第4章Excel 2003電子表格處理

1、第第4 4章章 Excel2003Excel2003電子表格處理電子表格處理4.1電子表格處理軟件的功能 4.2Excel 2003工作環(huán)境 4.3Excel 2003的基本操作 4.4制作圖表 我們?nèi)绾芜M(jìn)行電子表格處理，需要什么工具，如何啟動(dòng)和退出該程序呢？vExcel 2003是Microsoft Office的主要組件之一。v具有很強(qiáng)的圖形、圖表功能可用于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理、科學(xué)分析計(jì)算。v能用圖表顯示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行組織。4.1 電子表格處理軟件的功能 電子表格處理軟件是一種專門(mén)用于數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)分析和報(bào)表處理的軟件，與傳統(tǒng)的手工計(jì)算相比有很大的優(yōu)勢(shì)，它能使人們解脫乏味、繁瑣的重復(fù)

2、計(jì)算，專注于對(duì)計(jì)算結(jié)果的分析評(píng)價(jià)，提高工作效率。 電子表格處理軟件一般具有以下功能 :v創(chuàng)建、編輯和格式化工作表 v制作圖表 v管理和分析數(shù)據(jù) v打印工作表 我們已經(jīng)學(xué)過(guò)如何啟動(dòng)和退出word 2003應(yīng)用程序。能否舉一反三呢？如何啟動(dòng)和退出Excel 2003呢？4.2 Excel 2003工作環(huán)境 最常用的啟動(dòng)方法是單擊“開(kāi)始|所有程序|Microsoft Office Excel 2003”命令，執(zhí)行該命令后就會(huì)進(jìn)入Excel 2003的工作窗口 。工作區(qū)工作簿：用來(lái)存儲(chǔ)并處理工作數(shù)據(jù)的 文件，其擴(kuò)展名為.xls.xls 工作表：?jiǎn)螕艄ぷ鞅順?biāo)簽可以實(shí)現(xiàn)工作 表間的切換。 單元格：行和列的

3、交叉部分稱為單元 格，是存放數(shù)據(jù)的最小單元。編輯欄第A列和第1行相交處的單元格是A1， D4指的是第D 列第4行交叉位置上的單元格。為了區(qū)分不同工作表的單元格，需要在地址前加工作表名稱并以“！”分隔，如“Sheet1！A1”表示“Sheet1”工作表的“A1”單元格。 4.3 4.3 Excel 2003Excel 2003的基本操作的基本操作 4.3.14.3.1創(chuàng)建工作表創(chuàng)建工作表 4.3.24.3.2編輯工作表編輯工作表 4.3.34.3.3格式化工作表格式化工作表 4.3.14.3.1創(chuàng)建工作表創(chuàng)建工作表 啟動(dòng)Excel 2003時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)打開(kāi)一個(gè)新的空白工作簿，也可以通過(guò)下面3種方

4、法來(lái)創(chuàng)建新的工作簿：v單擊“常用”工具欄中的“新建”按鈕 v按快捷鍵CtrlN v執(zhí)行“文件|新建”菜單命令 數(shù)據(jù)的輸入方法和質(zhì)量直接影響到工作效率，在工作表中輸入原始數(shù)據(jù)的方法有4種：直接輸入數(shù)據(jù)、快速輸入數(shù)據(jù)、利用“自動(dòng)填充”功能輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)、利用命令導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)。 1. 1.在工作表中輸入原始數(shù)據(jù)在工作表中輸入原始數(shù)據(jù)（1）直接輸入數(shù)據(jù)v文本型數(shù)據(jù)的輸入 v數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入 v輸入日期時(shí)間 （2）快速輸入數(shù)據(jù) v記憶式輸入 是指當(dāng)輸入的內(nèi)容與同一列中已輸入的內(nèi)容相匹配時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)填寫(xiě)其他字符。 v選擇列表輸入 在選取單元格后，單擊右鍵選擇“從下拉列表中選擇”命令或按Alt鍵，顯示一

