工程采購管理流程

1、采購管理流程鑒于本公司組織架構(gòu)，特制定以下采購崗位職責(zé)及采購管理流程。1、公司組織構(gòu)架圖總經(jīng)理 財務(wù)部 行采部 市場部 工程部會 人采出 市技工商事購 場術(shù)程務(wù) 行人 人部 部 助計 政 員 納 員 理2、采購的崗位職責(zé)2.1 項目售前階段：協(xié)助售前工程師的工作，根據(jù)售前工程師提供設(shè)備材料需求單中要求的品牌型號、技術(shù)參數(shù)等要求，咨詢比較廠家的售后服務(wù)能力、價格和廠家的口碑等因素，和售前工程師共同選定所需的產(chǎn)品品牌。2.2 項目進(jìn)行中：與工程部項目經(jīng)理核實，確定項目材料設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間、避免出錯，按需采購，及時到貨。12.3 熟悉產(chǎn)品的市場行情，堅持采購時貨比三家，比質(zhì)量比價格，

2、擇優(yōu)選擇，多渠道采購，詢價比價的審核單上交經(jīng)理，按照最終確認(rèn)的報價單來購買。2.4會同會計將采購成本、付款金額、付款時間、票據(jù)確認(rèn)后，再確定設(shè)備材料的到貨時間通知項目經(jīng)理適時安排施工，合理采購。2.5根據(jù)批審意見，組織采購，簽訂購貨合同，跟蹤到貨情況。2.6 到貨后要及時通知庫管、技術(shù)，項目經(jīng)理驗貨，按規(guī)定辦理設(shè)備出入庫登記，共同把好質(zhì)量關(guān)、數(shù)量關(guān)。設(shè)備到公司后采購、庫管、技術(shù)核實辦理入庫手續(xù)，項目經(jīng)理憑采購申請單到庫管處辦理出庫手續(xù)，清點設(shè)備后，采購再安排送貨人員將設(shè)備送至項目現(xiàn)場最后將出、入庫單移交至?xí)?。設(shè) 備直接到貨現(xiàn)場，由項目經(jīng)理當(dāng)場清點后驗收，無問題簽收廠家送貨單，回公司后將簽收單

3、報庫管，庫管對照購銷合同無疑問辦理出入庫管理，項目經(jīng)理簽字確認(rèn)，最后交會計審核。如后續(xù)監(jiān)管人員核查現(xiàn)場設(shè)備與清單有出入的，由項目經(jīng)理付全責(zé)。2.7 設(shè)備材料驗收入庫后給供應(yīng)商付款：付款申請通過審核后報會計部門給供應(yīng)商付款。有賬期的供應(yīng)商，應(yīng)將賬期內(nèi)的貨款整理清楚與會計核對無出入，由會計、經(jīng)理簽字確認(rèn)后給供應(yīng)商付款（收到相應(yīng)票據(jù)后交由會計保管），避免重復(fù)、錯誤付款，票據(jù)和款額統(tǒng)一。2.8 設(shè)備退、換貨：若設(shè)備質(zhì)量或是型號、數(shù)量，不符合要求要及時聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，2再選擇其他的供應(yīng)商供貨。次貨、錯誤的型號的設(shè)備不得入庫及時退換，以免貽誤工期。2.9 設(shè)備及時售后，盡早將有問題的設(shè)備及時發(fā)回廠家返修

4、到項目上。遇到技術(shù)性問題盡早與現(xiàn)場項目經(jīng)理或是技術(shù)聯(lián)系，配合項目經(jīng)理盡快完成售后。2.10 負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)，了解材料設(shè)備的實際情況，早知道早處理。2.11 在原始采購申請單登記供應(yīng)商的地址及聯(lián)系電話，便于售后維修、今后的比價及監(jiān)督。2.12 加強(qiáng)材料設(shè)備的檔案管理，做好設(shè)備信息情報工作，建立牢固可靠的供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)。2.13 采購原始資料按項目定期整理分類歸檔。2.14項目資料的歸檔整理，使其檔案完整、有序。2.15做好每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。3、采購管理流程為了加大市場拓展力度，深入挖掘客戶需求和加強(qiáng)市場人員、技術(shù)人員及相關(guān)部門的團(tuán)隊協(xié)同作戰(zhàn)能力，本公司現(xiàn)采用以項目管理為主體的經(jīng)營模

