辦公自動化講稿(共30頁)

1、辦公自動化第一章PAGE PAGE 32第一章 辦公自動化基本(jbn)理論(3課時(ksh)本章(bn zhn)重點： HYPERLINK l 辦公自動化要素 辦公自動化的要素辦公自動化結(jié)構(gòu)層次辦公自動化技術(shù)辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展歷程辦公自動化系統(tǒng)的安全控制第一節(jié) 辦公自動化的基本概念本節(jié)重點：辦公自動化定義辦公自動化要素辦公自動化結(jié)構(gòu)層次辦公自動化類型辦公自動化技術(shù)一、辦公自動化概況辦公是指人們在進(jìn)行生產(chǎn)活動、科學(xué)實踐和行政管理中，為實現(xiàn)一個具體的工作目標(biāo)，所從事的事務(wù)或信息處理，簡言之，主要是指各類各級管理人員個人或群體在辦公室的工作。辦公室間隔上是一個管理的過程，管理的核心是人與知識，管

2、理的目的是加強(qiáng)單位內(nèi)部工作人員之間的溝通（Communication）、協(xié)作（Cooperation）和控制(Control)水平。辦公活動的中心內(nèi)容是辦公信息的采集、貯存、傳播、處理、利用、管理和發(fā)布。這一過程是一個圍繞單位的最終目標(biāo)而進(jìn)行信息或事務(wù)處理和決策的活動過程。傳統(tǒng)辦公以紙張作為數(shù)據(jù)的基本載體，并且通過手工方式來完成一系列工作。由于紙質(zhì)文檔的生成、查詢、修改和管理既費(fèi)工、費(fèi)時，又容易出錯，因此這種辦公方式嚴(yán)重影響辦公事務(wù)處理的效率及質(zhì)量。辦公自動化是在電子計算機(jī)和通訊設(shè)備普遍應(yīng)用、信息處理業(yè)務(wù)日益繁忙的歷史條件下產(chǎn)生的。它利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和計算機(jī)等辦公設(shè)備，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動

3、逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，將人們從大量的繁重、重復(fù)的辦公事務(wù)中解放出來，許多辦公事務(wù)實現(xiàn)了電子化和自動化，實現(xiàn)“無紙辦公”、“電子辦公”，從而減輕勞動強(qiáng)度，改善辦公環(huán)境，節(jié)省辦公費(fèi)用，提高辦公效率和質(zhì)量，并將辦公業(yè)務(wù)從繁瑣的事務(wù)級水平提高到計算機(jī)輔助科學(xué)決策的管理級水平，是對傳統(tǒng)辦公方式的一次革命。辦公自動化是科學(xué)技術(shù)發(fā)展、管理效率提高和市場競爭條件下的必然要求。辦公自動化的概念最早由美國(mi u)在20世紀(jì)60年代由美國通用汽車公司D.S.哈特提出，70年代美國麻省理工學(xué)院教授M.C.Zisman曾為新興的辦公自動化做了如下定義：“辦公自動化(Office Automat

4、ion，簡稱OA)就是將過計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)(xn wi k xu)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大而且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項綜合技術(shù)?！?992年國務(wù)院電子(dinz)振興辦公室對我國的辦公自動化定義如下：“辦公自動化是應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種辦公目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。”簡而言之，辦公自動化就是以計算機(jī)為主要設(shè)備的人機(jī)辦公信息處理系統(tǒng)。綜合而言，辦公自動化是一門綜合性科學(xué)技術(shù)，它以行為科學(xué)為主導(dǎo)，系統(tǒng)科學(xué)為理論基礎(chǔ)，綜

5、合運(yùn)用包括微電子技術(shù)、自動化技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等在內(nèi)的信息技術(shù)，完成各種辦公業(yè)務(wù)。其目的是提高辦公工作的質(zhì)量和效率，促使辦公工作規(guī)范化、制度化，并為決策人員提供更多的辦公信息和決策方案。辦公自動化中，計算機(jī)信息處理是核心，辦公設(shè)備是重要條件，辦公人員是決定因素。如揚(yáng)州大學(xué)的校園辦公系統(tǒng) 由于辦公自動化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化新產(chǎn)品的不斷出現(xiàn)，人們管理思想的不斷進(jìn)步，辦公自動化的內(nèi)涵和外延也不斷地變化和擴(kuò)展。最早的辦公自動化指的是傳真機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的使用。接著，辦公自動化指的是用電腦進(jìn)行文書存貯、排版及輸出工作，用電腦對人事、財務(wù)等方面進(jìn)行管理。而現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)更

6、著重于提供辦公信息的共享、交換、組織、傳遞、監(jiān)控功能，提供協(xié)同工作的環(huán)境。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展，聯(lián)機(jī)辦公、移動辦公、遠(yuǎn)程辦公等辦公方式的出現(xiàn)，更加豐富了辦公自動化全新的內(nèi)涵，辦公自動化將朝著數(shù)字化、無紙化、集成化、多媒體化、信息一體化的方向發(fā)展。二、辦公自動化要素盡管辦公自動化定義有多種不同的表述方式，但有六個要素是相同的，即科學(xué)技術(shù)、辦公場所、辦公業(yè)務(wù)、辦公設(shè)備、辦公人員、人機(jī)信息處理系統(tǒng)，它們?nèi)币徊豢伞?一)、科學(xué)技術(shù)辦公自動化的支持理論是行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人際(rn j)工程學(xué)等，直接利用的工程技術(shù)是計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、自動化技

7、術(shù)等，它們是辦公自動化的理論和方法。(二) 辦公(bn gng)場所是完成工作任務(wù)的場所，俗稱辦公室?，F(xiàn)代的辦公場所，是單位內(nèi)部進(jìn)行(jnxng)業(yè)務(wù)信息的共享、交換、組織、分類、傳送和處理的一個集合空間，它既可以是具體的，也可以是一個虛擬的空間。(三)、辦公業(yè)務(wù)辦公業(yè)務(wù)指辦公的具體工作內(nèi)容，包括事務(wù)處理(如文書寫作編輯、公文傳閱審批、通知打印發(fā)送、文檔資料管理、會議組織安排等)；信息管理(信息的收集、加工、傳送、交流、存取、應(yīng)用和反饋)；咨詢決策(收集資料、確定目標(biāo)、擬訂方案、分析評價、選擇決定)等，是辦公自動化的內(nèi)容和任務(wù)。(四)、辦公設(shè)備 辦公設(shè)備是辦公自動化的物質(zhì)條件，關(guān)系到辦公的質(zhì)量

8、和效率，其中心設(shè)備是計算機(jī)，其他設(shè)備主要有以下幾類：1輸入輸出設(shè)備，如掃描儀、讀卡機(jī)、語音和手寫輸入設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)和攝像機(jī)、打印機(jī)、繪圖儀等。2文件復(fù)制設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電子排版輕印刷系統(tǒng)等。 3數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，如磁帶機(jī)、磁盤、光盤等。4辦公通信設(shè)備，如電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。5其他輔助設(shè)備，如空調(diào)、穩(wěn)壓電源、不間斷電源等。(五)、辦公人員 辦公人員是辦公的第一要素，是辦公自動化的主體。根據(jù)擔(dān)負(fù)工作職能的不同，可以分為文秘檔案人員、行政管理人員、職能部門的專業(yè)人員和領(lǐng)導(dǎo)干部，辦公人員的素質(zhì)和能力直接影響著辦公自動化的水平。不同的用戶群對辦公自動化有不同的需求。辦公自動化系統(tǒng)對于領(lǐng)導(dǎo)者就

