時間管理培訓(xùn)教材

1、1課程參加對象需要更好地控制壓力和時間，提高工作和管理效率，平衡自己的工作和生活的人士。 2022-6-231時間管理培訓(xùn)教材2 讓你了解你個人時間的使用狀況 讓你知道哪些時間是可以自己掌握的 依據(jù)有效性和緊急性確定多項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先順序 將你的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到最重要、最有效的任務(wù)中 讓你能夠說出怎樣最有效地利用個人可掌握的時間 讓你能夠說出怎樣更有效地使用非個人可掌握的時間 學(xué)習(xí)運(yùn)用多種工具和技巧，提升有效處理、安排多項(xiàng)任務(wù)的能力 學(xué)習(xí)壓力舒解的方法（治標(biāo)）和壓力管理策略（治本）2022-6-23課程目標(biāo)3 理解時間 時間管理的原則 規(guī)劃成功 時間管理技巧 立即改變 運(yùn)籌他人的時間 壓力管理概述

2、制定活動計劃2022-6-23課程大綱4 它是誰？有這樣一家人人光顧的機(jī)構(gòu),因?yàn)樗?一年365天都開門營業(yè);每天營運(yùn)24小時決不偷懶；每天均向每人發(fā)放86，400單位信用額度；沒有透支；沒有預(yù)支；沒有結(jié)轉(zhuǎn)余額；每人每天都有一個新戶頭。2022-6-23理解時間5一寸光陰一寸金-時間是我們最寶貴的財富。通過系統(tǒng)地分析時間的利用情況，你就會懂得如何有效利用時間，不管是在工作之中還是在工作之外。 每天留出點(diǎn)時間進(jìn)行回顧，并在時間安排上優(yōu)先考慮某些事情。 分析時間人們對時間的態(tài)度總是復(fù)雜多變的。如果你想高效率地完成所有需要在辦公室或在家里完成的事情，你就必須首先意識到，是哪些習(xí)慣和態(tài)度在影響著你對時間

3、的利用。2022-6-23理解時間6 明智地使用時間每個人都越來越意識到時間的價值。個人和部門必須對時間負(fù)責(zé)：目標(biāo)都是明確界定的，如果錯過了時限將會遭到經(jīng)濟(jì)懲處。公司文化對雇員如何使用時間也有重要影響。在很多組織中，長時間的工作往往被等同于努力地工作：如果你準(zhǔn)時下班，其他人會人為你沒有竭盡全力。實(shí)際上，長時間工作往往會降低效率和產(chǎn)出。使用時間的方式會成為習(xí)慣，所以首先花時間進(jìn)行反思改進(jìn)這些習(xí)慣，將使你更能控制自己的工作負(fù)荷，有更多的時間去關(guān)注工作中更重要的問題。2022-6-23下屬們在等經(jīng)理的關(guān)注時浪費(fèi)了時間。同事們需要來自經(jīng)理的確認(rèn)和授權(quán)。經(jīng)理在處理職員們的詢問時忽略了自己的任務(wù)。于是事情

4、就被擱置下來。通過計劃和委派， 可在各個層面上最大限度地減少時間的浪費(fèi)。7分析時間的利用及其步驟幾乎沒有人愿意承認(rèn)，我們的大部分時間都被浪費(fèi)掉了。為了更好地利用時間，必須對目前的時間利用情況進(jìn)行分析，然后在考慮更有效率的方法。在上班的路上，大致計劃一下當(dāng)天的工作。步驟評估每一天計算時間的價值做時間日志檢查時間日志細(xì)分各項(xiàng)事務(wù)尋找模式評估效率2022-6-238 評估每一天你的時間表總是被排的滿滿的。 在諸如閱讀郵件等日常性事務(wù)上，很容易花費(fèi)太多的時間，而那些極為重要并富有成效的任務(wù)被耽誤了。 你現(xiàn)在是如何劃分每一天的？ 是分清了工作的優(yōu)先順序，先處理重要和緊急的項(xiàng)目，還是更傾向于將喜歡的事情干

5、完？ 是經(jīng)常被電話打擾還是有一套應(yīng)付打擾的辦法？ 你的時間是否被大量浪費(fèi)了？2022-6-23理解時間9 時間的價值隨時都應(yīng)考慮可將工作委派給他人：由于你對公司的價值比較高，將日常性事務(wù)交給下級干，而不是親自去做，通常是更有成效的。出租車司機(jī)（北京）銷售經(jīng)理副總經(jīng)理時間價值每月份錢4500元假如每月績效目標(biāo)是銷售額100萬元每月績效目標(biāo)1,000萬元每天價值司機(jī)不休周末，每天150元，加變動費(fèi)用總計250元扣除每月8天的休息日，每天的績效目標(biāo)是4.545萬元每天45.45萬元每小時價值一天一般工作12小時，每小時21元以國家規(guī)定每天8小時上班計算,每小時5682元每小時5.682萬元每10分鐘

6、3.5元950元9500元2022-6-2310 時間的價值精確計算出時間的價值是一項(xiàng)嚴(yán)肅認(rèn)真的訓(xùn)練。這樣你才會知道不能有效使用時間的代價。用你身邊的計算器算出工作中每小時和每分鐘的價值，然后利用這些數(shù)據(jù)，分析有代表性的相對時間價值，比如組織會議。隨時都應(yīng)考慮可將工作委派給他人： 由于你對公司的價值比較高，將日常性事務(wù)交給下級干，而不是親自去做，通常是更有成效的。2022-6-2311 計算時間的價值 要算出每分鐘的價值，只需將你的年薪乘以1.5（算上你的間接管理費(fèi)用），然后將總數(shù)除以一年的工作小時數(shù)（每周工作小時數(shù)乘以每年工作周數(shù)），再除以60即可。 年薪 1.5 每小時價值= 每年工作小時