5、式，制定各部門之間的崗位職責(zé)，從而制定以下與項目采購有關(guān)的管理流程。3.1 采購與售前工程師之間的銜接3.1.1 售前的工作人員在做技術(shù)方案或招投標(biāo)文件時，應(yīng)將項目所需物品的要求，如品牌、規(guī)格、型號、參數(shù)、外觀、數(shù)量等要求交予采購。3.1.2采購?fù)ㄟ^多處詢價（三家以上）在符合其要求，能免費配合調(diào)試，有優(yōu)良售后維修的情況下，選擇價位最低的廠家和供貨渠道，將其報備。33.1.3 采購將報備后的設(shè)備清單一式兩份，一份留檔，一份交予售前人員。3.2采購與工程項目經(jīng)理的銜接 3.2.1 項目正式立項后，項目經(jīng)理根據(jù)項目合同或項目深化設(shè)計方案中的需求，首先向倉庫申請所需物料，如有庫存先扣除庫存，并將庫存中

6、的物料從倉管員處領(lǐng)出堆放一邊標(biāo)示清楚，然后將扣除庫存后的所需設(shè)備制作成采購申請單，提交總經(jīng)理簽字后交予采購。 3.2.2 其中，完整的采購申請單包含：A.申購的部門;B.申購物品所屬項目；C.申購的用途；D.申購物品的品名；E.申購物品的數(shù)量；F.申購物品的規(guī)格；G 申購物品需求時間；H.申購如有特殊需求填寫在備注一欄；I.申購填寫人及所在部門；J.公司總經(jīng)理審核。采購申請單按照要素填寫完整，清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購。如采購申請單上面的物資參數(shù)或者品牌有任何更改，需項目經(jīng)理對更改的品牌產(chǎn)品進(jìn)行選擇測試后確認(rèn)最終的品牌型號參數(shù)，后以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。3.2.3 采購在接到

7、采購申請單時應(yīng)檢查申購單是否按照規(guī)定填寫完整、清晰、檢查申購單是否經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批。接受采購申請單時應(yīng)遵循無計劃不采購、名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購、庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。通知倉庫管理人員核查申購物資是否有庫存。對于不符合規(guī)定和撤銷的采購申請單物資應(yīng)及時通知申購部門。3.3 采購過程中的一些規(guī)定3.3.1 項目經(jīng)理應(yīng)該做好項目的計劃，合理安排工程所需設(shè)備的到貨時間節(jié)點，應(yīng)該減少設(shè)備的采購次數(shù)，做到所需材料物品能一次采購到位。原則上，每個項目最多安排344 次的采購和發(fā)貨的工作。設(shè)備的采購申請單應(yīng)提前 10 個工作日交給采購人員。項目經(jīng)理應(yīng)盡量做好項目的計劃性，從而為采購人員有計劃的工作

8、創(chuàng)造條件。如項目經(jīng)理經(jīng)常出現(xiàn)無計劃性的采購申請，對采購部門增加了較大的采購工作量，將納入到對項目經(jīng)理的能力考核，并計入作為增加的成本計入項目費用中。3.3.2 采購人員應(yīng)在收到確定的采購申請單后 2 個工作日內(nèi)將物品的到貨時間反饋給采購申請人，并對不能按要求時間到貨的物品進(jìn)行說明，使采購申請人對工程進(jìn)度及時做出相應(yīng)調(diào)整；采購人員對于工程物品工作會同財務(wù)部制定采購計劃和付款計劃。財務(wù)合理安排資金出入，保障項目正常運轉(zhuǎn)；如因付款計劃或其他因素妨礙了既定交貨時間，采購人員也要第一時間通知項目經(jīng)理。3.3.3 詢價請認(rèn)真審閱申購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱、單位，了解技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時與申購部門溝

