會計憑證的電子化與規(guī)范化

1、會計憑證的電子化與規(guī)范化贈磅拿稔0會計信息化研究者通常從財務(wù)會計與管理會計兩個方面探討信息技術(shù)如何為會計帶來增值信息，兩者固然可以并駕齊驅(qū)，但我國會計信息嚴重失真的現(xiàn)實迫使我們不得不駐足于財務(wù)會計的研究，并借助信息技術(shù)的科學處理來保證會計信息的真實與可靠.計算機系統(tǒng)”輸入是垃圾，輸出也是垃圾”的至理名言揭示了會計憑證規(guī)范化的重要性，因此，總結(jié)2O多年來我國會計核算軟件輸入13的規(guī)定與不足，進一步探討原始憑證與記賬憑證的完全電子化，并促使規(guī)范化控制有效地嵌入會計軟件之中，就顯得十分必要.一，電算化會計憑證的相關(guān)規(guī)定及存在的不足1989年財政部發(fā)布了會計核算軟件管理的幾項規(guī)定（試行），對憑證輸入提

2、出三條要求.隨著電算化的縱深發(fā)展，財政部于1994年發(fā)布了第27號文件，包括會計電算化管理辦法商品化會計核算軟件評審規(guī)則和會計核算軟件基本功能規(guī)范等3個文件，這些文件從會計核算軟件的評審，計算機替代手工記賬的條件，會計數(shù)據(jù)的輸入，處理.輸出以及安全保密等方面對會計核算軟件開發(fā)與應(yīng)用作了較為全面的規(guī)定.會計核算軟件基本功能規(guī)范（以下簡稱功能規(guī)范）根據(jù)計算機的特定工作環(huán)境對記賬憑證和原始憑證的輸入作了詳細的規(guī)定.在軟件應(yīng)具備初始化功能的規(guī)定中，要求必須定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當符合國家統(tǒng)一會計制度.在拒絕接受錯誤輸入方面，功能規(guī)范要求對憑證的類別與編號的出錯，對借方，貸方科目

3、編號與名稱不相符，對借方，貸方金額不平衡，以及對機內(nèi)原始憑證與記賬憑證的不一致等情況，軟件應(yīng)當才I絕接受.而針對出錯的修改，功能規(guī)范則規(guī)定輸入機內(nèi)記賬憑證一經(jīng)審核后軟件不能提供修改功能，并要求軟件應(yīng)當分別提供對輸入，審核與修改功能的使用權(quán)限設(shè)置控制.當發(fā)現(xiàn)已審核或登賬的記賬憑證有誤時，應(yīng)當采用紅字沖銷法或者補充56對務(wù)與會0.蓉臺蜃200610登記法進行更正，不能采用不留痕跡的修改.同時，在原始憑證正確性控制方面，功能規(guī)范對其項目的齊全性，與記賬憑證一致性審核，以及其修改應(yīng)符合的條件等也作了較為詳細的規(guī)定.可以說，上述一系列規(guī)定從制度上保證了會計憑證輸入的正確性，進而保證了會計核算軟件的開發(fā)質(zhì)

4、量.但是也應(yīng)當看到，上述規(guī)定過分強調(diào)人對會計憑證的控制,甚至連自動生成的記賬憑證也要求會計人員對其加以審核,這種將控制點交由會計人員而非交由軟件來完成的做法，明顯說明當時制度對會計的第一次確認與計量偏重于人的控制.美國COSO報告的重要前提之一便是在全社會統(tǒng)一財務(wù)軟彳.但我國地域廣闊，企業(yè)經(jīng)營千差萬別，情況錯綜復雜，這決定了我國在短期內(nèi)難以在全社會推行統(tǒng)一財務(wù)軟件.繼中國軟件行業(yè)協(xié)會財務(wù)及企業(yè)管理軟件分會于1998年8月發(fā)布財務(wù)軟件數(shù)據(jù)接13標準98-001號之后,2005年1月由國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局和國家標準委批準發(fā)布實施的信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接13»國家標準，對記賬憑證的

5、數(shù)據(jù)元素（數(shù)據(jù)項）加以規(guī)范，進步保證了會計憑證接13的標準性.但如何使這一文件得以很好地貫徹實施，仍然存在一些問題.隨著企業(yè)資源計劃（ERP）的深入應(yīng)用，企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）規(guī)范（以下簡稱（ERP規(guī)范）基本框架于2003年10月1日開始實施，盡管它并不具有強制性，僅作為國家推薦標準，但其出臺對當前我國的ERP軟件的開發(fā)與應(yīng)用具有很強的指導意義.尤其是（ERP規(guī)范專門設(shè)置的自動分錄”功能模塊，第一次以功能模塊的形式出現(xiàn)在一個規(guī)范框架之中.在其”6.181動分錄”的基礎(chǔ)設(shè)置一節(jié)中，列舉了可生成原始憑證的單據(jù)類型和生成記賬憑證的科目設(shè)置的種類，同時，對記賬憑證生成方式，審核和出錯修改都作了不同

