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文檔簡(jiǎn)介
1、WORD12/12#客戶服務(wù)部部門手冊(cè)2015年3月制第一章 客服部組織架構(gòu)客服經(jīng)理客戶服務(wù)組主管華東區(qū)客服專員華南區(qū)客服專員西南區(qū)客服專員華中區(qū)客服專員東北區(qū)客服專員西北區(qū)客服專員華北區(qū)客服專員崗位 客服經(jīng)理1人,客服主管1-2人,客服專員7-21人(最多3人/大區(qū))。注:后期視情況,可在各大區(qū)客服專員下再以省為單位設(shè)立省級(jí)客服專員1-3人。第二章 客服部崗位職責(zé)客服經(jīng)理崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)公司整體服務(wù)工作的管理,落實(shí)各項(xiàng)服務(wù)工作;2、負(fù)責(zé)公司客服團(tuán)隊(duì)的管理,搭建優(yōu)質(zhì)、完善的客服團(tuán)隊(duì);3、帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)解決公司各類服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題,以提升公司各類服務(wù)問(wèn)題的處理效率;4、帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)對(duì)公司與加盟商的各類服務(wù)
2、質(zhì)量存在隱患進(jìn)行預(yù)警,以規(guī)避或減少各類服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題的發(fā)生;5、帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)落實(shí)各類加盟商服務(wù)相關(guān)的報(bào)告、文件的編制。工作容1、加盟商服務(wù)的日常管理工作;2、制定與完善加盟商管理 HYPERLINK :/yys /zhidu/ t _blank 制度,規(guī)和完善崗位職責(zé),優(yōu)化加盟商服務(wù)流程;3、建立各類銷售數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)并做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析,完成月度、季度、年度銷售指標(biāo)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作;4、加盟商滿意度的調(diào)查,完善加盟商需求分析,制定可行性方案提升加盟商滿意度;5、擬定本部門成員的 HYPERLINK :/yys /gongzuojihua/ t _blank 工作計(jì)劃,對(duì)客服專員的業(yè)務(wù)技能、投訴處理技巧、
3、工作態(tài)度等進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn),掌控加盟商服務(wù)質(zhì)量??头鞴軑徫宦氊?zé)日常管理1.考勤,值班安排;2.部門的規(guī)章 HYPERLINK :/yys /zhidu/ t _blank 制度制定和監(jiān)督執(zhí)行;3負(fù)責(zé)部門員工業(yè)績(jī)考核工作;4.日常會(huì)議;5.培訓(xùn)提高服務(wù)水準(zhǔn);6.制定客服部門工作目標(biāo)與計(jì)劃;7.部門員工工作的監(jiān)督和向上級(jí)主管匯報(bào)工作;8.投訴記錄的巡查和跟進(jìn)處理;9匯總投訴,總結(jié)形成處理文案,采取預(yù)防措施,改善服務(wù)或產(chǎn)品的質(zhì)量;10.滿意度調(diào)查方法的文案;11.公司部門橫向縱向的溝通,合作,對(duì)接。三、客服專員職責(zé) 1、履行首問(wèn)負(fù)責(zé)制的規(guī)要求;2、客服工作要加強(qiáng)公司部協(xié)調(diào),對(duì)每個(gè)問(wèn)題的解決都要進(jìn)行跟
