時(shí)間管理和差旅服務(wù)

1、第一節(jié) 時(shí)間管理概述一、時(shí)間管理含義 時(shí)間管理就是運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及管理方法對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效的利用，減少隨意性，以到達(dá)合理支配時(shí)間，提高工作效率的目的。 第一節(jié) 時(shí)間管理概述二、時(shí)間管理方法 (一)方案管理 為了提高工作效率，預(yù)先將一定時(shí)間周期內(nèi)的工作進(jìn)行安排。日常時(shí)間管理方案的重點(diǎn)是日方案、周方案、月方案。 第一節(jié) 時(shí)間管理概述二、時(shí)間管理方法 (二)“四象限法 應(yīng)有重點(diǎn)地把主要精力和時(shí)間用在處理那些重要但不緊急的工作上，也就是說(shuō)更多把握第二象限的時(shí)間。 “四象限法最大的功能在于讓人們把大局部時(shí)間花在最需要的地方。第一節(jié) 時(shí)間管理概述二、時(shí)間管理方法 (三)ABC分類(lèi)方法 根據(jù)事務(wù)的重要程度，

2、將待辦的事務(wù)劃分為A、B、C三個(gè)等級(jí)，然后按照事項(xiàng)的重要等級(jí)依據(jù)完成任務(wù)的方法。 除綜合運(yùn)用上述方法外，往往還需考慮到應(yīng)付意外的突發(fā)事件及臨時(shí)不確定性事件。第一節(jié) 時(shí)間管理概述三、辦公室時(shí)間管理 (一)控制拖延 找到自己拖延時(shí)間的原因，采取切實(shí)行動(dòng)來(lái)改變拖延時(shí)間的習(xí)慣。第一節(jié) 時(shí)間管理概述三、辦公室時(shí)間管理 (二)制定行動(dòng)方案 辦公室的行動(dòng)方案是一份具體的待辦事項(xiàng)的清單。 在給待辦事務(wù)排列順序時(shí)，除了要根據(jù)事務(wù)的重要程度將待辦的事務(wù)劃分類(lèi)別外，還要考慮完成某項(xiàng)具體事務(wù)需要花費(fèi)的時(shí)間。某些雖然不是最重要、最緊急但只需要很少時(shí)間就能辦完的事務(wù),可以集中在一個(gè)工作日開(kāi)始的時(shí)候處理完畢，這樣做便于集中

3、精力處理最重要而費(fèi)時(shí)較多的工作，防止在處理重要而費(fèi)時(shí)較多的事項(xiàng)過(guò)程中受到各種干擾。第一節(jié) 時(shí)間管理概述三、辦公室時(shí)間管理 (三)擬訂日程表第二節(jié) 上司日程安排 一、上司日程安排的概念及意義 指秘書(shū)機(jī)構(gòu)協(xié)同上司對(duì)一定時(shí)限內(nèi)所要進(jìn)行的工作按時(shí)間順序做出合理的方案, 并通過(guò)一系列效勞使方案得以順利實(shí)施的工作。 有利于上司及組織管理層之間的工作協(xié)調(diào)。 有利于秘書(shū)機(jī)構(gòu)區(qū)分輕重緩急安排上司工作活動(dòng)，防止出現(xiàn)時(shí)間沖突。 有利于組織內(nèi)其他相關(guān)部門(mén)聯(lián)系工作。第二節(jié) 上司日程安排 二、上司工作日程表的編制 (一)年度工作方案表第二節(jié) 上司日程安排 二、上司工作日程表的編制 (二)月工作日程表第二節(jié) 上司日程安排

4、二、上司工作日程表的編制 (三)周工作日程表第二節(jié) 上司日程安排 二、上司工作日程表的編制 (四)每天工作日程表第二節(jié) 上司日程安排 二、上司工作日程表的編制 (五)多人日程表第二節(jié) 上司日程安排 三、安排上司日程應(yīng)注意的事項(xiàng) (一)注重實(shí)效,不搞形式主義 (二)注意張馳相間,勞逸結(jié)合 (三)要留有充分的機(jī)動(dòng)時(shí)間 (四)要充分尊重上司本人的意見(jiàn) (五)要注意保守機(jī)密第三節(jié) 差旅效勞 一、差旅效勞概述 (一)差旅效勞的概念 差旅效勞就是為上司的公務(wù)旅行提供各方面效勞。 公務(wù)旅行有兩種類(lèi)型： 下基層到所領(lǐng)導(dǎo)的地區(qū)或下級(jí)單位調(diào)查研究、布置任務(wù)、檢查工作、處理問(wèn)題等。 出公差到外地出席會(huì)議、商務(wù)談判、

