通過(guò)溝通提升生產(chǎn)力(第四課)PPT課件

1、通過(guò)溝通提高生產(chǎn)力 EPP4目錄第一篇溝通的意義第二篇溝通的同理心第三篇通過(guò)有效的提問(wèn)澄清事實(shí)第四篇傾聽(tīng)完整的信息第五篇行為習(xí)慣如何影響溝通第六篇清晰的書(shū)面溝通第七篇高效運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)第八篇團(tuán)隊(duì)溝通目錄一、溝通的意義 工作環(huán)境中最需要的是懂得溝通的人。在完成了目標(biāo)設(shè)定和計(jì)劃以后，就需要通過(guò)溝通將目標(biāo)和計(jì)劃傳達(dá)給那些需要合作完成此項(xiàng)工作的人。有效的溝通能將員工的思想和工作統(tǒng)一到組織的整體目標(biāo)和方向上。通過(guò)溝通，你能提高組織的活力、熱忱和生產(chǎn)力！為何要溝通？ 溝通藝術(shù)的掌握是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，需要投入時(shí)間和不斷的努力、不斷改善你的溝通技巧可以大大提高你和你身邊同事的生產(chǎn)力。一、溝通的意義通過(guò)溝通你可以

2、得到：1.滿(mǎn)足人際關(guān)系的需要2.良好協(xié)調(diào)的、目標(biāo)導(dǎo)向的工作3.汲取新的想法4.為共同的優(yōu)先順序達(dá)成共識(shí)5.避免發(fā)生代價(jià)高昂的失誤6.員工針對(duì)重要的信息采取行動(dòng)，增加了效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力為了滿(mǎn)足人的這一需求，有效的溝通必須在影響他人之前，先要了解他人。溝通是兩個(gè)人通過(guò)交換意見(jiàn)而產(chǎn)生某種行動(dòng)。通常我們都認(rèn)為溝通是將我們的想法表達(dá)給他人，但這僅僅是溝通的一部分。成功的溝通是一個(gè)雙向的過(guò)程。你必須用別人能夠理解的方式表達(dá)你的想法，然后通過(guò)聆聽(tīng)去了解你的信息室如何被接收得。溝通目的的實(shí)現(xiàn)需要這種雙方的相互理解?，F(xiàn)代心理學(xué)之父威廉詹姆士(William James)曾經(jīng)說(shuō)過(guò)： “人最大的需求就是被了解和被欣

3、賞”二、溝通的同理心“將心比心”“設(shè)身處地”同理心 理解他人依賴(lài)于同理心。同理心是能夠以他人的觀點(diǎn)看問(wèn)題，理解當(dāng)事人的感受和信念。絕大多數(shù)所謂人際關(guān)系或與人相處的技巧都需要同理心的支持。同理心承認(rèn)每個(gè)人都有權(quán)堅(jiān)持自己的觀點(diǎn)。理解別人的感受和信念并不意味著你要被迫同意或接受那些觀點(diǎn)，同理心是你能夠感受他人的需求、靈活處理這些需求和公正、客觀地幫助他人滿(mǎn)足這些需求的基礎(chǔ)。二、溝通的同理心1.組織你的想法即使是毫無(wú)條理的人在思考的過(guò)程中也是會(huì)有脈絡(luò)可循的，有條理地表達(dá)你的想法有助于他人更好的理解。首先，要確認(rèn)你對(duì)自己的想法和思考有充分的了解將你的想法寫(xiě)下來(lái)并按照你對(duì)當(dāng)事人的了解進(jìn)行組織。當(dāng)完全確認(rèn)已

