酒店合同的模板管理規(guī)定

1、.wd.wdPAGE12 / NUMPAGES12.wd濟(jì)寧薩維爾世紀(jì)酒店文件薩維爾2014003號薩維爾世紀(jì)酒店合同管理規(guī)定第一章：總則第一條：為標(biāo)準(zhǔn)和加強(qiáng)酒店的合同管理工作，預(yù)防和及時解決合同糾紛，有效控制和防范法律風(fēng)險，提高酒店依法治企的管理水平，根據(jù)?中華人民共和國合同法?及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合酒店實際運營，特制定本方法。第二條：本方法所稱合同，是指酒店在運營活動中，以酒店名義與自然人、法人及其他組織之間簽訂的各類合同或協(xié)議，包括經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同、涉外合同、招標(biāo)投標(biāo)文件等。合同一律采用書面形式，即時清結(jié)者除外。勞動合同管理另行制定。第三條：本方法所稱合同管理，是指對酒店及酒店各部門以下簡稱

2、各部門對外簽訂的合同進(jìn)展審查、監(jiān)視和管理。包括合同立項、合同談判、合同起草、合同審查會簽、合同簽署、合同履行、合同變更及解除、合同糾紛處理、合同歸檔、合同備案及其他與合同相關(guān)的事項進(jìn)展全過程的管理，實行責(zé)任把關(guān)，最大程度防范和控制合同風(fēng)險。第二章：合同管理部門、人員及職責(zé)第四條：合同管理實行酒店總經(jīng)理主管、行政部統(tǒng)管、各部門分管、合同承辦人專管的合同分級管理制度。行政部為酒店合同歸口管理部門，合同承辦部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門按各自職責(zé)管理合同，并建設(shè)健全相關(guān)機(jī)制。備注：1、如酒店有法務(wù)部，那么以下行政部職能由法務(wù)部負(fù)責(zé)。2、合同正式文本原件兩份，一份留存于酒店行政部，另一份由留存酒店財務(wù)部

3、，其他相關(guān)部門一律留存合同正式文本復(fù)印件。第五條：酒店行政部履行以下管理職責(zé)：貫徹實施?合同法?及相關(guān)法律法規(guī)，普及合同管理法律知識，建設(shè)和健全合同管理制度；參與酒店重大合同的可行性研究、談判工作；負(fù)責(zé)對合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性進(jìn)展審查；監(jiān)視、檢查合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并協(xié)助有關(guān)部門解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題；審查制作授權(quán)委托書；協(xié)助合同爭議的解決；負(fù)責(zé)或協(xié)助有關(guān)部門制訂、修改、發(fā)布并指導(dǎo)適用合同示范文本；組織對合同管理人員及合同承辦人員的法律知識培訓(xùn)和考核；建設(shè)健全合同臺帳管理，對合同文本包括協(xié)議書、有關(guān)電報、圖表、信函等進(jìn)展登記、備案和匯總統(tǒng)計；十合同管理方面其他應(yīng)當(dāng)由行政部負(fù)責(zé)的事

4、宜。第六條：酒店各部門應(yīng)設(shè)1名兼職合同管理員，負(fù)責(zé)本部門的合同管理工作。合同承辦人為酒店相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)依法授權(quán)的人員，其它人員一律不允許對外代表酒店簽署合同或協(xié)議。第七條：合同承辦部門履行以下管理職責(zé)：一對方當(dāng)事人的資信調(diào)查；二組織合同談判；三擬定、完善本部門使用的合同文本；四負(fù)責(zé)合同文本審查會簽的流轉(zhuǎn)；五負(fù)責(zé)合同授權(quán)委托申請見附件1；六負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)合同的簽署、履行、變更、解除以及爭議處理等工作；七負(fù)責(zé)本部門合同臺帳的建設(shè)與完善，并按期向行政部進(jìn)展備案登記、向酒店檔案管理中心辦理合同檔案移交手續(xù)；八負(fù)責(zé)指定合同承辦人；八其他應(yīng)由承辦部門履行的職責(zé)。第八條：酒店財務(wù)處履行以下管理職責(zé)：一審查合同

