公司辦公OA系統(tǒng)設(shè)計方案

1、 國誠中電科技公司辦公OA系統(tǒng)方案部 門 設(shè) 計 校 對 日 期 目錄一、公司現(xiàn)狀分析1二、OA系統(tǒng)定位標(biāo)準(zhǔn)1三、OA系統(tǒng)功能模塊1四、預(yù)計OA系統(tǒng)應(yīng)用效果5五、廠商比對6六、結(jié)論89 / 11一、公司現(xiàn)狀分析目前公司尚無系統(tǒng)化辦公軟件，導(dǎo)致存在諸多問題，主要分析如下：1. 公司各部門諸多業(yè)務(wù)處理和操作工序繁雜，報表種類繁多無統(tǒng)一辦公平臺；2. 缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)化的科學(xué)管理手段，導(dǎo)致公司各部門在理解、貫徹、執(zhí)行公司政策和法規(guī)方面相互之間存在差異；3. 辦公用品、會議管理、車輛、投影儀、公用電腦等的使用申請僅靠紙質(zhì)登記，無電子留檔，且紙質(zhì)申請過程繁瑣，影響辦公效率；4. 各部門之間數(shù)據(jù)信息不能共享

2、、信息交換緩慢、管理成本高、工作效率低，重復(fù)作業(yè)多；公文下達(dá)上傳速度慢、溝通困難、信息傳遞失真等；公告通知僅依靠微信告知員工，留底、存檔工作很難進(jìn)行；5. 領(lǐng)導(dǎo)無法對業(yè)務(wù)過程和企業(yè)資源進(jìn)行科學(xué)、有效、與時的優(yōu)化配置和監(jiān)管；6. 大量的極其有價值的歷史數(shù)據(jù)被丟失，對企業(yè)業(yè)務(wù)的長期發(fā)展造成損失；7. 辦公信息化程度普遍不高，公司僅僅依靠，介紹本公司的情況，而企業(yè)部的信息處理仍然處在office +打印機的層面上；8. 公司審批流程通過紙質(zhì)版審批周期較長。因此各部門為更好的梳理辦公流程，提升辦公效率，提升公司信息化辦公水平，擬上線OA辦公系統(tǒng)，并制定此方案。二、OA系統(tǒng)定位標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司辦公需求，本次

3、上線OA系統(tǒng)用戶人數(shù)為100人，將建設(shè)一個運行穩(wěn)定、適應(yīng)長遠(yuǎn)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)辦公”、“網(wǎng)絡(luò)溝通”、“網(wǎng)絡(luò)審批”、“知識管理”、“網(wǎng)絡(luò)決策”的信息化建設(shè)思路，實現(xiàn)信息高效傳遞、無紙化協(xié)同辦公、遠(yuǎn)程移動辦公、科學(xué)規(guī)管理，使工作效率明顯提高，使員工工作更加簡化，使信息獲取更加容易，使決策制定更加準(zhǔn)確；使管理變得更加靈活、更加科學(xué)，抗風(fēng)險能力、創(chuàng)新能力、應(yīng)變能力迅速加強，歷史數(shù)據(jù)長久保存，從而最終提高企業(yè)的綜合競爭力。三、OA系統(tǒng)功能模塊根據(jù)所定OA系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，選擇所需功能模塊包含有以下方面：1. 個人事務(wù)：1.1. 電子：用于部、外部的收發(fā)，相互轉(zhuǎn)發(fā)；1.2. 部短信：主要起通知、提醒和

4、交流作用；1.3. 任務(wù)中心：協(xié)同處理臨時事項，并對完成進(jìn)度進(jìn)行記載；1.4. 公告通知：具有通知公告查看和查詢等功能；1.5. 新聞：新聞的評論、管理和查詢功能；1.6. 投票：主要用于意見收集、決策、結(jié)果測試等；1.7. 個人考勤：主要用于對公司部員工考勤的管理，包含外出登陸、出差登記等；1.8. 日程安排：主要是對未來要做的事務(wù)進(jìn)行安排、提醒、查詢和管理；1.9. 工作日志：主要是對已經(jīng)做的工作進(jìn)行記錄，如周報，月度總結(jié)等；1.10. 個人文件柜：用來存放個人文件。支持建立多級目錄，可共享給他人閱讀；2. 工作流程：2.1. 新建工作：發(fā)起流程，從對應(yīng)流程文件夾中選擇需要的模板，開始填寫