4、經(jīng)組織好了你的想法，你就會(huì)更有信心，相信當(dāng)事人能夠了解并接受你的想法。2.了解他人的興趣人的注意力常常被視覺(jué)、聲音和想法所吸引，在習(xí)慣和態(tài)度上傾向于接受那些有望滿(mǎn)足他們需求的想法。同理心要你以符合當(dāng)事人的習(xí)慣和態(tài)度模式的方式去表達(dá)你的想法。你了解了當(dāng)事人的興趣所在并將你的想法用這種方式表達(dá)出來(lái)，就是有效的溝通。二、溝通的同理心語(yǔ)言中有的詞匯是有邏輯性的，描述原因和事實(shí)，有的則是帶有感情色彩，捕述的是情感、渴望和需求。運(yùn)用這兩種詞匯能夠把你的想法描繪成圖畫(huà)。承認(rèn)他人的需求、表達(dá)你的想法時(shí)用語(yǔ)言描繪出一幅他人需求的心智圖像。語(yǔ)言描繪的圖畫(huà)能吸引聽(tīng)者的理性和感性，產(chǎn)生難以忘懷的印象。為了邀勵(lì)和影響他

5、人塾墨堡互當(dāng)事人品熟悉和最感舒適的溝通方式。調(diào)整自己的溝通風(fēng)格使你溝通的對(duì)象無(wú)需進(jìn)行“轉(zhuǎn)換”就能理解和接受你的信息。在進(jìn)行團(tuán)隊(duì)合作時(shí)，要特別注意那些和你不同的溝通風(fēng)格，學(xué)習(xí)不同風(fēng)格的長(zhǎng)處。二、溝通的同理心3.描繪出一幅圖畫(huà)4.變化溝通的風(fēng)格三、通過(guò)有效的提問(wèn)澄清事實(shí) 通過(guò)有效的提問(wèn)能促進(jìn)雙向的溝通。通過(guò)疑問(wèn)而獲得的回應(yīng)可以讓你真正了解他人的觀點(diǎn)。當(dāng)你通過(guò)提問(wèn)和認(rèn)真地聆聽(tīng)而表現(xiàn)出同理心時(shí)，當(dāng)事人會(huì)感覺(jué)受到了尊重和重視。同時(shí)你也獲得了有價(jià)值的信息使你能在稍后做出更好的決策。為何要提問(wèn)？ 如果你談話(huà)的主要目的是為了獲取信息，就從最簡(jiǎn)單的提問(wèn)開(kāi)始，容易回答的問(wèn)題可以讓人放松，解除焦慮。當(dāng)你表現(xiàn)出愿意聆

6、聽(tīng)和不加評(píng)判的態(tài)度就能獲取更多的信息，并為后面的談話(huà)建立了良好的基礎(chǔ)。“你覺(jué)得？”“你認(rèn)為？”“為什么？” “發(fā)生了什么事情？”1234三、通過(guò)有效的提問(wèn)澄清事實(shí)開(kāi)放式的問(wèn)題能夠讓聽(tīng)者積極的進(jìn)行參與。開(kāi)放式的問(wèn)題是不能以“是”或“否”來(lái)簡(jiǎn)單回答的。三、通過(guò)有效的提問(wèn)澄清事實(shí)開(kāi)放式的問(wèn)題不僅可以引導(dǎo)出基本的信息，還能：優(yōu)勢(shì)找出問(wèn)題優(yōu)勢(shì)挖掘問(wèn)題背后的感受、態(tài)度和需求優(yōu)勢(shì)鼓勵(lì)分享有價(jià)值的建議和解決方案三、通過(guò)有效的提問(wèn)澄清事實(shí)同理心 努力掌握用開(kāi)放式問(wèn)題進(jìn)行提問(wèn)的技巧去鼓勵(lì)他人開(kāi)發(fā)他們的創(chuàng)造潛力。在日常談話(huà)中注意提高自己的提問(wèn)技巧，隨著你對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的了解不斷增加，你的溝通就不僅僅是簡(jiǎn)單的信息交換。通

