成都?xì)W嘉美工貿(mào)有限公司內(nèi)務(wù)部作業(yè)手冊

1、成都?xì)W嘉美工貿(mào)有限公司 編號：OJM/GJ02-2009實(shí)施日期：2009/3/2 內(nèi)務(wù)部作業(yè)手冊 版號/修訂狀態(tài)： A/0頁次： PAGE 44/40PAGE PAGE 44目錄0.1 內(nèi)務(wù)部作業(yè)手冊修改控制1.0 公司質(zhì)量方針1.1 公司質(zhì)量目標(biāo)1.2 部門質(zhì)量目標(biāo)1.3 內(nèi)務(wù)部職責(zé)及權(quán)限1.4 工作流程1.5 內(nèi)務(wù)部經(jīng)理崗位職責(zé)、任職要求及權(quán)限1.6 采購員崗位職責(zé)及任職要求1.7 內(nèi)部銷售崗位職責(zé)及任職要求1.8 售后服務(wù)協(xié)調(diào)員崗位職責(zé)及任職要求1.9 庫管員崗位職責(zé)及任職要求1.10 內(nèi)務(wù)部管理性文件1.11 內(nèi)務(wù)部員工考核制度1.12 內(nèi)務(wù)部表格匯總0.1 作業(yè)手冊更改記錄序號更改

2、頁碼更改方式更改人/日期審校人/日期批準(zhǔn)人/日期生效日期1.0公司質(zhì)量方針品質(zhì)為根 專業(yè)為本顧客至上 追求卓越1.1 公司質(zhì)量目標(biāo)1） 合同按期交付率90%；2） 采購合格率99；3） 客戶投訴率5；1.2內(nèi)務(wù)部質(zhì)量目標(biāo)部門名稱質(zhì)量目標(biāo)統(tǒng)計(jì)時(shí)限內(nèi)務(wù)部1）報(bào)價(jià)準(zhǔn)確率99每季度統(tǒng)計(jì)2）貨物運(yùn)輸差錯(cuò)率13）采購合格率994）貨物按期到貨率901.3內(nèi)務(wù)部職責(zé)及權(quán)限1.3.1內(nèi)務(wù)部職責(zé)員工出勤考核參照公司考勤制度。內(nèi)務(wù)部工作人員必須注意公司客戶信息、公司資源的保密性。負(fù)責(zé)按照銷售合同、采購申請單、銷售預(yù)測、庫存需求進(jìn)行產(chǎn)品的采購計(jì)劃、采購及委外加工。負(fù)責(zé)對購進(jìn)商品進(jìn)行驗(yàn)收、檢驗(yàn)、入庫、發(fā)放、分類管理。

3、負(fù)責(zé)貨物的發(fā)運(yùn)提取、庫存盤點(diǎn)工作。負(fù)責(zé)產(chǎn)品的返修及保修手續(xù)的辦理。負(fù)責(zé)配合相關(guān)人員進(jìn)行銷售報(bào)價(jià)、合同制定、合同執(zhí)行。負(fù)責(zé)客戶信息資料、供貨商信息資料的收集與建立。負(fù)責(zé)產(chǎn)品資料的收集與訂購。0負(fù)責(zé)提供供貨商及相關(guān)部門要求的各類銷售、采購報(bào)表。1負(fù)責(zé)銷售合同、采購合同的管理。2負(fù)責(zé)供貨商授信額度的申請工作。3負(fù)責(zé)采購發(fā)票的收取。4負(fù)責(zé)ERP銷售模塊、采購模塊、庫存模塊的使用。5負(fù)責(zé)向公司相關(guān)部門反饋信息。6完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。1.3.2內(nèi)務(wù)部權(quán)限有權(quán)對所采購的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行判別。有權(quán)拒絕未經(jīng)評審合同的簽訂與執(zhí)行。有權(quán)決定三方產(chǎn)品供貨單位、外協(xié)單位、貨運(yùn)單位。有權(quán)補(bǔ)充10萬元以內(nèi)AB通用產(chǎn)品的

4、庫存。1.4工作流程1.4.1內(nèi)務(wù)部工作流程客戶、本公司銷售人員訪問（電話、傳真、郵件、拜訪）、售前咨詢問題 技術(shù)問題 售后服務(wù)問題商務(wù) 技術(shù) 報(bào)價(jià)、貨期回復(fù) 與技術(shù)人員協(xié)調(diào)解決 技術(shù) 維修 做銷售合同 OK 按程序進(jìn)行（2.2.2）銷售合同由銷售人員簽字，相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，蓋章，傳真給客戶；合同回傳后，錄入ERP（內(nèi)部銷售）；包括重慶分公司，合同由總公司統(tǒng)一審批、編號；對未產(chǎn)生銷售訂單的報(bào)價(jià)單及時(shí)跟進(jìn)，弄清原因，反饋給銷售，讓銷售采取更為積極的手段根據(jù)銷售合同付款條件訂貨；有預(yù)付款的要求預(yù)付款到賬或見預(yù)付款匯款憑證訂貨，并根據(jù)付款憑證在合同上備注；無合同或合同未生效需預(yù)先訂貨的，需銷售員提交采

