QP-27文件管理控制程序教案資料

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。QP-27文件管理控制程序-發(fā)行對象管制編號發(fā)行對象管制編號發(fā)行對象管制編號董事長01生產(chǎn)部06總經(jīng)理02業(yè)務(wù)部07管理部03稽查室08資材部04品保部05版本修訂記錄摘要生效日期1.0新版第一次發(fā)行2009.09.01核準(zhǔn)人員審核人員承辦人員發(fā)行章一.制訂目的:建立本公司所有品質(zhì)文件與記錄管制作業(yè)之方式，以確保本公司品質(zhì)管理制度之有效運作.使有關(guān)部門和人員均能保持最新發(fā)行文件作業(yè)，對無效或過時.作廢的文件均能有效地得到控制.二.適用范圍:2.1適用於所有與品質(zhì)文件及記錄管制作業(yè)有關(guān)之單位及個人.2.2

2、本程序包括文件之制作、審查、復(fù)核、核準(zhǔn)、編號、分發(fā)、保管、修訂、作廢等作業(yè).三.管理權(quán)責(zé):3.1文件管制控制程序由文控中心制作,經(jīng)主管審查.管理代表核準(zhǔn)之后始得發(fā)行.3.2文件管制控制程序之管理與維持，由文管中心負(fù)責(zé)督導(dǎo)執(zhí)行.3.3各單位依文件管制控制程序之規(guī)定確實執(zhí)行.四.定義:4.1品質(zhì)體系文件的分類:4.1.1內(nèi)部文件:由公司內(nèi)部自行規(guī)劃或參考外部資料制定發(fā)行的書面文件.4.1.2外部文件:非公司內(nèi)部所編制的文件包括(外部標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、國際標(biāo)準(zhǔn)、圖面及品質(zhì)記錄等)4.2品質(zhì)體系文件控制性分類:4.2.1受控文件:為本公司品質(zhì)與環(huán)境體系運行中作業(yè)的依據(jù)文件(包括內(nèi)外部文件)以“發(fā)行管控章”印

3、章識別.4.2.2非受控文件:僅作參考文件,不列入受控,加蓋參考文件字樣章爾后修訂不再通知。五.作業(yè)程序:5.1文件之管制:5.1.1文件經(jīng)權(quán)責(zé)單位核準(zhǔn)后，即由文管中心予以編號，受控文件每項應(yīng)有文件名稱、文件編號、版本、頁次及制作日期(首頁)等標(biāo)識a.文件名稱不可重複，必須易於明確識別。b.文件編號不可重複，依次按順序編號（例如QP-01、QP-02）.c.文件版本必須從1.0版開始編起。d.文件頁次必須依次為幾分之幾形式標(biāo)示（例如：一頁表示：1/1、二頁表示：1/22/2）e.文件制作日期必須為文件的最后一次制作文件的日期為準(zhǔn)。5.1.2各單位之受控文件須送文管中心蓋章登錄后，由文管中心予以

4、分發(fā).5.1.3國際或國家標(biāo)準(zhǔn)(外部文件)系由文管中心負(fù)責(zé)，搜集保管并應(yīng)隨時注意版本之更新.5.1.4不同單位借閱文件時，借閱人員須經(jīng)該單位主管同意後,始得借閱，到文管中心借閱時，須填寫借閱文件登記表后方可借閱，借閱者應(yīng)及時歸還，到期不歸還由文管員收回並取消借閱資格.原稿(正本)一律不外借.5.1.5文件修訂流程圖:原草案制作NO審查YESNO核準(zhǔn)YES受控文件受控文件YES文管中心編號管制收文單位簽收/回收銷毀影印分發(fā)執(zhí)行與保管5.2文件之核發(fā):5.2.1文件於發(fā)行前，須經(jīng)“文件制作及發(fā)行權(quán)責(zé)區(qū)分表”所授權(quán)之員審核之.文件種類制作審查核準(zhǔn)分發(fā)管制單位品質(zhì)手冊稽查室管理代表總經(jīng)理文管中心控制程