7、數(shù) 每小時價值每分鐘價值= 602022-6-23122022-6-23時間的特點(diǎn)不可替代性- 時間是任何資源都替代不了的。不可逆轉(zhuǎn)性- 時間是一維的，只能過去、現(xiàn)在、未 來的方向流逝。可變性- 時間是常數(shù)，又是變數(shù)。善用則長， 荒廢則短。13 做時間日志堅持記錄自己每天在具體事情上所花費(fèi)的時間，對更有效地運(yùn)籌時間是十分重要的。你可能會意外地發(fā)現(xiàn)，聊天竟占去了如此多的時間，而真正用于工作和制訂計劃的時間卻很少。時間日志可以為你提供一個改進(jìn)的起點(diǎn)。那么你需要做多久的時間日志呢？這取決于你的工作性質(zhì)。如果你的工作周期是一個月，那么你就需要連續(xù)記錄幾個月。如果你的工作周期是一星期，那么做二三周的記錄

8、就足夠了。 測定每件事情所花費(fèi)的時間以30分鐘為單位，做一個簡單的時間日志，精確記錄你使用時間的情況。如此你就能發(fā)現(xiàn)自己用在有用的和不必要事務(wù)上的時間各是多少。2022-6-2314時間時間星期一星期一時間時間星期一星期一8：30乘火車上班看報紙，注視窗外。1：30繼續(xù)與瑪麗進(jìn)午餐，不再討論工作。9：00翻閱信件；與斯蒂夫邊喝咖啡邊聊天。2：00返回辦公室。9：30收閱電子郵件。2：30整理辦公桌，沖一杯咖啡；閱讀電子郵件并回復(fù)亞力克。10：00星期一進(jìn)度例會晚開始10分鐘。3：0010：30會議繼續(xù)進(jìn)行；打電話給瑪麗確定午餐。3：30就國際銷售事宜打電話給安娜，用15分鐘談?wù)撍募彝ァ?1：

9、00著手列出要做的事情。4：00與比爾和埃瑪討論今天的進(jìn)度例會。11：30閱讀電子郵件，并回復(fù)其中的幾封。4：30開始寫進(jìn)度報告，采用今天會議上的資料。12：00就有關(guān)延遲交貨事宜打電話給供貨商。5：00再次檢查電子郵件，將屏幕上凌亂的文件重新歸檔。12：30去瑪麗的辦公室共進(jìn)工作午餐；車晚點(diǎn)，浪費(fèi)15分鐘。5：30為明天與菲利帕的午餐預(yù)定餐廳。1：00與瑪麗共進(jìn)午餐，討論她的提升前景；有事打擾。6：00乘火車回家，繼續(xù)工作，睡覺。2022-6-23 以30分鐘為單位，每一個簡單的事件日志，精確記錄你使用時間的情況。如此就能發(fā)現(xiàn)自己用在有用的和不必要的事務(wù)上的時間各是多少。15 檢查時間日志將

10、時間日志上記錄的所有30分鐘時間段根據(jù)任務(wù)的性質(zhì)歸類，并計算出用在個事務(wù)上的時間，比如開會、閱讀和回復(fù)信件、幫助同事、打電話等。這樣就可以對時間的利用情況進(jìn)行分析了。接著請計算出在各任務(wù)上的時間比例。這將更清晰地描繪出你的工作日，讓你懂得可以如何更有效地分配時間。2022-6-2316 細(xì)分各項(xiàng)事務(wù) 查看你對各項(xiàng)事務(wù)的分類，并將他們分成以下幾組：日常性事務(wù)、持續(xù)性項(xiàng)目，以及能夠進(jìn)一步拓展業(yè)務(wù)的項(xiàng)目。算出花在各組事務(wù)上的時間比例。 較為理想的時間分配比例：第一組：日常性事務(wù) 15%15%第二組：持續(xù)性項(xiàng)目 25%25%第三組：規(guī)劃與發(fā)展 60%60%而實(shí)際上，大多數(shù)人的時間分配恰恰相反。2022

11、-6-2317尋找模式現(xiàn)在你可以自問一下，細(xì)分工作日之后得出的時間分配模式，是否與你的期望值吻合。你是否在第一組事務(wù)上花了太多的時間，而沒有將精力集中與第三組工作？看看貫穿于你整個工作日的這些任務(wù)分配，是否有時忙碌有時閑散？如果是這樣，那就盡量想辦法重新安排你的工作日，以便能更連貫、更高效地工作，取得更大成就。 自我提問：1.我是否做了應(yīng)該由別人來完成的工作？2.在我的時間日志里，是否存在經(jīng)常重復(fù)的模式？在早晨，我是否總被卷入到第一組的事務(wù)中去？3.在各項(xiàng)任務(wù)上所花的時間，是否常常比我估計的更長？4.我是否有足夠的時間進(jìn)行創(chuàng)新與改革？2022-6-2318評估效率你的工作模式與前頁所講的理想的

12、60：25：15的時間分配比例有多大程度的接近？如果發(fā)現(xiàn)自己在某一組任務(wù)上花費(fèi)了過多的時間，以致不利于其他各組工作的完成，就得想辦法重新安排日常計劃，更有效地分配時間。例如，你若發(fā)現(xiàn)你正做可由下屬完成的工作，就委派下去，這樣才能集中精力去做那些本來沒有給足時間的事情。檢查你對時間的利用1.短期分析自己利用時間的情況后，就會立即采用幾條省時策略：將要做的事情列表，并在一天內(nèi)更新幾次查看時間日志中浪費(fèi)掉的時間，想辦法把這些時間段更好地利用起來2.長期如果發(fā)現(xiàn)存在長期性的問題，試著更徹底地改變你的工作模式：找出你不滿意的工作模式，尤其是你已養(yǎng)成的那些壞習(xí)慣確認(rèn)了問題后，留出時間來進(jìn)行反思和改進(jìn)202