7、過(guò)用開(kāi)放式問(wèn)題進(jìn)行提問(wèn)可以獲得大量的信息，能讓你啟發(fā)他人選擇相關(guān)的信息、形成個(gè)人的觀點(diǎn)、開(kāi)發(fā)出新的想法和方法、流露出潛在的情緒。我們?cè)撨@樣做！避免有選擇的傾聽(tīng)：要避免有選擇的聆聽(tīng)，只接受那些你喜歡聽(tīng)到的，或符合你先入為主的想法。用開(kāi)放的心胸去聆聽(tīng)，防止過(guò)度的反應(yīng)?？刂颇愕姆钦Z(yǔ)言行為，保持讓對(duì)方感到舒適的目光接觸、全神貫注，讓對(duì)方感受到你很在意他的所言。四、傾聽(tīng)完整的信息 要避免有選擇的聆聽(tīng)，只接受那些你喜歡聽(tīng)到的，或符合你先入為主的想法。用開(kāi)放的心胸去聆聽(tīng)，防止過(guò)度的反應(yīng)。控制你的非語(yǔ)言行為，保持讓對(duì)方感到舒適的目光接觸、全神貫注，讓對(duì)方感受到你很在意他的所言。四、傾聽(tīng)完整的信息學(xué)習(xí)沉默： 學(xué)

8、習(xí)沉默。保持沉默能讓對(duì)方有時(shí)間把話(huà)講完，然后你再提出自己的想法。沉默時(shí)你不僅要去聆聽(tīng)語(yǔ)句，還要去感受，沉默能鼓勵(lì)對(duì)方進(jìn)行更詳盡的闡述。 使用反射式的應(yīng)答來(lái)傳達(dá)你的關(guān)注。反射式應(yīng)答是重復(fù)對(duì)方表達(dá)中的關(guān)鍵詞匯，或是將你聽(tīng)到的、對(duì)方的陳述進(jìn)行概括性的總結(jié)。例如，你可以說(shuō)：“你說(shuō)我們的設(shè)備壞了，維修不及時(shí)，那么你有何建議來(lái)避免今后此類(lèi)事件的再次發(fā)生嗎？”反射式的應(yīng)答能表明你在專(zhuān)注地聆聽(tīng)并能鼓勵(lì)對(duì)方做出迸一步的解釋和澄清。 肯定對(duì)方的信息也是有效聆聽(tīng)的一部分，這在某種意義上就是熱忱地稱(chēng)贊對(duì)方的意見(jiàn)，但一般來(lái)講，更有效的方式是在聆聽(tīng)的時(shí)候不發(fā)表意見(jiàn)。這樣可以使你有機(jī)會(huì)獲得更新的信息或去挖掘講話(huà)入的真實(shí)想法

9、。需要承議的是，人們常常試圖告訴你的是你想聽(tīng)的話(huà)，熱情的回應(yīng)容易誤導(dǎo)講話(huà)的人，使講話(huà)的人誤以為已經(jīng)給了你需要的全部信息或是表明你同意他們的觀點(diǎn)。通過(guò)使用像“我明白”、“這有可能”、“喔？”等這種簡(jiǎn)單的被動(dòng)式應(yīng)答可以鼓勵(lì)對(duì)方闡明更多有價(jià)值的信息和看法，也可以通過(guò)點(diǎn)頭或做記錄的方式鼓勵(lì)對(duì)方繼續(xù)講下去?？隙▌e人的信息！四、傾聽(tīng)完整的信息 當(dāng)你僅想知道問(wèn)題的簡(jiǎn)單答案，就要用肯定的應(yīng)答并表示出對(duì)講話(huà)人的鼓勵(lì)。為了得到更多的細(xì)節(jié)時(shí)，可以簡(jiǎn)要陳述對(duì)方的講話(huà)并鼓勵(lì)就某一特定方面作繼續(xù)的說(shuō)明，然后不加評(píng)判地、耐心地聆聽(tīng)。 有效的聆聽(tīng)是人際關(guān)系中非常重要的技能，值得投入時(shí)間去磨練和完善，能使你聽(tīng)到信息的價(jià)值成倍地

