會議管理課件資料

1、培訓(xùn)目標(biāo)：培訓(xùn)目標(biāo)：1、知道有效會議的原則，學(xué)會使用會議組織工具。 2、工作中運用會議管理管理會議。 一位企業(yè)的老總曾經(jīng)這樣說過：一位企業(yè)的老總曾經(jīng)這樣說過：“我如果不是在開會，我如果不是在開會，就是在去往會議的路上。就是在去往會議的路上?！边@樣的表述未免有些夸張，但是這樣的表述未免有些夸張，但是卻形象地體現(xiàn)了會議溝通在管理者商務(wù)活動中所占的比重。卻形象地體現(xiàn)了會議溝通在管理者商務(wù)活動中所占的比重。盡管會議溝通會帶來必要的人、財、物等方面的消耗，但是盡管會議溝通會帶來必要的人、財、物等方面的消耗，但是卻有利于快速達成某項協(xié)議，大大提高工作效率。卻有利于快速達成某項協(xié)議，大大提高工作效率。請問：

2、你會開會嗎？請問：你會開會嗎？ May 24, 會議需要管理會議需要管理嗎？會議管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？還需要技巧嗎？請問：會議有成本嗎請問：會議有成本嗎? ?主要包括哪些成本主要包括哪些成本? ?直接直接會議會議成本成本損失損失成本成本時間時間成本成本+會議會議成本成本= 該成本也可以稱為會議花費，這些花費包括與會者到達會場的旅行費用、會議期間的住宿、交通等費用、會場的租金、相關(guān)文件資料的費用等等。這些花費都比較直觀、清晰，也比較容易預(yù)估和統(tǒng)計。May 24, 該成本由與會者的會議準(zhǔn)備時間、到達會場的旅行時間以及會議工作人員(包括會議秘書)的時間和與會者的人數(shù)等幾個相關(guān)因素組成。有時，

3、這種時間成本可能由于各種比如與會人員的準(zhǔn)備時間太長且零碎等因素，造成難以統(tǒng)計和計算，我們可以把它轉(zhuǎn)化為金錢成本。金錢成本由與會者人數(shù)和與會者的平均工資構(gòu)成。May 24, 該成本是由于與會者參加會議，離開原來的工作崗位造成的生產(chǎn)、管理、市場反應(yīng)的滯后等產(chǎn)生的損失。這個成本比較隱蔽，很多時候會被忽略掉，但它形成的結(jié)果又實實在在的擺在眼前。比如公司的周例會，可能有不少參加周例會的人有這樣的經(jīng)歷，開會時心不在焉，因為還在想著某個客戶的電話或許馬上就要打進來了，前臺或者秘書不一定處理得好，會跑單。討論：什么情況下不要開會？1.1.只涉及個別成員的主題，可以一對一處理。只涉及個別成員的主題，可以一對一處

4、理。2.2.你沒有時間準(zhǔn)備會議（組織者或參會者）。你沒有時間準(zhǔn)備會議（組織者或參會者）。3.3.有一些更有效的交流方式，如有一些更有效的交流方式，如E-mailE-mail、視頻會議、電話等。、視頻會議、電話等。4.4.擬議事項已經(jīng)很明確或決議已形成，并獲得廣泛、一致的擬議事項已經(jīng)很明確或決議已形成，并獲得廣泛、一致的理解。理解。5.5.能有適當(dāng)?shù)娜诉x有效的解決問題。能有適當(dāng)?shù)娜诉x有效的解決問題。6.6.估計不會有結(jié)果（如參會者不適當(dāng)，主要決策人員沒到位，估計不會有結(jié)果（如參會者不適當(dāng)，主要決策人員沒到位，觀點對立較強烈，相關(guān)人員正處在火頭上，會議易受干擾，觀點對立較強烈，相關(guān)人員正處在火頭上

5、，會議易受干擾，參會者沒有積極性）。參會者沒有積極性）。討論：哪些情況下要開會？1.1.需就某項決策達成一致，或者決定團隊的行動方針和計劃。需就某項決策達成一致，或者決定團隊的行動方針和計劃。2.2.幫助某個人作決定。幫助某個人作決定。3.3.情況通報。情況通報。4.4.獲得或收集信息。獲得或收集信息。5.5.解決需不同部門成員協(xié)調(diào)的問題。解決需不同部門成員協(xié)調(diào)的問題。6.6.消除組織內(nèi)成員的抱怨和牢騷。消除組織內(nèi)成員的抱怨和牢騷。7.7.討論新的構(gòu)思，或創(chuàng)造新的想法討論新的構(gòu)思，或創(chuàng)造新的想法。 會議的通病效率不高 小王是一家公司的職員，他對公司會議有自小王是一家公司的職員，他對公司會議有自

