辦公行政公文培訓(xùn)(共46張)(PPT 46頁)

1、辦公室行政公文格式規(guī)范第1頁，共46頁。辦公室工作概述1秘書工作概述2秘書寫作行政公文格式3目錄第2頁，共46頁。一、辦公室工作概述要求是過細(xì) 領(lǐng)導(dǎo)的左右手亮點是奉獻(xiàn) 任務(wù)是綜合服務(wù) 靈魂是服務(wù) 本質(zhì)是被動服務(wù) 辦公室工作第3頁，共46頁。秘書工作是一項有著悠久歷史的工作，秘書作為一門職業(yè)在中國，是20世紀(jì)80年代初改革開放以后興起的。目前秘書已成為中國最廣泛的社會職業(yè)之一，被稱為現(xiàn)代社會的“第361行”。 秘書職業(yè)二、秘書工作概述第4頁，共46頁。132（一）“秘書”一詞產(chǎn)生源流：漢書.劉向傳 “詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書，講六藝、傳記、諸子、詩賦、數(shù)術(shù)、方技，無所不究”。有秘密性質(zhì)和神秘色彩的圖書

2、晉書.荀勛傳：“得汲冢中古文竹書，詔勛撰次之，以為中經(jīng)，列在秘書”。這里的“秘書”是指帝王宮禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻(xiàn)。后漢書.鄭玄傳記載：“（鄭玄）遂博稽六藝，粗覽傳記，時睹秘書緯術(shù)之奧”。這里的 “秘書”是指那些用隱語來預(yù)卜吉兇的讖緯之書 。第5頁，共46頁。秘書引申義 掌典圖書官署 著書立說 官職秘書寺 秘書省 秘書監(jiān) 秘書郎 秘書令 掌管國家典籍（國家圖書館長） 第6頁，共46頁。開端：孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國臨時政府，下設(shè)秘書處、設(shè)秘書長一人，秘書若干人，政府各局、部也設(shè)有秘書室、秘書科和秘書官。各省都督府也設(shè)立了秘書員。秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦公室人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手 秘書現(xiàn)代義第7頁

3、，共46頁。國外秘書西方發(fā)達(dá)國家的定義： 具有熟練的辦公室工作能力，不需上級 敦促即能主動負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手。 日本的定義： 幫助與處理各種事務(wù)的工作人員 秘書是全能運動員 為了肯定秘書的貢獻(xiàn)，1952年經(jīng)兩位美國資深秘書提議，美國宣布設(shè)立秘書周和秘書日。1955年，正式將秘書周定在每年4月份最后一個完整的星期，而這周的星期三為秘書日。時至今日，世界上很多地方都慶祝這個節(jié)日。在這一天，許多國家的秘書都有假期，而且還會收到上司送的鮮花和賀卡，以表達(dá)上司對秘書辛勤工作的感激之情。根據(jù)規(guī)定，今年的秘書周為4月18日-4月24日，秘書節(jié)為4月21日。 秘書節(jié) 第

4、8頁，共46頁。狹義直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事機構(gòu)，即各級辦公廳（室）中的秘書、文書、機要等部門輔助領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行決策、管理，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門進(jìn)行有效工作的綜合部門。具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等作用，為領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)服務(wù)的辦事機構(gòu)。秘書部門廣義秘書部門第9頁，共46頁。1.地位：承上啟下聯(lián)系左右溝通各方2.職能：輔助管理綜合服務(wù)秘書部門第10頁，共46頁。辦文 辦會 辦事 文字工作 文書和檔案處理 圍繞文書需承辦 事務(wù)3.核心 會前籌劃和準(zhǔn)備 會中組織和服務(wù) 會后善后和落實 信息工作 技術(shù)工作 日常行政事務(wù)工作第11頁，共46頁。三、辦文-行政公文格式 （一）法定公文

5、法定公文是指由國家有關(guān)機關(guān)、部門正式規(guī)定的公務(wù)文種。主要包括以下方面：中共中央辦公廳于1996年發(fā)布的中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例規(guī)定的十四種公文： 決議 決定 指示 意見 通知 通報 公報 報告 請示 批復(fù) 條例 規(guī)定 函 會議紀(jì)要 各級黨的機關(guān)、各單位黨組織在處理黨務(wù)過程中所運用的具有特定效力和規(guī)范格式文書。 第12頁，共46頁。全國人大常委會辦公廳于2000年發(fā)布的人大機關(guān)公文處理辦法規(guī)定的十四種公文： 公告 決議 決定 法 條例 規(guī)則 實施辦法 議案 建議 批評和意見 請示 批復(fù)報告 通知 通報 函意見 會議紀(jì)要 各級人大及其常委會在依法行使各項職權(quán)過程中形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文

