做生活與工作的效率專家(林玟瑩)

1、做生活與工作的效率專家2013.09.10如果您想制造一艘船你不用招集很多人來訂計(jì)劃，分任務(wù)找工具，砍木料，你只要交給他們對大海無限的向往就夠了，然后他們自己就會造出一艘船出來 -安東 德 圣艾修伯里 效果：確定的 。效率：以最小的 或 獲得結(jié)果效能：以最小的 和 獲得 。角色扮演的要訣 分析自己的工作與角色 分享你在公司扮演的三大角色檢視自己的工作狀態(tài)：分享8min 1.不在行(難勝任、浪費(fèi)時(shí)間 ) 2.勝任(做的來但不見得有樂趣) 3.優(yōu)秀與杰出(勝任而愉快的事) 4.天才(與自己興趣有絕佳契合) 1.寫下在你工作中不在行卻去做的事。2.寫下自己工作中做的來的事(能勝任的工作)3.寫下自己

2、工作中表現(xiàn)非常杰出且勝任愉快的事情。4.寫下工作中最能展現(xiàn)你天賦的部份(成為眾所注目的焦點(diǎn))。林玟瑩老師提醒你：你快樂，是因?yàn)?0%以上的事落在第3與第4象限；反之，若你有60%以上的事落在第1與第2象限的范圍，你必然不快樂！讓你的主管與老板了解你的狀態(tài)，更是基本而且必要的態(tài)度。1.在工作上你最常抱怨什么？2.其中哪個(gè)部份你抱怨最久？3.為什么這么久了，你還在抱怨？原因是？4.你覺得有什么你自己的個(gè)人因素，讓你一 直沒有解決它？5.在工作上，什么事是你自己都覺得不該 做，但是你卻仍然在做？為什么？6.在工作上，什么事是你自己都覺得該做， 但是你卻仍做不到？為什么？7.如果你是老板，你會用一個(gè)像

3、你一模一樣 條件與工作態(tài)度的員工嗎？為什么？挑戰(zhàn)自己的工作慣性 理想和目標(biāo)的重要意義 只有理想明確，目標(biāo)清楚，才能活得有意義。哈佛大學(xué)曾對畢業(yè)生作過一個(gè)長達(dá)10年的調(diào)查，追蹤他們畢業(yè)后的表現(xiàn)，結(jié)果表明：83%的人沒有給自己事業(yè)制訂目標(biāo)，掙得一定數(shù)額的收入14%的人事業(yè)上目標(biāo)明確，但從來不把目標(biāo)寫下來，這些人的收入是第一組人的3倍 7%的人不僅目標(biāo)明確，而且把目標(biāo)寫在紙上，他們的收入是第二組的10倍為何設(shè)定目標(biāo)卻達(dá)不到 ？耶魯大學(xué)的目標(biāo)設(shè)定七個(gè)步驟（1）先擬出你期望達(dá)到的 ；（2）列出 ：你達(dá)到這目標(biāo)有什么好處（3）列出可能的 ：您要達(dá)到此目標(biāo) 之障礙，可能是錢不夠、能力不夠等 ，一一列舉；（4

4、）列出所需 ：思索需要那些知識、 協(xié)助、訓(xùn)練等；（5）列出尋求支持的 ：一般而言，很 難靠自己一個(gè)人即能達(dá)到目標(biāo)，所以 應(yīng)將尋求支持的對象亦一并列出；（6）訂定 ：（7）訂定達(dá)成目標(biāo)的 。您將要設(shè)計(jì)自己的理想與目標(biāo)，請注意以下問題：A在我的一生中我想要得到什么？B什么東西對我很重要？ 我欣賞什么樣的人生觀？C我的天賦和能力體現(xiàn)在那些地方D在生命盡頭的時(shí)候， 我將會追憶什么？如何形成個(gè)人的生活理想，這首先涉及到您在生命臨終時(shí)想回憶什么？ 展望您的個(gè)人價(jià)值寫下來你一生中想要創(chuàng)造或者是實(shí)現(xiàn)的東西，定下你希望自己對別人有什么用處。1你最希望自己做什么？2假設(shè)你干什么事都能成功， 你希望那是什么事？3如