6、程度的規(guī)定.值得一提的是，在”6.18自動分錄”部分中,該規(guī)范還對憑證的不f核管理提出了3種控制：一是"可由會計憑證反向追查各項交易單號資料”是對于已自動開立憑證的變動單據(jù)予以記錄.避免重復生成憑證”三是生成憑證后，原始單據(jù)將無法修改，避免憑證與來源單據(jù)資料不一致.以上3種控制使記賬憑證自動生成進一步規(guī)范.雖然，我國現(xiàn)有的制度與規(guī)范在一定程度上保證了會計憑證輸入與自動生成的可靠性，但其對記賬憑證填制與自動生成仍然立足于人工完成.沒有從根本上擺脫手工會計模式的窠臼.筆者認為，由財政部專門出臺一個關(guān)于會計憑證規(guī)范輸入的制度.對會計憑證批控制，校驗控制，輸入錯誤更正,記賬憑證的自動生成的范

7、圍與種類加以詳細規(guī)定，實屬當務(wù)之急.二,原始憑證數(shù)據(jù)電子化及其輸入口控制保證會計憑證輸入數(shù)據(jù)質(zhì)量主要從三個方面著手：一是盡可能實現(xiàn)原始憑證電子化：二是利用信息技術(shù)規(guī)范記賬憑證輸入三是對登賬前機內(nèi)原始憑證與記賬憑證的審查當前，會計部門對記賬憑證的輸出仍然采用紙介質(zhì)與電子介質(zhì)并行的做法.相應(yīng)地,記賬憑證就有電子和紙質(zhì)兩套相一致的會計數(shù)據(jù).但原始憑證卻并非如此，盡管目前有部分原始憑證可通過條形碼等方式錄入并存儲于機內(nèi).但大部分仍然以紙介質(zhì)的方式存在.這不僅僅是給會計檔案的保管帶來了諸多的麻煩，更重要的是由于紙質(zhì)原始憑證游離于機外而使系統(tǒng)的記賬憑證與原始憑證之間的監(jiān)控難達高效.解決的辦法當然是盡早實現(xiàn)

8、原始憑證全部電子化.筆者認為，運用影像與掃描技術(shù)使原始憑證電子化，是一個切實可行的做法.原始憑證的影像實時處理具體做法是，首先設(shè)置錄入平臺，根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小，綜合采用中高速掃描儀，平板掃描儀，攝像等多種方式，將經(jīng)過審核的紙質(zhì)原始憑證存入機內(nèi).當前紙質(zhì)原始憑證不外乎兩種形式，一種是由打印機直接打印輸出，另一種是由手寫填列.對于第一種.可以通過掃描方式將憑證掃描并經(jīng)過機內(nèi)審核后存儲于機內(nèi)原始憑證庫文件之中.而對于后一種形式，也即手寫填列的憑證，由于手書筆跡難以正確地為計算機所識別.可采用攝像方式將每張原始憑證拍攝并存入專用的目錄文件之中.但采用這種拍攝方式不利于記賬憑證的自動生成.它畢竟只是一種權(quán)

9、宜之計.如果這類手書的憑證不是太多.也可以直接由會計人員通過鍵盤方式將其輸入并在機內(nèi)審核之后存入原始憑證庫文件之中.總之,盡可能將紙質(zhì)原始憑證通過掃描或鍵盤輸入方式存入機內(nèi)原始憑證庫文件為記賬憑證的自動生成提供直接的依據(jù).另外，為了隨時檢查記賬憑證與原始憑證的對應(yīng)關(guān)系.檢查原始憑證的順序編號與分類編號是否連續(xù).以及是否存在重復錄入等情況，有必要對錄入對象設(shè)計一個（或多個）目錄文件.分別設(shè)置記賬憑證的對應(yīng)號碼，原始憑證的順序編號，分類編號，憑證名稱以及審核人的簽章等字段.特別提及的是.應(yīng)當為原始憑證預先設(shè)計編號.通過該編號可以準確地說明憑證的使用情況，并能夠提供一個通過會計記錄對業(yè)務(wù)進行追蹤的審

10、核蹤跡.使用時，將原始憑證編號事先分發(fā)給使用者并令其按順序使用，同時，為原始憑證編號建立一個摘要說明庫.對各原始憑證的經(jīng)濟業(yè)務(wù)作一個記錄，簡單加以說明，這種目錄式的記錄與業(yè)務(wù)說明相對應(yīng)的做法，能夠保證原始憑證的安全與完整.而在原始憑證的保管方面.必須注意在任何時候，對原始憑證的使用都應(yīng)只限于那些經(jīng)授權(quán)的人員并對原始憑證庫文件通過加鎖方式進一步保護，以保證原始憑證不受非法操作.逐步放棄紙質(zhì)存放而盡可能將會計憑證存儲于機內(nèi)，是今后會計信息化的努力方向.基于這一設(shè)想，先進行原始憑證的才3描（或影像）處理，后進行記賬憑證的填制的順序不可顛倒.當原始憑證經(jīng)過影像處理或掃描審核后記賬憑證的輸入員可直接據(jù)以