6、書。除了這些國家機關(guān)的法定公文，還有中國人民解放軍機關(guān)公文、最高人民法院公文、最高人民檢察院公文等。第13頁，共46頁。中華人民共和國國務(wù)院于2000年8月發(fā)布的、并于2001年1月1日起施行的國家行政機關(guān)公文處理辦法中規(guī)定的13種公務(wù)文書。辦法明確規(guī)定：“行政機關(guān)的公文（包括電報， 下同）， 是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體 式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具?！?1.行政公文概念：第14頁，共46頁。（1）公文制發(fā)是由法定機關(guān)或組織實施的，具 有法定的權(quán)威性和約束力（2）公文所體現(xiàn)的內(nèi)容受法律、工作需要 及領(lǐng)導(dǎo)人指示的制約，必須在規(guī)定范圍內(nèi)頒布。2.行政公文特

7、點公文的制作過程受公文處理規(guī)范的嚴(yán)格制約，其程序在相關(guān)法規(guī)中有明確的規(guī)定。法定性程序性 制發(fā)公文是為了處理公務(wù)活動中的實際問題， 必須迅速、及時。所以常有嚴(yán)格的時間要求。 指撰寫公文所采用的語體 及文件的格式和排版形式。時效性規(guī)范性第15頁，共46頁。命令（令） 決定 公告 通告 通知 3.行政公文種類通報 報告 請示 批復(fù) 意見議案函會議紀(jì)要第16頁，共46頁。4.公文的分類： 上行文 承辦件（1）按行文方向 下行文 （5）按內(nèi)部處理要求 平行文 參閱件 特急 回文（2）按緊急程度 急件 （6）按發(fā)文性質(zhì) 一般文件 復(fù)文 普通文件 草稿（3）按機密程度 秘密 定稿 保密文件 機密 正本 絕密

8、（7）按形成過程 副本 試行本 法規(guī)性文件 暫行本 指揮性文件 不同文字本稿本 報請性文件 紙制 （4）按職能劃分 知照性文件 （8）按制成材料 聯(lián)系性文件 其他材料 實錄性文件 第17頁，共46頁。5.公文的構(gòu)成要素 按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年發(fā)布的國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定，組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三個部分。眉首公文首頁紅色線以上的各要素統(tǒng)稱，約占全文的 1/3，上行文眉首約占1/2以上主體置于紅線以下主題詞以上部分統(tǒng)稱版記主題詞以下的各要素統(tǒng)稱在公文的各構(gòu)成要素 中，有些是必備要素，有些要素有時可以省略。例文第18頁，共46頁。1.眉首（5或6個要素）份數(shù)序號同一文稿

9、印制的若干份文件所編制的順序號秘密等級和保密期限 公文緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。標(biāo)識于公文右上角第1行并右頂格。兩字之間空1字。如公文同時需要標(biāo)識密級和緊急程度，密級標(biāo)識于右上角第1行，緊急程度標(biāo)識下移至第2行。緊急程度用3號黑體字顯示 公文秘密程度的等級。用3號黑體字，頂格標(biāo)識于版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。如“機 密一 年”。緊急程度發(fā)文機關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱加“文件”組成。如“市人民政府文件”、“局文件”、“大學(xué)文件”等。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣距離為

10、25cm，上報的公文，上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣距離為80cm。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識一般使用紅色小標(biāo)宋體字。字號根據(jù)字?jǐn)?shù)多少適當(dāng)變化，以醒目美觀為原則，但最大不能等于或大于22 cm15 cm。第19頁，共46頁。由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。如“浙政20058號”，“浙政”是浙江省人民政府的機關(guān)代字，“2005”是年份，“8號”是發(fā)文序號。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體，居中排布；年份，序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即不編為001），不加“第”字。 發(fā)文字號簽發(fā)人是指審閱核準(zhǔn)并簽發(fā)公文的機關(guān)負(fù)責(zé)人在上報的公文上簽名。上行文要標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行

11、排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合發(fā)文，需標(biāo)注會簽人姓名，則應(yīng)將主辦機關(guān)簽發(fā)人置于最上，再按發(fā)文機關(guān)標(biāo)識順序依次向下排列會簽人。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋體，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。例文1 例文2第20頁，共46頁。2.主體部分（8個要素）標(biāo)題-發(fā)文機關(guān)、主題、（