5、中的財務(wù)收支事項是否符合國家財經(jīng)法規(guī)、酒店及上級主管部門的財務(wù)管理制度；二審查合同的經(jīng)濟(jì)可行性；三監(jiān)視檢查合同履行情況；四按照合同約定辦理收支事項。第九條：薩維爾酒店管理公司履行以下管理職責(zé)：一對合同訂立、履行、變更、解除等事項實施審查；二對合同訂立、履行中出現(xiàn)的失控點和違法、違規(guī)、違紀(jì)情況，提出審查意見或?qū)彶榻ㄗh。第十條：合同內(nèi)容涉及招標(biāo)投標(biāo)、物資采購、小型基建、加工承攬、技術(shù)改造、科技工程管理、保安服務(wù)、對外投資、保管、運輸、倉儲、酒店形象宣傳與委托、以及其他涉及資金、費用等事項，相關(guān)職能部門應(yīng)參與審查會簽，并按各自職責(zé)提出具體審查意見。第十一條：各合同管理部門及相關(guān)人員不得以任何形式泄露

6、合同簽署、履行過程中所涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)機(jī)密及其他相關(guān)秘密。第三章：合同的簽署第十二條：合同的簽署必須遵守國家法律、行政法規(guī)和酒店的相關(guān)規(guī)章制度，不得利用合同進(jìn)展違法活動。第十三條：酒店法定代表人和酒店法定代表人授權(quán)的人員在授權(quán)范圍內(nèi)有權(quán)代表酒店簽訂合同。授權(quán)委托書見附件2應(yīng)明確委托權(quán)限和期限，制止使用“全權(quán)委托等措辭。凡涉及以下合同時，須由酒店法定代表人每次單獨授權(quán)：一擔(dān)保合同；二代表酒店實施的投資工程、融資工程、資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)工程的投資合同、融資合同、資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)協(xié)議；三企業(yè)兼并、合并、聯(lián)營合同；四其他需要酒店審查同意的合同。第十四條：合同的簽署應(yīng)按以下程序進(jìn)展：一對方當(dāng)事人的資信調(diào)查；二合同的談

7、判；三合同的起草；四合同的審查會簽；五合同的簽署。根據(jù)法律、法規(guī)的規(guī)定或當(dāng)事人的約定，合同需要辦理公證、鑒證、審批、登記等手續(xù)的，應(yīng)由承辦人負(fù)責(zé)向有關(guān)機(jī)構(gòu)申請辦理，行政部予以協(xié)助。第十五條：合同簽署前，承辦部門或合同承辦人應(yīng)仔細(xì)審核對方當(dāng)事人的主體資格、資質(zhì)、資金、履約能力等資信情況，具體包括：一具備簽署合同的主體合同，能以自身名義獨立對外簽署合同，具有經(jīng)年檢有效的營業(yè)執(zhí)照；二涉及專營許可或法律法規(guī)有資質(zhì)(等級)要求的，應(yīng)具備相應(yīng)的有效許可證書、資質(zhì)等級證書；三由代理人代為簽署的合同，應(yīng)具備真實有效的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書和代理人身份證明；四具備相應(yīng)的履約能力，必要時可要求對方出具資產(chǎn)

8、負(fù)債表、銀行出具的資金證明、注冊會計師出具的驗資報告以及近期涉及重大訴訟可能影響合同履行的有關(guān)情況說明；五履約信用記錄良好；六通過招標(biāo)方式確定合同當(dāng)事人的，應(yīng)有生效的中標(biāo)通知書；七其他與合同簽署、履行相關(guān)的情況。第十六條：對不符合本方法第十五條規(guī)定的對方當(dāng)事人，不應(yīng)與其簽署合同；必須簽署合同時，應(yīng)要求其提供合法、真實、有效的擔(dān)保。對方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，還應(yīng)審查擔(dān)保人的擔(dān)保資格和擔(dān)保能力，審查范圍適用第十五條的有關(guān)規(guī)定。第十七條：一般合同文本由各級承辦人自行擬稿；重要合同由行政部負(fù)責(zé)擬稿，并會同業(yè)務(wù)部門共同制訂成統(tǒng)一的格式文本，由承辦人按合同格式文本要求填寫；嚴(yán)禁口頭協(xié)議和非正規(guī)書面形式。任何有

