Excel在會計(jì)和財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用第1章

1、第1章 掌握Excel基礎(chǔ)知識第2章 經(jīng)典實(shí)例：制作記賬憑證第3章 經(jīng)典實(shí)例：現(xiàn)金日記賬管理第4章 經(jīng)典實(shí)例：財(cái)務(wù)報(bào)表處理第5章 經(jīng)典實(shí)例：員工工資管理第6章 經(jīng)典實(shí)例：流動資產(chǎn)管理第7章 經(jīng)典實(shí)例：固定資產(chǎn)管理第8章 經(jīng)典實(shí)例：計(jì)算資金時(shí)間價(jià)值第9章 經(jīng)典實(shí)例：籌資決策分析第10章 經(jīng)典實(shí)例：成本決策分析第11章 經(jīng)典實(shí)例：銷售決策決策分析第12章 經(jīng)典實(shí)例：利潤決策決策分析第13章 經(jīng)典實(shí)例：企業(yè)內(nèi)部投資規(guī)劃決策分析第14章 經(jīng)典實(shí)例：對外投資規(guī)劃決策分析Excel是一款功能強(qiáng)大的電子表格制作軟件，可以完成數(shù)據(jù)輸入、計(jì)算、分析等多項(xiàng)工作，也可以創(chuàng)建圖表，直觀地展現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。啟動Exc

2、el 2010的方法有很多，主要有以下幾種。l在電腦桌面上選擇“開始”|“所有程序”| Microsoft Office| Microsoft Excel 2010命令，啟動Excel 2010程序，如圖1-1所示。l在電腦桌面雙擊Excel 2010程序的快捷方式圖標(biāo)快速啟動該程序。l通過雙擊已經(jīng)存在的Excel 2010文檔，如圖1-2所示，也可以啟動Excel 2010程序。圖1-1 選擇Microsoft Excel 2010命令圖1-2 雙擊Excel文件啟動Excel默認(rèn)情況下，啟動Excel 2010程序后，在打開的窗口中可以看到標(biāo)題欄、選項(xiàng)卡、組、工作表標(biāo)簽、數(shù)據(jù)編輯欄、滾動條

3、、狀態(tài)欄和名稱框等內(nèi)容，如圖1-3所示。標(biāo)題欄位于窗口頂部，在其中間位置顯示了當(dāng)前打開的Excel文件名稱。在標(biāo)題欄左側(cè)是“控制菜單”圖標(biāo)和快速訪問工具欄（包括保存、撤消、恢復(fù)等常用命令按鈕）；在標(biāo)題欄右側(cè)是三個(gè)控制窗口的命令按鈕，分別是最小化、最大化（窗口最大化情況下該按鈕變成“還原”按鈕）和關(guān)閉按鈕。選項(xiàng)卡位于標(biāo)題欄下方，是各種命令的集合。它將各種命令分門別類地放在一起，只要單擊某選項(xiàng)卡名稱，即可切換到該選項(xiàng)卡下。圖1-3 Excel 2010窗口每個(gè)選項(xiàng)卡中都包含若干組，組中列出了一系列圖標(biāo)按鈕，每個(gè)圖標(biāo)代表一個(gè)命令，這些命令都是選項(xiàng)卡具有的功能。想要使用哪個(gè)工具時(shí)，只需要先切換到對應(yīng)的

4、選項(xiàng)卡狀態(tài)下，然后單擊對應(yīng)的按鈕圖標(biāo)即可。數(shù)據(jù)編輯欄是用來進(jìn)行輸入數(shù)據(jù)、編輯公式、計(jì)算、引用查詢、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等操作。名稱框用來顯示單元格在運(yùn)行過程中的名稱。在Excel窗口中，使用水平滾動條可以在水平方向(即上下)上快速移動工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)；使用垂直滾動條可以在垂直方向(即左右)上快速移動工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)。工作表標(biāo)簽顯示了當(dāng)前工作簿中包含的工作表。當(dāng)前工作表以白底顯示，其他的以淺藍(lán)色底紋顯示。狀態(tài)欄位于應(yīng)用程序窗口的底部，各部分的功能如圖1-4所示。圖1-4 Excel 2010窗口的狀態(tài)欄退出Excel 2010程序，就是要關(guān)閉所有打開的Excel文件，方法有以下幾種。l在Excel 2010

5、窗口中選擇“文件”|“退出”命令，如圖1-5所示，退出Excel程序。l在任務(wù)欄中右擊Excel 2010程序圖標(biāo)，從彈出的快捷菜單中選擇“關(guān)閉窗口”命令(若打開多個(gè)Excel窗口，則選擇“關(guān)閉所有窗口”命令)，如圖1-6所示，退出Excel程序。圖1-5 在窗口中退出Excel程序圖1-6 在任務(wù)欄中退出Excel程序啟動Excel的同時(shí)會自動創(chuàng)建一個(gè)空白的工作簿。如果當(dāng)前已經(jīng)打開了一個(gè)工作簿，但還需要創(chuàng)建新的工作簿，可以使用以下幾種方法。l單擊快速訪問工具欄右側(cè)的下三角按鈕，在彈出的列表中選擇“新建”命令，將其添加到快速訪問工具欄中，接著在快速訪問工具欄中單擊“新建”按鈕即可創(chuàng)建空白工作簿

6、了，如圖1-7所示。l按Ctrl+N組合鍵可以快速創(chuàng)建空白工作簿。l選擇“文件”|“新建”命令，然后在中間窗格中雙擊“空白工作簿”選項(xiàng)可以新建空白工作簿，如圖1-8所示。若要創(chuàng)建基于模板的工作簿，只需要在中間窗格中選擇模板類型，接著選擇要使用的模板，再單擊右側(cè)窗格中的“下載”按鈕即可。圖1-7 選擇“新建”命令圖1-8 雙擊“空白工作簿”按鈕l 如果只有一個(gè)Excel窗口，可以單擊窗口左上角的“控制菜單”圖標(biāo)，從彈出的菜單中選擇“關(guān)閉”命令，或是雙擊“控制菜單”圖標(biāo)。l Alt+F4組合鍵退出Excel程序。當(dāng)建立工作簿文件后，在編輯的過程中或者編輯完后都需要保存文件。下面來具體介紹一下如何保