12、事由）、文種紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)，可排成寶塔型或倒寶塔型等，但要注意回行時不能將詞和專用名詞拆開排列。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。主送機關(guān) 公文主要收受機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。標(biāo)題或題注下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識?；匦腥皂敻?。 正文-開頭、主體、結(jié)語 開頭常闡述發(fā)文緣由，即發(fā)文目的、依據(jù)，或交代背景，或闡述意義。主體大多列舉有關(guān)事項，闡明事實、理由或意見、辦法。結(jié)語提出希望要求，也常使用公文習(xí)慣語作為結(jié)語。根據(jù)文種和內(nèi)容的不同要求，有時結(jié)語也可省略。正文位于

13、主送機關(guān)名稱下一行，每自然段落首行空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 第21頁，共46頁。成文日期 成文的具體年月日，也是公文的生效日期。用漢字完整寫出年月日，零寫 為“”。成文日期一般標(biāo)注在正文右下方（右空4字） 法規(guī)性公文或經(jīng)會議討論通過的文件，其產(chǎn)生的法定程 序和產(chǎn)生日期用圓括號括入，標(biāo)注在標(biāo)題下方正中處，通常稱之為“題注”。 附件 說明公文正件及所附材料的名稱及件數(shù)，是補充說明正文的依據(jù)，如圖表、 數(shù)據(jù)、名單或其他補充說明公文某一方面內(nèi)容的材料等。應(yīng)在正文下一行 左空兩字用3號仿宋體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件后不加標(biāo)點 符號。附件如有序號，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件：1

14、.”）第22頁，共46頁。公文生效標(biāo)識 是制發(fā)機關(guān)對公文生效負(fù)責(zé)的憑證。公文除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)的印章。用行政首長名義簽署的公文如命令（令）， 一般加蓋簽名章，其前簽具領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。單一發(fā)文印章 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱、只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正居中下壓成文時間。印章用紅色。例文聯(lián)合行文印章 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦 機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，排列整齊。兩印章間互不相交或相切 ，

15、相距不過3mm。例文 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不能超出版心，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排列；印章間互不相交或相切；在最后一排印章下右空2字標(biāo)識成文時間。例文第23頁，共46頁。特殊情況說明 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不可采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。 附注 用以說明公文的印發(fā)傳達(dá)范圍或使用時需注意的事項。如“此件發(fā)至縣團(tuán)級”、“此件可自行翻印”等。請示和上行文的意見應(yīng)在附注中表明聯(lián)系人

16、的姓名和電話。附注用3號仿宋體字，居左空兩字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。例文第24頁，共46頁。3.版記主題詞 由反映文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成。一般為35個。通常按“審讀文稿分析主題查表選詞標(biāo)引”的程序進(jìn)行操作，范圍按類別詞類屬詞文種進(jìn)行（也就是詞義從大到?。Ｓ?號黑體字位于抄送機關(guān)之上，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目之間空一字。詞目用3號小標(biāo)宋體字。抄送機關(guān) 需了解公文內(nèi)容的機關(guān)名稱，對公文一般不需答復(fù)與辦理。標(biāo)注在主題詞下一行，居左空一字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號。整個區(qū)域用兩條等寬的細(xì)實線，第一條分線下首行空1字標(biāo)注?；匦袝r與冒號后的抄送機關(guān)對齊；最后

17、一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。 第25頁，共46頁。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間 印發(fā)機關(guān)即公文印發(fā)部門名稱，一般是發(fā)文機關(guān)的辦公部門。印發(fā)日期以付印日期為準(zhǔn)。位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞下）占1行位置，用3號仿宋體字，印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)碼寫明具體的年月日。 版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。 頁碼 用于標(biāo)識公文張頁的順序偏號。用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。例文 第26頁，共46頁。（四）公文的特定格式1.

18、信函式格式發(fā)文機關(guān)名稱距離頁的上邊緣為30 m m，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。發(fā)文機關(guān)全稱下為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20 m m處為一條文武線（上細(xì)下粗）。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。例文2. 命令格式 命令標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)加“命令”或“令”組成，用紅色標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識全稱。在簽發(fā)人簽名章下1行右空2字標(biāo)識成文時間。例文 3會議紀(jì)要格式會議紀(jì)要標(biāo)識由“會議紀(jì)要”組成。會議紀(jì)要不加蓋印章。例文第27頁，共46頁。公文的印裝規(guī)格1用紙規(guī)格 公文用紙為標(biāo)準(zhǔn)A4型（210m m297m m）；公文版心 尺寸為156m m225m m；版心上沿距紙張上

