第三章word文檔控制.

1、李朝輝李朝輝第三章第三章Word文檔控制技巧李朝輝李朝輝李朝輝李朝輝啟動啟動word時不自動新建時不自動新建空白文檔空白文檔 Word的快捷方式上右擊的快捷方式上右擊-屬性屬性-快捷方式快捷方式 在目標文本框的路徑最后添加一個空格，在目標文本框的路徑最后添加一個空格，再輸入再輸入”/none“李朝輝李朝輝啟動啟動word時自動打開時自動打開最近使用過的文檔最近使用過的文檔 Word的快捷方式上右擊的快捷方式上右擊-屬性屬性-快捷方式快捷方式 在目標文本框的路徑最后添加一個空格，在目標文本框的路徑最后添加一個空格，再輸入再輸入”/mfile1”李朝輝李朝輝同時打開多個文檔同時打開多個文檔 同時選

2、中多個要打開的文檔，按回車同時選中多個要打開的文檔，按回車李朝輝李朝輝在在word中打開多個文檔中打開多個文檔 在在“打開打開”對話框中，選中多個文件，按回對話框中，選中多個文件，按回車車李朝輝李朝輝快速打開不在同一目錄快速打開不在同一目錄下的多個文檔下的多個文檔 在在“資源管理器資源管理器”中打開相應的文件夾，選中打開相應的文件夾，選中要打開的文件中要打開的文件 拖拽到任務欄的拖拽到任務欄的word圖標上，出現(xiàn)圖標上，出現(xiàn)“+”時釋時釋放鼠標放鼠標 再打開其他文件夾，用同樣地方法即可再打開其他文件夾，用同樣地方法即可李朝輝李朝輝同時控制多個文檔窗口同時控制多個文檔窗口 對多個文檔窗口同時進行

3、最大化、最小化對多個文檔窗口同時進行最大化、最小化（或還原）或關(guān)閉多個文檔（或還原）或關(guān)閉多個文檔 按住按住ctrl，用鼠標點擊任務欄上要進行窗口，用鼠標點擊任務欄上要進行窗口操作的文檔按鈕，點右鍵，在快捷菜單中操作的文檔按鈕，點右鍵，在快捷菜單中操作操作李朝輝李朝輝編輯時自動保存編輯時自動保存 工具工具-選項選項-保存保存-自動保存時間間隔自動保存時間間隔 注意：內(nèi)存小的機器，間隔時間不能太小，否則，影注意：內(nèi)存小的機器，間隔時間不能太小，否則，影響文檔編輯進度響文檔編輯進度 需要注意的是，自動保存以后的信息并不是存儲到了需要注意的是，自動保存以后的信息并不是存儲到了原來檔中，而是保存在了一

4、些臨時文件里，此時如果原來檔中，而是保存在了一些臨時文件里，此時如果發(fā)生了斷電，你原來的文檔中保存仍然是你上次保存發(fā)生了斷電，你原來的文檔中保存仍然是你上次保存的內(nèi)容，那自動保存有什么意義呢？自動保存會存儲的內(nèi)容，那自動保存有什么意義呢？自動保存會存儲你上次最后一次手動存檔到最后一次自動保存之間所你上次最后一次手動存檔到最后一次自動保存之間所輸入的信息，在發(fā)生了非正常退出后，用輸入的信息，在發(fā)生了非正常退出后，用Word再次再次打開原來的檔，可以看到會同時出現(xiàn)一個恢復文檔，打開原來的檔，可以看到會同時出現(xiàn)一個恢復文檔，此時這個恢復文檔中保存的就是上次斷電時自動保存此時這個恢復文檔中保存的就是上

5、次斷電時自動保存的所有信息了，將原來的文檔關(guān)閉，再將恢復文檔保的所有信息了，將原來的文檔關(guān)閉，再將恢復文檔保存為原來的文檔就可以最大限度的減小損失了存為原來的文檔就可以最大限度的減小損失了。李朝輝李朝輝減小文件容量減小文件容量 方法方法1：使用：使用“另存為另存為”。“保存保存”只將修改的只將修改的信息存入文檔，會使文件的容量越來越大信息存入文檔，會使文件的容量越來越大。 方法方法2：取消快速保存。工具：取消快速保存。工具-選項選項-保存保存-快快速保存去掉。（如果內(nèi)存小，不應取消此速保存去掉。（如果內(nèi)存小，不應取消此項）項） 快速保存：快速保存：alt+shift+f2李朝輝李朝輝改變改變w