7、存和關(guān)閉工作簿。l直接單擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕 ，在第一次保存文件時(shí)會彈出“另存為”對話框，設(shè)置文檔的保存位置、文件夾和保存類型等參數(shù)，再單擊“保存”按鈕即可，如圖1-9所示。l選擇“文件”|“保存”命令（如圖1-10所示）或是按Ctrl+S組合鍵，也可以保存當(dāng)前正在編輯的工作簿。l如果想另外保存該文件，可以選擇“文件”|“另存為”命令，然后在彈出的“另存為”對話框中進(jìn)行設(shè)置即可。圖1-9 “另存為”對話框圖1-10 選擇“保存”命令要對已有的工作簿進(jìn)行瀏覽或者編輯等操作，需將打開該文件。除了在文件夾中直接雙擊要打開的工作簿文件外，還可以使用以下幾種方法。圖1-11 “打開”對話框圖

8、1-12 選擇“打開”命令l 選擇“文件”|“打開”命令或按Ctrl+O組合鍵，彈出“打開”對話框，選擇要打開的文件，再單擊“打開”按鈕即可，如圖1-11所示。l 單擊“自定義快速訪問工具欄”按鈕，從彈出的菜單中選擇“打開”命令（如圖1-12所示）。這時(shí)“打開”按鈕被添加到快速訪問工具欄中，單擊該按鈕，然后在彈出的“打開”對話框中進(jìn)行選擇。l 選擇“文件”|“最近所用文件”命令，然后在中間窗格中單擊文件名稱即可打開相應(yīng)的工作簿文件了，如圖1-13所示。圖1-13 展開“最近所用文件”命令菜單工作表就像活頁一樣，允許用戶進(jìn)行選擇、添加、刪除、移動等操作。除此之外，還可以進(jìn)行隱藏、重命名、設(shè)置工作

9、表標(biāo)簽顏色、復(fù)制等操作，下面將進(jìn)行詳細(xì)介紹。在Excel窗口中單擊某個(gè)工作表標(biāo)簽，即可選中該工作表了。如果要選擇多個(gè)工作表，根據(jù)不同的情況，選擇方法略有不同，下面將逐一進(jìn)行介紹。若要選擇多個(gè)相鄰的工作表，首先單擊第一張工作表標(biāo)簽，然后按住Shift鍵不放，單擊要選擇的最后一張工作表標(biāo)簽即可，如圖1-14所示選中Sheet2、Sheet3、Sheet4三個(gè)相鄰的工作表。若要取消選中多個(gè)工作表，只需要單擊任意一個(gè)沒有被選中的工作表標(biāo)簽即可。圖1-14 選中Sheet2、Sheet3、Sheet4三個(gè)相鄰的工作表若要選擇多個(gè)不相鄰的工作表，首先單擊第一張工作表標(biāo)簽，然后按住Ctrl鍵不放，依次單擊需

10、要選定的工作表標(biāo)簽即可，如圖1-15所示選中Sheet2和Sheet4兩個(gè)不相鄰的工作表。右擊任意一個(gè)工作表標(biāo)簽，從彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令即可選定所有工作表了，如圖1-16所示。圖1-15 選中Sheet2和Sheet4兩個(gè)不相鄰的工作表圖1-16 選擇“選定全部工作表”命令在默認(rèn)情況下，新建的空白工作簿含有三個(gè)工作表，若用戶需要按月份在工作簿中記錄公司各月財(cái)政收支情況，就需要添加工作表了。下面為大家介紹兩種常用添加工作表的方法，具體操作步驟如下。通過“插入工作表”命令來添加工作表的方法如下。步驟1 選擇要添加工作表的位置，這里選中Sheet1工作表。步驟2 在“開始”選項(xiàng)

11、卡下的“單元格”組中，單擊“插入”按鈕旁邊的下拉按鈕，從彈出的菜單中選擇“插入工作表”命令，如圖1-17所示。步驟3 這時(shí)即可發(fā)現(xiàn)在Sheet1工作表之前新插入一個(gè)名為“Sheet4”的工作表，如圖1-18所示。通過快捷菜單插入工作表的操作步驟如下。步驟1 右擊Sheet1工作表標(biāo)簽，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，如圖1-19所示。步驟2 彈出“插入”對話框，切換到“常用”選項(xiàng)卡，然后在列表框中單擊“工作表”圖標(biāo)，如圖1-20所示。最后單擊“確定”按鈕，即可在Sheet1工作表之前插入新工作表了。圖1-17 選擇“插入工作表”命令圖1-18 查看插入的工作表圖1-19 選擇“插入”命令如

12、果插入的工作表過多，為了方便切換，可以將不使用的工作表刪除。方法是選中要刪除的工作表，然后在“開始”選項(xiàng)卡下的“單元格”組中，單擊“刪除”按鈕旁邊的下拉按鈕，從彈出的菜單選擇“刪除工作表”命令即可，如圖1-21所示。圖1-20 “插入”對話框圖1-21 選擇“刪除工作表”命令如果刪除了空白工作表后還是有很多工作表，可以將暫時(shí)不編輯的工作表隱藏起來，在后面需要時(shí)再將其顯示出來，具體操作步驟如下。步驟1 選中所需要隱藏的工作表并右擊，這里右擊Sheet7工作表標(biāo)簽，從彈出的快捷菜單中選擇“隱藏”命令，如圖1-25所示。步驟2 這時(shí)即可發(fā)現(xiàn)Sheet7工作表被隱藏起來了，如圖1-26所示。圖1-25