13、2-6-23192022-6-23時間管理的原則一 以終為始 20農(nóng)夫早上起來，對妻子說要去耕地了?？墒钱?dāng)他走到要耕的那片地時，發(fā)現(xiàn)耕地的機(jī)器（耕耘機(jī)）需要加油了，農(nóng)夫就準(zhǔn)備去加油?？墒莿傁氲綑C(jī)器加油，就想起家里 的四五頭豬早上還沒喂。這機(jī)器沒油就是不工作，豬沒喂，也就是沒吃飽可是要餓瘦了。農(nóng)夫決定回家先喂豬。當(dāng)他經(jīng)過倉庫的時候，農(nóng)夫看到幾只土豆，一下子想到自家的土豆可能要發(fā)芽了，應(yīng)該去看看。農(nóng)夫就朝土豆地走去。半路經(jīng)過了木柴堆，想起來妻子提醒了幾次，家里的木柴要用完了，需要抱一些木柴回去。當(dāng)他剛走近木柴堆，農(nóng)夫發(fā)現(xiàn)有只雞躺在地下，他認(rèn)出來這是自己的雞，原來是腳受傷了就這樣，農(nóng)夫一大早就出門了

14、，直到太陽落山才回來，忙了一天，暈頭轉(zhuǎn)向，結(jié)果呢？豬也沒喂，油也沒加，最重要的是，地也沒耕。2022-6-232021 毛毛蟲的故事2022-6-2322 具體（Specific） 需要完成哪些具體任務(wù)或行動？實(shí)現(xiàn)目標(biāo)后有何觀察的結(jié)果？ 可衡量（Measurable） 如何知道自己是否實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)？實(shí)現(xiàn)程度？ 可實(shí)現(xiàn)（Achievable） 是否需要付出努力才可以實(shí)現(xiàn)？能否得到相應(yīng)的資源和支持？ 相關(guān)性（Relevant） 是否與部門目標(biāo)和個人的主要職責(zé)相關(guān)？ 有時限（Time-Based）實(shí)現(xiàn)日期是什么？如何在實(shí)現(xiàn)過程中對進(jìn)展進(jìn)行追蹤？2022-6-23績效與發(fā)展目標(biāo)應(yīng)堅持的原則2022-6-

15、23組組織織目目標(biāo)標(biāo)個人個人績效績效目標(biāo)目標(biāo)崗崗位位職職責(zé)責(zé)2022-6-23設(shè)定目標(biāo)的重要性 曾有人做過一個實(shí)驗(yàn)：組織三組人，讓他們分別沿著十公里以外的三個村子步行。第一組的人不知道村莊的名字，也不知道路程有多遠(yuǎn)，只告訴他們跟著向?qū)ё呔褪?。剛走了兩、三公里就有人叫苦，走了一半時有人幾乎憤怒了，他們抱怨為什么要走這么遠(yuǎn)，何時才能走到一半時有人甚至坐在路邊不愿走了，越往后走他們的情緒越低。 第二組的人知道村莊的名字和路段，但路邊沒有里程碑，他們只能憑經(jīng)驗(yàn)估計行程時間和距離。走到一半的時候大多數(shù)人就想知道他們已經(jīng)走了多遠(yuǎn)，比較有經(jīng)驗(yàn)的人說：“大概走了一半的路程。”于是大家又簇?fù)碇蚯白?，?dāng)走到全程

16、的四分之三時，大家情緒低落，覺得疲憊不堪，而路程似乎還很長，當(dāng)有人說：“快到了！”大家又振作起來加快了步伐。 第三組的人不僅知道村子的名字、路程，而且公路上每一公里就有一塊里程碑，人們邊走邊看里程碑，每縮短一公里大家便有一小陣的快樂。行程中他們用歌聲和笑聲來消除疲勞，情緒一直很高漲，所以很快就到達(dá)了目的地。當(dāng)人們的行動有明確的目標(biāo)，并且把自己的行動與目標(biāo)不斷加以對照，清楚地知道自己的進(jìn)行速度和與目標(biāo)相距的距離時，行動的動機(jī)就會得到維持和加強(qiáng)，人就會自覺地克服一切困難，努力達(dá)到目標(biāo)。2022-6-23其實(shí)目標(biāo)對個人同樣重要？耶魯大學(xué)有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不

17、多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo)60目標(biāo)模糊10有清晰但較短期的目標(biāo)3有清晰且長期的目標(biāo)2022-6-23其實(shí)目標(biāo)對個人同樣重要？25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo) 社會的最底層，抱怨整個世界60目標(biāo)模糊 社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作10有清晰但較短期的目標(biāo)成為各行業(yè)的專業(yè)人士3有清晰且長期的目標(biāo)成為社會各界的頂尖人士27 有個黑人男人到沙漠做冒險之旅，由于迷路而且準(zhǔn)備的水己用完，口干舌燥已多日，行將渴死之際，他幸運(yùn)的撿到一個神燈，懷著一絲希望，他有氣無力地搓揉著神燈，果然出現(xiàn)了一位燈神。 燈神就告訴他：“主人，你把我從燈中救出，為了回報你的恩德，你可以提出三個愿望，我一定讓你

18、如愿以償?！?黑人喜出望外，迫不及待地提出他的三個愿望：一、希望每天都有水喝。二、希望皮膚變白，不再黝黑。三、希望能夠每天都看的到女人的臀部。馬桶。馬桶。啟示：目標(biāo)要明確，決不可模糊曖昧啟示：目標(biāo)要明確，決不可模糊曖昧2022-6-23幽默笑話：黑人的愿望28要事第一2022-6-2329緊急事件的專制性你有沒有想過在一天中擁有30個小時？如果真有這些額外的時間，我們目前所感受的壓力將會減輕許多。我們總會發(fā)現(xiàn)有做不完的事：沒拜訪的朋友、沒恢復(fù)的信件、未完成的文章，我們甚至無法找到安靜的一刻可供自己思考。我們?nèi)绻軓姆泵Φ念^緒中抽身出來仔細(xì)思考一下就會發(fā)現(xiàn)時間短缺的問題所在，這實(shí)際上是一個。幾年

