【語言文化】電子文件歸檔與管理模版課件

1、電子文件管理 張 蕓近年國家發(fā)布的電子文件業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)?全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要? ?CAD電子文件光盤存儲、歸檔與管理要求? ?電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)?電子公文歸檔管理暫行方法? ?公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)那么?電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)?2021年12月16日發(fā)布，2021年6月1日起實(shí)施的?文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案?DA/T46-2021?版式電子文件長期保存格式需求?DA/T47-2021?基于XML的電子文件封裝標(biāo)準(zhǔn)?DA/T48-2021兩辦合發(fā)?電子文件管理暫行方法?機(jī)密 廳字202139號 ?版式電子文件長期保存格式需求?為國際首創(chuàng)。在工信部和國家檔案局支持成立的國家版式

2、技術(shù)產(chǎn)業(yè)應(yīng)用聯(lián)盟聚集國內(nèi)知名IT企業(yè)20多家中，本標(biāo)準(zhǔn)主導(dǎo)了版式產(chǎn)品的研發(fā)。?文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案?是ISO23081發(fā)布后，繼澳大利亞、加拿大、歐盟之后發(fā)布的第四個國際同類標(biāo)準(zhǔn)。?基于XML的電子文件封裝標(biāo)準(zhǔn)?是繼美國元數(shù)據(jù)編碼和傳輸標(biāo)準(zhǔn)METS、澳大利亞維多利亞電子文件策略VERS后發(fā)布的第三個國際同類標(biāo)準(zhǔn)。 3個標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布意義：填補(bǔ)了我國電子文件管理領(lǐng)域的空白；今后將是我國各級檔案館、機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位開展電子政務(wù)、辦公自動化和電子檔案管理的直接依據(jù)；對貫徹落實(shí)中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳頒發(fā)的?電子文件管理暫行方法?廳字202139號具有重要現(xiàn)實(shí)意義，是不可或缺的重要業(yè)務(wù)技術(shù)保障；必將對

3、維護(hù)國家信息資源的真實(shí)、完整、平安，促進(jìn)國家信息資源的開發(fā)利用發(fā)揮根底性、保障性、建設(shè)性作用。 電子文件管理工作各地經(jīng)驗(yàn)局部省市檔案部門成立電子文件中心,表達(dá)了集約化、專業(yè)化的開展方向。也是落實(shí)?中華人民共和國政府信息公開條例?的有力措施有的形成電子文件中心、電子檔案中心和數(shù)字檔案館“三位一體交互開展的建設(shè)格局有的分類指導(dǎo)，“先進(jìn)先行、后者跟進(jìn)有的圍繞電子政務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)電子文件管理“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)管理、分步實(shí)施有的設(shè)立電子文件異地備份中心，作為省級電子政務(wù)平臺系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)國 家檔案局要 求一、實(shí)施三大戰(zhàn)略,確保電子文件中心建設(shè)各項(xiàng)工作落到實(shí)處工程帶動戰(zhàn)略標(biāo)準(zhǔn)化戰(zhàn)

4、略科技進(jìn)步戰(zhàn)略二、抓好三個結(jié)合,帶動檔案信息化建設(shè)水平整體躍升電子文件中心建設(shè)與數(shù)字檔案館建設(shè)相結(jié)合電子文件管理工作與檔案信息資源開發(fā)利用工作相結(jié)合發(fā)揮電子文件的作用與檔案網(wǎng)站建設(shè)相結(jié)合三、處理好三個關(guān)系,促進(jìn)檔案事業(yè)整體持續(xù)健康開展第一，處理好電子文件中心建設(shè)與新的檔案館舍建設(shè)的關(guān)系第二，處理好電子文件管理與檔案保護(hù)工作的關(guān)系第三，處理好電子文件管理與檔案根底業(yè)務(wù)建設(shè)的關(guān)系電子文件管理要以傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)管理的成熟理論、技術(shù)、方法為指導(dǎo),保證電子文件管理的科學(xué)、有序;檔案根底業(yè)務(wù)建設(shè)要充分借鑒電子文件的全新管理模式，提高檔案管理的信息化水平.電子文件在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、