9、疑問和異議的，應(yīng)及時向行政部咨詢。酒店的勞動合同，由人力資源部門專項負(fù)責(zé)。第十八條：合同文本應(yīng)條款齊備，權(quán)利義務(wù)內(nèi)容明確具體，用語標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)謹(jǐn)、簡練、準(zhǔn)確。第十九條：合同一般包括以下主要內(nèi)容：一合同首部1、合同名稱及編號；2、雙方當(dāng)事人 根本情況：包括名稱姓名、住所、法定代表人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等內(nèi)容；3、簽約的目的和依據(jù)。二合同正文1、標(biāo)的；2、數(shù)量、質(zhì)量；3、價款或報酬及付款方式；4、履行方式、期限和地點；5、違約責(zé)任；6、爭議解決方式；7、變更、解除合同的條件；8、根據(jù)法律或合同性質(zhì)應(yīng)當(dāng)具備的其他條款和雙方當(dāng)事人約定的其他主要條款。三尾部1、合同生效的時間和條件；2、合同正份數(shù)和雙方持有

10、狀況；3、附件名稱及數(shù)量；4、雙方法定代表人或授權(quán)委托代表的簽名、蓋章；5、簽約時間和地點；6、其他。第二十條：酒店事務(wù)性合同非經(jīng)濟(jì)合同，由酒店統(tǒng)一授權(quán)后，所屬部門按照本?合同管理方法?內(nèi)部完成審查會簽流程。酒店經(jīng)濟(jì)合同，在合同正式簽署前，合同承辦人應(yīng)將合同文本草案及相關(guān)文件材料按順序提請酒店有關(guān)業(yè)務(wù)部門和行政部審查會簽。根據(jù)需要，各審查會簽部門有權(quán)要求合同承辦人提供與合同有關(guān)的補(bǔ)充證明材料。合同金額標(biāo)的3萬元含以上，須報薩維爾酒店管理公司審查會簽。合同金額標(biāo)的5萬元含以上，須報匯源華興集團(tuán)審批。第二十一條：各審查會簽部門應(yīng)在自送審起5個工作日內(nèi)如遇法定節(jié)假日，時間順延就審查事項出具審查意見。

11、審查意見必須有各審查會簽部門負(fù)責(zé)人的簽字或蓋章。合同審查會簽執(zhí)行?合同審查會簽單?見附件3程序，相關(guān)部門在審查合同文本時，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時，應(yīng)在審查意見中予以明確，并提出修改意見。審查意見應(yīng)明確、具體，制止使用“原那么同意、“ 根本可行等模糊性語言，一旦使用視為對合同文本的否認(rèn)。審查完畢，合同承辦人應(yīng)將審查意見及合同文本交由酒店總經(jīng)理批示并申請用印。第二十二條：各審查會簽部門負(fù)責(zé)審查與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的以下內(nèi)容：一是否符合與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、政策及審批文件；二是否符合與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的各級標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)；三是否符合與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的業(yè)內(nèi)習(xí)慣；四認(rèn)為應(yīng)該審查的其他內(nèi)容。第二十三

