會(huì)議管理制度

1、會(huì)議管理制度第一章總則第一條目的為使公司的會(huì)議管理規(guī)范化和有序化，提高會(huì)議的質(zhì)量和效率，降低會(huì)議成本，切實(shí)跟蹤落實(shí)會(huì)議提出的各項(xiàng)工作任務(wù)與工作要求的完成情況，從而保證會(huì)議的有效性，特制定本制度。第二條適用范圍制度適用于公司（各分公司、業(yè)務(wù)部門、辦事處）各項(xiàng)會(huì)議管理第三條會(huì)議形式一、公司的會(huì)議形式包括：定期的常規(guī)性會(huì)議和臨時(shí)性會(huì)議。其中，定期的常規(guī)性會(huì)議主要包括以下5種形式：（一）公司周年慶典表彰大會(huì)；（二）公司高管工作例會(huì)；（三）公司年終工作述職工作總結(jié)會(huì)議；（四）公司年中工作述職工作總結(jié)會(huì)議；（五）各分公司、業(yè)務(wù)部門、辦事處周例會(huì)/月度會(huì)議。二、臨時(shí)性會(huì)議的主持部門以事件主導(dǎo)部門為主召開，具

2、體會(huì)議參加人、會(huì)議時(shí)間及會(huì)議內(nèi)容應(yīng)提前一個(gè)工作日以通知形式告知相關(guān)參會(huì)人員。第二章會(huì)議流程第四條會(huì)議安排的原則一、堅(jiān)持局部服從整體的原則，會(huì)議優(yōu)先于部門會(huì)議，緊急會(huì)議優(yōu)先于一般會(huì)議。二、各類會(huì)議優(yōu)先順序?yàn)椋豪龝?huì)、臨時(shí)性行政/業(yè)務(wù)會(huì)議、部門內(nèi)部會(huì)議三、因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。第五條會(huì)議通知一、常規(guī)性會(huì)議除時(shí)間臨時(shí)調(diào)整外，不再另行通知，由主持部門直接通知參會(huì)人。二、臨時(shí)性會(huì)議按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知。三、會(huì)議通知期：須于開會(huì)前一個(gè)工作日內(nèi)通知參會(huì)人及會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門。四、會(huì)議通知的渠道：（一）公司內(nèi)部QQ群、微信群、企業(yè)郵箱：適用于常規(guī)性會(huì)議通知（含常規(guī)性會(huì)議臨時(shí)調(diào)整

3、時(shí)間的）、臨時(shí)性會(huì)議通知；（二）公告欄：適用于臨時(shí)性會(huì)議通知；（三）電話通知：適用于臨時(shí)性會(huì)議公告后，由主持部門電話通知參會(huì)人；（四）OA系統(tǒng)中行政辦公之“公告通知”模塊發(fā)布：適用所有會(huì)議類型，用于會(huì)議通知存檔，備查五、會(huì)議通知的內(nèi)容：（一）會(huì)議時(shí)間；（三）會(huì)議主持部門;（五）會(huì)議主題；（七）參會(huì)注意事項(xiàng);第六條會(huì)議準(zhǔn)備（二）會(huì)議地點(diǎn)；（四）參會(huì)人員；（六）會(huì)議須準(zhǔn)備的資料明細(xì);（八）其他。一、會(huì)議主持部門的助理或部門指定執(zhí)行人應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場，布置會(huì)場，備好座位、會(huì)議器材等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等。二、對于需要給參會(huì)人員發(fā)放會(huì)議資料的，會(huì)議主持部門應(yīng)根據(jù)參會(huì)人數(shù)提前印制會(huì)

4、議資料。三、會(huì)議主持部門應(yīng)提前打印會(huì)議簽到表，并由會(huì)議記錄員監(jiān)督參會(huì)人員簽到情況，會(huì)議簽到表須在會(huì)議結(jié)束后由會(huì)議主持人簽字確認(rèn)。四、為了合理分配會(huì)議室資源，有效貫徹會(huì)議室安排原則的規(guī)定，會(huì)議主持部門須提前至少一個(gè)工作日在OA系統(tǒng)中“綜合辦公”欄目中填寫會(huì)議申請流程表單；因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限，但會(huì)議組織部門或個(gè)人必須提前電話與公司行政前臺備案。第七條會(huì)議組織一、會(huì)議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。二、會(huì)議主持人必須遵守以下規(guī)定：（一）主持人應(yīng)不遲于會(huì)前15分鐘到達(dá)會(huì)場，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況,做好會(huì)前準(zhǔn)備（二）主持人一般應(yīng)于會(huì)議開始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程