5、表格；2.2. 待辦工作：審批流程，可以審批各用戶轉(zhuǎn)交來的流程；2.3. 工作查詢：查詢自己發(fā)起和審批或被授權(quán)查詢的流程，查詢結(jié)果可導(dǎo)出 EXCEL；2.4. 工作監(jiān)控：可以對有監(jiān)控權(quán)限的流程進(jìn)行轉(zhuǎn)交、委托、結(jié)束與刪除等；2.5. 數(shù)據(jù)報表：事先設(shè)置流程報表，自動匯總形成圖表，如匯總求和，計算平均值等；2.6. 超時統(tǒng)計：對辦理中的流程超過規(guī)定時間的流程進(jìn)行統(tǒng)計；2.7. 工作委托：因出差等原因需事先把自己審批的流程委托給相關(guān)人員辦理；2.8. 工作銷毀：對刪除的流程進(jìn)行徹底清理，相當(dāng)于 windows 的回收站；2.9. 流程日志查詢：查詢流程每一步驟的辦理日志情況；2.10. 數(shù)據(jù)歸檔：對

6、數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，即節(jié)約服務(wù)器空間，也方便保存，查詢3. 行政辦公：3.1. 公告通知管理：可以發(fā)布公告、查詢公告，并可查看公告接收者對該公告的查閱情況；3.2. 公告通知審批：可以對公告的容進(jìn)行審批，審批過的公告才可以發(fā)布出去；3.3. 新聞管理：和公告管理類似，不同的是新聞允許評論，而公告不允許評論；3.4. 投票管理：類似于網(wǎng)絡(luò)調(diào)查，可以自定義投票項目供投票者去選擇；3.5. 日程安排查詢：可以查看下屬自己安排的日程容，也可以對下屬直接安排工作；3.6. 工作日志查詢：可以查看下屬寫的工作日志，并可以對日志進(jìn)行點評與共享；3.7. 管理簡報：統(tǒng)計各用戶各項工作的數(shù)量，查看企業(yè)目前的工作狀

7、態(tài)；3.8. 工作計劃：多人參與，參與人隨時可以看到任務(wù)進(jìn)度，有權(quán)限人員可以點評；3.9. 辦公用品管理：辦公用品、低值易耗品的登記、領(lǐng)用、管理,可以生成各種統(tǒng)計報表；3.10. 固定資產(chǎn)：實現(xiàn)固定資產(chǎn)的錄入，生成資產(chǎn)卡片，生成相應(yīng)的查詢報表；3.11. 圖書管理：實現(xiàn)圖書的管理錄入、借閱、查詢、管理；3.12. 資源申請管理：對相當(dāng)設(shè)備的進(jìn)行管理，排出使用日期等，如筆記本電腦、投儀影等；3.13. 會議申請安排：對會議室進(jìn)行預(yù)約登記、會議申請、批準(zhǔn)，會議紀(jì)要等進(jìn)行全面管理；3.14. 車輛申請安排：對車輛使用申請、批準(zhǔn)、預(yù)約情況、維護(hù)費用等進(jìn)行全面管理；3.15. 公共通訊?。喊唇M查詢?nèi)藛T通

8、訊信息；3.16. 組織機構(gòu)信息：可以查看單位、部門、用戶相關(guān)信息；4. 知識管理：4.1. 公共文件柜：幫助用戶實現(xiàn)文件系統(tǒng)化管理，可針對不同角色、不同用戶授權(quán)；4.2. 網(wǎng)絡(luò)硬盤：類似 FTP，針對服務(wù)器上相應(yīng)路徑授權(quán)，存放資源文件；4.3. 圖片瀏覽：主要用于放 JPG、GIF 等圖片格式文件，可以直接預(yù)覽、播放；4.4. OA 知道：類似百度知道，問答式的知識積累，可以提問、回答、查詢等；4.5. 維基百科：類似于百度百科，詞條式多人共同編輯完善的知識管理方式；4.6. 文檔檢索中心：針對日積月累的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，并支持 OFFICE,PDF 文檔里面來的文字進(jìn)行搜索。方便后期對文檔數(shù)據(jù)

9、的查找。5. 人力資源：5.1. 人事管理：主要實現(xiàn)檔案資料的錄入、查詢、與統(tǒng)計分析等工作。實現(xiàn)單位人事檔案的建立、查詢、導(dǎo)入、導(dǎo)出等功能?？梢詫崿F(xiàn)如合同到期的定時提醒，可設(shè)置附件。包括人事檔案、合同評審管理、獎懲管理、證照管理、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、勞動技能、社會關(guān)系、人事調(diào)動、離職管理、復(fù)職管理、職稱評定、員工關(guān)懷、人事分析等子模塊；5.2. 招聘管理：實現(xiàn)從招聘需求到人員招聘、選才等過程細(xì)分為招聘需求、招聘計劃、人才庫、招聘篩選、招聘錄用、人才分析等模塊；5.3. 培訓(xùn)管理：主要包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)審批、培訓(xùn)記錄等模塊；5.4. 考勤管理：對在 OA 上考勤的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，同時對考勤進(jìn)行設(shè)置

