用友ERPU-872財務業(yè)務一體化項目9

1、項目九 采購管理明德篤學明德篤學知行合一知行合一任務作業(yè)任務：1月1日，根據(jù)生產(chǎn)計劃，生產(chǎn)一部需要200盒紅色筆芯。遂提出采購申請，要求1月5號到貨。采購員李明向供應商詢價，佳和公司報價紅色筆芯0.45元，經(jīng)過比價，佳和公司提供的材料最為合理，于1月2號與佳和公司簽定購貨合同。1月5日，佳和公司發(fā)出的材料到貨，隨貨收到佳和公司上述貨款的全額增值稅專用發(fā)票和運費發(fā)票，運費金額100元。根據(jù)合同規(guī)定，貨款暫欠，運雜費本公司承擔。 幾位苦命的采購員在桌旁疲憊地奔忙，對繁星般的表格數(shù)據(jù)，進行不厭其煩地計算和修改。年復一年做著枯燥的工作。但即使再怎樣賣力，也還是跟不上客觀環(huán)境的變化 我們走進一家企業(yè)的采

2、購科，桌上放著各種各樣的報表。上面寫滿了要采購的各種物品名稱。電話鈴不時地響著，傳來市場和生產(chǎn)變動的消息。認識采購業(yè)務對生產(chǎn)企業(yè)來說，存貨的采購是生產(chǎn)的準備階段，目的是采購生產(chǎn)適用、價格公道、質量合格的原材料對商業(yè)企業(yè)來說，要使企業(yè)獲得盡可能多的銷售收入，必須采購適銷對路且價格公道的商品采購與生產(chǎn)計劃和銷售計劃聯(lián)系密切采購直接導致貨幣資金的支出或對外負債的增加采購業(yè)務發(fā)生頻繁，工作量大，運行環(huán)節(jié)多，容易產(chǎn)生管理漏洞認識采購業(yè)務實際業(yè)務可能是這樣的：任務作業(yè)：向佳和公司購買蘭色筆芯 600盒，彈簧 200 盒，筆帽300盒。入原材料庫。任務作業(yè)：上期采購合同簽定的的200盒紅色筆芯到貨，同時收到

3、增值稅專用發(fā)票，貨物入原材料庫，并根據(jù)合同規(guī)定，支付全部貨款。任務作業(yè)：在使用過程中發(fā)現(xiàn)10號到貨的那批筆殼質量存在嚴重問題，與佳和公司協(xié)商后，辦理退貨。任務作業(yè)：客戶上海安迅公司急需100盒三色圓珠筆，我公司安排不了生產(chǎn)，向新達公司采購成品并直接由新達公司發(fā)貨給上海安迅公司。任務作業(yè)：我公司向新達公司購入紅色筆芯400盒，對方開具增值稅專用發(fā)票，當日財務部開出商業(yè)承兌匯票一張，結清價稅款。某一天任務作業(yè)：上期采購合同簽定的的200盒紅色筆芯到貨，同時收到增值稅專用發(fā)票，貨物入原材料庫，并根據(jù)合同規(guī)定，支付全部貨款。任務作業(yè)：我公司向新達公司購入紅色筆芯400盒，對方開具增值稅專用發(fā)票，當日財

4、務部開出商業(yè)承兌匯票一張，結清價稅款。任務作業(yè)：客戶上海安迅公司急需100盒三色圓珠筆，我公司安排不了生產(chǎn)，向新達公司采購成品并直接由新達公司發(fā)貨給上海安迅公司。任務作業(yè)：上期采購合同簽定的的200盒紅色筆芯到貨，同時收到增值稅專用發(fā)票，貨物入原材料庫，并根據(jù)合同規(guī)定，支付全部貨款。任務作業(yè)：我公司向新達公司購入紅色筆芯400盒，對方開具增值稅專用發(fā)票，當日財務部開出商業(yè)承兌匯票一張，結清價稅款。任務作業(yè)：在使用過程中發(fā)現(xiàn)10號到貨的那批筆殼質量存在嚴重問題，與佳和公司協(xié)商后，辦理退貨。任務作業(yè)：客戶上海安迅公司急需100盒三色圓珠筆，我公司安排不了生產(chǎn)，向新達公司采購成品并直接由新達公司發(fā)貨