5、序部門主管管理代表總經(jīng)理文管中心檢(校)驗標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書/操作說明書產(chǎn)品規(guī)格書/圖面承認(rèn)書QC工程表各部門主管授權(quán)部門主管文管中心其它類一般文件各部門主管授權(quán)部門主管各製作單位除品質(zhì)手冊及相關(guān)控制程序外，其餘文件可省略審查作業(yè).5.2.2文件經(jīng)權(quán)責(zé)單位核準(zhǔn)并編號登錄於文件發(fā)行/回收管制單后，始得發(fā)行.5.2.3各單位或個人於收到受控文件后，在文件簽收單上簽名，文件簽收單由文管中心收回保管;唯一般與品質(zhì)有關(guān)之連絡(luò)書可由發(fā)文單位採適當(dāng)?shù)姆绞接枰院炇展苤?，但一式多?lián)之品質(zhì)有關(guān)文件記錄，可免除簽收作業(yè).5.2.4受控文件需求人員無文件時，須向文管中心申請分發(fā)，所有受控之文件表單不得隨意變更或新增，如需

6、變更須經(jīng)文管中心統(tǒng)一登記變更，以上規(guī)定如有違反,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文管員收回並責(zé)有關(guān)人員檢討.5.2.5發(fā)放的受控文件破損嚴(yán)重，影響使用時，應(yīng)到文管中心辦理更換手續(xù)，交回舊的文件，補發(fā)新的文件，新文件分發(fā)號仍沿用原文件的分發(fā)號.5.2.6各單位若因各項原因，致使受控文件丟失的,需填寫文件補發(fā)申請單，經(jīng)管理代表核準(zhǔn)后，向文管中心申請補發(fā)5.2.7文件使用人丟失文件，應(yīng)及時辦理補領(lǐng)手續(xù)，但必需在“文件補發(fā)申請單”備注說明並作出檢討，文管員補發(fā)文件時仍沿用原文件的分發(fā)號.5.2.8受控文件分發(fā)時，由文管中心於封面、內(nèi)頁均蓋發(fā)行管控章;受控文件各單位不得自行影印、不得在正反面涂改添加，若須影印應(yīng)由文管中心影印

7、管制分發(fā)。5.3文件之變更:5.3.1受控文件之變更可由各單位依需要對現(xiàn)有之文件填寫文件制定/變更會簽單變更，經(jīng)原審核單位主管之重新審核確認(rèn)后，由文管將更新之文件發(fā)行至原文件使用單位或個人.5.3.2因工程資料變更，其作業(yè)依“工程資料及材料承認(rèn)控制程序”之規(guī)定實施變更.工程資料係指產(chǎn)品/材料承認(rèn)書.產(chǎn)品規(guī)格/圖面資料等而言.5.3.3變更之處理:與品質(zhì)手冊及各項控制程序變更后之頁次，應(yīng)隨文件封面中修訂記錄一起分發(fā)給原收文單位.與品質(zhì)手冊及各項控制程序變更后頁次或置換頁次，應(yīng)有文件編號、版本(原版次變更為1.1,依此類推)等資訊.作業(yè)指導(dǎo)書、操作說明書、產(chǎn)品規(guī)格/圖面、承認(rèn)書，與一般品質(zhì)文件變更

8、，免修訂記錄，當(dāng)文件有變更時，版本同時依次類推編制。品質(zhì)手冊之變更以各章節(jié)管制變更版本，其他受控文件之變更須對該版本頁次全部變更版本.5.3.4受控文件變更后，應(yīng)及時分發(fā)變更文件并同時收回舊版本，收文件人員在文件簽收單位欄內(nèi)簽名確認(rèn)后，該文件簽收單由文管中心予以保管5.4文件之作廢:5.4.1過時或作廢之受控文件由文管中心負(fù)責(zé)收回銷毀之.5.4.2因工作需要而須留存於使用單位之過時文件，應(yīng)由文管中心蓋作廢章以防止誤用5.4.3一般與品質(zhì)有關(guān)之文件，逾其保存期限，由保管單位自行銷毀.5.5文件分類等級:5.5.1本公司文件等級分為機密.受控和一般文件三種等級.a.機密:除供特定人員閱讀使用外，且