6、己的一些想法，他的想法反映了許多公司會己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。May 24, 15會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項項 目目原因原因具體表現(xiàn)具體表現(xiàn)（1 1）時間時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2 2）地點地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。進行。（3 3）開會對象的開會對象的選擇選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。必須出

7、席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4 4）主持人的技能主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。法達到會議意圖。（5 5）參會者的技能參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。會議失敗。（6 6）會議的準(zhǔn)備會議的準(zhǔn)備工作工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7 7）開會的原開會的原因、目的和因、目的和結(jié)果結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議

8、進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。致使會議毫無意義、宣告失敗。會議規(guī)范會議規(guī)范包含會議規(guī)范包含3 3個部分：個部分：1.1.會議時間安排的規(guī)范。會議時間安排的規(guī)范。 2.2.固定的會議流程規(guī)范。固定的會議流程規(guī)范。3.3.會議規(guī)范本身。會議規(guī)范本身。固定的會議流程May 24, 開始開始l 歡迎歡迎l 會議目的會議目的l 規(guī)章制度規(guī)章制度 議程議程l 分享話題及目標(biāo)分享話題及目標(biāo)l 交換信息交換信息l 產(chǎn)生主意產(chǎn)生主意/ /做決定做決定/ /確認行動確認行動結(jié)束結(jié)束l 總結(jié)總結(jié)跟蹤跟蹤l 備忘錄備忘錄l 跟蹤計劃跟蹤計劃 固

9、定的會議流程規(guī)范主要包括固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點一個中心、兩個基本點。 一個中心一個中心是指整個會議的議程圍繞一個中心。是指整個會議的議程圍繞一個中心。 兩兩個基本點個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備備 和會議和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。的。 但但是是，它，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。 所所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與與 會后的會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作跟蹤

10、工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具具 體體包包括寫括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做做 匯匯報的人選等。報的人選等。固定的會議流程規(guī)范固定的會議流程規(guī)范會議規(guī)范本身 會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則，會議規(guī)范主要包括以下條款：會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則，會議規(guī)范主要包括以下條款：所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。參會人的開會時間。超過超過1 1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。

11、所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負責(zé)人對決議能否達成負直接責(zé)任。各業(yè)務(wù)單位負責(zé)人對決議能否達成負直接責(zé)任。所有與會者應(yīng)知道維護別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重所有與會者應(yīng)知道維護別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉黑臉”。會議結(jié)束會議結(jié)束2-32-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進行反饋的職責(zé)。所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會

12、議質(zhì)量進行反饋的職責(zé)。必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。如何進行有效的會議如何進行有效的會議高效會議的八大特征：高效會議的八大特征：1.1.只在必要時才召開只在必要時才召開2.2.好好籌劃過好好籌劃過3.3.擬擬定和分發(fā)議程表定和分發(fā)議程表4.4.遵遵守時間守時間5.5.一一切按部就班切按部就班6.6.參參加會議的人員有經(jīng)驗有才能加會議的人員有經(jīng)驗有才能7.7.會議做會議做出出了評論和歸納了評論和歸納8.8.記記錄所有決定，建議和負責(zé)人錄所有決定，建議和負責(zé)人May 24, 20如何進行有效的會議提供一些基本要素：提供一些基本要素： 充分的準(zhǔn)備：充分的準(zhǔn)備