5、購申請單并由銷售經(jīng)理或總經(jīng)理簽字審批做采購訂單訂貨，非常規(guī)產(chǎn)品原則上要貨比三家，合同生效后錄入ERP；并及時(shí)確認(rèn)供貨商對訂單的執(zhí)行情況按銷售合同預(yù)計(jì)交貨期催促貨物，保證合同被正常執(zhí)行，并告知客戶或相關(guān)銷售將到貨信息，通知客戶付款和提貨根據(jù)銷售合同條款，對符合提貨條件的貨物請款、提貨；特殊情況需相關(guān)銷售人員提交申請并由銷售經(jīng)理和總經(jīng)理簽字審批 貨物直發(fā) 貨物非直發(fā) 內(nèi)部銷售 成都庫房 重慶庫房 向客戶確認(rèn) （內(nèi)部銷售） 驗(yàn)收（庫管） 驗(yàn)收（庫管） 正確與否，信息及時(shí)反饋 給采購員 不正確 正 供貨商 確 正確制入庫單（采購）制出庫單，由內(nèi)務(wù)經(jīng)理審批后打?。▋?nèi)部銷售）貨物出庫、包裝、發(fā)運(yùn)、ERP出

6、庫（庫管）追蹤客戶收貨情況并記錄，及時(shí)把情況反映給內(nèi)務(wù)經(jīng)理（庫管）督促銷售人員收款（內(nèi)務(wù)部經(jīng)理、內(nèi)部銷售）財(cái)務(wù)開票備注：在以上報(bào)價(jià)、簽訂銷售和采購合同過程中所涉及的技術(shù)問題須由技術(shù)部相關(guān)人員核實(shí)并簽字后方可進(jìn)行。對于委外加工的工程，在簽訂采購合同時(shí)需由相關(guān)技術(shù)工程師確認(rèn)技術(shù)指標(biāo)或圖紙并簽字；加工完成后，需相關(guān)工程師出具驗(yàn)收報(bào)告，確認(rèn)驗(yàn)收合格后方可付款。1.4.2維修流程客戶、本公司銷售人員訪問（電話、傳真、郵件、拜訪）、售前咨詢問題 技術(shù)問題 售后服務(wù)問題商務(wù) 報(bào)價(jià)、貨期回復(fù) 與技術(shù)人員協(xié)調(diào)解決 技術(shù) 維修 做銷售合同 OK 按程序進(jìn)行 保內(nèi)免費(fèi)維修 付費(fèi)維修 轉(zhuǎn)由相關(guān)內(nèi)部銷售報(bào)價(jià)，按銷售合同

7、程序進(jìn)行 （客戶著急，且有現(xiàn)貨） 正常程序維修相關(guān)銷售填寫維修預(yù)先更換申請表 按RA規(guī)定制維修更換申請表 按RA維修流程進(jìn)行 1.4.3采購流程一、AB產(chǎn)品二、非AB產(chǎn)品三、外包、委外、其他銷售訂單（申請單）庫存儲備量市場預(yù)測RA采購政策采購計(jì)劃內(nèi)務(wù)部經(jīng)理審批總經(jīng)理全面掌握采購訂單內(nèi)務(wù)部經(jīng)理審批采購資金申請內(nèi)務(wù)部經(jīng)理審批副總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部支付貨款銷售訂單（申請單）選擇供貨方依據(jù)質(zhì)量價(jià)格貨期，貨比三家確定供貨方及簽訂采購合同內(nèi)務(wù)部經(jīng)理審批蓋章5萬圓以上副總簽字審批10萬圓以上總經(jīng)理簽字審批銷售訂單（申請單）相關(guān)要求市場部提供技術(shù)參數(shù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供預(yù)算及其它要求產(chǎn)品驗(yàn)收（三類產(chǎn)品）工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人驗(yàn)

8、收并向內(nèi)務(wù)部提交書面驗(yàn)收合格報(bào)告采購資金申請內(nèi)務(wù)部經(jīng)理審批副總經(jīng)理審批產(chǎn)品驗(yàn)收入庫庫管員項(xiàng)目負(fù)責(zé)人相關(guān)銷售人員備注：此流程涉及的銷售訂單均為已生效銷售合同或經(jīng)總經(jīng)理審批生效的采購申請單。1.5內(nèi)務(wù)部經(jīng)理崗位職責(zé)、任職要求及權(quán)限1.5.1崗位職責(zé)全面負(fù)責(zé)內(nèi)務(wù)部工作。 負(fù)責(zé)審查銷售合同，對銷售合同中的產(chǎn)品規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等主要內(nèi)容條款負(fù)責(zé)。全面了解銷售合同的執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同執(zhí)行過程中的各種問題，保證銷售合同順利實(shí)施。負(fù)責(zé)控制采購成本，審查采購合同，確保采購合同的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量能滿足銷售合同的需求。根據(jù)銷售訂單、庫存需求、銷售預(yù)測（需總經(jīng)理審批）合理編制采購計(jì)劃，充分理解并運(yùn)用

9、供貨商特價(jià)申請政策。每月根據(jù)采購合同編制資金支出計(jì)劃。根據(jù)銷售合同合理調(diào)配庫存，并提出庫存商品合理化建議，參與實(shí)行庫存決策。保持與代理產(chǎn)品制造商的良好溝通，深刻理解充分運(yùn)用并及時(shí)傳達(dá)其相關(guān)政策。負(fù)責(zé)控制不良訂單的產(chǎn)生，遇到特殊情況及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。0負(fù)責(zé)公司信貸(供貨商)申請工作。1負(fù)責(zé)公司銷售產(chǎn)品分類統(tǒng)計(jì)工作及庫存產(chǎn)品庫齡分析工作。2負(fù)責(zé)產(chǎn)品采購費(fèi)用支出的審批工作，ERP銷售模塊、采購模塊的審批工作。3負(fù)責(zé)工程合同商務(wù)標(biāo)書的制作。4負(fù)責(zé)配合監(jiān)督庫房季度盤點(diǎn)工作。5負(fù)責(zé)采購、內(nèi)部銷售的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和管理。6負(fù)責(zé)與各部門的協(xié)調(diào)工作。1.5.2任職要求：大專及以上學(xué)歷，自動化控制專業(yè)，普通話標(biāo)準(zhǔn)，英語

