公文管理規(guī)定

1、北京光禾嘉潤物業(yè)管理有限公司公文管理規(guī)定第一章 目的第一條 為規(guī)范公司公文處理流程，使其程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，明確各責(zé)任主體及管理權(quán)限，提高公文處理效率和公文質(zhì)量，加強公文制發(fā)管理，特制定本規(guī)定。第二章 適用范圍第二條 本規(guī)定適用于公司各部門。第三章 公文管理范圍第三條 公文管理范圍分為：l 公司級文件；l 各部門申請發(fā)出的文件；l 各部門報公司領(lǐng)導(dǎo)的請示、報告文件；l 公司所有對外行文的文稿；l 其他需要辦理的公文。第四章 發(fā)文權(quán)限第四條 所有公文均應(yīng)以公司或運營部、物業(yè)部、策劃推廣部、資產(chǎn)財務(wù)部、人力資源部、行政管理部部門名義行文、呈報及發(fā)文，上述業(yè)務(wù)及職能部門內(nèi)部的各專業(yè)部門不得以公文

2、形式行文。第五章 公文的種類第五條 請示：適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。第六條 通知：適用于發(fā)布規(guī)章制度、傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級、同級、不相隸屬部門的公文；傳達(dá)要求下級部門和需要有關(guān)部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項，發(fā)布規(guī)章、任免聘用事項。第七條 決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)部門及人員；變更或撤銷各部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。第八條 通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。第九條 通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。第十條 報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問。第十一條 批復(fù)：適用于答復(fù)下級部門的請示事項。第十二條 意見：適用于對

3、重要問題提出見解和處理辦法。第十三條 函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。第十四條 會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項和主要精神、要求與會人員共同遵守執(zhí)行。第六章 職責(zé)第十五條 總經(jīng)理負(fù)責(zé)簽發(fā)以公司名義發(fā)布的文件。第十六條 各部門負(fù)責(zé)本部門的公文起草、編號、報送、存檔。第十七條 行政管理部負(fù)責(zé)收文的歸類、登記、傳達(dá)、催辦、收檔，按來文的內(nèi)容分類編排等工作。第十八條 行政管理部負(fù)責(zé)對所有以公司名義發(fā)文的復(fù)審，并簽署擬辦意見呈送逐級審簽。負(fù)責(zé)文件的編號、登記、打印、裝訂、用印、存檔；負(fù)責(zé)發(fā)文原稿及正式文稿的移交，以及督促各部門按規(guī)范發(fā)文、報送、保存。第七章 公文格式

4、第十九條 完整的公文格式包括文頭、行文、文尾三部分：l 文頭：由秘密等級、緩急程度、文件名稱、發(fā)文字號等項組成。l 行文：由公文標(biāo)題、正文、附件標(biāo)題、發(fā)文部門、成文時間、印章等項組成。l 文尾：由主送范圍、抄送（抄報或發(fā)）范圍、關(guān)鍵詞印發(fā)份數(shù)等項組成（對需了解文件內(nèi)容的上級部門用“抄報”，同級部門和無隸屬關(guān)系部門用“抄送”，下級部門用“發(fā)”）。第二十條 公文用紙幅面規(guī)格一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm*210mm），左側(cè)裝訂，公文式樣參見附件。第二十一條 公文按保密程度分為絕密、機密、秘密、內(nèi)部、普通五級，按辦文時間要求分為特急、緊急和普通三類：文件類別泄密影響包括范圍傳閱范圍絕密文件重大銷

5、售政策、客戶檔案、分配政策、產(chǎn)品定價調(diào)價方案、綜合產(chǎn)品成本資料、專有技術(shù)資料等文件公司總監(jiān)級 及以上人員機密文件較大重大機構(gòu)和人事調(diào)整報批文件、發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營分析綜合報告、年度經(jīng)營計劃和財務(wù)預(yù)算方案、銷售合同、財務(wù)報表等公司總監(jiān)級 及以上人員秘密文件一般公司工作總結(jié)計劃、新產(chǎn)品開發(fā)計劃、投資計劃、市場推廣計劃、銷售報表、工資報表、質(zhì)量報表、重要會議紀(jì)要、一般機構(gòu)和人事調(diào)整報批文件公司部門經(jīng)理級 及以上人員。內(nèi)部文件公司各項規(guī)章制度公司員工普通文件可以對外公開的文件（如會議通知、一般事務(wù)性公文經(jīng)驗介紹、企業(yè)宣傳資料等）公司員工、對外公開特急文件必須在收文或發(fā)文后一天內(nèi)辦理完畢緊急文件必須在收