5、個(gè)輸入列表，再?gòu)闹羞x擇需要的輸入項(xiàng)。 （3）利用“自動(dòng)填充”功能輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù) 自動(dòng)填充根據(jù)初始值來(lái)決定以后的填充項(xiàng)，用鼠標(biāo)指向初始值所在單元格右下角的小黑方塊(稱為填充柄)，此時(shí)鼠標(biāo)指針更改形狀變?yōu)楹谑?，然后向?行)或向下(列)拖曳至填充的最后一個(gè)單元格，即可完成自動(dòng)填充。 自動(dòng)填充分3種情況：v填充相同數(shù)據(jù)(復(fù)制數(shù)據(jù)) v填充序列數(shù)據(jù)v填充用戶自定義序列數(shù)據(jù) （4）利用命令導(dǎo)入外部數(shù)據(jù) 執(zhí)行“數(shù)據(jù)|導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”菜單命令，可以導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫(kù)(如Access、FoxPro、Lotus123等)產(chǎn)生的文件，還可以導(dǎo)入文本文件。 Excel的主要功能不在于它能顯示、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，更重要的是對(duì)數(shù)

6、據(jù)的計(jì)算能力，它允許使用公式和函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。2. 2. 使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)v使用公式計(jì)算數(shù)據(jù) 公式是對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與計(jì)算的等式。它以“=”開(kāi)始，后面跟表達(dá)式。算術(shù)運(yùn)算符 +（加）、-（減）、*(乘）、 /（除）、%(百分比）、(乘方）關(guān)系運(yùn)算符 =、=、=、文本運(yùn)算符（&)引用運(yùn)算符，：空格引用運(yùn)算符如何使用？ 引用運(yùn)算符引用運(yùn)算符含義含義示例示例：(區(qū)域運(yùn)算符) 包括兩個(gè)引用在內(nèi)的所有單元格的引用 SUM(A1：C3) ，(聯(lián)合操作符) 對(duì)多個(gè)引用合并為一個(gè)引用 SUM(A1，C3) 空格(交叉操作符) 產(chǎn)生同時(shí)隸屬于兩個(gè)引用的單元格區(qū)域的引用 SU

7、M(A1：C4 B2：D3) v使用函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù) 對(duì)于一些復(fù)雜的運(yùn)算(如開(kāi)平方根、求標(biāo)準(zhǔn)偏差等)， 如果由用戶自己設(shè)計(jì)公式來(lái)完成會(huì)很困難，Excel 2003提供了許多功能完備易于使用的函數(shù)，涉及財(cái)務(wù)、日期和時(shí)間、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)庫(kù)、文本、信息等多方面。 2、在展開(kāi)的函數(shù)、在展開(kāi)的函數(shù)列表中進(jìn)行選擇列表中進(jìn)行選擇1、在需要使用、在需要使用函數(shù)的單元格中函數(shù)的單元格中輸入輸入“”號(hào)號(hào)函數(shù)功能說(shuō)明函數(shù)功能說(shuō)明3 、選擇或輸入、選擇或輸入函數(shù)參數(shù)函數(shù)參數(shù)v相對(duì)引用 當(dāng)公式在復(fù)制或填入到新位置時(shí)，公式不變，單元格地址隨著位置的不同而變化。 v絕對(duì)引用指公式復(fù)制或填入到新位置時(shí)，單

8、元格地址保持不變。 v混合引用 指在一個(gè)單元格地址中，既有相對(duì)引用又有絕對(duì)引用。 公式和函數(shù)中單元格的引用地址公式和函數(shù)中單元格的引用地址 ：4.3.24.3.2編輯工作表編輯工作表 工作表的編輯主要包括工作表中數(shù)據(jù)的編輯，單元格、行、列的插入和刪除，以及工作表的插入、移動(dòng)、復(fù)制、刪除、重命名等。工作表的編輯遵守“先選定，后執(zhí)行”的原則。 Excel中有清除和刪除兩個(gè)概念，它們的區(qū)別在于：1. 1.工作表中數(shù)據(jù)的編輯工作表中數(shù)據(jù)的編輯v清除針對(duì)的是單元格中的數(shù)據(jù)，單元格本身仍保留在原位置 v刪除針對(duì)的是單元格，是把單元格連同其中的內(nèi)容從工作表中刪除 v要替換目標(biāo)單元格的數(shù)據(jù)，通過(guò)執(zhí)行“編輯|剪