13、 選擇“隱藏”命令圖1-26 Sheet7工作表被隱藏起來步驟3 如果要顯示隱藏的工作表，只需要在“開始”選項(xiàng)卡下的“單元格”組中，單擊“格式”按鈕旁邊的下拉按鈕，從彈出的菜單中選擇“隱藏和取消隱藏 ”|“取消隱藏工作表”命令，如圖1-28所示。步驟4 彈出“取消隱藏”對話框，在“取消隱藏工作表”列表框中選擇要顯示的工作表，再單擊“確定”按鈕即可將工作表顯示出來了，如圖1-29所示。圖1-29 “取消隱藏”對話框圖1-28 選擇“取消隱藏工作表”命令為了便于區(qū)分工作表中的內(nèi)容，可以給工作表起一個(gè)形象的名字，具體操作步驟如下。步驟1 右擊需要修改名稱的工作表標(biāo)簽，從彈出的快捷菜單中選擇“重命名”

14、命令，如圖1-31所示。步驟2 這時(shí)會發(fā)現(xiàn)工作表標(biāo)簽以反黑顯示，表示處于可編輯狀態(tài)，如圖1-32所示，然后輸入新名稱，再按Enter鍵確認(rèn)。圖1-30 選擇“重命名”命令圖1-31 工作表名稱處于可編輯狀態(tài)為了使工作表標(biāo)簽更加醒目，可以給內(nèi)容類似、名稱相近的工作表設(shè)置同一種標(biāo)簽顏色，方法是先選中要設(shè)置相同顏色的工作表標(biāo)簽，然后在“開始”選項(xiàng)卡下的“單元格”組中，單擊“格式”按鈕旁邊的下拉按鈕，從彈出的菜單中選擇“工作表標(biāo)簽顏色”命令，接著在子菜單中單擊要使用的顏色圖標(biāo)即可，如圖1-34所示。圖1-34 選擇工作表標(biāo)簽顏色在Excel中，當(dāng)用戶需要對某些數(shù)據(jù)進(jìn)行不同的分析處理時(shí)，可以通過復(fù)制的方

15、法多復(fù)制幾張工作表的方法，然后在每個(gè)工作表中使用一種數(shù)據(jù)處理方法，這樣不僅方便用戶清洗每種處理方法，也方便對比分析結(jié)果，同時(shí)可以提高工作效率。為了方便編輯常用工作表，可以將其移動到靠前位置。圖1-37 通過拖動鼠標(biāo)移動工作表在同一工作簿中移動工作表時(shí)，只需要單擊要移動的工作表標(biāo)簽，然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖到，這時(shí)在工作表標(biāo)簽上方會出現(xiàn)一個(gè)移動的三角按鈕圖標(biāo)，該圖標(biāo)表示當(dāng)前拖到的工作表可以放置的位置，如圖1-37所示，釋放鼠標(biāo)左鍵，選中的工作表將會被移動到“1月”工作表前面。如果在拖動的同時(shí)按Ctrl鍵，當(dāng)前拖動的光標(biāo)圖標(biāo)上將會出現(xiàn)“+”符號，如圖1-38所示。拖動到目標(biāo)位置后松開鼠標(biāo)左鍵和Ctr

16、l鍵，可以在目標(biāo)位置處復(fù)制選中的工作表，復(fù)制的工作表名稱是在原工作表名稱的基礎(chǔ)上多一個(gè)“(2)”，如圖1-39所示。圖1-38 通過拖動鼠標(biāo)復(fù)制工作表圖1-39 查看復(fù)制的工作下面以復(fù)制工作表為例，介紹如何在不同工作簿中移動或復(fù)制工作表，具體操作步驟如下。步驟1 首先選擇要復(fù)制的工作表，然后在“開始”選項(xiàng)卡下的“單元格”組中，單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“移動或復(fù)制工作表”命令，如圖1-40所示。圖1-40 選擇要復(fù)制的工作表圖1-41 “移動或復(fù)制工作表”對話框步驟2 打開“移動或復(fù)制工作表”對話框，在“將選定工作表移至工作簿”下拉列表框中選擇目標(biāo)工作簿，接著在“下列選定工作表之前”

17、列表中選擇目標(biāo)位置，再選中“建立副本”復(fù)選框，如圖1-41所示。步驟3 單擊“確定”按鈕，即可將選中的工作表復(fù)制到目標(biāo)工作簿中的Sheet1工作表之前了，同時(shí)在原工作簿中還會保留一份，如圖1-43所示。圖1-43 查看復(fù)制后的工作表單元格是表格中行與列的交叉部分，是Excel中的最小單位。下面將介紹單元格的基本操作，包括選中單元格、輸入數(shù)據(jù)、刪除與修改數(shù)據(jù)、插入單元格以及隱藏/顯示行和列等操作。用戶在使用命令對工作簿進(jìn)行各種操作或者輸入數(shù)據(jù)時(shí)，都必須先選定工作表單元格或者對象，然后才能進(jìn)行其他操作。在工作表中，用戶可以選中單元格、連續(xù)單元格區(qū)域、不連續(xù)單元格區(qū)域或是整張工作表中的全部單元格，下

18、面將逐一進(jìn)行介紹。l使用鼠標(biāo)選中單元格：這是最常用、最快捷的方法，只需要在要選中的單元格上單擊即可，并且單元格的邊框以黑色粗線標(biāo)識，單元格所在的行號和列號變成黃色，如圖1-44所示選中了B2單元格。l使用名字框選取單元格：在名字框中輸入需要選中的單元格位置標(biāo)識，例如在名稱框中輸入C3（如圖1-45所示），再按Enter鍵確認(rèn)即可選定C3單元格了。下面以選中A2到D5（含這兩個(gè)單元格）之間的單元格區(qū)域?yàn)槔M(jìn)行介紹，可以使用下述幾種方法選中連續(xù)單元格區(qū)域。l 通過拖動鼠標(biāo)進(jìn)行選擇：將鼠標(biāo)指向第一個(gè)要選中的單元格（如A2單元格），然后按住鼠標(biāo)左鍵不放，向最后一個(gè)要選中的單元格（如D5）位置拖動鼠標(biāo)，