5、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 機(jī)關(guān)管理的電子文件 自身生成的電子文件數(shù)字化后的往來文件公務(wù)電子郵件電子文件的管理原那么 全程管理前端控制 集成管理 動態(tài)管理 注重效益 電子文件歸檔與電子檔案管理方法對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式

6、、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子文件的質(zhì)量。 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、平安性和完整性。 歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，那么應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的平安保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)平安和保密等級要求相符的防范對策。主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備平安保證；數(shù)據(jù)平安保證；操作平安保證；身份識別方法等。 電子文件的收集與積累 收集

7、范圍電子文件的收集范圍，按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。收集積累要求記錄了重要文件的主要修改正程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保存。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，那么與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保存，否那么可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保存。 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。在“無紙化計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的平安措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保存。 用文字處理

8、技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，那么應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。 用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。 通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收

9、集。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。 收集、積累方法及時按照要求制作電子文件備份。每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。 電子文件稿本代碼：R草稿性電子文件U非正式電子文件O正式電子文件N無紙電子文件電子文件類別代碼：T文本文件I一圖象文件G圖形文件V一影像文件A聲音文件M多媒體文件P計(jì)算機(jī)程序D數(shù)據(jù)文件。電子文件的整理電子文件的整理按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。按?檔案著錄規(guī)那么?著錄，并制成機(jī)讀目錄。填寫歸檔電子文件登記

10、表。定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機(jī)載體。電子文件的歸檔歸檔范圍參照國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。歸檔時間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。檢 測硬件環(huán)境的有效性軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。歸檔前的鑒定參照國家關(guān)于文件歸檔鑒定的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。鑒定結(jié)果在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)志。 有效性和完整性鑒定歸檔前由文件形成單位進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性那么應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。保管期限的劃分參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。歸檔要求把帶有歸檔標(biāo)

11、識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上。至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復(fù)制第3套，異地保存。對于加密電子文件，那么應(yīng)解密后再完成上述工作，每一獨(dú)立載體應(yīng)有檢索目錄. 檔案載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。歸檔電子文件登記表名 稱：歸檔日期：移交單位蓋章： 接收單位蓋章：負(fù)責(zé)人 簽字： 負(fù)責(zé)人 簽字：移交日期： 接收日

12、期:歸檔電子文件登記表文件特征形成部門完成日期載體類型載體編號通訊地址電 話聯(lián)系人設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境(主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造廠商等)軟件環(huán)境(型號、版本等)操作系統(tǒng) 95&98&ME Unix&Linux 其他(請說明) NT&2K&XP&2K3 Mac OS數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型版本 DBF&MDB MS-SQL Oracle 其他(請說明)相關(guān)軟件(文字處理工具、文字瀏覽器、壓縮或解密軟件等) 文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)(物理、邏輯)記錄類型口定長 口可變長 口其他 記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符及圖形、聲音、視頻文件格式文件載體型號： 數(shù)量： 備份數(shù)： 口一件一盤 口多件一盤 口一件多盤 口多件多盤

13、文件交接填表人（簽名） 年 月 日審核人（簽名） 年 月 日接收人（簽名） 年 月 日需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保存時間至少1年。在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。 電子檔案的移交與保管電子檔案的移交與保管 電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行保管。檢驗(yàn) 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。 歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)到達(dá)100%。 與紙質(zhì)檔案同時保存的電

14、子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20合格率應(yīng)到達(dá)100%。 檢驗(yàn)工程：載體有劃痕，是否清潔。有無病毒。核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案入庫登記表。 檢驗(yàn)有不符合的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。 歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表檢驗(yàn)項(xiàng)目 單位名稱 移交單位 接收單位 載體外觀檢驗(yàn)病毒檢驗(yàn) 真實(shí)性檢驗(yàn) 完整性檢驗(yàn) 有效性檢驗(yàn) 技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗(yàn) 填表人（簽名） 審核人（簽名） 單位（印章） 移交手續(xù)驗(yàn)收合格后，檔案保管部門在電子檔案入庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存