9、切”或“編輯|復(fù)制”菜單命令，再執(zhí)行“編輯|粘貼”菜單命令實(shí)現(xiàn)，也可以利用“常用”工具欄中的相應(yīng)按鈕、編輯快捷鍵或快捷菜單v要保留目標(biāo)單元格的數(shù)據(jù)，在執(zhí)行“剪切”或“復(fù)制”命令后，執(zhí)行“插入|剪切單元格”或“插入|復(fù)制單元格”菜單命令 v“選擇性粘貼”命令 先選定數(shù)據(jù)，執(zhí)行“編輯|復(fù)制”菜單命令，再單擊目標(biāo)單元格，執(zhí)行“編輯|選擇性粘貼”菜單命令，在“選擇性粘貼”對(duì)話框中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置 數(shù)據(jù)在輸入時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)遺漏，有時(shí)是漏掉一個(gè)數(shù)據(jù)，有時(shí)可能漏掉一行或一列，這時(shí)可以通過(guò)插入操作進(jìn)行修改。 2.2.單元格、行、列的插入和刪除單元格、行、列的插入和刪除 v單元格、行、列的插入操作可以通過(guò)“插入”菜單

10、中的相應(yīng)命令實(shí)現(xiàn) v刪除操作則可以通過(guò)執(zhí)行“編輯|刪除”菜單命令，在“刪除”對(duì)話框中選擇相應(yīng)的命令完成 如果一個(gè)工作簿中包含多個(gè)工作表，可以使用Excel提供的工作表管理功能對(duì)工作表進(jìn)行管理。常用的方法是：在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇相應(yīng)的命令。3.3.工作表的插入、移動(dòng)、復(fù)制、刪除、重命名工作表的插入、移動(dòng)、復(fù)制、刪除、重命名 4.3.34.3.3格式化工作表格式化工作表 工作表的格式化主要包括格式化數(shù)據(jù)、調(diào)整工作表的列寬和行高、設(shè)置對(duì)齊方式、添加邊框和底紋、使用條件格式以及自動(dòng)套用格式等。 要設(shè)置數(shù)據(jù)格式，可以通過(guò)“格式|單元格”菜單命令或右鍵快捷菜單中的“設(shè)置單元格格式

11、”命令打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中完成。 1. 1.格式化數(shù)據(jù)格式化數(shù)據(jù) v如果數(shù)據(jù)格式比較簡(jiǎn)單，可以直接通過(guò)“格式”工具欄對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)格式按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn) v要取消數(shù)據(jù)格式可以通過(guò)執(zhí)行“編輯|清除|格式”菜單命令完成 v通過(guò)“單元格格式”對(duì)話框中的“字體”選項(xiàng)卡來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行字符格式化 2.2.調(diào)整工作表的列寬和行高調(diào)整工作表的列寬和行高 v設(shè)置每列的寬度和每行的高度是改善工作表外觀經(jīng)常用到的手段v調(diào)整列寬和行高最快捷的方法是利用鼠標(biāo)來(lái)完成v要精確調(diào)整列寬和行高，可以通過(guò)“格式|列”、“格式|行”菜單中的相應(yīng)命令執(zhí)行 3.3.設(shè)置對(duì)齊方式設(shè)置對(duì)齊方式 v輸入單元格中的數(shù)據(jù)通常具有不同的