5、給上海安迅公司。任務作業(yè)：上期采購合同簽定的的200盒紅色筆芯到貨，同時收到增值稅專用發(fā)票，貨物入原材料庫，并根據(jù)合同規(guī)定，支付全部貨款。任務作業(yè)：我公司向新達公司購入紅色筆芯400盒，對方開具增值稅專用發(fā)票，當日財務部開出商業(yè)承兌匯票一張，結清價稅款。任務作業(yè)：向佳和公司購買蘭色筆芯 600盒，彈簧 200 盒，筆帽300盒。入原材料庫。任務作業(yè)：在使用過程中發(fā)現(xiàn)10號到貨的那批筆殼質量存在嚴重問題，與佳和公司協(xié)商后，辦理退貨。任務作業(yè)：上期采購合同簽定的的200盒紅色筆芯到貨，同時收到增值稅專用發(fā)票，貨物入原材料庫，并根據(jù)合同規(guī)定，支付全部貨款。任務作業(yè)：我公司向新達公司購入紅色筆芯400

6、盒，對方開具增值稅專用發(fā)票，當日財務部開出商業(yè)承兌匯票一張，結清價稅款。采購管理動作節(jié)點設置請購請購 請購 詢比價詢比價 訂貨訂貨 到貨到貨 入庫入庫 收到發(fā)票收到發(fā)票 采購結算采購結算 確認應付款確認應付款 確認采購確認采購成本成本 采購管理動作節(jié)點請購單據(jù)請購單/物料需求申請單/材料采購申請表/請購單匯總表請購單執(zhí)行情況表軟件操作軟件操作請購業(yè)務單據(jù)請購單請購單必備信息：申請部門、申請人、請購單必備信息：申請部門、申請人、申請時間、申請事由、名稱、規(guī)格型申請時間、申請事由、名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量號、單位、數(shù)量明達筆業(yè)請購單請購業(yè)務實訓實施序號操作步驟角色提示內容1提出物料需求申請生產(chǎn)部

7、門辦公室根據(jù)生產(chǎn)計劃或辦公室需要計算物料毛需求2物料需求申請部門領導簽字部門經(jīng)理遇公司生產(chǎn)急需的物資，部門領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。 3匯總物料需求，核實簽字采購人員匯總各部門需求，考慮庫存量與可用量，查看已簽定的合同、庫存、在途，確定實際需求4填寫請購單采購人員采購人員根據(jù)實際需要填寫5審核請購單采購主管利用信息平臺將已審核的請購單通知采購人員6總經(jīng)理審批總經(jīng)理不同的來源方式需求日期請購單單據(jù)日期 請購業(yè)務過程實現(xiàn)采購管理動作節(jié)點設置請購請購 請購請購 詢比價 訂貨訂貨 到貨到貨 入庫入庫 收到發(fā)票收到發(fā)票 采購結算采購結算 確認應付款

8、確認應付款 確認采購確認采購成本成本 采購管理動作節(jié)點詢比價單據(jù)描述詢價單詢比價匯總表軟件操作軟件操作軟件操作軟件操作軟件操作軟件操作軟件操作軟件操作詢比價單據(jù)詢價單詢價單必備信息：供應商相關人員名稱及聯(lián)系詢價單必備信息：供應商相關人員名稱及聯(lián)系方式、名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、價格、方式、名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、價格、交貨時間地點、付款方式、質保售后交貨時間地點、付款方式、質保售后詢比價業(yè)務實訓實施序號操作步驟角色提示內容1編制詢價文件采購人員詢價小組根據(jù)審核后的請購單，制定詢價文件，經(jīng)詢價小組確認2發(fā)布詢價文件詢價小組對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價 3檢查供應商資格詢價小組

9、對供應商的供應能力、交貨時間及產(chǎn)品或服務質量進行評估確認3比價、議價詢價小組對于合格供應商的價格進行市場分析，是否價格最低4比價議價結果匯總詢價小組采購主管比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總 5確定供應商采購主管公司領導準備簽訂采購合同詢比價業(yè)務過程實現(xiàn)系統(tǒng)提供供應商價格對照表和調價單，系統(tǒng)提供供應商價格對照表和調價單，對于同一種物料，查詢各供應商供應信對于同一種物料，查詢各供應商供應信息，及時準確選擇供應商。息，及時準確選擇供應商。采購管理動作節(jié)點設置請購請購 請購請購 詢比價詢比價 訂貨 到貨到貨 入庫入庫 收到發(fā)票收到發(fā)票 采購結算采購結算 確認應付款確認應付款 確認

