運(yùn)營中心規(guī)章制度營運(yùn)部資料管理制度

1、第7頁 共7頁運(yùn)營中心規(guī)章制度營運(yùn)部資料管理制度營運(yùn)部資料管理制度 營運(yùn)部資料管理制度 第一章 總則 第一條 為了加強(qiáng)對營運(yùn)部工作中往來的文件資料進(jìn)行及時歸檔和管理，全面提高資料管理的工作效率，使?fàn)I運(yùn)工作得以更有效開展，特擬制定本制度。 第二章 文件的管理 第二條 需歸檔的文件（一）政府下發(fā)的重要文件及相關(guān)部門來函； （二）公司下發(fā)的重要文件 （三）商戶資料 1、商戶基本信息資料（公司背景資料、營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證等）2、商戶日常往來文件（包括傳真、聯(lián)絡(luò)函、申請書等）； 3、文件：與商家洽談的會議紀(jì)要、各種問題的解決方案等； 4、商戶公共場地租用協(xié)議、VIP折扣協(xié)議等； （四）部門文件：會議紀(jì)

2、要、工作聯(lián)絡(luò)單、請示、報告、函件等； （五）內(nèi)部管理資料（客戶投訴登記、營運(yùn)日志、各類報表報告總結(jié)）； （六）場地租賃收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)； （七）部門年度工作計劃； （八）部門制度建設(shè)及人員配置； （九）其它重要資料。 第三條 文件的收、發(fā)管理 營運(yùn)部收發(fā)文件管理以租戶和樓層為單位進(jìn)行歸檔管理，由專人負(fù)責(zé)租戶資料管理及保存工作。 （一）收文：部門文件統(tǒng)一由資料管理員進(jìn)行收取、登記，然后交由部門長簽批處理 意見，再由資料管理員進(jìn)行分發(fā)。 1、資料管理員在接到文件時應(yīng)及時進(jìn)行登記，并做好電子文檔備份； 2、資料管理員須跟進(jìn)需要回復(fù)的文件處理情況，進(jìn)行存檔； （二）發(fā)文：發(fā)文分為兩種情況： 1、對內(nèi)發(fā)文：對內(nèi)

3、發(fā)文是指發(fā)給公司內(nèi)部的工作聯(lián)絡(luò)單、工作請示等，對內(nèi)發(fā)文根 據(jù)文件分為兩類： （1）需說明的文件：經(jīng)辦人在資料管理員處取號，登記文件名稱經(jīng)辦人草擬文件，并走公司內(nèi)部文件簽批流程經(jīng)辦人將處理文件原件進(jìn)行存檔； （2）無需說明的文件：經(jīng)辦人在資料管理員處取號，登記文件名稱經(jīng)辦人草擬文件，并走公司內(nèi)部文件簽批流程，需集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件交資料管理員資料管理員統(tǒng)一將文件交集團(tuán)總裁辦集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見后，由資料管理員統(tǒng)一領(lǐng)取，存檔后再分發(fā)； （二）對外發(fā)文：對外發(fā)文是指以公司名義或部門名義對外發(fā)文，包括通知、復(fù)函等。 （1）公司名義：經(jīng)辦人在行政人事部取號，登記文件名稱經(jīng)辦人草擬文件，并走公司內(nèi)部文件簽批流程

4、(需集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽批的參照對內(nèi)發(fā)文流程二)經(jīng)辦人將簽批文件復(fù)印件進(jìn)行存檔； （2）部門名義：經(jīng)辦人在行政人事部取號，登記文件名稱經(jīng)辦人草擬文件，交部門長審批經(jīng)辦人將簽批文件復(fù)印件進(jìn)行存檔； 第四條 文件的傳閱、借閱管理（一）傳閱、借閱程序、范圍及時限： 1、文件需在部門內(nèi)傳閱時，由資料管理員將文件交部門長審核，簽字認(rèn)可后發(fā)放部門員工進(jìn)行傳閱，文件傳閱后必須即刻歸還，一般不超過兩個小時； 2、部門員工在看過文件后需簽字確認(rèn)，由最后簽字的員工將文件交回資料管理員處進(jìn)行歸檔； 3、部門員工需借閱本部門的文件資料、專業(yè)書籍等，需在資料管理員處填寫文件借閱登記表，并由部門長簽字認(rèn)可，方可借閱。文件借閱根據(jù)不

5、同的保密要求，資料管理員控制借出范圍和使用范圍，借閱文件必須當(dāng)日歸還； 4、文件、書籍歸還時資料管理員應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行檢查，如無問題需簽字確認(rèn)； 5、文件、書籍等資料借閱后逾期未還者，資料管理員需及時進(jìn)行催還； 6、部門及其它部門員工借閱檔案后應(yīng)妥善保管，并按時歸還； （二）建立文件網(wǎng)上發(fā)布制度，定期在公司內(nèi)網(wǎng)上向部門員工發(fā)布部門性文件 1、周一網(wǎng)上發(fā)布部門周小結(jié)及本周計劃、部門周例會紀(jì)要等； 2、發(fā)布人：資料管理員； 3、發(fā)布程序：所有發(fā)布文件須經(jīng)部門長審核簽字后方可進(jìn)行發(fā)布。 第五條 文件的保管、保存 1、設(shè)立獨(dú)立資料柜保存部門重要資料；資料柜應(yīng)有標(biāo)注，如：營運(yùn)部L1層資料柜。文件柜鑰匙由部門長

6、和資料管理員各執(zhí)一串。 2、所有資料嚴(yán)格按照類別實(shí)行分類管理，統(tǒng)一對文件進(jìn)行規(guī)范編號，并建立文件目錄，以便日后文件的快速查找（報告、分析p 、總結(jié)、數(shù)據(jù)、制度、辦法、規(guī)定、會議紀(jì)要要有電子文檔備份）； 3、商戶資料按租戶、業(yè)態(tài)和樓層為單位對資料進(jìn)行分類歸檔保管； 4、租戶撤租后資料管理員對租戶資料及時進(jìn)行為整理、裝訂、保存；跟進(jìn)新租戶的相關(guān)資料，并做好歸檔工作； 5、資料保存時間（每年10月12月對部門所有文件進(jìn)行整理，對需歸檔的文件進(jìn)行歸檔，保存日期由部門長確定）； 6、保管方式：要求書面文檔(原件或復(fù)印件)和電子文檔。 第六條 文件的保密（一）系指： 1、租戶與公司的合作條件； 2、涉及具

7、體數(shù)據(jù)的相關(guān)資料； 3、對租戶和公司有重要影響的文件等； （二）根據(jù)文件的重要性設(shè)置不同的密級及保密時效，具體如下： 1、-絕密文件：絕密文件須由部門長批示后方可傳閱、借閱； 2、-：須由副總監(jiān)批示后方可傳閱、借閱； 3、-秘密文件：秘密文件須由總監(jiān)助理批示后方可傳閱、借閱； （三）資料管理員與借閱檔案的人員要嚴(yán)格遵守公司的保密制度，樹立高度的責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識； 第七條 文件的銷毀 1、對于超過保存期限的檔案，由資料管理員登記造冊，經(jīng)管理員和部門長共同簽字認(rèn)可后，方可進(jìn)行銷毀； 2、銷毀文件需由專人負(fù)責(zé)銷毀，嚴(yán)禁將銷毀文件作為它用或作廢紙?zhí)幚怼?第三章 附則 第八條 本制度由益田商業(yè)管理有限公司營運(yùn)部制定，并負(fù)責(zé)修改、解釋。 第九條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。 附件一： 發(fā)文登記表 序號 日期 編號 文件名稱 擬稿人