文件和記錄管理制度

1、文件和檔案管理制度總則1.1為了規(guī)范公司各類文件的類別、編號(hào)規(guī)定、格式；編寫、審批和發(fā)布、發(fā)放規(guī)則；評(píng)審、修訂、作廢管理，以提高文件編寫質(zhì)量，加強(qiáng)文件的系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、合規(guī)性、適用性、唯一性；為保證記錄收集及時(shí)、傳遞有序、標(biāo)識(shí)清晰、保管齊全完整、歸檔及時(shí)、銷毀受控等。特制定本文件。1.2本文件適用于本公司內(nèi)部文件、外來文件和記錄的管理。1.3本文件相關(guān)部門的職責(zé)：(a)行政部負(fù)責(zé)確定公司文件的相關(guān)管理要求；負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化審查、編號(hào)、登記及分發(fā)。（b）行政部負(fù)責(zé)外來文件的收發(fā)和公司的檔案管理。（c）各部門負(fù)責(zé)編制及審核主管工作所需的文件。1.4公文的管理執(zhí)行公司公文管理辦法。文件分類2.1本公司將內(nèi)

2、部制定的文件分為如下類別：管理手冊(cè)：向公司內(nèi)、外部提供關(guān)于公司管理體系的一致信息的文件；管理制度類文件：通過公司通知類公文形式發(fā)布，適用于公司各部門，或適用于一個(gè)部門但較重要的管理類文件。包括：（a）管理制度：規(guī)定如何一致地完成主要管理過程的信息的文件，主要用于職能部門管理主要管理過程。（b）方案、辦法、細(xì)則等：規(guī)定如何一致地完成主要管理過程中相對(duì)獨(dú)立活動(dòng)的信息的文件，主要用于職能部門管理各項(xiàng)相對(duì)獨(dú)立活動(dòng)。（c）預(yù)案：規(guī)定各種緊急情況的應(yīng)急方法的文件。作業(yè)類文件：闡明作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)步驟、作業(yè)檢查要求的文件，如作業(yè)規(guī)程、安全操作規(guī)程。(4) 記錄：規(guī)定填寫內(nèi)容的格式文件，一般隨管理制度類及作業(yè)類

3、文件同時(shí)發(fā)布。文件編制總要求3.1 各類文件所規(guī)定的條款應(yīng)明確而無歧義，并且在其范圍所規(guī)定的界限內(nèi)按需要力求完整、清楚、準(zhǔn)確、相互協(xié)調(diào)，能被未參加文件編制的相關(guān)人員所理解。3.2 各類文件充分考慮與現(xiàn)行相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，特別是強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)性，并考慮最新管理水平，能達(dá)到控制風(fēng)險(xiǎn)的目的。 在各層級(jí)文件內(nèi)，文件的結(jié)構(gòu)、文體和術(shù)語應(yīng)保持一致，同類文件的結(jié)構(gòu)及其章、條的編號(hào)應(yīng)盡可能相同，類似的條款應(yīng)使用類似的措辭來表達(dá)，相同的條款應(yīng)使用相同的措辭來表達(dá)。在各層級(jí)文件內(nèi)，某一給定概念應(yīng)使用相同的術(shù)語。對(duì)于已定義的概念應(yīng)避免使用同義詞，每個(gè)選用的術(shù)語應(yīng)盡可能只有唯一的含義。文件的內(nèi)容應(yīng)便于

4、實(shí)施，并易被其他文件引用。為了保證文件的及時(shí)發(fā)布，在制定文件時(shí)，應(yīng)遵守文件制定程序。在起草文件前，應(yīng)確定預(yù)計(jì)的結(jié)構(gòu)和內(nèi)在關(guān)系，尤其應(yīng)考慮內(nèi)容的劃分。文件內(nèi)容及格式要求公司根據(jù)各項(xiàng)管理工作的需要，明確各類文件應(yīng)描述的基本內(nèi)容要求。按照相關(guān)要求，根據(jù)公司實(shí)際，規(guī)定各類文件格式，以保證公司文件的規(guī)范有序。公司管理手冊(cè)應(yīng)描述公司的安全管理組織架構(gòu)、方針、目標(biāo)等基本信息；公司各項(xiàng)主要工作的責(zé)任部門、職能定位及管理要求。管理制度類文件應(yīng)描述公司層面各項(xiàng)工作的具體要求及方法，應(yīng)使用的相關(guān)記錄等。作業(yè)類文件應(yīng)描述相關(guān)作業(yè)要求、步驟等。記錄是反映管理活動(dòng)實(shí)施過程和主要內(nèi)容。配套紙質(zhì)記錄表格的格式見附 錄5。如使