9、要起決策支持系統(tǒng)的作用，對于中層管理者就是管理信息系統(tǒng)，對于一般人員就是業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。(六)、人機(jī)信息處理系統(tǒng)一個比較完整的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)包括信息采集、信息加工、信息傳遞，信息保存四個基本環(huán)節(jié)，它的核心任務(wù)是向它的用戶(各類辦公人員)提供所需要的信息。因此辦公自動化又被稱為辦公信息系統(tǒng)(Office Information System，簡稱OIS)。辦公自動化系統(tǒng)綜合體現(xiàn)了人、機(jī)器、信息資源三者的關(guān)系。信息是加工的對象，機(jī)器是加工的手段，人是加工過程的設(shè)計者、指揮者和成果的享用者。三、辦公自動化結(jié)構(gòu)(jigu)層次決策型辦公自動化系統(tǒng)管理型辦公自動化系統(tǒng)事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng) 從系統(tǒng)的信息處

10、理功能角度，辦公自動化一般可分為三個結(jié)構(gòu)層次，即事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)、管理型辦公自動化系統(tǒng)和決策型辦公自動化系統(tǒng)。這三者的嵌套關(guān)系為：事務(wù)型為基礎(chǔ)層，面向具體的辦公事務(wù)；管理型為中間層，它包容事務(wù)型辦公系統(tǒng)，同時(tngsh)以其自有的MIS(管理信息系統(tǒng))為支持；決策型為最高層，它以事務(wù)型和管理型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以其自有的決策模型為支持。如圖所示（板書）。(一)、事務(wù)(shw)型辦公自動化系統(tǒng)（90%具體事務(wù)+10%決策分析） 事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)包括基本辦公事務(wù)處理和機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理兩大部分，目前應(yīng)用最廣，即一般所說的辦公自動化。辦公事務(wù)處理經(jīng)常完成的工作有：文字和報表處理

11、、日程管理、文件收發(fā)、公文辦理、郵件處理、文檔資料管理、快速印刷、數(shù)據(jù)匯總；機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理是指與整個組織機(jī)構(gòu)有關(guān)的公共事務(wù)的處理，如人事、工資、財務(wù)、房產(chǎn)、基建、車輛和各種辦公用品的管理等。此外，在辦公事務(wù)處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)(如全文檢索系統(tǒng))、光學(xué)漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務(wù)方面，使用計算機(jī)替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)、柜臺或窗口系統(tǒng)、銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務(wù)系統(tǒng)(自動取款、自動存款)、酒店業(yè)的房間預(yù)定系統(tǒng)等。事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的

12、。為了提高辦公效率和辦公質(zhì)量，適應(yīng)人們的辦公習(xí)慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。下圖所示為一個典型的事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)文字的報表處理系統(tǒng)公文管理系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)會議管理系統(tǒng)輕型印刷系統(tǒng)行政事務(wù)管理系統(tǒng)系統(tǒng)維護(hù) 1文字和報表處理系統(tǒng)：包括各類文書(通知、報告、公函、文件)的起草、編輯、修改、排版、存儲、打印等功能(gngnng)及各類數(shù)據(jù)表格和規(guī)范報表的編制、生成、打印等功能。 2公文管理系統(tǒng)：主要包括公文接收(jishu)、登錄、流轉(zhuǎn)、批辦、分發(fā)、擬辦、催辦、查詢、歸檔等功能。 3檔案管理系統(tǒng)：主要包括文獻(xiàn)檔案的接收、組卷、編目、轉(zhuǎn)存、銷毀、利用、檢索、統(tǒng)計等功能，還具有檔案使用

13、的管理功能，如查閱時間登記(dngj)、顯示借閱清單等。 4會議管理系統(tǒng)：主要包括會務(wù)準(zhǔn)備(準(zhǔn)備會場、起草文件報告)、會議通知、會議資料、會議紀(jì)要及文件歸檔等功能，它與公文管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相關(guān)。 5輕型印刷系統(tǒng)：包括電腦激光照排系統(tǒng)和小型高速印刷機(jī)。一般單位使用微機(jī)、文字處理軟件和打印機(jī)即可滿足要求。 6行政事務(wù)管理系統(tǒng)：包括人員出差管理、公務(wù)用車管理、人事管理、設(shè)備管理、后勤管理等機(jī)關(guān)和單位內(nèi)部事務(wù)的處理。 7系統(tǒng)維護(hù)：主要包括業(yè)務(wù)流程管理、代碼和數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)注冊、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)等功能。 在硬件方面，事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)主要依賴微型計算機(jī)及其外設(shè)和其他一些辦公設(shè)備如打印機(jī)、傳

14、真機(jī)、復(fù)印機(jī)，軟件方面主要依靠通用軟件(如文字處理軟件、電子表格軟件、小型數(shù)據(jù)庫等)和辦公應(yīng)用軟件(如人事、財務(wù)、工資管理軟件等)，通信方面除采用信函、電話和傳真等傳統(tǒng)的方式外，也常使用磁盤傳遞、計算機(jī)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)及電子郵件、電視會議系統(tǒng)等方法。此外，事務(wù)型系統(tǒng)也建有與辦公業(yè)務(wù)有關(guān)的小型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，如機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、會議資料、辦公用品發(fā)放、人事檔案等內(nèi)部數(shù)據(jù)庫，形成信息中心。 (二)、輔助(fzh)管理型辦公自動化系統(tǒng) 輔助管理型辦公自動化系統(tǒng)是由事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)支持的，以管理控制活動為主的辦公自動化系統(tǒng)。管理型辦公自動化系統(tǒng)除具備事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)的全部(qunb)功能外，主要增加管理

15、信息系統(tǒng)功能，即以較大型的綜合性數(shù)據(jù)庫為主體，為單位和部門的運(yùn)行、管理、分析、計劃及決策等職能提供信息服務(wù)。 管理型辦公自動化系統(tǒng)一般建立在中大型或超小型計算機(jī)的硬件基礎(chǔ)上，同時配備多功能工作站和語音、圖象處理設(shè)備等，并連成計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。設(shè)在計算中心的中大型或超小型計算機(jī)主要完成(wn chng)管理信息系統(tǒng)功能，處于第一層；設(shè)在各職能機(jī)構(gòu)的高性能微機(jī)主要完成辦公事務(wù)處理，處于中間層；工作站和一般微機(jī)則置于各基層科室，為最底層。這種普遍采用的三級通信網(wǎng)絡(luò)具有很強(qiáng)的分布處理能力和很好的信息共享性能。軟件方面，除具有事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)的各種通用、專用辦公軟件外，還要建有支持管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫

16、和專業(yè)數(shù)據(jù)庫，如政府部門的計劃、貿(mào)易、統(tǒng)計、稅務(wù)、財政、物價、物資、金融、審計等數(shù)據(jù)庫和企業(yè)中的設(shè)備、產(chǎn)品、成本、技術(shù)、生產(chǎn)、工資等數(shù)據(jù)庫，提供信息綜合分析統(tǒng)計功能。 (三)、決策型辦公自動化系統(tǒng)（10%具體事務(wù)+90%決策分析） 決策型辦公自動化系統(tǒng)以上述兩種系統(tǒng)為基礎(chǔ)，是具有決策或輔助決策功能的系統(tǒng)所組成的最高級系統(tǒng)。決策型辦公自動化系統(tǒng)除具備前兩類系統(tǒng)的功能外，主要具備決策支持功能，諸如國民經(jīng)濟(jì)計劃和綜合平衡決策，經(jīng)濟(jì)效益預(yù)測和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)分析等。系統(tǒng)中輔助決策能力的強(qiáng)弱反映了該系統(tǒng)水平的高低。決策支持功能必須建立各種可供決策分析參考的模型，包括經(jīng)驗?zāi)Ｐ秃蛯嶒災(zāi)Ｐ停Ｓ玫陌ㄓ媱澞Ｐ?、預(yù)測模

17、型、評估模型、投入/產(chǎn)出模型、反饋模型結(jié)構(gòu)優(yōu)化模型、經(jīng)濟(jì)控制模型、仿真模型、綜合平衡模型等。各種模型根據(jù)大量的數(shù)據(jù)分析出多個可能的方案，為決策者提供決策建議。 決策型辦公自動化系統(tǒng)硬件設(shè)備與管理型辦公自動化系統(tǒng)類似，并需要綜合型通信網(wǎng)絡(luò)的支持。另外還裝備具有高速運(yùn)算能力和海量存儲能力的大型計算機(jī)，用以完成決策支持功能。它是智能型系統(tǒng)，需要綜合型數(shù)據(jù)庫作為其決策信息的來源，通過模型庫、方法庫、知識庫和專家系統(tǒng)進(jìn)行各種決策的判斷。辦公自動化系統(tǒng)不僅要完成常規(guī)的辦公事務(wù)處理，更重要的是為管理決策層提供與管理與控制(kngzh)有關(guān)的信息。因此，辦公自動化系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)(Management In

18、formation System，簡稱MIS)和決策支持系統(tǒng)(Decision Support System，簡稱DSS)三者之間有密切的關(guān)系，既相互獨(dú)立，又互相滲透。三者的關(guān)系如右圖所示。其中OA指事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)，三者融合的陰影(ynyng)部分即決策型辦公自動化系統(tǒng)。MISOA DSS事務(wù)級OA系統(tǒng)(xtng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構(gòu)成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計算機(jī)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整的OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為

19、合理，減少許多不必要的重復(fù)輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。一體化、網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公信息的運(yùn)轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠(yuǎn)距離的辦公機(jī)構(gòu)間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內(nèi)的信息資源共享。通常，事務(wù)級OA系統(tǒng)稱之為普通辦公自動化系統(tǒng)，而信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)稱之為高級辦公自動化系統(tǒng)。例如，市政府辦公機(jī)構(gòu)，經(jīng)常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機(jī)構(gòu)報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領(lǐng)導(dǎo)者研究各種文件之后作

20、出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應(yīng)當(dāng)注意到，領(lǐng)導(dǎo)在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。例如，揚(yáng)州市廣陵區(qū)政府報來文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請批準(zhǔn)，文件傳遞到市政府有關(guān)機(jī)構(gòu)，市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看到文件后，要安排城建、規(guī)劃等有關(guān)部門去查找有關(guān)蓋樓規(guī)劃的文件法規(guī)，又需要安排財政部門研究全市的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給廣陵區(qū)政府。這個例子中，信息以

21、文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導(dǎo)查閱、參照的有關(guān)法規(guī)也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領(lǐng)導(dǎo)者的意志。但是客觀信息分析(fnx)，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機(jī)處理來往(liwng)的文件，可以(ky)說是初步程度的自動化。如可以用計算機(jī)查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更進(jìn)一步的自動化。如果由計算機(jī)自動分析有關(guān)本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。再進(jìn)一步分析這個例子，如果市政府微機(jī)辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、市政府財務(wù)管理系統(tǒng)是一個集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計算機(jī)自動從有關(guān)系統(tǒng)中尋取機(jī)關(guān)資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動化更高層

22、次的集成化。另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū)政府辦公系統(tǒng)是一個集成的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，可以遠(yuǎn)程處理業(yè)務(wù)，那這就是一個更進(jìn)一步的網(wǎng)絡(luò)化的辦公室自動化系統(tǒng)。所以，辦公自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實現(xiàn)了辦公自動化的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個更高級的自動化系統(tǒng)。四、辦公自動化類別面對不同的業(yè)務(wù)環(huán)境和管理規(guī)模，辦公自動化可分為若干類型。 (一)、從業(yè)務(wù)類別上劃分，辦公自動化系統(tǒng)可分為六類 1政府型辦公自動化系統(tǒng)。 政府型辦公自動化系統(tǒng)的職能主要是保證政令和法令的暢通和實施。在我國，政府型辦公自動化系統(tǒng)可分為國家、部委省市

23、、地市和縣市四個級別。同級政府機(jī)關(guān)的辦公自動化系統(tǒng)以及同一層次的各個(廳、局)系統(tǒng)之間有著許多共性，可以據(jù)此為辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計出機(jī)構(gòu)設(shè)置及功能模型或辦公自動化設(shè)備配置模型。 2事業(yè)型辦公自動化系統(tǒng)。 事業(yè)型辦公自動化系統(tǒng)適合于學(xué)校、醫(yī)院、研究所、公用事業(yè)、社會團(tuán)體等事業(yè)型單位，它們的人事、財務(wù)、后勤等職能有許多共性。屬于它們專業(yè)范疇的子系統(tǒng)，如教務(wù)、醫(yī)務(wù)、科研項目管理等則需根據(jù)各單位需求而單獨(dú)開發(fā)（如揚(yáng)州大學(xué)圖書借閱、教務(wù)管理、學(xué)生管理、財務(wù)管理、科研項目管理等子系統(tǒng)）。 3企業(yè)型辦公自動化系統(tǒng)(xtng)。 企業(yè)的管理職能可以分為生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理和決策管理，辦公信息處理應(yīng)圍繞生產(chǎn)和經(jīng)營管

24、理進(jìn)行。隨著管理思想和技術(shù)的進(jìn)步(jnb)及企業(yè)信息化水平的提高，企業(yè)管理已經(jīng)發(fā)展到MRP(Manufacturing Resource Planning，制造資源(zyun)計劃)和ERP(Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃)的應(yīng)用階段，企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)同其有機(jī)地結(jié)合起來。 4專業(yè)事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。 指專業(yè)性的機(jī)構(gòu)，如律師、會計師、經(jīng)濟(jì)師事務(wù)所等使用的辦公自動化系統(tǒng)和以某項事務(wù)性處理為主的辦公自動化系統(tǒng)，如民航訂票系統(tǒng)、海關(guān)報關(guān)系統(tǒng)、商檢系統(tǒng)及銀行、保險公司等使用的辦公自動化系統(tǒng)。 5案例型辦公自動化系統(tǒng)。 指以案例為主要業(yè)務(wù)的辦公自動化系統(tǒng)，如

