成文信息控制程序

1、 BD-CXWJ-01 成文信息控制程序 版本號：2.0 Q/BDXXXXX有限公司企業(yè)標準 BD-CXWJ-01 成文信息控制程序 2011-04-20 發(fā)布 2017-07-01換版后實施xxxx技術(shù)股份有限公司發(fā) 布 部門審閱意見簽名日期編制綜合管理部會簽質(zhì)量管理部會簽項目管理部會簽財務(wù)管理部會簽供應(yīng)鏈管理部會簽研發(fā)部會簽營銷中心會簽質(zhì)檢部會簽生產(chǎn)部會簽客服部會簽審核管理者代表批準總經(jīng)理成文信息歷史狀態(tài)記錄2.0換版楊艷平2017-09-01換版升級TS 2216320170701011.5換版羅嬋娟2016-06-01組織架構(gòu)變更20160601011.4換版楊艷平2014-09-01

2、增加環(huán)境、職業(yè)健康安全標準201409011.3換版羅嬋娟2013-06-01組織架構(gòu)變更，增加5.4內(nèi)容2013050601 1.2 換版 羅嬋娟2012-12-24修改5.7內(nèi)容20121224011.1 換版羅嬋娟2012-03-19增加5.9內(nèi)容20120319011.0新發(fā)布羅嬋娟2011-05-03/版本狀態(tài)編制實施日期更改原因更改單號1.0 目的 防止成文信息誤用、錯用，確保質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系及日常經(jīng)營中使用的成文信息能迅速、正確流通并處于受控狀態(tài)，保證相關(guān)部門能適時得到有效版本成文信息。2.0 適用范圍 本程序適用于質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系及日常經(jīng)營中所有

3、成文信息的管理（包括外來成文信息的控制）。 3.0 術(shù)語和定義本程序成文信息采用GB/T19001:2016 IDT ISO9001:2015、ISO14001:2015、OHSAS18001:2007和ISO/TS 22163 技術(shù)規(guī)范的術(shù)語、定義及縮略語。4.0 職責4.1 綜合管理部負責全公司成文信息控制的歸口管理，包括人事、行政及政府機關(guān)公文等各類外來成文信息，并對與公司戰(zhàn)略、目標、人事、環(huán)境、職業(yè)健康安全、行政管理有關(guān)的內(nèi)、外部成文信息控制。4.2 質(zhì)量管理部負責對質(zhì)量管理體系和質(zhì)量控制相關(guān)成文信息的管理及質(zhì)量檔案的整理歸檔，并負責外發(fā)相關(guān)方外部機構(gòu)的相關(guān)成文信息。4.3 營銷中心負

4、責銷售合同和顧客成文信息的控制, 并負責外發(fā)外部相關(guān)方（客戶）的相關(guān)成文信息。4.4 研發(fā)部負責與產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù)成文信息的控制、相關(guān)標準的收集、提供。4.5 供應(yīng)鏈管理部負責與采購物流相關(guān)的成文信息控制，并負責外發(fā)外部供方的相關(guān)成文信息。4.6 各部門負責本部門有關(guān)的支持性成文信息編制以及各下發(fā)成文信息的使用和保管，部門存檔的成文信息，需將成文信息目錄匯總至綜合管理部，每半年更新一次。5.0 程序5.1成文信息的分類：一級成文信息：質(zhì)量手冊、環(huán)境安全管理手冊。二級成文信息：程序成文信息、RAMS/LCC手冊、焊接手冊、技術(shù)標準。三級成文信息：檢驗成文信息、工藝成文信息、技術(shù)條件、試驗大綱、管理