5、接洽業(yè)務(wù)、觀(guān)摩考察等。第三節(jié) 差旅效勞 一、差旅效勞概述 (二)差旅效勞工作的意義 第一,良好周到的差旅效勞可以提高上司公務(wù)活動(dòng)的效率。 第二,良好周到的差旅效勞有利于樹(shù)立單位的公關(guān)形象。 第三,良好周到的差旅效勞有利于鍛煉秘書(shū)的才干。第三節(jié) 差旅效勞 一、差旅效勞概述 (三)差旅效勞工作的特點(diǎn) 1.單兵作戰(zhàn)，素質(zhì)要求高 2.時(shí)限性強(qiáng)，勞動(dòng)強(qiáng)度大 3.環(huán)境陌生，未知因素多第三節(jié) 差旅效勞 一、差旅效勞概述 (四)差旅效勞工作的要求 1.考慮周到,反響靈活 2.效勞主動(dòng),辦事細(xì)心 3.說(shuō)話(huà)謹(jǐn)慎,行為檢點(diǎn)第三節(jié) 差旅效勞 二、出差旅行前的準(zhǔn)備 (一)出差旅行安排 接受出差旅行效勞的任務(wù)后,秘書(shū)要主

6、動(dòng)向上司詳細(xì)了解以下內(nèi)容： 1.出差旅行的目的和工作任務(wù) 2.出差旅行的時(shí)間和地點(diǎn) 3.隨行人員安排 4.其他事項(xiàng)安排第三節(jié) 差旅效勞 二、出差旅行前的準(zhǔn)備 (二)旅行日程表 日程表的內(nèi)容包括：出差旅行目的地，出差時(shí)間，出發(fā)、到達(dá)、返程日期及時(shí)間(幾日幾時(shí))，所選交通工具及路線(xiàn)，預(yù)訂的住宿地點(diǎn)，到達(dá)后的活動(dòng)及事項(xiàng)日程安排，需攜帶何物(資料、會(huì)議記錄或其他相關(guān)材料)。第三節(jié) 差旅效勞 三、出差旅行辦理 (一)國(guó)內(nèi)出差旅行辦理 1.落實(shí)交通和賓館(預(yù)定機(jī)票、火車(chē)與汽車(chē)票、賓館) 2.旅費(fèi) 3.公務(wù)活動(dòng)的材料 4.旅行用品第三節(jié) 差旅效勞 三、出差旅行辦理 (二)國(guó)外出差旅行辦理 1.出國(guó)手續(xù)辦理

7、2.隨行物品準(zhǔn)備 3.出入境手續(xù)第三節(jié) 差旅效勞 三、出差旅行辦理 (三)本卷須知 1.飛機(jī)行李托運(yùn) 2.旅途中轉(zhuǎn) 3.尊重習(xí)俗、掌握禮節(jié)4.了解出訪(fǎng)國(guó)使用的語(yǔ)言第三節(jié) 差旅效勞 四、公務(wù)旅行期間和返回后的效勞 (一)時(shí)間管理和交通安排 (二)熱情接待來(lái)訪(fǎng)客人 (三)保持良好的通信聯(lián)系 (四)注意上司的平安和健康 (五)處理外出公務(wù)活動(dòng)的資料 (六)結(jié)算旅差費(fèi)用思 考 題 1.辦公室如何防止或消除拖延時(shí)間的現(xiàn)象？ 2.簡(jiǎn)述上司日程安排的重要意義及其本卷須知。 3.簡(jiǎn)述秘書(shū)在上司出差途中和出差返程后應(yīng)做的工作。 4.假設(shè)你的上司即將出國(guó)旅行，請(qǐng)列一份出國(guó)旅行事務(wù)辦理清單。案例分析 下面是公司總經(jīng)