25、法院的訴訟裁決系統(tǒng)、公安局的案例分析系統(tǒng)、醫(yī)院的病理分析系統(tǒng)等，需要數(shù)據(jù)庫和輔助決策系統(tǒng)的支持。 6控制中心型的辦公自動化系統(tǒng)。 指各類測試控制中心、計算中心、衛(wèi)星發(fā)射中心、電話局等單位的辦公自動化系統(tǒng)。 (二)、從管理規(guī)模上劃分，辦公自動化系統(tǒng)可分為巨型、大型、中型、小型和微型五種。 1巨型辦公自動化系統(tǒng)。 巨型辦公自動化系統(tǒng)是一種全國性的辦公自動化系統(tǒng)。主層是全國的辦公自動化控制和管理中心，它由三層子系統(tǒng)組成：第一層子系統(tǒng)由中央各部門和各省的計算機(jī)中心組成；第二層子系統(tǒng)由各省的部、委、廳、局及大型廠礦企業(yè)的計算機(jī)中心組成；第三層子系統(tǒng)由市、縣、公司、工廠的計算機(jī)中心組成。 2大型辦公自動化

26、系統(tǒng)。 大型辦公自動化系統(tǒng)是全國的辦公自動化系統(tǒng)下的一級子系統(tǒng)，是以一省或中央某系統(tǒng)如石油系統(tǒng)為范圍(fnwi)而建立起來的計算機(jī)辦公網(wǎng)絡(luò)。 3中型(zhngxng)辦公自動化系統(tǒng)。 中型辦公自動化系統(tǒng)是全國(qun u)的辦公自動化系統(tǒng)下的二級子系統(tǒng)，是以在大、中城市和省內(nèi)大型廠礦企業(yè)為范圍而建立起來的計算機(jī)辦公網(wǎng)絡(luò)。 4小型辦公自動化系統(tǒng)。 小型辦公自動化系統(tǒng)亦稱局部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)，主要適用于省內(nèi)專業(yè)公司和中小企業(yè)的辦公管理。 5微型辦公自動化系統(tǒng)。 微型辦公自動化系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)中的最小單元是以PC機(jī)為中心的單機(jī)辦公自動化系統(tǒng)，既可獨(dú)立工作，也可與其他計算機(jī)聯(lián)機(jī)工作。五、辦公自動化技

27、術(shù)辦公自動化綜合了多種信息處理技術(shù)，這些技術(shù)以計算機(jī)技術(shù)和通信及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，主要有以下幾個方面： (一)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)。 數(shù)據(jù)處理是指非科技工程方面的對任何形式的數(shù)據(jù)資料的各種計算、管理和操作，包括財務(wù)數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)、文檔數(shù)據(jù)、產(chǎn)供銷數(shù)據(jù)、市場數(shù)據(jù)、人口數(shù)據(jù)、氣象數(shù)據(jù)等各種數(shù)據(jù)的處理。數(shù)據(jù)處理的特點是數(shù)據(jù)量大，要求準(zhǔn)確、快速且實時性強(qiáng)其關(guān)鍵在于使用什么樣的軟件，存儲設(shè)備的容量和存取速度。 在一般辦公室環(huán)境下，數(shù)據(jù)處理是通過數(shù)據(jù)庫軟件、電子表格軟件以及應(yīng)用數(shù)據(jù)庫軟件設(shè)計的各類管理信息系統(tǒng)或其他應(yīng)用軟件實現(xiàn)的，它們包括對數(shù)據(jù)信息的輸入、存儲、計算、分類、索引、查詢、匯總、制表、編排等內(nèi)容。數(shù)據(jù)

28、庫技術(shù)是辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的強(qiáng)有力工具，它為用戶提供了最方便實用的數(shù)據(jù)共享、檢查和修改等數(shù)據(jù)處理功能。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按其組織結(jié)構(gòu)一般分為層次型、網(wǎng)絡(luò)型和關(guān)系型三種數(shù)據(jù)模型。關(guān)系型數(shù)據(jù)庫對數(shù)據(jù)的表示能力較強(qiáng)，而且直觀易學(xué)，使用方便，因而，在目前微機(jī)上應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)基本上都是關(guān)系型的，如dBase，F(xiàn)oxBASE到FoxPro，Visual FoxPro，Access和SQL Server等。另外，在一些大型辦公自動化系統(tǒng)中采用一些大型的分布式的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，如SYBASE，INFORMIX和ORACLE(甲骨文)等。電子表格是指用計算機(jī)制表(zh bio

29、)，包括表格設(shè)計、數(shù)據(jù)輸入和結(jié)果計算，其速度與準(zhǔn)確性是手工制表無法比擬的。另外，根據(jù)表格中的原始數(shù)據(jù)和結(jié)果數(shù)據(jù)，電子表格還能自動生成各種統(tǒng)計圖表，大大減少了人工繪制統(tǒng)計圖表的麻煩，并使生成的統(tǒng)計圖表精確化。目前普遍使用的電子表格軟件是Lotus l-2-3和Microsoft Excel。數(shù)據(jù)庫技術(shù)(jsh)發(fā)展趨勢會向兩頭發(fā)展大的越來越大，小的越來越小。所謂大的，指的是企業(yè)級數(shù)據(jù)庫的規(guī)模。10年前，數(shù)據(jù)庫存儲的數(shù)據(jù)大都以GB為基準(zhǔn)(jzhn)衡量，幾十GB就已經(jīng)非常龐大。而現(xiàn)在，只廣東移動每個月新增的數(shù)據(jù)量，就已經(jīng)以TB衡量，不出3年，很多企業(yè)要存儲的數(shù)據(jù)就要達(dá)到PB級。數(shù)據(jù)量越來越大，需要

30、更大的數(shù)據(jù)庫做支撐，這就是數(shù)據(jù)庫的發(fā)展方向之一。另一方面，數(shù)據(jù)庫也會越來越小。現(xiàn)在，Sybase的數(shù)據(jù)庫已經(jīng)安裝在高檔的Casio手表中了，這些手表中記錄的有天氣情況、氣壓、佩帶者的血壓、心跳等數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)庫并不要求數(shù)據(jù)存儲量大，但是要求在低計算量的情況下反應(yīng)快，而且能夠適應(yīng)外界環(huán)境的變化。 存儲方式從行到列的改變。以前數(shù)據(jù)庫都是以行的形式存儲的，理由很簡單，用戶需要的是對單條數(shù)據(jù)的讀取和存儲。而現(xiàn)在，單純的數(shù)據(jù)記錄已經(jīng)不足以支撐企業(yè)發(fā)展了，企業(yè)更需要的是數(shù)據(jù)分析和決策支持。那么，單純看一條記錄沒有任何意義，而是要把所有數(shù)據(jù)的某一項都統(tǒng)計出來進(jìn)行分析，這就是列的概念。以中國移動為例，上億個用

31、戶，每個月上TB的數(shù)據(jù)，哪些是VIP用戶，該如何根據(jù)他們的需求提供專有服務(wù)，對于那些動感地帶的用戶，到底應(yīng)該制定哪些優(yōu)惠政策，除了看話費(fèi)，是不是還能挖掘出他們的消費(fèi)特點，進(jìn)行更有針對性的業(yè)務(wù)推廣活動?這些，就不是看一條數(shù)據(jù)的問題，而需要頻繁對列進(jìn)行操作。我預(yù)計，不出半年，各大數(shù)據(jù)庫廠商都會推出以列為存儲方式的數(shù)據(jù)庫。 (二)、文字處理技術(shù)。文字處理是指用計算機(jī)完成文字工作，其核心是使用文字處理軟件，包括文字信息的輸入、編輯、排版、存儲、印刷等，這是辦公室的主要工作之一。從20世紀(jì)70年代末，就出現(xiàn)了WordStar(中文之星)等文字處理軟件，之后又有了Word Perfect，Microsof