4、綜并限時(shí)處理;3、熟悉并掌握各業(yè)務(wù)知識(shí),與各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作技能和相關(guān)業(yè)務(wù)流程;4、熟練加盟商的各種業(yè)務(wù)服務(wù)需求,對(duì)于自己不能處理的與時(shí)反饋相關(guān)部門或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo);5、向加盟商提供準(zhǔn)確、迅速、親切、周到的服務(wù),做好“問(wèn)聲、應(yīng)聲、送聲”三聲服務(wù);6、樹立以“加盟商為中心的服務(wù)理念”,牢記服務(wù)原則,我們的職責(zé)就是讓加盟商滿意;7、努力學(xué)習(xí),不斷 HYPERLINK :/ t _blank 總結(jié)服務(wù)工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn),提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能;8、對(duì)加盟商服務(wù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題與時(shí)反饋,并積極提出改進(jìn)意見和建議;9、遵守有關(guān)的規(guī)章制度,關(guān)心集體;10、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事宜。第三章 客服部管理規(guī)章制度一、人員素質(zhì)
5、1、具有良好的職業(yè)道德和正確的服務(wù)思想,樹立把困難留給 HYPERLINK :/ t _blank 自己,把方便讓給加盟商的服務(wù)宗旨,維護(hù)本企業(yè)形象,全心全意為加盟商服務(wù); 2、精通本崗位的業(yè)務(wù)與相關(guān)業(yè)務(wù)流程; 3、了解公司已開公布的各項(xiàng)政策(包括系統(tǒng)功能、操作方法、加盟辦理流程,回訪流程,服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)); 4、普通話標(biāo)準(zhǔn)、流利; 5、計(jì)算機(jī)操作熟練,熟練操作各種辦公軟件,打字速度平均80字/分鐘; 6、客服專員在受理加盟商咨詢、投訴時(shí),必須嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)的服務(wù)用語(yǔ),態(tài)度和藹、親切,熱情處理加盟商的咨詢或投訴; 7、客服專員在 HYPERLINK :/ t _blank 工作過(guò)程中,應(yīng)嚴(yán)格按照“三要、
6、三不、四個(gè)一樣”的要求去做。即:三要:要“請(qǐng)”字當(dāng)頭,“您”字不離口,“再見”結(jié)尾;三不:不使用生硬 HYPERLINK :/ t _blank 語(yǔ)言,不說(shuō)推卸 HYPERLINK :/ t _blank 責(zé)任的話,不責(zé)備、埋怨加盟商;四個(gè)一樣:生人熟人一個(gè)樣、有無(wú)檢查一個(gè)樣、工作忙閑一個(gè)樣、情緒好壞一個(gè)樣。二、崗位制度 1、值班人員值班在崗,堅(jiān)守崗位、坐姿端正、精神飽滿、集中精力; 2、值班人員要認(rèn)真按各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程、服務(wù)規(guī)與操作規(guī)的要求去做; 3、值班時(shí)必須使用規(guī)服務(wù)用語(yǔ),從語(yǔ)氣、聲調(diào)、應(yīng)答上做到:禮貌、親切、簡(jiǎn)練、清晰、耐心、周到; 4、樹立以“加盟商”為中心的服務(wù)理念,牢記“加盟商 HY
