合同會(huì)簽及管理辦法

1、合同會(huì)簽及管理制度第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同行為，預(yù)防和控制合同管理的法律風(fēng)險(xiǎn)，維 護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法以及國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定， 結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱(chēng)合同是指我公司對(duì)外簽署的關(guān)于設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義 務(wù)關(guān)系的協(xié)議或其他同類(lèi)法律文本。本辦法適用于格式合同和非格式合同的管理。格式合同是指為了重復(fù)使用而預(yù)先 擬定，并在訂立合同時(shí)未與對(duì)方協(xié)商但已作充分說(shuō)明的合同。非格式合同是指除格式 合同外適用某項(xiàng)業(yè)務(wù)或管理事項(xiàng) ,依據(jù)實(shí)際情況而由雙方具體商定內(nèi)容而形成的合同。第三條 本辦法中的合同管理包括合同的起草、審查、修改、印制

2、、簽署、履行和 檔案管理等行為和過(guò)程。第四條 合同管理應(yīng)遵循依法管理、預(yù)防為主、法律審查與經(jīng)濟(jì)效益相結(jié)合的原 則。第二章 合同管理部門(mén)及職責(zé)第五條 合同的管理部門(mén)包括主辦部門(mén)、法律審查部門(mén)、印章管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)。各有關(guān)部門(mén)按其職能分工分別履行合同管理職責(zé)。第六條 主辦部門(mén)的職責(zé)（一）負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的提出，進(jìn)行可行性論證，資信調(diào)查；（二）組織合同項(xiàng)目談判；（三）辦理授權(quán)委托申請(qǐng)；（四）起草合同文本；（五）辦理合同簽訂手續(xù)；（六）負(fù)責(zé)合同歸檔管理。格式合同簽訂后遞交行政、財(cái)務(wù)等相關(guān)管理部門(mén)備 案；（七）保管合同當(dāng)事人主體資格和資信證明文件；（八）組織合同的履行。并負(fù)責(zé)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告合同履行中出

3、現(xiàn)的重大問(wèn)題；（九）對(duì)合同履行中的問(wèn)題提出補(bǔ)救措施并落實(shí)；（十）負(fù)責(zé)合同糾紛的處理。第七條 法律審查部門(mén)的職責(zé)（一）負(fù)責(zé)有關(guān)合同管理的法律、法規(guī)的宣傳、培訓(xùn)，對(duì)主辦部門(mén)進(jìn)行法律指 導(dǎo)；（二）負(fù)責(zé)制訂公司格式合同文本 ;（三）負(fù)責(zé)非格式合同的合法性審查并統(tǒng)一編號(hào)；（四）參與重大合同、涉外合同的起草或談判；（五）指導(dǎo)合同的起草、簽署、履行、歸檔等合同管理工作；（六）建立非格式合同臺(tái)帳，監(jiān)管、督察合同的履行，提示合同履行時(shí)限；（七）負(fù)責(zé)處理合同發(fā)生糾紛后的訴訟事宜。第八條 印章管理部門(mén)負(fù)責(zé)合同簽署時(shí)的用印事宜。第九條 檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理各類(lèi)合同檔案。第三章 合同文本的起草第十條 經(jīng)營(yíng)管理中經(jīng)常使用

4、，又相對(duì)成熟的合同，法律事務(wù)管理部門(mén)可以組織制訂格式合同文本。第十一條 主辦部門(mén)起草非格式合同應(yīng)遵循以下程序：（一）主辦部門(mén)根據(jù)合同的對(duì)象、范圍、用途等草擬合同文本。凡國(guó)家或行業(yè)有 標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先適用。合同文本的基本條款一般包括：當(dāng)事人名稱(chēng)或姓 名和住所、合同標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款或酬金、履行的期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé) 任、解決爭(zhēng)議的方法；（二）主辦部門(mén)草擬合同需要協(xié)辦部門(mén)配合的，將需要協(xié)助的內(nèi)容和方式作出書(shū) 面要求，協(xié)辦部門(mén)應(yīng)在其要求的合理時(shí)間內(nèi)完成協(xié)助工作；（三）主辦部門(mén)草擬好合同文本后，經(jīng)各協(xié)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽同意，將合同文本 送交法律事務(wù)管理部門(mén)審查，并介紹合同背景和提供相關(guān)