32、t Word，Lotus Ami Pro，PageMaker，WordPro以及我國的金山軟件WPS及WPS Office等，這些軟件隨著操作系統(tǒng)平臺的更新和用戶要求的不斷提高在不斷升級和更新。以著名的文字處理軟件Microsoft Word為例，2000年推出的中文Word 2000及最新的Word 2003使Word這種文字處理軟件不僅具備編輯、修改、存儲、排版和復(fù)制等基本的文字處理功能，而且更加實用和使用方便，并增加了擴(kuò)展的智能感知技術(shù)和Internet網(wǎng)絡(luò)傳送及共享等許多強(qiáng)大的功能。 在我國，文字處理的關(guān)鍵是漢字輸入方法，除常用的鍵盤漢字編碼輸入外，各種非鍵盤輸入技術(shù)(jsh)和設(shè)備已

33、經(jīng)相當(dāng)成熟，如漢字手寫體輸入、印刷體識別和漢語語音識別等，大大簡化了漢字處理工作。目前國內(nèi)開發(fā)的“漢王(hn wn)”、“蒙恬(mn tin)”等手寫識別輸入技術(shù)處于國際領(lǐng)先水平，具有識別率高、手寫自由度大、符合人體自然原理等諸多優(yōu)點，可識別簡體字、繁體字、異體字、英文、數(shù)字和符號等兩萬多字符，并且連筆書寫和倒插筆書寫皆能較準(zhǔn)確識別，對于書寫工整的各種字符，辨識率可以接近100%的理論極限，而且通過一段時間的適應(yīng)性訓(xùn)練，對連筆字的識別率也可以達(dá)到98%以上的水平。在印刷體識別方面，利用掃描儀配上國內(nèi)常見的“清華紫光”、“尚書”等OCR軟件(Optical Character Recogniti

34、on光學(xué)字符識別，簡稱OCR)可以高效地讀取并判斷、識別出印刷品上的文本信息，然后再到Word等文字處理軟件中進(jìn)行排版等處理，減少了鍵盤輸入文字的麻煩，從而提高工作效率?，F(xiàn)在，許多產(chǎn)品和辦公軟件將手寫識別、OCR軟件、語音識別技術(shù)集成一體，如Microsoft Office XP、WPS 2000都集成了手寫識別和語音識別功能，大大方便了用戶的使用。 (三)、語音處理技術(shù)。 語音處理就是用計算機(jī)對語音進(jìn)行處理的技術(shù)，包括語音合成和語音識別兩大類。語音合成是給計算機(jī)以發(fā)音的能力，語音識別是給計算機(jī)以聆聽和理解的能力。辦公人員可以直接與具備了這些能力的計算機(jī)進(jìn)行對話和交流，這種辦公方式無疑會受到辦

35、公人員的普遍歡迎。目前語音處理技術(shù)已進(jìn)入實用階段，已制成的典型系統(tǒng)有語音應(yīng)答系統(tǒng)，如電話查號、報時、股市行情信息的自動語音應(yīng)答以及語音識別漢字輸入系統(tǒng)。如IBM公司1997年推出的中文語音識別系統(tǒng)ViaVoice，無需專門訓(xùn)練，自由句式輸入，每分鐘可讀入150個漢字平均識字率超過95%。 (四)、圖形圖像處理技術(shù)。 計算機(jī)的圖形處理是指在計算機(jī)上進(jìn)行圖形設(shè)計與處理，按設(shè)計者的要求生成各種圖形。利用計算機(jī)可以得到根據(jù)數(shù)據(jù)分析做出的各種統(tǒng)計圖如直方圖、扇形圖、折線圖等，可以繪制圖形并編輯、修改進(jìn)行圖文混排。硬件上，常見的圖形輸入設(shè)備有鍵盤、坐標(biāo)數(shù)字化儀、光筆、操縱桿、跟蹤球、鼠標(biāo)器等，圖形輸出設(shè)備

36、有顯示器、打印機(jī)和繪圖儀等。軟件上，Windows自帶的應(yīng)用程序Paintbrush(畫圖)和Word都能繪制簡單圖形，而CorelDraw則是功能強(qiáng)大的失量圖形處理軟件，Excel則能生成各類圖表。 圖像處理是指利用計算機(jī)將照片等圖像以數(shù)字形式輸入、分析和處理。如用彩色掃描儀掃描圖片、數(shù)碼照相機(jī)輸入照片、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)獲得視頻(shpn)信息，然后使用圖像和視頻處理軟件進(jìn)行加工。目前使用普遍的圖像和視頻處理軟件有Adobe公司的Photoshop，Premiere等，動畫制作(zhzu)軟件有3DMAX，F(xiàn)lash等。 (五)、文檔管理(gunl)技術(shù)。 文檔管理是指對文件這一整體形式進(jìn)行的管理

37、，主要是指對文檔資料的存儲、分類、歸檔、檢索等，它在辦公自動化系統(tǒng)中占有很大的比重。目前，辦公室電子文檔管理的方法已經(jīng)逐漸與傳統(tǒng)的文檔管理方法相結(jié)合。電子文檔管理通常使用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、電子文件柜技術(shù)以及縮微技術(shù)。 1數(shù)據(jù)庫技術(shù)適用于文件資料數(shù)量較大的辦公室文檔管理。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)由數(shù)據(jù)庫(DB)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)和用戶應(yīng)用程序三部分組成。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是用戶應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)庫之間的接口，由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)定義數(shù)據(jù)庫、將數(shù)據(jù)裝入數(shù)據(jù)庫、完成對數(shù)據(jù)庫的各種操作、控制、維護(hù)和通信等功能。數(shù)據(jù)庫應(yīng)用形態(tài)主要有集中式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和分布式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。集中式數(shù)據(jù)庫是將物理數(shù)據(jù)庫集中存放在主機(jī)上，由主機(jī)上的數(shù)據(jù)

38、庫管理整個數(shù)據(jù)庫，用戶可以從終端發(fā)出數(shù)據(jù)操作命令，經(jīng)主機(jī)上數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)接收處理后，再將操作結(jié)果送回終端；其數(shù)據(jù)共享能力、恢復(fù)能力較強(qiáng)，但缺點是一旦主機(jī)出故障，將導(dǎo)致系統(tǒng)全部癱瘓。(如揚(yáng)州大學(xué)教務(wù)處的教務(wù)管理平臺學(xué)籍管理) 分布式數(shù)據(jù)庫是指物理數(shù)據(jù)庫在地理位置上分布于一個含有多個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，它可靠性較高，局部發(fā)生故障不至于引起整個系統(tǒng)癱瘓，并且分散了工作負(fù)荷；它通過網(wǎng)絡(luò)連接，適合于辦公地點分散的應(yīng)用，系統(tǒng)開放，易于擴(kuò)展。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸成熟并實用化，由客戶/服務(wù)器(Client/Server)方式構(gòu)成的分布式數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)中一個迅速發(fā)展的潮流。 2電子文

