社區(qū)會計檔案整理方法

1、金牛區(qū)金牛區(qū)2015年年社區(qū)檔案工作培訓社區(qū)檔案工作培訓第三部分第三部分會計檔案整理會計檔案整理1會計檔案整理方法會計檔案整理按照四川省財政廳 四川省檔案局轉發(fā)財政部關于印發(fā)的通知（川財會法199922號）和會計檔案案卷格式（DA/T392008）的規(guī)定執(zhí)行。 一、會計檔案的分類一、會計檔案的分類會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。具體包括： （1）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。（2）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。2（3）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包

2、括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。（4）其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。注：1、各單位的財務會計制度、預決算計劃、總結等材料不屬于會計檔案范圍，應移交文書部門整理歸檔。 2、實行會計電算化的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。 3 名名 稱稱 保管期限保管期限 憑 證 （原始憑證、記帳憑證等） 15年帳 簿 （現金、銀行日記帳） 25年 （總帳、明細帳） 15年 財務報告 （年度財務報告） 永 久 （月、季財務報告） 5年其他類 （會計移交清冊） 15年 （會計保管、銷毀清冊） 永 久

3、（銀行對帳單、余額調節(jié)表） 5年 4三、會計檔案的管理要求三、會計檔案的管理要求 1、各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊（會計檔案移交目錄）。 2、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊（會計檔案移交目錄），移交本單位檔案機構統一保管；出納人員不得兼管會計檔案。3、會計檔案期滿后，由本單位檔案鑒定小組組織鑒定（會計檔案作待銷毀） 54、移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分

4、清責任。5、各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 6、各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。6 四、會計檔案的整理方式（步驟）四、會計檔案的整理方式（步驟）分類分類分保管期限分保管期限編號編號編目編目入盒入盒 會計憑證會計憑證 會計賬簿會計賬簿 財務報告財務報告 檔號：（全宗號、目錄號【咨詢檔案員】、案卷號每類會計檔案分保管期限跨年度編制大流水案卷號） 7（一）會計憑證的整理（1）會計憑證案卷號接上年度案卷號續(xù)編（2）填寫憑證封面全宗號、目錄號、案卷號（3）填

5、寫憑證卷盒封面、脊背（4）會計憑證封面會計主管、裝訂、復核等簽章必須完善。（5）會計憑證的總頁數統計口徑應為憑證張數（含附件）所有張數之和。（6）編制會計憑證移交目錄89全宗名稱成都市金牛區(qū)檔案局（館）憑證名稱記帳憑證時間2012 年度 1 月份冊 數本月共 1 冊，本冊是第 1 冊頁 數本冊自第 號至第 號，共 頁保管期限15年歸檔號附記全宗號036目錄號4案卷號37會計主管 張三復核 李四裝訂 王五會計憑證封面的填寫內容：10全宗號三位數；目錄號、案卷號自然數；共 頁：本冊所有憑證的總頁數案卷號：跨年大流水號歸檔號：年內流水號（自定是否編制）11會計憑證封皮的填寫方法：1、單位名稱：填寫形

6、成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產黨中央委員會”簡稱“中共中央”；“中華人民共和國衛(wèi)生部”簡稱為“衛(wèi)生部”；“云南省人民政府財政廳”簡稱為“云南省財政廳”。不得簡稱“本部”、“本委”、“本省財政廳”等。2、會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉帳會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預算外會計憑證”等。3、時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。4、冊數：填寫在3、時間界定內會計憑證的冊數。5、冊次：填寫本冊會計憑證的序號。6、記帳憑證起止號：填寫本冊記帳憑證起號和止號。7、記帳憑證數：填寫記帳憑證的張數。

7、8、附件數：填寫本冊會計憑證的附件張數。9、會計憑證總數：填寫本冊所有憑證的合計張數10、會計主管：填寫單位內部具體負責會計工作的中層領導人員。11 、裝訂人：填寫負責該本會計憑證裝訂的人員。12 、裝訂時間：填寫該本會計憑證裝訂結束的時間。13、備注：填寫該本憑證需要說明的事項。 1213不同年度的會計憑證不能混裝在同一盒內 會計憑證盒會計憑證盒單 位名 稱成都市金牛區(qū)檔案（館）憑 證名 稱 記帳憑證時 間 2012 年 12 月共3 冊 本盒 裝第1-2冊記賬憑證自 號至 號附件 張本盒內共 張起止日期 自2012年1月1日起至2012年2月28日止歸檔時間立卷人保管期限 15年會計憑證盒