5、資料。第十二條 合同的起草應(yīng)由己方承擔(dān)或以己方為主，語(yǔ)言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確。合同中的術(shù)語(yǔ)、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)專(zhuān)款解釋。合同中涉及數(shù)字、日期時(shí)須注明是否包含本數(shù)。除特殊情況外，合同文本應(yīng)當(dāng)正式打印或印刷制成。第十三條 合同除即時(shí)清結(jié)者外，一律采用書(shū)面形式。當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充合同的文書(shū)、電報(bào)、電傳、圖表等是合同的組成部分。第十四條 涉及重大事項(xiàng)的合同談判應(yīng)有法律事務(wù)管理部門(mén)人員參加。第十五條 合同文本的起草過(guò)程中主辦部門(mén)或法律事務(wù)管理部門(mén)認(rèn)為有必要的，可聘請(qǐng)有關(guān)專(zhuān)家、學(xué)者參與協(xié)助起草。第四章 合同的審查與簽訂第十六條 在合同簽訂前，主辦部門(mén)應(yīng)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格和資信進(jìn)行了 解和審查：

6、（一）主體資格合法：具有經(jīng)年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，其記載的內(nèi)容與了解的實(shí)際情況 相符；（二）擬簽合同標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人經(jīng)營(yíng)范圍，涉及專(zhuān)營(yíng)許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許 可、等級(jí)、資質(zhì)證書(shū)；（三）由代理人代簽合同的，應(yīng)出具真實(shí)、有效的法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán) 委托書(shū)、代理人身份證明；（四）具有相應(yīng)的履約能力：具有支付能力或生產(chǎn)能力或運(yùn)輸能力等。必要時(shí)應(yīng) 要求其出具經(jīng)審計(jì)的資產(chǎn)負(fù)債表、銀行出具的資金證明、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告 等相關(guān)文件；（五）具有履約信用：過(guò)去三年重合同、守信用，無(wú)違約事實(shí)，現(xiàn)時(shí)未涉及重大 經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。經(jīng)主辦部門(mén)進(jìn)行了解和審查認(rèn)為可行時(shí)，采用法定格式合同的，可直接進(jìn)行合同 會(huì)

7、簽；采用非格式合同的，應(yīng)送交法律事務(wù)管理部門(mén)審查后進(jìn)行合同會(huì)簽。第十七條 法律事務(wù)管理部門(mén)對(duì)合同的審查包括合同的合法性、真實(shí)性、可行性、 完整性等方面。審查內(nèi)容、程序及要求遵照河南投資集團(tuán)非訴訟法律事務(wù)管理辦 法執(zhí)行。第十八條 合同簽訂之前，主辦人應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)和內(nèi)容將合同草案及與合同有關(guān)的證明材料提請(qǐng)本部門(mén)、行政管理、財(cái)務(wù)管理等部門(mén)會(huì)簽。法定代表人對(duì)應(yīng)經(jīng)會(huì)簽而 未會(huì)簽的合同草案，可拒絕簽署。主辦人向有關(guān)部門(mén)提交合同草案時(shí)，應(yīng)預(yù)留 2-5 個(gè)（含本數(shù)）工作日供其審核 各會(huì)簽部門(mén)遇特殊情況需延長(zhǎng)審核時(shí)間時(shí)，應(yīng)向主辦人申明理由并征得同意，且延長(zhǎng) 后累計(jì)審核時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò) 10 個(gè)（含本數(shù)）工作日

8、。第十九條 經(jīng)會(huì)簽的合同，由主辦部門(mén)報(bào)送法定代表人簽署 法定代表人授權(quán)委托代理人簽署的，應(yīng)由主辦人會(huì)同法律事務(wù)管理部門(mén)辦理授權(quán) 委托書(shū)。對(duì)外簽署合同由行政管理部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：*年XX號(hào)；第二十一條 公司各職能部門(mén)不得以自己的名義對(duì)外簽訂合同，如因業(yè)務(wù)需要，必 須要以有關(guān)職能部門(mén)名義對(duì)外簽訂合同時(shí)，應(yīng)由法定代表人書(shū)面授權(quán)。第二十二條 任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。第五章 合同的履行第二十三條 合同正式生效前，不得實(shí)際履行合同。合同生效后，必須全面、及時(shí)履行合同。第二十四條 任何人發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或不完全、不適當(dāng)履行合同時(shí)，應(yīng)立即通告主辦人，主辦人應(yīng)在法定或約定及合理期