6、ord文檔的默認保存文檔的默認保存路徑路徑 工具工具-選項選項-文件位置文件位置 文檔文檔-更改更改李朝輝李朝輝同時保存所有文檔同時保存所有文檔 方法方法1：按?。喊醋hift，文件，文件-全部保存全部保存 方法方法2：按住按住shift，單擊工具欄上的，單擊工具欄上的“保存保存”按鈕按鈕李朝輝李朝輝在同一文檔中保存多個版本在同一文檔中保存多個版本 有時希望能夠?qū)⑿薷那昂蟮母寮倪M行有時希望能夠?qū)⑿薷那昂蟮母寮倪M行對比，此時可以使用對比，此時可以使用“版本版本”來實現(xiàn)這一來實現(xiàn)這一目的。在寫一個文檔時，總是會做一些目的。在寫一個文檔時，總是會做一些改動，如果不希望所做的修改將最原始改動，如

7、果不希望所做的修改將最原始稿覆蓋掉，就可以使用版本來做。稿覆蓋掉，就可以使用版本來做。李朝輝李朝輝在同一文檔中保存多個版本在同一文檔中保存多個版本 方法方法1：文件：文件-另存為另存為-工具工具-保存版本保存版本 在版本備注中輸入該版本的說明信息在版本備注中輸入該版本的說明信息 方法方法2：文件：文件-版本版本 如果要在每次編輯后都自動保存一個版本如果要在每次編輯后都自動保存一個版本，選中，選中”關(guān)閉時自動保存版本關(guān)閉時自動保存版本“，以后需要，以后需要某個版本只需到對話框中選擇即可。某個版本只需到對話框中選擇即可。 02-28 員工備忘錄員工備忘錄_版本版本.doc李朝輝李朝輝打開不同版本的

8、文件 每次打開文檔時會自動打開最新的文件版本。若不想使用最新的版本也可以：文件-版本，選擇想要打開的文件版本。李朝輝李朝輝一次性關(guān)閉打開的所有文檔一次性關(guān)閉打開的所有文檔 方法方法1：按?。喊醋hift，文件，文件-全部關(guān)閉全部關(guān)閉 方法方法2：利用全部關(guān)閉按鈕（添加全部關(guān)閉：利用全部關(guān)閉按鈕（添加全部關(guān)閉按鈕）按鈕）李朝輝李朝輝添加添加“全部保存全部保存”和和“全部關(guān)閉全部關(guān)閉”按鈕按鈕 工具工具-自定義自定義-命令命令 “類別類別”中選中選“文件文件”，找到，找到“全部保存全部保存”和和“全全部關(guān)閉部關(guān)閉”選項，拖拽到文件菜單下選項，拖拽到文件菜單下李朝輝李朝輝任務欄中只顯示當前文檔任務

9、欄中只顯示當前文檔 工具工具-選項選項-視圖視圖 取消取消“任務欄中的窗口任務欄中的窗口”李朝輝李朝輝去掉去掉word的智能菜單功能的智能菜單功能 智能菜單的功能即單擊菜單標簽時只顯示最智能菜單的功能即單擊菜單標簽時只顯示最近使用過的菜單命令，需單擊彈出的下拉近使用過的菜單命令，需單擊彈出的下拉菜單最下面的箭頭按鈕或用鼠標指針在下菜單最下面的箭頭按鈕或用鼠標指針在下拉菜單上稍作停留才會顯示該菜單標簽下拉菜單上稍作停留才會顯示該菜單標簽下的所有菜單命令。但該功能有時反而會降的所有菜單命令。但該功能有時反而會降低工作效率。低工作效率。 工具工具-自定義自定義-選項選項 選為選為“始終顯示整個菜單始