5、果你有錢有時(shí)間，你最喜歡做什么？4工作中你做的那些事情對別人最有用？5你私人生活中的什么事對別人最有用？ 別人最欣賞你什么？你覺得別人比你活的開心？如果你不必再為養(yǎng)家糊口操心，你最想做？你最幸福，最成功，最滿意的時(shí)刻？你最擅長并且對別人有意義的事？有時(shí)你會想，你的一生一定要做以下幾件事？那會是哪些事？ 制訂計(jì)劃的七大基本原則1.首先原則是落實(shí)到書面2.在前一天晚上做好計(jì)劃，并比較好優(yōu)先 順序3.估計(jì)每件事大概要花多長時(shí)間規(guī)定最高 限度。4.不要把全天都列入計(jì)劃（50：50原則） 每天留出40%到50%的緩沖時(shí)間。5.歸納相同程度的活動，安排適當(dāng)時(shí)間。6.全力以赴做重要事情。7.以積極的態(tài)度開始

6、和結(jié)束每一天。目標(biāo)管理1.列出 避免遺漏2.比較 重要為先3.確定 掌握心中的羅盤4.分析 分解目標(biāo)5. 的運(yùn)用暗示的作用6.建立 行動決定成功7. 小目標(biāo)是大目標(biāo)的條件，大目 標(biāo)是小目標(biāo)的結(jié)果， 小目標(biāo)之和一定是 大目標(biāo)8. 與 確定方向與進(jìn)度【目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的執(zhí)行計(jì)劃】時(shí)間具有 和 的價(jià)值。浪費(fèi)自己的時(shí)間，等于是 。浪費(fèi)別人的時(shí)間，等于是 。曾經(jīng)有一家顧問公司對100名經(jīng)理人做過一次調(diào)查，結(jié)果表明：僅有1人認(rèn)為有足夠的時(shí)間；10人認(rèn)為需要10%的額外時(shí)間；40人認(rèn)為需要25%的額外時(shí)間；其余的人認(rèn)為需要多于50%的額外時(shí)間。從這個(gè)數(shù)據(jù)可以感覺到，很多人需要有更多的額外時(shí)間。 在大多數(shù)情況下，時(shí)間

7、是一分鐘一分鐘浪費(fèi)掉的，而不是整個(gè)鐘頭浪費(fèi)的。水桶的底部如果有一個(gè)小洞，水很快就會漏光，結(jié)果跟有意把水倒掉一樣。 -保羅J邁耶“不能管理 ，便什么都不能管理” （美）杜拉克時(shí)間 上帝最公平的地方，就是賜給每個(gè)人相同的時(shí)間，一天24小時(shí)。很多人抱怨時(shí)間不夠用，卻很少去追究為何如此？在工作績效的構(gòu)成要素中，時(shí)間管理就占1/4的比重 請記住這個(gè)公式：時(shí)間管理 時(shí)間管理的四大要項(xiàng) 管下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時(shí)間，有該現(xiàn)象的就在內(nèi)打勾1.你通常工作很長時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果沒有完成你所希望做的工作，你是 否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問

8、題或危機(jī)，你也經(jīng) 常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時(shí)間未處 理的文件？7.你經(jīng)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.你經(jīng)常占用用餐時(shí)間工作嗎？測測你的時(shí)間安排是否合理 9.上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會？10.你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后很 努力的去做完它們？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易 嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙 嗎？13.當(dāng)你長休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做 與目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中 而沒有著眼于未來？ 總結(jié)你的時(shí)間掌控?cái)?shù)評 價(jià)13

9、-16救命！你在時(shí)間管理上需強(qiáng)力改進(jìn)！9-12當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動指南！5-8可以！方向正確，但需要提高沖勁！0-4恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法！什么是要事？1.你個(gè)人認(rèn)為最值得去做的重要的事情， 它有利于你 的體現(xiàn)， 有利于達(dá)成你的目標(biāo)。2.重要事情是來自你的 ，包括： 工作， 學(xué)習(xí)， 家庭， 個(gè)人3.每個(gè)人的價(jià)值觀不同因此對“要事”的判斷也會存在差異。討論:什么是你的要事？1.請用3分鐘時(shí)間整理你明天要做的 重要事情。 2.按照你的優(yōu)先順序排好。 3.把你的焦點(diǎn)關(guān)注在重要的事情我的要事前3名依序是：1.2.3.要事第一原則 分析你的時(shí)間概念 1.通常你處理事情的順序?yàn)楹危?.什么事