10、增加，給人留下謙遜，關(guān)心他人的好印象。謙遜、關(guān)心他人是提高你的領(lǐng)導(dǎo)力和效率的人格品質(zhì)。有效的傾聽(tīng)！四、傾聽(tīng)完整的信息同理心聆聽(tīng)有效地提問(wèn)具有生產(chǎn)力的溝通生產(chǎn)力的溝通沒(méi)有同理心、有效地提問(wèn)和傾聽(tīng)，溝通就會(huì)瓦解。對(duì)于具有生產(chǎn)力的溝通而言，三者缺一不可。五、行為習(xí)慣如何影響溝通1、自我主張2、情緒反應(yīng)判斷溝通風(fēng)格的維度！溝通風(fēng)格 貓頭鷹（分析型）愛(ài)思考周密細(xì)致表現(xiàn)穩(wěn)定拘謹(jǐn)猶豫追求完美行動(dòng)力差感情不外露 孔雀（表達(dá)型）活潑喜歡表現(xiàn)善于自我推銷(xiāo)喜歡有趣的事外向任性 無(wú)尾熊（親和型）對(duì)人敏感富有同情心有耐心注重他人的感受性格溫和 老虎（駕馭型）野心勃勃自信喜歡指揮他人有緊迫感給人壓力意志強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通?4種溝

11、通風(fēng)格的優(yōu)缺點(diǎn) 貓頭鷹 孔雀 無(wú)尾熊 老虎團(tuán)隊(duì)溝通優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn) 分析力強(qiáng) 做事有計(jì)劃完美主義猶豫不決行動(dòng)力差拖拉 替人著想缺乏目標(biāo)感浪費(fèi)時(shí)間遷就被動(dòng) 目標(biāo)感強(qiáng) 意志力強(qiáng) 果斷 自信、自律過(guò)于嚴(yán)肅對(duì)人少同情心功利心過(guò)強(qiáng)在團(tuán)隊(duì)中有熱情虎頭蛇尾沖動(dòng)自我管理能力差廢話(huà)太多4種溝通風(fēng)格的關(guān)注點(diǎn) 貓頭鷹 孔雀 無(wú)尾熊 老虎 結(jié)果 效率 細(xì)節(jié) 進(jìn)程 關(guān)系 忠誠(chéng) 創(chuàng)新 刺激團(tuán)隊(duì)溝通 貓頭鷹與老虎互補(bǔ)； 無(wú)尾熊與孔雀互補(bǔ) 哪兩種溝通方式可以互補(bǔ)？ 哪兩種溝通方式最易起沖突？ 老虎與無(wú)尾熊團(tuán)隊(duì)溝通你周?chē)藛T的性格特點(diǎn)是怎樣的？我I？團(tuán)隊(duì)溝通與不同溝通風(fēng)格的下屬相處 貓頭鷹用事實(shí)說(shuō)服多鼓勵(lì)彌補(bǔ)他的弱點(diǎn) 孔雀 無(wú)尾熊 老

12、虎適當(dāng)授權(quán) 適當(dāng)控制感給他舞臺(tái) 公開(kāi)表?yè)P(yáng)談話(huà)不應(yīng)太嚴(yán)肅給他目標(biāo)感除了工作外，也可談其它事務(wù) 團(tuán)隊(duì)溝通與不同溝通風(fēng)格的上司相處 貓頭鷹耐心傾聽(tīng)準(zhǔn)備充分鼓勵(lì) 孔雀 無(wú)尾熊 老虎開(kāi)門(mén)見(jiàn)山先講效果注意效率多喝彩有進(jìn)取的事情面部表情豐富個(gè)人友誼分享感受 團(tuán)隊(duì)溝通寫(xiě)作步驟：思考將你的目的反映在信息中計(jì)劃完成后就直接動(dòng)手寫(xiě)作清楚地確認(rèn)此項(xiàng)信息要產(chǎn)生的回應(yīng)和行動(dòng)六、清晰的書(shū)面溝通書(shū)寫(xiě)信息之前需要計(jì)劃使用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行寫(xiě)作控制書(shū)寫(xiě)的篇幅，要闡明主題又要簡(jiǎn)短發(fā)出信息之前要檢查語(yǔ)法和拼寫(xiě) 確定了如何發(fā)送信息后，還應(yīng)考慮以下兩點(diǎn)： 手寫(xiě)便簽節(jié)省時(shí)間。 分發(fā)清單將同一信息分發(fā)給大量的人，并避免將信息發(fā)送給不需要的人。

