備件經(jīng)理DMS系統(tǒng)講解[通用]

1、目 錄第一章 采購管理 第一章 采購管理 1.1 采購管理 點擊進入“業(yè)務(wù)備件管理采購管理”界面，如下圖所示： 采購管理選擇廠家采購，第一次和廠家采購訂單時，需進入備件管理-備件其它-供應(yīng)商模塊，維護供應(yīng)商信息包括其它供應(yīng)商信息也可在此進行維護。 點擊“新開”按鈕，在供應(yīng)商信息窗口輸入供應(yīng)商號、供應(yīng)商名稱等相關(guān)信息，然后點擊“保存”按鈕即可。 返回廠家采購模塊，在“采購管理”界面中，單擊“新建”按鈕，選擇供應(yīng)商信息。 進入訂單新建/編輯窗口，選擇訂單類型、提貨方式，廠牌選擇開瑞微車。訂單類型分為：常規(guī)訂單（M）、緊急訂單（E）、特殊訂單（S）、火急訂單（V） 在庫存信息窗口，系統(tǒng)可根據(jù)備件編號

2、、備件名稱、適用車型、貨位號等條件來查找相關(guān)備件，點擊“暫存訂單”按鈕，會彈出一對話框提示：“訂單保存成功”，此時訂單狀態(tài)為“未確認”，如果單擊“自動生成”按鈕，系統(tǒng)會根據(jù)庫存高低限自動生成一份訂單。備注：查找配件時需注意該配件最小包裝量、庫存報警等信息配件號：模糊查詢，只需輸入該配件數(shù)字位即可查詢名稱：輸入該配件英文首字母或通過該配件的專業(yè)術(shù)語來查找該配件 若在庫存信息表找不到該配件，必須先通過更新代碼庫。然后進入備件目錄庫模塊，點擊“批量轉(zhuǎn)”按鈕把配件轉(zhuǎn)入到服務(wù)站庫存。 在“訂單詳情”界面中，可查看已訂備件明細若需修改備件，可通過鼠標右鍵修改和刪除備件，需暫時保存該訂單，點擊“暫存訂單”按

3、鈕，該訂單狀態(tài)為“未確認”狀態(tài)。備注：也可通過點擊“缺件”按鈕，來調(diào)用前臺登記缺件信息。 返回采購管理廠家采購模塊，可查看該訂單的狀態(tài)為“未確認”狀態(tài)，在”未確認”狀態(tài)下，可對該訂單明細進行修改,鼠標雙擊打開，或選中該訂單后，點擊“打開”按鈕即可。 服務(wù)站在每個月上傳常規(guī)訂單時有訂單日歷時間限制，進入“采購管理”“日歷”模塊，可查詢。如下圖： 輸 入訂單月份，然后點擊“檢索”按鈕，如下圖： 如服務(wù)站確認已訂備件明細，也可統(tǒng)計此次訂貨金額，點擊“確認訂單”按鈕，該訂單狀態(tài)自動變?yōu)椤耙汛_認”狀態(tài)。 在“已確認”訂單狀態(tài)下，需對該訂單進行修改，雙擊打開該訂單后，點擊“審核拒絕”按鈕，把該訂單的狀態(tài)返

4、回為“未確認”狀態(tài)才可進行修改。 在“采購管理”界面中，打開“訂單詳情”窗口，單擊“審核通過”按鈕，會彈出一對話框提示“訂單審核已通過”，則該訂單的狀態(tài)變成“已審核”，如下圖： 訂單狀態(tài)在“已審核”狀態(tài)下，點擊“發(fā)送”按鈕即可將訂單直接發(fā)送給奇瑞備件公司。 在“已審核”訂單狀態(tài)下面，雙擊打開該訂單，點擊“撤銷審核”按鈕，該訂單狀態(tài)返回“已確認”狀態(tài)，在“已確認”訂單狀態(tài)下再對該訂單進行審核拒絕，返回“未確認”狀態(tài)，可對該訂單進行修改。 訂單發(fā)送成功后，點“受理”按鈕可查看該訂單在廠家的受理情況。選擇“已發(fā)送”的訂單，點擊“受理”按鈕即可。備注：對狀態(tài)為“已發(fā)送”狀態(tài)的訂單，服務(wù)站無法再次對其進

