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1、第四章第四章報表處理子系統(tǒng)報表處理子系統(tǒng)學習目標:掌握計算機報表系統(tǒng)編制會計報表的基本工作原理和使用流程;掌握報表系統(tǒng)的基本使用方法；了解計算機報表系統(tǒng)編制現(xiàn)金流量表的方法。學習方法：注重實驗，并注意對比EXCEL系統(tǒng)，熟練使用UFO報表系統(tǒng)。 第一節(jié)會計報表處理系統(tǒng)概述一、會計報表簡介 會計報表作為單位財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的綜合性反映，是在日常核算的基礎(chǔ)上，進一步加工匯總形成的綜合性經(jīng)濟指標，它以表格和數(shù)字及附帶的文字說明來提供會計資料。 會計報表按不同的標準有不同的分類：按報送的對象分，可以分為外部報表和內(nèi)部報表；按照編制的日期分，可以分為月報表、季報表和年報表等定期編制的報表和企業(yè)為某種特

2、定的需要編制的一次性報表；按報表的編制單位分，可以分為單位會計報表（獨立核算單位編制的報表）和匯總會計報表（集團公司或上級主管部門編制的報表）。按報表的結(jié)構(gòu)分，可以分成簡單報表和由幾個簡單報表嵌套而成的復(fù)合報表。二、會計報表子系統(tǒng)概述 表處理軟件是近年發(fā)展起來的通用事務(wù)處理軟件。各種國外的先進表處理軟件不斷引進國內(nèi)，我國自己也開發(fā)了不少好的報表軟件。但是，這些通用表處理系統(tǒng)在會計核算工作中由于受到種種因素的制約，目前使用并不廣泛。1、受商品化軟件的制約。 2、受會計人員計算機知識水平的制約。 為此，目前我國絕大多數(shù)單位使用計算機編制會計報表通常使用兩類表處理軟件： 一類是計算機會計軟件本身配備

3、的表處理系統(tǒng)。它通常是通用會計表處理系統(tǒng)，這類會計報表系統(tǒng)除了提供報表生成功能外，還為用戶提供了一套對報表進行維護、加工處理的完整體系。甚至針對不同行業(yè)編制好一系列常用的報表，供用戶選擇使用。這些軟件格式設(shè)計和數(shù)據(jù)處理功能強大、安全性保密性好、可靠性高，基本能夠滿足企業(yè)會計報表數(shù)據(jù)處理和管理的需要； 另一類是使用系統(tǒng)或行業(yè)為特定需要設(shè)計開發(fā)的專用表處理系統(tǒng)。它專用性強、運行速度快、使用簡便，但只能編制規(guī)定的專門報表，通用性很差。 三、報表系統(tǒng)的基本概念1、報表基本結(jié)構(gòu)分析 就報表結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性而言，報表可以分成簡單表和復(fù)合表兩類。 復(fù)合表的結(jié)構(gòu)比簡單表復(fù)雜的多。復(fù)合表可以由簡單表嵌套而成，也可由

4、多個簡單表拼合而成，因此復(fù)合表在處理上不如簡單表那樣方便。 無論簡單表還是復(fù)合表，就其結(jié)構(gòu)而言基本由兩大部分組成，即基本固定的表格式和隨會計期間不同而不同的表中的數(shù)據(jù)部分。 報表的格式在計算機報表處理系統(tǒng)中，所謂報表格式實質(zhì)上是一個保存在計算機中的模板，使用這個模板可以無限復(fù)制相同格式的表格供用戶使用。一個報表的格式包括以下幾個方面：（1）標題：標題用來表示報表名稱及報表的編制日期、編制單位、使用的貨幣單位等內(nèi)容。標題可能有一行也可能有若干行。（2）表頭：表頭用來表示報表的欄目。欄目和欄目的名稱是報表最重要的內(nèi)容，它們決定了報表及報表每一欄的寬度，從而確定了報表的基本格式。簡單報表的欄目只有一