10、包括考勤審批、考勤記錄、考勤統(tǒng)計、排班管理等模塊；5.5. 薪酬管理：通過 OA 發(fā)放工資條，可以自定義工資結(jié)構(gòu)細(xì)分薪酬項目設(shè)置、薪酬基數(shù)設(shè)置、工資流程管理、財務(wù)工資錄入、部門工資上報、福利管理等模塊；5.6. 員工自助查詢：員工可以查詢自己的基本信息、職位情況、教育背景等容；5.7. 人力資源設(shè)置：可以設(shè)置考勤、人力資源管理員與 HRMS 相關(guān)代碼；5.8. 在線考試：通過 OA 進(jìn)行考試，標(biāo)準(zhǔn)化選擇題，自動評分,包括題庫管理、試題管理、試卷管理、考試信息管理、參加考試等模塊。6. 檔案管理：6.1. 卷庫管理：建立相應(yīng)的庫；6.2. 案卷管理：建立相應(yīng)的卷；6.3. 文件管理：建立相應(yīng)的文

11、件；6.4. 案卷借閱：對文件進(jìn)行相應(yīng)的人借閱，帶相應(yīng)的審批；6.5. 檔案統(tǒng)計：最終檔案的統(tǒng)計分析；6.6. 檔案銷毀：對于不需要的檔案進(jìn)行銷毀；6.7. 系統(tǒng)設(shè)置：對 CRM 各模塊中的代碼進(jìn)行設(shè)置；6.8. 我的任務(wù)：用戶在各項目中需要完成的工作任務(wù)。7. 項目管理7.1. 我的項目：支持一級審批和免審批立項；7.2. 我的任務(wù)：分解下來的項目任務(wù)；7.3. 項目審批：對于所立項目進(jìn)行審批；7.4. 項目文檔：對于項目過程中所形成的文檔進(jìn)行管理；7.5. 項目問題：項目中產(chǎn)生的問題進(jìn)行咨詢與處理；7.6. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置：相應(yīng)的參數(shù)設(shè)置。8. 交流園地8.1. 討論區(qū)：單位的部的 BBS，

12、可以設(shè)置多個主題，有權(quán)限的人參與討論；8.2. 論壇：可以集成 Discuz 超級社區(qū)論壇；8.3. 文本聊天室：可以在對應(yīng)聊天室中與其他用戶進(jìn)行文本聊天；8.4. 語音聊天室：需要安裝 MeChat 聊天服務(wù)器后可以進(jìn)行語音聊天；8.5. 網(wǎng)絡(luò)會議管理：包括發(fā)起會議、刪除、結(jié)束、加人、會議記錄等操作；8.6. 文本聊天室管理：可以設(shè)置聊天室名稱，并可以進(jìn)行刪除、關(guān)閉、刪除記錄等操作。9. 系統(tǒng)管理：9.1. 組織機構(gòu)設(shè)置：設(shè)置單位名稱、部門、用戶與角色與權(quán)限設(shè)置；9.2. 工作流設(shè)置：定義工作流表單、流程等，并對流程進(jìn)行分類；9.3. 行政辦公設(shè)置：設(shè)置公共網(wǎng)址、工作日志、公共通訊薄、公告通

13、知、文件套紅模板；9.4. 知識管理設(shè)置：可以對公共文件柜、網(wǎng)絡(luò)硬盤、圖片瀏覽進(jìn)行權(quán)限設(shè)置；9.5. 信息交流設(shè)置：設(shè)置短信提醒、討論區(qū)、詞語過濾、信息過濾審核；9.6. 定時任務(wù)管理：有定時發(fā)起流程、工作流超時催辦、數(shù)據(jù)庫定時備份等；9.7. 緊急通知設(shè)置：可以設(shè)置桌面模塊與桌面顯示窗口兩種不同容與顯示方式；9.8. 界面設(shè)置：可以設(shè)置 IE 標(biāo)題、主界面、登陸界面等容等；9.9. 狀態(tài)欄設(shè)置：可以設(shè)置底部需要顯示的文字；9.10. 系統(tǒng)代碼設(shè)置：對 OA 中各模塊設(shè)置不同代碼；9.11. 自定義字段設(shè)置：可以設(shè)置 IE 標(biāo)題、主界面、登陸界面等容等可以對 OA 中模塊自定義字段，用于增加對

