房地產(chǎn)檔案管理與案卷格式規(guī)范課件

1、 房地產(chǎn)檔案管理與案卷格式規(guī)范 主講：王燕英 房地產(chǎn)檔案管理與案卷格式規(guī)范一、概述二、公司現(xiàn)有檔案資料的分類三、歸檔范圍四、案卷整理的幾個表格（重點）五、保管與移交（重點）六、案卷的整理與組織七、案卷號的編制八、結語 一、概述檔案的概念是指過去和現(xiàn)在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。房地產(chǎn)檔案的概念房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權人、房屋自然狀況及使用土地狀況

2、，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件記錄。 一、概述我公司檔案文件的概念我是這樣理解的：是我們磁商公司在日常各種經(jīng)營業(yè)務過程中形成的，能夠反映我們經(jīng)濟活動的全貌，具有查考、利用價值的、應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的記錄。 二、公司現(xiàn)有檔案文件的分類 1、會計檔案 2、文書檔案（組織類，行政類）3、人事檔案4、項目經(jīng)營管理類 成本計算 土建工程和裝飾工程 水電工程 招商工程 售樓工程 物業(yè)管理 1、會計檔案 會計檔案是機關、企業(yè)、事業(yè)單位或其他組織在經(jīng)濟管理活動中產(chǎn)生的

3、會計憑證、會計帳簿和財務報告等具有保存價值并作為歷史記錄保存起來的會計核算材料。 辦法第五條規(guī)定：會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。 檔案形成責任部門：財務部 會計憑證：是各單位經(jīng)費收支的原始記錄，是明確經(jīng)濟責任的書面證明，是會計記賬的依據(jù)。會計賬本：是以會計憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學地記錄和反映各項經(jīng)濟業(yè)務的簿冊。財務報告：是總括和反映機關、企事業(yè)單位在一定時期內經(jīng)濟活動和財務收支情況的報告性文件。 9、要學生做的事，教職員躬親共做；要學生學的知識，教職員躬親共學；要學生守的規(guī)則，教職員躬親共守。7月-227月-22T

4、uesday, July 26, 202210、閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。23:26:3123:26:3123:267/26/2022 11:26:31 PM11、一個好的教師，是一個懂得心理學和教育學的人。7月-2223:26:3123:26Jul-2226-Jul-2212、要記住，你不僅是教課的教師，也是學生的教育者，生活的導師和道德的引路人。23:26:3223:26:3223:26Tuesday, July 26, 202213、He who seize the right moment, is the right man.誰把握機遇，誰就心想事成。7月-227月-222

5、3:26:3223:26:32July 26, 202214、誰要是自己還沒有發(fā)展培養(yǎng)和教育好，他就不能發(fā)展培養(yǎng)和教育別人。26 七月 202211:26:32 下午23:26:327月-2215、一年之計，莫如樹谷；十年之計，莫如樹木；終身之計，莫如樹人。七月 2211:26 下午7月-2223:26July 26, 202216、提出一個問題往往比解決一個更重要。因為解決問題也許僅是一個數(shù)學上或實驗上的技能而已，而提出新的問題，卻需要有創(chuàng)造性的想像力，而且標志著科學的真正進步。2022/7/26 23:26:3223:26:3226 July 202217、兒童是中心，教育的措施便圍繞他們

6、而組織起來。11:26:32 下午11:26 下午23:26:327月-221、Genius only means hard-working all ones life. (Mendeleyer, Russian Chemist) 天才只意味著終身不懈的努力。21.5.265.26.202108:3008:30:57May-2108:302、Our destiny offers not only the cup of despair, but the chalice of opportunity. (Richard Nixon, American President )命運給予我們的不是失望之

7、酒，而是機會之杯。二二一年五月二十六日2021年5月26日星期三3、Patience is bitter, but its fruit is sweet. (Jean Jacques Rousseau , French thinker)忍耐是痛苦的，但它的果實是甜蜜的。08:305.26.202108:305.26.202108:3008:30:575.26.202108:305.26.20214、All that you do, do with your might; things done by halves are never done right. -R.H. Stoddard, Am

8、erican poet做一切事都應盡力而為，半途而廢永遠不行5.26.20215.26.202108:3008:3008:30:5708:30:575、You have to believe in yourself. Thats the secret of success. -Charles Chaplin人必須相信自己，這是成功的秘訣。-Wednesday, May 26, 2021May 21Wednesday, May 26, 20215/26/20212、文書檔案的定義 文書檔案的責任部門是公司行政人事部。其大概可以分成二大類（1）組織類 主要是關于公司成立公司章程，股東決議，董事會決