10、終顯示整個菜單”李朝輝李朝輝徹底關(guān)閉徹底關(guān)閉word的任務窗格的任務窗格 工具工具-選項選項-視圖視圖 清除清除“啟動任務窗格啟動任務窗格”李朝輝李朝輝設(shè)置智能剪貼板的快捷鍵設(shè)置智能剪貼板的快捷鍵 工具工具-自定義自定義-工具欄工具欄-鍵盤鍵盤 在在“類別類別”中選中選“編輯編輯”，在，在“命令命令”列表框中選中列表框中選中”editofficeclipboard” 在在“請按新快捷鍵請按新快捷鍵”中按下想要的快捷鍵（如中按下想要的快捷鍵（如ctrl+g） 單擊單擊“指定指定” 當需要粘貼最近剪切過的內(nèi)容時只需按當需要粘貼最近剪切過的內(nèi)容時只需按ctrl+g即可即可在任務窗格中顯示最近在任務窗

11、格中顯示最近24次剪切或復制過的內(nèi)容次剪切或復制過的內(nèi)容，單擊要粘貼的內(nèi)容即可。，單擊要粘貼的內(nèi)容即可。 可以一次性復制或移動多段文檔內(nèi)容到其他文檔可以一次性復制或移動多段文檔內(nèi)容到其他文檔中中李朝輝李朝輝快速恢復快速恢復word的默認界面的默認界面 工具工具-自定義自定義-選項選項-重置菜單和工具欄慣用重置菜單和工具欄慣用數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)-是是李朝輝李朝輝快速恢復快速恢復word的默認設(shè)置的默認設(shè)置 關(guān)閉關(guān)閉word 進入進入word程序的默認模板所在目錄（程序的默認模板所在目錄（templates)，將，將normal.dot改名，重新啟動改名，重新啟動word，其所有設(shè)置與界面恢復到剛安裝后，其

12、所有設(shè)置與界面恢復到剛安裝后的狀態(tài)的狀態(tài)李朝輝李朝輝改變改變wod默認的字體格式默認的字體格式 文件文件-頁面設(shè)置頁面設(shè)置文檔窗格文檔窗格-字體設(shè)置，然后字體設(shè)置，然后在其中設(shè)置字體、字號顏色等在其中設(shè)置字體、字號顏色等李朝輝李朝輝刪除文檔打開的歷史記錄刪除文檔打開的歷史記錄 工具工具-選項選項-常規(guī)常規(guī) 清除清除“列出最近所用文件列出最近所用文件”李朝輝李朝輝讓讓word文檔自動翻頁文檔自動翻頁 方法方法1：使用：使用“自動滾動自動滾動”工具工具-自定義自定義-命令；命令；“類別類別”中選中選”工具工具”；在；在“命令命令”中選中選“自動滾動自動滾動”，將其拖到工具欄，將其拖到工具欄單擊該按

13、鈕，注意觀察單擊該按鈕，注意觀察 方法方法2：使用滾輪鼠標：使用滾輪鼠標按下滾輪鼠標的中鍵（滾輪）按下滾輪鼠標的中鍵（滾輪）李朝輝李朝輝快速瀏覽長篇文檔的內(nèi)容快速瀏覽長篇文檔的內(nèi)容快速瀏覽內(nèi)容較多的文檔的大致內(nèi)容快速瀏覽內(nèi)容較多的文檔的大致內(nèi)容通常報告前面大多需要有摘要，如果你使用通常報告前面大多需要有摘要，如果你使用word撰寫報告的話，可以有效的完成此工撰寫報告的話，可以有效的完成此工作。作。word的的“自動編寫摘要自動編寫摘要”功能可以自動功能可以自動分析文件重點，它采用統(tǒng)計分析等方法從分析文件重點，它采用統(tǒng)計分析等方法從文件中找出重點，然后再將這些重點集中文件中找出重點，然后再將這些

14、重點集中在一起形成摘要。在一起形成摘要。李朝輝李朝輝自動編寫摘要自動編寫摘要 工具工具-自動編寫摘要自動編寫摘要 選擇一種顯示方案（如在不退出原文檔的選擇一種顯示方案（如在不退出原文檔的情況下隱藏摘要以外的其他內(nèi)容），選擇情況下隱藏摘要以外的其他內(nèi)容），選擇百分比百分比 02-32希望希望_摘要摘要.doc李朝輝李朝輝方便地查看頁面過寬的文檔方便地查看頁面過寬的文檔 方法方法1：用：用web版式視圖，則會隨窗口的大版式視圖，則會隨窗口的大小自動換行小自動換行 方法方法2：工具：工具-選項選項-視圖視圖-大綱視圖和普通視大綱視圖和普通視圖欄中選中圖欄中選中“窗口內(nèi)自動換行窗口內(nèi)自動換行”李朝輝李