10、大學(xué)四級。熟悉內(nèi)務(wù)工作流程，具有三年以上行業(yè)商務(wù)經(jīng)驗(yàn)，具有一定的物流知識、財(cái)務(wù)知識。善于溝通，思維清晰，責(zé)任心強(qiáng)。1.5.3權(quán)限有權(quán)拒絕未經(jīng)評審合同的簽訂與執(zhí)行。有權(quán)決定外協(xié)單位、貨運(yùn)單位、三方產(chǎn)品供貨單位。有權(quán)補(bǔ)充10萬元以內(nèi)AB通用產(chǎn)品的庫存。有對直接下級崗位調(diào)配的建議權(quán)和作用的提名權(quán)。有對所屬下級的工作監(jiān)督檢查權(quán)。有對所屬下級的工作爭議裁決權(quán)。 有對直接下級獎懲的建議權(quán)。 對所屬下級的管理水平、業(yè)務(wù)水平和業(yè)績有考核權(quán)。 1.6采購員崗位職責(zé)及任職要求1.6.1崗位職責(zé)職務(wù)描述：根據(jù)采購計(jì)劃，依據(jù)產(chǎn)品交貨周期和客戶需求，以合理的價(jià)格及時(shí)將公司所需產(chǎn)品進(jìn)行采購。熟悉供貨商的銷售模式、產(chǎn)品分類

11、、產(chǎn)品折扣、特價(jià)政策、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)政策及組織結(jié)構(gòu)等，依據(jù)內(nèi)務(wù)部經(jīng)理編制的采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)與供貨商簽訂采購合同（三方產(chǎn)品需貨比三家），并督促采購合同正常如期的履行。加強(qiáng)與供貨商溝通，及時(shí)反饋所訂貨物信息；每周末做出下周到貨預(yù)測報(bào)告。熟悉銷售合同，了解銷售合同執(zhí)行條件，保證采購合同能滿足銷售合同的按期執(zhí)行。保持與銷售人員和內(nèi)部銷售人員的密切溝通、做到合理及時(shí)請款提貨。負(fù)責(zé)與供貨商的財(cái)務(wù)對帳工作，掌握信貸的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)催收和核銷采購發(fā)票工作，收到采購發(fā)票后應(yīng)及時(shí)登記并交付財(cái)務(wù)部。負(fù)責(zé)相關(guān)產(chǎn)品的質(zhì)量問題，對出現(xiàn)的質(zhì)量問題要及時(shí)處理并將信息反饋到部門經(jīng)理。不斷收集市場信息，與信譽(yù)良好的供貨商建立長

12、期合作關(guān)系，并力求降低采購成本。0負(fù)責(zé)按期完成公司要求的月報(bào)工作。1每月根據(jù)采購合同編制資金支出計(jì)劃2負(fù)責(zé)相關(guān)產(chǎn)品的資料訂購、清點(diǎn)及整理工作。3負(fù)責(zé)處理到貨產(chǎn)品與請款不相符事宜；并催討所欠、退貨或索賠事項(xiàng)。4負(fù)責(zé)ERP采購模塊錄入及采購合同和詢價(jià)單的管理工作。5負(fù)責(zé)供貨商信息的整理和建檔工作。6負(fù)責(zé)跟蹤對直發(fā)產(chǎn)品的貨物驗(yàn)收，并填寫貨物驗(yàn)收單。1.6.2任職要求：大專及以上學(xué)歷，有商務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，普通話標(biāo)準(zhǔn)，英語大學(xué)四級，女性。溝通能力強(qiáng)，能與供貨商保持良好關(guān)系。工作認(rèn)真，責(zé)任心強(qiáng)，做事有條理。1.7內(nèi)部銷售崗位職責(zé)及任職要求1.7.1崗位職責(zé)利用電話、傳真、互連網(wǎng)、郵寄等手段發(fā)布相應(yīng)產(chǎn)品的銷售信

13、息，并協(xié)助銷售人員轉(zhuǎn)化為銷售成果。熟悉公司所經(jīng)營產(chǎn)品，處理客戶以各種形式對商品價(jià)格、折扣、貨期的查詢，能夠進(jìn)行最基本選型工作，了解其價(jià)格、貨期、折扣、庫存情況，并確認(rèn)相關(guān)銷售人員跟蹤信息并保證不丟失信息。建立客戶資料,負(fù)責(zé)處理其客戶的來電來訪,重要問題處理意見要有記錄。負(fù)責(zé)報(bào)價(jià)單和銷售合同的制作與管理。負(fù)責(zé)銷售合同執(zhí)行過程的監(jiān)督，隨時(shí)掌握客戶需求和產(chǎn)品采購進(jìn)度，對已具備交貨條件及已到交貨期的合同，及時(shí)通知銷售部并協(xié)調(diào)執(zhí)行；對已經(jīng)具備開票條件的合同，及時(shí)通知財(cái)務(wù)部執(zhí)行。負(fù)責(zé)提供所售產(chǎn)品一般技術(shù)問題的解答；負(fù)責(zé)聯(lián)系產(chǎn)品深層次技術(shù)問題的解答。負(fù)責(zé)產(chǎn)品的售后服務(wù)方面問題的協(xié)調(diào)處理。掌握客戶的應(yīng)付帳款情