5、層， 欄目只有一層的稱為基本欄。復(fù)合報表的的欄目可以分成若干層，即大欄目下包含幾個小欄目，這種欄目稱為組合欄。有些報表軟件也將表的標題和表頭部分視為一個整體，將這個整體稱為表頭。（3）表體：報表的主體，表體由橫向的若干欄和縱向的若干行組成。 縱向表格線和橫向表格線將表體部分劃分成一些方格用于填寫表中的數(shù)據(jù)，這些方格稱為表單元表單元。表單元是組成報表的最小基本單位，每一個表單元都可以用它所在的列坐標和行坐標來表示。通常將確定某一單元位置的要素稱為“維”。 所謂區(qū)域區(qū)域是由多個單元組成，它包括的范圍是從起點單元開始到終點單元構(gòu)成的一個長方形單元陣列。區(qū)域是二維的，最小的區(qū)域是一個單元，最大的區(qū)域可

6、以包括整張報表的所有單元。 在報表編制過程中，向報表單元中填入的內(nèi)容一般只有兩種：一種是文字，一種是數(shù)字。其中有些文字部分用來作為每行（或列）的標題，稱為表樣表樣。表樣單元的內(nèi)容在編制不同會計期間的同一會計報表時與表頭表尾等一樣，它的內(nèi)容是固定不變的，因此表樣是報表格式的一部分。（ 4）表尾：表尾指表格線以下進行輔助說明的部分。表尾部分有的表有內(nèi)容，有些表沒有內(nèi)容，但無論有無內(nèi)容，表尾這一結(jié)構(gòu)在報表中是一定存在的。 會計報表處理子系統(tǒng)的基本工作原理就是軟件提供給用戶設(shè)置表頭、表體和表尾的功能，用戶只要運行這些功能，就能得到滿足需要的報表。 2、報表公式和關(guān)鍵字（1）報表公式 在計算機報表系統(tǒng)中

7、，報表的格式和報表的數(shù)據(jù)是分開處理和管理的。 報表的格式起著說明數(shù)據(jù)的經(jīng)濟涵意和管理數(shù)據(jù)的作用。 報表數(shù)據(jù)起到反映相應(yīng)經(jīng)濟指標大小的作用。每月的報表數(shù)據(jù)一般不會相同。 報表單元公式：報表單元公式：在使用計算機進行報表編制時，表中數(shù)據(jù)一般不由手工從鍵盤輸入而是通過設(shè)置報表單元公式，由計算機根據(jù)公式自動從指定的文件中調(diào)取。這些單元公式就是報表公式的一個最主要的構(gòu)成部分。 報表審核公式報表審核公式：報表審核公式的作用是根據(jù)報表數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系檢查報表數(shù)據(jù)是否正確。 報表舍位平衡公式：報表舍位平衡公式：是將以元為單位的報表轉(zhuǎn)換為以千元或萬元為單位的報表時，為保持報表數(shù)據(jù)的平衡而使用的公式。 在報表的編

8、制過程中，雖然報表中的數(shù)據(jù)每個會計期間并不相同，但同一報表中各個單元填列數(shù)據(jù)的規(guī)律一般是不變的，如：資產(chǎn)負債表中貨幣資金項總是從現(xiàn)金、銀行存款和其它貨幣資金調(diào)取數(shù)據(jù)。因此報表公式一經(jīng)設(shè)定，在編制不同會計期間的同一會計報表時公式的內(nèi)容也是固定不變的。每次編制報表通常不需要重新設(shè)定。 由于報表的格式和公式在編制不同會計期間的同一會計報表時通常是不變的，表格式和表公式構(gòu)成了同一會計報表的基本結(jié)構(gòu)，因此在計算機報表系統(tǒng)中一般將它們合稱為表結(jié)構(gòu)表結(jié)構(gòu)。而將表處理軟件運行表結(jié)構(gòu)文件得到的，填列好具體數(shù)字的報表稱為數(shù)字表。 （2）報表關(guān)鍵字關(guān)鍵字：報表關(guān)鍵字實質(zhì)上是一個計算機的取值函數(shù)。它在報表系統(tǒng)中的主要