12、條：合同涉及招標(biāo)投標(biāo)的，依據(jù)關(guān)于招標(biāo)投標(biāo)的有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定進(jìn)展。第二十四條：各部門對外簽署各項合同應(yīng)使用合同專用章，不得使用行政公章、部門印章或其他印章代替。合同專用章的使用與管理，執(zhí)行?酒店印章管理方法?的有關(guān)規(guī)定，不得超越其使用范圍使用和借用。第二十五條：合同承辦人應(yīng)對正式簽署合同逐頁小簽或申請加蓋合同騎縫章。第四章：合同的履行第二十六條：合同正式生效前，原那么上不得以任何形式實際履行合同。合同生效后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同，遵守全面履行、正確履行和老實信用的原那么。第二十七條：合同履行過程中，合同承辦人應(yīng)及時檢查、了解合同履行情況，出現(xiàn)不嚴(yán)格履行合同的情況，應(yīng)及時書面向部門負(fù)責(zé)人、行政部和

13、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。第二十八條：合同履行過程中，合同承辦人應(yīng)正確行使?合同法?及相關(guān)法律規(guī)定的各種抗辯權(quán)利，全面維護(hù)酒店的合法權(quán)益。第二十九條：合同履行完畢后，履行部門應(yīng)將與合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、會議紀(jì)要、 、 記錄、簽證、索賠報告、合同臺賬等全部資料整理歸檔。第五章：合同的變更和解除第三十條：變更或解除合同，應(yīng)符合法定的或約定的條件和程序。第三十一條：變更或解除合同，合同承辦人應(yīng)及時向其主管部門匯報情況， 經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，參照審查會簽程序辦理相應(yīng)的變更或解除手續(xù)。第三十二條：所有合同、補(bǔ)充協(xié)議包括當(dāng)事人雙方的信函、 、電子郵件等的變更或解除，應(yīng)采用書面形式，并進(jìn)展簽字蓋章。變更、解除和終止合同應(yīng)當(dāng)

14、注意以下事項：一合同主體變更，應(yīng)征得所有合同當(dāng)事人的一致同意，并加蓋簽章；二涉及擔(dān)保事項的合同或合同條款的變更，應(yīng)征得原擔(dān)保單位的書面同意，并加蓋簽章；三經(jīng)薩維爾/匯源華興批準(zhǔn)的合同，變更、解除合同應(yīng)報批準(zhǔn)；四經(jīng)公證、鑒證、登記的合同，變更、解除合同應(yīng)報原公證、鑒證、登記機(jī)關(guān)備案；五其他合同的變更或解除，法律有特別規(guī)定的，按規(guī)定辦理。第三十三條：需辦理變更、解除手續(xù)的合同尚未生效以前，仍按原合同履行。第六章 合同糾紛的處理第三十四條：酒店實行合同糾紛快速反響制度。發(fā)生合同糾紛，承辦部門必須在第一時間向酒店有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門商討解決方案，不得瞞報、漏報或誤報。第三十五條：酒店各部門

15、發(fā)生的合同糾紛需進(jìn)展訴訟或仲裁的，統(tǒng)一由行政部辦理。同時，發(fā)生合同糾紛部門的合同承辦人應(yīng)及時收集并向行政部提供以下證據(jù)材料：一合同文本，包括變更、解除合同的協(xié)議、電報、電傳、 、信函、圖表、視聽材料、授權(quán)委托書、介紹信及其他有關(guān)資料等；二送貨單、提貨單、托運單、驗收單、發(fā)票等有關(guān)單據(jù)、票據(jù)；三付款憑證、托收憑證及其他財務(wù)憑證；四產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品和鑒定報告；五有關(guān)違約的證據(jù)材料；六與處理糾紛有關(guān)的其他材料。第三十六條：行政部對合同糾紛進(jìn)展調(diào)查取證時，有關(guān)部門應(yīng)予以支持和配合，根據(jù)工作需要，指派糾紛涉及部門參與仲裁、訴訟、出庭作證，各有關(guān)部門不得拒絕。第三十七條：處理合同糾紛時，應(yīng)特別注