14、況，并協(xié)助財(cái)務(wù)部、銷售部催收貨款。根據(jù)市場信息，對公司商品的庫存提供參考意見。0負(fù)責(zé)完成ERP中銷售模塊界定的工作（基礎(chǔ)設(shè)置、銷售訂單、銷售出庫單等）。1負(fù)責(zé)客戶資料信息的整理和建檔工作。 1.7.2任職要求：大專及以上學(xué)歷，普通話標(biāo)準(zhǔn)，英語大學(xué)四級，女性。責(zé)任心強(qiáng)，工作認(rèn)真，善于團(tuán)結(jié)同事。善于和客戶進(jìn)行良好的溝通。1.8售后服務(wù)協(xié)調(diào)員崗位職責(zé)及任職要求1.8.1崗位職責(zé)：負(fù)責(zé)公司的產(chǎn)品售后服務(wù)工作，客戶有售后維修請求時(shí)，熱情接待，及時(shí)填寫設(shè)備維修/更換申請表，并將信息反饋到供貨商相關(guān)部門。 熟悉供貨商的產(chǎn)品維修政策，與供貨商維修部門保持聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)維修費(fèi)用、維修周期，并將信息及時(shí)反饋至客戶。負(fù)

15、責(zé)與供貨商簽訂維修合同，并保證維修周期能滿足客戶的需求。負(fù)責(zé)與內(nèi)部銷售保持密切聯(lián)系，了解客戶簽訂維修合同的進(jìn)展。負(fù)責(zé)定期了解供貨商的維修進(jìn)度，協(xié)調(diào)收付款，及時(shí)跟蹤維修件發(fā)運(yùn)情況，以保證客戶的需求。負(fù)責(zé)客戶維修、更換的收發(fā)及記錄工作。負(fù)責(zé)保內(nèi)和免費(fèi)維修產(chǎn)品的收發(fā)、進(jìn)度記錄及出入庫工作。負(fù)責(zé)提交公司和供貨商需要的送修、在修產(chǎn)品狀況月報(bào)告。1.8.2任職要求：大專及以上學(xué)歷，普通話標(biāo)準(zhǔn)，有商務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)。有良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力。具有一定的相關(guān)產(chǎn)品知識。1.9庫管員崗位職責(zé)1.9.1崗位職責(zé)： 負(fù)責(zé)入庫商品的清點(diǎn)（包括外觀檢查、型號核對），發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)告知相關(guān)采購人員。對出入庫商品及時(shí)在EPR庫存模

16、塊上做收發(fā)貨記錄。負(fù)責(zé)庫存商品妥善保管、保養(yǎng)，分類堆放，保持庫房干凈、整齊。隨時(shí)清庫、查庫，做到帳、物相符；定期盤點(diǎn)，每季度一次，做好商品盤存表。商品出庫必見出庫單，有員工或客戶借貨，需告知部門經(jīng)理，并妥善保管相應(yīng)單據(jù)。負(fù)責(zé)出庫物品的正確性，做恰當(dāng)包裝，包裝適宜長途運(yùn)輸；及時(shí)發(fā)運(yùn)，及時(shí)告知相關(guān)銷售貨物發(fā)運(yùn)情況、比較準(zhǔn)確的到貨時(shí)間，并追蹤客戶收貨情況。負(fù)責(zé)客戶詳細(xì)收發(fā)貨地址信息的收集和及時(shí)更新。對物流公司服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行對比，挑選性價(jià)比最好的物流公司為我司服務(wù)。認(rèn)真填寫貨運(yùn)單，確認(rèn)準(zhǔn)確重量、金額，不得隨意更改運(yùn)單填寫內(nèi)容，嚴(yán)格控制物流成本。0負(fù)責(zé)協(xié)助采購員進(jìn)行產(chǎn)品資料的清點(diǎn)、整理工作。 1.9.2任

17、職要求：高中及以上學(xué)歷，普通話標(biāo)準(zhǔn)。具有很強(qiáng)的責(zé)任心，良好的工作習(xí)慣，工作認(rèn)真細(xì)致。善于團(tuán)結(jié)同事和客戶進(jìn)行良好的溝通。1.10內(nèi)務(wù)部管理性文件1.10.1商務(wù)流程管理規(guī)范1、內(nèi)部銷售根據(jù)顧客電話、傳真、互連網(wǎng)、郵寄等信息，進(jìn)行問題分類處理：1）顧客對RA產(chǎn)品的價(jià)格、貨期、保外維修以及相關(guān)合同問題，轉(zhuǎn)交相關(guān)銷售人員。2）顧客對非RA產(chǎn)品的咨詢，交由相關(guān)采購人員采集信息。3）顧客對產(chǎn)品的技術(shù)問題，轉(zhuǎn)由市場部相關(guān)人員。4）保內(nèi)維修問題，轉(zhuǎn)交維修專員處理。以上問題經(jīng)相關(guān)人員確認(rèn)后，及時(shí)給予回復(fù)或擬定相關(guān)合同和單據(jù)。2、對于顧客和其他部門轉(zhuǎn)交的事件和問題，無論是否有結(jié)果，都要根據(jù)事件的輕重緩急及時(shí)給予回

18、復(fù)，以便業(yè)務(wù)能夠更加順利的進(jìn)行。3、銷售合同生效條件：1）合同條款超出標(biāo)準(zhǔn)合同所規(guī)定范圍的，須通過合同評審后方可蓋章；2）一般情況下根據(jù)銷售合同條款，有預(yù)付款的要求預(yù)付款到賬或見預(yù)付款匯款憑證；3）特殊情況如：無合同或合同未生效需預(yù)先訂貨的，需銷售員提交有效的采購申請單。4、已生效的銷售合同由內(nèi)務(wù)部統(tǒng)一編號。5、內(nèi)部銷售應(yīng)在其管理的銷售合同上做好客戶付款時(shí)間和金額的登記，產(chǎn)品出庫單號登記；并及時(shí)提醒采購員提供和登記相關(guān)的采購合同號。 采購員應(yīng)在其管理的采購合同上做好每個(gè)采購合同所對應(yīng)的銷售合同的登記，并將采購合同號登記在相關(guān)的銷售合同上，作好每次給供方付款的時(shí)間金額的登記，產(chǎn)品入庫單號登記。6