15、。保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合以下條件：1、歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。2、環(huán)境溫度選定范圍: 14 24；相對濕度選定范圍：45%60%溫度選定范圍17-20；相對濕度選定范圍：35%-45%。 3、存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣體隔離。電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。存效性保證每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)

16、行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保存時間不少于3年。磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保存時間不少于4年。定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。 電子檔案的利用電子檔案的封存載體不得外借。利用時使用拷貝件。利用時要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的平安保密措施。 電子檔案的銷毀鑒定電子檔案的銷毀鑒定，按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)

17、絡(luò)中徹底去除。 電子檔案的統(tǒng)計(jì) 統(tǒng)計(jì) 檔案保管部門應(yīng)及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)那么 DA/T 32-2005中華人民共和國國家檔案局2005-04-30發(fā)布2005-09-01實(shí)施 電子郵件 electronic mail 由電子計(jì)算機(jī)生成、處理，并通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。 電子郵件可在一機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進(jìn)行傳遞。電子郵件分為三種：公務(wù)電子郵件、暫時性公務(wù)電子郵件、私人電子郵件。公務(wù)電子郵件 electronic mail document國家機(jī)關(guān)、團(tuán)

18、體、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務(wù)活動中產(chǎn)生的經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件。公共郵箱或共享郵箱必須說明創(chuàng)立的目的或理由、郵箱使用者的范圍，向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。明確相關(guān)責(zé)任人。系統(tǒng)管理員應(yīng)設(shè)定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應(yīng)妥善保護(hù)，并定期更改。系統(tǒng)應(yīng)能夠自動識別病毒特征，確保工作時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護(hù)功能都能啟動。病毒特征庫應(yīng)當(dāng)定期更新。 郵件一經(jīng)發(fā)出，必須原樣保存。應(yīng)盡量防止公務(wù)郵箱用于私人活動。 涉密公務(wù)電子郵件應(yīng)使用專網(wǎng)和專門的郵件效勞系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)送和接收，并對發(fā)送的郵件進(jìn)行加密處理，同時應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、效勞器、工作站進(jìn)行平安性驗(yàn)證。發(fā)送公務(wù)電子郵

19、件時應(yīng)使用真實(shí)身份，并根據(jù)電子郵件的密級和發(fā)送范圍，確定是否應(yīng)進(jìn)行加密和電子簽名。不得在公務(wù)電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。應(yīng)保存經(jīng)由公務(wù)電子郵件系統(tǒng)傳送的所有電子郵件收發(fā)記錄，作為指導(dǎo)、監(jiān)督歸檔的依據(jù) 公務(wù)電子郵件收發(fā)記錄應(yīng)當(dāng)歸檔，只有授權(quán)人員方可查詢。使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發(fā)現(xiàn)病毒，應(yīng)立即通知系統(tǒng)管理人員。公務(wù)電子郵件收發(fā)日志應(yīng)備份，脫機(jī)保存，定期移交檔案部門。鑒定歸檔責(zé)任歸屬對外發(fā)送的郵件由發(fā)送者進(jìn)行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進(jìn)行鑒定歸檔。內(nèi)部電子郵件應(yīng)由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進(jìn)行鑒定歸檔。公共郵箱文件夾或共享郵

20、箱的郵件由文件夾或郵箱的責(zé)任人進(jìn)行鑒定歸檔。個人郵箱內(nèi)郵件的鑒定，由郵箱擁有者負(fù)責(zé)。 鑒定內(nèi)容根據(jù)電子郵件的內(nèi)容確定其是否具有公文性質(zhì)和保存價值。對于涉及公務(wù)但以個人名義收發(fā)的電子郵件應(yīng)視為公務(wù)電子郵件。公務(wù)電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件材料的保管期限和密級的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 歸檔范圍但凡反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務(wù)電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質(zhì)文件屬于歸檔范圍的，那么該份電子郵件也應(yīng)歸檔。公務(wù)電子郵件歸檔時，應(yīng)包括以下局部：郵件發(fā)送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務(wù)、所屬部門和公務(wù)電子郵箱)；發(fā)送、接收郵件的時間；郵件密級；郵件題名；郵件正文、