13、：4W4W要素（要素（WhyWhy、When When 、WhoWho領(lǐng)導(dǎo)、主持人、記錄領(lǐng)導(dǎo)、主持人、記錄、 Where Where ），座位安排、準(zhǔn)備會議用品及資料語），座位安排、準(zhǔn)備會議用品及資料語 明確的目標(biāo)：會議目標(biāo)應(yīng)現(xiàn)實、集中、易于評估明確的目標(biāo)：會議目標(biāo)應(yīng)現(xiàn)實、集中、易于評估具有相關(guān)技巧的會議主持具有相關(guān)技巧的會議主持會議應(yīng)準(zhǔn)時開始和結(jié)束會議應(yīng)準(zhǔn)時開始和結(jié)束遵循事先安排好的會議議程遵循事先安排好的會議議程就某項行動作出決定，并對今后的進程達成一致就某項行動作出決定，并對今后的進程達成一致跟蹤會議決定的執(zhí)行情況跟蹤會議決定的執(zhí)行情況議題轉(zhuǎn)換前先作出決議議題轉(zhuǎn)換前先作出決議全體參與，百

14、家爭鳴全體參與，百家爭鳴澄清議題中的限制條件，如上級的決策澄清議題中的限制條件，如上級的決策 ，資金的限制等，資金的限制等1、如何做好會議前的準(zhǔn)備工作技能描述技能描述 確定會議溝通目標(biāo)確定會議溝通目標(biāo)合理安排會議議程合理安排會議議程挑選與會人員挑選與會人員合理安排會務(wù)合理安排會務(wù)（1 1）確定會議召開的地點。）確定會議召開的地點。（2 2）調(diào)配會議的設(shè)備。）調(diào)配會議的設(shè)備。2、如何成功地開始會議準(zhǔn)時開會準(zhǔn)時開會 介紹與會人員，并表示歡迎介紹與會人員，并表示歡迎 制訂或者直接宣布會議的基本規(guī)則制訂或者直接宣布會議的基本規(guī)則技能描述技能描述 分配記錄員和計時員的責(zé)任分配記錄員和計時員的責(zé)任 會議的

15、基本規(guī)則是會議中行為的基本準(zhǔn)則，應(yīng)制訂諸如“不允許跑題”、“聆聽每個人的發(fā)言”等思考&討論 請回憶一下，在您主持會議時，您所做的開場白是否請回憶一下，在您主持會議時，您所做的開場白是否 成功的幾率比較大，在哪方面還有疏漏？您將如何改進？成功的幾率比較大，在哪方面還有疏漏？您將如何改進？3、如何成功的開始會議指出會議主題指出會議主題技能描述技能描述 恰當(dāng)引導(dǎo)會議恰當(dāng)引導(dǎo)會議 會議主題表述要直接，而且時間越早越好，一般開場完畢直接表述主題。 注意自己的參與程度，不要成為討論的獨裁者讓沉默注意自己的參與程度，不要成為討論的獨裁者讓沉默寡言、害羞的同事也發(fā)言，同時控制插話者和獨裁者；寡言、害羞的同事也

16、發(fā)言，同時控制插話者和獨裁者；鼓勵、正面對待每個人的問題；鼓勵、正面對待每個人的問題；及時防止某些人對別人武斷的指責(zé)和攻擊；及時防止某些人對別人武斷的指責(zé)和攻擊；強調(diào)已達到的共同點，防止不斷推翻已達成的決議；強調(diào)已達到的共同點，防止不斷推翻已達成的決議；在白板紙上作記錄；在白板紙上作記錄；當(dāng)你感受到某個人要發(fā)表意見時，應(yīng)以目光接觸以示鼓當(dāng)你感受到某個人要發(fā)表意見時，應(yīng)以目光接觸以示鼓勵；勵；從簡單的議題到復(fù)雜。從簡單的議題到復(fù)雜。4、如何圓滿地結(jié)束會議總結(jié)會議內(nèi)容總結(jié)會議內(nèi)容技能描述技能描述 回顧會議議程回顧會議議程 讓與會人員總結(jié)發(fā)言讓與會人員總結(jié)發(fā)言 對會議進行評估對會議進行評估 向與會人

17、表示感謝向與會人表示感謝 對會議策劃與會議結(jié)束進行簡短的評估，明確這次會議到底解決了什么問題，是如何進行的，與會者從中獲得了什么。實踐練習(xí)在會議結(jié)尾時，您是否有如下的不當(dāng)之舉，如果有，應(yīng)如何改進？在會議結(jié)尾時，您是否有如下的不當(dāng)之舉，如果有，應(yīng)如何改進？1.1.總結(jié)會議內(nèi)容時過于煩瑣，沒有突出已經(jīng)決定的重要事項。總結(jié)會議內(nèi)容時過于煩瑣，沒有突出已經(jīng)決定的重要事項。2.2.會議結(jié)尾時，往往忽略會議議程，總是草草結(jié)尾。會議結(jié)尾時，往往忽略會議議程，總是草草結(jié)尾。3.3.在做會議總結(jié)時，只顧您一個人滔滔不絕，而沒有給其他與會人員在做會議總結(jié)時，只顧您一個人滔滔不絕，而沒有給其他與會人員 充分發(fā)言總結(jié)