13、選擇最有效的通訊系統(tǒng)保證你自己的工作及活動(dòng)。 使用適宜的技術(shù)裝備，無(wú)論你在何處，都能容易地和你的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行溝通。 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是提高溝通效率的重要工具，能夠節(jié)約大量的紙張。 然而，不恰當(dāng)?shù)厥褂眠@些裝置也能阻礙生產(chǎn)力。要保證是你在控制設(shè)備的使用，不能讓設(shè)備干擾和影響你投入在高回報(bào)活動(dòng)上的工作。 不要設(shè)想最現(xiàn)代的設(shè)備就應(yīng)該是給員工的標(biāo)準(zhǔn)配置，而應(yīng)把設(shè)備作為節(jié)省時(shí)間的工具。所選用的特定設(shè)備不僅要能夠節(jié)省時(shí)間，還要操作上更簡(jiǎn)單、更有效率?，F(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展提供了許多設(shè)備可用來(lái)提高生產(chǎn)力。七、高效運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)團(tuán)隊(duì)有了溝通方能成為團(tuán)隊(duì)！團(tuán)隊(duì)溝通三大技能技能 1 下達(dá)指令人人都喜歡參與決策，但時(shí)常也需要有明確的

14、指示。技能 2 公眾演講公眾演講的技能是建立自信最有效的方式。技能 3 處理人際關(guān)系 處理沖突是另一項(xiàng)重要的溝通技巧。八、團(tuán)隊(duì)溝通 明確的指示可以使團(tuán)隊(duì)成員集中注意力、有安全感。當(dāng)你向你的直接下屬下達(dá)指令時(shí)，由于他們知道你的工作是領(lǐng)導(dǎo)這一團(tuán)隊(duì)，就會(huì)接受你的指令。適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)、禮貌的方式和周全的考慮能提高指令下達(dá)的效果。具像化你自己是一位領(lǐng)導(dǎo)者，逐漸培養(yǎng)自己為產(chǎn)生結(jié)果而下達(dá)有效指令的能力。指令應(yīng)該是簡(jiǎn)短、直接的語(yǔ)言，避免用批評(píng)的語(yǔ)言。要清楚地表達(dá)你想要得到的結(jié)果和期望的完成時(shí)間。下達(dá)指令八、團(tuán)隊(duì)溝通 通過(guò)公眾演講，你展示了作為領(lǐng)導(dǎo)者的潛質(zhì)，而且能用比任何其他溝通方式都少的時(shí)間和更多的人進(jìn)行溝通。公

15、眾演講的秘訣是要知道聽(tīng)眾是和你站在一起的，當(dāng)你成功地進(jìn)行了演講，你占用聽(tīng)眾的時(shí)間和你演講花費(fèi)的時(shí)間才能共同具有生產(chǎn)力。當(dāng)你站在聽(tīng)眾面前演講時(shí)，要表現(xiàn)出你相信你所演講的主題是有價(jià)值的。公眾演講八、團(tuán)隊(duì)溝通 處理沖突是另一項(xiàng)重要的溝通技巧。要知道沖突不一定是壞事，應(yīng)該讓沖突激發(fā)及的潛能：意志堅(jiān)強(qiáng)、相信他人、對(duì)新想法持有開(kāi)放的態(tài)度以及你最佳的溝通技巧。有生產(chǎn)力地處理團(tuán)體之間、個(gè)人之間的沖突是要去尋找能使沖突雙方前進(jìn)的“雙贏”結(jié)果。處理人際關(guān)系八、團(tuán)隊(duì)溝通 工作環(huán)境中擁有豐富的人際關(guān)系所帶來(lái)的收獲和滿(mǎn)足感，能在許多領(lǐng)域釋放你的潛能取得成功。運(yùn)用開(kāi)放和經(jīng)常的溝通，在和團(tuán)隊(duì)成員探討意見(jiàn)、嘗試想法的同時(shí)，還能使團(tuán)隊(duì)成員發(fā)展、澄清并明確他們的思路。要讓溝通的渠道和流動(dòng)在你的影響范圍內(nèi)暢通無(wú)阻。隨著團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)表達(dá)他們的想法，知道自已是團(tuán)隊(duì)進(jìn)步的動(dòng)力，他們承受的壓力就會(huì)減少。這此方面的改進(jìn)將反應(yīng)出