英語書信寫作方法

1、Lecture 8 English Letters 書信是應(yīng)用文主要考試題型書信是應(yīng)用文主要考試題型, ,包括自薦信、邀請包括自薦信、邀請信、投訴信、感謝信、介紹信、說明書、推薦信、投訴信、感謝信、介紹信、說明書、推薦信、求職信、祝賀信等。如信、求職信、祝賀信等。如20012001年年6 6月（寫一封月（寫一封信給一位校友，對度假安排提出建議）以及信給一位校友，對度假安排提出建議）以及20022002年年1 1月（要求就本校食堂的狀況給校長寫一月（要求就本校食堂的狀況給校長寫一封信）。書信寫作格式非常重要，格式不正確封信）。書信寫作格式非常重要，格式不正確往往是很多考生失分的主要原因。往往是很

2、多考生失分的主要原因。 一封正式的英文書信通常包括下面幾個組成一封正式的英文書信通常包括下面幾個組成部分：信頭部分：信頭(Heading)(Heading)、信內(nèi)地址、信內(nèi)地址(Inside (Inside Address)Address)、稱呼、稱呼(Salutation)(Salutation)、正文、正文(Body)(Body)、結(jié)束語結(jié)束語(Complimentary Close)(Complimentary Close)、簽名、簽名(Signature)(Signature)、附件、附件(Enclosure)(Enclosure)、副本轉(zhuǎn)送、副本轉(zhuǎn)送(Carbon Copies)(C

3、arbon Copies)、再啟、再啟(Postscript)(Postscript)等。等。 一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信頭還包括寫信人或單位的電話號式信函的信頭還包括寫信人或單位的電話號碼、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信碼、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信頭甚至還有單位負責人的姓名、職務(wù)和職稱。頭甚至還有單位負責人的姓名、職務(wù)和職稱。信頭的目的是使收信人一看便知道書信來自信頭的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。何處，何時發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。 寫信頭時，先寫發(fā)信人的地址，然后寫其他寫信頭時，先寫發(fā)

4、信人的地址，然后寫其他項目和發(fā)信日期。項目和發(fā)信日期。具體次序是具體次序是：第一行寫門：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國家牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國家名；國家名前加上郵政編碼，國家名稱后面名；國家名前加上郵政編碼，國家名稱后面可以加上電話號碼，最后一行寫發(fā)信日期?？梢约由想娫捥柎a，最后一行寫發(fā)信日期。Foreign Languages DepartmentForeign Languages DepartmentCollege of Foreign LanguagesCollege of Foreign LanguagesBeijing UniversityBeijing

5、 UniversityBeijing,100044Beijing,100044Peoples Republic of ChinaPeoples Republic of ChinaTel:86el:86ug.20,2009 (Aug.20,2009 (美式美式) )579 Qianwangang Road579 Qianwangang Road Huangdao,Qingdao,Shandong Huangdao,Qingdao,Shandong Peoples Republic of Peoples Republic of ChinaCh

6、ina 20 Aug.,2009 ( 20 Aug.,2009 (英式英式) ) 并列式并列式斜列式斜列式 信內(nèi)地址即收信人的姓名和地址，它要寫在信內(nèi)地址即收信人的姓名和地址，它要寫在信紙的左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期信紙的左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期一兩行寫。其書寫順序是，先寫收信人姓名、一兩行寫。其書寫順序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行?？烧级了男?。Mr.William Wood81 Fifth StreetWashington D.C. 10038U.S.A.Mr.William Wood 81 Fi

7、fth Street Washington D.C. 10038 U.S.A. 并列式并列式斜列式斜列式Junior Class 1Dept. of EducationShandong UniversityNo.579 Qianwan RoadQingdao, 266000Apr. 6, 2008信頭信頭寄信人寄信人的地址的地址和日期和日期Zhiyuan Middle School,No.579 Qianwan RoadQingdao, 266000信內(nèi)地址信內(nèi)地址收信人地址收信人地址Dear Mr. Wang,稱呼稱呼Learning from Mr. Zhou, a teacher in正

8、文正文每段開每段開頭右縮頭右縮進約五進約五個字母個字母Sincerely yours,Li Wei結(jié)束語結(jié)束語及簽名及簽名正文正文下下一、二一、二行處行處Encl: Personal Resume 關(guān)于稱呼關(guān)于稱呼不認識的人：不認識的人：Dear Sir/Madam認識但不熟悉的人：認識但不熟悉的人：Dear Mr./Mrs./Ms./ Dr./ Prof. Smith朋友：朋友：Dear Mary關(guān)于結(jié)束語關(guān)于結(jié)束語寫給機關(guān)、團體或不認識的人：寫給機關(guān)、團體或不認識的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely寫給

9、長者或上級：寫給長者或上級：Yours respectfully, Respectfully yours, Yours obediently 朋友或親戚：朋友或親戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend信件常用稱呼和落款用法信件常用稱呼和落款用法情況稱呼落款未知收信人姓名Dear Sir(s)Dear MadamDear Sir or MadamYours FaithfullyFaithfully Yours