5、行修改。 備件公司受理該訂單狀態(tài)分為已審核、已受理、已備料、已銷售、已發(fā)運狀態(tài)。（服務(wù)站可查看此訂單廠家處理狀態(tài)）已審核：表示奇瑞備件公司財務(wù)已審核通過該訂單，若審核未通過，表明該服務(wù)站在廠家備件往來賬的賬戶資金不足，服務(wù)站需和廠家進行打款處理。已受理：備件公司已開始受理服務(wù)站訂單。已備料：奇瑞備件公司倉庫開始對服務(wù)站的訂單進行備料。已銷售：備件公司對其訂單進行出庫處理，安排物流商。已發(fā)運：備件公司已安排物流發(fā)運這批備件。 服務(wù)站若收到此批配件，在系統(tǒng)中此訂單處理狀態(tài)顯示為“已發(fā)運”狀態(tài)，需對該訂單進行“到貨”驗收處理，在“已發(fā)運”訂單狀態(tài)下，選中該訂單后點擊“到貨”按鈕。 若對奇瑞備件公司總

6、部庫存不足的配件，該訂單的訂貨數(shù)和廠家供貨數(shù)不同，也可在檢查說明處查詢供貨不足的原因。備注：系統(tǒng)入庫是以供貨數(shù)為標準而不是訂貨數(shù)和驗收數(shù)。 對“總部新加件”，服務(wù)站并未訂購的配件，此時該訂單明細窗口顯示該配件的訂貨數(shù)為“0”，供貨數(shù)為廠家供應(yīng)該配件的數(shù)量，也可通過檢查說明處來查詢廠家備注的相關(guān)信息。如下圖所示： 點擊“到貨”按鈕之后，服務(wù)站需對此次訂單到貨是否及時、訂單是否滿意進行評價，點擊“確定”按鈕，該訂單到貨成功，總部訂單為“已驗收”狀態(tài)。 訂單在“已到貨”狀態(tài)下，若對“總部新加件”的配件雙擊打開該訂單后，可在訂貨說明處查詢此張訂單有多少新加件。 當訂單的狀態(tài)為“已到貨”時，在“采購管理

7、”界面中，單擊“驗收”按鈕，如下圖。 進入訂單入庫界面，對某些配件品牌為空的，需重設(shè)品牌、選擇供貨價含稅、款項結(jié)清需打上對鉤，然后點擊“驗收入庫”按鈕。 點擊“設(shè)置”按鈕后，系統(tǒng)會自動提示“您確定要重設(shè)訂單明細的品牌為開瑞微車嗎？”，點擊“確定”按鈕，品牌重設(shè)成功，如下圖 若收到備件，發(fā)現(xiàn)備件有質(zhì)量上面的問題可通過在破損數(shù)一欄，輸入具體破損數(shù)量，找到該備件后鼠標雙擊打開，輸入破損數(shù)后，點擊確定按鈕。 單擊“驗收入庫”按鈕，會彈出一對話框提示“訂單已入庫”，此狀態(tài)變成“已入庫”狀態(tài)。說明：如選擇“款項是否已結(jié)清”，可手動給該采購單標明為“結(jié)清”；如選擇“入庫后生成補發(fā)訂單”，系統(tǒng)會自動生成一張訂