21、附件；郵件收發(fā)日志；發(fā)送、接收郵件的軟件名和版本號。 歸檔要求辦理完畢且具有保存價值的公務(wù)電子郵件應(yīng)及時從原有郵箱中遷移出來，進(jìn)行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統(tǒng)中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內(nèi)。發(fā)送或接收具有保存價值的公務(wù)電子郵件后應(yīng)立即將電子郵件打印成紙質(zhì)文件，將打印輸出存檔到紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中。 采用物理歸檔的公務(wù)電子郵件應(yīng)采用或轉(zhuǎn)換為本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式(公務(wù)電子郵件存儲格式參見附錄B)，如無法完整、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換，應(yīng)將相關(guān)的應(yīng)用程序一并歸檔。一般情況下電子郵件和附件作為整體進(jìn)行歸檔。經(jīng)加密的公務(wù)電子郵件應(yīng)解密后明文歸檔。整理歸檔公務(wù)電子郵件以件為單位整理。編號規(guī)那么應(yīng)與

22、電子文件編號規(guī)那么保持一致，有對應(yīng)其他版本的，應(yīng)通過檔號建立兩者之間的聯(lián)系。將已整理好的公務(wù)電子郵件按順序存入標(biāo)準(zhǔn)化載體，不同保管期限的公務(wù)電子郵件應(yīng)分別存儲在不同的載體上，務(wù)必保證電子郵件的真實(shí)與完整。 公務(wù)電子郵件的著錄參照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。存儲公務(wù)電子郵件的載體著錄內(nèi)容包括：說明文件，對存儲載體內(nèi)文件及軟硬件環(huán)境進(jìn)行描述。類目表文件，說明載體內(nèi)文件分類信息。著錄文件，存放有關(guān)文件的目錄信息公務(wù)電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務(wù)電子郵件。 存儲公務(wù)電子郵件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)明以下信息：載體編號；立檔單位名稱；類別(或主題)；郵件起止日期；轉(zhuǎn)存日期；密級；文本(正本或備份)；操作環(huán)

23、境(硬件或軟件)；存儲介質(zhì)的生產(chǎn)日期；保管期限。已歸檔的公務(wù)電子郵件，移交時應(yīng)履行規(guī)定的程序，并做好移交登記，完全合格前方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。 移交單位和檔案保管部門應(yīng)對歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入?公務(wù)電子郵件移交檢驗(yàn)登記表?。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。歸檔公務(wù)電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。涉密的公務(wù)電子郵件采用物理方式移交。 無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務(wù)電子郵件，均應(yīng)當(dāng)將電子形式轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)形式或者縮微形式一并保存后移交。公務(wù)電子郵件應(yīng)制作備份，一式

24、三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。歸檔公務(wù)電子郵件的保管要求與電子文件一致。定期對公務(wù)電子郵件進(jìn)行檢查。和轉(zhuǎn)移，其刪除和銷毀要求與電子文件的刪除和銷毀一致附：1、公務(wù)電子郵件發(fā)文登記表工程 序號 主題 郵件題名 附件名 發(fā)送者 接收者 抄送 密送 發(fā)送時間 接收時間 密級 郵件大小 備注 2、公務(wù)電子郵件收文登記表工程序號 主題 郵件題名 附件名 發(fā)送者 接收者 轉(zhuǎn)發(fā) 抄送 發(fā)送時間 接收時間 密級 郵件大小 備注3、公務(wù)電子郵件存儲格式文本及其他字處理格式 PDF、XML、RTF DOC、WPS、PPT 、TXT圖像、照片及其他格式 FIFF、 GIFB、PDFBMP、XBM、JPEGTIF