19、、非常規(guī)產(chǎn)品的采購要“貨比三家”。7、對委外加工的產(chǎn)品，須由市場部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供相關(guān)技術(shù)資料或圖紙并簽字；產(chǎn)品加工完成后，須由該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收并提交委外產(chǎn)品驗(yàn)收報(bào)告，由市場部經(jīng)理審批生效后，方可出庫和付款。8、產(chǎn)品入庫必見入庫單，產(chǎn)品出庫必見出庫單，出庫單必須是經(jīng)內(nèi)務(wù)部經(jīng)理或副總經(jīng)理審批有效的。9、貨物發(fā)出后（包括由供貨商直接發(fā)貨至我司客戶的情況），庫管和內(nèi)部銷售需跟蹤落實(shí)貨物發(fā)送過程和到達(dá)情況，并及時(shí)反饋信息給相關(guān)人員。10、采購人員需每月跟蹤并催收采購發(fā)票。11、商品盤點(diǎn)由內(nèi)務(wù)部經(jīng)理和庫管員每季度進(jìn)行一次，并填寫商品盤虧盤盈表。12、內(nèi)務(wù)部各員工應(yīng)做好對商品的服務(wù)標(biāo)識和可追溯性記錄，體

20、現(xiàn)在以下幾方面：銷售合同、采購合同、入庫單、出庫單、采購發(fā)票、銷售發(fā)票及工作記錄等。1.10.2合同的評審和管理1、合同的評審詳見質(zhì)量手冊7.2.22、公司所有合同由內(nèi)務(wù)部統(tǒng)一編號，內(nèi)務(wù)部每年年初向各部門提供當(dāng)年的合同編號規(guī)定。3、銷售合同一式兩份，原件和復(fù)印件各一份。內(nèi)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)合同原件的管理，內(nèi)部銷售負(fù)責(zé)合同復(fù)印件的管理。有關(guān)合同的執(zhí)行記錄均由內(nèi)部銷售登記在合同復(fù)印件上，合同原件上不作任何標(biāo)記。4、合同的復(fù)制、查閱及借閱參見行政部作業(yè)手冊中的檔案管理?xiàng)l例。1.10.3采購信息和采購過程（參見2.2.3采購流程）1.確定采購產(chǎn)品的需求（收集采購信息） 根據(jù)顧客和技術(shù)人員所提供的功能和性能，

21、如產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級、相關(guān)質(zhì)量特性，以及交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、質(zhì)量管理體系等要求，確定采購產(chǎn)品的種類和特性。2 .對采購產(chǎn)品實(shí)施重要度分級。針對采購產(chǎn)品清單，對關(guān)鍵和重要的采購產(chǎn)品進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和咨詢，根據(jù)產(chǎn)品的交貨期合理安排采購順序和采購時(shí)間。3.提出供方預(yù)選名單 針對非常規(guī)的采購產(chǎn)品，提出每種采購產(chǎn)品的預(yù)選供方名單，對這些列入預(yù)選的供方分別進(jìn)行調(diào)查和評價(jià)，進(jìn)行充分比較，非常規(guī)產(chǎn)品要做到“貨比三家”，從而選擇質(zhì)量好、價(jià)格合理、服務(wù)周到、具備長期穩(wěn)定地提供合格產(chǎn)品的能力的供方作為供貨來源。4.在合格供方采購產(chǎn)品 根據(jù)采購計(jì)劃的安排，對已生效的銷售合同及采購申請單到合格供方進(jìn)行采購進(jìn)貨。同時(shí)

22、還需要注意做好合格供方的繼續(xù)調(diào)查和評價(jià)，根據(jù)合同條款以及實(shí)際需求進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督和貨期跟蹤，并及時(shí)反饋信息給相應(yīng)的技術(shù)和銷售人員。5.請款、提貨及驗(yàn)收 根據(jù)到貨情況和實(shí)際需求，對具備提貨條件的產(chǎn)品進(jìn)行請款，并跟蹤發(fā)貨情況，貨到后驗(yàn)收入庫，并將到貨信息通知給相應(yīng)的銷售。1.10.4合格供方的評定準(zhǔn)則我公司為確保采購產(chǎn)品符合規(guī)定的采購要求，應(yīng)對供方主要采購的產(chǎn)品進(jìn)行控制，控制的類型和程序取決于采購產(chǎn)品對隨后產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)和最終產(chǎn)品的影響。根據(jù)供方按工廠要求提供產(chǎn)品的能力進(jìn)行評定和選擇供方，按以下評定準(zhǔn)則執(zhí)行：供方評審小組組成公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、以及相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。評定內(nèi)容我司主要采購的產(chǎn)品

23、；價(jià)格及品質(zhì)；供方的企業(yè)規(guī)模及經(jīng)濟(jì)效益；供方的企業(yè)信譽(yù)；供方的質(zhì)量保證能力；供方的供貨能力；供方的售前售后服務(wù)能力。評定程序公司組織有關(guān)人員對供方進(jìn)行能力文件收集或現(xiàn)場考察；由采購員填寫并提交供方評審記錄表；評審小組成員根據(jù)評審內(nèi)容組織評定、確定合格供方，并將合格供方名單傳遞到內(nèi)務(wù)部；對合格供方進(jìn)行管理及再評定。評審結(jié)論通過評審小組的綜合評價(jià)，評審結(jié)論為：是/否納入主要或一般合格供方。合格供方的管理及重新評定。每年元月份由內(nèi)務(wù)部組織辦公室、總經(jīng)理和銷售部、市場部對合格供方進(jìn)行一次復(fù)評。對合格供方的復(fù)評按供方內(nèi)容和合格供方供貨檔案記錄進(jìn)行復(fù)評，對供貨質(zhì)量下降、履約能力差的取消合格供方資格。1.1