5、辦法制度、作業(yè)規(guī)定。四級成文信息：表單、記錄。外來成文信息：1）圖紙或相關(guān)的技術(shù)資料，技術(shù)協(xié)議、說明書等外來成文信息由研發(fā)部、營銷部進行識別，經(jīng)部門主管審批后，移交檔案管理，登記于外來成文信息一覽表中，按5.6.1分發(fā)；若不需發(fā)行，由識別接收部門自行建檔保存。2）有關(guān)公司環(huán)境、職業(yè)健康安全的法律法規(guī)，當?shù)卣h(huán)保要求的成文信息和客戶有關(guān)環(huán)境要求的資料，及鐵道部下發(fā)批號成文信息，各接收部門統(tǒng)一交檔案管理登錄于外來成文信息一覽表，適用時分發(fā)相關(guān)部門，并保存于檔案管理。3）相關(guān)部門及時跟蹤處理外來成文信息的更改和換版情況，并交由檔案管理分發(fā)于各相關(guān)部門。5.2成文信息的管理權(quán)限：詳見保密管理制度Q/

6、BD-GL295.3成文信息編號：5.3.1質(zhì)量/環(huán)境/安全手冊：公司名稱代號-質(zhì)量手冊的英文縮寫-手冊的序號（Q/BD-QM/EM/OHSAS-XX）。5.3.2 RAMS/LCC手冊：公司名稱代號-（可靠性、可使用性、可維修性、安全性和生命周期成本）的英文縮寫-手冊的序號（Q/BD-RAMS-XX）。5.3.3焊接手冊：公司名稱代號-焊接的拼音首個字母-序號（Q/BD-HJ-XX）。5.3.4二級成文信息：公司名稱代號-程序成文信息的拼音首個字母（涉及環(huán)境、職業(yè)健康安全）-順序號（Q/BD-CXWJ/ ECXWJ/HCXWJ/EHCXWJ-XX）。5.3.5三級成文信息：1）公司名稱代號-

7、成文信息類別的拼音首個字母(GL管理類，ZY作業(yè)類)-順序號（Q/BD-GL/ZY-XX）。 2）質(zhì)量檢驗成文信息：BD-QC（質(zhì)量代碼）-JXX5.3.6質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄：1）格式由部門自定,記錄的編號為公司名稱代號-程序成文信息的拼音首個字母（涉及環(huán)境、職業(yè)健康安全）程序成文信息編號本程序表格順序號BD-CXWJ/ECXWJ/HCWXJ-XX/XX 2）通用表格：BD-TY-XX5.3.7公司紅頭成文信息：格式見附錄6，編號：xxxx年份XXX（順序號），每年編排。技術(shù)設(shè)計類成文信息:BD-RD（部門代碼）-S（設(shè)計）XX，工藝類成文信息：BD-TD-GXX5.4成文信息/圖紙

8、版本號、格式：5.4.1 版本號：第一次制訂的初版以1.0表示，1.0版第一次修訂以1.1表示，修訂至1.9版本上升為2.0,依此類推。當成文信息經(jīng)多次更改或需進行大幅度更改時版本可直接上升為2.0版，依此類推。5.4.2成文信息格式：字體：宋體字。封面和修訂履歷采用統(tǒng)一格式（見附件格式），封面成文信息名稱一號字，封面公司名稱為二號字，發(fā)布、實施日期小四號。修訂履歷會簽為小四號字，修訂履歷歷史狀態(tài)記錄為五號字。正文標題字號為四號字，正文內(nèi)容為小四號字，行距為1.5倍。頁邊距:上下1.7厘米，左右2.0厘米。5.4.3成文信息格式順序：1.0目的，2.0適用范圍，3.0術(shù)語和定義，4.0職責，5

9、.0程序，6.0相關(guān)/支持成文信息，7.0相關(guān)記錄。5.5成文信息的權(quán)限：成文信息的編制、審核、批準：成文信息類型編制審核批準手冊體系負責人管理者代表總經(jīng)理程序成文信息過程所有者/部門長管理者代表總經(jīng)理技術(shù)作業(yè)指導類部門指定專人部門長總監(jiān)成文信息的修訂：各質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全成文信息在實際作業(yè)中，若有不符合項或有缺頁、破損、文字須增減的或成文信息需修訂時由原編寫部門提出修訂并填寫成文信息動態(tài)申請表，若涉及到多個部門的與相關(guān)部門研討修改訂，申請后交管理者代表進行核準，審批后將申請表提交至檔案管理，檔案管理根據(jù)成文信息動態(tài)申請表表調(diào)出原版成文信息附訂在申請表背面，申請部門進行修訂，成文信息經(jīng)審