10、采購確認采購成本成本 采購管理動作節(jié)點訂貨單據(jù)采購合同采購訂單合同執(zhí)行情況表請購單執(zhí)行情況統(tǒng)計表軟件操作軟件操作購銷合同必要條件供銷雙方詳細名稱，地址，電話，傳真貨物名稱，數(shù)量，包裝，單價，總額，交貨地點，方式，時間付款方式：部分預付，還是一次結清，還是全額預付賠償約定，包括供貨方?jīng)]按時完成貨物，質量有問題和購買方?jīng)]有按時結清貨款等合同訂立時間，地點供求雙方簽名，公司有效印章訂貨業(yè)務單據(jù)采購合同訂貨業(yè)務單據(jù)訂單 采購訂單是企業(yè)與供應商之間簽訂的采購合同。它可以是企業(yè)采購合同中關于貨物的明細內容，也可以是一種訂貨的協(xié)議。 采購訂單是采購業(yè)務中的重要單據(jù)，可以通過采購訂單可以跟蹤采購的各個環(huán)節(jié)。明

11、達筆業(yè)采購訂單訂貨業(yè)務單據(jù)采購合同執(zhí)行情況表訂貨業(yè)務實訓實施序號操作步驟角色提示內容1草擬采購合同采購人員按供應商分別擬定2審核采購合同采購主管根據(jù)請購單審核采購物資的信息3簽訂采購合同采購人員供應商注意交易條件、運輸方式、交貨期限等信息4準備預付貨款或定金財務人員見付款流程5供應商供貨采購人員訂單跟蹤、訂單跟催來源方式，新增，生單多種方式不能對表頭內容變更注意：從對照表中帶單價必須要先確認供應商資料再參照來源單據(jù)訂貨業(yè)務過程實現(xiàn)采購管理動作節(jié)點設置請購請購 請購請購 詢比價詢比價 訂貨訂貨 到貨 入庫入庫 收到發(fā)票收到發(fā)票 采購結算采購結算 確認應付款確認應付款 確認采購確認采購成本成本 單

12、據(jù)采購合同/訂單發(fā)貨單/送貨單到貨單采購管理動作節(jié)點到貨軟件操作軟件操作到貨業(yè)務單據(jù)送貨單/發(fā)貨單/到貨單采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，以入庫通知單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)。到貨業(yè)務實訓實施序號操作步驟角色提示內容1發(fā)貨供應商按合同發(fā)貨2到貨采購人員對方通知采購人員3與合同核對采購人員與對方發(fā)貨單核對4填寫到貨單采購人員5轉倉庫驗收入庫到貨業(yè)務過程實現(xiàn)采購管理動作節(jié)點設置請購請購 請購請購 詢比價詢比價 訂貨訂貨 到貨到貨 入庫 收到發(fā)票收到發(fā)票 采購結算采購結算 確認應付款確認應付款 確認采購確認采購成本成本 單據(jù)采購合同/訂單

13、發(fā)貨單/送貨單/到貨單入庫單庫存臺賬物料卡片采購管理動作節(jié)點入庫軟件操作軟件操作入庫單據(jù)入庫單采購入庫單是采購結算的重要單據(jù)，一般由倉庫人員根據(jù)到貨情況填寫，一式三聯(lián)或四聯(lián)，是確認采購成本的重要依據(jù)。入庫單據(jù)庫存臺賬入庫單據(jù)庫存物料卡入庫單據(jù)明達筆業(yè)入庫單/庫存臺賬/物料卡采購入庫實訓實施序號操作步驟角色提示內容1若質檢，填驗收單采購人員質檢人員倉庫人員采購人員組織入庫前的驗收，質檢人員填寫驗收單2填寫入庫單倉庫人員把貨物存放于指定倉庫和貨位3簽字審核倉庫主管4登記臺賬倉庫人員據(jù)實填寫入庫記錄5填寫物料卡片倉庫人員采購到貨入庫的過程實現(xiàn)可參照訂單進行到貨若需質檢則可以傳到質檢模塊采購管理動作節(jié)

14、點設置請購請購 請購請購 詢比價詢比價 訂貨訂貨 到貨到貨 入庫入庫 收到發(fā)票 采購結算采購結算 確認應付款確認應付款 確認采購確認采購成本成本 單據(jù)采購發(fā)票運輸業(yè)統(tǒng)一發(fā)票發(fā)票登記表庫存商品明細賬采購管理動作節(jié)點收到采購發(fā)票軟件操作軟件操作軟件操作軟件操作單據(jù)格式專用采購發(fā)票采購發(fā)票是供應商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)將根據(jù)采購發(fā)票確認采購成本，并據(jù)以登記應付賬款。單據(jù)格式運輸業(yè)統(tǒng)一發(fā)票運費發(fā)票是運輸單位開出的運送貨物的憑證，根據(jù)采購合同的約定，運費可由供應商承擔，也可由購貨單位承擔。有購貨單位承擔的，需計入采購成本。收到發(fā)票實訓實施序號操作步驟角色提示內容1催收發(fā)票采購人員查閱“采購合同執(zhí)行情

