文控中心 目視管理培訓(xùn)

1、1文件管理培訓(xùn)Frank.li2目錄:1.系統(tǒng)文件分類;2.文件分發(fā)流程;3.文件修訂/廢止/補(bǔ)發(fā)流程;4.文件存檔目視管理;5.目視管理案例分享.3系統(tǒng)文件分類文件分類:按控制方式分:受控文件/參考文件/管理文件依文件類型分:內(nèi)部文件/外來文件外來文件包括:國際或國家標(biāo)準(zhǔn)/法律法規(guī)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/地方行政法規(guī)/客戶特殊要求/客戶GP要求/客戶圖面及其它要求.內(nèi)部體系文件:管理類文件:經(jīng)營計(jì)劃/經(jīng)營目標(biāo)和指標(biāo)/過程績效及實(shí)施方案/烏龜圖匯總/EM/EP/EWI/QM/QP等各單位文件:控制計(jì)劃/FMEA/單位管理規(guī)范/現(xiàn)場作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗(yàn)規(guī)范/設(shè)備操作規(guī)范/校準(zhǔn)作業(yè)/設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)等4系統(tǒng)文件管理培

2、訓(xùn)內(nèi)部文件分類:EMS 和OHSAS文件:如 EM/EP/EWI 以表格為模板而編制的一類特殊類型文件:如環(huán)境及健康安全目標(biāo)指標(biāo)及實(shí)施方案表/環(huán)境及健康安全風(fēng)險(xiǎn)評分基準(zhǔn)/環(huán)境因素識別與評價(jià)清單/重要環(huán)境因素及危害源因素.QMS 文件:經(jīng)營計(jì)劃/經(jīng)營目標(biāo)指標(biāo)及實(shí)施方案/過程績效匯總/烏龜圖匯總/客戶特殊要求文件/QM/QP/WI以表格形式套用的三級文件:如圖面/工藝圖/流程圖/FMEA/檢驗(yàn)規(guī)范/設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)規(guī)范/現(xiàn)場操作指導(dǎo)書等。 5新增文件分發(fā)流程文件編寫文件審批文件審準(zhǔn)文控登記編號文件分發(fā)申請需求部門直屬上司/單位主管審批二級:管代審批三級:部門經(jīng)理文控中心文控中心各單位文員注意文件格式或

3、套用表格格式類型審查文件與實(shí)際運(yùn)作是否相符或文件間是否有沖突審查文件與實(shí)際運(yùn)作是否相符或文件間是否有沖突文件編號/版本/格式/副本分配/索取電子檔登記/分發(fā)/舊版回收/索引/建目錄/存檔/目視管理分類別/建目錄/索引/目視管理存檔流 程責(zé)權(quán)單位注意事項(xiàng)6文件修訂/廢止 工作流程 流程 責(zé)任部門 注意事項(xiàng) 文件修訂/廢止文件審批文件核準(zhǔn)文控登記文件分發(fā)修訂單位提出需求直屬上司/單位主管二級:管代核準(zhǔn)三級:部門經(jīng)理核準(zhǔn)文控中心文控中心文件存檔各單位/文控填寫變更廢止申請單/同時(shí)注意文件格式和版本審查文件與實(shí)際運(yùn)作是否相符及文件間是否有沖突審查文件與實(shí)際運(yùn)作是否相符及文件間是否有沖突文件記錄總覽表/

4、版本/格式/更新文件收發(fā)管制表/版本/格式/副本分配舊版及時(shí)回收/廢止/舊版回收文控/各單位及時(shí)存檔/更新目錄/建立索引7文件申請或補(bǔ)發(fā)流程流程 責(zé)權(quán)單位 注意事項(xiàng) 補(bǔ)發(fā)或新增申請審核核準(zhǔn)文控登記文件分發(fā)需求單位申請單位主管管理代表批準(zhǔn)文控中心文控中心文件存檔單位文件管理員文件新增/補(bǔ)發(fā)申請單確認(rèn)是否需要再次確認(rèn)評估是否需要記錄到文件記錄總覽表上更新文件收發(fā)管制表分類別建立目錄/索引8文件存檔規(guī)范化管理(開展文件 5 S 管理)整 理整 頓清 掃清 潔素 養(yǎng)5 S戴明環(huán)PDCA1.將文件分類 2.配置適當(dāng)?shù)奈募?3.計(jì)劃每層放置文件類型4.設(shè)定文件夾配置及文件存檔1.定期清理文件柜以防蟲蛀/防濕/防損壞/防污摳1.及時(shí)將舊版文件回收；2.及時(shí)更新文件索引2.及時(shí)處置舊版文件1.將有用文件和沒用文件分開 2.將作廢文件或舊版文件與有效版文件分開 3.計(jì)劃所需文件夾9目視化文件管理(文件柜存檔)定位管理顏色管理將每層文件編號并固定存放位置,文件柜層與層之間用不同的顏色標(biāo)識,文件夾建檔/索引管理文件夾命名建立目錄文件柜分層卡紙標(biāo)識目錄更新定期維護(hù)10文件存檔改善效果案例分享(圖一） 11文件存檔改善案例分享（圖二） 12文件存檔改善案例分享（圖三） 13文件存檔改善案例分享圖片（圖四） 14文件存檔改善案例分享圖片 文件目錄及索引（圖5） 15培 訓(xùn) 后 要 求： 1.各單位依培訓(xùn)