19、前，一位經(jīng)驗(yàn)豐富的經(jīng)理對我說：“你最大的危機(jī)在于將緊急的事件積累起來而未及時處理?！痹诼牭臅r候并未意識到他的話對我有多大的沖擊，后來這句話經(jīng)?？M繞我心頭，并促使我對重要問題的處理進(jìn)行有限排序。平時我們會遇到一些看似重要的事情發(fā)生，但當(dāng)時限臨近時我們才發(fā)現(xiàn)有一些被擱置一旁的事情才是最重要的。在這種情況下，我們會感到2022-6-23302022-6-23時間管理圖312022-6-23我們做事通常按照這樣的順序：(1)先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。(2)先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。(3)先做容易做的事，然后再做難做的事。(4)先做簡單的事，再做復(fù)雜的事。(5)先做緊迫的事，然后再做

20、不緊要的事。(6)先做有趣的事，然后再做枯燥的事。(7)先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。 以上各種準(zhǔn)則，大致上都不符合有效的時間管理的要求。2022-6-2333緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩2022-6-23請排出正確的行事優(yōu)先級?ABCD34緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st急2 nd2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩2022-6-23正確的行事優(yōu)先級35象限法-排定Priority第一象限急迫又重要的事必須做第二象限重要但不急迫的事 應(yīng)該做第三象限急迫但不重要的事可以做（亦可分派）第四象限不急迫又不重要的事何必做362022-6-23時

21、間的取舍技巧很重要很緊急立刻親自處理很重要不緊急計劃性處理不重要很緊急授權(quán)委任不重要不緊急當(dāng)作沒看見37緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請托有些臨時的邀約有些交際應(yīng)酬聊天廢話處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷2022-6-2338不合理的時間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%III.35%39明智的時間配置1. 重要的事情著重在Plan Plan著重在Do Do著重在Check Check著重在Action2. 重要的事情要逐漸地

22、交給 信任的部屬,這叫 “灌能”40合理的時間配置I.20%全力以赴全力以赴II 65%計劃，并有條不紊地進(jìn)行計劃，并有條不紊地進(jìn)行做到未雨綢繆做到未雨綢繆III. 15%花一點(diǎn)時間做，花一點(diǎn)時間做，請人代辦，請人代辦， 集中處理集中處理IV 1%有空再有空再做做或不做或不做41時間管理的基礎(chǔ)時間管理與其他資源一樣，其效益也來自于分析和計劃工作。在此過程中，你不僅需要了解怎樣使用時間，還要了解在合理使用時間中遇到的問題及產(chǎn)生問題的原因。在此基礎(chǔ)上你才能學(xué)會有效管理時間，使你的工作更有效率和有效果。時間管理是一個個人過程，必須適合你自己的風(fēng)格和環(huán)境。它須實(shí)行強(qiáng)制性的措施來改變以往形成的舊習(xí)慣。然

23、而，這種選擇對于獲取你所要的東西是非常有利的。2022-6-2342帕累托原則（又稱重要的少數(shù)、微不足道的多數(shù)、80/20定律、猶太法則等） 這一原則是說在任何一組東西之中，最重要的通常只占其中的一小部分，因此對于重要但只占少數(shù)的部分必須分配更多的資源，更注重對它的管理。2022-6-23432022-6-23你只要花費(fèi)20%的精力44 20%的人掌握著世界上80%的財富； 公司20%的員工創(chuàng)造了80%的利潤； 20%的國家，總?cè)丝跀?shù)不到世界人口的20%，卻消耗了80%的能源； 我們80%的快樂集中在我們總時間的20%； 每天20%的時間完成了全天80%的個工作，而另外80%的時間，卻只讓我們

24、收獲了20%的成果； 80%以上的人們?yōu)榱双@得20%的成功而努力奮斗，但只有不到20%的人掌握著80%的成果；2022-6-23驚人的發(fā)現(xiàn)45是什么在控制你的時間？沒有人能完全控制一天的日程安排，總會因某些條件約束而不能供你個人自由支配某段時間。但至少每個人都能自由支配一段時間，而且這段時間往往比你預(yù)想的要多。一天中有相當(dāng)一部分時間是慣例性的，是無法調(diào)配的。但從這部分時間的內(nèi)在構(gòu)成來看，我們也能對工作活動進(jìn)行適當(dāng)選擇，并排出他們的優(yōu)先順序。正是這些具體而微小的選擇使你有可能控制部分時間。2022-6-23462022-6-23時間管理的原則四養(yǎng)成習(xí)慣Watch your thoughtsWat

25、ch your thoughts 注意你的思想注意你的思想Watch your wordsWatch your words 注意你的話注意你的話they become wordsthey become words 它會成為你的話它會成為你的話they become actionsthey become actions 它會成為行動它會成為行動Watch your actionsWatch your actions 注意你的行動注意你的行動they become habitsthey become habits 它會成為習(xí)慣它會成為習(xí)慣Watch your habitsWatch your ha

26、bits 注意你的習(xí)慣注意你的習(xí)慣they become characterthey become character 它會成為你的個性它會成為你的個性Watch your CharacterWatch your Character 注意你的個性注意你的個性it become your destinyit become your destiny 它決定你的命運(yùn)它決定你的命運(yùn)47你無法決定今天該干什么，除非你知道明天想要達(dá)到的目標(biāo)。任何對時間利用的改革方案，都取決于你對未來目標(biāo)的明確性。2022-6-2348 分析目標(biāo) 當(dāng)你進(jìn)行全面規(guī)劃時，長期的個人目標(biāo)和職業(yè)目標(biāo)就顯得尤為重要；但短期而言，像建

27、立家庭之類的個人計劃，會暫時優(yōu)先于諸如創(chuàng)辦一家公司這樣的長期目標(biāo)。2022-6-23將長期計劃細(xì)分為每周和每天的行動計劃。將長期計劃細(xì)分為每周和每天的行動計劃。492022-6-23長期職業(yè)目標(biāo)長期個人目標(biāo)短期個人目標(biāo)短期職業(yè)目標(biāo) 權(quán)衡并確立目標(biāo)寫下你所有的目標(biāo)，然后將它們按短期的與長期的、個人的與職業(yè)的進(jìn)行分類。考慮一下你的目標(biāo)是否現(xiàn)實(shí)：雖然你不能改變自己的生理特性，但你能夠隨時學(xué)習(xí)新的技能。想一想為了達(dá)到所確立的目標(biāo)，需要去掌握何種技能。由于傳統(tǒng)的終身職業(yè)觀念正在消失，你或許應(yīng)該更新某些技能以保持就業(yè)狀況，這也意味著你將來職業(yè)目標(biāo)的多樣化。最后，制訂一個時間表，定出實(shí)現(xiàn)各個目標(biāo)的時間。50