10、情你也覺得很重要，但是卻一直 沒做到？3.什么事你也覺得沒啥意義，但卻常常做 的？4.你耽擱哪些事？耽擱多久了？為什么耽 擱？5.落入第一象限的事，一定是不好嗎？6.我如何找出時(shí)間來做第二象限的事情？7.你的一小時(shí)值多少錢？8.你平均每天浪費(fèi)多少時(shí)間？ 每一個(gè)象限的結(jié)果壓力自我爆炸危機(jī)救火遠(yuǎn)景，長遠(yuǎn)規(guī)劃生活工作平衡自律控制性強(qiáng)很少出現(xiàn)危機(jī)短期行為重點(diǎn)可能出現(xiàn)危機(jī) 看不到長遠(yuǎn)目標(biāo)覺得是犧牲者，失控人際關(guān)系淡漠或崩潰完全無責(zé)任心失去工作事事依賴別人事事需要指示每一個(gè)象限的對策全力以赴計(jì)劃并有條不紊地進(jìn)行，做到未雨先繆花一點(diǎn)時(shí)間做， 請人代辦， 集中處理有空再做或不做如何做要事第一1.確立正確的 ：

11、選對你的 以積極主動的態(tài)度面對挑戰(zhàn)2. ：工作角色家庭成員朋友自已3.每周回顧(1)計(jì)劃的大石頭是否已經(jīng)完成?(2)哪些角色花的時(shí)間太多？(3)哪些角色是否需要改變？(4)哪些角色我現(xiàn)在應(yīng)開始努力？(5)計(jì)劃下周的時(shí)間表(6)加強(qiáng)第二象限的工作4. 、再 ：何時(shí)該說不 1.2.3.4.5.6.7.8.9. 學(xué)會說“NO！”1.2.3.4. 5.6.7.8. 9.時(shí)間管理的工作運(yùn)用 1.最重要的事按重要性依序排列,前一天晚上就安排妥當(dāng)2.每天早晨比規(guī)定時(shí)間早15分鐘或半個(gè)小時(shí)開始工作,這樣你不但能立下好榜樣,而且有時(shí)間在全天開始工作之前好好計(jì)劃一下 3.開始做一件事之前,把所需要的數(shù)據(jù)報(bào)告放在桌

12、上,免得未找東西而浪費(fèi)時(shí)間4.購買各種工具書籍,手冊放在辦公室,盡可能吸收和儲備知識,這樣可增進(jìn)你的處事能力,減少時(shí)間浪費(fèi) 5.把最困難的事放在工作效率最高的時(shí)候做,例行公事或很熟悉的事務(wù)則可安排于其它時(shí)段6.養(yǎng)成將構(gòu)想,靈感,概念,承諾存放在檔案里的習(xí)慣,協(xié)助在未來搜尋當(dāng)初的記憶,尤其是承諾 7.利用空閑時(shí)間,它們應(yīng)該被用來處理例行事務(wù),例如有人失約,不該呆坐在那等,可以順手找些事來做8.瑣事纏身時(shí),務(wù)必果斷的擺脫它們,以便專心一致地處理較特殊或創(chuàng)造性的工作 9.管制電話,還有拿起電話前先,準(zhǔn)備好每件要用的東西,如紙,筆,名片,對方或之前洽談數(shù)據(jù),預(yù)定話題10.除業(yè)務(wù)需要外,盡可能在晚上看報(bào),而將白天精華時(shí)間用于文件及事務(wù)處理,思考業(yè)務(wù),創(chuàng)新 11.當(dāng)遇到很健談的人來訪,最好站著接待他,這樣他比較容易打開天窗說亮話,很快到出來意12.每天花片刻時(shí)間思索與檢討自己的