39、件柜技術(shù)適用于文件資料較少，種類也比較單純，直接可以從電子文件柜中取出電子文件的應(yīng)用情況。它完全模仿用普通文件資料柜存放數(shù)據(jù)和管理文擋的方法，在計算機(jī)上的外存儲器(磁盤和光盤)組成的大容量存儲系統(tǒng)中開辟存儲空間，然后按一定的文件組織方式對文檔進(jìn)行分類、歸檔，配合使用性能好的檢索軟件，文檔記錄的檢索將變得十分方便、高效，滿足用戶從不同角度進(jìn)行查詢、檢索的要求。電子文件柜通常收存文檔的全文內(nèi)容，占用的存儲空間較大，因此比較適應(yīng)(shyng)于文檔數(shù)量較少的辦公室使用。 3縮微技術(shù)是指把紙質(zhì)文件或計算機(jī)生成的信息縮小記錄到一個膠片上保存，所有的文件和檔案，都可以采用縮微膠卷來存儲，這樣可以大大節(jié)省文

40、件的存放空間，而且記錄不易混淆和丟失。這一技術(shù)又稱激光全息縮微技術(shù)，是利用激光全息照相(qunxzhoxing)方法制作超縮微膠片，需要的時候，用一束激光以一定的角度投射在留有全息圖的超縮微膠片上，就可再現(xiàn)原始文獻(xiàn)的圖像。在一張148mm105mm的全息(qunx)縮微膠片上，可以記錄一年的人民日報。國外許多大公司的檔案管理、圖書館都采用縮微技術(shù)來存儲工作文件、檔案和圖書目錄等。大量的縮微系統(tǒng)都要配備閱讀機(jī)，以便閱讀縮微膠卷上的信息，它們可以與計算機(jī)相連接，進(jìn)行輔助檢索，以提高查閱速度。 (六)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)。 現(xiàn)代通信主要是通過模擬交換網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字交換網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息交換和傳輸?shù)摹Ｔ谀M交換網(wǎng)絡(luò)傳

41、輸?shù)氖悄M信號，包括電話、傳真及計算機(jī)借助調(diào)制解調(diào)器進(jìn)行的遠(yuǎn)程通信等。在數(shù)字交換網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)氖菙?shù)字信號，這些網(wǎng)絡(luò)包括各種計算機(jī)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)等。從模擬通信到數(shù)字通信，從局域網(wǎng)到廣域網(wǎng)，從電話、電報網(wǎng)到分組交換網(wǎng)、綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)，從固定電話、移動電話到微波、光纖、衛(wèi)星通信等，都是辦公自動化涉及的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展為辦公自動化創(chuàng)造了必要的環(huán)境和條件，利用通信手段將分散的多臺計算機(jī)聯(lián)成網(wǎng)絡(luò)以共享計算機(jī)軟、硬件資源和數(shù)據(jù)信息的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)成了現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的支撐平臺，Internet的發(fā)展更使辦公自動化技術(shù)提高到前所未有的高度。 在辦公自動化方面，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的主要應(yīng)用有： 1電子郵

42、件。 在Internet所提供的眾多服務(wù)中，電子郵件通信服務(wù)最為廣泛。通過Internet方便、快捷和經(jīng)濟(jì)的E-mail服務(wù)，可以用極其低廉的費(fèi)用和極其快捷的速度進(jìn)行地區(qū)間和國際間的聯(lián)系和交流，將文字、聲音、圖像、數(shù)據(jù)及其組合等多媒體信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳遞，具有傳統(tǒng)通信方式無可比擬的優(yōu)勢。每個E-mail本質(zhì)上是一個電子文件，用戶可以同時向多個收信人發(fā)送同一份郵件或轉(zhuǎn)發(fā)信件，還可以將命令或請求發(fā)送給主機(jī)由其自動處理等。常用的電子郵件軟件有Outlook Express，F(xiàn)oxmail等，現(xiàn)在人們大多使用網(wǎng)絡(luò)郵箱。 2遠(yuǎn)程(yunchng)會議。 遠(yuǎn)程會議是指在現(xiàn)代電子設(shè)備的支持下，利用網(wǎng)絡(luò)通

43、信手段異地召開會議。與會者能看到其他參加會議的人，聽到他們的聲音，從而可以互相交流，具有(jyu)實時交互性。遠(yuǎn)程會議可以節(jié)約會議開支，縮短與會時間，提高會議質(zhì)量。其主要應(yīng)用有以電視機(jī)為監(jiān)視器的實時可視系統(tǒng)電視會議系統(tǒng)和裝備在個人計算機(jī)上的網(wǎng)絡(luò)(wnglu)視頻通訊系統(tǒng)桌面視頻會議系統(tǒng)。典型的視頻會議系統(tǒng)包括一個大型數(shù)字?jǐn)z像機(jī)或小型數(shù)字?jǐn)z像頭、安裝視頻采集卡的高速計算機(jī)、Internet/I ntranet網(wǎng)絡(luò)接入(配置為10Mbps以上的寬帶)和視頻會議軟件，如Microsoft的Net meeting軟件。在一些高層次的辦公自動化系統(tǒng)中已經(jīng)采用了“語音+文字+圖形+圖像電子會議。這種會議系

44、統(tǒng)需要具有裝備了數(shù)字?jǐn)z像和播放設(shè)備的會議廳，以及高容量的數(shù)字通信線路或頻帶很寬的模擬信號線路(通?？梢酝ㄟ^光纜傳輸信息)。圖像和聲音的傳遞同視頻會議一樣，文字和圖片則可以在計算機(jī)上用鼠標(biāo)器寫字或用彩色掃描器掃人圖像、文字或用數(shù)字?jǐn)z像機(jī)攝入靜態(tài)的圖像，經(jīng)計算機(jī)中的軟件將采集的數(shù)字信息壓縮后，通過專用線路或電話線傳遞到各方，同時，對方還能聽到發(fā)送者現(xiàn)場的講話。(如國務(wù)院以及省政府經(jīng)常召開電視電話會議，各省或部門設(shè)立分會場，可以大大節(jié)約費(fèi)用，提高效率) 3IP電話。 IP電話指在Internet上實現(xiàn)的一種集語音、數(shù)據(jù)、圖像于一體的通信業(yè)務(wù)。傳統(tǒng)電話業(yè)務(wù)傳送的是模擬信號，聲音傳輸使用專門鋪設(shè)的線路以

45、及用于傳輸模擬信號的中繼設(shè)備，而IP電話使用Internet傳送語音，使用已建成的線路，成本大大降低，尤其是用IP電話撥打國際長途可以大大節(jié)約通話成本，因此發(fā)展非常迅速。按照撥號端和受話端的不同，IP電話可分為三類：電話對電話、PC對電話、PC對PC。常用IP電話軟件有：Net meeting，IP phone，Net2Phone，Media Ring Talk，Vox Phone，Cool Talk等。17969，17911（聯(lián)通），17909（上海電信） 4Intranet(內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(lin wn)。Intranet是指采用Internet技術(shù)建立的、自成體系的機(jī)關(guān)或企業(yè)內(nèi)部專用網(wǎng)絡(luò)。它以T

46、CP/IP協(xié)議為基礎(chǔ)，以Web為核心應(yīng)用，構(gòu)成統(tǒng)一和便利的信息交換(jiohun)平臺。Intranet包含了幾乎所有的Internet應(yīng)用：信息發(fā)布和瀏覽、電子郵件、多媒體通信、遠(yuǎn)程訪問、網(wǎng)上討論組、用戶和安全性管理等，辦公自動化系統(tǒng)(xtng)架構(gòu)在Intranet上，使用戶在瀏覽器平臺上就能基本完成日常的辦公事務(wù)處理。專業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的解決方案目前主流的辦公系統(tǒng)集成技術(shù)以Lotus Domino/Notes為核心的解決方案共享信息；高效管理工作流；信息存儲；訪問Internet；收發(fā)電子郵件；管理個人通訊錄；支持移動用戶；時間管理和任務(wù)管理以Microsoft Exchange+Mic

47、rosoft BackOffice為核心的解決方案Exchange提供郵件服務(wù)，IIS提供Web服務(wù)，SQLServer提供數(shù)據(jù)庫服務(wù),Office提供客戶端服務(wù)完全B(Browse)/S(Sever)應(yīng)用，提高大型系統(tǒng)的部署維護(hù)效率?；?net架構(gòu)，提供企業(yè)級系統(tǒng)的穩(wěn)定性、擴(kuò)展性等核心性能?；陂_放平臺的模塊化解決方案，易于擴(kuò)展升級。與IE，Office等桌面系統(tǒng)緊密集成，降低使用門檻。提供無編碼，個性化定制平臺。思考題 1什么是辦公自動化? 2辦公自動化有哪幾個要素?主要的辦公設(shè)備有哪些? 3辦公自動化一般可分為哪幾個結(jié)構(gòu)層次?它們之間有怎樣的關(guān)系? 4事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)包括那些功能?