10、核批準后交檔案管理統(tǒng)一發(fā)放。5.6成文信息的分發(fā)、回收： 5.6.1經(jīng)審核批準后的成文信息原稿，交由檔案管理列帳管理統(tǒng)一分發(fā)，成文信息/圖紙發(fā)放前應(yīng)在成文信息/圖紙首頁上加蓋紅色“受控/試制”印章予以標識，填寫分發(fā)號。試制轉(zhuǎn)換為受控以客戶首件通過后為界定，當客戶首件通過后轉(zhuǎn)換為受控成文信息/圖紙。每份成文信息的分發(fā)號必須是唯一性，按成文信息、圖紙的分發(fā)/回收登記表要求并請接收部門簽收，受控成文信息分發(fā)號按以下執(zhí)行。部門總經(jīng)理管理者代表研發(fā)部生產(chǎn)部營銷中心質(zhì)量管理部綜合管理部檔案管理項目管理部財務(wù)管理部副總經(jīng)理供應(yīng)鏈管理部投資管理部駐外機構(gòu)分發(fā)號0102030405060708111213151

11、6175.6.2 成文信息回收：依據(jù)成文信息、圖紙的分發(fā)/回收登記表原件由檔案管理回收并蓋“作廢保留”章，必須注意要進行分類登記。各部門作廢成文信息由部門指定專人負責成文信息替換并將舊版成文信息自行作廢。5.7 成文信息的保存：5.7.1各部門必須設(shè)立一名人員負責管理本部門使用的各類受控成文信息，其職責包括協(xié)助修訂本部門受控成文信息記錄，妥善整理、裝訂和保管；借閱時進行登記并及時收回；成文信息修訂后及時發(fā)放新成文信息并回收作廢成文信息等。除檔案管理依規(guī)定復印發(fā)行外，任何部門/人員不得復印任何受控成文信息。5.7.2 公司內(nèi)部、客戶、第三方監(jiān)管單位需要借（調(diào)）閱成文信息時，由檔案管理填寫成文信息

12、借閱登記表，經(jīng)管理者代表核準后，再向檔案管理借（調(diào)）閱，必須在限期內(nèi)歸還。5.7.3 公司紅頭成文信息的發(fā)放，由部門提出申請向綜合管理部登記并由綜合管理部授權(quán)紅頭成文信息編號，同時備份一份檔案管理保存。5.7.4 成文信息原件由檔案管理歸檔保存，歸檔的成文信息應(yīng)存放于成文信息資料室成文信息專柜里，防止受潮、蟲蛀鼠害及盜失。5.7.5 成文信息常規(guī)的保存期為叁年，有特殊要求的除外，另作保存期，如質(zhì)量檔案為永久保存。成文信息記錄按照法律法規(guī)、合同和標準的要求記錄記錄類型和保存期限，在成文信息記錄一覽表中規(guī)定。5.7.6人員離職、部門合并或撤消的，原分發(fā)的受控成文信息應(yīng)由成文信息歸口部門及時回收。5

13、.7.7檔案管理部門應(yīng)對電子版的受控成文信息及時更新，避免因更新不及時而帶來的混亂。5.8 成文信息的評審5.8.1 成文信息的評審期限為兩年一次；評審按ISO9001、ISO/TS22163及ISO14001:2015 OHSAS18001:2007標準為依據(jù)評審。5.8.2 公司對成文信息的評審方式采取會議形式或各部門人員對成文信息的學習反饋的方式進行，評審成文信息的有效性、符合性、實用性、適宜性。 5.8.3 質(zhì)量、環(huán)境安全管理手冊由管理者代表組織各部門負責人通過會議的方式進行評審；二級成文信息、三級成文信息由相關(guān)部門負責人通過會議或各部門人員對成文信息的學習反饋的方式進行；各部門的外來