9、作用是在編制報表時由系統(tǒng)自動的在報表相應(yīng)位置填列報表編制的年、季、月、日等日期和報表編制單位的名稱等內(nèi)容。報表關(guān)鍵字通常在表格式設(shè)置中進行設(shè)置。（3）多維表：確定某一數(shù)據(jù)位置的要素稱為“維維”。在一張有方格的紙上填寫一個數(shù)，這個數(shù)的位置可通過行和列（二維）來描述。如果將一張有方格的紙稱為表，那么這個表就是二維表二維表，通過行和列座標可以找到這個二維表中的任何位置的數(shù)據(jù)。 如果將多個相同的二維表疊在一起，找到某一個數(shù)據(jù)需增加一個要素，一般稱為一個表頁。表頁在報表中的序號在表頁的下方以標簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標”。頁標用“第1頁”-“第xxxxx”表示。這一疊表稱為一個三維表三維表。 如果將多個不

10、同的三維表放在一起，要從這多個三維表中找到一個數(shù)據(jù)，又需增加一個要素，即表名。三維表中的表間操作即稱為“四維運算四維運算”。 會計信息系統(tǒng)中的表處理系統(tǒng)一般是一個三維立體報表處理系統(tǒng)，要確定一個數(shù)據(jù)的所有要素為：表名、列、行和表頁。 第二節(jié)會計報表系統(tǒng)的處理流程和功能結(jié)構(gòu)一、報表處理流程 根據(jù)計算機編制報表的工作內(nèi)容，會計報表軟件的工作流程可分為以下四步，即：報表格式及數(shù)據(jù)處理公式設(shè)置、報表名稱登記、報表編制和報表輸出。二、報表系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)1、報表格式設(shè)置 報表格式設(shè)置功能的作用類似于手工條件下設(shè)計并繪制一張待填的空白表格，只不過這一工作是在計算機上實現(xiàn)的。報表格式設(shè)置實質(zhì)上是設(shè)置一個模板，

11、使用這個模板可以無限復(fù)制相同格式的表格供用戶使用。因此報表格式設(shè)置雖然操作較為復(fù)雜，但由于是一種一次設(shè)置長期使用的操作，故是一種“一勞永逸”的處理方式。 2、報表公式設(shè)置 報表公式設(shè)置是實現(xiàn)計算機自動處理報表數(shù)據(jù)的關(guān)鍵步驟。從報表編制的角度看，報表數(shù)據(jù)處理主要有兩個方面：從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)取數(shù)據(jù)、計算、并填入表中相應(yīng)位置；根據(jù)會計數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查報表中數(shù)據(jù)的正確性。 報表公式設(shè)置包括表計算公式設(shè)置和表審核公式設(shè)置兩個基本功能。3、報表名稱登記 報表名稱登記是計算機處理所特有的，這是因為在計算機中所有程序和數(shù)據(jù)都以文件的形式存放，因此必須給這些文件確定名稱以便需要時調(diào)用這些文件。這一工作通常在報

12、表結(jié)構(gòu)設(shè)置完畢或報表編制生成數(shù)據(jù)表，存盤時進行。 4、報表編制 表編制功能的目的是根據(jù)用戶設(shè)置的報表格式和報表公式產(chǎn)生填好需要數(shù)據(jù)的會計報表，并根據(jù)表間數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查報表數(shù)據(jù)的正確性。對于設(shè)置好的報表需要時只要運行報表編制功能即可產(chǎn)生需要的報表，無需每次重新定義該報表。5、報表輸出 報表輸出功能除可以在屏幕顯示編好的報表外更主要的是打印輸出已編好的報表。因此報表輸出功能中一般都設(shè)有打印設(shè)置功能，打印設(shè)置功能可以根據(jù)需要靈活設(shè)置打印的字型字號并在一定程度上調(diào)整報表的長寬和在紙上的位置，從而使打印出的報表更美觀。 在計算機會計系統(tǒng)中除了以上所述和報表編制直接有關(guān)的基本功能外，一般還設(shè)有報表匯總