10、知道收信人的姓名，但關(guān)系一般Dear Mr. BushDear Ms. BushDear Dr. BushDear Prof. BushYours SincerelySincerely Yours知道收信人姓名且關(guān)系親密Dear MaryDear SmithBest regardsBest wishesLoveWith (Lots of ) Love附件附件信件若有附件，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.。若多個附件，則應(yīng)寫Encls.副本轉(zhuǎn)送副本轉(zhuǎn)送信件若有副本轉(zhuǎn)送，應(yīng)在左下角注明CC.再啟再啟再啟部分用來補充正文中遺漏的話，一般應(yīng)盡量少用，正式的文件中更應(yīng)避免使用。如果有可用P.S.補敘并

11、列式并列式/齊頭式齊頭式/正排式正排式 這種格式的要領(lǐng)：每個要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮進，因而 整封信的左邊成一垂直線，右邊參差不齊，單倍行距，段與段之間要空一行。這種格式在商務(wù)英語信函中是目前最為流行的英文書信格式。Your NameAdressPhoneDateRe: To what this letter refersCERTIFIED MAILPERSONALRecipients NameCompany NameAddressAttention Recipients NameDear*BodySincerely,SignitureEncl: cc:信封的寫法信封的寫法Wan

12、g HaiboDepartment of EnvironmentHefei University of TechnologyHefei, 230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr. William Jones收件人姓名University of PittsburghPittsburgh 15213收件人地址英文書信的基本原則英文書信的基本原則 英文書信的書寫可概括為7個C原則：Completeness （完整）, Clarity（清楚）, Concreteness（具體）, Conciseness（簡明）, Correctness（正確）, Courtesy（謙恭）,

13、 Consideration（諒解）。1. 完整完整 一封完整的書信，有助于建立和表達友善關(guān)系，可以避免由于疏漏所導(dǎo)致的訴訟；一封書信寫得是否完整，建議用5個W來檢驗。例如在定貨信中，必須明確說明：（1）需要什么商品 （What you want）；（2）何時需要（When you need the goods）；（3）貨物發(fā)到何地何人收 （to Whom and Where the goods to be sent）；（4）如何付款（How payment will be made）；（5）為什么（Why）；如拒絕對方的要求，或?qū)Ψ教岢鲆髸r應(yīng)說明理由2. 清楚清楚 清楚是指寫信者必須將所

14、需傳遞的信息表達清楚，以免對方產(chǎn)生誤解。例如：原句：I am writing to apply for admission to your university.改為：I am writing to apply for admission to the graduate school of your university in the spring of 2009.3. 具體具體 書信中的具體原則指信要寫得具體明確。特別是答復(fù)對方要求的信，一定要具體，如對電報、電傳的日期、號碼等要交代清楚。例如：原句：We wish to confirm our telegram yesterday.改為：W

15、e confirm our telegram of March 18.4. 簡潔簡潔 書信應(yīng)行文流暢、言簡意賅，避免冗長。例如：原句：We wish to acknowledge receipt of your letter改為：We apprciate your letter5. 正確正確 英文書信中，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，所引用的史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準確無誤。6. 謙恭謙恭 語言要有禮且謙虛，及時回信也是禮貌的表現(xiàn)。7. 諒解諒解 寫信時要處處從對方的角度考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。例如：原句：We wont be able to sent you our l

16、atest catelog this month.改為：We will sent you our latest catelog next monty.特殊信函特殊信函 邀請信邀請信邀請信是為了增進友誼，發(fā)展業(yè)務(wù)，邀請親朋好友邀請信是為了增進友誼，發(fā)展業(yè)務(wù)，邀請親朋好友或知名人士、專家等參加某項活動時所發(fā)的請約性或知名人士、專家等參加某項活動時所發(fā)的請約性書信。在國際交往以及日常的各種社交活動中，這書信。在國際交往以及日常的各種社交活動中，這類書信使用廣泛。類書信使用廣泛。英文邀請信可分為兩種：一種屬于事物信函，一般英文邀請信可分為兩種：一種屬于事物信函，一般適用于邀請參加會議、學(xué)術(shù)活動等較莊重

17、嚴肅的場適用于邀請參加會議、學(xué)術(shù)活動等較莊重嚴肅的場合；格式嚴格，措辭正式，語氣熱情有禮。另一種合；格式嚴格，措辭正式，語氣熱情有禮。另一種則屬于個人信函，例如邀請朋友共進晚餐、參加宴則屬于個人信函，例如邀請朋友共進晚餐、參加宴會、出席典禮等活動，格式不嚴格，通常使用第一會、出席典禮等活動，格式不嚴格，通常使用第一人稱，措辭簡短、口語化，語氣熱情。人稱，措辭簡短、口語化，語氣熱情。 開頭段：表明寫信意圖，說明邀請的原因，闡明邀開頭段：表明寫信意圖，說明邀請的原因，闡明邀請的場合。請的場合。 主體段：說明邀請的具體原因、邀請的內(nèi)容、活動主體段：說明邀請的具體原因、邀請的內(nèi)容、活動的安排細節(jié)及注意