6、文或發(fā)文后三天內(nèi)辦理完畢普通文件不要求在三天內(nèi)辦理完畢第二十二條 公文編號規(guī)則：(一) 公司級文件：由行政管理部統(tǒng)一編號，編號格式為“GHJR+（文件類別）+【年份】+第××號”。(二) 部門級文件：由各部門自行編號，編號格式為“光禾嘉潤+部門簡稱+文件類別+字+【年份】+第××號”，其中部門簡稱規(guī)則為：l 運營部：YYl 物業(yè)部：WYl 策劃推廣部：CHl 資產(chǎn)財務(wù)部：CWl 人力資源部：RLl 行政管理部：XZ第二十三條 字型字體與間距規(guī)則：l 大標(biāo)題：黑體小二號加粗l 小標(biāo)題：黑體小三號加粗l 編 號：宋體四號l 正 文：宋體四號，小四號或五號l

7、附件標(biāo)題：宋體四號l 關(guān)鍵詞：宋體四號l 頁 碼：宋體五號l 行間距：固定值，23磅l 字體間：標(biāo)準(zhǔn)第二十四條 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一”，第二次為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。第八章 公文處理關(guān)系與辦理規(guī)則第二十五條 行文原則上由主管職能部門擬稿，報行政管理部門審核，需要會簽的文件要有相關(guān)負(fù)責(zé)人會簽，總經(jīng)理簽發(fā)，并由行政管理部門統(tǒng)一收發(fā)、登記、編號、上報。第二十六條 報總經(jīng)理審批的公文必須先交至行政管理部門統(tǒng)一處理，擬稿部門經(jīng)統(tǒng)一備案處理后予以上報，未經(jīng)轉(zhuǎn)呈的上行文視為無效公文。第二十七條 凡涉及其他部門的公文, 擬稿部門應(yīng)主動與所涉及的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人協(xié)商、會簽。如果意見

8、不一致時，應(yīng)在公文會簽中如實反映各方意見。第二十八條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送部門，由主送部門負(fù)責(zé)答復(fù)，如需同時送其它部門，應(yīng)用抄送形式。如有多件請示事項，一定要分頭行文?！罢埵尽币话悴坏迷郊壵埵?。因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)抄送被越過的部門。第二十九條 涉及公司的各類規(guī)章制度及通知、通報等由行政管理部門草擬文稿；各部門一律不得越級行文，如需要以公司名義發(fā)文的，則由需要發(fā)文的部門草擬文稿，部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，送交公司行政管理部。第九章 公文處理程序第三十條 收文處理程序：(一) 外來文件處理程序：公司公文統(tǒng)一由行政管理部負(fù)責(zé)簽收、拆封、登記、編號、存檔，填寫收文登記表（外部）。

9、根據(jù)公文內(nèi)容及性質(zhì)，由行政管理部負(fù)責(zé)人對文件進行評估，填寫文件處理單，簽署處理意見、確定傳閱對象，報總經(jīng)理閱批；由總經(jīng)理提出傳閱范圍，一般性文件可以原件傳閱，特殊或重要文件采用復(fù)印件傳遞。(二) 內(nèi)部公文處理程序：各部門上報的請示、報告的處理：各部門上報的請示、報告，由行政管理部負(fù)責(zé)人審核簽字；行政管理部收到后，在收文登記表（內(nèi)部）上登記、編號，然后報總經(jīng)理審批；行政管理部將批示的原件留存，復(fù)印件反饋申報部門，并負(fù)責(zé)催辦或跟蹤反饋辦理情況及結(jié)果；行政管理部將相關(guān)材料整理歸檔。第三十一條 發(fā)文處理程序：(一) 擬稿：申請發(fā)文部門填寫發(fā)文稿紙附錄擬稿文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，必要時經(jīng)會簽后，報行政