19、邊沿37 m m；版心左沿距紙張左邊沿28 m m。2排版規(guī)格 正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字。版面無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1 m m。3印刷規(guī)格 公文應(yīng)兩面印刷，頁碼套正，墨色達(dá)標(biāo)（Y80%，M80%）、均勻，字面不花、不白、無斷劃，未作特殊說明的圖文項目，顏色均為黑色。4裝訂規(guī)格 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書心不脫落，兩頁頁碼之間誤差不超過4 m m。第28頁，共46頁。 謝 謝！第29頁，共46頁。通知一般性通知（事項性通知）使用范圍最廣指示性通知（指揮性通知）使用頻率最高批示性通知時效性最強任免通知概念 分類 第30頁，共

20、46頁。 通知的結(jié)構(gòu) 3214發(fā)文機關(guān)標(biāo)識 發(fā)文字號（居中） 標(biāo)題：發(fā)文機關(guān)、事由、文種，如必要在文種前加“緊急、聯(lián)合、重要、補充”等 事由、文種（短小的事務(wù)性通知） 批示類，應(yīng)標(biāo)明是印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā) 正文：緣由發(fā)文原因、目的、根據(jù) 內(nèi)容事項：（部署的工作任務(wù)、闡述工作意見、措施、辦法、問題）其中會議通知的主體部分寫作有具體的內(nèi)容格式。一般為會議目的、內(nèi)容、時間地點以及具體通知事項構(gòu)成。通知事項也有模式性的寫法，一般包括會議主題、參加人員、主要事項、其他事宜等。其中，其他事宜涵蓋了前三項內(nèi)容無法包括的內(nèi)容。結(jié)尾要有聯(lián)系人、聯(lián)系方式等 形式分段或分條列項 結(jié)語：特此通知；以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行；本

21、通知從發(fā)布之日起實行等 第31頁，共46頁。結(jié)尾：具時、蓋章 主題詞的使用： 類別類屬文種 從內(nèi)容到形式抄送機關(guān) 567印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 8第32頁，共46頁。寫作要求 有針對性 具體明確 行文要及時 第33頁，共46頁。 大學(xué)文件 大2009號 大學(xué)關(guān)于開展 迎“五一”勞動節(jié)衛(wèi)生大掃除活動的通知各學(xué)院、機關(guān)各總支、校直各單位（部門）： 為迎接2009年“五一”勞動節(jié)的到來，進(jìn)一步鞏固對十九個愛國衛(wèi)生月活動成果，給全校師生創(chuàng)造一個清潔、衛(wèi)生、祥和、文明的節(jié)日氣氛，?！皭坌l(wèi)會”定于2009年4月26日(周四)、27日（周五）兩天，進(jìn)行全校衛(wèi)生大掃除。?！皭坌l(wèi)會”將在4月28日（周六）、29日（

22、周日）對各衛(wèi)生責(zé)任單位的室內(nèi)以及環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行綜合檢查?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下： 一、檢查內(nèi)容： 1.各學(xué)院、機關(guān)各總支、校直各單位（部門）的室內(nèi)以及衛(wèi)生責(zé)任區(qū)內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生。 2.檢查的重點是各衛(wèi)生責(zé)任單位（部門）區(qū)域內(nèi)的辦公樓、教學(xué)實驗樓、學(xué)生公寓、膳食中心、公共綠地、建筑工地、商業(yè)網(wǎng)點等周圍以及有關(guān)建筑物的房頂屋面是否干凈整潔；責(zé)任區(qū)內(nèi)小廣告、標(biāo)語、亂貼亂畫是否清洗干凈；責(zé)任區(qū)內(nèi)的樹掛是否摘除；廁所、垃圾處站（桶）是否清潔衛(wèi)生等。 二、檢查要求： 各學(xué)院、機關(guān)各總支、校直各單位（部門）要嚴(yán)格按照校衛(wèi)生責(zé)任區(qū)檢查評分標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真地組織一次全面徹底的衛(wèi)生大掃除活動。 希望各學(xué)院、機關(guān)各總支、校直各單

23、位（部門）積極行動，迎接?！皭坌l(wèi)會”的檢查。 特此通知 蓋章 二九年四月二十日第34頁，共46頁。 謝 謝 ！第35頁，共46頁。0000001 機 密一年 特 急 文件發(fā)2009號 簽發(fā)人： 關(guān)于 請示 ：（3號仿宋體） 公文式樣一：（上行文眉首及正文 ）第36頁，共46頁。0000001 機 密一年 特 急 文件 發(fā)2009號 省人民政府 關(guān)于 通知 ：（3號仿宋體） 。公文式樣二：（下行文眉首及正文 ）第37頁，共46頁。公文式樣三：（公文正文及版記-單一行文印章）第38頁，共46頁。第39頁，共46頁。第40頁，共46頁。 市文化局辦公室 文辦函200354號 市文化局辦公室 關(guān)于詢問元宵節(jié)文