7、PERLINK :/ t _blank 永遠(yuǎn)是對(duì)的”服務(wù)原則,做到反應(yīng)快、應(yīng)答與時(shí); 5、自覺(jué)遵守公司紀(jì)律,履行工作 HYPERLINK :/ t _blank 職責(zé)。嚴(yán)禁在工作場(chǎng)所大聲喧嘩,未經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)不得擅離職守。 6、規(guī)使用服務(wù)用語(yǔ),快速解答加盟商問(wèn)題; 7、上班 HYPERLINK :/ t _blank 時(shí)間不能看書,不能與臨臺(tái)閑聊(業(yè)務(wù)交流除外)、不能私掛用戶、手機(jī)鈴聲調(diào)為振動(dòng); 8、上班時(shí)間不準(zhǔn)上與工作無(wú)關(guān)的 、玩網(wǎng)絡(luò)游戲或在線看電影,不能上與工作無(wú)關(guān)的; 9、接打時(shí)不能吃東西,吃飯需離開客服部工作圍; 10、不得隨便使用客服部固定長(zhǎng)時(shí)間撥打私人。第四章 工作規(guī)加盟商資料管理資料
8、收集。在公司的日常營(yíng)銷工作中,收集加盟商資料是一項(xiàng)非常重要的工作,它直接關(guān)系到公司的營(yíng)銷 HYPERLINK :/ 5ykj /Article/ t _blank 計(jì)劃能否實(shí)現(xiàn)??头Y料的收集要求客服專員每日認(rèn)真提取加盟商信息檔案,以便關(guān)注這些加盟商的發(fā)展動(dòng)態(tài)。資料整理??头T提取的加盟商信息檔案遞交客服主管,由客服主管安排信息匯總,并進(jìn)行分析分類,分派專人管理各類資料,并要求每日與時(shí)更新,避免遺漏。資料處理??头鞴馨凑肇?fù)責(zé)加盟商數(shù)量均衡、兼顧業(yè)務(wù)能力的原則,分配給相關(guān)客服專員??头T負(fù)責(zé)的加盟商,應(yīng)在一周與加盟商進(jìn)行溝通,并做詳細(xì)備案。對(duì)不同類型的加盟商進(jìn)行不定期回訪加盟商的需求不斷變
9、化,通過(guò)回訪不斷了解不同加盟商的需求、市場(chǎng)咨詢,還可以發(fā)現(xiàn)自身工作中的不足,與時(shí)補(bǔ)救和調(diào)整,滿足加盟商需求,提高加盟商滿意度。回訪方式:溝通、電郵溝通、 短信溝通等?;卦L流程從加盟商檔案中提取需要統(tǒng)一回訪的加盟商資料,統(tǒng)計(jì)整理后分配到各客服專員,通過(guò)(或電郵等方式)與加盟商進(jìn)行交流溝通并認(rèn)真記錄每一個(gè)加盟商回訪結(jié)果填寫回訪記錄表(此表為回訪活動(dòng)的信息載體),最后分析結(jié)果并撰寫回訪 HYPERLINK :/ 5ykj /Article/ t _blank 總結(jié) HYPERLINK :/ 5ykj /Article/ t _blank 報(bào)告,進(jìn)行最終資料歸檔?;卦L容:詢問(wèn)加盟商對(duì)本司的評(píng)價(jià),對(duì)產(chǎn)品
10、和服務(wù)的建議和意見;對(duì)我司業(yè)務(wù)人員的工作質(zhì)量與服務(wù)質(zhì)量是否滿意;特定時(shí)期可作特色回訪(如節(jié)日、生日、促銷活動(dòng)期);注意:回訪時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng),容不宜過(guò)多。回訪規(guī)與用語(yǔ)回訪規(guī):一個(gè)避免,三個(gè)必保,即避免在加盟商休息時(shí)打擾加盟商;必須保證加盟商的100%的回訪;必須保證回訪信息的完整記錄;必須保證在三天之回訪(最好與加盟商在中再約一個(gè)方便的時(shí)間)。開始:您好我是,請(qǐng)問(wèn)您是先生/小姐嗎?打擾您了。交流:感您在時(shí)間接受了我們的到店服務(wù),請(qǐng)問(wèn)您對(duì)服務(wù)質(zhì)量滿意嗎?滿意:您對(duì)我們的服務(wù)有什么建議嗎?不滿意/一般:(能否告訴我您對(duì)哪方面不滿意嗎?/我們應(yīng)改進(jìn)哪方面的工作結(jié)束:滿意:感您的答復(fù),您如果需要什么幫助,
