)檔案不得擅自轉(zhuǎn)借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散，嚴(yán)禁在檔案上勾畫(huà)、涂抹、填注、加字、改字等。如發(fā)現(xiàn)上述問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)追查當(dāng)事人的責(zé)任。(7)

11、檔案利用者退還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后方可注銷(xiāo)登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁(yè)、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。(8)利用者借閱檔案后，應(yīng)辦理退還手續(xù)，并認(rèn)真填寫(xiě)檔案利用效果登記表。(9)凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。(10)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用效果登記表，每年對(duì)檔案利用情況進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)分析。4、借閱使用規(guī)范：(1)查閱和復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封、抽換、污染、撕毀。(2)查閱的檔案資料必須妥善保管、不得帶出檔案查閱室。五、會(huì)計(jì)檔案的借用流程(具體參照檔案借閱流程)(1)原則上會(huì)計(jì)檔案不得借出，如有特殊原因需在SOA內(nèi)

12、填寫(xiě)“檔案借閱申請(qǐng)”，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司第一負(fù)責(zé)人或中心第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)請(qǐng)集團(tuán)財(cái)務(wù)總部審核批準(zhǔn)后，可提供復(fù)印件。(2)公司以外人員一律不得借出公司檔案。(3)對(duì)于各分子公司因外部原因，需要借用各類(lèi)原件的，應(yīng)當(dāng)提前兩天SOA申請(qǐng)，檔案管理部負(fù)責(zé)整理并寄出查詢(xún)資料，必要時(shí)，檔案管理部可以派專(zhuān)人送達(dá)。六、會(huì)計(jì)檔案的歸還流程：(1)原則上原件內(nèi)部借閱期限為兩周，如兩周結(jié)束后仍未使用完畢，應(yīng)攜帶檔案原件前往檔案管理部申請(qǐng)續(xù)借。續(xù)借期為兩周。內(nèi)部部借閱的續(xù)借不得超過(guò)一次。(2)如果為外部借閱(例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)查閱)，借閱期限為一個(gè)月，如一個(gè)月結(jié)束后仍未檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)使用完畢，應(yīng)由外部機(jī)構(gòu)開(kāi)具證

13、明進(jìn)行續(xù)借。續(xù)借期為一個(gè)月。外部借閱的續(xù)借不得超過(guò)一次。如發(fā)生特殊情況(例如法律訴訟、稅務(wù)糾紛)，在續(xù)借期滿(mǎn)后仍需使用的，需由總裁辦審批。(3)檔案管理部檔案管理專(zhuān)員對(duì)歸還、外借的檔案資料要對(duì)照清單進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)回執(zhí)單并回傳。(4)對(duì)于檔案在外借期間時(shí)間較長(zhǎng)的，檔案管理員應(yīng)每隔2周與借用相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人以郵件的形式確認(rèn)一次，重點(diǎn)確認(rèn)歸還時(shí)間、資料完整性、經(jīng)辦人是否在職。(5)借用檔案責(zé)任人或部門(mén)發(fā)生借用檔案丟失的，當(dāng)事人必須在第一時(shí)間內(nèi)及時(shí)提交丟失報(bào)告并告知本部門(mén)負(fù)責(zé)人、中心負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)服務(wù)中心檔案管理部。在丟失資料為解決前，除財(cái)務(wù)總部特批外，不再受理丟失部門(mén)或公司辦理檔案借閱、借用手續(xù)

14、。1.4. 會(huì)計(jì)檔案保密制度檔案保密制度一、檔案工作人員要遵守職業(yè)道德，嚴(yán)守企業(yè)秘密，不準(zhǔn)向外泄露有關(guān)機(jī)密性?xún)?nèi)容，不該說(shuō)的絕對(duì)不說(shuō)，不該借的絕對(duì)不借，不該復(fù)制的絕對(duì)不復(fù)制。二、經(jīng)常進(jìn)行保密教育，不斷提高檔案人員的保密意識(shí)。三、檔案庫(kù)房除庫(kù)房管理員外，其他人不得擅自入內(nèi)。四、借閱檔案人員要在指定的地點(diǎn)查閱檔案。五、利用企業(yè)重要檔案，應(yīng)嚴(yán)守企業(yè)秘密，不得擅自抄錄，復(fù)制和對(duì)外公布。六、凡因違反檔案保密制度，造成失、泄密制度，應(yīng)視情節(jié)輕重，給預(yù)批評(píng)教育及相應(yīng)的罰款，直至追究法律責(zé)任。1.5. 會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房管理制度檔案庫(kù)房管理暫行規(guī)定第一章總則第一條為了確保檔案的安全，最大限度的延長(zhǎng)檔案的壽命，加強(qiáng)檔案