14、成文信息由各部門負責評審。5.8.4 對成文信息的評審應(yīng)形成相應(yīng)的評審記錄，評審記錄由管理者代表審核，總經(jīng)理批準。5.9成文信息的復制：各部門如因成文信息破損、遺失，或因?qū)嶋H需要須增加使用份數(shù)，或須向客戶、供應(yīng)商提供成文信息時，需填寫成文信息動態(tài)申請表提出申請,經(jīng)相關(guān)人員批準后,交檔案管理辦理補發(fā)。5.10成文信息的廢棄/銷毀：5.10.1成文信息的廢棄：成文信息廢棄申請、核準程序同提出成文信息廢棄申請，成文信息廢棄后，原成文信息的編碼不可重復使用，作廢成文信息需加“作廢保留”印章，由檔案管理記錄保留。5.10.2成文信息的銷毀：舊版成文信息、損壞成文信息由檔案管理回收統(tǒng)一銷毀，原件加蓋作廢章

15、后保存，并記錄于成文信息銷毀一覽表。5.11外發(fā)受控成文信息管理 5.11.1對于外發(fā)給供應(yīng)商或相關(guān)方的圖紙、受控成文信息及鐵路總公司下發(fā)成文信息，供應(yīng)鏈管理部應(yīng)要求供方建立相應(yīng)的成文信息管理辦法，對我司提供的成文信息嚴格按受控成文信息要求進行控制。相關(guān)方的圖紙、受控成文信息及鐵路總公司下發(fā)成文信息時必須經(jīng)檔案管理部門分發(fā)，并蓋“外發(fā)文件嚴禁復印”章。5.11.2供應(yīng)鏈管理部應(yīng)以每一供方為單位建立成文信息發(fā)放檔案，填寫“成文信息、圖紙的分發(fā)/回收登記表”，成文信息發(fā)放后應(yīng)要求對方確認并登記。 5.12記錄的類型：樣品、報告、表單。 6.0 相關(guān)/支持成文信息1） 成文信息控制程序2） 圖紙和技

16、術(shù)成文信息管理辦法3） 技術(shù)成文信息分發(fā)范圍4） 保密管理制度5） 公司信息公開管理制度7.0 相關(guān)記錄1） 成文信息、圖紙的分發(fā)/回收登記表 BD-CXWJ-01/01 2） 成文信息動態(tài)申請表 BD-CXWJ-01/02 3） 成文信息銷毀一覽表 BD-CXWJ-01/03 4） 外來成文信息一覽表 BD-CXWJ-01/04 5） 程序成文信息格式 BD-CXWJ-01/056） 成文信息評審記錄表 BD-CXWJ-01/067） 成文信息記錄一覽表 BD-CXWJ-01/07附錄1成文信息、圖紙的分發(fā)/回收登記表成文信息編號名稱分發(fā)量舊資料回收量分發(fā)號發(fā)放時間分發(fā)人接收部門接收人接收日

17、期備注BD-CXWJ-01/01附錄2XXXX股份有限公司成文信息動態(tài)申請表 修訂 廢止 借閱 補發(fā) 申請日期：成文信息名：成文信息編號：更改單號：版 次：原 ； 新 頁 次：前 ； 后 申請理由：變更內(nèi)容：申請人制訂單位核 準 BD-CXWJ-01/02附錄3成文信息銷毀一覽表序號成文信息名稱成文信息編號版本號作廢原因作廢日期確認備注BD-CXWJ-01/03附錄4外來成文信息一覽表NO發(fā)文單位成文信息名成文信息號版本版次頁碼份數(shù)接收日期簽收人備注123456789101112131415BD-CXWJ-01/04附錄5程序成文信息格式Q/BDXXXXX有限公司企業(yè)標準 BD-CXWJ-01 XXXX控制程序 2011-04-20 發(fā)布 2016-06-01換版后實施XXX