10、管理部審核。(二) 審核：行政管理部門應(yīng)做好公文的審核和把關(guān)工作，重點是：l 是否需要行文；l 行文是否準(zhǔn)確、簡潔、完整；l 行文中涉及其他部門的問題是否經(jīng)過充分協(xié)商；l 行文的內(nèi)容、處理程序是否符合本規(guī)定的要求。審核確認(rèn)無誤后報總經(jīng)理簽發(fā)。(三) 簽發(fā)：文件簽發(fā)后由行政管理部進行登記，在發(fā)文登記表上作好記錄，登記編號，印制文件、用印、裝訂和分發(fā)；(四) 發(fā)文：行政管理部按文件的主送部門、報送部門、發(fā)放部門分發(fā)。(五) 存檔：文件原件及發(fā)文稿紙由行政管理部留存、保管、立卷、歸檔。第三十二條 傳閱處理程序：凡公司需要在公司內(nèi)部流傳的文件，傳閱文件時傳閱人須在文件傳閱簽收單上簽字確認(rèn)，傳閱完畢后原

11、件返回行政管理部存檔。第三十三條 存檔處理程序：公文處理辦理完畢后，行政管理部應(yīng)根據(jù)文書立卷要求，整理公文原件及相關(guān)資料，分類存檔，個人未經(jīng)許可，不得私自保存應(yīng)存檔的公文。對于沒有存檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀，并進行登記。第三十四條 不以公文形式行文的內(nèi)部工作聯(lián)系以內(nèi)部工作聯(lián)系單形式體現(xiàn)，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后生效。第三十五條 不以公文形式行文的對外工作聯(lián)系以外部工作聯(lián)系單形式體現(xiàn)，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人（運營部、物業(yè)部、策劃推廣部、資產(chǎn)財務(wù)部、人力資源部、行政管理部）簽字批準(zhǔn)后生效。第十章 附則第三十六條 本規(guī)定由公司行政管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。第三十七條 本規(guī)定自2010

12、年01月27日起執(zhí)行。相關(guān)表格：1. 公文范例2. 發(fā)文稿紙3. 文件處理單4.文件傳閱簽收單5.收文登記表6.發(fā)文登記表7.內(nèi)部工作聯(lián)系單8.外部工作聯(lián)系單 共14頁 第14頁小四號宋體【秘密等級】【緩急程度】一號宋體北京光禾嘉潤物業(yè)管理有限公司文件四號宋體GHJR（文件類別）【年份】 第××號小二號宋體加粗公文標(biāo)題四號宋體（正文）××××××××××××××××××××&#

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14、215;×××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××&

15、#215;××××××××××××××××××××四號宋體附件：1、××××××××（附件標(biāo)題） 2、×××××××× ××部四號宋體 （行文日期）××年××月×

16、5;日主 送：×××× ××××（主送范圍） 小四號宋體抄 送：×××× ××××（抄送范圍）關(guān) 鍵 詞：××× ××× ××× 印發(fā)分?jǐn)?shù)：共××份收文日期收文編號來文單位文件標(biāo)題秘密等級緩急程度行政管理部 意見總經(jīng)理 批示呈辦情況文件處理單發(fā)文稿紙申請日期發(fā)文部門文件標(biāo)題文件編號主送范圍抄送范圍秘密等級緩急程度關(guān)鍵詞附件擬文部

17、門 意見負(fù)責(zé)人簽字： 日期：會簽部門意見負(fù)責(zé)人簽字： 日期：行政管理部意見負(fù)責(zé)人簽字： 日期：總經(jīng)理 批示文件傳閱簽收單文件標(biāo)題文件編號文件頁數(shù)共 頁發(fā)文部門發(fā)文日期簽收部門負(fù)責(zé)人簽字簽收日期注：請簽收部門負(fù)責(zé)人及時閱讀文件，并簽字確認(rèn)。文件傳閱簽收單文件標(biāo)題文件編號文件頁數(shù)共 頁發(fā)文部門發(fā)文日期簽收部門負(fù)責(zé)人簽字簽收日期注：請簽收部門負(fù)責(zé)人及時閱讀文件，并簽字確認(rèn)。收文登記表序號收文日期文件名稱文件類別文件編號存檔登記編號發(fā)文部門處理日期備注發(fā)文登記表序號發(fā)文日期文件名稱文件類別文件編號發(fā)文部門完成日期備注內(nèi)部工作聯(lián)系單 編號：需求部門聯(lián)系人提出時間工作內(nèi)容 /需求描述（可另附說明）落實情況需求部門 負(fù)責(zé)人簽字落實部門 負(fù)責(zé)人簽字配合部門 負(fù)責(zé)人簽字