15、庫(kù)房的科學(xué)管理，有效地提供檔案信息為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，特制定本規(guī)定。第二條檔案是指集團(tuán)在各項(xiàng)工作、活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。第三條加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，為檔案工作提供必備的條件。第四條檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一地管理集團(tuán)全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)工作的利用。第五條檔案庫(kù)房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好檔案庫(kù)房?jī)?nèi)SUNINGgs檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)的各項(xiàng)管理，防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。第一章基本要求第

16、六條檔案庫(kù)房管理工作，應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建立健全檔案庫(kù)房管理規(guī)章制度。第七條檔案庫(kù)房鑰匙需由專(zhuān)人（庫(kù)房管理員）妥善保管，休息時(shí)交接本組值班人員，其他人員不允許私拿鑰匙進(jìn)出檔案庫(kù)房，非檔案工作人員未經(jīng)許可，謝絕入內(nèi)，如有特殊情況入內(nèi)需得到中心負(fù)責(zé)人同意方可入內(nèi)。第八條檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置庫(kù)房“進(jìn)出登記本”，凡進(jìn)出檔案庫(kù)房人員必需辦理登記手續(xù)，注明進(jìn)出人姓名、日期、時(shí)間、目的等相關(guān)信息內(nèi)容。第九條嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫(kù)登記制度，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)出庫(kù)數(shù)據(jù)信息。第十條檔案管理人員嚴(yán)格遵循安全和保密制度，定期檢查檔案柜、庫(kù)，排查隱患，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。第十一條檔案庫(kù)房不得接待親朋好友和閱檔人員，檔案庫(kù)房

17、管理員每天上下班都要嚴(yán)格檢查門(mén)窗柜鎖。檔案管理人員應(yīng)保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，離開(kāi)庫(kù)房要及時(shí)關(guān)門(mén)上鎖，每日下班前要進(jìn)行安全檢查，切斷電源，關(guān)好門(mén)窗。第十二條檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)存放與檔案無(wú)關(guān)的紙張和其它易燃品，嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)抽煙點(diǎn)火、打牌；禁止喝飲料及吃零食。第十三條檔案管理系統(tǒng)根據(jù)檔案類(lèi)型，對(duì)每?jī)?cè)檔案生成特定條碼記錄，做好系統(tǒng)內(nèi)條碼管理，實(shí)物需對(duì)應(yīng)系統(tǒng)條碼信息，維護(hù)實(shí)物冊(cè)上條碼標(biāo)簽，標(biāo)簽上不能有劃痕、折皺、污漬等污跡，影響條碼槍的正常使用。第十四條檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)定期打掃，貯存庫(kù)房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則，做到防塵工作。第十五條檔案庫(kù)房管理專(zhuān)員從貨架內(nèi)借出或歸還檔案時(shí)，應(yīng)將貨架回復(fù)到原有狀

18、態(tài)，保持庫(kù)房?jī)?nèi)貨架整齊。第二章各類(lèi)檔案入庫(kù)保管第十六條檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)根據(jù)本案類(lèi)別和檔案系統(tǒng)（PDE）自動(dòng)生成的庫(kù)位號(hào)、貨架號(hào)等信息，將實(shí)物文檔整理，按照對(duì)應(yīng)信息排序上架。（參照檔案分類(lèi)和檔案庫(kù)位、貨架號(hào)生成規(guī)則）。第十七條以集團(tuán)全部檔案為對(duì)象，依據(jù)本集團(tuán)職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，現(xiàn)將財(cái)務(wù)檔案分為：憑證類(lèi)、稅務(wù)資料類(lèi)、供應(yīng)商對(duì)賬和結(jié)算檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)類(lèi)、合同以及招標(biāo)類(lèi)、主數(shù)據(jù)類(lèi)、會(huì)計(jì)報(bào)表賬冊(cè)類(lèi)、公司工商資料、董事會(huì)資料、內(nèi)部審計(jì)/稽核資料、銀行資料、輔助臺(tái)帳類(lèi)和歷史電子備份文檔12類(lèi)。第十八條會(huì)計(jì)檔案遵循蘇寧會(huì)計(jì)檔案管理制度，按“卷”整理，按年度一一類(lèi)

19、別,或類(lèi)別一一年度，全宗（即公司代碼），之后月份，保管期限按照長(zhǎng)短分別排架。第十九條底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如儲(chǔ)柜、抽屜、有門(mén)的書(shū)架或文件姐箋o貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類(lèi)似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用且對(duì)貯存的底片、照片無(wú)有害影響。第二十條電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。歸檔電子文件存在其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。電子文件歸檔將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門(mén)，在歸檔工作中，存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不