28、 耶魯大學(xué)的目標(biāo)設(shè)定七步驟1. 先擬定出您期望達(dá)到的目標(biāo)；2. 列出好處；3. 列出可能的障礙點(diǎn)；4. 列出所需的知識、協(xié)助、訓(xùn)練等咨訊；5. 列出尋求支持的對象；6. 擬定行動計劃；7. 訂定達(dá)成目標(biāo)的期限。2022-6-232022-6-23522022-6-23 規(guī)劃職業(yè)生涯 為了幫助你實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)，在訂立 每天的時間安排表的同時，有必要制 訂胸有成竹的長期和短期職業(yè)規(guī)劃。 你會發(fā)現(xiàn)，把你的經(jīng)歷、技能和某些 資格證明寫下來是很有幫助的。像工 作一樣，你可能會在持家或照管兄弟 姐妹時獲得寶貴的管理經(jīng)驗(yàn)。查看所 有這些技能與經(jīng)驗(yàn)，列出所有相關(guān)的 職業(yè)。做一張職業(yè)生涯流程圖，計劃好下一步的走

29、向。53開始第一份工作或?qū)嵙?xí)在金融或財會部門工作加入公司做大的客戶從事銷售與市場工作獲得國外工作經(jīng)驗(yàn)創(chuàng)立和經(jīng)營自己的事業(yè)上夜校接觸在其他行業(yè)中工作的同學(xué)進(jìn)修管理課程申請晉升建立家庭休產(chǎn)假拓寬視野建立有用的聯(lián)系2022-6-2354確定工作的優(yōu)先順序分析你的工作對于你目前的工作狀況應(yīng)盡可能地坦率。你有多少時間被用在不恰當(dāng)?shù)臅r候做不恰當(dāng)?shù)氖虑樯?，而沒有去完成你為自己今天定下的目標(biāo)？如果今天你有十件事情去做，詳細(xì)的分析十分重要。不管你的地位如何，細(xì)致地計劃與組織每一天，將會使你的工作效率大為改觀。同時你也會發(fā)現(xiàn)，你又在成功地向目標(biāo)邁進(jìn)。同時，你應(yīng)該認(rèn)識到你和上司在工作優(yōu)先順序上的沖突。分析工作任務(wù)

30、把你目前、將來和日常的目標(biāo)與任務(wù)列成表格，然后將它們分成三種類型-A、B和C型：A型：重要并且緊急的任務(wù)B型：重要或緊急、但不是既重要又緊急的任務(wù)C型：既不重要又不緊急的日常任務(wù)如果你對某項(xiàng)任務(wù)的分類猶豫不決，就把它歸入C類中，或取消。2022-6-2355優(yōu)先順序與工作委派列出要優(yōu)先考慮的具體事項(xiàng)，在重新查看一下你的工作任務(wù)表。A、B和C類工作各做一表。從A型任務(wù)開始，在表中確定出哪些任務(wù)需要他人的合作，哪些是只有自己才能完成的，哪些是可以委派的?？紤]一下有的工作是否必要，不然就取消；需要他人協(xié)作的工作，請別人幫助完成；可以委派的任務(wù)則立即移交。這樣，三張表中就剩下只有你自己才能完成的任務(wù)，

31、你便能夠進(jìn)行下一步：計劃你的一天。如果你的計劃表中充滿A型任務(wù)，那就進(jìn)行委派或重新分類。平衡日常工作任務(wù)平衡日常工作任務(wù)2022-6-23A型任務(wù)你應(yīng)該嘗試完成幾項(xiàng)緊急和有難度的任務(wù)一個工作日B型任務(wù)你的工作主要由這部分構(gòu)成，這部分任務(wù)占去大部分工作時間。C型任務(wù)這些不緊急的事情在有時間時再做。56考慮一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先程度2022-6-23這項(xiàng)任務(wù)是否既重要又緊迫？ 否是是否今天就需要完成？ 否 是立即行動A型任務(wù)這項(xiàng)任務(wù)是否重要但不緊迫、或緊迫但不重要？ 否是這項(xiàng)任務(wù)是否是日常性的？ 否是這項(xiàng)任務(wù)是否有最后期限？ 否 是留出時間來完成制訂可行的期限B型任務(wù)這項(xiàng)任務(wù)能否助你更有效？ 否 是這項(xiàng)任

32、務(wù)是否有必要？ 否 是不必做，取消它分出時間來完成留待有空時再做C型任務(wù)57平衡需求工作的優(yōu)先順序總是變化的，因?yàn)槲覀冸S時都在獲取信息。新的信息可以改變一項(xiàng)任務(wù)的重要性和緊迫性，甚至可能將一項(xiàng)緊急的工作從你急需去辦的任務(wù)表上去除。 為了適應(yīng)各種變化和新信息，需要經(jīng)常改變優(yōu)先考慮的事項(xiàng)。要點(diǎn)：1.用于事先計劃的時間決不是浪費(fèi)-長期而言，這將節(jié)省你的時間。2.工作中有張有弛而不是只張不弛，可以避免精力透支。3.運(yùn)籌時間意味著辦事更有效，不只是快。4.食物對于健康狀況和注意力水平至關(guān)重要-工間休息時吃些點(diǎn)心也很重要。5.在辦公室里靜處的時間，諸如在別人到達(dá)之前的時間，有助于發(fā)揮更大的效用。2022-