5、用信息系統(tǒng)上的電子記錄，按照信息系統(tǒng)上確定的格式執(zhí)行，在相應(yīng)的文件中給予說明。文件編制、評(píng)審5.1 各部門根據(jù)管理需要按照第3章、第4章的要求編制相關(guān)管理類文件。公司安全管理手冊(cè)由質(zhì)安部組織編制；管理制度類文件或作業(yè)文件由各相關(guān)主辦部門負(fù)責(zé)組織編制。5.2 行政部組織各相關(guān)主辦部門評(píng)審文件。各文件編制主辦部門組織本部門內(nèi)部評(píng)審所負(fù)責(zé)文件的可操作性；各文件編制主辦部門組織相關(guān)部門評(píng)審所負(fù)責(zé)文件的接口合理性；當(dāng)編制部門和評(píng)審部門的意見不能達(dá)成一致時(shí)，行政部組織公司領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審文件并確認(rèn)文件。5.3 各文件編制主辦部門提交相關(guān)部門評(píng)審時(shí)可采用以下兩種方式： (a) 書面評(píng)審：編制部門填寫“文件評(píng)審記錄”

6、中的文件基本信息欄目，提出審閱要求（包括審閱重點(diǎn)、完成時(shí)間等），并將待評(píng)審文件（電子版、紙質(zhì)版均可）及“文件評(píng)審記錄”提交相關(guān)評(píng)審人員。評(píng)審人員按照審閱要求，認(rèn)真評(píng)審文件，并填寫“文件評(píng)審記錄”中的評(píng)審意見欄目，按期返回編制部門。（b）跨部門會(huì)議評(píng)審：分管領(lǐng)導(dǎo)主持，編制部門負(fù)責(zé)匯報(bào)，組織部門形成“會(huì)議評(píng)審記錄”。 編制部門根據(jù)評(píng)審意見進(jìn)行修訂，必要時(shí)執(zhí)行上述條款再次評(píng)審。5.5 管理手冊(cè)、管理制度類及作業(yè)類文件的格式由編制部門根據(jù)第4章的要求進(jìn)行格式自查，行政部進(jìn)行最終審查，對(duì)不符合要求的文件應(yīng)返回文件編制部門修改，直至符合要求。文件審批、發(fā)布 行政部將經(jīng)過評(píng)審?fù)ㄟ^后的管理手冊(cè)、管理制度類及作

7、業(yè)類文件按照公文管理辦法履行審批手續(xù)，并正式發(fā)布。行政部按照第4章的規(guī)定，對(duì)格式符合要求的管理手冊(cè)、管理制度類及作業(yè)類文件給予唯一受控編號(hào)，并在“文件管理一覽表”中登記。 管理手冊(cè)、管理制度類及作業(yè)類文件由行政部以公司通知類公文形式發(fā)布，填寫發(fā)放記錄。文件及評(píng)審記錄交行政部歸檔。在用文件評(píng)審及更改、作廢 各部門根據(jù)使用情況，評(píng)審文件的持續(xù)適宜性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)記錄，填寫“在用文件評(píng)審/更改/作廢記錄”，文件編制部門確認(rèn)是否更改或作廢相關(guān)文件。 文件編制部門每年對(duì)所編制的文件進(jìn)行定期評(píng)審，當(dāng)出現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)調(diào)整、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整、作業(yè)場(chǎng)所重大變化等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)跟蹤變更情況，并評(píng)審文件是否適宜，填寫“

8、在用文件評(píng)審/更改/作廢記錄”，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)是否需要更改或作廢相關(guān)文件。 經(jīng)確認(rèn)需更改的文件一般由原編制部門組織更改，如轉(zhuǎn)交其他部門更改，應(yīng)由原編制部門提交相關(guān)背景資料。更改完成后，應(yīng)填寫“在用文件評(píng)審/更改/作廢記錄”，并按照第5、6章履行相關(guān)手續(xù)。 經(jīng)確認(rèn)需作廢的文件由原編制部門填寫“在用文件評(píng)審/更改/作廢記錄”，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，回收作廢文件或通知作廢信息。 因法律或積累知識(shí)的目的而需保留的作廢文件應(yīng)標(biāo)識(shí)“作廢”，以防混淆，該類文件應(yīng)單獨(dú)存放。 不需保留的作廢文件，由負(fù)責(zé)回收的部門進(jìn)行銷毀，填寫“文件管理一覽表”。外來文件管理公司應(yīng)確定管理所需的外來文件類別和明細(xì)，并確保外來文件得到

