工程項目文件編制歸檔管理辦法

1、XX縣XXXXX指揮部XX縣規(guī)劃和建設局 工程項目文件編制歸檔管理辦法第一章總則第一條根據(jù)國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 (DA/T 28 一 2002) ，結(jié)合XXXXX工程項目(以下簡稱“ XX工程項目”)的實際情況制定本辦法。第二條本辦法適用于XXXXX指揮部工程項目的竣工文件編制歸檔管理。各相關(guān)科室、監(jiān)理單位、施工單位均應配備兼職人員負責竣工文件材料的收集、整理及歸檔工作，確保工程建設項目竣工文件材料的安全、完整、準確。第二章工程項目文件的收集整理及編制順序第三條工程項目文件收集從項目立項至竣工驗收過程中所形成的反映與項目有關(guān)重要職能活動，具有查考利用價值的各種載體的文件，

2、都應按文件形成的先后順序和歸類要求， 及時收集齊全，分類組卷，歸入工程項目建設科技檔案。第四條 XX 工程項目在準備階段形成的立項前期文件項目建議書; 可研報告等審批文件; 水土保持批準文件。環(huán)境影響評價及批準文件; 關(guān)于立項有關(guān)的會議紀要、領(lǐng)導講話、調(diào)查資料及項目評估研究材料; 工程招投標文件，評標文件合同文件，合同協(xié)議, 工程管理文件等由指揮部合同科專人負責收集整理、并逐件編號登記移交檔案室。第五條 XX 工程項目在準備階段形成的前期文件：選址申請及選址規(guī)劃意見通知書、征用土地申請、批準文件。紅線圖、坐標圖、行政區(qū)域圖; 征地移民拆遷、安置、補償批準文件、協(xié)議書方案; 建設用地規(guī)劃許可證及

3、附件; 劃撥、出讓建設用地文件; 國有土地使用證; 建設前原始地形、地貌的狀況圖、照片等由拆遷科指定專人負責收集整理、并逐件編號登記移交檔案室。第六條XX工程項目勘察、設計的基礎(chǔ)材料（ 包括地質(zhì)、水文、氣象資料、勘察報告地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明; 地形、地貌控制點、建筑物、構(gòu)筑物及重要設備安裝測量定位、觀察記錄等） ；初步設計、總體規(guī)劃設計、施工圖設計、補充設計、設計變更等重要文件及有關(guān)設計的審批文件；由規(guī)劃科、指定專人負責收集整理、并逐件編號登記移交檔案室。第七條 凡是XXXXX指揮部管轄的工程項目的會議紀要、領(lǐng)導講話、向上級單位請示批復、工程項目執(zhí)行情況報告,綜合

4、性重要文件以及與工程項目有關(guān)單位的來往函件、文件等由辦公室指定專人負責收集整理、并逐件編號登記移交檔案室。第八條 XX 縣 XXXXX指揮部在新縣城基礎(chǔ)設施建設, 市政設施建設、房建工程等管理工作中形成的系列文件由工程一科指定專人負責收集整理、并逐件編號登記移交檔案室。第九條XX縣 XXXXX指揮部在六個集鎮(zhèn)基礎(chǔ)設施建設、房建工程、泥石流治理工程等管理工作中形成的系列文件由工程二科指定專人負責收集整理、并逐件編號登記移交檔案室第十條XX 工程項目在施工階段形成的施工文件（ 含施工組織設計、方案、報批文件、施工計劃、設計變更通知、工程更改洽商單、施工定位（ 水準點、導線點等）; 隱蔽工程驗收記錄

5、 ; 竣工圖表、工程質(zhì)量檢查評定、交工驗收記錄證明、竣工驗收報告、工程管理、施工質(zhì)量控制、施工安全和文明施工、計量支付、工程變更、合同管理、施工原始記錄和音像資料等） ，由各施工單位負責收集，并在監(jiān)理工程師審核、指導下進行具體操作, 整理歸檔后移交指揮部檔案室。有分包工程的由總承包單位負責竣工資料的匯總。第十一條XX 工程項目在監(jiān)理工作中形成的有關(guān)工程質(zhì)量控制文件、監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、細則及批復 ; 施工組織設計, 施工方案, 施工計劃, 技術(shù)措施審核、施工進度文件、付款報審; 監(jiān)理通知、報告、開（ 停、復 ） 工令、 許可證、 工地會議紀要、監(jiān)理平行抽檢記錄、監(jiān)理日志、監(jiān)理周