8、封面的填寫內容：14全宗號目錄號案卷號03643738全全 宗宗 號號036目目 錄錄 號號4案案 卷卷 號號3738年年 度度201212月月共共 3 冊冊第第 12 冊冊保管期限保管期限15年會計憑證盒盒脊的填寫方法15（二）會計賬簿的整理 （1）會計賬簿案卷號接上年度卷號續(xù)編。（2）在經管人員一覽表處加蓋單位公章、會計人員財務專用章應完善（檢查時發(fā)現有些單位就沒這張表，需要打印一張附在前面）。（3）填寫賬簿卷盒封面、脊背。（4）編制會計賬簿移交目錄。16會計賬薄的整理辦法會計賬薄訂本式和活頁式兩種。 1、訂本式的賬薄在封面上直接貼標簽，編制年度、檔號、填寫經管人員一覽表，直接裝盒。 空格

9、內只填相關數字2、活頁賬薄則需加封皮，并如實填寫相關內容及經管人員一覽表，再裝盒存放。（樣式如下） 。年 度 全宗號目錄號案卷號 172012 03659 賬簿頁數1、用財務軟件打印的帳頁，已有印好符合要求的連續(xù)頁號，則無需編制頁碼，但需統計有效頁數（即有數據內容記載）。2、訂本式現金記賬和銀行存款日記賬必須保持原狀，不能抽去空白帳頁需統計有效頁數（即有數據內容記載） 。單單 位位 名名 稱稱 （加蓋公章加蓋公章）帳帳 簿簿 名名 稱稱 帳帳 簿簿 頁頁 數數自第 頁起到 頁止 共 頁啟啟 用用 日日 期期年 月 日單位領導簽章單位領導簽章 會計主管人員簽 章 經管人員職別經管人員職別 姓 名

10、經管或接管日期簽章 移交日期簽 章 年 月 日 年 月 日 18。192021活頁賬薄需加封皮，樣式如下：活頁賬薄需加封皮，樣式如下：全宗名稱成都市金牛區(qū)檔案局（館）賬簿名稱總 賬、明細賬所屬年度二一二年保管期限15年本冊頁數歸 檔 號22全宗號036目錄號5案卷號9本冊頁數：有效頁數本冊頁數：有效頁數 歸歸 檔檔 號：填寫當年流水號號：填寫當年流水號 （ 自定是否編制 ）活頁賬薄封皮填寫內容：活頁賬薄封皮填寫內容：23不同年度的會計賬簿不能混裝在同一盒內24名 稱 總賬、明細賬起止時間 2012 年 1 月 1 日至2012 年 12 月 31 日盒內卷數 2保管期限15年 全宗號 036目

11、錄號5案卷號910單位負責人 *立卷人張三保管人*立卷時間 2013 年 1 月 10 日會會 計計 檔檔 案案 （賬薄類）會計賬薄盒封面填寫內容：2526不同年度不同保管期限的會計賬簿不能混裝在一盒內成都市金牛區(qū)檔案局（館）二O一二年總賬、明細賬自 2012 年 1 月 1 日起至 2012 年 12 月 31 日止 本盒共 2 卷共 87 張 保 管期 限15年會計賬薄盒封面填寫內容：27全宗號 目錄號 案卷號盒號03659-10不填（三）會計報表的整理2829A4規(guī)格財務報表需加封皮樣式規(guī)格財務報表需加封皮樣式成都市金牛區(qū)檔案局（館）二一二年度決算報表卷內文件2012 年 1 月1 日至

12、2012 年12月31止卷內文件共 * 張 保管期限 永久 檔 案 館全 宗 號 目 錄 號 案 卷 號 檔案室目錄號案卷號 7 7630A4規(guī)格年度財務報表封面填寫內容：31A3規(guī)格財務報表需加封皮樣式規(guī)格財務報表需加封皮樣式32成都市金牛區(qū)檔案局（館）類別二一二年度決算報表自2012 年 1 月1 日起至2012 年12月31止卷內共 * 頁 保管期限 永久A3規(guī)格年度財務報表封面填寫內容：全宗號036 目錄號5案卷號76（三）會計報表的整理 （1）會計報表案卷號按年報（月、季報）分別接上年度案卷號續(xù)編；（2）報表封面加蓋單位公章；單位負責人、經手人簽字。（3）每份報表應加蓋歸檔章并規(guī)范填