15、朝輝將缺少的字體轉(zhuǎn)換為其他將缺少的字體轉(zhuǎn)換為其他字體字體 在其他計算機上編輯的文檔中的某些字體在本機上沒有安在其他計算機上編輯的文檔中的某些字體在本機上沒有安裝，裝，word會自動將這些字體替換為某些已有的字體?？梢詴詣訉⑦@些字體替換為某些已有的字體?？梢愿鶕?jù)需要將其替換為自己想要的字體。根據(jù)需要將其替換為自己想要的字體。 工具工具-選項選項-兼容性兼容性-字體替換字體替換 在在“字體替換字體替換”列表框中列出了本機所缺少的字體名稱與列表框中列出了本機所缺少的字體名稱與word自動替換該字體的另一種字體自動替換該字體的另一種字體 選擇所缺少的字體名稱，然后在選擇所缺少的字體名稱，然后在“替代

16、字體替代字體”下拉列表框中下拉列表框中選擇用以替代該字體的另一種字體選擇用以替代該字體的另一種字體 注意：如果以后安裝了現(xiàn)在缺少的字體，則注意：如果以后安裝了現(xiàn)在缺少的字體，則word又會自動又會自動恢復為本來的字體，如果在恢復為本來的字體，如果在“字體替換字體替換”對話框中單擊了對話框中單擊了“永久替換永久替換”按鈕，并按鈕，并“確定確定”了，則不會再恢復為本來的字了，則不會再恢復為本來的字體了。體了。李朝輝李朝輝在文檔中嵌入在文檔中嵌入TrueType字體字體 工具工具-選項選項-保存保存-嵌入嵌入TrueType字體字體 注意：此功能保證在沒有安裝該篇文檔所注意：此功能保證在沒有安裝該篇

17、文檔所用字體的其他計算機上也能夠正常顯示文用字體的其他計算機上也能夠正常顯示文檔，但大大增加文檔的體積。檔，但大大增加文檔的體積。李朝輝李朝輝為為word文檔添加行號文檔添加行號 文件文件-頁面設(shè)置頁面設(shè)置-版式版式 在在“應用于應用于”下拉列表框中選擇后，添加行下拉列表框中選擇后，添加行號號李朝輝李朝輝在工具欄中查看當前文檔的在工具欄中查看當前文檔的存放路徑存放路徑 工具工具-自定義自定義-命令命令 在在“類別類別”中選則中選則“web”，在，在“命令命令”中將中將“地地址址”拖到工具欄拖到工具欄李朝輝李朝輝在標題欄中顯示文檔路徑在標題欄中顯示文檔路徑 工具工具-宏宏-宏宏 命名宏，如命名宏

18、，如“完整路徑完整路徑”，在，在“保存位置保存位置”文本框中選擇文本框中選擇“所有的活動模板和文檔所有的活動模板和文檔” 單擊單擊“創(chuàng)建創(chuàng)建”，在，在“sub 完整路徑（）完整路徑（）“下面輸入：下面輸入： activewindow.caption=activedocument.fullname 單擊單擊“保存保存”，關(guān)閉，關(guān)閉vb窗口窗口 工具工具-自定義自定義-命令命令 在在“類別類別”中選中選“宏宏”，在命令中找到剛才創(chuàng)建的宏，即，在命令中找到剛才創(chuàng)建的宏，即“mormal.new macros.完整路徑完整路徑”，將其拖到工具欄，將其拖到工具欄 如果將該宏命名為如果將該宏命名為auto