6、（ 月季年） 報、備忘錄。工程竣工決算審核意見書、合同爭議、違約報告及處理意見; 合同變更材料; 監(jiān)理工作總結(jié)、工程竣工總結(jié)、會議紀要及重要往來文件等由監(jiān)理單位負責收集、整理、歸檔并逐件編號登記移交檔案室。第十二條各項試驗資料由質(zhì)監(jiān)站負責收集, 按施工合同段或建筑單位分類單獨歸檔移交指揮部檔案室。第十三條工程決算、財務決算、工程后評價等相關(guān)資料及報表由施工單位、監(jiān)理單位配合業(yè)主和指揮部相關(guān)部門完成移交檔案室。第三章 監(jiān)理單位、施工單位竣工文件編制的質(zhì)量要求第十四條竣工文件要做到字跡清楚、內(nèi)容完整、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備。第十五條紙張要求：竣工文件采用的紙張為80 克重的白色書寫紙或膠

7、版紙，一般情況下文字資料為A4 幅面，圖紙資料為A3 幅面。破損文件應用標準紙張托裱；圖紙大于 A3 幅面的， 應按風箱式折疊為A3 大?。?各種原始材料（ 如外購材料材質(zhì)證明、出廠證書、試驗檢測報告等） 小于 A4幅面的用 A4 紙托裱；竣工文件不能用熱敏紙等不易保存的紙張，傳真件、材質(zhì)證明等紙張不符合要求的文件，應在原件后附復印件，以便于保存。第十六條文字要求：（ 1）各類總結(jié)、報告、正式文件嚴格按國家公文管理辦法執(zhí)行，并參照如下規(guī)定：各種特殊字符用國標宋體或PMingLiU 體， 文件標題名用2 號方正小標宋體；文件編號用4 號仿宋體，文件內(nèi)容、說明及其標點符號用3 號仿宋體，行距為單倍

8、行距?！爸黝}詞 ”三個字用3 號黑體，內(nèi)容為3 號方正小標宋體；抄送單位用3 號仿宋體。（ 2）各類質(zhì)量檢測資料采用業(yè)主和指揮部統(tǒng)一制定的表格樣式，填報字體應與表格字體相適應，達到協(xié)調(diào)、美觀的要求。( 3 )竣工圖所有文字均采用仿宋體，寬高比一般取0.65 。尺寸標注數(shù)字字高為2.5 毫米 (特殊情況可放寬至3毫米 ) ；圖名字高為4 毫米， “竣工說明”字高為 4 毫米， “竣工說明 ”的內(nèi)容字高為3.5 毫米； 圖框標題欄內(nèi)，建設單位名稱和竣工圖名字高為6.5 毫米 (一排裝不下，必須用兩排時，字高為 4 毫米 ) ，其它圖框各欄字高為4 毫米。(4) 竣工文件材料中凡是需用手寫的地方如原

9、始記錄、簽名等，必須采用黑色或碳素墨水書寫。第四章監(jiān)理單位、施工單位文件的分類原則及其成冊順序第十七條XX 工程項目竣工文件參照國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范進行分類第十八條監(jiān)理單位竣工文件的分類及成冊順序(1) 監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、細則及批復;(2) 施工組織設計, 施工方案, 施工計劃, 技術(shù)措施審核;(3) 施工進度文件、付款報審；(4) 監(jiān)理通知、報告、開( 停、復 ) 工令、許可證. 中間驗收證明書.( 5)工地會議紀要、監(jiān)理平行抽檢記錄、工程質(zhì)量計劃進度控制文件；工程技術(shù)管理文件；(6) 監(jiān)理日志、監(jiān)理周( 月 . 季 . 年 ) 報備忘錄.（ 7）工程竣

10、工決算審核意見書、合同爭議、違約報告及處理意見.（ 8）合同變更材料;（9） 監(jiān)理工作總結(jié)、工程竣工總結(jié)、質(zhì)量評價意見報告、會議紀要及重要往來文件等。第十九條施工單位竣工文件的分類及成冊順序施工單位的竣工文件按以下內(nèi)容依次進行編制。（ 1）竣工圖:說明書；路線平、縱面竣工圖；路基、路面竣工圖；橋梁、涵洞竣工圖；隧道工程竣工圖；路線交叉工程竣工圖；沿線設施及交通工程竣工圖；廣場工程竣工圖; 排水工程竣工圖 ; 供水 . 供熱 . 供氣 . 電力 . 電訊等下管線工程竣工圖; 污水 . 垃圾工程竣工圖; 環(huán)保工程竣工圖；通用圖等；竣工表。（ 2）施工文件:開工報告、開工令、交工申請、交工證書及附件