19、再松開鼠標(biāo)左鍵即可，如圖1-46所示。l 借助Shift鍵進(jìn)行選擇：單擊A2單元格，然后按Shift鍵不放，單擊最后一個(gè)要選中的單元格（如D5），如圖1-47所示，再釋放Shift鍵，也可以選中兩個(gè)單元格之間的連續(xù)區(qū)域。l 使用名稱框：在“名字框”中輸入A2:D5，再按Enter鍵即可。圖1-44 通過鼠標(biāo)單擊選中B2單元格圖1-45 使用名字框選中C3單元格圖1-46 通過拖動鼠標(biāo)選中連續(xù)單元格圖1-47 借助Shift鍵選中連續(xù)單元格選中不連續(xù)單元格的方法有以下幾種：l借助Ctrl鍵進(jìn)行選擇：單擊第一個(gè)要選中的單元格，然后按住Ctrl鍵不放，依次單擊要選中的其他單元格，所有需要的單元格選中

20、后，釋放Ctrl鍵即可。如圖1-48所示選中B2、B4、B5、D4、C7、D7不連續(xù)單元格。l使用名稱框：在“名字框”中輸入B2,B4:B5,D4,C7:D7，按Enter鍵也可以選中這些不連續(xù)單元格。單擊工作表左上角行號與列號相交處的“選定全部”按鈕或按Ctrl+A組合鍵，可以選中當(dāng)前工作表中的所有單元格，如圖1-49所示。圖1-48 選中不連續(xù)單元格圖1-49 選中所有單元格選中單元格后，接下來即可向其中輸入和修改數(shù)值了，具體操作方法如下。圖1-50 直接向單元格中輸入內(nèi)容向單元格中可以輸入文本、數(shù)字、公式等內(nèi)容了，方法有以下兩種。l選中用于存放數(shù)據(jù)的單元格，直接輸入內(nèi)容，如圖1-50所示

21、。輸入完成后按Enter鍵，光標(biāo)將會自動移到下一格單元格。l首先選中單元格，然后單擊數(shù)據(jù)編輯欄插入光標(biāo)，接著輸入內(nèi)容（如圖1-51所示），再按Enter鍵確認(rèn)即可。圖1-51 通過數(shù)據(jù)編輯欄向單元格中輸入內(nèi)容如果發(fā)現(xiàn)前面錄入的數(shù)據(jù)有錯誤，用戶可以修改單元格中的內(nèi)容，或是選中單元格后直接輸入正確內(nèi)容，具體操作步驟如下。步驟1 雙擊要修改數(shù)據(jù)的單元格，這里雙擊B5單元格，將光標(biāo)插入到字符“手機(jī)”后面，如圖1-52所示。步驟2 按Backspace鍵刪除光標(biāo)前的字符，如圖1-53所示。接著輸入“平板電腦”，再按Enter鍵確認(rèn)，這樣只修改單元格中的錯誤部分。圖1-52 將光標(biāo)插入到單元格中圖1-53

22、 刪除錯誤字符如果用戶發(fā)現(xiàn)漏輸入某個(gè)數(shù)值或是某行記錄，這時(shí)可以通過插入單元格的方法來解決，具體操作步驟如下。步驟1 選中B5單元格，然后在“開始”選項(xiàng)卡下的“單元格”組中，單擊“插入”按鈕旁邊的三角按鈕，在彈出的菜單中選擇“插入單元格”命令，如圖1-54所示。步驟2 彈出“插入”對話框，在“插入”組中選中“整行”單選按鈕，再單擊“確定”按鈕，如圖1-55所示。步驟3 這時(shí)可以發(fā)現(xiàn)在第5行位置處插入新行，原第5行中的內(nèi)容整體向下移動一行，如圖1-57所示。同時(shí)還出現(xiàn)一個(gè)“插入選項(xiàng)”圖標(biāo)，單擊該圖標(biāo)，從彈出的菜單中選中“與上面格式相同”單選按鈕，使新插入的行與上面的格式相同，如圖1-58所示。圖1

23、-54 選擇“插入單元格”命令圖1-55 “插入”對話框圖1-58 選中“與上面格式相同”單選按鈕步驟4 選中要刪除的單元格，這里選中A5單元格，然后在“開始”選項(xiàng)卡下的“單元格”組中單擊“刪除”按鈕旁邊的三角按鈕，在彈出的菜單中選擇“刪除單元格”命令，如圖1-59所示。步驟5 彈出“刪除”對話框，選中“下方單元格上移”單選按鈕，如圖1-60所示。步驟6 單擊“確定”按鈕，A5單元格被刪除，同時(shí)下方的單元格上移到A5位置，如圖1-62所示。若用戶在“開始”選項(xiàng)卡下的“單元格”組中直接單擊“刪除”按鈕，也會得到與圖中一樣的結(jié)果。圖1-57 單擊“插入選項(xiàng)”圖標(biāo)圖1-59 選擇“刪除單元格”命令圖

24、1-60 “刪除”對話框圖1-62 查看刪除A5單元格后的效果如果工作表中的數(shù)據(jù)很多，要查找某個(gè)錯誤數(shù)值就需要一點(diǎn)技巧了，這就是本節(jié)要介紹的內(nèi)容使用“查找”命令進(jìn)行搜索，使用“替換”命令可以快速修訂找到的錯誤數(shù)值，具體操作步驟如下。步驟1 在“開始”選項(xiàng)卡下的“編輯”組中，單擊“查找和選擇”按鈕旁邊的三角按鈕，從彈出的菜單中選擇“查找”命令，如圖1-63所示。步驟2 打開“查找和替換”對話框，在“查找”選項(xiàng)卡下的“查找內(nèi)容”文本框中輸入查找內(nèi)容，再單擊“選項(xiàng)”按鈕，如圖1-64所示。步驟3 在展開的“選項(xiàng)”組中設(shè)置范圍、搜索、查找范圍等參數(shù)，如圖1-65所示。步驟4 選項(xiàng)設(shè)置完畢后單擊“查找下