20、變。第二十一條歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門(mén)每年應(yīng)對(duì)電子文件的讀取，處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿(mǎn)后對(duì)可擦寫(xiě)載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。第二十二條磁性載體文件系指以磁性材料（如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤(pán)、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測(cè)，云裝正常，無(wú)病毒。清潔，無(wú)劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。磁性載體文件的保管形式應(yīng)以盒、盤(pán)為單位。磁帶（軟磁盤(pán)）套、盒上需標(biāo)注帶（

21、盤(pán)）編號(hào)、檔號(hào)、軟件名稱(chēng)、版本號(hào)、文件數(shù)、密級(jí)、編制人、編制日期等標(biāo)識(shí)。第三章檔案保密規(guī)定第二十三條檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹(shù)立保密觀念，貫徹執(zhí)行檔案法和保密法，共同保守檔案機(jī)密。第二十四條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密；應(yīng)當(dāng)具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，接受專(zhuān)業(yè)知識(shí)的繼續(xù)教育和培訓(xùn)。第二十五條檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定，做到不失密、不泄密，不損害集團(tuán)利益，確保檔案的安全和完整，檔案工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議。檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)第二十六條對(duì)各類(lèi)檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查閱、外借，嚴(yán)格履行調(diào)閱手續(xù)。查閱、外借機(jī)密檔案要經(jīng)總裁辦及相關(guān)人員批準(zhǔn)。第二十七條因工作需要，凡經(jīng)批準(zhǔn)

22、允許摘錄、復(fù)制的檔案材料的，須經(jīng)檔案管理員核對(duì)無(wú)誤，登記備案后方能生效。第二十八條對(duì)機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外傳，對(duì)機(jī)密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。第二十九條凡涉及檔案機(jī)密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無(wú)關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話(huà)和私人通信中暴露檔案機(jī)密。第三十條利用者對(duì)所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時(shí)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶檔案資料探親訪(fǎng)友、出入公共場(chǎng)所。第三十一條對(duì)保管期滿(mǎn)、失去保存價(jià)值的檔案文件要按規(guī)定流程進(jìn)行銷(xiāo)毀，不得以廢紙出售。第三十二條發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí)，要立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要寫(xiě)出書(shū)面報(bào)

23、告。對(duì)違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。第四章濕溫度控制第三十三條檔案庫(kù)房（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)）的溫度應(yīng)控制在1424C,有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)正負(fù)2C,相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)正負(fù)5%第三十四條庫(kù)房?jī)?nèi)外濕溫度應(yīng)定時(shí)測(cè)記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時(shí)予以控制調(diào)節(jié)。注意積累庫(kù)房溫度變化的資料，每年進(jìn)行一次而綜合分析，以便掌握庫(kù)內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制定綜合管理計(jì)劃。第三十五條檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘米，柜側(cè)間不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。檔案柜架排列應(yīng)避免陽(yáng)光

24、直射。卞I架間的通道間距不少于80cm,柜架間的通道應(yīng)為可迂回式。檔案排架應(yīng)按照從左至右、自上而下的方法，系統(tǒng)反映檔案類(lèi)目設(shè)置的具體順序。第五章蟲(chóng)霉防治與除塵第三十六條會(huì)計(jì)檔案做到防水漬、防潮、防暴曬、防蟲(chóng)蛀、防鼠咬。建立定期蟲(chóng)霉檢查制度啊，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)霉及時(shí)處理。第三十七條配備吸塵器，加密封門(mén)或過(guò)渡門(mén)，除塵與防塵相結(jié)合。有條件的檔案庫(kù)檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)房可設(shè)置空氣過(guò)濾裝置，防止污染氣體進(jìn)入庫(kù)房。第三十八條新進(jìn)檔案庫(kù)的檔案應(yīng)除塵后方能入庫(kù)。第七章防火與防盜第三十九條檔案庫(kù)區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。檔案工作人員應(yīng)掌握消防相關(guān)知識(shí)，會(huì)使用消防器材，定期對(duì)庫(kù)房管理

25、人員進(jìn)行消防知識(shí)的培訓(xùn)。第四十條安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線(xiàn)路。庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品。第四十一條檔案庫(kù)房宜安裝火警及防盜報(bào)警裝置，并有切實(shí)可行的防盜措施。第八章照明管理第四十二條檔案庫(kù)房宜選用白熾燈做人工照明光源，如采用熒光燈時(shí)，應(yīng)對(duì)紫外線(xiàn)進(jìn)行過(guò)濾。第四十三條檔案庫(kù)房不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽(yáng)措施。第四十四條檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽(yáng)光直射。第九章檔案保管狀況檢查第四十五條在檔案庫(kù)房入口處統(tǒng)一設(shè)置庫(kù)房檔案存放索引（平面示意圖），檔案櫥柜應(yīng)有統(tǒng)一的反映存放檔案內(nèi)容的標(biāo)牌第四十六條對(duì)檔案庫(kù)房各類(lèi)檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告，并采取措施予以處

