總經(jīng)辦管理制度

1、總經(jīng)辦管理制度 批準(zhǔn)執(zhí)行： 2016年6月目 錄第一章 總則第二章 職能第三章 職責(zé)職權(quán)第四章 行文管理制度第五章 公司證照、信函管理制度第六章 印章管理制度第七章 車輛管理制度第八章 會(huì)客預(yù)約制度 第九章 保密制度第十章 會(huì)議制度第十一章 出差制度第十二章 一般事務(wù)第一章 總則為了規(guī)范總經(jīng)辦的管理，提高總經(jīng)辦的效率，特制訂本制度。本制度由總經(jīng)辦制定，呈總經(jīng)理辦公會(huì)議審核通過后審核批準(zhǔn)后通知實(shí)施，修改時(shí)亦同。第二章 職能總經(jīng)辦是負(fù)責(zé)公司行政指令貫徹落實(shí)，部門協(xié)調(diào)及接待、會(huì)務(wù)、車輛、通訊管理等行政工作的職能部門，同時(shí)還承擔(dān)信訪、文檔、文稿、行政印章管理及對(duì)外宣傳等工作。第三章 職責(zé)職權(quán)1. 貫徹

2、執(zhí)行總經(jīng)理、副總經(jīng)理、助理總經(jīng)理的指令，協(xié)助組織開展公司各項(xiàng)工作，協(xié)調(diào)各部門工作。2. 根據(jù)公司重大經(jīng)營(yíng)決策工作程序的規(guī)定，對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)提出的決策所需解決的課題與目標(biāo)，組織有關(guān)部門調(diào)研、論證及方案制定，安排方案的審批，監(jiān)督方案的實(shí)施。3. 了解和掌握公司內(nèi)外動(dòng)態(tài)，搜集和反映有關(guān)信息，向領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見。 4.負(fù)責(zé)公司最高管理層日常會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，對(duì)公司辦公決議履行貫徹落實(shí)、督促檢查之職權(quán)。 5.負(fù)責(zé)公司大型會(huì)議的會(huì)務(wù)和重大活動(dòng)的籌備工作。6.負(fù)責(zé)公司主要領(lǐng)導(dǎo)及重要會(huì)議的報(bào)告、文件、材料的文秘工作。7.負(fù)責(zé)公司對(duì)外發(fā)布重要公告、告示、通知及介紹公司概況。8.核發(fā)各部門起草的公司級(jí)文件。 9.負(fù)責(zé)管

3、理公司對(duì)外宣傳的文字及進(jìn)行資料準(zhǔn)備。10. 負(fù)責(zé)以公司名義上報(bào)下發(fā)各種文件、印簽和機(jī)要文件，傳真的收發(fā)、傳遞工作。11. 負(fù)責(zé)公司各級(jí)行政和有關(guān)重要文件管理；負(fù)責(zé)公文的分類、登記、傳遞、催辦工作。12. 負(fù)責(zé)來信來訪、文件材料處理，定期進(jìn)行文檔清理及歸檔工作。 13.負(fù)責(zé)公司對(duì)外接待和對(duì)外交往活動(dòng)事務(wù)，代表公司做好行政事務(wù)工作。14.負(fù)責(zé)打字、復(fù)印、郵件和快遞收發(fā)工作。第四章 行文管理制度1. 本公司行文由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)起草，并在發(fā)文單中填寫文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。2. 由主管領(lǐng)導(dǎo)審批后需簽發(fā)的文件由總經(jīng)辦打印，由起草人校對(duì)修正后及時(shí)打印，統(tǒng)一編號(hào)、登記、存檔、分發(fā)。3

4、. 公司各項(xiàng)制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向有關(guān)部門的請(qǐng)示、報(bào)告等需以紅頭文件形式或其他特定形式印發(fā)。4. 印制文件材料要有計(jì)劃性和科學(xué)性，要根據(jù)文件材料印制要求及數(shù)量選擇合適的印制方式，要求使印制數(shù)與使用數(shù)基本相符。5. 公司各部門應(yīng)妥善保管文件，并及時(shí)整理歸檔，總經(jīng)辦將定期進(jìn)行檢查。第五章 公司證照、信函管理制度1. 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、土地證等證件的管理，因公需要借用時(shí)，嚴(yán)格辦理借用手續(xù)，需要復(fù)印時(shí)，由總經(jīng)辦復(fù)印并在復(fù)印件上標(biāo)明“此復(fù)印件僅供辦理×××事項(xiàng)使用”。2. 總經(jīng)辦應(yīng)在政府相關(guān)部門的要求下，完成營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證的