25、一個(gè)”按鈕，Excel程序會根據(jù)設(shè)置的條件搜索工作表，并會在工作表中選中符合條件的單元格。繼續(xù)單擊“查找下一個(gè)”按鈕，將繼續(xù)查找下一個(gè)符合條件的單元格，直到查找完整個(gè)工作表。步驟5 如果單擊“查找全部”按鈕，系統(tǒng)會把查找到的所有符合條件的單元格顯示在對話框的下面，如圖1-66所示。圖1-63 選擇“查找”命令圖1-64 “查找和替換”對話框圖1-65 設(shè)置查找條件圖1-66 顯示所有符合條件的單元格步驟6 如果要修正找到的單元格中的內(nèi)容，可以單擊“替換”選項(xiàng)卡，在“替換為”文本框中輸入要替換的內(nèi)容，依次單擊“查找下一個(gè)”和“替換”按鈕，逐個(gè)查找替換單元格中容，如圖1-67所示。步驟7 若單擊“

26、全部替換”按鈕，一次替換所有符號查找條件的單元格，并在替換完成后彈出如圖1-68所示的對話框，單擊“確定”按鈕即可。圖1-67 “替換”選項(xiàng)卡圖1-68 提示已完成搜索替換如果制作的表格有多個(gè)列字段或是多條數(shù)據(jù)，在編輯過程中，為了方便翻頁，可以將一些暫時(shí)不需要編輯的列或行隱藏起來，在需要時(shí)再把隱藏的行列顯示出來即可，具體操作步驟如下。步驟1 選中需要隱藏的列（行），這里選中E列，在“開始”選項(xiàng)卡下的“單元格”組中單擊“格式”按鈕旁邊的三角按鈕，從彈出的菜單中選擇“隱藏和取消隱藏”|“隱藏列（行）”命令，如圖1-69所示。步驟2 這時(shí)即可發(fā)現(xiàn)E列被隱藏起來了，如圖1-70所示。步驟3 若要取消隱

27、藏的列（行），首先選定隱藏列（行）的位置，這里選定D、F兩列，然后在“開始”選項(xiàng)卡下的“單元格”組中單擊“格式”按鈕旁邊的三角按鈕，從彈出的菜單中選擇“隱藏和取消隱藏”|“取消隱藏列（列）”命令即可，如題1-71所示。圖1-69 選擇“隱藏列”命令圖1-70 E列被隱藏起來了圖1-71 選擇“取消隱藏列”命令計(jì)算是Excel程序的主要功能之一，在Excel中借助公式和函數(shù)可以完成很多復(fù)雜的計(jì)算和分析。為了使讀者能夠在后面的案例中能正確使用公式和函數(shù)，本節(jié)將為大家介紹公式的使用方法，一起來看看吧。表1-1 在Excel中可使用的公式運(yùn)算符及其優(yōu)先級順序公式是指用數(shù)學(xué)符號或文字表示幾個(gè)數(shù)量之間關(guān)系

28、的式子。公式運(yùn)算時(shí)，遵循運(yùn)算符的優(yōu)先級順序從高到低進(jìn)行計(jì)算，對同一優(yōu)先級運(yùn)算，按照從左到右的順序進(jìn)行計(jì)算。表1-1列出了在Excel中可使用的公式運(yùn)算符及其優(yōu)先級順序。運(yùn)算類型運(yùn)算類型運(yùn)算符運(yùn)算符運(yùn)算功能運(yùn)算功能優(yōu)先優(yōu)先級級引用運(yùn)算引用運(yùn)算：(冒號)區(qū)域運(yùn)算符，用于引用單元格區(qū)域，例如A1:B2，注意，C:C用來引用整個(gè)C列；4:4用來引用整個(gè)第4行1 (空格)交叉運(yùn)算符，用于引用兩個(gè)單元格區(qū)域相交部分2，(逗號)聯(lián)合運(yùn)算符，用于把兩個(gè)單元格區(qū)域合并在一起3數(shù)學(xué)運(yùn)算數(shù)學(xué)運(yùn)算()括號，可改變Excel的內(nèi)置優(yōu)先順序，括號中的內(nèi)容最先計(jì)算4數(shù)學(xué)運(yùn)算數(shù)學(xué)運(yùn)算-負(fù)號5%百分號6求冪，公式“=xy”的含

29、義就是求數(shù)值x的y次冪。例如，公式“=24”的結(jié)果為16(2*2*2*216)7*和/乘和除8+和-加和減9文本運(yùn)算文本運(yùn)算&文本連接，例如A1中是“新年”，A2中是“快樂”，那么輸入公式“=A1&A2”后，返回的就是“新年快樂”10邏輯運(yùn)算邏輯運(yùn)算=、=、等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于11在Excel中使用公式，公式中的參數(shù)既可以是具體數(shù)值，也可以用數(shù)值所在單元格的地址代替，這就是單元格引用。單元格引用分為相對引用、絕對引用和混合引用3種情況，其區(qū)別如下。圖1-73 在公式中使用相對引用單元格圖1-74 填充含有相對引用單元格的公式公式中的相對單元格引用是基于包