26、理。第四十七條每年定期對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案保管情況，為科學(xué)管理積累資料，維護(hù)檔案的完整與安全，便于集團(tuán)內(nèi)各項(xiàng)工作的利用。第四十八條檔案利用者或檔案管理人員因某種原因造成檔案遺失、檔案污染及檔案毀損等危害公司利益的行為，視危害程度給以相應(yīng)處罰。第四十九條檔案管理人員需對(duì)受污染及損害的檔案，進(jìn)行檔案的修復(fù)、復(fù)制等工作。保證檔案后期正常查閱。第十章檔案統(tǒng)計(jì)規(guī)定第五十條嚴(yán)格執(zhí)行中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法認(rèn)真做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)地填報(bào)本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。第五十一條及時(shí)對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、銷(xiāo)毀和實(shí)存數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第五十二條認(rèn)真做好檔案的整理、鑒定

27、、保管和利用等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計(jì)。第五十三條做好檔案的統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案和檔案工作情況，進(jìn)一步提高檔案工作的管理水平。第十一章各中心、部門(mén)兼職檔案員工作職責(zé)第五十四條兼職檔案員業(yè)務(wù)上受集團(tuán)辦檔案室指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，行政上受本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)；第五十五條認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)法律、法規(guī)及相關(guān)制度；第五十六條負(fù)責(zé)本中心、部門(mén)各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，做到歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范；第五十七條參加本單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及其他有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)活動(dòng)；第五十八條兼職檔案員離崗、離職時(shí)，須嚴(yán)格履行交接手續(xù)；并及時(shí)將變更的兼職檔案員名單上報(bào)至檔案室備案。第五十九條完成檔案室交辦的其他工作，對(duì)不按

28、規(guī)定收集、整理、移交檔案的，將給予通報(bào)批評(píng)。第十二章分公司檔案室日常管理規(guī)定第六十條各分公司檔案室可參照以上各規(guī)定檔案庫(kù)房相關(guān)管理規(guī)定。第六十一條分公司應(yīng)根據(jù)檔案類(lèi)型及分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)將歸檔電子數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)檔案系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)生成的庫(kù)位號(hào)、貨架號(hào)等信息，對(duì)應(yīng)實(shí)物檔案整理存放分公司檔案柜內(nèi)。按從左至右，從上至下順序排列檔案歸檔。加盟分公司、注銷(xiāo)公司相關(guān)會(huì)計(jì)檔案資料按照相關(guān)規(guī)定整理統(tǒng)一收回總部歸檔。第六十二條分公司應(yīng)指定專(zhuān)人（綜合會(huì)計(jì)）負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管及利用工作，具體細(xì)則參見(jiàn)總部檔案類(lèi)型的各種規(guī)范要求。檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)第六十三條分公司檔案室應(yīng)保持室內(nèi)整潔，防治蟲(chóng)霉，

29、除負(fù)責(zé)檔案專(zhuān)員外，嚴(yán)禁外人進(jìn)出入檔案室，檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)立“進(jìn)出登記簿”，注明進(jìn)出人姓名、日期、原因等相關(guān)信息。第六十四條利用者對(duì)所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)禁攜帶檔案資料探親訪(fǎng)友、出入公共場(chǎng)所，嚴(yán)禁在檔案資料內(nèi)勾畫(huà)、涂抹、填注、加字、改字等，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案資料，保證檔案資料的完整性。如發(fā)現(xiàn)上述問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)追查當(dāng)事人的責(zé)任，并及時(shí)上報(bào)總部檔案負(fù)責(zé)人。第六十五條查閱人不能在檔案室進(jìn)行檔案查閱，只能在閱覽室查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。借閱人歸還檔案資料時(shí)，負(fù)責(zé)檔案人員應(yīng)及時(shí)將借閱檔案擺放回原處。第六十六條凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理相關(guān)手續(xù)。檔案利用者退還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后方可注銷(xiāo)登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁(yè)、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。第六十七條分公司兼職檔案員離崗、離職時(shí)，須嚴(yán)格履行交接手續(xù)；并及時(shí)將變更的兼職檔案員名單上報(bào)至檔案室備案。第六十八條總部應(yīng)定時(shí)對(duì)分公司檔案室狀況進(jìn)行檢查，可以通過(guò)拍照掃描上傳的方式檢查，檢查檔案室檔案是否按照檔案類(lèi)型進(jìn)行擺放，是否符合檔案管理規(guī)定。檢查檔案的裝訂是否符合要求等。第六十九條分公司檔案室應(yīng)嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十三章罰則第七十條有下列情況和行為的，按照集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定對(duì)