33、6-2358評估工作方式每個人的精力都有一定的節(jié)律性,它決定了人的體力和腦力狀況有規(guī)律地出現(xiàn)高峰和低谷知道了自己的個體節(jié)律，就可以根據(jù)它來安排工作，否則它會妨礙你的工作。請記錄你的體力和腦力的高峰時間，了解它們持續(xù)的時間長度。安排各類型任務(wù)的時間將要求最高的重要任務(wù)，安排在每天體力和腦力的高峰期。如果你習(xí)慣早起和晨跑，就應(yīng)該將大部分A型任務(wù)在每天早些時候完成。另一方面，如果你很難在早晨9：00前起床，就應(yīng)將A型任務(wù)放在午前或下午進(jìn)行。效率最大化應(yīng)盡量將C型任務(wù)安排在精力低谷期。2022-6-2359生物節(jié)律 體力周期性23天情緒周期性28天智力周期33天人的血壓大約在深夜3點(diǎn)鐘時降到最低點(diǎn)；早

34、晨曦5點(diǎn)鐘又開始回升。2022-6-2360生物節(jié)律的識別：計算方法1.計算總天數(shù)-就是：從您的生日到所要計算的那一天的總天數(shù)。公式為：T=（365周歲數(shù)+閏年數(shù)）+-X生日在計算日前用加號，在計算日后用減號；“X”表示除周歲數(shù)以外的計算年的生日到計算日的天數(shù)（如算日在前即代表算日到生日的天數(shù)）。2、計算余數(shù)就是：體力余數(shù)：N1=T/23 - 23情緒余數(shù)：N2=T/28 - 28智力余數(shù)：N3=T/33 - 33 3、解釋這三者都有周期性變化，可以用曲線來表示。均從生日算起，起點(diǎn)在中線，進(jìn)入高潮期，再經(jīng)臨界期，而后轉(zhuǎn)入低潮期，周而復(fù)始。和中線相交的那一天就是臨界期，高與中線的是高潮期，低于中

35、線的是低潮期。高潮期和低潮期的天數(shù)是相等的。2022-6-23612022-6-23n高峰、低谷表 5 4 3 2 1 0 -1 -2 -3 -4 -5 9:00 11:00 13:00 15:00 17:00上午高峰期：A型任務(wù)的最佳時間下午高峰期：B型任務(wù)的最佳時間臨近工作日結(jié)束，精力水平開始下降午飯后的低谷：C型任務(wù)的最佳時間一個工作日62使用記事簿認(rèn)真、精確記錄將來的事件、約會和任務(wù)，對時間的有效管理十分關(guān)鍵。挑選一本你喜歡的美觀的記事簿使用始終放一支筆在記事簿里，用以記錄信息和日期練習(xí)使用記事簿2022-6-232022-6-23用記事薄來計劃 使用記事薄需要訓(xùn)練，你首先要習(xí)慣的是，

36、計劃好了事件和會晤之后，花些時間把它們記錄下來，記下你為一個會議做前期準(zhǔn)備所花費(fèi)的時間，還要記住為會晤之前必要的準(zhǔn)備和趕路以及后續(xù)工作與匯報留出一些時間。 18 三月 9 整理文件格10 要緊的電話11 制訂預(yù)算12 準(zhǔn)備預(yù)算會議 1 1點(diǎn)10分與約翰在尼古拉 咖啡店見面 2 不緊急的電話 3 預(yù)算會議 4 5 就預(yù)算事宜向約翰作簡要 匯報 6 通信 晚上7點(diǎn)30分與簡小飲A型任務(wù)應(yīng)在精力高峰期處理休息時應(yīng)離開辦公桌B型任務(wù)應(yīng)安排在每天的第二個精力高峰期C型任務(wù)可留待精力低谷期再做用彩色筆標(biāo)出不同重要程度的各項(xiàng)任務(wù)。有效地使用記事薄看一看記事薄中每天任務(wù)的安排，務(wù)必使各項(xiàng)任務(wù)保持平衡，并實(shí)際地

37、評估自己的腦力和體力模式。64制作一覽表你在列出A、B、C型任務(wù)后，有必要花幾分鐘來做一份一覽表，將你所有的任務(wù)不論大小都寫下來，再加上各自完成的期限。這樣能減輕你的心理負(fù)擔(dān)。即時更新記住：一有新任務(wù)就加到一覽表上，并把已經(jīng)完成或委派的任務(wù)劃掉。有效地使用一覽表每天一上班就查看一覽表當(dāng)任務(wù)完成時，應(yīng)從一覽表中劃掉?？吹揭环荼碜兌?，是很有成就感的每天工作結(jié)束，評估新加到表中的事項(xiàng)，按A、B、C分類一覽表能使你將相關(guān)任務(wù)聯(lián)系起來當(dāng)為一覽表中的任務(wù)分配時間時，要為未計劃到的事項(xiàng)留出時間應(yīng)制作一份需在家中完成的任務(wù)一覽表，以及一份與工作相關(guān)事務(wù)的一覽表2022-6-2365做正確的事“鵝與金蛋”的啟示

38、:一個人只顧眼前利益,得到的終將是短暫的歡愉；志存高遠(yuǎn)者，也必須要面對現(xiàn)實(shí)的生活。只有把理想和現(xiàn)實(shí)有機(jī)結(jié)合，才有可能使成功永續(xù)、歡樂長久。2022-6-2366正確的做事方式“丁謂巧復(fù)皇命”的啟示：充實(shí)人生，并不全在所遭遇的事與事實(shí)，而全在于思想的風(fēng)暴，永遠(yuǎn)橫掃過我們的腦際。 （美：馬克 吐溫）2022-6-232022-6-23 時光對有些人像張滿的風(fēng)帆，而對另一些人卻像爬行的蝸牛。你屬于那種類型，主要取決于你的態(tài)度。借助積極思維的力量使你的計劃成功吧，即使最令人厭惡的工作也會變得輕而易舉。務(wù)必每天至少做一件自己喜歡的事情。享受生活 人們享受生活的方式各異，但如果你不花些時間做你真正喜歡的事