9、定和公司重大決策、方針等方面的文字記錄。（2）行政類 主要是行政日常工作中形成的各類文書，包括上級單位文書和本公司制定的文書，會議紀要、公司各項規(guī)章制度和后勤管理工作中形成的各種記錄。（3）財務預算、計劃、制度等文件材料，不屬會計檔案歸檔范圍，應當歸文書檔案管理。3、人事檔案的定義是指 人事招聘、管理、聘用、升職、調薪、任免等方面的重要人事信息。包括在職人員人事信息和非在職人員人事信息。4、經(jīng)營管理類檔案（1）項目工程檔案 （土建、水電、裝飾工程等）相關責任部門：工程部項目工程檔案的定義：建設過程中形成的具有歸檔保存價值的工程資料。參考和指導文件：JGJ/T185-2009建筑工程資料管理規(guī)范

10、DA/T282002 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范福建省重點建設項目檔案驗收實施細則3、經(jīng)營管理類檔案（2）銷售類檔案 相關責任部門：銷售部銷售類定義：銷售部在銷售公司開發(fā)的產(chǎn)品過程中形成的重要歷史紀錄。3、經(jīng)營管理類檔案（3）物業(yè)管理類檔案 相關責任部門：物業(yè)管理部銷售類定義：物業(yè)管理部在公司產(chǎn)品完工后，對業(yè)主或者客戶進行物業(yè)管理過程中形成的關于工程保修、維修、投訴管理等方面的各種紀錄。3、經(jīng)營管理類檔案（4）成本計算：包括成本預算和成本結算，責任部門是項目預算部；（5）招商工程 （租賃等） 三、歸檔范圍1、會計檔案的歸檔范圍2、文書檔案的歸檔范圍3、項目工程檔案的歸檔范圍4、

11、人事檔案的歸檔范圍5、實物、聲像檔案的歸檔范圍會計檔案歸檔范圍及保管期限 1、會計檔案歸檔范圍1、歸檔范圍：凡是在會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告及其他類的會計專業(yè)核算材料等，都必須歸檔。（1）會計憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證（包括工資表）。（2）會計帳簿：總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿。（3）財務報告：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表附表、附注及文字說明，其他財務報表。（4）其他：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)材料，會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。注意：采用電子計算機進行會計核

12、算的單位，應將打印出的紙質文件與電子文件一并歸檔。 2、文書檔案的歸檔范圍 建設工程文件的歸檔范圍3 建設工程文件的歸檔范圍3 建設工程文件的歸檔范圍3 4、人事檔案的歸檔范圍 5、實物、聲像檔案的歸檔范圍 四、案卷整理的幾個表格1、會計檔案整理的幾個表格參照 DA/T39-2008會計檔案案卷格式 GB/T970588 文書檔案案卷格式 財會字199832號會計檔案管理辦法（1）會計檔案的案卷目錄（2）會計檔案的卷內文件目錄（3）會計檔案的卷內備考表會計檔案的案卷目錄會計檔案卷內文件目錄會計檔案卷內備考表 （2）文書檔案卷案卷目錄格式 （2）文書檔案案卷目錄格式 （2）文書檔案卷內備考表格式

13、 （3）項目工程檔案案卷目錄格式 （3）項目工程檔案卷卷內目錄格式 （3）項目工程檔案備考表3、關于卷內備考表填寫A、會計檔案的備考表B、文書和科技檔案的卷內備考表(1) 備考表的樣式（上面講義提到） （2）備考表的填寫備考表項目的填寫方法 本卷情況說明：填寫卷內文件材料缺損、修改補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的管理人員填寫并簽名，標注時間。 立卷人：由負責立卷者簽名。 檢查人：由案卷質量審查者簽名。 立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。 檢查時間：填寫審查案卷質量的年月日。 五、檔案的保管與移交（按照公司檔案管理制度執(zhí)行）總原則： 各部門形成的文件材料原則上由本部門