13、、報表維護和系統(tǒng)管理等功能，用以方便用戶對系統(tǒng)中設(shè)置的各種報表進行管理和進行相關(guān)報表間數(shù)據(jù)的處理并保證計算機系統(tǒng)中會計報表的數(shù)據(jù)安全。 第三節(jié)報表系統(tǒng)的設(shè)置一、報表格式設(shè)置（一）非直觀的報表格式設(shè)置方式 采用非直觀的報表格式設(shè)置方式，在屏幕上看不到成形的表樣，只能通過對話方式，由使用者將報表標題、欄目等報表結(jié)構(gòu)要素輸入計算機，并保存在數(shù)據(jù)庫文件中。使用者在設(shè)置報表格式的過程中，看到的是報表的各個部分，當報表的行、列、文字的大小、字體等不符合要求時，不能直接在顯示的報表結(jié)構(gòu)上進行改動，必須回到對話方式來改變報表結(jié)構(gòu)和格式。完整的報表格式往往要到公式定義或是報表編制時才能看到。 （二）直觀的報表格

14、式設(shè)置方式 在直觀的報表格式設(shè)置方式下，采用整表設(shè)置模式，具有“所見即所得”的特性。其基本設(shè)計思想是劃定范圍，在這個范圍中由用戶自由地設(shè)計自己需要的報表格式。目前流行的WINDOWS版的報表系統(tǒng)一般采用直觀的報表格式設(shè)置方式。 1、報表尺寸定義。報表尺寸定義的目的是確定報表的行數(shù)和列數(shù)，其單位是表行和表欄。報表尺寸確定了，報表占用的范圍也就確定了。在定義時應(yīng)注意表欄目的寬度應(yīng)以能夠放下本欄最大數(shù)字為原則，否則將出現(xiàn)數(shù)字溢出的錯誤。 2、單元屬性和風格定義。單元屬性主要指的是單元內(nèi)容的性質(zhì)如數(shù)字、字符還是表樣。單元風格是指單元內(nèi)容的字體、字號、字型、對齊方式、顏色圖案等設(shè)置。設(shè)置單元屬性和風格會

15、使設(shè)計的報表更符合閱讀習慣，更加美觀清晰。定義單元屬性和風格可以首先確定區(qū)域，定義時對整個區(qū)域進行定義以簡化操作。 3、組合單元定義。在整表設(shè)置方式中，在設(shè)定的范圍內(nèi)所有的處理都是以單元為基本處理單位。在進行格式設(shè)置時，對報表的標題、表尾的說明文字等在一個單元中無法登錄的較長文字，可以使用將橫向幾個相鄰單元組合成一個組合單元組合單元，使用組臺單元功能還可以解決復(fù)合報表表頭的設(shè)置工作。 在會計報表系統(tǒng)中，表格式的設(shè)置采用一次設(shè)置，長期有效的工作方式。因此如果表頭、表尾中有日期等相對變動的量出現(xiàn)，則應(yīng)在相應(yīng)位置設(shè)置報表關(guān)鍵字。一般報表系統(tǒng)都提供了這樣的關(guān)鍵字。這樣在編制報表時，報表編制日期自動顯示

16、為當前輸入日期。 二、報表公式設(shè)置 報表系統(tǒng)中的公式分為運算公式和審核公式。（一）報表運算公式的設(shè)置 報表運算公式是在編制報表時，確定表單元的數(shù)據(jù)來源的公式，主要作用是，在報表生成的過程中，通過設(shè)定的運算公式，系統(tǒng)從根據(jù)公式描述的數(shù)據(jù)庫文件中提取到指定的數(shù)據(jù)，進行表達式指定的運算，將運算結(jié)果放入表單元中。 確定運算公式時，主要考慮以下幾個方面：1、確定表單元的數(shù)據(jù)來源及取數(shù)所要滿足的條件。（1）從賬務(wù)系統(tǒng)取數(shù)，這是報表系統(tǒng)數(shù)據(jù)的主要來源。（2）從其他核算系統(tǒng)取數(shù)，如工資、固定資產(chǎn)、成本、銷售等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。（3）從報表系統(tǒng)自身取數(shù)，可以從其他報表取數(shù)，也可以從同一報表的不同表頁或同一表頁的不同單