11、可隨時(shí)跟我們?nèi)〉寐?lián)系,祝您(生意興隆/節(jié)日快樂(lè)),再見!不滿意/一般:非常您的反應(yīng),這一點(diǎn)我們的確做得不夠,我們很快就會(huì)有改進(jìn)的望您監(jiān)督,祝您(生意興隆/節(jié)日快樂(lè)),再見!高效的投訴處理完善投訴處理機(jī)制,注重處理加盟商投訴的規(guī)性和效率性,形成閉環(huán)的管理流程,做到有投訴即時(shí)受理,迅速有結(jié)果,處理后有回訪;使得加盟商投訴得到高效和圓滿的解決。建立投訴歸檔資料;投訴處理工作的三個(gè)方面:為加盟商投訴提供便利的渠道;對(duì)投訴進(jìn)行迅速有效的處理;對(duì)投訴原因進(jìn)行最徹底的分析。投訴解決宗旨:挽回不滿意加盟商。投訴解決策略:短渠道短、平代價(jià)平、快速度快。認(rèn)識(shí)服務(wù)與品牌的關(guān)系加盟商永遠(yuǎn)都是對(duì)的;加盟商是商品的購(gòu)買者
12、,不是麻煩的制造者;加盟商最了解自己的需求;質(zhì)量(各種質(zhì)量),這是企業(yè)需要收集的信息。失去品牌比損失一次交易更可怕。投訴處理流程投訴受理即初步填寫加盟商投訴登記表的相關(guān)容,如投訴人、投訴時(shí)間、投訴容等。投訴判斷了解加盟商投訴的容后,要判定加盟商投訴的理由是否充分,投訴要否合理。如果投訴不能成立,即可以婉轉(zhuǎn)的方式答復(fù)加盟商,取得加盟商的諒解,消除誤會(huì);如果投訴成立,則根據(jù)加盟商投訴信息確定被投訴的責(zé)任部門,并請(qǐng)加盟商給予一定時(shí)間展開調(diào)查。展開調(diào)查,分析投訴原因要查明加盟商投訴的具體原因,具體造成加盟商投訴的責(zé)任人,根據(jù)實(shí)際情況對(duì)接相關(guān)人員處理。提出處理 HYPERLINK :/ 5ykj /Ar
13、ticle/ 方案根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行部門研討提出不同相關(guān)解決方案。主管 HYPERLINK :/ 5ykj /Article/ t _blank 領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)投訴處理方案一一過(guò)目,選擇最佳解決方案,并與時(shí)作出批示。 實(shí)施處理方案對(duì)直接責(zé)任者和部門主管要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰;通知加盟商,確認(rèn)加盟商接受解決方案后盡快收集加盟商的反饋意見。 HYPERLINK :/ 5ykj /Article/ t _blank 總結(jié)評(píng)價(jià)對(duì)投訴處理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)與綜合評(píng)價(jià),由客服主管填寫加盟商投訴分類統(tǒng)計(jì)表,并做數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì),提出改進(jìn)對(duì)策,不斷完善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理,以提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。投訴處理準(zhǔn)則首先,言行禮儀按服務(wù)規(guī)
14、操作。與加盟商不發(fā)生沖突的技巧:不爭(zhēng)論;不惡言;不動(dòng)怒;不輕易承諾,不失言;不推卸責(zé)任;不提高說(shuō)話音調(diào);杜絕跟加盟商說(shuō)“不行、不知道、不可以” 等;不懷疑加盟商的誠(chéng)實(shí)品格。注意事項(xiàng)尊重加盟商的人格,專心對(duì)待加盟商,用心傾聽,從加盟商角度出發(fā)分析加盟商的實(shí)際問(wèn)題,給加盟商一定的自主權(quán)。請(qǐng)加盟商參與共同選擇最佳解決途徑,讓加盟商感覺(jué)到他的意見得到尊重,盡量用補(bǔ)償性方法調(diào)節(jié)與加盟商的關(guān)系。第五章 客服專員標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)開頭語(yǔ)與問(wèn)候語(yǔ)勤用禮貌用語(yǔ),正確的語(yǔ)調(diào)對(duì)加盟商運(yùn)營(yíng)“您好”、“請(qǐng)”、“對(duì)不起”、“”、“再見”等禮貌用語(yǔ),客服專員應(yīng)盡可能多的在溝通過(guò)程中讓客戶感受到自己的禮貌。開頭語(yǔ):“您好,愛(ài)親客服,請(qǐng)