14、應(yīng)表的輸入容；9.12. 數(shù)據(jù)庫管理：對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行優(yōu)化、修復(fù)與導(dǎo)出、導(dǎo)入、備份、還原等操作；9.13. 系統(tǒng)日志管理：可以查詢?nèi)罩?、統(tǒng)計日志與管理日志；9.14. 系統(tǒng)資源管理：分資源監(jiān)控（可以監(jiān)控部短信和部）、數(shù)據(jù)壓縮、文檔備份管理、資源占有情況查詢、資源回收、IM 資源管理等；9.15. 系統(tǒng)訪問控制：可以設(shè)置 IP 段，也可以設(shè)置外網(wǎng)訪問權(quán)限；9.16. 系統(tǒng)安全設(shè)置：可以對密碼強度、登陸次數(shù)、是否啟用 USB KEY（使用 KEY 登陸需單獨購買） 等進(jìn)行設(shè)置。10. 文檔在線閱讀與編輯：支持 Office 文檔（Word、Excel、Power Point 文檔）在線編輯，無需下載，

15、自動上傳，支持痕跡保留，支持 pdf 文件在線閱讀，客戶端無需安裝 pdf 閱讀器。11. 客戶端工具：除瀏覽器登錄外，提供 OA客戶端工具，實現(xiàn)開機自動登錄 OA ，支持外網(wǎng)地址快速切換。12. 智能門戶：我的門戶、門戶管理、門戶模板、門戶部管理，一站式信息服務(wù)中心、強大的容管理、個性化設(shè)計和定義、與 OA 業(yè)務(wù)緊密集成，支持門戶屬性自定義，門戶編號、名稱、類型、logo 信息、是否開啟、門戶訪問權(quán)限、管理權(quán)限，支持總部門戶、分子公司門戶、部門門戶、個人門戶、信息門戶等。13. 移動客戶端:實現(xiàn)無線移動辦公,提供、公告、工作流、微訊等模塊功能，隨時查閱辦公數(shù)據(jù),14. 簽章：14.1. 工作

16、流表單網(wǎng)頁手寫簽章：支持web網(wǎng)頁簽章，用戶在表單中，通過簽章組件進(jìn)行簽章的操作，以保證網(wǎng)頁表單數(shù)據(jù)的安全性，防篡改和可鑒別，提高了網(wǎng)頁簽章的權(quán)威性、規(guī)性，符合電子簽名法則。14.2. 手機簽章組件：手機簽章組件是將特定手機簽章，與客戶的智能手機硬件或信息捆綁，當(dāng)客戶使用智能手機OA客戶端，進(jìn)行工作流等審批操作時，可以實現(xiàn)安全的簽章功能。14.3. Office安全簽章：支持OA系統(tǒng)中所有Office文檔的電子簽批、騎縫章、信息驗證、生成二維碼等功能。印章安全可信，防偽防盜。加強協(xié)同辦公中的安全性。15. 服務(wù)器：OA系統(tǒng)服務(wù)器可以由公司自建服務(wù)器，也可租賃工業(yè)云平臺。16. 與ERP系統(tǒng)的對

17、接以與與企業(yè)的對接。四、預(yù)計OA系統(tǒng)應(yīng)用效果1. 創(chuàng)造數(shù)字化辦公環(huán)境，突破溝通障礙，基于 INTERNET 技術(shù)實現(xiàn)全球化遠(yuǎn)程辦公和移動辦公；2. 改善溝通，建立企業(yè)部信息門戶，統(tǒng)一信息發(fā)布平臺，促進(jìn)文化建設(shè)以公告、新聞、論壇等多種方式和手段建立立體溝通平臺；增強組織成員參與的興趣、輔助完成文化建設(shè)；3. 加強組織行為管理，監(jiān)控制度執(zhí)行與工作績效，工作任務(wù)實時督辦，提高成員的執(zhí)行力；4. 過程控制，規(guī)管理，制度流程驅(qū)動、表單展現(xiàn)，提高管理能見度；隨機協(xié)作過程、結(jié)果可視化、提高授權(quán)協(xié)作有效性；組織與體系化管理手段實施平臺實現(xiàn)跨部門流程化協(xié)同工作，加強業(yè)務(wù)規(guī)，提升工作效率；5. 知識管理，打破信息