5、推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等進(jìn)行必要的說明，并說明各項(xiàng)議程大概的會(huì)議時(shí)間限制，以提高會(huì)議的效率。（三）會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。（四）對于討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議做出結(jié)論。對須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交參會(huì)人表明意見；對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。（五）主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向參會(huì)人明確，并落實(shí)具體的會(huì)議跟蹤負(fù)責(zé)人。三、參會(huì)人必須遵守以下規(guī)定：（一）應(yīng)于會(huì)前10分鐘到達(dá)

6、會(huì)場，并在會(huì)議簽到表上簽到。（二）會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。（三）遵循會(huì)議主持人對議程控制的要求。（四）對于工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。（五）遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至本部門另一名未參會(huì)人員處，原則上會(huì)議期間不允許接聽電話，如須接聽，請離開會(huì)場。（六）原則上參會(huì)人員不得請假；如確需請假的，須向會(huì)議主持部門負(fù)責(zé)人及分管副總、必要情況下還要向總經(jīng)理說明情況并征得同意后，方可請假。（七）無故未按時(shí)參加會(huì)議的，將給予當(dāng)事人100元/次的處罰,并備案。（八）參會(huì)人員應(yīng)做好本人的會(huì)議記錄。四、會(huì)議主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。第

7、八條會(huì)議記錄一、各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。二、會(huì)議進(jìn)行期間，重要會(huì)議須用錄音筆進(jìn)行錄音，并于會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)由會(huì)議記錄員將會(huì)議錄音提交至公司存檔。三、各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：（一）各部門應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員（一般為本部門的助理或行政文員），會(huì)議記錄員名單須報(bào)行政部備案；如需調(diào)整會(huì)議記錄員的，調(diào)整部門須及時(shí)通知行政部。（二）公司根據(jù)名單配發(fā)會(huì)議記錄本。會(huì)議記錄本用完后由記錄員憑舊本至行政部換領(lǐng)新本，舊本同時(shí)本部門存檔。會(huì)議記錄本的領(lǐng)取登記按低值易耗品的領(lǐng)取程序辦理。（三）會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。（四）會(huì)

8、議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，會(huì)議主持人可根據(jù)本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。（五）公司管理層主持的例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由總經(jīng)理助理/秘書負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，公司管理層另有指定的，從公司管理層指定。（六）會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、以會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，并于會(huì)議結(jié)束后半個(gè)工作日內(nèi)整理好會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議主持人審批通過后下發(fā)至參會(huì)人員。2、會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。會(huì)議主持人須在每次會(huì)議記錄上簽字確認(rèn)。3、對會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。4、做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作。三、會(huì)議

9、記錄的備檔按以下規(guī)定：（一）本部門負(fù)責(zé)組織的各類會(huì)議的會(huì)議記錄，由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時(shí)轉(zhuǎn)公司統(tǒng)一歸檔備查。（二）本部門會(huì)議記錄由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔備查，部門內(nèi)其他人員需查閱會(huì)議記錄的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，放可進(jìn)行查閱，并在查閱內(nèi)容所在頁的頁眉處簽字。（三）部門其他人員查閱會(huì)議記錄時(shí)，會(huì)議記錄員須在場；除經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管副總同意外，會(huì)議記錄本不得外借給其他部門或部門內(nèi)其他人員。對于會(huì)議記錄的外借情況，記錄員應(yīng)如實(shí)在會(huì)議記錄中寫明外借時(shí)間、外借原因及外借人，并由外借人簽字確認(rèn)。（四）會(huì)議記錄為的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。第九

10、條會(huì)議紀(jì)要一、下列情況，會(huì)議記錄員須將會(huì)議記錄整理為會(huì)議紀(jì)要:（一）除部分部門“站會(huì)”外，的常規(guī)性會(huì)議;（二）各類臨時(shí)行政/業(yè)務(wù)類會(huì)議；（三）各類緊急性會(huì)議；（四）與經(jīng)營管理相關(guān)的會(huì)議；（五）須會(huì)后對會(huì)議內(nèi)容貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議；（六）其他會(huì)議主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。二、所有會(huì)議均需做會(huì)議紀(jì)要，以方便相關(guān)信息的查詢和后續(xù)工作的追蹤、落實(shí)；會(huì)議紀(jì)要需如實(shí)記錄，對內(nèi)容進(jìn)行概括、總結(jié)，分類別或分項(xiàng)目記錄。三、會(huì)議紀(jì)要中包含（但不僅限于）如下內(nèi)容：會(huì)議的主要內(nèi)容及議題；會(huì)議討論或決定的重大事項(xiàng)；會(huì)議決定的行動(dòng)計(jì)劃或改進(jìn)措施。（具體格式詳見附件）四、會(huì)議紀(jì)要整理和發(fā)送應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成，下發(fā)或