11、；單位工程、分部工程質(zhì)量檢驗評定表；質(zhì)量檢驗評定匯總表；原材料試驗、檢測報告：施工試驗記錄; 隱蔽工程檢查記錄; 功能性試驗記錄; 施工記錄;第一冊裝原材料試驗報告（ 含篩分試驗報告） ；外購材料合格證書、出廠合格證、外購件進場檢查記錄（ 注：材料試驗報告中應指明材料使用部位） 。第二冊裝砼、砂漿的配合比試驗報告、擊實試驗報告等。第三冊裝穩(wěn)定土強度試驗報告、石灰（ 水泥 ） 劑量試驗報告、油石比試驗報告及其他各種試驗報告。分項工程質(zhì)檢報告：每個分項工程按工程施工先后順序進行組卷，其成冊順序為：分項工程開工申請批復單分項工程質(zhì)量評定表試驗檢測報告現(xiàn)場檢測表中間交工證書。工程項目質(zhì)量檢驗評定表（

12、分部、 分項工程質(zhì)量檢驗評定表及單位工程評定表） 單獨成冊，各分部、分項工程的評定表的原件附在單位工程綜合評定表后。（ 3） 、路基工程:路基工程每個合同段為一個單位工程，壓實度分區(qū)評定，分別匯總到相應分部工程；軟基處理、片石盲溝、挖方區(qū)盲溝、零填挖換填等路基工程作為路基的加固工程單獨組卷。（ 1） 護工程:（ 包括一級護面墻、二級護面墻、實體護坡、拱形護坡、綠化防護邊坡、下邊坡與綠化防護上邊坡）（ 5） 、橋梁工程（ 6） 、涵洞 ;（ 7） 、隧道工程（ 8） 、給排水工程 10) 10） 、路面工程:路面工程全線主線路面每個合同段分成兩個單位工程。組卷需按竣工文件編制辦法分類執(zhí)行，如：一

13、個分項工程的配套資料可以組一卷；中、上面層油面橋面鋪裝單獨組卷；基層的資料歸檔包括寬度、強度、壓實度、篩分、含水量、水泥劑量等配套資料。 11) 11) 、綠化工程、交通工程、機電工程: 12) 、建筑工程 13) 、設計變更報告、變更令 14) 、施工組織設計、施工計劃、施工總結(jié)及重要的往來綜合文件 15) 、工程聲像材料照片檔案按統(tǒng)一的照相冊歸檔應附底片和說明，說明必須打印，應寫明照片所反映的工程所在位置、部位與內(nèi)容，要求文字簡潔，一般不超過200 字；數(shù)碼照片應先沖印出照片用專門的影集歸檔，再刻錄成光盤，裝入檔案盒。影集與光盤中的照片要保持一致；聲像檔案的說明必須打印，必要時應附解說詞；

14、聲像資料卡片上文字要打印。 16) 16) 、施工日志 17) 17) 、電子檔案歸檔承包人和監(jiān)理以及業(yè)主和指揮部各部門應建立電子文檔和各類臺帳數(shù)據(jù)資料的復制、登記與保管工作，各單位每月應清理、復制、保存至少2 份，同時遞交業(yè)主(指揮部)與監(jiān)理等部門各1 份； 各單位應提交竣工圖、竣工表、 匯總表、計量支付報表、變更設計、竣工結(jié)算報表及各類臺帳的光盤1 套給合同科。第二十條其他注意事項1、竣工表：竣工表按填寫順序單獨組卷，內(nèi)容填寫要求詳細、準確，與實際竣工數(shù)量保持一致；監(jiān)理用表、施工記錄、試驗檢測資料按計量支付的排列方式組卷。2、隱蔽工程：試驗檢測資料要齊全（ 自檢頻率和抽檢頻率不足，應說明原

15、因，原則上不允許出現(xiàn)） ；有報告的，必須有批復，變更不能缺項，必須有照片資料，簽字不缺不漏；資料有遺漏的要補齊。3、 開工報告和施工組織設計：各單位工程、分部工程、分項工程的開工報告作為質(zhì)量證明文件之一，和中間交工證書、 質(zhì)量檢驗評定表（復印件）、 施工放樣單、施工記錄、試驗檢測報告等系列證明材料為一套完整的資料，不單獨組卷，分部及分項工程的施工方案作為開工申請批復單的附件附后，整個工程的總開工報告、開工令、總體施工組織設計應單獨組卷。4、質(zhì)量評定匯總表和試驗檢測資料：壓實度、混凝土強度等檢測資料不單獨組卷，附在檢驗單后；檢測結(jié)果填入相關(guān)質(zhì)量評定匯總表單獨組卷以便于交竣工驗收時抽查。5、凡定性