19、open，則打開所有文檔時都會，則打開所有文檔時都會自動在標題欄中顯示文檔的路徑自動在標題欄中顯示文檔的路徑李朝輝李朝輝將文檔的文本內(nèi)容轉(zhuǎn)換為將文檔的文本內(nèi)容轉(zhuǎn)換為對象對象 新建一個文檔，將要轉(zhuǎn)換為對象形式的文新建一個文檔，將要轉(zhuǎn)換為對象形式的文本內(nèi)容全部輸入其中，然后將該文檔保存本內(nèi)容全部輸入其中，然后將該文檔保存 再新建一個文檔，然后在再新建一個文檔，然后在“我的電腦我的電腦”中打中打開第一個文檔所在的文件夾，用鼠標將該開第一個文檔所在的文件夾，用鼠標將該文檔的圖標直接拖進第二個文檔編輯區(qū)中文檔的圖標直接拖進第二個文檔編輯區(qū)中 第一個文檔中的文字轉(zhuǎn)換成對象了第一個文檔中的文字轉(zhuǎn)換成對象了李

20、朝輝李朝輝快速將文本內(nèi)容轉(zhuǎn)換為快速將文本內(nèi)容轉(zhuǎn)換為圖片圖片 選中要轉(zhuǎn)換為圖片的文本，按選中要轉(zhuǎn)換為圖片的文本，按ctrl+v（剪切）（剪切） 編輯編輯-選擇性粘貼選擇性粘貼-圖片圖片李朝輝李朝輝域簡介域簡介 域在域在Word中很有用，使用它可以實現(xiàn)資料中很有用，使用它可以實現(xiàn)資料的自動更新和文檔自動化，還可以制作一的自動更新和文檔自動化，還可以制作一些特殊的效果些特殊的效果 李朝輝李朝輝 插入域：插入插入域：插入-域域 或或 crtl+F9 域代碼與域值切換：域代碼與域值切換：shift+F9 更新域：更新域：F9 鎖定域：鎖定域：ctrl+F11 解除域：解除域：ctrl+shift+F11

21、李朝輝李朝輝在在Word 2003中把文字分家中把文字分家1、單擊、單擊“工具工具”自定義，在打開的自定義，在打開的“自定義自定義”對話框中選擇對話框中選擇“命令命令”選項卡，在左側(cè)選項卡，在左側(cè)“類別類別”列表框中選擇列表框中選擇“繪圖繪圖”，在右側(cè)，在右側(cè)“命令命令”列表列表框中選擇框中選擇“分解圖片分解圖片”后，按住左鍵把后，按住左鍵把“分解分解圖片圖片”拖到工具欄上后放手。拖到工具欄上后放手。 2、單擊、單擊“插入插入”圖片圖片藝術(shù)字，選擇一種藝藝術(shù)字，選擇一種藝術(shù)字樣式，在術(shù)字樣式，在“編輯藝術(shù)字編輯藝術(shù)字”對話框中輸入對話框中輸入準備拆分的字準備拆分的字“小小”，并設(shè)置好字體、字號

22、，并設(shè)置好字體、字號等。等。 李朝輝李朝輝3、單擊插入的藝術(shù)字，然后單擊、單擊插入的藝術(shù)字，然后單擊“編輯編輯”剪切，再剪切，再單擊單擊“編輯編輯”選擇性粘貼，在選擇性粘貼，在“選擇性粘貼選擇性粘貼”對話對話框中選擇框中選擇“圖片（圖片（Windows圖元文件）圖元文件）”后點后點“確定確定”。也就是把插入的藝術(shù)字剪切掉后，再以。也就是把插入的藝術(shù)字剪切掉后，再以“圖片圖片（Windows圖元文件）圖元文件）”格式粘貼出來。格式粘貼出來。 4、單擊以、單擊以“圖片（圖片（Windows圖元文件）圖元文件）”格式粘貼出格式粘貼出來的藝術(shù)字，再單擊工具欄上添加出的來的藝術(shù)字，再單擊工具欄上添加出的