24、0.5外協(xié)管理制度外協(xié)界定因本公司從事銷售服務(wù)，不從事生產(chǎn)活動，部分產(chǎn)品需要向第三方進(jìn)行外包或外協(xié)時(shí)，由各相關(guān)部門填寫作業(yè)申請/通知單并提交至行政部。外協(xié)廠商的選擇方式及確立條件(一)選擇方式：書面審查及實(shí)地考查1. 書面審查;由外協(xié)管理員（即：采購員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）索取三家以上的外協(xié)廠商 HYPERLINK / t _blank 資料，如組織機(jī)構(gòu)代碼、設(shè)備一覽表等。2. 實(shí)地考查：由市場部、銷售部等部門派員，將各廠商的調(diào)查結(jié)果填入供方評審記錄，交由外協(xié)管理員。(二)確立條件：由外協(xié)管理員組織各參與考察的部門進(jìn)行對各廠商的：產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)能力、價(jià)格、管理等作綜合評定。選擇其一做為評定的協(xié)作廠商。

25、外協(xié)管理員的職責(zé)：(一)由外協(xié)管理員負(fù)責(zé)外協(xié)加工或外協(xié)制造的事務(wù)。(二)提供外協(xié) HYPERLINK / t _blank 資料如：藍(lán)圖、操作標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、外協(xié)批(數(shù))量。(三)外協(xié)指導(dǎo)、跟蹤管理：1.使其確實(shí)按照我們的規(guī)定來加工或制造。2.協(xié)助外協(xié)廠商提高外協(xié)件質(zhì)量。3.經(jīng)常聯(lián)系協(xié)調(diào)，了解外協(xié)的進(jìn)度、質(zhì)量。及時(shí)將信息反饋給相關(guān)部門。4. 外協(xié)進(jìn)度督促;確使外協(xié)加工(工序外協(xié)和整體外委)的產(chǎn)品如期交貨。外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量管理1. 外協(xié)件加工制作過程中有關(guān)重件、隱蔽性工序的質(zhì)控工作由市場部負(fù)責(zé)。2.按雙方合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)由市場部組織驗(yàn)收。1.10.6進(jìn)貨驗(yàn)證規(guī)程產(chǎn)品到貨的驗(yàn)證主要分為以下幾部分：

26、直發(fā)產(chǎn)品（即產(chǎn)品由供貨方直接發(fā)至我司客戶）：貨物從供貨方發(fā)出后，由銷售或內(nèi)部銷售電話跟蹤到貨情況，督促客戶收到貨之日起3個(gè)工作日內(nèi)協(xié)助我公司貨物驗(yàn)收（驗(yàn)收項(xiàng)目包括：產(chǎn)品數(shù)量，外觀，隨貨手續(xù)，內(nèi)外包裝有無損壞以及損壞程度，型號規(guī)格的核對），超過3個(gè)工作日未反饋信息的，視為驗(yàn)收合格。記錄并將信息反饋至相應(yīng)采購員，由該采購員填寫每次直發(fā)產(chǎn)品的貨物驗(yàn)收單。非直發(fā)產(chǎn)品（即產(chǎn)品由供貨方直接發(fā)貨至我司）：由庫管員對到貨產(chǎn)品的內(nèi)外包裝、型號、數(shù)量、隨貨手續(xù)進(jìn)行驗(yàn)收，特殊產(chǎn)品須由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和相關(guān)銷售人員對產(chǎn)品外觀及其他特性進(jìn)行驗(yàn)收。由庫管填寫每次到貨的貨物驗(yàn)收單。3） 委外加工的產(chǎn)品：產(chǎn)品加工完成后，須由該項(xiàng)目

27、市場部負(fù)責(zé)人進(jìn)行產(chǎn)品外觀、特性、以及調(diào)試驗(yàn)收并提交委外加工驗(yàn)收報(bào)告，由市場部經(jīng)理審批。審批合格后采取直發(fā)或非直發(fā)的方式發(fā)貨至客戶，并按上兩種方式進(jìn)行驗(yàn)收。以上3種情況，如有發(fā)錯(cuò)和不合格的產(chǎn)品，及時(shí)通知采購人員，由采購人員與供貨方進(jìn)行協(xié)調(diào)，并最終確保采購產(chǎn)品滿足現(xiàn)定的采購要求。 合格產(chǎn)品由庫管員依據(jù)其性質(zhì)和規(guī)格，進(jìn)行分類上架或發(fā)出。由我司發(fā)出的產(chǎn)品，庫管員需跟蹤發(fā)貨情況，并按直發(fā)產(chǎn)品的驗(yàn)收方式督促客戶驗(yàn)收。1.10.7顧客財(cái)產(chǎn)顧客財(cái)產(chǎn)分為：顧客的物質(zhì)財(cái)產(chǎn)、知識財(cái)產(chǎn)、特定信息對顧客暫時(shí)存放在我司和因某種原因我司正在使用的顧客財(cái)產(chǎn)，須具備相應(yīng)的入庫單，庫管對其單獨(dú)識別和驗(yàn)證，并擺放在特定的地點(diǎn)，并按