9、識(shí)別，控制其分發(fā)。公司各相關(guān)部門應(yīng)按確定的外來文件類別和明細(xì)收集諸如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)的法律法規(guī)、用戶技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或要求、同行業(yè)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求等外來文件。各部門收集到的外來文件應(yīng)及時(shí)交與行政部歸檔管理，行政部將外來文件分類登記在“有效文件清單”中，備注“外來文件”。外來文件的編號(hào)可采用原文件編號(hào)，如原文件無編號(hào)可自行編號(hào)，在每份外來文件封面右上角注明新的編號(hào)。外來文件的借閱和發(fā)放由行政部負(fù)責(zé)，借閱和發(fā)放時(shí)要保留相關(guān)的記錄，并在規(guī)定的期限內(nèi)收回。相關(guān)部門應(yīng)關(guān)注外來文件的最新版本，并有新版本生效時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)下發(fā)有效版本，并將舊版本收回。 有效性控制 科技信息處建立包括公司公文、管理手冊(cè)、管理制度類及

10、作業(yè)類文件以及外來文件的“有效文件清單”，通過紙質(zhì)或信息管理系統(tǒng)公布。 各職能部門內(nèi)部管理或作業(yè)用文件由各部門建立本部門“有效文件（內(nèi)部制度）清單”，并報(bào)行政部備案。 文件更改或作廢后，應(yīng)及時(shí)更新“有效文件清單”。檔案記錄管理10.1 各部門根據(jù)工作需要，可使用如下記錄形式：(a) 紙質(zhì)形式，如：表格、傳真、照片等；(b) 電子媒體形式，如：錄音、錄像、光盤、數(shù)碼照片、信息系統(tǒng)上的電子記錄等；(c) 實(shí)物形式，如：獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書等。 各部門在確定需使用的記錄樣式時(shí)，應(yīng)盡可能使用現(xiàn)有已固化的記錄樣式，并按照第4章規(guī)定的格式框架要求，盡可能保證記錄清晰全面。 政府機(jī)構(gòu)對(duì)相關(guān)記錄的樣式有統(tǒng)一

11、規(guī)定的，按其統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。 各種記錄應(yīng)按內(nèi)容分類，由專人負(fù)責(zé)填寫。記錄填寫要準(zhǔn)確、及時(shí)、標(biāo)識(shí)正確、內(nèi)容具體、字跡清晰、逐欄填寫，若有空項(xiàng)應(yīng)用“-”劃去（備注除外）。 記錄不得隨意涂改，確需更改時(shí)，應(yīng)采用劃改的方式，劃改處應(yīng)簽上更改人的姓名及更改日期。填寫人對(duì)記錄的數(shù)據(jù)、文字負(fù)責(zé)，在記錄上應(yīng)簽署姓名、注明日期。 各部門建立本部門的“記錄清單”，收集本部門產(chǎn)生的記錄，并按名稱、產(chǎn)生時(shí)間等進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)整理。 部門之間根據(jù)需要移交記錄，對(duì)重要記錄的移交應(yīng)填寫“記錄交接清單”。需歸檔保留的記錄應(yīng)按公司檔案管理辦法規(guī)定移交人事行政部存檔。 政府機(jī)構(gòu)對(duì)相關(guān)記錄的收集、整理、移交有統(tǒng)一規(guī)定的，按其規(guī)定執(zhí)行。 各部門對(duì)需保存的記錄應(yīng)放于安全、適宜的地方，做到防潮、防火、防蛀、防丟失。各部門根據(jù)工作需要，確定本部門記錄的保管期限。并在“記錄清單”中明確。但最低保管期限不應(yīng)低于1年。存檔記錄的保存期執(zhí)行檔案管理辦法。公司內(nèi)部人員因工作需要，經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意，可以查閱該部門的記錄。合同有規(guī)定時(shí)，顧客或其代表可以在商定期內(nèi)查閱與合同有關(guān)的記錄。在第一方、第二方、第三方審核時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)