11、傳閱范圍由會(huì)議主持人確定，通過0砌、同發(fā)送給所有會(huì)議相關(guān)人員，及對接人事專員。五、會(huì)議須有落地執(zhí)行計(jì)劃輸出，具體如下：（一）宣貫類會(huì)議：宣貫后的改進(jìn)落實(shí)計(jì)劃（二）專題類會(huì)議：針對問題如何解決列出相關(guān)人員的工作安排和計(jì)劃（三）工作匯報(bào)類會(huì)議：針對部門問題或個(gè)人工作問題的進(jìn)展安排、改善提升列出相應(yīng)的計(jì)劃安排六、會(huì)議紀(jì)要輸出的工作計(jì)劃須進(jìn)行跟進(jìn)落實(shí)情況，跟蹤記錄匯總實(shí)行一會(huì)一表制。第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)第十條落實(shí)計(jì)劃跟蹤各部門對接人事專員對會(huì)議紀(jì)要輸出的落地計(jì)劃，按照計(jì)劃時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟進(jìn)，并于每月底輸出該部門的會(huì)議落地執(zhí)行情況的進(jìn)展匯報(bào)，并將結(jié)果上交到分管副總處。第十一條落地結(jié)果考核會(huì)議的落地計(jì)劃

12、的執(zhí)行進(jìn)展情況會(huì)進(jìn)行相應(yīng)考核，以每月為一個(gè)考核節(jié)點(diǎn)。（一）按時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成工作安排和進(jìn)展，相關(guān)人員績效成績加5分；（二）工作事項(xiàng)均能按期完成，部門年度考核中予以特殊情況加分；（三）一項(xiàng)工作延期完成，相關(guān)人員績效成績扣5分；（四）工作在延期一個(gè)月后仍未完成，部門負(fù)責(zé)人績效成績扣10分；（五）部門會(huì)議紀(jì)要工作超過3項(xiàng)在延期一個(gè)月后仍未完成，部門年度考核中取消評優(yōu)資格。第十二條獎(jiǎng)懲辦法（一）懲罰方面1、會(huì)議未整理會(huì)議紀(jì)要一次，會(huì)議發(fā)起組織人予以警告;未整理會(huì)議紀(jì)要兩次及以上，處以發(fā)起人所屬部門負(fù)責(zé)人予以警告；2 、會(huì)議發(fā)起人超過一個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)放給相關(guān)人員，予以警告處分；3 、會(huì)議紀(jì)要工作計(jì)劃

13、安排人員一次未按照會(huì)議結(jié)果執(zhí)行落地，處以相關(guān)人員警告處分；兩次及以上未執(zhí)行，則相關(guān)人員及部門負(fù)責(zé)人處以通報(bào)批評及罰款的處分。（二）獎(jiǎng)勵(lì)方面1 、會(huì)議紀(jì)要每月按時(shí)整理、發(fā)放，對會(huì)議發(fā)起人及其負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)；2 、會(huì)議落地執(zhí)行連續(xù)三次均能按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成，對于參與工作計(jì)劃落實(shí)的相關(guān)人員予以通報(bào)表揚(yáng)以及所屬部門獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)金500元。（三）人力資源部每月對會(huì)議紀(jì)要以上的獎(jiǎng)懲情況予以O(shè)A公告的形式予以公示。第十一條會(huì)議紀(jì)要的匯總統(tǒng)計(jì)一、工作任務(wù)完成情況的統(tǒng)計(jì)：如工作完成時(shí)長、工作完成結(jié)果程度、是否有后續(xù)待完成的工作內(nèi)容等，爭取以柱狀圖、餅圖等形式體現(xiàn)。二、工作時(shí)間的統(tǒng)計(jì)：根據(jù)各崗位不同的工作內(nèi)容，計(jì)算各

14、工作內(nèi)容的完成工作日。三、工作任務(wù)計(jì)劃合理性的統(tǒng)計(jì)：將計(jì)劃內(nèi)工作與計(jì)劃外工作進(jìn)行橫向比對分析。確認(rèn)各崗位計(jì)劃內(nèi)與計(jì)劃外工作的比例，從而確定各崗位的靈活機(jī)動(dòng)性。四、每周工作量的統(tǒng)計(jì)：根據(jù)工作量完成天數(shù)確定每周工作量的完成情況，以工作完成天數(shù)的多少為標(biāo)準(zhǔn)來確定每周工作量大小排名，并根據(jù)各周工作量大小的綜合排名，確定每月實(shí)際的工作重點(diǎn)與計(jì)劃的重點(diǎn)是否一致等情況。五、每月工作重點(diǎn)的統(tǒng)計(jì)：根據(jù)每周工作量完成的多少來確定每月的工作完成重點(diǎn)，并根據(jù)此統(tǒng)計(jì)確認(rèn)比較每月工作重點(diǎn)與工作量之間是否存在必然聯(lián)系。第十二條會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的審核程序一、由會(huì)議主持人填寫部門會(huì)議紀(jì)要工作任務(wù)跟蹤落實(shí)情況并報(bào)部門主管、分管副