28、照產(chǎn)品防護(hù)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保護(hù)直至將貨物交付給顧客。對顧客的知識財(cái)產(chǎn)和特定信息，應(yīng)做好相應(yīng)的保密措施，在未經(jīng)顧客同意的情況下不得轉(zhuǎn)交給他人。如果顧客財(cái)產(chǎn)發(fā)生丟失、損壞或發(fā)現(xiàn)不適用的情況，應(yīng)及時(shí)向內(nèi)務(wù)部經(jīng)理和相關(guān)銷售報(bào)告，并作好記錄。1.10.8產(chǎn)品防護(hù)在內(nèi)部處理和交付到預(yù)定的地點(diǎn)期間，應(yīng)對產(chǎn)品提供防護(hù)，已保持符合要求。1.標(biāo)識根據(jù)產(chǎn)品的特性，建立并保持適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)標(biāo)識，如防碰撞、防潮、不能倒置等等，以便為隨后的搬運(yùn)、貯存等活動提出警示并作出相應(yīng)的防護(hù)措施。2.搬運(yùn)和貯存了解所搬運(yùn)產(chǎn)品的特性，掌握必需的操作規(guī)范和作業(yè)安全的要求，對產(chǎn)品提供適當(dāng)?shù)陌徇\(yùn)方式和設(shè)備，防止產(chǎn)品在搬運(yùn)過程中污染，破損和丟失。對

29、特殊精密儀器要防震，防磁場；對于有特殊要求的產(chǎn)品在運(yùn)輸過程中應(yīng)創(chuàng)造必要的溫度和濕度條件。易燃易爆，有毒，有害或?qū)θ藛T、環(huán)境安全有影響的產(chǎn)品，根據(jù)國家已經(jīng)制定的許可證、運(yùn)營證、上路證等相關(guān)的規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。3. 貯存了解物資特性、儲存條件、儲存期，貯存?zhèn)}庫應(yīng)與產(chǎn)品要求相適應(yīng)，保持常溫，嚴(yán)禁煙火，作好通風(fēng)，防潮，控濕，潔凈，采光，防雷，防火，防鼠，防蟲等工作，先進(jìn)先出，防止產(chǎn)品在交付到顧客之前受損。4.包裝合格的包裝能直接構(gòu)成對產(chǎn)品的防護(hù)，也有利于產(chǎn)品搬運(yùn)和貯存的防護(hù)。因此，庫管應(yīng)盡量保證不破壞產(chǎn)品的出廠原包裝。在無原包裝的情況下，應(yīng)做好相應(yīng)的防護(hù)措施，發(fā)運(yùn)前對其做好符合運(yùn)送條件的包裝，以保證產(chǎn)品在

30、安全交付到預(yù)定地點(diǎn)前的品質(zhì)。5.保護(hù)產(chǎn)品入庫必見入庫單，產(chǎn)品出庫必見出庫單，出庫單必須是經(jīng)內(nèi)務(wù)部經(jīng)理或副總經(jīng)理審批有效的。產(chǎn)品在庫房和在交付運(yùn)送至預(yù)定地點(diǎn)期間，均應(yīng)做好防盜工作。每季度對庫存產(chǎn)品進(jìn)行定期檢查盤庫，要求賬、物相符，并填寫商品盤虧盤盈表。1.10.9退、換貨流程及規(guī)定：A、貨物出庫，客戶簽收后，如售出的產(chǎn)品是因產(chǎn)品質(zhì)量問題而引起的退換，客戶一定要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)退回（貨物交付時(shí)間本市不超過五個(gè)工作日，外地不超過十個(gè)工作日）且包裝完好，標(biāo)簽完整，如因路程遙遠(yuǎn)不能及時(shí)退回，需經(jīng)手銷售人員書面申請，否則責(zé)任由經(jīng)手銷售人員承擔(dān)。B、若客戶退貨是因客戶選型錯(cuò)誤或因公司技術(shù)配置錯(cuò)誤，在供貨商政策允

31、許范圍內(nèi)，公司可考慮換貨，差價(jià)、運(yùn)費(fèi)由責(zé)任方承擔(dān)。C、若客戶因?yàn)槠渌颍ㄈ绾贤?xiàng)目撤銷）提出退貨，需按商品售出價(jià)格的30%收取退貨費(fèi)，調(diào)換商品來往的運(yùn)費(fèi)由客戶承擔(dān)。D、若因?qū)蛻舻呐嘤?xùn)工作不力或者指導(dǎo)不當(dāng)造成退換，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)損失。所有的退、換貨必須按以下規(guī)定的流程辦理：電話 提出申請客戶要求 銷售、技術(shù)人員 了解情況市場部 現(xiàn)場調(diào)查售后服務(wù)人員研究 部門經(jīng)理處置意見副總經(jīng)理/總經(jīng)理審批意見 按意見執(zhí)行 客戶情況再回訪 以下情況不能退貨：配件不完整，包裝盒已破損；貨物交付時(shí)間本市已超過五個(gè)工作日，外地已超過十個(gè)工作日；貨物已有使用或明顯人為因素?fù)p壞痕跡；對方不能提供充分證據(jù)說明貨物由

32、本公司提供。1.11內(nèi)務(wù)部員工考核制度1.11.1考核內(nèi)容考核內(nèi)容分公司指標(biāo)和個(gè)人表現(xiàn)兩部分，公司指標(biāo)比例為30（以董事會下達(dá)的指標(biāo)為準(zhǔn)），個(gè)人表現(xiàn)比例為70。表1：考核表公司指標(biāo)類 別超額30以上超額10-30完成95以上完成80以上完成80以下銷售收入（回款）15121053利潤15121053小計(jì)302420106個(gè)人表現(xiàn)工作態(tài)度10工作責(zé)任心10工作效率10工作質(zhì)量10有無較大失誤10工作創(chuàng)新5人際關(guān)系5遵守規(guī)章制度5出勤率95以上5滿分合計(jì)1001.11.2考評小組成員公司考評小組成員由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、內(nèi)務(wù)部、市場部、銷售部（各片區(qū)）負(fù)責(zé)人組成，總經(jīng)理任考評小組組長。1.11.3考