23、“分解圖片分解圖片”，不過注意：圖片被分解后會在頁面的最左上角，不過注意：圖片被分解后會在頁面的最左上角上顯示出來。上顯示出來。 李朝輝李朝輝去除頁眉中的橫線去除頁眉中的橫線 （一）（一） 在在Word文檔中插入頁眉時，頁眉文字的下面通常文檔中插入頁眉時，頁眉文字的下面通常會出現(xiàn)一條黑色的細橫線，會出現(xiàn)一條黑色的細橫線， 可以通過下面的方法可以將橫線去掉：用鼠標雙可以通過下面的方法可以將橫線去掉：用鼠標雙擊頁眉處的文字，使頁眉處于可編輯狀態(tài)。打開擊頁眉處的文字，使頁眉處于可編輯狀態(tài)。打開“格式格式”菜單，選擇菜單，選擇“邊框和底紋邊框和底紋”對話框，在對話框，在“邊框邊框”選項卡中的選項卡中的

24、“設(shè)置設(shè)置”欄中，選擇欄中，選擇“無無”，并從對話框，并從對話框右下角的右下角的“應用于應用于”項的下拉列表中選擇項的下拉列表中選擇“段落段落”，單擊單擊“確定確定”按鈕，設(shè)置按鈕，設(shè)置 單擊單擊“頁眉和頁腳頁眉和頁腳”浮動工具欄上的浮動工具欄上的“關(guān)閉關(guān)閉”按鈕，按鈕，回到正常編輯狀態(tài)，就可以看到頁眉文字下方的回到正常編輯狀態(tài)，就可以看到頁眉文字下方的橫線已經(jīng)沒有了。橫線已經(jīng)沒有了。李朝輝李朝輝去除頁眉中的橫線去除頁眉中的橫線 （二）（二） 雙擊頁眉橫線，進入雙擊頁眉橫線，進入“頁眉和頁腳頁眉和頁腳”視圖視圖 將光標置于頁眉區(qū)，樣式中選擇將光標置于頁眉區(qū)，樣式中選擇“正文正文”樣式樣式李朝輝

25、李朝輝添加個性化的頁眉橫線添加個性化的頁眉橫線 清除原來的橫線清除原來的橫線 格式格式-邊框和底紋邊框和底紋-橫線橫線 在在“圖片圖片”選項卡上單擊滿意的圖片，單擊選項卡上單擊滿意的圖片，單擊“確定確定”李朝輝李朝輝將頁碼置于頁眉和頁腳區(qū)將頁碼置于頁眉和頁腳區(qū)之外之外 用平常的方法插入頁碼用平常的方法插入頁碼 進入頁眉和頁腳視圖進入頁眉和頁腳視圖 將鼠標移動頁碼圖文框邊框上，當鼠標變將鼠標移動頁碼圖文框邊框上，當鼠標變成十字箭頭時，按住左鍵不放進行拖動便成十字箭頭時，按住左鍵不放進行拖動便可將頁碼拖到該區(qū)域之外?？蓪㈨摯a拖到該區(qū)域之外。李朝輝李朝輝文本框鏈接的妙用文本框鏈接的妙用 報刊分欄排版

26、中因為版面原因常將同一篇報刊分欄排版中因為版面原因常將同一篇文稿分成兩個部分放置于兩欄中，但若對文稿分成兩個部分放置于兩欄中，但若對放在前面一欄中的內(nèi)容進行增減修改后，放在前面一欄中的內(nèi)容進行增減修改后，將會影響到其他各欄的版面。遇到這種情將會影響到其他各欄的版面。遇到這種情況，用文本框的鏈接功能便可在修改后使況，用文本框的鏈接功能便可在修改后使其自動進行排版。其自動進行排版。李朝輝李朝輝取消自動添加的超級鏈接取消自動添加的超級鏈接功能功能 方法一：工具方法一：工具-自動更正自動更正-自動套用格式自動套用格式-清清除除“internet及網(wǎng)絡路徑替換為超級鏈接及網(wǎng)絡路徑替換為超級鏈接”復復選框選框 方法二：輸入網(wǎng)址或郵箱地址，當自動為方法二：輸入網(wǎng)址或郵箱地址，當自動為其添加了超級鏈接后，立即按其添加了超級鏈接后，立即按【backspace】、單擊、單擊“撤銷撤銷”按鈕、按按鈕、按ctrl+z均可均可李朝輝李朝輝快速復制網(wǎng)頁上的快速復制網(wǎng)頁上的文字資料到文檔中文字資料到文檔中 網(wǎng)頁通常時