17、元取數(shù)。（4）從系統(tǒng)外部取數(shù)，包括直接通過鍵盤錄入、從軟盤讀入或通過網(wǎng)絡(luò)傳輸。（5）從其他會計軟件取數(shù)等。取數(shù)所要滿足的條件一般包括：借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、期初（末）借方余額、期初（末）貸方余額、累計數(shù)（包括借方累計、貸方累計）、前期數(shù)等。 2、運算公式的構(gòu)成：運算公式由以下基本部分構(gòu)成。（1）表單元及坐標，表示表單元在表中的位置。（2）運算符，包括“十”、“一”、“X”、“”“=”等。（3）表達式，將常量、變量、函數(shù)用運算符連接起來。例：某報表系統(tǒng)公式格式為：列號、行號=QC（“科目編碼”，會計期間，方向，賬套號）其中：QC是一個取數(shù)函數(shù)，表示取某科目某時期期初余額。列號用代表列的字符表示

18、，行號用數(shù)字表示。科目編碼、會計期、方向、賬套號是取數(shù)函數(shù)的自變量。如：C10=PTOTAL（C6：C9）表示C10表單元的值是其他幾個表單元C6、C7、C8、C9表單元值的合計數(shù)。 3、運算公式的設(shè)置方式通用報表系統(tǒng)中運算公式的實現(xiàn)有兩種方式：（1）通過鍵盤直接錄入公式：在這種方式下，只需按照公式的格式輸入公式，其優(yōu)點是輸入速度快，但要求使用者對系統(tǒng)比較熟悉。 （2）系統(tǒng)采取引導(dǎo)輸入的方式自動生成公式：在這種方式下，使用者只需按照系統(tǒng)提示，回答系統(tǒng)提出的問題，比如從何處取數(shù)、什么會計科目、哪個會計期間、借方還是貸方、發(fā)生額還是余額等，系統(tǒng)即可自動生成需要的公式，這種方法對軟件初學者來說，會感

19、到非常易學、易用，但編輯速度較慢。 4、函數(shù) 為簡化報表數(shù)據(jù)來源的定義，通用報表軟件一般是將報表編制中比較固定的處理過程作成獨立的模塊，向用戶提供針對性較強的一整套從各種數(shù)據(jù)庫文件中調(diào)取數(shù)據(jù)的函數(shù)。前面公式QC（“科目編碼”，會計期間，方向，賬套號）就是一個取數(shù)函數(shù)。不同的報表系統(tǒng)函數(shù)的具體表示方法不同，但這些函數(shù)所提供的功能和使用方法一般是相同的，用戶在使用時可查閱有關(guān)說明或求助系統(tǒng)的幫助功能。一個報表系統(tǒng)編制報表的能力主要是通過系統(tǒng)提供的取數(shù)函數(shù)是否豐富來體現(xiàn)的，取數(shù)函數(shù)越豐富該報表系統(tǒng)編制報表的能力越強。函數(shù)架起了報表系統(tǒng)與其他系統(tǒng)、同一報表文件中不同報頁之間、不同報表文件之間以及同一報

20、表內(nèi)部數(shù)據(jù)傳遞的橋梁。 （二）報表審核公式的設(shè)置 報表審核公式是報表數(shù)據(jù)之間關(guān)系的檢查公式。它主要用于：報表數(shù)據(jù)來源定義完成后，審核報表的合法性；報表數(shù)據(jù)生成后，審核報表數(shù)據(jù)的正確性。 在各類會計報表中，每個數(shù)據(jù)都有明確的經(jīng)濟含義，并且數(shù)據(jù)間往往存在著某種對應(yīng)關(guān)系，稱為勾稽關(guān)系。比如，資產(chǎn)負債表的資產(chǎn)合計應(yīng)等于負債與所有者權(quán)益合計，這種平衡關(guān)系就是勾稽關(guān)系。如果在資產(chǎn)負債表編制結(jié)束后，發(fā)現(xiàn)沒有滿足這種平衡的勾稽關(guān)系，即可以肯定該表在編制過程中出現(xiàn)了錯誤。 在實際工作中，利用勾稽關(guān)系對報表進行檢查是保證報表正確性的重要手段。為了滿足財會人員編制報表時對數(shù)據(jù)審核功能的要求，通用報表系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)審