18、孤島，實現(xiàn)知識、經(jīng)驗的隨時積累共享、提升學(xué)習(xí)能力；6. 激活企業(yè)硬件投資，提高部資源利用率，實現(xiàn)無紙化辦公；提升單兵效率，有效抑制人力數(shù)量增長。7. 客戶關(guān)系，全方位掌控客戶資源，穩(wěn)定客戶關(guān)系，提升客戶服務(wù)質(zhì)量；8. 通過全面的企業(yè)信息化解決方案，快速提高整體信息化水平，提升企業(yè)未來競爭力；9. 規(guī)企業(yè)信息管理，多級權(quán)限控制，確保企業(yè)信息安全；10. 加強多層次溝通，實現(xiàn)全員參與，成為塑造企業(yè)文化的良好平臺。五、廠商比對根據(jù)所指定需求功能，選擇市場業(yè)實力較強的泛微、通達(dá)OA以與新型辦公軟件金蝶云之家進(jìn)行綜合對比，如下表所示。表1 OA廠商對比公司名稱泛微通達(dá)金蝶主要案例復(fù)星集團(tuán)、醫(yī)藥、三胞集團(tuán)

19、、得力文具、萬達(dá)集團(tuán)、大益集團(tuán)、SMG、公牛集團(tuán)、中國海運、PICC、合力叉車、百麗集團(tuán)等中國兵器工業(yè)集團(tuán)、中國航空工業(yè)、重工、中國冶金、中國電子科技集團(tuán)、中核工業(yè)、中國一重、三環(huán)集團(tuán)、蒙牛乳業(yè)等海事局、珍寶島藥業(yè)、中華全國工商業(yè)聯(lián)合會、醫(yī)學(xué)院、中源協(xié)和、長濟(jì)高速、西瓷、遠(yuǎn)視科技等版本信息e-officeV9.0標(biāo)準(zhǔn)版100用戶云之家并發(fā)用戶數(shù)100100100服務(wù)器租賃云平臺增值組件部分1、項目管理2、集成接口1、工作流表單網(wǎng)頁手寫簽章；2、手機簽章組件；3、office安全簽章項目管理組件系統(tǒng)架構(gòu)模式c/s架構(gòu)（瀏覽器/服務(wù)器）聯(lián)系胡經(jīng)理經(jīng)理經(jīng)理表2 報價比對公司名稱泛微OA通達(dá)OA金蝶云

20、之家軟件平臺費7000元（100人×70）增值部分費用35000（用戶數(shù)500×70）30000元（簽章）9950（項目管理50人）實施服務(wù)費用2835035000元20000合計總價197350104800元36950優(yōu)惠價格59205（16%專票）79800元（3%專票）實施周期1-3個月3個月20天報價說明1、軟件升級：小版本升級免費，大版本升級費用為合同費用的10%；2、自驗收通過之日起乙方享受一年的免費維保，以后每年的維護(hù)另簽合同；3、本報價不含第三方產(chǎn)品和二次開發(fā)費用，如需開發(fā)按2500元/人天結(jié)算；本報價針對的為通達(dá)標(biāo)準(zhǔn)版100用戶。

21、注冊用戶數(shù)100，并發(fā)用戶數(shù)100，即時通訊100，移動客戶端100。除包含有通用功能外，新增組件包括工作流表單網(wǎng)頁手寫簽章不限制印章個數(shù)、手機簽章組件不限制印章個數(shù)、office安全簽章包含3個KEY，可以保存3-6個印章。云之家系統(tǒng)報價收費均為按用戶數(shù)收費，本次報價按照用戶數(shù)100人為準(zhǔn)，70元/人；項目管理板塊實際用戶人數(shù)按照50人制定，199元/人。云之家板塊中的簽章板塊不加密，無防偽功能。付款方式合同簽訂后30%，需求調(diào)研完畢后30%，系統(tǒng)調(diào)試安裝完成之后30%，系統(tǒng)上線運行之后10%。合同簽訂后50%，軟件安裝注冊成功30，項目實施完成驗收合格后20%。廠商比較說明：根據(jù)調(diào)研，通達(dá)OA主要集群客戶為大型國企，依附于中國兵器集團(tuán)，從事OA行業(yè)時間較長，主要宣傳途徑為客戶宣傳，其功能較多，技術(shù)實力較強，性價比好，有售后支持保障能力，但通達(dá)開發(fā)技術(shù)為PHP較落后，擴展能力差。圍OA基本功能較完善，宣傳力