16、意以下問題：一在證據(jù)可能喪失或以后難以取得的情況下，及時采取證據(jù)保全措施；二發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人或利害關(guān)系人有可能隱匿、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)將使我方權(quán)利難以實現(xiàn)時，及時依法申請采取財產(chǎn)保全措施；三對于債權(quán)債務(wù)關(guān)系明確，合法且對方對債務(wù)無異議的，依法及時向人民法院申請支付令；四做好每起合同糾紛的實況記錄，存案備查；五凡屬我方責(zé)任的合同糾紛，要查明原因，分清責(zé)任，要求責(zé)任人員承當(dāng)責(zé)任，并責(zé)成其提出補(bǔ)救措施。第三十八條：對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)生效的調(diào)解書、裁決、判決時，承辦人應(yīng)及時報行政部，由行政部向人民法院申請強(qiáng)制執(zhí)行。第三十九條：酒店實行合同過錯責(zé)任追究制度。發(fā)生合同糾紛，應(yīng)當(dāng)按照糾紛形成的具體原因和經(jīng)辦人主觀

17、過錯情況，追究相關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任。第七章 合同檔案的保管第四十條：合同檔案是指酒店合同包括附件及其他與合同有關(guān)的具有保存價值的文件材料。凡歸檔的合同文件材料應(yīng)當(dāng)是原件。確不能保存原件的，保存與原件核對無誤的復(fù)印件，并對原件去向予以說明。第四十一條：合同履行期間，承辦部門應(yīng)注意留存相關(guān)文件材料，并于合同履行完畢7日內(nèi)移交酒店行政部保管。移交資料具體包括：一合同訂立過程中形成的工程建議書、意向書、備忘錄、確認(rèn)書、來往電文、資信調(diào)查材料、審核會簽意見、授權(quán)委托書等；二合同履行過程中產(chǎn)生的有關(guān)合同修改、補(bǔ)充、轉(zhuǎn)讓、變更、解除、終止等方面的材料；三解決合同糾紛的有關(guān)材料。第四十二條：承辦部門應(yīng)在每季度末

18、，將本季度本部門完成的合同簽署、履行情況書面向行政部進(jìn)展備案登記。第八章 檢查與考核第四十三條：酒店行政部、財務(wù)部等部門按照各自職責(zé)范圍對酒店各部門合同的審查、簽署、履行、歸檔等管理工作實施定期與不定期的檢查與考核。第四十四條：酒店對盡職盡責(zé)、工作成績顯著和防止或挽救經(jīng)濟(jì)損失有重大奉獻(xiàn)的部門或合同管理員、合同承辦人，將視不同情況給予獎勵。第四十五條：有以下情形之一，未造成經(jīng)濟(jì)損失的，對直接責(zé)任人及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)展批評教育；情節(jié)嚴(yán)重造成經(jīng)濟(jì)損失的，對責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人予以通報批評或行政處分；構(gòu)成犯罪的，應(yīng)當(dāng)追究其刑事責(zé)任：一合同承辦人員超出授權(quán)范圍或期限簽訂合同或沒有獲得授權(quán)簽訂合同的；二簽訂

19、有重大缺陷或無效合同的；三合同承辦人員利用簽訂合同的權(quán)利，為自己或親戚朋友謀取私利的；四 合同承辦人員未及時追究合同對方違約責(zé)任，給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失的；五合同承辦人員應(yīng)及時補(bǔ)辦合同而未及時補(bǔ)辦合同，給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失的；六合同承辦人員或管理人員，在簽訂、履行合同時因失職給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失或?qū)е潞贤m紛被處賠償、罰款的；七泄漏國家秘密、酒店商業(yè)秘密或喪失合同文本等資料，造成惡劣影響或經(jīng)濟(jì)損失的；八落實合同管理信息化工作不到位的；九利用合同進(jìn)展其他違法犯罪活動的。第九章 附 那么第四十六條：本方法解釋權(quán)歸酒店行政部。本方法如與國家法律、法規(guī)相抵觸時，以國家法律、法規(guī)為準(zhǔn)。第四十七條：本方法自發(fā)布之日起實施。