9、不得對內(nèi)或?qū)ν夤_:本類文件包括:.各年度薪資調(diào)整資料.財務(wù)報表、財務(wù)分析資料.投資計劃b.受控:除供有關(guān)人員閱讀使用外，不得對外公開且未經(jīng)核準(zhǔn)不得隨意影印或攜出:本類文件包括:.品質(zhì)手冊.本公司各種控制程序(作業(yè)程序).檢驗標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、操作說明書、產(chǎn)品規(guī)格圖面資料、承認(rèn)書、QC工程表c.一般:除列於機密及受控以外之文件皆視為一般文件.5.5.2過時或作廢之機密及受控性文件，應(yīng)由發(fā)行單位負(fù)責(zé)及執(zhí)行，銷毀作業(yè).5.6文件之保管期限:本公司文件之保管期限，除政府有關(guān)法令特別規(guī)定外，悉依下列規(guī)定實施.5.6.1依據(jù)受控文件期限一覽表所列印保管年限管理之，版本性文件，永遠(yuǎn)保存最新版本，過時之舊文

10、件正本由文管中心蓋作廢章，保存最新資料之前一個版本（品質(zhì)手冊永保存），文管中心每半年制作文件發(fā)行/回收管制單以瞭解發(fā)行狀況及最新版本5.6.2依據(jù)“品質(zhì)記錄控制程序”所規(guī)定之保存期限保存記錄5.6.3若合約規(guī)定之保管年限長於公司規(guī)定者，則依合約規(guī)定實施.5.7文件檔案之清理:已逾保管期限者由保存權(quán)責(zé)單位予以銷毀，除部門主管認(rèn)有繼續(xù)保存之必要時，得予以延長外，其他予以銷毀之5.8文件之稽核:5.8.1每年配合內(nèi)部品質(zhì)稽核一次，由稽核人員擔(dān)任之.5.8.2稽核時應(yīng)針對個別之文件檔案，以酌量抽查方式為之.并依文件管制內(nèi)容之項目作適切性之稽核.5.9內(nèi)部文書管制：5.9.1內(nèi)部文書分為臺灣傳真資料、測

11、試報告、磷苯二鉀酸鹽報告,臺灣駐廠工程簽發(fā)的資料等。5.9.2臺灣傳真及駐廠工程資料一律由文控中心進行收文。文控按傳真文件內(nèi)容及資料性質(zhì)整理文件名稱，進行分類，保存於金立洋傳真文檔。將原件列印並蓋信函文件與外來文件受控章送總經(jīng)理簽核。5.9.3文控在收文后,將資料登記於“文件簽收登記表”中，根據(jù)文件性質(zhì)，復(fù)印並分發(fā)到相關(guān)部門主管簽收。5.9.4內(nèi)部文書分文時，文控即時送呈相關(guān)單位簽收，不可積壓文件。5.9.5平信及印刷品不需登記，收文后，統(tǒng)一由行政課轉(zhuǎn)交收文件人，無法判定收件者，統(tǒng)一由行政課處理。5.9.6測試報告、磷苯二鉀酸鹽報告等環(huán)保性文件由採購課採購新物料時要求供應(yīng)商提供，供應(yīng)商提供的測

12、試報告、磷苯二鉀酸鹽報告由採購課進行收文，轉(zhuǎn)文控中心行進行存檔，分發(fā)。使用部門對文件有效期進行監(jiān)控,對有有效期過期之文件,以5.3文件變更之規(guī)定處理.六.文件編號管理規(guī)定:6.1一、二階文件編號原則-前兩碼定義如下:QM：品質(zhì)手冊QP：為ISO9001程序書後兩碼定義如下:流水碼，從01至99，由文管中心統(tǒng)一編定。6.2三階文件編號原則-QI：規(guī)範(fàn)、標(biāo)準(zhǔn)文件WI：作業(yè)指導(dǎo)書文件EI：操作說明書文件OI：外來文件後三碼定義如下:流水碼，從001至999，由文管中心統(tǒng)一編定。6.3四階表單編號原則各部門編號原則QF-前兩碼定義如下:與各部門發(fā)行物件之管制編號一致，如0199。發(fā)行對象管制編號發(fā)行對象管制編號發(fā)行對象管制編號董事