18、的機會。充分發(fā)言總結(jié)的機會。4.4.從來不對會議的進行情況評述。從來不對會議的進行情況評述。5.5.會議結(jié)尾時，常常忘記對與會人員表示感謝，只是簡單地以會議結(jié)尾時，常常忘記對與會人員表示感謝，只是簡單地以“散會散會”或者或者“今天的會議到此結(jié)束今天的會議到此結(jié)束”來作為結(jié)束語。來作為結(jié)束語。1 1、總結(jié)會議的內(nèi)容及取得的成果、總結(jié)會議的內(nèi)容及取得的成果2 2、承諾跟蹤計劃的執(zhí)行、承諾跟蹤計劃的執(zhí)行3 3、強調(diào)分享不同觀點的重要性、強調(diào)分享不同觀點的重要性 4 4、恭祝會議的成功、恭祝會議的成功5 5、感謝大家的參與和貢獻、感謝大家的參與和貢獻5、如何靈活應(yīng)對會議的困境當(dāng)有人試圖支配討論的局面時

19、當(dāng)有人試圖支配討論的局面時技能描述技能描述 當(dāng)有人想爭論時當(dāng)有人想爭論時 當(dāng)有人和身邊的人開小會時當(dāng)有人和身邊的人開小會時 當(dāng)有人習(xí)慣性跑題時當(dāng)有人習(xí)慣性跑題時(1)其他人要在適當(dāng)?shù)臅r機提醒他，要求他聽聽別人的意見。(2)可以針對討論的核心內(nèi)容提一些比較直接的問題，以調(diào)動其他與會者積極發(fā)言。(3)如果以上兩種方式?jīng)]有奏效，你可以在會議的休息時間找這人談一下，以理服人，以情動人。(1)保持冷靜。(2)通過提問的方式直接向想要爭論的人發(fā)難，從他的回答中引出其錯誤一面，征得其他人員支持?？梢赃\用FAST法來應(yīng)對：F（Focus），A（Affirm），S（Suggest），T（Try）。練習(xí)請依據(jù)您的

20、理想完成下面的連線題：請依據(jù)您的理想完成下面的連線題：1.1.您想令討論更加熱烈您想令討論更加熱烈2.2.您想打斷某項討論您想打斷某項討論3.3.幾個與會者在開小會幾個與會者在開小會4.4.兩名與會人員就一個兩名與會人員就一個 觀點發(fā)生爭執(zhí)觀點發(fā)生爭執(zhí)5.5.與會人員問了您一個與會人員問了您一個 難以回答的問題難以回答的問題6.6.您想知道自己是否是個您想知道自己是否是個 成功的會議主持者成功的會議主持者A.A.請每位與會人員總結(jié)其他人的發(fā)言請每位與會人員總結(jié)其他人的發(fā)言B.B.問與會人員一個開放性的問題問與會人員一個開放性的問題C.C.詢問與會人員的反饋意見詢問與會人員的反饋意見D.D.問與會人員一個具體的問題問與會人員一個具體的問題E.E.把問題轉(zhuǎn)回給與會人員把問題轉(zhuǎn)回給與會人員F.F.請某個與會人員總結(jié)討論請某個與會人員總結(jié)討論耳語耳語 集中注意力集中注意力分享討論問題分享討論問題會議休息交流其原因會議休息交流其原因獨裁者和萬事通獨裁者和萬事通 站到其座位旁邊站到其座位旁邊感謝其貢獻，并邀請其他成員發(fā)言感謝其貢獻，并邀請其他成員發(fā)言改變成員角色，并請求他們耐心改變成員角色，并請求他們耐心 聽取別人的意見聽取別人的意見沉默沉默 體會沉沒的原因體會沉沒的原因詢問一些容易得出結(jié)論的詢問一些容易得出結(jié)論的 問題，并加以鼓勵問題，并加以鼓勵休息與其交流休息與其交流