30、含公式和單元格引用的相對位置。在E3單元格中輸入公式“=C3*D3”，這時(shí)表示Excel將在E3單元格的左側(cè)查找C3和D3單元格中的數(shù)據(jù)，并把找到的數(shù)值相乘，把結(jié)果存放在E3 單元格中。此處C3和D3就是相對于公式所在的E3單元格的相對位置，如圖1-73所示。如果公式所在的單元格的位置改變，引用也隨之改變。如果多行或多列地填充公式，引用會自動調(diào)整。例如，將E3單元格中的公式填充到E4和E5單元格中，E4單元格中的公式會自動調(diào)整為“=C4*D4”，E5單元格中的公式會自動調(diào)整為“=C5*D5”，如圖1-74所示。絕對引用是指在列標(biāo)和行號之前分別加上符號“$”。在復(fù)制公式或填充公式時(shí)，絕對引用的單

31、元格地址不會發(fā)生變化。例如，在E6單元格中輸入公式“=$C$6*$D$6”，表示圖1-75 在公式中使用絕對引用單元格對C6和D6單元格的絕對引用，將公式復(fù)制到E7單元格，絕對引用的單元格地址不發(fā)生變化，故而E7單元格中的公式結(jié)果和E6單元格中的數(shù)值一樣，如圖1-75所示?；旌弦冒鄬σ煤徒^對引用，即在列標(biāo)或行號前加“$”符號。在列標(biāo)前加“$”符號稱為絕對列，在行號間加“$”符號稱為絕對行。在復(fù)制或填充公式時(shí)，相對引用部分改變，絕對引用部分不改變。例如，在E8單元格中輸入公式“=C$8*$D8”，將公式復(fù)制到E9單元格，公式中的C$8保持不變，$D 8自動調(diào)整為$D9，結(jié)果如圖1-76所

32、示。圖1-76 在公式中使用混合引用單元格Excel中的公式書寫順序與大家日常習(xí)慣的公式書寫略有不同，需要用戶先輸入一個(gè)等號（=），接著輸入運(yùn)算式。圖1-77 輸入等號和第一個(gè)參數(shù)步驟3 公式輸入完畢后，按Enter鍵確認(rèn)，這時(shí)會在E3單元格中得出公式計(jì)算結(jié)果，同時(shí)鼠標(biāo)光標(biāo)向下移動到E4單元格中，如圖1-79所示。在Excel中，輸入公式的方法與輸入數(shù)值方法類似，即可以直接在單元格中輸入公式，也可以在編輯欄中輸入公式，具體操作步驟如下。步驟1 在Sheet2工作表中選中E3單元格，然后輸入等號（=），接著單擊C3單元格，為公式添加第一個(gè)參數(shù)，如圖1-77所示。步驟2 接著輸入乘法運(yùn)算符“*”，

33、并單擊D3單元格，輸入第二個(gè)參數(shù)，如圖1-78所示。圖1-78 輸入運(yùn)算符和第二個(gè)參數(shù)圖1-79 查看公式計(jì)算結(jié)果在確認(rèn)輸入的公式后，如果發(fā)現(xiàn)公式中的參數(shù)或運(yùn)算符有誤，可以使用下以下三種方法進(jìn)行修改。l鼠標(biāo)雙擊法：雙擊含有錯誤公式的單元格，這時(shí)會顯示出公式，并進(jìn)入公式的編輯狀態(tài)，接著修改公式中的錯誤處，再按Enter鍵確認(rèn)修改后的公式即可。l編輯欄法：選中含有錯誤公式的單元格，這時(shí)會在編輯欄中顯示公式，將鼠標(biāo)光標(biāo)定位到編輯欄中，接著修改公式，再按Enter鍵確認(rèn)。l按功能鍵F2：選中含有錯誤公式的單元格，按F2鍵在單元格中顯示出公式，并進(jìn)入公式的編輯狀態(tài)，接著修改公式，再按Enter鍵確認(rèn)。在

34、Excel中復(fù)制公式時(shí)，相對引用部分會自動調(diào)整引用單元格的地址；而在移動公式時(shí)，無論使用哪種單元格引用都不會改變。具體操作步驟如下。步驟1 選擇包含需要復(fù)制公式的單元格，這里選中E3單元格，然后在“開始”選項(xiàng)卡下的“剪貼板”組中單擊“復(fù)制”按鈕，如圖1-80所示。步驟2 選中E4:E14單元格區(qū)域，然后在“開始”選項(xiàng)卡下的“剪貼板”組中單擊“粘貼”按鈕旁邊的三角按鈕，在彈出的菜單中單擊“公式”圖標(biāo)，即可將E3單元格中的公式復(fù)制到E4:E14單元格區(qū)域了，如圖1-81所示。步驟3 選中E3單元格，然后在“開始”選項(xiàng)卡下的“剪貼板”組中單擊“剪切”按鈕，接著選中H3單元格，并單擊“粘貼”按鈕旁邊的

35、三角按鈕，在彈出的菜單中單擊“粘貼”圖標(biāo)，可以將E3單元格中的公式移動到H3單元格中了，并且公式中的單元格引用保持不變，如圖1-83所示。圖1-80 單擊“復(fù)制”按鈕圖1-81 單擊“公式”圖標(biāo)圖1-83 單擊“粘貼”圖標(biāo)圖1-84 單擊“顯示公式”按鈕圖1-85 查看顯示在單元格中的公式步驟2 此時(shí)，工作表中含有公式的單元格都自動顯示出公式了，如圖1-85所示。再次單擊“顯示公式”按鈕，可以將公式隱藏起來。在默認(rèn)狀態(tài)下，單元格中顯示的是公式運(yùn)算后的結(jié)果，而不是公式本身。這不利于檢查公式。為此，下面教大家一招，讓單元格中的公式顯示出來，具體操作步驟如下。步驟1 在“公式”選項(xiàng)卡下的“公式審核”