12、數(shù)據(jù)類型，在Excel中不同類型的數(shù)據(jù)在單元格中以不同的默認(rèn)方式對(duì)齊v如果只需簡(jiǎn)單地把數(shù)據(jù)設(shè)置成左對(duì)齊、居中、右對(duì)齊，可以直接單擊“格式”工具欄字符格式化的相應(yīng)按鈕 v如果數(shù)據(jù)的水平對(duì)齊方式和垂直對(duì)齊都要進(jìn)行設(shè)置，通過(guò)“格式|單元格”或右鍵快捷菜單中的“設(shè)置單元格格式”命令打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，在“對(duì)齊”選項(xiàng)卡中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置 v除了設(shè)置對(duì)齊方式，在選項(xiàng)卡中還可以對(duì)文本進(jìn)行顯示控制，有效解決文本的顯示問(wèn)題 4.4.添加邊框和底紋添加邊框和底紋 v選擇相應(yīng)的區(qū)域，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，在“邊框”選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置v如果是添加簡(jiǎn)單的邊框，可以直接單擊“格式”工具欄的“邊框”按鈕 v通過(guò)“單元格

13、格式”對(duì)話框的“圖案”選項(xiàng)卡來(lái)為工作表加上背景顏色或圖案 v如果只是添加簡(jiǎn)單的背景顏色，可以直接單擊“格式”工具欄的“填充顏色”按鈕 5.5.使用條件格式使用條件格式 條件格式可以使數(shù)據(jù)在滿足不同的條件時(shí)，顯示不同的格式。 6.6.自動(dòng)套用格式自動(dòng)套用格式 選定要應(yīng)用格式的工作表區(qū)域，執(zhí)行“格式|自動(dòng)套用格式”菜單命令，打開(kāi)“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框 4.4 4.4 制作圖表制作圖表 4.4.14.4.1創(chuàng)建圖表創(chuàng)建圖表 4.4.24.4.2編輯圖表編輯圖表 4.4.34.4.3格式化圖表格式化圖表 用圖表來(lái)描述電子表格中的數(shù)據(jù)是Excel的主要功能之一。Excel能夠?qū)㈦娮颖砀裰械臄?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成各種

14、類型的統(tǒng)計(jì)圖表，更直觀地揭示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，反映數(shù)據(jù)的變化規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)，使我們能一目了然地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。 常用的圖表類型有柱形圖、條形圖、餅圖、折線圖、XY散點(diǎn)圖等 創(chuàng)建圖表有2種方式： 4.4.14.4.1創(chuàng)建圖表創(chuàng)建圖表 v對(duì)選定的數(shù)據(jù)源直接按F11鍵快速創(chuàng)建圖表v利用圖表向?qū)?chuàng)建個(gè)性化圖表，通過(guò)執(zhí)行“插入|圖表”菜單命令或單擊“常用”工具欄中的“圖表向?qū)А卑粹o來(lái)完成 圖表向?qū)е唬簣D表類型圖表向?qū)е唬簣D表類型1、選擇圖表類型、選擇圖表類型2、選、選擇子圖擇子圖表類型表類型3、單擊、單擊“下一步下一步”進(jìn)入步驟二對(duì)話框進(jìn)入步驟二對(duì)話框表向?qū)@示表向?qū)@示4個(gè)對(duì)話框分個(gè)對(duì)話框分4個(gè)步驟來(lái)創(chuàng)建圖表：個(gè)步驟來(lái)創(chuàng)建圖表： 圖表向?qū)е簣D表源數(shù)據(jù)圖表向?qū)е簣D表源數(shù)據(jù)1、選、選擇數(shù)據(jù)擇數(shù)據(jù)源區(qū)域源區(qū)域2、選擇、選擇行或列作行或列作為系列為系列3、單擊、單擊“下一步下一步”進(jìn)入步驟進(jìn)入步驟3對(duì)話框?qū)υ捒驁D表向?qū)е簣D表選項(xiàng)圖表向?qū)е簣D表選項(xiàng)3、單擊、單擊“下一步下一步”進(jìn)入步驟進(jìn)入步驟4對(duì)話框?qū)υ捒?、輸、輸入標(biāo)題入標(biāo)題名稱名稱2、輸入、輸入分類軸分類軸名稱名稱1、選擇將圖表插入當(dāng)、選擇將圖表插入當(dāng)前工作表中或是新的前工作表中或是新的工作表中工作表中2、單擊、單擊“完成完成”按鈕，整個(gè)圖按鈕，整個(gè)圖表創(chuàng)建過(guò)程完表創(chuàng)建過(guò)程完畢畢圖表向?qū)е模簣D表位置