48、 5從業(yè)務(wù)類別上劃分或從管理規(guī)模上劃分，辦公自動化系統(tǒng)可各分為幾類? 6辦公自動化主要(zhyo)綜合了哪些信息處理技術(shù)?主要的辦公自動化應(yīng)用軟件有哪些?第二節(jié) 辦公自動化的發(fā)展(fzhn)狀況本節(jié)重點(zhngdin)：國內(nèi)外辦公自動化的發(fā)展(fzhn)歷程三代辦公自動化系統(tǒng)(xtng)的特點一、辦公自動化發(fā)展歷程人類從誕生時起，就是作為一個種群在地球上生存發(fā)展的。人類的一切活動從一開始就是人群之中進(jìn)行信息交換的過程。史前人類之間利用聲音、記號傳遞信息。例如某些民族的鼓聲、歌聲。特別聲調(diào)的喊聲都起源于傳遞信息。而結(jié)繩記事、刻石記事，更是我們所熟知的。經(jīng)歷了幾十萬年和自然界的斗爭，人類產(chǎn)生了語

49、言和文字，大大有利于信息的傳遞、交換。樹枝、棍棒成為人類最早的筆。公元前3200年埃及人發(fā)明了墨水，而商朝的中國人在龜甲上刻字，在青銅器上鑄字傳遞文化，這就是有名的甲骨文和金文。后來又在竹簡、木簡上刻字記載信息。公元105年中國人發(fā)明了紙，毛筆和硯臺。約1040年中國人畢升發(fā)明了活字印刷。1565年西方人發(fā)明了鉛筆。這些都是人類書寫信息的工具。而信息傳遞靠人類本身，當(dāng)時交通運(yùn)輸手段，陸路以牛車或馬車，水路以船運(yùn)為主要方式，所以一個信息傳到遙遠(yuǎn)的異地，需要相當(dāng)長的時間。所謂600里加急，在今天看來也相當(dāng)緩慢。電影鴉片戰(zhàn)爭中有道光皇帝和林則徐之間以500里快馬傳遞信息的情節(jié)。北京至廣州有約2500

50、公里之遙，最快也得10天，所以真有緊急軍情，也只能因地制宜了。到了近代，辦公、信息工具有了巨大發(fā)展。機(jī)械打字機(jī)于1714年發(fā)明。1898年，發(fā)明了電動打字機(jī)，1937年發(fā)明了復(fù)印機(jī)。1943年，發(fā)明了錄音機(jī)，1946年發(fā)明了計算機(jī)，20世紀(jì)70年代出現(xiàn)了各種文字處理設(shè)備。這些現(xiàn)代化高科技產(chǎn)品成為人類的有力工具，很快地應(yīng)用于人類的辦公活動中，開始了辦公自動化的時代。以美國為例，今日美國的辦公室早已不是70年代以前美國影片中的形象了。每個辦公桌上都是微型計算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備。所有微型機(jī)大都已為網(wǎng)絡(luò)所連接，數(shù)據(jù)和信息在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中飛速傳遞，瞬時可以從西海岸傳到遙遠(yuǎn)的歐洲。所有的文件都是

51、經(jīng)過Word之類軟件生成。由激光打印機(jī)生產(chǎn)，工整、精美。需要多份文件即時就可復(fù)制。美國20世紀(jì)60年代開始進(jìn)入辦公自動化時期。公司企業(yè)最早實施自動化措施。早期計算機(jī)應(yīng)用中，1975年前，有許多從事文字處理的應(yīng)用軟件，80年代后微型機(jī)迅猛發(fā)展，著名的軟件WordStar，Lotus123，都是文字及表格處理軟件。在全世界范圍的辦公室內(nèi)掀起了廣泛的應(yīng)用熱潮。80年代后更是高速發(fā)展。Microsoft公司的Office系統(tǒng)是最著名的例子。Windows環(huán)境下的Word軟件是最為成功的，現(xiàn)在全世界絕大多數(shù)的文件都是由Word產(chǎn)生的。Word帶給人們前所未有的方便。同時，網(wǎng)絡(luò)在美國獲得了不斷的發(fā)展，最終

52、形成了今日的Internet網(wǎng)，把全世界的辦公室聯(lián)結(jié)在一起。例如，1978年，卡特政府建立白宮辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。這是一個具有1000個終端的局域網(wǎng)。1984年，90以上政府機(jī)構(gòu)應(yīng)用電子郵件。而美國各大學(xué)在80年代中后期，都建立了完備的校園網(wǎng)。例如著名的斯坦福大學(xué)校園網(wǎng)。90年代初，克林頓政府大力推進(jìn)信息產(chǎn)業(yè)，提出了“信息高速公路”的概念，全國進(jìn)入布網(wǎng)高潮，遍布美國的網(wǎng)絡(luò)最終聯(lián)成了今天的Internet網(wǎng)。而Internet網(wǎng)現(xiàn)在已深入到美國和世界上大多數(shù)國家的辦公室和家庭。辦公自動化、信息化已深入到幾乎每一個人的辦公桌。近年美國辦公自動化系統(tǒng)又向管理支持軟件、數(shù)據(jù)庫軟件深度發(fā)展。幾乎每一個大中

53、型企業(yè)或機(jī)構(gòu)都已建立了自己的辦公自動化系統(tǒng)，絕大部分是信息管理系統(tǒng)和決策系統(tǒng)。50年代的美國人是絕對不認(rèn)識今日的美國辦公室。今日美國辦公室是高技術(shù)發(fā)展的結(jié)晶，人類已進(jìn)入了信息革命時代。日本基本上也經(jīng)歷了以上的過程，緊緊地跟隨著信息業(yè)發(fā)展的步伐。今日日本也實現(xiàn)了全國的網(wǎng)絡(luò)化。主要大學(xué)、政府機(jī)關(guān)、大企業(yè)都在網(wǎng)上，都有了自己的高級辦公自動化系統(tǒng)。計算機(jī)普及到人們生活的任何角落(jiolu)，其水平和美國接近。二、我國發(fā)展(fzhn)辦公自動化的情況在中國(zhn u)，辦公自動化也已有20多年的發(fā)展歷史，絕對是一個老生常談的概念。由于信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公自動化除了名稱沒有改變以外，無論