15、況表”，去未開發(fā)票的供應商處催開發(fā)票或持本月“入庫單”，去供應商處催開發(fā)票2開具并送達供應商供應商開發(fā)票，送給“采購人員”，并交接簽字3登記發(fā)票采購人員取出“發(fā)票登記表”，除“財務部簽收”以外，均正確填寫4更新合同執(zhí)行情況表采購人員在“合同執(zhí)行情況表”上簽字，填寫發(fā)票提交記錄5發(fā)票轉交財務部采購人員雙方交接發(fā)票，成本會計在“發(fā)票登記本上”簽字收到發(fā)票的業(yè)務實現(xiàn)采購管理動作節(jié)點設置請購請購 請購請購 詢比價詢比價 訂貨訂貨 到貨到貨 入庫入庫 收到發(fā)票收到發(fā)票 采購結算 確認應付款確認應付款 確認采購確認采購成本成本 采購管理動作節(jié)點采購結算業(yè)務描述采購結算，也稱采購報賬，是指財務人員根據(jù)采購入

16、庫單和采購發(fā)票核算采購入庫成本的過程。實現(xiàn)過程：采購業(yè)務員拿著經(jīng)主管領導審批過的采購發(fā)票和倉庫確認的入庫單到財務部門，由財務人員確認采購成本采購結算單是記載采購入庫單記錄與采購發(fā)票記錄對應關系的結算對照表采購結算不同適用場合參照采購入庫單藍字發(fā)票采購發(fā)票采購結算單紅字入庫單運費發(fā)票入庫單存貨采購發(fā)票紅字發(fā)票采購入庫單藍字入庫單普通采購確認采購成本時開票后退貨時開票前退貨時購貨方承擔運費時同普通采購。此時發(fā)票不是手工錄入，而是由入庫單參照生成，可以自動結算采購結算實訓實施序號操作步驟角色提示內容1單據(jù)提交財務采購人員持主管審核后的發(fā)票和入庫單，到財務部門2核對單據(jù)財務人員采購人員3確認采購成本財

17、務人員財務人員編制記賬憑證，登記庫存商品明細賬分手工統(tǒng)結算和自動結算采購結算的業(yè)務實現(xiàn)采購結算后金額回填入庫單采購管理動作節(jié)點設置請購請購 請購請購 詢比價詢比價 訂貨訂貨 到貨到貨 入庫入庫 收到發(fā)票收到發(fā)票 采購結算采購結算 確認應付款 確認采購確認采購成本成本 采購管理動作節(jié)點確認應付款軟件操作軟件操作軟件操作軟件操作確認應付款的業(yè)務實現(xiàn)采購管理動作節(jié)點設置請購請購 請購請購 詢比價詢比價 訂貨訂貨 到貨到貨 入庫入庫 收到發(fā)票收到發(fā)票 采購結算采購結算 確認應付款確認應付款 確認采購成本 業(yè)務描述結算以后的入庫單，單價已經(jīng)是分攤運費和損耗的，在存貨核算中進行按照入庫單“正常單據(jù)記賬”，

18、財務核算則會自動生成確認采購成本的憑證軟件操作軟件操作軟件操作軟件操作采購管理動作節(jié)點確認采購成本確認采購成本的業(yè)務實現(xiàn)典型工作任務組合組合的工作任務：普通采購業(yè)務單貨同到（未付款、現(xiàn)付）單到貨未到貨到單未到有運費的采購業(yè)務有溢余短缺的采購業(yè)務采購退貨業(yè)務受托代銷業(yè)務直運業(yè)務 不同的動作節(jié)點不同的動作節(jié)點，可以組合成形，可以組合成形式各異的采購業(yè)式各異的采購業(yè)務。比如：務。比如：典型工作任務流程“單貨同到未付款”業(yè)務任務作業(yè)： 根據(jù)合同約定，明達筆業(yè)公司向上海新達公司購入的筆殼300盒，1月6日到貨，入原材料庫，同時收到對方開具的增值稅專用發(fā)票，款項月底一次結清。 注意： 1. 整個業(yè)務流程中

19、只有采購入庫單和發(fā)票是必須錄入的。其他采購環(huán)節(jié)可以缺省。 2.整個業(yè)務流程中，單據(jù)源可以是唯一的。即：如果錄入了請購單，那么訂單可以由之生成，到貨單、入庫單、發(fā)票都可以由請購單或到貨單生成。 “單貨同到”業(yè)務實訓實施序號操作步驟角色提示內容1錄入請購單采購人員采購模塊，可省2審核請購單采購主管采購模塊，可省3錄入訂單采購人員可由請購單生成4審核訂單采購主管5錄入到貨單采購人員采購模塊，可由訂單生成6審核到貨單采購主管6錄入采購入庫單倉庫人員庫存模塊，可由到貨單生成7審核采購入庫單倉庫主管8錄入采購發(fā)票采購人員采購模塊，可由入庫單生成8采購結算采購人員采購模塊9審核發(fā)票，生成憑證應付會計應付模塊