5、年檢工作。3. 公司便函、信函采用統(tǒng)一格式和市場(chǎng)可購買到的一般稿紙，公文袋作為公司辦公之用。第六章 印章管理制度1. 公司印章分為行政印章、法人代表名章、財(cái)務(wù)章等，分別由有關(guān)部門負(fù)責(zé)保管。2. 公司各類印章統(tǒng)一由總經(jīng)辦申報(bào)和刻制。3. 各部門啟用印章前，需要到總經(jīng)辦登記備案、方可使用。4. 各部門停用印章時(shí)必須當(dāng)日交到總經(jīng)辦封存，否則各部門主要領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)全部責(zé)任。5. 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)保管公司行政印章。6. 公司職能部門代表公司保管的印章，要確定用印管理辦法及用印監(jiān)印人，公司批準(zhǔn)后，行使使用和保管權(quán)。7. 對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作使用統(tǒng)一格式的便函、介紹信，均有各部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)簽字方可蓋章。8. 重大項(xiàng)目合同

6、、協(xié)議等行文時(shí)，如需加蓋公司行政印章，由主管部門簽字后，報(bào)請(qǐng)主管副總或行政副總批準(zhǔn)后，到總經(jīng)辦備案用印。9. 印章外用時(shí)，需填寫借用申請(qǐng)表，報(bào)行政副總審批后，進(jìn)行外借。第七章 車輛管理制度1. 公司車輛的使用、維護(hù)、審檢、繳費(fèi)以及辦理有關(guān)證照、保險(xiǎn)、年檢等由公司總經(jīng)辦統(tǒng)一安排管理。2. 公司車輛的使用按各部門工作的重要性，急用優(yōu)先，兼顧一般，統(tǒng)一調(diào)配的原則進(jìn)行使用管理。3. 有關(guān)私人用車，公司車輛原則上不得使用，員工若出現(xiàn)重要事件急需用車，應(yīng)經(jīng)行政副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦安排用車。第八章 會(huì)客預(yù)約制度1.總經(jīng)辦人員接到預(yù)約時(shí)，應(yīng)了解客人的身份、特殊要求和會(huì)面時(shí)間，做好書面記錄。2.把接待重要客戶的任務(wù)

7、以書面或電話形式上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)3.總經(jīng)辦按照總經(jīng)理安排做好接待準(zhǔn)備工作，主要做好：會(huì)議室、文件資料的準(zhǔn)備；相關(guān)部門配合的準(zhǔn)備；招待的準(zhǔn)備；其他準(zhǔn)備工作。第九章 保密制度 1.屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明“秘密”字樣，由專人負(fù)責(zé)印制、發(fā)放、傳遞、保管，非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄秘密文件、資料。 2.公司秘密應(yīng)根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不得打聽公司秘密。 3.記載有公司秘密事項(xiàng)的筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失，必須立即報(bào)告并采取妥善措施。公司員工妥善保管好電腦和資料，防止外來人員查看電腦內(nèi)容。第10章 會(huì)議制度1. 公司

8、召開全體員工會(huì)議時(shí)，由總經(jīng)辦在公司微信群內(nèi)或其他方式發(fā)布會(huì)議時(shí)間。 2.會(huì)議開始前，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)布置會(huì)場(chǎng)，清理會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生。3.參會(huì)人員提前5分鐘入場(chǎng)，重大會(huì)議提前10分鐘入場(chǎng)。4.參會(huì)人員填寫會(huì)議簽到表，由會(huì)議記錄人標(biāo)注遲到人員，未到人員，對(duì)遲到人員及無故不參加會(huì)議人員在全公司做出批評(píng)和罰款處理。5.會(huì)議開始前總經(jīng)辦提醒監(jiān)督參會(huì)人員將通訊設(shè)備調(diào)至靜音狀態(tài)，會(huì)議期間要認(rèn)真聽、仔細(xì)記，禁止交頭接耳、竊竊私語。不準(zhǔn)吸煙，不準(zhǔn)做與會(huì)議無關(guān)的事情。6.會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議記錄員整理會(huì)議紀(jì)要，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)簽署后，下發(fā)公司各部門傳閱?？偨?jīng)辦監(jiān)督會(huì)議內(nèi)容的落實(shí)情況。7.其他部門會(huì)議由各部門自行通知。第十一章 出差制度1.總經(jīng)辦人員因工作需要出差，受主管領(lǐng)導(dǎo)委派到外地出差，應(yīng)及時(shí)交接工作。2.出差期間，出差人員每天下午5點(diǎn)以電話、短信、微信或其他方式向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況。3.出差返回后，要及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人、部門主管反饋工作情況。4.出差途中，因生病，或遇意外災(zāi)害，或因工作需要，需延長(zhǎng)出差時(shí)間，必須電話請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)，并獲批準(zhǔn)。5.原則上出差應(yīng)按時(shí)返回，因私事延誤必須履行請(qǐng)假手續(xù)。6.出差期間，必須遵紀(jì)守法、嚴(yán)禁滋擾生事，破壞公司聲譽(yù)，若有違反，接受公司嚴(yán)重處罰。7.嚴(yán)禁假公濟(jì)私，以出差名義辦理私人事務(wù)。第十二章 一般事務(wù)1.負(fù)責(zé)公司會(huì)議室使用管理。2.負(fù)責(zé)公司內(nèi)部電話設(shè)置、調(diào)整、