8、單號以“P”開頭的貨損單。 在“采購管理”界面中，單擊“統(tǒng)計”按鈕，即可看到統(tǒng)計出的采購信息。 統(tǒng)計結(jié)果也可以圖表的形式顯示，單擊“圖表”按鈕，在“采購統(tǒng)計圖”界面中可以不同的顯示方式顯示不同統(tǒng)計方式的圖表，如“條形”、“線形”等。1.2 總部訂單 對于總部制作的訂單，服務(wù)站備件到貨后，需進入采購管理-廠家采購-總部訂單模塊，點擊“總部訂單”按鈕，如下圖。備注：總部訂單主要適用于新建站，廠家第一次強制配貨給服務(wù)站的配件 進入總部訂單窗口，通過輸入訂單號，點擊“檢索”按鈕即可檢索該訂單的訂貨明細，該訂單狀態(tài)為“已發(fā)運”狀態(tài)。如下圖 服務(wù)站需 對此訂單進行入庫處理，點擊“生成”按鈕，然后選擇供應(yīng)商

9、信息，系統(tǒng)自動提示“您確定要將總部訂單生成本地嗎？”，點擊“確定”按鈕，服務(wù)站評價此次訂單到貨及時和滿意度評價。 返回“采購管理”“廠家采購”模塊，在本地即可生成一張“已到貨”狀態(tài)的訂貨單，需對此訂單進行到貨驗收處理，成批入庫所有備件。（接下來操作步驟和服務(wù)站制作訂單到貨驗收操作步驟相同） 1. 3 備件索賠 服務(wù)站收到的備件若是廠家備件質(zhì)量問題，服務(wù)站可和備件公司進行備件索賠處理，進入系統(tǒng)-售后模塊-備件業(yè)務(wù)-備件索賠申請單，如下圖 點擊“新單”按鈕，進入備件索賠申請單窗口，如下圖 在申請內(nèi)容處，填寫收貨日期、運輸公司、運輸單據(jù)號、銷售清單號、訂單號、訂單作業(yè)號、訂單類型（必須選擇索賠）、備

10、件驗收人、聯(lián)系電話、備件經(jīng)理、傳真號、備注等信息。 索賠零件清單，通過鼠標右鍵可以新增、修改、刪除配件，點擊“新增”進入訂貨材料窗口。 在該窗口通過材料號來查找配件，輸入銷售數(shù)量、實收數(shù)量、損壞數(shù)量、錯訂數(shù)量、選擇損壞代碼、索賠代碼，然后點擊“保存”按鈕即可。例：S22-2905010訂購5個，破損一個。銷售數(shù)量：5 實收數(shù)量：5 損壞數(shù)量：1 錯訂數(shù)量：0 如遇單件索賠的金額超過100元，必須和廠家上傳三張照片，根據(jù)備件公司特殊要求某些備件也需上傳照片，每張照片大小也必須控制在30K-100K之內(nèi)。 填寫完索賠零件清單和申請內(nèi)容后，點擊“上傳”按鈕即可將該申請單上傳給備件公司，備件公司會對此

11、申請單進行受理。1. 4 外出采購 服務(wù)站對外出采購的配件需進行入庫處理，進入“采購管理外出采購模塊”，如下圖所示： 點擊“新建”按鈕，然后選擇供應(yīng)商信息，進入訂單編輯窗口，在此窗口中可查看該訂單的訂購方式顯示為“外購”。 根據(jù)備件編號、名稱、車型、貨位號、品牌等信息在備件庫存信息表中去查找備件，若在庫存信息表找不到該備件，可通過點擊“新配件”按鈕去輸入新配件信息。 點擊“新配件”按鈕后，進入新配件窗口輸入新配件號、配件名稱、選擇品牌信息為哪個庫，入庫價、出庫價、貨位號等信息，然后點擊“保存”按鈕即可。 找到所需入庫的配件后，需對配件信息進行修改，可在已訂配件窗口通過鼠標右鍵修改和刪除配件，也可點擊“暫存訂單”按鈕，暫時保存該訂單信息，點擊“直接入庫”按鈕即可對備件進行入庫處理。 進入直接入庫窗口，如貴公司屬于“小規(guī)模納稅人”則購入價以“含稅價”入庫，稅率可不去選擇，“供貨價含稅”打上對鉤，點擊“確定”按鈕即可。備注：如貴公司為一般納稅人，購入價以“不含稅價”入庫，需選擇稅率“17