20、10正常單據(jù)記賬，生成憑證成本會計存貨模塊典型工作任務流程“單貨同到現(xiàn)結”業(yè)務注意：錄入采購發(fā)票后，直接在發(fā)票上方，單擊“現(xiàn)結”按鈕，輸入結算方式，完成現(xiàn)結操作應付會計審核發(fā)票，過濾未完成業(yè)務時，注意勾選“包含現(xiàn)結的發(fā)票”生成的應付款憑證為： 借：在途物資 應交稅費應交增值稅進項稅 貸：銀行存款 任務作業(yè)： 1月12日，明達筆業(yè)公司向北京佳和公司購入紅色筆芯400盒，對方開具增值稅專用發(fā)票，貨到結清開具轉賬支票結清貨款。 “單貨同到現(xiàn)結”業(yè)務實訓實施序號操作步驟角色提示內容1錄入請購單采購人員采購模塊，可省2審核請購單采購主管采購模塊，可省3錄入訂單采購人員可由請購單生成4審核訂單采購主管5錄

21、入到貨單采購人員采購模塊，可由訂單生成6審核到貨單采購主管6錄入采購入庫單倉庫人員庫存模塊，可由到貨單生成7審核采購入庫單倉庫主管8錄入采購發(fā)票，錄完后單擊發(fā)票上“現(xiàn)結”采購人員采購模塊，可由入庫單生成8采購結算采購人員采購模塊9審核發(fā)票，生成憑證應付會計應付模塊10正常單據(jù)記賬，生成憑證成本會計存貨模塊典型工作任務流程單到貨未到業(yè)務任務作業(yè)： 1月27日，明達筆業(yè)公司向上海新達公司購入藍色筆芯400盒，對方開具增值稅專用發(fā)票，期末貨仍未到。 單到貨未到業(yè)務實訓實施序號操作步驟角色提示內容1簽訂采購合同采購人員、供應商2錄入訂單采購人員采購模塊3審核訂單采購主管采購模塊4錄入采購發(fā)票、運費發(fā)票

22、采購人員采購模塊，可由入庫單生成5審核發(fā)票，生成憑證應付會計應付模塊典型采購業(yè)務貨到單未到業(yè)務（月初回沖） 貨到單未到（月初回沖）業(yè)務實訓實施序號操作步驟角色提示內容1錄入訂單采購人員采購模塊2審核訂單采購主管采購模塊3錄入采購入庫單倉庫人員庫存模塊4審核采購入庫單倉庫主管庫存模塊5期末暫估成本錄入成本會計存貨模塊6正常單據(jù)記賬成本會計存貨模塊7財務核算生成憑證成本會計存貨模塊8下月初，財務核算生成憑證成本會計存貨模塊9收到發(fā)票時，錄入發(fā)票采購人員采購模塊10采購結算采購人員采購模塊11結算成本處理，暫估成本會計存貨模塊12財務核算生成憑證成本會計存貨模塊13審核發(fā)票生成憑證應付會計應付模塊典

23、型業(yè)務流程有合理損耗的采購業(yè)務任務作業(yè)： 1月11日，明達筆業(yè)公司向北京佳和公司購入筆帽300盒，單價0.4元/個。當天到貨，驗收入庫時發(fā)現(xiàn)少了3盒，經(jīng)調查，屬于合理損耗。同時收到增值稅專用發(fā)票一張，財務部并未結清貨款。 有合理損耗業(yè)務的采購業(yè)務實訓實施序號操作步驟角色提示內容1簽定采購合同采購人員、供應商2錄入訂單采購人員采購模塊3審核訂單采購主管采購模塊4錄入到貨單采購人員采購模塊，可由訂單生成5審核到貨單采購主管6錄入采購入庫單倉庫人員庫存模塊，可由到貨單生成7審核采購入庫單倉庫主管8錄入采購發(fā)票采購人員采購模塊，可由入庫單生成9采購結算采購人員采購模塊，注意結算時錄入損耗數(shù)量10單核發(fā)票，生成憑證應付會計應付模塊11入庫單記賬，生成憑證成本會計存貨模塊任務作業(yè)：1月13日，明達筆業(yè)向北京佳和公司購入筆殼300盒，單價0.5元/個。當天