8、理秘書(shū)某天上班時(shí)遇到的十項(xiàng)待辦事務(wù)，請(qǐng)根據(jù)時(shí)間管理的一般原理，排列處理它們的先后順序。1.總經(jīng)理感覺(jué)近一段時(shí)期各種業(yè)務(wù)會(huì)議太多,耗去了大量時(shí)間,要求秘書(shū)擬訂一個(gè)控制會(huì)議次數(shù)和時(shí)間的方案。2.今天下午國(guó)汽車(chē)銷(xiāo)售商亨德?tīng)栂壬鷮?lái)公司商談代理本公司產(chǎn)品在該國(guó)銷(xiāo)售的具體事宜(意向書(shū)已于5月上海車(chē)展時(shí)交換),秘書(shū)需做好談判準(zhǔn)備工作。3.本市大學(xué)秘書(shū)學(xué)系欲與我公司建立長(zhǎng)期合作關(guān)系,將我公司設(shè)為該校秘書(shū)學(xué)專(zhuān)業(yè)學(xué)生的“實(shí)習(xí)基地,人力資源部問(wèn)秘書(shū)機(jī)構(gòu)是否愿意接納實(shí)習(xí)生,是否愿意建立長(zhǎng)期協(xié)作關(guān)系？4.通知銷(xiāo)售部落實(shí)一名業(yè)務(wù)骨干(最好是經(jīng)理或副經(jīng)理)后天陪同總經(jīng)理去東北出差。5.發(fā)動(dòng)機(jī)車(chē)間一技師的女兒考上了清華大學(xué)

9、,昨天已拿到通知書(shū),要以公司總部名義給他打祝賀 ,通知他到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取本公司頒發(fā)的獎(jiǎng)學(xué)金3000元。6省黨報(bào)記者寫(xiě)了一篇報(bào)道國(guó)務(wù)院總理視察我公司的通訊,已發(fā)到電子信箱,要求公司領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目確認(rèn)事實(shí),打印件加蓋公章后 過(guò)去。7.總部各部門(mén)和各分公司今年新招聘了一批管理人員,將于下周開(kāi)始進(jìn)行崗前集中培訓(xùn),人力資源部要求總經(jīng)理秘書(shū)給新職員開(kāi)一次公文處理講座。8.海爾公司企業(yè)文化參謀先生被本市集團(tuán)請(qǐng)來(lái)做專(zhuān)場(chǎng)企業(yè)文化建設(shè)的講座,詢(xún)問(wèn)總經(jīng)理或思想文化部主任是否參加(每人入場(chǎng)費(fèi)用為350元)。9.總經(jīng)理后天要出差大連,需要落實(shí)往返機(jī)票。10.10天后香港劉德華來(lái)本市開(kāi)演唱會(huì),會(huì)議組織者來(lái)函問(wèn)本公司是否需要優(yōu)惠集體入場(chǎng)券(折扣為票價(jià)的60%,每張價(jià)格為90180元),如果不回電,視作放棄。9. 訂機(jī)票雖然不是很重要，但時(shí)效性很強(qiáng)，稍稍延遲就可能訂不到適宜的機(jī)票，且處理此事只需要幾分鐘打個(gè)訂票 即可。4. 只需要幾分鐘即可辦成，且比較緊急，需要立即做陪同出差的準(zhǔn)備。5. 只需要幾分鐘即可辦成，孩子考上名牌大學(xué)在當(dāng)天可能在員工中傳開(kāi)，如及時(shí)予以祝賀和獎(jiǎng)勵(lì)，會(huì)與消息本身一道傳播，表達(dá)公司對(duì)員工的人文關(guān)心，公關(guān)效果會(huì)更好。因此此事實(shí)際上具有較強(qiáng)的時(shí)效性。8. 問(wèn)總經(jīng)理是否派人參加(建議不派人參加,因?yàn)榭梢哉业接嘘P(guān)書(shū)面資料)。不很重要但也有一定時(shí)效性，請(qǐng)示