39、，你的觀念將會受到負(fù)面影響。找出工作中特別能給你帶來愉悅的事項(xiàng)，將它們均勻地安排在你的計劃中。安排定期休閑的時間去電影院、音樂廳或者去看賽車。即使沒有令你特別愉悅的事情可做，也要試著培養(yǎng)積極的觀念。每天入睡前讀一段你最心儀的作者的文章。過好你的每一天每個工作日的開始和結(jié)束，都是特別重要的時間。從一頓營養(yǎng)豐富，從從容容的早餐開始。坐下來邊吃邊讓自己放松和享受。準(zhǔn)備足夠的時間去上班而不感忙亂。下班時以積極的心境離開辦公室，不要把白天工作中的不愉快帶入到個人生活中。在入睡的兩小時前，有意識地努力放松自己，別再去想工作。健康的飲食仔細(xì)想想你每天吃些什么，什么時候吃。理想的飲食應(yīng)是早晨吃新鮮水果、麥片或

40、面包，晚上宜吃清淡的晚餐。夜間吃太多油膩的食物會導(dǎo)致失眠、疲勞和煩躁不安。2022-6-23處理問題 懷著積極的生活態(tài)度，就能十分輕松（和快捷）地運(yùn)籌時間、解決工作中的問題。從對自我的生活感覺良好開始，你就不大會將別人的問題看作是自己的了。這將有助于你客觀而富有建設(shè)性地提出各種方案，來應(yīng)對緊急的限期，解決預(yù)算和沖突?？粗赝潞涂蛻舻姆e極方面。實(shí)例分析 安東尼，一位銷售人員，被要求去參加一個壓力比較大的會議，與會者包括其它部門的人員。 會議前一星期，安東尼意識到自己已抱定該會不可能成功的成見。于是他下定決心，趁此機(jī)會將消極思維專為積極思維。 首先，他采用各種優(yōu)先安排重要工作的技巧來保證有關(guān)資料的

41、充分準(zhǔn)備；然后，他積極地設(shè)想這次會議及其結(jié)果：他“看到”自己站了起來，清了清嗓子，宣讀自己準(zhǔn)備的工作匯報；隨后，他想象自己成功地回答了其它與會者提出的問題；最后，他想像到了同事們贊許的表情，特別是那些平時讓他有威脅感的人。 那天，會議果然進(jìn)行得如同安東尼想象的一般 - 這也大大增加了他的自信。采取積極的措施 安東尼曾一度陷入消極思維導(dǎo)致消極結(jié)果的怪圈。他決心有意識地將消極的一面變?yōu)榉e極的一面，但開始時似乎收效不大。然而，每一次成功都使這種改變更加容易，最終積極思維的習(xí)慣就自然而然地形成了。使用記事薄列出自己的弱點(diǎn)，然后有計劃地逐個客服。避免壓力 忙人看起來似乎沒有時間計劃將來。從忙碌的時間表中

42、找出時間，考慮一下如何高效地利用隨后的幾小時，是需要毅力的。然而從心理學(xué)的角度講，計劃你的活動是個好習(xí)慣，因?yàn)檫@樣能使你控制自己的時間，回到時局“駕駛員”的位置上去調(diào)控那些看似要失控的事情。在花時間作計劃時，你會有意識地積極起來這有助于避免壓力和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。69計劃制訂計劃可以對你規(guī)劃個人生活產(chǎn)生兩方面積極影響：1.它可以告訴你該如何從現(xiàn)狀走向未來；2.它能明確告訴你該用哪些資源幫助你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，制訂計劃可以使你有一個明確的工作進(jìn)程和結(jié)束日程安排，而且也能更精確地進(jìn)行成本估算。一般而言，計劃分為短期和長期二種。長期計劃是指你希望在未來3個月內(nèi)完成的事務(wù)以及任何一個超過一周的項(xiàng)目。短期計劃則指你希望

43、在本周或當(dāng)天完成的任務(wù)，包括為完成長期計劃而進(jìn)行的工作。2022-6-2370制訂長期計劃的輔助工具1. 活動計劃表2. 階段性成果示意圖3. PERT示意圖4. 主管者日志2022-6-2371制訂長期計劃的輔助工具活動計劃表可以變化多端，最簡單的一種只需列示完成目標(biāo)所需的各個步驟，其他內(nèi)容則還可以包括起始日期、目標(biāo)完成日期、成本估計及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等。2022-6-23722022-6-23n制訂長期計劃的輔助工具階段性成果示意圖以圖示的方式顯示了項(xiàng)目內(nèi)各步驟間的關(guān)系。制作示意圖時，需先列出完成項(xiàng)目需完成的步驟以及估計的時間，然后將其在圖的左側(cè)由上至下列出，下方則列出日期、時間。然后在每個步驟

44、中從預(yù)計開始時間到預(yù)計結(jié)束時間劃出一個線段。示意圖全部畫完后，你就可以清楚地看到活動步驟的流程和先后順序。階段性成果示意圖還可以用于實(shí)際進(jìn)程的控制，只要以不同顏色的線在階段中標(biāo)示，就可以知道每一個步驟的起訖時間。732022-6-23n制訂長期計劃的輔助工具 PERT示意圖表體現(xiàn)了在計劃制訂過程中的復(fù)雜程度。PERT是指：計劃Program評估Evaluation綜合評價 Review技巧Technique742022-6-23n制訂短期計劃的輔助工具1.周計劃2.每日計劃3.會議安排者752022-6-23n優(yōu)秀計劃制訂者的特征l利用兩個時間標(biāo)準(zhǔn)來確認(rèn)和操作是必要的，它可以保證事情通過完成近

45、期事務(wù)而臻至長期目標(biāo)l一份不斷更新的主要日程安排表將是你最有用的計劃制訂工具。然而，在把具體事務(wù)列入主要安排表前，詳細(xì)的項(xiàng)目計劃也必須妥善制定完畢。l當(dāng)事務(wù)越來越繁忙時，“今日需要完成事務(wù)”之類的計劃清單有助你將注意力投放在最優(yōu)先的事務(wù)上。l合理使用工作計劃表、階段成果示意圖、PERT示意圖等方法，都是十分有效的計劃制定工具。l與同事、員工進(jìn)行聯(lián)絡(luò)有助于減少干擾他們工作安排的可能，使用“會議安排者”是一個較好的方法。l能夠滿足個人需求的方法才是最有效進(jìn)行計劃制訂的方法。所有的概念、過程、表格都只是為適應(yīng)個人因素而可以進(jìn)行調(diào)整的選項(xiàng)。762022-6-23n常見的時間浪費(fèi)行為：自我因素混亂、拖延