15、問(wèn)有什么可以幫您?”如已接通但對(duì)方無(wú)應(yīng)答,應(yīng)禮貌提示:“已接通,請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫您?”經(jīng)提示如對(duì)方仍無(wú)應(yīng)答,應(yīng)再次禮貌提示后掛斷:“對(duì)不起,由于或線路問(wèn)題,我無(wú)法聽到您的聲音,感您的來(lái)電,再見。”遇到騷擾或撥錯(cuò),客服專員應(yīng)禮貌回應(yīng):“您現(xiàn)在撥打的是愛(ài)親客服熱線,如果您沒(méi)有其他業(yè)務(wù)需要辦理請(qǐng)掛機(jī),感您的來(lái)電,再見?!苯勇犕对V如遇加盟商投訴,客服專員應(yīng)首先表示歉意說(shuō):“對(duì)不起,由于我們的工作疏忽(或不周到)給您造成麻煩,請(qǐng)您諒解(或請(qǐng)您不要生氣),請(qǐng)您將詳細(xì)情況告訴我好嗎?我會(huì)詳細(xì)記錄并盡快為您解決的?!比绻对V無(wú)法當(dāng)時(shí)解決,客服專員應(yīng)回答:“很抱歉,先生/女士,感您反映的意見,我們會(huì)盡快向上級(jí)部
16、門反映,并在。(承諾答復(fù)時(shí)間),給您明確答復(fù),感您的來(lái)電,再見?!苯ㄗh或表?yè)P(yáng)遇到加盟商對(duì)公司提出意見或建議時(shí),客服專員應(yīng)回答:“歡迎您多提寶貴意見,我一定向領(lǐng)導(dǎo)反映,。”或者“感您為我們提高寶貴意見,我已詳細(xì)記錄并盡快向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映,?!笨头T收到表?yè)P(yáng)時(shí)應(yīng)回答:“您別客氣,我們做的還不夠,請(qǐng)多指正?!被蛘摺澳鷮?duì)我們工作的支持和鼓勵(lì),這是我們應(yīng)該做的,歡迎您經(jīng)常撥打客服熱線,提出您的寶貴建議,?!钡诹?客服部績(jī)效考核方案一、 績(jī)效總則1、 此方案適用于#客服部全體員工,以月度為考核周期,考核容分為主體考核部分、加盟商滿意度評(píng)分與人力行政部評(píng)分三部分。2、 考核方法:2.1 自評(píng)(不納入考核總
17、分):由被考核者就相應(yīng)項(xiàng)目在“自評(píng)”欄中打分;2.2 部門領(lǐng)導(dǎo)評(píng)分:部門領(lǐng)導(dǎo)主體考核在“部門評(píng)分”欄中打分,同時(shí)根君部門日常激勵(lì)政策得分進(jìn)行相應(yīng)的附加考核加減分打分;2.3 加盟商滿意度評(píng)分為客服經(jīng)理結(jié)合客服工作抽訪得分。3、考核總得分=主體考核得分+加盟商滿意度評(píng)分+人力行政部評(píng)分。如考核總得分95分以上,則在評(píng)優(yōu)、晉升等同等情況下享有優(yōu)先權(quán)。4、績(jī)效薪酬:按董事長(zhǎng)意見執(zhí)行(待討論)5、績(jī)效評(píng)定截點(diǎn):?jiǎn)T工于每月2日前提交上月自評(píng)得分表,部門經(jīng)理于5日前匯總提交人力資源部,節(jié)假日順延或提前提交,最遲不超過(guò)10日提交。6、說(shuō)明:6.1 部門績(jī)效考核總分連續(xù)3個(gè)月得分低于60分者,由人力資源部面談
18、辭退;6.2 本職崗位工作難以勝任,結(jié)合個(gè)人實(shí)際能力協(xié)調(diào)調(diào)崗,如協(xié)調(diào)無(wú)果可辭退;6.3 嚴(yán)重違反公司或部門各項(xiàng)規(guī)章制度,對(duì)公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失,工作能力低下,多次引起加盟商投訴或與加盟商發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)者,可辭退。