15、總或總經(jīng)理審核。二、于下次會(huì)議前一個(gè)工作日內(nèi)就會(huì)議紀(jì)要工作任務(wù)跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。三、對于未落實(shí)的會(huì)議工作內(nèi)容在與執(zhí)行人溝通后，要明確未完成的原因分析，該原因分析和為跟蹤落實(shí)情況表提交部門主管、分管副總或總經(jīng)理審批。四、如會(huì)議主持人未如期完成落實(shí)跟蹤的，第一次將口頭批評,并了解未完成的原因，根據(jù)會(huì)議主持人提出的問題進(jìn)行針對性培訓(xùn)；對于第二次未如期完成落實(shí)跟蹤的，將其不允許擔(dān)當(dāng)會(huì)議主此人工作；對于超過三次（含）未如期完成落實(shí)跟蹤的，將保留與會(huì)議主此人解除勞動(dòng)合同的權(quán)利。第四章會(huì)議室管理規(guī)定第十三條會(huì)議室由行政部部統(tǒng)一管理，目前的會(huì)議室主要為：公司行政樓：201會(huì)議室、202會(huì)議室、會(huì)議室3

16、01、會(huì)議室302、會(huì)議室303、行政二樓貴賓接待室、行政四樓綜合會(huì)議室。研發(fā)樓：101會(huì)議室、201會(huì)議室、202會(huì)議室、301會(huì)議室、研發(fā)中心綜合培訓(xùn)室。第十四條會(huì)議室使用時(shí)間原則上只要使用部門在OA系統(tǒng)填寫會(huì)議室申請流程。行政前臺審批后，均可在約定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行使用，如有變動(dòng)，可在第一時(shí)間向行政部備案調(diào)整。第十五條會(huì)議室申請與登記：（一）除臨時(shí)短暫性會(huì)議/面談不用申請與登記外，其他會(huì)議都須填寫OA系統(tǒng)會(huì)議室申請流程流程，并注明是否需要使用會(huì)議設(shè)備、是否需要連接電話會(huì)議、視頻會(huì)議。?會(huì)議設(shè)備：投影儀、八爪魚擴(kuò)音器，視頻設(shè)備；?電話會(huì)議：一般在沒有網(wǎng)絡(luò)或則網(wǎng)絡(luò)連接狀態(tài)不好的時(shí)候，建議開電話會(huì)議，

17、并要嚴(yán)格控制電話會(huì)議時(shí)間；?視頻會(huì)議：會(huì)議雙方都有網(wǎng)絡(luò)的情況下，建議開視頻會(huì)議；（二）會(huì)議主持部門須提前一個(gè)工作日在OA系統(tǒng)中填寫會(huì)議室管理申請流程。（三）行政前臺須根據(jù)會(huì)議室安排原則，在申請人填寫會(huì)議室管理申請表時(shí)幫助申請人合理安排會(huì)議室；如申請人對會(huì)議室安排有異議且行政前臺無法解決的，提交行政部主管協(xié)調(diào)解決。（四）對于未提前對會(huì)議室進(jìn)行申請的，行政部將無法為其安排臨時(shí)會(huì)議地點(diǎn)。由此造成的后果，由會(huì)議主持部門自行承擔(dān)。（五）對于臨時(shí)召開的緊急會(huì)議需要使用會(huì)議室的，會(huì)議主持部門必須提前與行政前臺進(jìn)行溝通確認(rèn)，待確認(rèn)會(huì)議室沒有被預(yù)約后方可按“特情特辦”的原則由行政部統(tǒng)一安排，但申請部門不得對會(huì)議室的地點(diǎn)提出異議。第十六條布置會(huì)場及會(huì)議期間參會(huì)人員須愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)財(cái)物，如有損毀將由當(dāng)事人照價(jià)賠償；對于無法確定當(dāng)事人的，將由參會(huì)全體人員照價(jià)均攤賠償。第十七條參會(huì)人員須提前15分鐘進(jìn)入會(huì)場進(jìn)行簽到并等候，工作時(shí)間禁止參會(huì)人員在辦公及休閑區(qū)域內(nèi)等候，以免影響正常辦公秩序。第十八條會(huì)議室使用部門，須維持會(huì)議室的整潔，使用完畢后須將移動(dòng)的桌椅及時(shí)放回原位，以方便其他部門使用。第十九條會(huì)議室使用部門及參會(huì)人員須確認(rèn)