33、評時(shí)間 考評每年春節(jié)前進(jìn)行一次，公司年初召開考評會議，根據(jù)崗位職責(zé)，對員工上年工作進(jìn)行全面綜合考評。1.11.4年終獎分配與工資調(diào)整內(nèi)務(wù)部考核表成績作為年終獎分配及調(diào)整工資的依據(jù)，詳見財(cái)務(wù)有關(guān)規(guī)定。1.12部門記錄清單編號：QR-02-01報(bào)價(jià)單 授權(quán)分銷商 成都?xì)W嘉美工貿(mào)有限公司地址：成都市航空路7號錦官新城華爾茲廣場B幢10-7號郵編：610041收件人: 發(fā)件人：傳 真： 傳 真：電 話： 電 話： 日 期： 頁 數(shù)：報(bào) 價(jià) 單序號名稱型號數(shù)量單價(jià)（元）金額（元）12345678910111213141516合計(jì)：注：報(bào)價(jià)有效期：貨期：編號：QR-02-02委外加工驗(yàn)收報(bào)告委外加工驗(yàn)收報(bào)

34、告項(xiàng)目編號NO:成套廠家聯(lián)系人電話地址傳真項(xiàng)目名稱合同號金額柜體規(guī)格（高） （寬） （深）數(shù)量生產(chǎn)日期設(shè)計(jì)人員銷售人員成套驗(yàn)收設(shè)計(jì)內(nèi)容及要求驗(yàn)收結(jié)果備注1機(jī)柜結(jié)構(gòu)2機(jī)柜噴塑及顏色3外殼防護(hù)等級IP 等級4柜內(nèi)控制器件檢查1各器件完好無缺、無損，緊固完成；2元件是否按照設(shè)計(jì)圖紙布置；3接線連接可靠，合理；4所有接線必須按照圖紙要求校對；5所有電纜必須套號碼管標(biāo)簽；6通電測試1.柜內(nèi)元件上電是否正常工作；2.回路是否短路；3.風(fēng)扇及照明；7其他檢查元器件的隨箱資料、柜體外觀有無損壞；按GB 7251.1-2005/IEC 60439:1999標(biāo)準(zhǔn)該產(chǎn)品檢驗(yàn) 。市場部工程技術(shù)人員（簽字）： 日期：

35、年 月 日市 場 部 經(jīng) 理 （簽字）： 日期： 年 月 日備注： 驗(yàn)證結(jié)果中填寫通過、合格或文字描述，但有數(shù)據(jù)則必須填寫實(shí)測數(shù)據(jù)值。 此表由市場部工程技術(shù)填寫、市場部經(jīng)理簽字后，內(nèi)務(wù)部編號。 表格一式兩份，顧客一份，公司歸檔一份。編號：QR-02-03入庫單成都?xì)W嘉美工貿(mào)有限公司采購入庫單單位 日期合同號 部門單據(jù)號 業(yè)務(wù)員序號物品編碼描述貨位計(jì)量單位數(shù)量不含稅單價(jià)不含稅金額含稅單價(jià)含稅金額12345678合計(jì)（大寫）備注：打印日期： 庫管： 財(cái)務(wù)： 制單：編號：QR-02-04出庫單成都?xì)W嘉美工貿(mào)有限公司銷售出庫單購貨單位 日期 單據(jù)號 合同號 付款方式 業(yè)務(wù)員序號物品編碼描述貨位單位數(shù)量

36、不含稅單價(jià)不含稅金額含稅單價(jià)含稅金額12345678合計(jì)（大寫）備注：收貨人： 請貨人： 庫管： 審批： 制單：編號：QR-02-05貨物借用單成都?xì)W嘉美工貿(mào)有限公司 貨物借用單借貨人（單位）：序號描述（規(guī)格型號）單位數(shù)量借貨原因歸還日期合 計(jì)借用日期： 庫管： 會計(jì)： 審批：共 頁第 頁編號：QR-02-06貨物驗(yàn)收單成都?xì)W嘉美工貿(mào)有限公司 貨物驗(yàn)收單編號：QR-02-06 序號：驗(yàn)證人： 直發(fā) 非直發(fā) 到貨時(shí)間供貨單位 羅克韋爾自動化（中國）有限公司 其他（單位名稱： ）到貨產(chǎn)品類別 AB產(chǎn)品 三方產(chǎn)品驗(yàn)證項(xiàng)目外包裝 （ 合格 不合格 ）件數(shù) （ 件 ）內(nèi)包裝 （ 合格 不合格 ） 型號規(guī)格 （ 合格 不合格 ）數(shù)量 （ 合格 不合格 ）隨貨手續(xù) （ 合格 不合格 ）產(chǎn)品其他特性及外觀 （ 合格 不合格 驗(yàn)證人： ）其他 （ ）備注：1、產(chǎn)品其他特性及外觀應(yīng)由相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和銷售人員進(jìn)行驗(yàn)證。 2、對不合格項(xiàng)的處置，請查看不合格報(bào)告及處置記錄第（ ）號。編號：QR-02-07商品盤虧盤盈表商品盤虧盤盈表物品編碼描述單位盤盈盤虧備注數(shù)量不含稅單價(jià)不含稅金額數(shù)量不含稅單價(jià)不含稅金額合計(jì)：盤點(diǎn)日期： 庫管： 審批：總經(jīng)理審批意見：編號：QR-02-08退、換申請表退、換申請表申請日期銷售人員/申請人