36、組中單擊“顯示公式”按鈕，如圖1-84所示。圖1-86 使用PRODUCT函數(shù)進(jìn)行乘法計(jì)算在Excel 2010中提供了300多個(gè)內(nèi)置函數(shù)，為了方便用戶查詢使用，下面把這些函數(shù)劃分為12種類型，如表1-2所示。函數(shù)是Excel預(yù)先定義好的特殊公式。一般由函數(shù)名稱、“（”、函數(shù)參數(shù)和“）”組成，結(jié)構(gòu)形式如下：函數(shù)名稱（Number1,Number2, .）如果在函數(shù)前面加上符號“=”，就變成公式了。如圖1-86所示，E3單元格中的公式就使用了PRODUCT函數(shù)，其結(jié)果與前面使用公式“=C3*D3”的結(jié)果一樣。除了通過鍵盤輸入公式外，在Excel中還有很多內(nèi)部函數(shù)，這些內(nèi)部函數(shù)是預(yù)定義的公式，如計(jì)

37、算求和的SUM函數(shù)，求乘積的PRODUCT、求平均數(shù)的AVERAGE函數(shù)等，本節(jié)就來介紹這些內(nèi)部函數(shù)的使用方法。表1-2 Excel 2010的函數(shù)類型函函 數(shù)數(shù) 類類 型型功功 能能財(cái)務(wù)函數(shù)財(cái)務(wù)函數(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)運(yùn)算，如確定債券價(jià)值、固定資產(chǎn)年折舊額等日期與時(shí)間函數(shù)日期與時(shí)間函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)日期和時(shí)間的自動更新，或者在公式中分析處理日期與時(shí)間值數(shù)學(xué)與三角函數(shù)數(shù)學(xué)與三角函數(shù)進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算，包括取整、求和、求平均數(shù)以及計(jì)算正/余弦值等三角函數(shù)統(tǒng)計(jì)函數(shù)統(tǒng)計(jì)函數(shù)對選中的單元格區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析查找與引用函數(shù)查找與引用函數(shù)在指定區(qū)域中查找指定數(shù)值或查找一個(gè)單元格引用數(shù)據(jù)庫函數(shù)數(shù)據(jù)庫函數(shù)按照特定條件分析數(shù)據(jù)文本函數(shù)文

38、本函數(shù)用于對字符串進(jìn)行提取、轉(zhuǎn)換等邏輯函數(shù)邏輯函數(shù)用于邏輯判斷或者復(fù)合檢驗(yàn)信息函數(shù)信息函數(shù)用于確定存儲在單元格中的數(shù)據(jù)類型工程函數(shù)工程函數(shù)用于工程分析多位數(shù)據(jù)集函數(shù)多位數(shù)據(jù)集函數(shù)用于聯(lián)機(jī)分析處理（OLAP）數(shù)據(jù)庫加載宏和自動化函數(shù)加載宏和自動化函數(shù)用于加載宏、自定義函數(shù)等下面介紹三種調(diào)用函數(shù)的方法，讀者可以自行選擇要的方法。對于新手用戶，使用“插入函數(shù)”對話框能夠幫助用戶選擇更合適的函數(shù)，具體操作步驟如下。圖1-87 單擊“插入函數(shù)”按鈕步驟3 彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框，在Number1文本框設(shè)置參與運(yùn)算的單元格地址，如圖1-90所示，再單擊“確定”按鈕即可。步驟1 選中E3單元格，然后在“公式

39、”選項(xiàng)卡下的“函數(shù)庫”組中單擊“插入函數(shù)”按鈕，如圖1-87所示。步驟2 彈出“插入函數(shù)”對話框，然后單擊“或選擇類別”下拉列表框右側(cè)的下拉按鈕，從打開的下拉列表中選擇“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”選項(xiàng)，接著在“選擇函數(shù)”列表框中單擊PRODUCT選項(xiàng)，再單擊“確定”按鈕，如圖1-88所示。圖1-88 “插入函數(shù)”對話框圖1-90 設(shè)置PRODUCT函數(shù)參數(shù)如果用戶對要使用的函數(shù)有一定了解，可以使用功能區(qū)中的函數(shù)命令來調(diào)用函數(shù)，具體操作步驟如下。步驟1 選中E4單元格，然后在“公式”選項(xiàng)卡下的“函數(shù)庫”組中單擊“數(shù)學(xué)和三角函數(shù)”按鈕，從彈出的菜單中單擊PRODUCT選項(xiàng)，如圖1-91所示。步驟2 這時(shí)將會

40、彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框，發(fā)現(xiàn)Number1文本框中的參數(shù)引用錯誤，如圖1-92所示。修改Number1文本框中的參數(shù)為“C4”，在Number2文本框中輸入另一個(gè)參數(shù)“D4”，再單擊“確定”按鈕即可。圖1-91 單擊PRODUCT選項(xiàng)圖1-92 “函數(shù)參數(shù)”對話框如果用戶對要使用的函數(shù)非常了解，可以在單元格或編輯欄中直接輸入函數(shù)。例如選中E5單元格，然后在編輯欄中輸入“=PRODUCT（”，這時(shí)，會出現(xiàn)該函數(shù)的語法提示，如圖1-93所示，根據(jù)提示輸入?yún)?shù)，再按Enter鍵確認(rèn)公式即可。圖1-93 直接輸入函數(shù)嵌套函數(shù)是指在某些情況下，用戶可以將A函數(shù)作為B函數(shù)的參數(shù)，嵌套在B函數(shù)中使用，而B函

41、數(shù)就稱為嵌套函數(shù)。下面以在IF函數(shù)中嵌套AND函數(shù)為例進(jìn)行介紹，具體操作步驟如下。步驟1 在Sheet3 工作表中輸入如圖1-94所示的數(shù)值，并選中F3單元格，然后輸入嵌套函數(shù)公式“=IF(E3=240000,優(yōu),(IF(AND(E3=200000,E3230000),良,一般 ) ) )”。步驟2 輸入公式，按Enter鍵確認(rèn)，計(jì)算結(jié)果如圖1-95所示。圖1-96 了解圖表結(jié)構(gòu)Excel 2010為用戶提供了11類圖表，每種圖表類型又包含若干個(gè)子圖表類型，并且用戶還可以自定義圖表模板。不同的圖表類型具有各自表現(xiàn)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，下表1-3列出圖表類型和它典型的用途。創(chuàng)建圖表后，會形成一個(gè)繪圖層，也