18、事項。諸如時間、地點、參加人的安排細節(jié)及注意事項。諸如時間、地點、參加人員、人數(shù)、做些什么樣的準備及所穿的服飾等。員、人數(shù)、做些什么樣的準備及所穿的服飾等。 結(jié)尾段：表明強烈的期盼，并希望盡快得到答復(fù)，結(jié)尾段：表明強烈的期盼，并希望盡快得到答復(fù)，希望對方給予確認能否應(yīng)邀。邀請信要求對方做出希望對方給予確認能否應(yīng)邀。邀請信要求對方做出答復(fù)時，通常書寫答復(fù)時，通常書寫R.S.V.P.。邀請信注意事項邀請信注意事項 邀請人用第三人稱或第一人稱。邀請人用第三人稱或第一人稱。 希望被邀請人收到邀請后給予答復(fù)則須在邀請信上希望被邀請人收到邀請后給予答復(fù)則須在邀請信上注明注明R.S.V.P或或r.s.v.p

19、.；有時為了方便聯(lián)系，可留下；有時為了方便聯(lián)系，可留下自己的電話號碼或地址。自己的電話號碼或地址。 對參加活動的人有什么具體要求可簡單說明，比如對參加活動的人有什么具體要求可簡單說明，比如對服裝的要求，要求穿禮服時，須在信的右下角注對服裝的要求，要求穿禮服時，須在信的右下角注明明Dress: Formal;較隨意時可用較隨意時可用Dress: Informal.范例范例Dear Professor Qian，I am pleased to inform you that the Culture Research Society is organizing an academic exchang

20、e conference entitled “The Conflicts of Civilization and Cultural China” on 6-8 May 2009 in Vancouver, Canada.You are cordially invited to attend and chair a session of the forthcoming 2009 International Conference. Your round trip airfare, accommodation and meal expenses will be subsidized. Should

21、you be interested, please let us know at your earliest convenience. You are an internationally acclaimed scholar and educator. Your participation will be among the highlights of the Conference. Look forward to seeing you in this conference, and to having you as an important part of the this event.Fa

22、ithfully,David RaymondChairmanOrganising Committee of the Conference Encl: Conference Announcement, Timetable, Member List英文書信的格式1、 信頭（Heading） 指發(fā)信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。 英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名；然后再寫日期。

23、標點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。 2、 日期的寫法：如：1997年7月30日，英文為：July 30，1997（最為普遍）； July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可寫成97。 3、 信內(nèi)地址（Inside Address）：在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。 4、 稱呼（Salutation）：是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用

24、逗號（英國式），也可以用冒號（美國式）。 （1）寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名（這里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。 （2）寫給公務(wù)上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear純屬公務(wù)上往來的客氣形式。Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn)，前不加Dear，是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式。 （3）寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.

25、 John Smith。 5、 正文（Body of the Letter）：位置在下面稱呼語隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello！（你好?。┱挠锌s進式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個字母稍微向右縮進些，通常以五個字母為宜，每段第二行從左面頂格寫起，這就是縮進式。但美國人寫信各段落往往不用縮進式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫法。 6、 結(jié)束語（Complimentary Close）：在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開始，第一個詞開頭要大寫，句末用逗號。不同的對象，結(jié)束語的寫法也不同

26、。 （1）寫給家人、親戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等； （2）寫給熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等； （3）寫業(yè)務(wù)信函用Truly yours（Yours truly），F(xiàn)aithfully yours（Yours faithfully）等； （4）對上級、長輩用Yours obediently（Obediently yours），Yours respectfully（Respectfully yours）等。 7、 簽名（Signature） ：低于結(jié)束語一至二行，

27、從信紙中間偏右的地方開始，在結(jié)束語的正下方，在簽完名字的下面還要有用打字機打出的名字，以便識別。職務(wù)、職稱可打在名字的下面。當然，寫給親朋好友的信，就不必再打了。 8、 附言（Postscript） ：一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時用P.S.表示，再寫上遺漏的話即可，要長話短說。通常在信末簽名下面幾行的左方，應(yīng)于正文齊頭。 注意：在正式的信函中，應(yīng)避免使用附言。 9、 附件（Enclosure） ：信件如果有附件，可在信紙的左下角，注上Encl：或Enc： 例如：Encl：2 photos（內(nèi)附兩張照片）。如果福建附件不止一項，應(yīng)寫成Encl：或Encs。 我們有時可看到在稱呼與正文之間有Re：或Subject：（事由）字樣。一般在信紙的中間，也可與“稱呼”對齊。還應(yīng)在底下加橫線，以引起讀信人的注意，使收信人便于在讀信