21、核功能，財會人員只需將報表數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系用用審核公式表示出來，計算機即可按照審核公式定義的勾稽關(guān)系自動對報表進行審核。報表審核公式的設(shè)置和報表運算公式的設(shè)置方法類似。它們的主要區(qū)別在于：審核公式用于對報表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系進行檢驗，因此審核公式中允許使用的運算符除計算公式允許使用的運算符外還可以使用“”、“”、“”等邏輯運算符。 （三）設(shè)置報表公式時應(yīng)注意： 表公式中的運算符主要是“=、+、-、”，公式中緊接目標單元的運算符一般應(yīng)是“=”，只有公式過長，需要分成幾個公式時，才可以是其他運算符。 多數(shù)會計報表軟件從賬簿的某個科目取數(shù)時，表處理系統(tǒng)中若設(shè)為取某個科目期末借方余額，而實際余額在貸方，

22、則公式的值是零，而不是貸方金額的負值，這是與一般會計人員的習慣不同的，設(shè)置時必需注意。 通常表示目標單元的行號和列號是指該單元在表中的實際位置，這個值與屏幕提示行顯示的當前行號和列號無關(guān)。使用某一特定軟件時應(yīng)注意該軟件是如何規(guī)定行號和列號的。 三、報表文件名稱登記 在計算機中，各種程序和數(shù)據(jù)一般都是以文件的形式存放的。會計報表系統(tǒng)也不例外，為了存放用戶定義的表格式和表公式，系統(tǒng)需要用戶在定義報表結(jié)構(gòu)、存盤時在系統(tǒng)中登記文件名，以便在調(diào)用定義的內(nèi)容時作為標識。這個文件名是供用戶調(diào)用使用的，所以通常稱為文件的外部標識名。有些報表處理軟件為了處理的方便，在登記外部標識名的同時，計算機自動給這個文件一

23、個名稱，這個名稱是為計算機處理該文件用，因此稱為內(nèi)部標識名。 需要注意的是：不同的報表，報表名不能相同。報表名是供用戶調(diào)用設(shè)定的報表結(jié)構(gòu)文件使用的，它與表的標題并沒有直接的關(guān)系。它可以是中文，也可以是西文或漢語拼音的縮寫。第四節(jié)報表系統(tǒng)日常工作的處理一、報表編制 設(shè)置了報表格式和報表公式只是定義了報表的結(jié)構(gòu)，如果想要得到填有需要數(shù)據(jù)的報表，還需進行報表的編制工作。 報表的編制是由計算機在人的控制下自動完成的。它的作用是使系統(tǒng)運行載有設(shè)置好的報表結(jié)構(gòu)的文件，使其中的運算公式能從相應(yīng)的數(shù)據(jù)源中調(diào)取數(shù)據(jù)填入相應(yīng)的表單元中，從而得到數(shù)據(jù)表。系統(tǒng)將自動生成一個文件用以保存得到的數(shù)據(jù)表。 為了區(qū)分不同月份

24、的同一張表，每次編制報表前系統(tǒng)都將要求用戶輸入關(guān)鍵字的值，如相同關(guān)鍵字值的報表已存在，系統(tǒng)將要求用戶確認是否重編。如果用戶重新編制，則新編的表將覆蓋已存在的舊表。因此，如果用戶修改過表格式或表公式，則必須重新將該報表編制一遍，以得到按新結(jié)構(gòu)生成的報表。在報表編制過程中，系統(tǒng)將對公式的格式進行檢查，如有語法或句法錯誤系統(tǒng)將給予提示。但應(yīng)注意的是，檢查正確不等于公式的邏輯關(guān)系也正確，系統(tǒng)對公式的邏輯關(guān)系不進行檢驗，也很難進行檢驗。 報表系統(tǒng)的日常工作主要是每月末編制報表并將編好的報表打印輸出。每月編制報表前首先應(yīng)將當月業(yè)務(wù)處理完畢（既包括日常業(yè)務(wù)的處理也包括期末攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的處理）并結(jié)賬。編制季度和年度報表也應(yīng)按此原則處理。 二、報表輸出 表處理系統(tǒng)報表輸出有兩種方式： 一種是屏幕顯示輸出，這種輸出主要為用戶檢查報表設(shè)置和編制是否正確用，因此為了顯示盡量多的實質(zhì)性內(nèi)容，不是很必要的表格線一般不顯示。