9、通。屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)該整理歸類集中采購；對于緊急申購項目應(yīng)優(yōu)先處理；所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中價機(jī)構(gòu)詢價。采購所開發(fā)的供應(yīng)商應(yīng)具有一定資質(zhì)和實力，具有提高或完成我公司所需物資和項目的能力。在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 3.3.4 對于零散物品或材料類物品，需要去市場詢價采購的事務(wù)，應(yīng)將上述物品的需求集中處理，合并采購，原則上每周最多去一次。3.3.5 比價，議價：1.對供應(yīng)商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn).； 2.對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價的綜合條5件更加突出。3

10、.收到各供應(yīng)商報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中的價格4.重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查，通過進(jìn)行實地考察，了解供應(yīng)商的各方面實力。5.參考目標(biāo)或理想價格與各供應(yīng)商進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。3.3.6 比價，議價結(jié)果匯總：1.比價，議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得周意后方可匯總。2.比價，議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核，應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。3.3.7 匯總后形成供應(yīng)商最終確認(rèn)的報價單于總經(jīng)理簽字后，方可簽訂購銷合同。3.4合同的簽訂及其規(guī)定合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立，變更，終于民事關(guān)系的協(xié)議，依法成立的合同，受法律保護(hù)，廣義合周指所有法律部門

11、中確定權(quán)利，義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。4、合同4.1 合同正文應(yīng)包含的要素4.1.1 合同名稱，合同編號，簽訂地點4.1.2采購物品名稱，規(guī)格，數(shù)量，單價，總價及合同總額4.1.3包裝要求4.1.4合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)說明4.1.5質(zhì)量要求及規(guī)范4.1.6要求交貨日期4.1.7付款方式64.1.8 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。4.1.9雙方公司信息 4.2 合同簽訂及其規(guī)定4.2.1 如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的注意保密責(zé)任。4.2.2 遇貨物訂購數(shù)量較多且價格較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來現(xiàn)場協(xié)助清點。4.2.3 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品的保

12、期。4.2.4 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求。4.2.5 針對不同的合同約定不同的付款方式，如機(jī)器設(shè)備類合同一般應(yīng)分先付30%貨款，貨到檢查OK 后再付60%貨款，尾款10%在三個月內(nèi)付清。4.2.6 與初交合作的供應(yīng)商合作時，應(yīng)少付預(yù)付或不付預(yù)付款。4.2.7 違約責(zé)任一定要詳細(xì)具體。4.2.8 合同簽定應(yīng)按照附圖二的格式進(jìn)行。 4.2.9 合同審查后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字加蓋合同公章方可生效。4.2.10 合同以傳真或其它形式給供應(yīng)商后，要求供應(yīng)商簽字蓋公司合同章回傳。5 、付款及合同執(zhí)行5.1 付款 5.1.1 按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格后方可付款5.1.2 按照供應(yīng)商 規(guī)定合同約

13、定達(dá)到付款條件的合同進(jìn)行付款操作5.1.3 填寫費用報銷單，該單審批簽字完畢后提交財務(wù)部 5.2 合同執(zhí)行5.2.1 已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題采購部應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知申購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。5.2.2 已簽訂的合同在執(zhí)行期間應(yīng)及時掌握合作單位對合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量按時履行。5.2.3 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。6、驗貨及入庫6.1 材料設(shè)備直接到公司：到貨后要及時通知庫管、技術(shù)，項目經(jīng)理驗貨，按規(guī)定辦理設(shè)備出入庫登記，共同把好質(zhì)量關(guān)、數(shù)量關(guān)。A、保管員應(yīng)先驗