9、限內(nèi)以法定或約定及其他適當(dāng)方式向?qū)Ψ教岢?異議。異議文件須經(jīng)法律事務(wù)管理部門(mén)審核并備案。收到對(duì)方履行異議時(shí)，主辦人亦應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)以法定或約定方式予以答 復(fù)。第六章 合同的變更和解除第二十五條 如果發(fā)生特殊情況，致使合同無(wú)法繼續(xù)完全履行或完全履行已無(wú)必 要，或出現(xiàn)法定或約定解除合同情形，可變更或解除合同。變更或解除合同，須符合法定或約定的形式及程序。第二十六條 變更或解除合同請(qǐng)求或通知由己方提出的，由原主辦部門(mén)負(fù)責(zé)在法定 或約定或合理期限內(nèi)提出，并辦理變更或解除合同事項(xiàng)，法律事務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)審 核。第二十七條 變更或解除合同請(qǐng)求或通知由對(duì)方當(dāng)事人提出的，由原主辦部門(mén)負(fù)責(zé) 在法定或約定或合

10、理期限內(nèi)作出答復(fù)，法律事務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)審核。第二十八條 變更或解除合同未達(dá)成書(shū)面協(xié)議前，原合同有效。第七章 合同糾紛的處理第二十九條 合同發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解能夠 達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書(shū)面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成協(xié)議時(shí)，可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。第三十條 合同發(fā)生糾紛時(shí)，主辦人應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)機(jī)構(gòu)和 人員，并報(bào)法律事務(wù) 管理部門(mén)備案，同時(shí)應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)：（一）合同文本，包括附件、變更或解除的協(xié)議、有關(guān)電報(bào)、信函、圖表、視聽(tīng) 材料等；（二）有關(guān)的票據(jù)、票證及其合同履行的其他證據(jù)；（三）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報(bào)告、

11、檢測(cè)結(jié)果等；（四）證人證言；（五）其他有關(guān)材料。第三十一條 合同發(fā)生糾紛后，主辦人須及時(shí)將糾紛及處理情況報(bào)法律事務(wù)管理部 門(mén)備案。第三十二條 仲裁或訴訟解決糾紛時(shí)，主辦人應(yīng)商法律事務(wù)管理部門(mén)確定代理人、 訴訟方案等，并向法定代表人報(bào)告。第三十三條 調(diào)解書(shū)、協(xié)議書(shū)、裁決書(shū)、判決書(shū)應(yīng)由主辦人歸檔，副本或復(fù)印件應(yīng) 留存法律事務(wù)管理部門(mén)備案。第三十四條 合同主辦部門(mén)應(yīng)將合同相關(guān)資料妥善保管，隨項(xiàng)目歸檔。 合同資料內(nèi)容包括：（一）合同文本及份數(shù)、各文本存置記錄：（二）主辦人登記；（三）合同附件、審查意見(jiàn)書(shū)及其他有關(guān)文件；（四）履行情況記載；（五）糾紛或爭(zhēng)議的處理情況記載及有關(guān)材料。第三十五條 對(duì)方當(dāng)事人

12、逾期不履行生效協(xié)議、裁決、判決時(shí)，主辦人應(yīng)及時(shí)商法律事務(wù)管理部門(mén)，向人民法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。第八章 檢查與獎(jiǎng)懲第三十六條 公司法律事務(wù)管理部門(mén)對(duì)合同訂立、履行、管理工作實(shí)施監(jiān)督與指 導(dǎo)。第三十七條 公司對(duì)在合同管理工作中作出成績(jī)者及避免或挽回經(jīng)濟(jì)損失者予以表 彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第三十八條 有下列情形之一，情節(jié)嚴(yán)重造成重大經(jīng)濟(jì)損失或擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)損失的，對(duì) 責(zé)任人予以通報(bào)批評(píng)或行政處分；構(gòu)成犯罪的由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（一）不按本辦法規(guī)定簽訂合同的；（二）因過(guò)錯(cuò)簽訂有重大缺陷或無(wú)效合同的；（三）審核人員無(wú)正當(dāng)理由延誤審核的；（四）因?qū)徍巳藛T嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任未審出合同缺陷的；（五）未依法律和本辦法規(guī)定變更或解除合同的；（六）因過(guò)錯(cuò)丟失合同文本及相關(guān)文件的；（七）故意提供虛假資料的；（八）超越授權(quán)或?yàn)E用授權(quán)簽約的；（九）未按規(guī)定進(jìn)行授權(quán)或轉(zhuǎn)委托的；（十）發(fā)生糾紛后，隱瞞或不及時(shí)向有關(guān)機(jī)構(gòu)匯報(bào)或不及時(shí)采取措施的