辦公室事務(wù)培訓(xùn)講座(PPT 31頁)

1、第七講 辦公室事務(wù).（.） 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料1第1頁，共31頁。課程安排辦公室環(huán)境的布置郵件的收發(fā)與傳閱妥善安排約會(huì).（.） 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料2第2頁，共31頁。辦公室環(huán)境辦公室布置的原則辦公室用品的選購與擺放3第3頁，共31頁。點(diǎn)評根據(jù)這段有關(guān)辦公室布置的影片，點(diǎn)評這間辦公室布置的優(yōu)、缺點(diǎn).（.） 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料4第4頁，共31頁。辦公室布置的原則辦公室要布置得整齊潔凈，采光良好。走道上不要放置有礙行走的物品。辦公桌椅柜架的排列應(yīng) 采用直線對稱式。使用同一規(guī)格的檔案柜， 高度一致，增進(jìn)美觀。5第5頁，共31頁。辦公室布置的原則將電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等大件辦公設(shè)備，安置在一個(gè)區(qū)域

2、內(nèi)，便于電源接線、管理和保養(yǎng)。辦公室的百葉窗應(yīng)調(diào)整保持一個(gè)角度。室內(nèi)照明燈光應(yīng)統(tǒng)一?？照{(diào)溫度應(yīng)保持在度之間，濕度應(yīng)保持在。（續(xù)上表）.（.） 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料6第6頁，共31頁。辦公室布置的原則辦公室的地毯、桌面、桌椅應(yīng)保持一種色彩的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點(diǎn)綴掛一些裝飾畫和放置一些自然或人工的綠色植物。辦公桌和辦公區(qū)域要保持清潔。（續(xù)上表）7第7頁，共31頁。辦公用品的選購與擺放選購辦公用品的原則辦公用品的基本配備辦公用品的擺放原則8第8頁，共31頁。選購辦公用品的原則 一、是滿足工作要求二、是提高工作效率三、是節(jié)約人工費(fèi)用 四、是樹立企業(yè)公眾形象 .（.） 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料9第9頁，共31

3、頁。根據(jù)以上原則，列出辦公室需采購的辦公用品清單小組討論：10第10頁，共31頁。郵件的收發(fā)與傳閱郵件收進(jìn)的程序和要求郵件的發(fā)出11第11頁，共31頁。小組討論如果錄影中那封信是給上司的，請?jiān)u論這位行政人員的做法有哪些不當(dāng)之處？討論作為行政人員，正確的收進(jìn)信件程序是什么？.（.） 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料12第12頁，共31頁。收信件細(xì)節(jié)上司或同事的私人信件原封送交?！罢`拆”應(yīng)立即封口、簽名、致歉裁開或剪開封口，保持信件完整檢查信封內(nèi)有無單據(jù)或名片，避免遺漏如有必要，可以登記信封的信息13第13頁，共31頁。郵件收進(jìn)的程序和要求分類拆封登記分送閱辦.（.） 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料14第14頁，共31

4、頁。請每組設(shè)計(jì)一份郵件登記表實(shí)戰(zhàn)演練：15第15頁，共31頁。郵件登記表編號(hào)收到日期發(fā)出日期收閱人/部門郵件種類處理辦法備注1、2、3、4、5、16第16頁，共31頁。資料、郵件分送上司親收件要立即呈送部門信件交到負(fù)責(zé)人手中傳閱資料請附上簽字單.（.） 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料17第17頁，共31頁。閱辦仔細(xì)認(rèn)真，重點(diǎn)要圈劃長篇要進(jìn)行摘要適當(dāng)提出擬辦意見辦畢保管備查18第18頁，共31頁。觀看錄影片段一評論這位行政人員的做法說明了做行政工作的什么特性？19第19頁，共31頁。討論這位行政人員的工作應(yīng)該如何改善？觀看錄影片段二.（.） 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料20第20頁，共31頁。郵件的發(fā)出內(nèi)容校核信

5、封、封皮查對郵件寄發(fā)21第21頁，共31頁。妥善安排上司約會(huì)約會(huì)安排的原則安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)22第22頁，共31頁。安排約會(huì)的原則配合上司的時(shí)間表分辨輕重緩急酌留彈性處理好變更的約會(huì).（.） 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料23第23頁，共31頁。觀看資料片一、二請指出這位秘書在安排上司約會(huì)時(shí)體現(xiàn)了哪些原則？24第24頁，共31頁。安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（一）有些時(shí)間不宜安排約會(huì)。出差回來當(dāng)天周末或假日臨近下班25第25頁，共31頁。下班前將第二天的約會(huì)事項(xiàng)填進(jìn)小卡片，一張交給上司，一張交給司機(jī)，一張自己保存。安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（二）時(shí)間約會(huì)事由所帶資料參加人員地點(diǎn).（.） 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料26第26頁，共31頁。及早備妥約會(huì)所需的資料，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間請上司過目。特別重要的約會(huì)在接近約會(huì)時(shí)間前，應(yīng)與對方再聯(lián)絡(luò)，以確保約會(huì)的順利進(jìn)行。約會(huì)場所和招待事宜有時(shí)也要秘書負(fù)責(zé)。安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（三）27第27頁，共31頁。.（.） 專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料28第28頁，共31頁。安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（四）按照需要，記錄會(huì)面內(nèi)容。保留會(huì)見人聯(lián)系資料，以便萬一取消或更動(dòng)時(shí)間可及時(shí)通知對方。隨時(shí)提醒自己的上司準(zhǔn)時(shí)赴約。每天上班之前請上司核對他的日程