42、稱為圖表區(qū)。一般圖表區(qū)中包括繪圖區(qū)、圖表標(biāo)題、圖表圖例和坐標(biāo)軸，如圖1-96所示。圖表是以圖形形式顯示數(shù)值數(shù)據(jù)系列，可以更形象地表示數(shù)據(jù)的變化趨勢，使用戶更容易理解同列數(shù)據(jù)的變化趨勢以及不同數(shù)據(jù)系列之間的關(guān)系。表1-3 Excel 2010圖表的類型及用途圖表類型圖表類型用用 途途柱形圖柱形圖在豎直方向上比較不同類型的數(shù)據(jù)折線圖折線圖按類別顯示一段時(shí)間內(nèi)數(shù)據(jù)的變化趨勢餅圖餅圖在單組中描述部分與整體的關(guān)系條形圖條形圖在水平方向上比較不同類型的數(shù)據(jù)面積圖面積圖強(qiáng)調(diào)一段時(shí)間內(nèi)數(shù)值的相對重要性XYXY散點(diǎn)圖散點(diǎn)圖描繪兩種相關(guān)數(shù)據(jù)的關(guān)系股價(jià)圖股價(jià)圖綜合了柱形圖和折線圖，專門設(shè)計(jì)用來跟蹤股票價(jià)格曲面圖曲面

43、圖當(dāng)?shù)谌齻€(gè)變量改變時(shí)，跟蹤另兩個(gè)變量的變化軌跡，是一個(gè)三維圖圓環(huán)圖圓環(huán)圖以一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)類別來對比部分與整體的關(guān)系；在中間有一個(gè)更靈活的餅狀圖氣泡圖氣泡圖突出顯示值的聚合，類似于散點(diǎn)圖雷達(dá)圖雷達(dá)圖表明數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)頻率相對于中心點(diǎn)的變化下面將為大家介紹三種使用Excel軟件創(chuàng)建圖表的方法，具體操作步驟如下。在Excel中，使用F11快捷鍵可以在新工作表中創(chuàng)建圖表，具體操作步驟如下。步驟1 在Sheet3工作表中選中A2:D6單元格區(qū)域，如圖1-97所示。圖1-97 選擇數(shù)據(jù)源步驟2 按F11鍵，Excel程序會根據(jù)選擇的數(shù)據(jù)源在Sheet3工作表之前插入Chart1工作表，工作表中的圖表是Exce

44、l程序默認(rèn)的簇狀柱形圖，如圖1-98所示。圖1-98 插入Chart1圖表工作表使用“圖表”命令可以直接在數(shù)據(jù)源所在的工作表中快速創(chuàng)建圖表，具體操作步驟如下。步驟1 選中A2:D6單元格區(qū)域，然后在“插入”選項(xiàng)卡下的“圖表”組中單擊“折線圖”按鈕，在彈出的菜單中單擊“帶數(shù)據(jù)標(biāo)記的折線圖”圖標(biāo)，如圖1-99所示。步驟2 這時(shí)即可在工作表中看到創(chuàng)建的帶數(shù)據(jù)標(biāo)記的折線圖了，如圖1-100所示。圖1-99 單擊“帶數(shù)據(jù)標(biāo)記的折線圖”圖標(biāo)圖1-100 查看創(chuàng)建的折線圖如果是新手用戶，可以使用圖表向?qū)韯?chuàng)建圖表，具體操作步驟如下。步驟1 在“插入”選項(xiàng)卡下的“圖表”組中單擊對話框啟動器按鈕，如圖1-101

45、所示。步驟2 彈出“插入圖表”對話框，在左側(cè)導(dǎo)航窗格中單擊“柱形圖”選項(xiàng)，接著在右側(cè)窗格中單擊“簇狀圓錐圖”圖標(biāo)，再最后單擊“確定”按鈕，如圖1-102所示。步驟3 這時(shí)將會在工作表中創(chuàng)建一個(gè)空白圖表區(qū)，單擊該圖表區(qū)，然后在“圖表工具”下的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中，單擊“數(shù)據(jù)”組中的“選擇數(shù)據(jù)”按鈕，如圖1-103所示。步驟4 彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對話框，然后在“圖例項(xiàng)”列表框中單擊“添加”按鈕，如圖1-104所示。圖1-101 單擊對話框啟動器按鈕圖1-102 “插入圖表”對話框圖1-103 單擊“選擇數(shù)據(jù)”按鈕圖1-104 “選擇數(shù)據(jù)源”對話框步驟5 彈出“編輯數(shù)據(jù)系列”對話框，然后單擊“系列名稱”文本框右側(cè)的按鈕，如圖1-105所示。步驟6 這時(shí)，“編輯數(shù)據(jù)系列”對話框變窄，在工作表中單擊系列名稱所在的單元格，再按Enter鍵還原“編輯數(shù)據(jù)系列”對話框，如圖1-106所示。步驟7 參考步驟5、6的操作，設(shè)置系列值，如圖1-107所示。圖1-105 “編輯數(shù)據(jù)系列”對話框圖1-106 設(shè)置系列名稱地址圖1-107 設(shè)置系列值地址圖1-108 由添加的圖例項(xiàng)創(chuàng)建的圖表步驟9 參考上述操作，在“選擇數(shù)據(jù)源”對話框中添加其他圖列項(xiàng)，然后在“水平（分類）軸標(biāo)簽”列表框中單擊“編輯”按鈕，如圖1-109所示。