14、收后入庫，憑物憑證驗收入庫。B、保管員驗收入庫時，應(yīng)清點物品的數(shù)量，看清物品的規(guī)格及檢查物品質(zhì)量。C、驗收時發(fā)現(xiàn)價格不等、損壞、缺少，應(yīng)及時向采購詢問或退貨。6.2項目經(jīng)理憑采購申請單到庫管處辦理出庫手續(xù)，清點設(shè)備后，采購再安排送貨人員將設(shè)備和申購之前扣庫清點好的物料一起送至項目現(xiàn)場，最后將出、入庫單移交至?xí)嫛?.3 材料設(shè)備直接到現(xiàn)場，由項目經(jīng)理檢查其質(zhì)量、型號、規(guī)格、數(shù)量是否符合要求，確認(rèn)后，簽收廠家送貨單或是采購申清單，如果不符合可以要求其退貨?；毓緦螕?jù)交給庫 8管，庫管對照購銷合同無疑問辦理出入庫管理，項目經(jīng)理簽字確認(rèn)，最后交會計審核。如后續(xù)監(jiān)管人員核查現(xiàn)場設(shè)備與清單有出入的，

15、由項目經(jīng)理付全責(zé)。7、關(guān)于結(jié)賬付款供應(yīng)商將發(fā)票連同由我司人員簽名的送貨單或?qū)~單交由采購人員，由采購人員填寫付款申請交由財務(wù)審核后，由總經(jīng)理簽章后交由出納員付款。7.1 付全款，款到發(fā)貨采購要確認(rèn)供應(yīng)商的信譽(yù)，設(shè)備的規(guī)格、質(zhì)量以及售后服務(wù)是否能得到保證，經(jīng)審核，報總經(jīng)理審批，簽定合同后才能申請支付全款，付全款后一周內(nèi)庫管辦理入庫手續(xù)。并關(guān)注廠家的到貨情況。如果時間允許，讓供應(yīng)商送樣品來測試，符合要求后，再聯(lián)系采購。7.2 支付一部分定金，由其備貨，貨到付余款。采購提前與廠家溝通，確定到貨時間能符合工期，經(jīng)審核，報總經(jīng)理審批。簽訂合同后，先付定金，貨到后，要求廠家開具相關(guān)票據(jù)，查看設(shè)備材料無問題

16、后，填寫付款申請表，經(jīng)審核，總經(jīng)理簽字支付尾款。7.3 長期合作的供應(yīng)商，有固定的付款期。貨到后，采購簽字，定期付款。到付款期，供應(yīng)商持有采購簽字的票據(jù)，到財務(wù)核對后無誤，填寫付款申請表，經(jīng)審核，報總經(jīng)理審批，支付全部款項。7.4現(xiàn)金購買沒有長期供應(yīng)商的零星采購，數(shù)量不大的材料，到市場比價，采購先墊付，根據(jù)購買時商家提供的票據(jù)及入庫單并在并在采購申請單上填寫商家的地址、電話，經(jīng)審核后才可報銷。如9金額較大，提前請示，領(lǐng)取備用金后購買。低值易耗品、固定資產(chǎn)的采購，參照公司材料物資的采購流程及辦法。8、關(guān)于采購物品的送貨、發(fā)貨原則上，項目經(jīng)理和采購人員應(yīng)該做好項目的計劃性，無論是采購到公司的物品還是公司發(fā)貨到項目現(xiàn)場的，能通過公共物流或快遞的方式，盡量使用公共物流和快遞的方式。需要公司車輛去運輸?shù)?，?yīng)將相關(guān)的需求集中合并，每周安排一次，將所需的物品都運輸?shù)轿弧?9 、采購流程圖根據(jù)項目經(jīng)理要求確定要采購的設(shè)備產(chǎn)品的清單（包括項目名稱，具體的規(guī)格，數(shù) 量及到貨時間及圖紙等最后