二、 客服部績(jī)效考核表見下表客 服 部 績(jī) 效 考 核 表主體考核部分(占比80%)考核 項(xiàng)目考核權(quán)重評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)描述評(píng)估說(shuō)明分值標(biāo)準(zhǔn)自評(píng)分部門 評(píng)分工作 態(tài)度 (35分)主動(dòng)性 (15分)對(duì)工作積極主動(dòng),主動(dòng)思考問(wèn)題,提出改進(jìn)意見。對(duì)任何工作都有積極主動(dòng)的工作熱情,能主動(dòng)的以主人翁的態(tài)度去思考和執(zhí)行工作,主動(dòng)承擔(dān)份與份外的工作,并能積極主動(dòng)發(fā)現(xiàn)工作中的不足提出建設(shè)性建議,努力推動(dòng)各項(xiàng)制度規(guī)的完
19、善。8-15分本職份工作需在部門主管的監(jiān)督下才能完成各項(xiàng)工作,缺乏熱情,工作被動(dòng),很少提出工作意見或建議。7分以下責(zé)任心 (10分)完成本職工作的持續(xù)性和責(zé)任性;當(dāng)工作出現(xiàn)差錯(cuò)或失誤時(shí),勇于承擔(dān)責(zé)任,努力改正,不逃避、不推卸責(zé)任。對(duì)本職與相關(guān)工作高度負(fù)責(zé),面對(duì)困難能主動(dòng)尋求各種辦法快速解決,總是令部門領(lǐng)導(dǎo)放心的按時(shí)按質(zhì)完成任務(wù),工作中對(duì)個(gè)人失誤不隱瞞、不逃避、不推諉,與時(shí)反饋交流,主動(dòng)提醒其他同事并努力尋求完善方式,推動(dòng)部門流程完善。5-10分按部就班完成本職工作,各類突發(fā)事件需要部門主管協(xié)調(diào)和監(jiān)督,個(gè)人失誤一般不主動(dòng)尋找自身原因。4分以下服務(wù)意識(shí)(10分)能以良好的態(tài)度為加盟商與公司同事主動(dòng)
20、解決問(wèn)題。服務(wù)意識(shí)能貫徹于各項(xiàng)工作,熱情積極,換位思考,能站在加盟商的角度上分析和協(xié)調(diào),對(duì)于份分外的事項(xiàng)從不冷漠拒絕,而是主動(dòng)尋求解決辦法,提出合理化建議,通過(guò)周到而細(xì)致的服務(wù)提升加盟商對(duì)公司的滿意度和粘合度。5-10分事不關(guān)己,高高掛起,服務(wù)意識(shí)較弱,習(xí)慣以自我出發(fā)考慮問(wèn)題,有時(shí)甚至與加盟商發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。4分以下專業(yè) 技能 (10分)專業(yè)度 (5分)對(duì)于本職工作,在專業(yè)技能方面,不斷進(jìn)取,精益求精。產(chǎn)品知識(shí)、公司政策、部門工作流程等知識(shí)面抽檢,根據(jù)得分對(duì)應(yīng)考評(píng)(比如抽檢正確率80%,本項(xiàng)考核得分為5*0.8=4分)0-5分專業(yè)知識(shí)的運(yùn)用 (5分)專業(yè)知識(shí)熟練運(yùn)用于日常工作中,達(dá)成加盟商滿意度。日常工作中專業(yè)知識(shí)或工作流程不熟練導(dǎo)致工作執(zhí)行不到位而產(chǎn)生的投訴或失誤(一次扣一分,上限5分,超過(guò)5分本項(xiàng)考核為0分0-5分工作 能力 (35分)溝通能力與結(jié)果導(dǎo)向 (15分)能理解他人,將自己的意圖準(zhǔn)確傳遞給他人,并產(chǎn)生他人完全執(zhí)行的效果能靈活掌握溝通技巧,將自己的意圖準(zhǔn)確傳達(dá)到位,碰到突發(fā)或異常事件能快速反應(yīng),找到最佳妥善方案靈活處理,最大限度提高加盟商滿意度;同時(shí)具有結(jié)果導(dǎo)向思維,尋求最佳解決方案高效完成個(gè)人與團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。8-15分溝通能力較弱,有時(shí)候雙方理解未能達(dá)成一致導(dǎo)致行為出現(xiàn)
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