13、寫相關要素（全宗號、目錄號、案卷號）。（4）填寫財務報告卷盒封面、脊背相關內容。（5）編制會計報表卷內目錄，填寫卷內備考表。（6）編制會計報表移交目錄。3334 卷內目錄卷內目錄順順序序號號責責任任者者文文號號題題 名名日日期期頁頁號號備備注注3536編頁號原則正面編寫右上角，背面編寫左上角。37卷內備考表項目的填寫方法：1、本卷情況說明：填寫卷內文件材料（財務報告類和其他類）缺損、修改補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現的問題由有關的管理人員填寫并簽名，標注時間。2、立卷人：由負責立卷者簽名。3、檢查人：由案卷質量審查者簽名。4、立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。5、檢查時間：填寫

14、審查案卷質量的年月日。3839不同年度不同保管期限的財務報告不能混裝在一盒內名 稱年度財務報告起止時間 2012 年 1 月 1 日至2012 年 12 月 31 日盒內卷數 2保管期限永久） 全宗號 036目錄號7案卷號5單位負責人 *立卷人張三保管人*立卷時間 2013 年 1 月 10 日會會 計計 檔檔 案案 （財務報告類）會計報表盒封面填寫內容：404142會計賬簿及A4規(guī)格的會計報表均可用此盒成都市金牛區(qū)檔案局（館）二二O一一年度決算報表一一年度決算報表自 2011 年 1 月 1 日起至 2011年 12 月 31 日止 本盒共 1 卷共 50 張 保 管期 限永久A4規(guī)格年度財

15、務報告盒封面填寫方法：43全宗號 目錄號 案卷號盒號036575不填44A3規(guī)格會計報表盒成都市金牛區(qū)檔案局（館）類別二二O一一年度決算報表一一年度決算報表自 2011 年 1 月 1 日起至 2011年 12 月 31 日止 卷內共 50 頁 保管期限 永 久A3規(guī)格年度財務報表盒封面填寫內容：45全宗號036 目錄號5案卷號75會計檔案移交目錄（檔案所屬年度： 2011年 ）46案卷號類別題名起止時間保管期限卷內張數備注115會計憑證類成都市金牛區(qū)檔案局館會計憑證自2011年1月1日至2011年1月31日15年88116會計憑證類成都市金牛區(qū)檔案局館會計憑證自2011年2月2日至2011年

16、2月28日15年87117會計憑證類成都市金牛區(qū)檔案局館會計憑證自2011年3月1日至2011年3月31日15年9511855會計賬簿類成都市金牛區(qū)檔案局館二O一一年總賬自2011年1月至2011年12月15年5056會計賬簿類成都市金牛區(qū)檔案局館二O一一年明細賬自2011年1月至2011年12月15年32105會計賬簿類成都市金牛區(qū)檔案局館二O一一年現金日記賬自2011年1月至2011年12月25年35106會計賬簿類成都市金牛區(qū)檔案局館二O一一年銀行存款日記賬自2011年1月至2011年12月25年4275財務報告類成都市金牛區(qū)檔案局館二O一一年度決算報表自2011年1月至2011年12月

17、永久501、案卷號：根據整理會計檔案時會計憑證盒或會計檔案盒上的對應項目填寫。2 、類別：填寫該卷會計檔案所屬的類別，如：“會計憑證類”、“會計帳簿類”、“財務報告類”等（分類填寫）。3、題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計檔案盒上的“案卷題名”相同。4 起止時間：填寫該卷檔案起止時間。475、保管期限：根據整理會計檔案時確定的會計憑證盒或會計檔案盒上的保管期限填寫。6、卷內張數：指會計憑證總數、帳頁總數或財務報告的總張數，根據該卷會計檔案的具體張數填寫。7 、備注：填寫記帳憑證起止號或其他需要說明的事項。8、此目錄一式二份（會計部門自留一份；交檔案員一份）48 會計檔案移交清單會計檔案移交清單49附件：會計檔案移交目錄附件：會計檔案移交目錄一式二份，會計部門自留一份；交檔案員一份。一式二份，會計部門自留一份；交檔案員一份。單位單位(公章公章) ( 檔案年度檔案年度: )類類 別別會計憑證會計憑證(卷卷)會計賬薄會計賬薄(卷卷)財務報告財務報告(卷卷)其其 它它(卷卷)光盤光盤(張張)備注備注數