54、從內(nèi)涵到外延都已變得面目全非。辦公室的故事故事一：王先生是報社的一名記者，他每天早晨走進(jìn)辦公室，打開計算機(jī)，邊收電子郵件邊處理當(dāng)日要發(fā)的稿子，然后將稿件從內(nèi)部公共平臺上發(fā)給美編進(jìn)行版面設(shè)計、出樣版。發(fā)版中間進(jìn)入報社內(nèi)部信息發(fā)布系統(tǒng)，瀏覽今日工作須知，關(guān)填好近日的采訪或會議活動，報告自己的行蹤，也讓同事共享近日的業(yè)界動態(tài)。王先生的“辦公室的故事”就是讓工作時間升值、讓工作過程“無紙化”。故事(gsh)二：劉小姐是某公司(n s)的人事主管，每天上班一打開計算機(jī)，與她常聯(lián)系或單門的工作人員便會在計算機(jī)上顯示出來，誰沒在線，誰有事想與劉小姐商討(shngto)，均一目了然。劉小姐只需單擊一個鍵，便可

55、與在線的某人取得聯(lián)系，并在網(wǎng)上進(jìn)行視頻交流。如果事情處理完畢，劉小姐可以查看與該部門相關(guān)的其他部門信息，如行政辦公室、財務(wù)部等，它們很快就會動態(tài)地顯示出來。故事三：李先生是某公司的技術(shù)人員，他想了解公司某項產(chǎn)品的全部信息，通過安裝在電腦上的技術(shù)導(dǎo)航圖，關(guān)于此產(chǎn)品的特性、相關(guān)解決方案及開發(fā)指南等一并匯集到王先生眼前?？戳诉@些內(nèi)容，王先生還想了解開發(fā)此類產(chǎn)品的技術(shù)難點，只需單擊屏幕上的某個問題按鈕，基于全球的技術(shù)問答庫中的許多技術(shù)專家會及時給出答案。以上描繪的是現(xiàn)代辦公室中應(yīng)用現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的情景，20世紀(jì)產(chǎn)生在的辦公自動化夢想在我也已經(jīng)逐步實現(xiàn)了。70年代，辦公自動化技術(shù)開始傳入我國。80年

56、代初微型機(jī)也進(jìn)入我國。我國政府對此較為重視，國務(wù)院于1985年設(shè)立了辦公自動化專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組。1986年成立了相應(yīng)的專家組，多次舉辦全國性的研討會，對辦公自動化的設(shè)備、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)、集成化、應(yīng)用軟件等進(jìn)行研討，并由專家寫了設(shè)計指導(dǎo)書。1985年以前是我國發(fā)展的第一階段，是準(zhǔn)備期。通過試點，開發(fā)了一些辦公自動化系統(tǒng)，引入復(fù)印機(jī)，漢化微型計算機(jī)軟、硬系統(tǒng)，解決漢字輸入輸出，漢化部分應(yīng)用軟件，成立了全國性的專業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，制定了我國辦公自動化發(fā)展規(guī)劃。19861995年為發(fā)展期。這一是時期建立了一批國家級的辦公自動化系統(tǒng)。國務(wù)院組織開發(fā)了“政務(wù)辦公自動化系統(tǒng)”。在省、市地方政府部門和重要行業(yè)

57、也建立了一批有一定水平的辦公自動化系統(tǒng)。目前全國市以上政府及大中型企業(yè)都已開始這一項目。例如，上海市政府辦公系統(tǒng)，以Wangvs超級小型機(jī)組成網(wǎng)絡(luò)。軟件系統(tǒng)包含文字處理、文件管理、辦公日程管理、輕型印刷、電子郵件、機(jī)關(guān)事務(wù)處理等七個軟件包，取得了一定的效益。全國還有眾多不同等級的辦公自動化系統(tǒng)投入運(yùn)行。例如，第七屆全國人民代表大會使用會務(wù)管理系統(tǒng)取得了成功。這一時期我國有關(guān)方面相繼開發(fā)出許多風(fēng)靡一時的漢字系統(tǒng)，并繼續(xù)向前開發(fā)。例如：CCDOS、希望漢字UCDOS、聯(lián)想漢字系統(tǒng)、天匯漢字、213漢字等等。開發(fā)了大量漢字輸入方案，例如：五筆字型、自然碼、拼音、鄭碼、筆型碼、筆順碼等等。也開發(fā)了一些

58、著名的文字處理系統(tǒng)，例如：方正排版、華光排版、WPS系統(tǒng)(金山漢字)、CCED系統(tǒng)、漢化Word Star等等。這些巨大的成果使辦公自動化中最基本的技術(shù)：文字處理技術(shù)在我國得到巨大發(fā)展。目前我國辦公公文、文件的生產(chǎn)處理已基本實現(xiàn)了自動化。社會上文秘人員已普遍掌握這些基本技術(shù)。我國機(jī)構(gòu)招聘人員時，會使用相關(guān)計算機(jī)軟件已成為一個基本條件。目前這方面技術(shù)正在繼續(xù)發(fā)展。微軟公司(Microsoft)的辦公軟件Office已逐漸占據(jù)統(tǒng)治地位，Word以其先進(jìn)的技術(shù)贏得了大多數(shù)用戶，而且從1985年以后，傳真技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、局域網(wǎng)技術(shù)在我國得到大面積的普及。辦公手段有了巨大進(jìn)步。1992年以后，自動化技術(shù)

59、在我國銀行業(yè)、保險業(yè)、郵政業(yè)、航空業(yè)各個行業(yè)上都有巨大的發(fā)展。我國人民存款也開始通存通兌、異地存取、柜員機(jī)取款，持卡購物、消費(fèi)、旅游，計算機(jī)訂票等等，也進(jìn)入我國人民日常生活。社會上各種網(wǎng)絡(luò)信息開始給人們提供信息，例如，北京瀛海威時空。我國圖書館界也有了巨大的變化。國家級、省級圖書館，科學(xué)院系統(tǒng)大、中型館，全國高校大、中型館基本上實行了計算機(jī)管理。而全國大多數(shù)單位均實現(xiàn)了不同程度的計算機(jī)財務(wù)、人事管理。很多人都拿到了計算機(jī)打印的工資條。由于自動化的威力，社會面貌有了巨大變化，逐步縮小了與發(fā)達(dá)國家的差距。1995年以后(yhu)為逐漸成熟(chngsh)階段。這一時期，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國迅速發(fā)展并普

60、及。通信設(shè)施有較大改善，全國分組交換網(wǎng)投入使用。正在建立全國性的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。多種多樣的辦公自動化系統(tǒng)也大量(dling)投入運(yùn)行，并引發(fā)了政府上網(wǎng)、企業(yè)上網(wǎng)、電子政務(wù)、電子商務(wù)、校園網(wǎng)、數(shù)字化辦公等一系列工程。1995年國家教委已建成Cernet中國教育科研網(wǎng)骨干網(wǎng)。Cernet租用國家專用線路，建成以清華大學(xué)為網(wǎng)絡(luò)中心，以北大、北京郵電大學(xué)、東南大學(xué)、上海交大、華中理工大學(xué)、西安交大、成都電子科技大學(xué)、東北工大、華南理工大學(xué)等九所院校為地區(qū)中心的全國高校網(wǎng)絡(luò)。這些中心都建有相應(yīng)的校園網(wǎng)。Cernet已接通Internet網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)可以查詢Internet網(wǎng)上的各種信息，也可以查詢國內(nèi)已上網(wǎng)