14、負責立卷和歸檔，行政人事部檔案管理員有責任向二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，并且每年對二級檔案管理工作進行一次系統(tǒng)的檢查和驗收。1、文件資料移交（1）工程資料每季度向行政人事部檔案室移交（2）工程項目竣工檔案備案后15天內，向行政人事部檔案室移交。（3）工程承包合同原件由檔案室保管。（4）圖紙設計資料（包括電子文檔），工程部應在收到資料的第一時間向檔案室移交，經(jīng)檔案專員登記復印，交復印件給工程部；審圖中心批準的圖紙原件，竣工圖原件一律由檔案室保管，各部門原則使用圖紙復印件，原件借閱按照檔案管理制度執(zhí)行；（5）營銷部對外簽署的廣告、策劃合同，簽署完畢，于每月初向檔案室移交。（6）銷售合同在簽署完

15、畢的第一時間移交檔案室，并永久保存。1、文件資料移交（7）工程部招標負責人在第一時間內，將簽署完畢的對外工程承包合同移交給行政人事部檔案室保管，本部門視情況可存復印件，并在每一合同執(zhí)行完畢后將相關的簽證單移交到財務部保管，行政人事部檔案室保存復印件。（8） 其它方面的重要資料由行政人事部檔案室直接歸檔、保管。由公司對外簽訂 的經(jīng)濟合同，原則上只保管兩份文件，財務部和行政人事部各保存一份。當只有一份原件時，由財務部保存原件，行政人事部保存復印件，售樓合同原件必須由行政人事部檔案室保管。 （9）各部門按要求向行政人事部移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。 2、文件資料保管歸檔范圍外的請示、報

16、告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門按二級檔案管理指定專人保管。各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，行政人事部檔案管理員有責任向二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，并且每年對二級檔案管理工作進行一次檢查和驗收。（1）在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年，應當由會計機構編制移交清冊，移交公司檔案室統(tǒng)一保管。（2）保管期限5年以下（含5年）的會計檔案，可由財務部自行保管至期滿銷毀。六、案卷的整理和組織（一）會計檔案1、會計檔案的案卷整理要求 1）會計憑證- A 折疊整齊； B 原憑證封面各項目填寫齊全，裝訂牢固， C 在憑證右上方蓋上檔號章，并按要求將各欄目填寫清楚，憑證起止張

17、數(shù) 是指記賬憑證數(shù)。 2）會計賬簿 A 會計賬簿以自然形成的一本作為一個案卷； B 固定賬薄不能拆去原封面，如現(xiàn)金和銀行存款帳； C 活頁賬薄應拆去原封面和空白頁，用“三孔一線”的方法將活頁賬簿裝訂； D 在啟用頁右上方蓋上檔號章，并按要求將各欄目填寫清楚； F 會計賬簿不編寫頁號，已編有頁號的，則保持原貌。 六、案卷的整理和組織1、會計檔案的案卷整理要求 3）財務報告 A 按年度組卷； B 注意保持財務報告的原貌，除去會 生銹的金屬物，整本折疊； C 編寫頁號，正面在右上角，背面在 左上角，空白頁不編頁號。 六、案卷的整理和組織1、會計檔案的案卷整理要求 4）填寫憑證封面與封底： 封面上一般

18、都有固定的項目,填寫時要求齊全完整。封底一般是登記抽出原始憑證的名稱、數(shù)量以及記帳憑證缺號等的情況說明 六、案卷的整理和組織2、會計檔案的組卷 組卷： 會計人員在完成報帳手續(xù)后，將各種記帳憑證連同所附的原始憑證、原始憑證匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù)量多少，每月裝訂成一冊或數(shù)冊，每冊厚度一般不超過2厘米，一冊即是一個保管單位(卷)。 六、案卷的整理和組織（二）、文書、人事檔案的案卷整理要求 1）剔除文件上的金屬物或者用不銹鋼釘裝訂； 2）字跡清楚，卷面整潔； 3）文書檔案按照“保管期限-年度分類法”組卷； 4）人事檔案按照“問題-年度分類法”組卷； 5）使用黑色墨水、藍黑碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、 鉛筆、紅色及純藍墨水書寫； 6）歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內,按事由 結合時間、重要程度等排列； 7）會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列 針對公司現(xiàn)有人事規(guī)模，建議人事檔案采取以部門為單位組合一個案卷，卷內文件按職位高低順序排列，注意員工編號、姓名以及考勤號的統(tǒng)一。 六、案卷的整理和組織（三）、工程建設檔案1、整理要求 1）剔除文件上的金屬物或者用不銹鋼