11、在機上填制記賬憑證這一做法可以保證機內(nèi)原始憑證與記賬憑證的一致性.同時也為今后會計憑證的無紙化操彳打下基礎(chǔ).隨著電子商務(wù)的快速發(fā)展.原始憑證的全部無紙化不難實現(xiàn).進而為智能軟件自動對各種會計業(yè)務(wù)加以識別并生成記賬憑證創(chuàng)造條件.從長遠來看，交易集中控制是財務(wù)會計信息的可靠性與相關(guān)性的保證，而目前的憑證集中與報表集中將逐步為交易集中所替代.交易集中控制旨在使物流，資金流和信息流三流合一”的基礎(chǔ)上達到對會計信息的控制與使用.各種業(yè)務(wù)與財務(wù)一體化的流程，凸顯交易集中控制的作用.在此，記錄交易的原始憑證的電子化是交易集中控制的前提條件.離開了原始憑證的電子化，交易集中控制也就無從談起了.三,記賬憑證規(guī)范

12、化的基本思路在會計信息系統(tǒng)中作為會計信息雛形的賬戶記錄.是企業(yè)會計報告的信息源.而這一信息源又首先必須以記賬憑證作為其載體.正是賬戶與記賬憑證的這種密不可分的依存關(guān)系，決定了記賬憑證的不可替代性.至今.無論是手工會計還是電算化會計，無論是國產(chǎn)軟件還是外國軟件，都十分重視記賬憑證的填制，錄入，機內(nèi)審核和自動生成.在信息化條彳下，記賬憑證有手工填制與軟件自動生成兩種方式.一般地說，借助應(yīng)用程序自動生成的記賬憑證越多.數(shù)據(jù)源的可靠性就越強.換句t說.在軟件質(zhì)量得到彳證的前提下.人為填制的記賬憑證遠不如軟件自動生成來得可靠.正因為如此，記賬憑證自動生成一直是國內(nèi)外軟件開發(fā)商提高軟件質(zhì)量的切入點.200

13、61O財務(wù)與會昔綜臺版57財磅鼻令寸則flatl化ntin.常用憑證的設(shè)置對正確形成記賬憑證至關(guān)重要，它根據(jù)對企業(yè)經(jīng)常發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)加以分析.在系統(tǒng)中存入這些常用憑證的借方，貸方科目.一旦通過某種標識（例如輸入標準摘要等）.系統(tǒng)便將該對應(yīng)憑證的借貸方科目顯示在屏幕上，并由輸入員將金額等其他數(shù)據(jù)予以輸入.這一做法雖然只確認相應(yīng)的會計要素而將計量留給會計人員確定.但對規(guī)范記賬憑證起了積極的作用.盡可能多地由軟件自動生成記賬憑證固然是我們努力的方向，但它畢竟不能一蹴而就.當務(wù)之急，應(yīng)當注重對手工填制憑證的正確性進行控制.在一張記賬憑證之中.最重要的莫過于借貸科目及其金額的確定.會計科目固然有級別之分

14、.但其一級科目因其直接影響會計要素而處最重要地位.有鑒于此我國一些商品化會計核算軟件從其問世開始.便根據(jù)一級科目的對應(yīng)關(guān)系設(shè)置了"非法對應(yīng)科目”的控制.例如會計人員填制了一張”借累計折舊，貸壞賬準備的錯誤憑證.如果使這一非法對應(yīng)科目的憑證進入機內(nèi)記賬憑證庫文件.所生成的會計報表必然失實.因此.應(yīng)當將那些非法對應(yīng)關(guān)系的會計分錄拒之門外.我們可以根據(jù)當前國家會計制度所公布的一級科目，逐一查找每一科目與其他所有一級科目的非法對應(yīng)關(guān)系.并將該確定結(jié)果存放于非法對應(yīng)科目文件之中.鑒于會計科目有相對穩(wěn)定性的特點，筆者認為，將確認后的非法對應(yīng)科目表列入（ERP規(guī)范或會計核算軟件基本功能規(guī)范等文件之

15、中.能夠從制度上保證這一控制的有效實施.記賬憑證的借貸方金額的自動生成也應(yīng)當列入我們的研究范圍.對于收款和付款兩大類型的記賬憑證而言，其借貸金額一般可直接根據(jù)其U付金額加以確定，而對于月末結(jié)賬憑證.諸如損益結(jié)轉(zhuǎn)，計提折舊，工資結(jié)算與分配等，一般也可以通過公式定義的方式直接將計算結(jié)果填入記賬憑證的借貸金額欄之中.在一個企業(yè)中.由于各期所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容大同小異.故許多常用記賬憑證的借貸金額經(jīng)過分析之后完全有可能按“常用憑證”方式令其自動生成.更進一步地說，如果能夠?qū)ｉT開發(fā)通用的數(shù)據(jù)輸入模塊.并令其與會計軟件相連接，也不失為一種有效的控制手段與方法.國外已經(jīng)有不少公司使用通用數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)（generalizeddatainputsystem.GDlS）.即通過通用的程序?qū)局兴薪灰滋幚硐到y(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入進行集中管理.它的優(yōu)點是首先，它通過設(shè)置公共系統(tǒng)來處理所有的數(shù)據(jù)檢驗.進而使控制得到加強：其次，這種通用數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)能夠確保每一個會