46、、社會交往、社會接受度、完美度、風(fēng)險規(guī)避環(huán)境因素訪客、電話、郵件、等候、會議、危機(jī)772022-6-23n當(dāng)事情出錯時你經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)無法避免最糟糕情況的發(fā)生，譬如說錯過了最后期限或者未能達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在此提供一些方法以供參考：1.重新談判2.在以后進(jìn)度中加快速度一彌補(bǔ)損失的時間3.縮小項(xiàng)目范圍4.挖掘更多資源潛力5.接受替補(bǔ)品6.尋找另類資源7.接受部分貨物輸送8.提供激勵9.需求配合性782022-6-23n清理辦公室工作空間的安排非同小可。從你的辦公桌開始，建立一個系統(tǒng)來保證日益增多的文件不會有任何遺失，然后整理文檔柜、書架及整體環(huán)境。n在你的辦公桌上，只擺放目前手頭需要處理的文件。n注意即

47、時貼，它很容易丟失。n每天都清理，不要把爛攤子留到明天。n該辦的事情：盡可能保持桌面整潔。整理抽屜，使里面的物品井然有序。將鋼筆、鉛筆、膠水和直尺一起放入伸手可及的容器內(nèi)。電腦鍵盤不用時要收起來。792022-6-23n清理辦公室安排日常文書工作，突出文書工作中的關(guān)鍵點(diǎn)來加速再處理。記錄你要 處理、存檔 扔掉其余做的事項(xiàng) 或委派 的材料n電腦屏幕上只打開正在使用的文件n文件都是最近的n來函文件格只保留當(dāng)前的文書n發(fā)函文件格經(jīng)常清理n常用的文檔靠近辦公桌存放n無用的東西被清除n最頻繁使用的文檔極易拿到n辦公室里裝一個時鐘，讓自己和來訪者都能看見n至少每隔幾個月要整理一次文檔802022-6-23

48、n怎樣建立一個個人的文件系統(tǒng)這是你個人的專用系統(tǒng)，因此不必設(shè)置的嚴(yán)密性很強(qiáng)，只要對你有用就足夠了，一般分為以下5類：1.項(xiàng)目：該類里包括了所有你正在進(jìn)展過程中的工作與各不同項(xiàng)目相關(guān)的信息和個人文件。2.即時任務(wù)：這是你可以在時間間隙中加以完成的工作，這些事務(wù)也許是低優(yōu)先級的信函回復(fù)，閱讀一般性的文章等。3.自我發(fā)展：與培訓(xùn)有關(guān)的書籍、文章。4.創(chuàng)意：包括那些你認(rèn)為有必要深入了解以提高工作績效的事項(xiàng)。5.背景信息：包括與你有關(guān)的多項(xiàng)事務(wù)，請按標(biāo)題將有關(guān)文件，如統(tǒng)計數(shù)據(jù)、個案、公式等分門別類歸置。在每一個分類內(nèi)按優(yōu)先順序，用不同顏色標(biāo)示各事項(xiàng)，以便引起自己對重要事項(xiàng)的關(guān)注。請注意隨時更新文件系統(tǒng)，

49、以免在尋找文件時浪費(fèi)時間。此外，你也需周期性地進(jìn)行文件清理工作，以保證系統(tǒng)內(nèi)文本存在的必要性，這也會減少你尋找文件的時間。812022-6-23n避免打斷列出打斷者：l那些會隨時打斷你的人，比如上司或客戶l那些在你不太忙的時候打斷你的人，比如同事l那些根本不會打擾你的人n請你的秘書或同事幫你篩選打進(jìn)來的電話n拿起話筒暗示會晤的結(jié)束n用消極的身體語言抵擋不希望有的打斷n如果你被人跟進(jìn)辦公室，不要坐下n如果你的門開著，不要讓人看到你的椅子 822022-6-23n篩選信息丟掉你認(rèn)為不再需要的信息用站立的方式使所有的偶然碰面變得簡短-這樣可以盡快脫身信息隨時都會來，不讓其干擾工作流程應(yīng)速讀信息，掌握

50、其主要內(nèi)容如果某條信息需采用對應(yīng)措施，就記錄下來并加到一覽表上為便于歸檔，打印出來的一條信息可以立即用一個文件夾名來編號信息一旦被處理，就清除掉只為需要信息的人復(fù)印信息停止訂閱你不再看的雜志把你想保留的雜志和報紙作為參考資料歸檔只將關(guān)鍵、重要的書面材料放在桌上隨時更新并根據(jù)對現(xiàn)有項(xiàng)目的適用性來評判每則信息 2022-6-23報紙和雜志備忘錄和報告外部郵件和傳真電子郵件和內(nèi)聯(lián)網(wǎng)委派速讀細(xì)讀添入閱讀文件夾復(fù)印和傳閱留出時間細(xì)讀丟棄采取措施歸檔、委派或傳閱842022-6-23n與別人一道工作評估工作角色檢查你的推測分析動機(jī)處理會議852022-6-23n打電話打電話前做一個放松的深呼吸打電話時避免

51、干擾，集中精力注意對方在說什么打電話時，手頭可以做另外一件事，以免空等n一定要選擇打電話的時間保持在“預(yù)定”軌道上使用錄音電話系統(tǒng)862022-6-23n接電話想確定要不要讓對方再打回電，只需先問：“談話要多長時間？”如果你想要對方回電，讓其在你方便的時候打過來，并記在記事簿上。直線號碼可以給那些你希望可以立即找到你的人，其他電話可通過轉(zhuǎn)接。872022-6-23n閱讀和寫作學(xué)會速讀評估資料消除寫作障礙減少文書工作882022-6-23n利用科技每月將電腦中不要的文件清除一次仔細(xì)考慮對電腦的要求使你的電子郵件內(nèi)容簡短、地址準(zhǔn)確892022-6-23n舉行會議個別會談控制個別會談的時間安排大型會議準(zhǔn)備議程避免浪費(fèi)時間按