16、為質(zhì)量事故的事件其處理過程所發(fā)生的文件應專門立卷保存。如屬于一般的返工事件（如某處護面墻石料強度不合格） ，承包人對此所作的返工報告與檢測報告的原件應裝入各施工項目相應部位的質(zhì)量保證資料文檔中。6、伸縮縫施工與安裝的資料應獨立組卷。第五章 監(jiān)理單位、施工單位文件的組卷、編目與歸檔第二十一條組卷要求一個完整的科技檔案案卷應由案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件、備考表及案卷目錄組成，組卷時應遵守項目文件的自然形成規(guī)律及分類特點，以便于利用和保管。第二十二條案卷編目案卷編目包括編寫頁號、填寫卷內(nèi)目錄和備考表，編寫案卷封面和案卷目錄。（一）編寫頁號卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次在有文字和圖表的每一頁資料右下角

17、、背面的左下角用編號機從1 起逐頁編號（ 卷內(nèi)目錄和備考表不編頁號） 。（二）卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄由序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號、備注等組成，排列在卷內(nèi)文件首頁之前。（ 1） 序號： 用阿拉伯數(shù)字從1 開始按文件資料內(nèi)容的不同依次標注；（ 2）文件編號：填寫文件或圖表的文號或編號；（ 3） 責任者： 填寫文件材料的直接形成部門或主要責任者 （ 可采取通用的標準簡稱，） ；（ 4）文件材料題名：應填寫文件材料標題的全稱，沒有標題或標題不能說明文件材料內(nèi)容的，應自擬標題，并用括號“ ”括上；(5)日期：填寫文件最終形成日期；(6)頁號：填寫本卷內(nèi)每份文件首頁上標注的頁號，最后

18、一份文件填起止號，起始頁號和終止頁號之間用短劃線“”隔開；如所歸檔文件屬符合檔案保管要求的成本成冊的材料，已編有頁號的只需在卷內(nèi)文件目錄頁次中填寫頁次；卷內(nèi)目錄每套檔案按一式五份復制，其中四份隨竣工文件裝訂，另一份卷內(nèi)目錄單獨裝匯集訂成冊，與案卷一起移交。(三)備考表的編制(1) 備考表排列在文件材料尾頁之后；(2) 說明欄包括：卷內(nèi)材料件數(shù)、頁數(shù)以及組卷和使用過程中需要說明的問題；(3) 立卷人應由竣工文件編制者簽名，并填寫完成立卷的時間；(4) 檢查人應由案卷質(zhì)量審核者(施工單位為技術(shù)負責人，監(jiān)理部為總監(jiān))簽名，并填寫審核時間；(5) 互見號應填寫反映同一內(nèi)容、形式不同且另行保管單位的檔案

19、保管單位的檔號。(四)案卷封面的編制案卷封面由案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號、檔案館號等組成。(1) 案卷標題：應簡明、準確揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，結(jié)構(gòu)完整，文字通順，標點正確，字數(shù)控制在50 個內(nèi)?；靖袷綖椋浩鹬箻短? 或中心樁號)+ 工程名稱( 或分項工程名稱)+ 本卷主要內(nèi)容+文種( 如圖、表、報告、檢驗單等) ；(2) 立卷單位：是指案卷形成單位，填寫簽署合同的法人單位名稱；(3) 起止日期：是指卷內(nèi)文件最早及最晚日期(與扉頁一樣用阿拉伯數(shù)字加漢字年月日，中間加“至”，如：2001 年11 月 12 日至 2003 年 7 月 11 日；而竣工圖及卷內(nèi)目錄等表格內(nèi)日期應填寫成“20030711 ”；(4) 保管期限：按照國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范和XXXXX號文規(guī)定的期限填寫；(5) 密級：組卷單位不填，由檔案保管部門填寫；(6) 檔號：由全宗號、分類號、案卷順序號構(gòu)成。卷脊需填寫檔號和案卷順序號。(7) 所有檔案盒編制文字用鉛筆填寫。(五)案卷目錄的編制按每卷案卷封面對應欄目填寫在案卷目錄內(nèi)，每套檔案一式二份